Бэк офис — это… Что такое бэк офис: суть работы, его роль и функции
Добавлено в закладки: 0
Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.
Задачи бэк офиса
В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.
Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.
Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.
Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.
Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.
Суть работы бэк офиса
Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.
Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.
Обязанности специалиста бэк офиса
Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.
Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.
Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.
Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.
Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.
Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.
Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.
Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.
Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.
Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).
Роль бэк офиса
Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).
Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.
Мы коротко рассмотрели бэк офис.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
biznes-prost.ru
Backoffice или Back-office: что это такое и что он делает
Если вы менеджер, администратор или владелец бизнеса, вы должны знать, что ни один процесс продаж и производства не переживает отсутствие структурного управления и квалифицированной команды. Однако некоторые концепции могут быть не знакомы, поэтому в этой статье вы поймете, что такое бэк-офис и чем он занимается, а также поймете важность и возможности повышения эффективности и преодоления проблем, путешествие
Бэк-офис объединяет вспомогательный персонал, и я говорю не только об ИТ. Таким образом, все действия, которые не связаны напрямую с отделом продаж или не связаны с клиентом, могут рассматриваться как функции бэк-офиса. Самые классические примеры Склад, Управление персоналом, Бухгалтерский учет, Информационные технологии и др.
В основном, это работает как механизм или, чтобы быть более дидактическим, производственная линия. Таким образом, всякий раз, когда запрос делается через отдел продаж или конечный производственный процесс, вся задняя структура запускается для выполнения этого запроса. Если что-то не работает или работает с инвалидностью, доверие к компании может быть подорвано.
Некоторые сектора уже действуют еще до того, как заказ будет завершен. HR, например, предвидит процесс совершенства, нанимая лучших кандидатов для самых разных областей внутри компании, обеспечивая качество продукции и удовлетворенность клиентов.
Кто работает в Back-Office
Администраторы, рекрутеры, сопровождающие, информационные технологи, склады, контролеры запаса, планировщики и контролеры производства (PCP) и множество профессионалов могут работать в бэк-офисе.
Смотрите! Ни один из этих специалистов не имеет прямого контакта с клиентом и не является частью производственной команды компании.
Чтобы иметь представление о важности этих специалистов и их соответствующих функциях, помимо необходимости интеграции между секторами, уже есть аналитик бэк-офиса, который является не более чем менеджером, который является посредником между сектором и другой.
Таким образом, жалобы, информация, анализ внутренних процессов, обработка аномалий и всяческая поддержка сотрудников фронта компании должны проходить через него.
Задачи бэк-офиса
Задачи зависят от сферы деятельности каждого специалиста, но в целом они выполняют косвенные функции, то есть не связаны с основной деятельностью компании. Однако они не менее важны, они фундаментальны.
Профессиональный профиль
Люди, которые проявляют инициативу и предвидят проблемы, и у которых есть технические знания по определенным предметам (обычно для получения большинства функций бэк-офиса необходимы высшее образование, технические или профессиональные курсы).
Отличное знание информатики, помимо некоторых личных качеств, таких как организация, хорошие межличностные отношения, ловкость, логическое мышление, целеустремленность и доступность, количество очков.
зарплата
Мы снова сталкиваемся с квалификацией и выполняемой функцией, однако зарплата варьируется от функции к размеру компании. Тем не менее, новичок может зарабатывать между настоящим 1500 и 2000, в то время как старший может зарабатывать настоящий 5000 в большой компании.
Проблемы с Back-Office
Основная задача Back-Office — организовать структуру компании таким образом, чтобы сбои были предусмотрены и устранены заранее. Так что даже если что-то случится, решение уже есть, и компания не пострадает от негативных последствий.
Как насчет проведения профилактической работы и предложения альтернатив для продолжения процессов вместо того, чтобы реагировать на жалобы и инвестировать в переделки?
Вот почему на тренингах по управлению командами и процессами часто можно услышать, что работа некоторых отраслей, таких как информационные технологии, например, хорошо сделана, когда вы не слышите об этом.
Другая проблема заключается в том, чтобы найти простые для понимания инструменты, повышающие производительность и оптимизирующие внутренние процессы.
Как добиться эффективности в бэк-офисе
Возможно, теперь, когда вы знаете основные проблемы бэк-офиса, вас интересуют возможности повышения эффективности бэк-офиса. И неудивительно, ведь компания под вашей ответственностью зависит от всех этих людей.
Итак, поехали! Как насчет начала общения? Любое управление, которое заслуживает его внимания, нуждается в интегрированных каналах связи, поскольку только тогда внутренние процессы могут быть упорядочены и бюрократичны. Средние и крупные компании могут использовать интранет, а малые и средние предприятия могут использовать корпоративную электронную почту и прямые линии без посредников.
Тем не менее, нет смысла использовать все средства коммуникации, если использование не подходит, потому что даже с этими средствами необходимо эффективное обучение, чтобы информация не проходила через шум, который может поставить под угрозу сообщение.
Это означает, что каждая отрасль и каждый сотрудник должен точно знать, как действовать в случае сбоя, и, более того, предвидеть возможные проблемы. Быть активным не только для менеджеров и продавцов.
Для менеджеров важно помнить, что даже если эти сектора передаются на аутсорсинг, должна существовать согласованность в соответствии с миссией компании, которая в данном случае является подрядчиком.
Лучшие электронные таблицы для сотрудников Back Office
Всеобъемлющие, готовые к использованию рабочие листы Excel являются хорошими союзниками, когда дело доходит до повышения эффективности различных отраслей, включая бэк-офис.
Вот почему блог Luz.vc предлагает вам использовать некоторые электронные таблицы, например:
Отображение и управление технологическими процессами
Это набор рабочих таблиц, который практически берет менеджера за руку и указывает на сильные и слабые стороны организации в соответствии с данными, предоставленными априори. Он идеально подходит для тех, кто хочет постоянно совершенствовать управление бизнесом, внедрять эффективные методы поиска решений, классифицировать и оценивать проблемы, преодолевать трудности и анализировать финансовые, маркетинговые, стратегические, кадровые и операционные сектора.
Рабочий лист стратегического управления
Стратегическое планирование в сочетании с планом действий, вероятно, является основным направлением его управления. Таким образом, этот рабочий лист определяет конкурентный дифференциал компании, ставит диагноз управления и находит кривую стоимости. Кроме того, это помогает в постановке целей, определении плана действий и понимании уже консолидированных результатов.
Рабочий лист для человеческих ресурсов
Наем хорошо это ключ! Итак, как насчет помощи по анализу результатов работы, контролю сотрудников, процессу отбора, межличностным отношениям, организационному климату и прочим? Этот рабочий лист необходим для принятия отраслевых решений, повышения качества и снижения затрат в отделе кадров.
Наконец, понимание того, что бэк-офис — это все, что способствует функционированию процессов, так что клиент удовлетворен результатом и компания остается сильной на рынке, поэтому необходимо улучшить контроль с помощью данных и статистики. Таким образом, знание деталей и знание того, чем является и что делает каждый специалист по Back-Office, является обязанностью менеджера, поскольку только тогда он сможет управлять и устранять узкие места и расстояние между секторами и улучшать внутренние процессы.
blog.luz.vc
Что такое БЭК-ОФИС — простой ответ что это значит, определение
Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.
Что такое бэк-офис, простыми словами.
Простыми словами – бэк-офис, это сотрудники компании которые не взаимодействуют с публикой. Они обеспечивают всю техническую деятельность компании, которая обычно скрыта от глаз. В качестве примера можно привести такие отделы как бухгалтерия, IT – отдел, складские рабочие и так далее.
Основные составляющие бизнеса.
Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.
Архитектура компании:
- Фронт-офис;
- Мидл-офис;
- Бэк-офис.
А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.
Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее. В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги. Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.
Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.
Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел. По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.
В чем разница между фронт-офисом и бек-офисом?
Прочитав выше приведенные короткие определения данных сфер занятости, можно сделать вывод, что основное отличие заключается в публичном взаимодействии с клиентами. Следует отметить, что не существует существенной разницы в заработных платах между этими нишами. В данном вопросе существенную роль играет конкретная профессия и возложенные на человека обязанности.
Получи плюсик к карме — поделись добром с друзьми:
VK
chto-takoe.net
офис — что это? Что представляет собой работа в бэк-офисе банка? :: BusinessMan.ru
В российском обиходе появилось новое англоязычное слово «бэк-офис». Что это такое? Какие функции выполняет? В каких компаниях существует? Попытаем разобраться более подробно.
Бэк-офис. Что это такое?
Данные подразделения существуют во многих организациях. Бэк-офис – это отдел или департамент компании, имеющий определенные функции. Речь идет о рутинных, административных и обслуживающих. Традиционно в функции входят также информационные технологии (администрирование и служба поддержки), отдел кадров и бухгалтерия.
В некоторых организациях отдельно прописаны дополнительные направления работы, которые должен выполнять бэк-офис. Что это? Нередко сотрудники данного отдела занимаются статистическим и аналитическим учетом продаж, закупками, складскими остатками и ведением архива.
Если же этот бэк-офис — подразделение банка, то в функции включено выполнение клиринговых операций, текущего расчетно-кассового обслуживания и прочее.
История появления бэк-офиса
На начальных этапах развития бизнеса схема застройки помещения любой компании была особенной. Передний план занимал так называемый фронт-офис. Это делалось для того, чтобы у клиентов была возможность быстро и легко найти нужного работника. Естественно, руководство вкладывало в это помещение значительные средства, делая дорогой ремонт, уборку и обстановку. Фронт-офис должен был производить наилучшее впечатление, поскольку это — «лицо» любой компании.
Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.
На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.
Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований. В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам.
Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.
Сотрудники фронт-офиса создают красивую «картинку» для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.
Значимость и важность бэк-офиса для развития компании
Практика показывает то, насколько велика роль данного подразделения для организации.
Во-первых, бэк-офис помогает поддерживать репутацию компании в ситуации жесткой конкуренции. Естественно, если сотрудники хорошо и четко выполняют свои обязанности. Ведь для любого клиента основным критерием хорошей компании является качественно оказанная услуга. Благодаря сотрудникам back-office совершается полный цикл той или иной операции.
Во-вторых, управление рисками также осуществляет бэк-офис. Что это приносит компании? Именно сотрудники данного отдела составляют отчеты, подбирают данные, факторы и делают расчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Поэтому правильность и точность их очень важна для будущего компании. Сотрудники же выполняют крайне ответственную работу, снижая значительно риски.
В-третьих, служба бэк-офис занимается также разработкой новых методов экономии и рационализаторских предложений. Естественно, напрямую сотрудники финансовые средства для компании не зарабатывают. Но они могут косвенно влиять на этот процесс.
Бэк-офис в банке
Является операционно-учетным подразделением. Благодаря его работе, обеспечивается деятельность основных отделов.
Бэк-офис занимается учетом и регистрацией сделок с ценными бумагами, управлением пассивами и активами, а также расчетами с клиентами. Но это только вершина айсберга.
Бэк-офис выполняет операции по оформлению кредита. Помимо этого, сотрудники нередко занимаются открытием счетов, осуществлением бухгалтерских операций и управлениями рисками.
Бэк-офис. Документарное оформление и сопровождение сделки на рынке ценных бумаг
В банках бэк-офис нередко состоит из нескольких подразделений. Особенно, если организация совершает большое количество сделок на рынке ценных бумаг. В обязанности сотрудников входит электронное и документарное оформление, их сопровождение. Остановимся на этом более подробно.
Во-первых, работник back-office осуществляет ведение журнала регистрации сделок, оформляет договор купли-продажи ценных бумаг определенного эмитента.
Далее происходит процесс перерегистрации ценных бумаг. Речь идет о передаче прав собственности. Для «запуска» данного процесса сотруднику бэк-офиса необходимо оформить передаточное распоряжение и узаконить текущую сделку.
После того как осуществлена перерегистрация и подтверждающий документ получен, работник контролирует процесс окончательного расчета.
На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.
Помимо этого, бэк-офис занимается аналитическими (внутренними) сделками между подразделениями в организации в системе перераспределения финансов.
Для сферы торговли в последние годы нередко используют разнообразные программы автоматизации back-office.
Бэк-офис в сфере розничной торговли
При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.
Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.
В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.
Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.
Бэк-офис в сетевой торговле
Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:
- внесение изменений и дополнений в большую номенклатуру товаров;
- обмен данными между отделениями;
- ведение централизованного учета;
- получение оперативных сводок о функционировании филиалов и др.
Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.
Бэк-офис в предприятиях общественного питания
В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:
- совершение рутинных обязательных операций;
- ведение товарного и складского учета;
- процесс контроля над производством блюд;
- сбор и анализ данных;
- составление отчетов.
В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.
В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.
businessman.ru
Определение терминов фронт-, миддл- и бэк-офис. Что представляет собой работа в бэк-офисе банка?
«Все профессии нужны, все профессии важны» — это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан. Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры – так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов. Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?
Определение фронт-офиса финансового учреждения
Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения. В банковской сфере такие работники занимаются обработкой заявок на открытие депозита или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д. То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.
Что такое бэк-офис?
Это операционно-учетное подразделение, занимающееся обеспечением работы отделений, управляющих активами и пассивами компании. Бэк-офис – это серый кардинал. Клиенты и заказчики не могут оценить работу его специалистов, хотя они вкладывают немало сил в процветание бизнеса. Такие подразделения есть в банках, инвестиционных компаниях, организациях, совершающих на рынках ценных бумаг сделки. В них работает от 3 до 15 человек, численность сотрудников зависит от величины учреждения.
Работа в бэк-офисе банка предполагает подготовку управленческой отчетности, выполнение расчетов по ценным бумагам и денежным средствам по сделкам, заключенным фронт-офисом. Также его сотрудники занимаются контролем над соблюдением лимитов, ведением внутреннего отчета, предоставлением информации для бухгалтерии. Специалист бэк-офиса работает только с контрагентами, с клиентами он не сотрудничает.
Чем занимается миддл-офис?
Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты. Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д. Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.
Каковы обязанности специалистов бэк-офиса?
Работники финансовых учреждений должны оформлять договоры купли-продажи ценных бумаг, вести журнал регистрации сделок. Специалист следит за перерегистрацией ценных бумаг, поскольку должна быть произведена передача прав собственности покупателю от продавца. Бэк-офис выполняет эту процедуру на основании передаточного распоряжения, содержащегося в реестре держателя ценных бумаг.
Новый владелец должен получить все необходимые документы, а специалист, в свою очередь, контролирует процесс расчета между компаниями продавца и покупателя. На сотрудника бэк-офиса возлагается огромная ответственность, ведь малейшая ошибка, кажущаяся на первый взгляд незначительной неточностью, может привести к масштабным проблемам. В худшем случае компания несет значительные убытки из-за признания сделки недействительной.
Сравнение фронт- и бэк-офисов
Эти два подразделения противоположны друг другу. Фронт-офис – это работа с клиентами, лицо компании. Специалисты всегда находятся на виду, от их профессионализма и находчивости зависит будущее организации. Бэк-офис – это работа в тени. Сотрудников подразделения не все знают в лицо, но они словно пчелки-труженицы перелопачивают много важных дел. Все специалисты работают на благо компании, но все же важно проводить черту между разными подразделениями, чтобы не перекладывать обязанности одних на плечи других.
Фронт-офис и бэк-офис имеют разный функционал. Первый работает над повышением скорости обслуживания покупателей, сохранением достоверности получаемой информации, оперативной регистрацией продаж. Второй ориентирован на анализ продаж, подготовку картотеки товаров с ценами, систему ценообразования, контроль движения продукции на складах.
Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне. Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий. Разделение бэк- и фронт-офисов необходимо на психологическом уровне. Руководитель компании должен понимать, что в первой подсистеме обязаны работать более профессиональные и опытные специалисты, нежели во второй, поскольку на них возлагается большая ответственность и более сложная в работа.
fb.ru
Бэк офис, фронт офис и мидл офис
Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.
Что это такое?
Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.
В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках — консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис — это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.
В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.
Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.
Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.
Откуда взялось название?
Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми — фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.
Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе
Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его менеджеры постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».
Мидл офис определяется такими базовыми ролями:
- Контроль качества продукции;
- Юридический отдел;
- Казначейство;
- Управление рисками.
Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.
Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:
- Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
- Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
- Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
- Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.
Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.
worldsellers.ru
карьерный тупик или трамплин для роста?
Тема работы в бэк-офисе, как правило, делит людей на два лагеря. Одни считают, что это зря потраченное время, другие — что в бэк-офисе тоже можно построить карьеру. Так кто же прав?
Разберемся в определениях
Крупные банки включают в себя множество подразделений, но все они делятся на две большие категории: фронт-офис и бэк-офис. Фронт-офис генерирует выручку и активно взаимодействует с клиентами. Классические примеры фронт-офиса — это департаменты инвестиционно-банковских услуг и трейдинга. Все остальные подразделения — вспомогательные, бэк-офис.
Минусы бэк-офиса
В подразделениях, которые не генерируют выручку и не работают с клиентами, труднее строить карьеру по нескольким причинам:
- Зарплата. На начальном уровне разрыв невелик, а вот бонусы в бэк-офисе гораздо ниже. Размер бонусов в бэк-офисе начинает заметно расти только по мере приближения к среднему и старшему управляющему звену.
- Сложности с переходом во фронт-офис практически в любой финансовой компании.
- Работа в бэк-офисе, как правило, однообразна.
- Нередко сотрудники фронт-офиса пренебрежительно относятся к вспомогательным отделам отчасти потому, что сами подвергаются сильному давлению со стороны своего руководства.
Но не все так плохо
Иногда есть смысл согласиться на должность в бэк-офисе, если это часть более масштабного плана. Преимущества у такой работы могут быть следующие:
- У вас будет больше свободных часов на работе и вне офиса и, самое главное, больше времени на выстраивание полезных связей и получение дополнительного образования.
- Конкуренция в таких отделах ниже. Вам будет проще выделиться на общем фоне и подняться по карьерной лестнице.
- На старших должностях можно неплохо заработать. Этот путь займет больше времени, но он возможен.
- Опыт работы в солидной финансовой компании позволит хорошо устроиться в другой сфере. Люди в других отраслях не всегда понимают разницу между бэк- и фронт-офисом в крупном банке и хорошо реагируют, скорее, на громкое имя компании.
Что в итоге?
Если в долгосрочной перспективе вы стремитесь работать во фронт-офисе финансовой компании, есть смысл попасть туда как можно раньше. Чем дольше вы остаетесь в бэк-офисе, тем сложнее будет переход.
Если же выбор стоит между фронт-офисом инвестиционного бутика и бэк-офисом крупного банка, лучше отдать предпочтение инвестиционному бутику.
Вы можете использовать опыт работы в бэк-офисе в свою пользу
Стажировка
Нет ничего плохого в том, чтобы согласиться на стажировку в бэк-офисе на младших курсах и затем использовать ее как трамплин для продвижения во фронт-офис. На собеседовании можете сказать, что вам было интересно узнать все аспекты работы банка, но вы быстро поняли, что вас привлекает именно работа с клиентами.
Трейдинг
Бэк-офис гораздо чаще взаимодействует с трейдерами, чем с банкирами, что повышает шансы удачного перехода в трейдинг. Риск в том, что перспективы трейдинга в последние годы не столь радужные, и многие банки заметно сокращают численность трейдеров.
Корпоративные финансы
Имея опыт в бэк-офисе банка, можно устроиться в подразделения корпоративных финансов в крупных компаниях. Уровень оплаты там выше, и работа может быть очень интересной. Из корпоративных финансов можно переходить в другие подразделения бизнеса, департаменты, региональные филиалы.
Количественные аналитики / программисты
Диплом программиста или математика поможет вам попасть во фронт-офис. Хорошей средой для такого перехода будет квантовый хедж-фонд.
Работа в бэк-офисе — это не конец карьеры при условии, что у вас есть более масштабный план.
Если же ваша цель — остаться работать в бэк-офисе, тем лучше для вас. Вы уже преуспели больше, чем 95% мирового населения. Пусть ваш уровень компенсации и возможности для карьерного роста меньше, чему сотрудников фронт-офиса, но, возможно, отсутствие излишнего конкурентного давления в офисе сделает вас более счастливым.
finexecutive.com