Подключение к кабинету БЭК-офиса. Инитпро касса
Вы можете настроить синхронизацию кассового аппарата с личным кабинетом бэк-офиса, либо изменить уже введенные настройки.
Внимание! Если вы переустановите кассовое программное обеспечение, то вам необходимо провести синхронизацию с кабинетом Бэк-офиса заново. В случае обновления программы синхронизация сохранится.
Первичная синхронизация
- Окно первичного подключения к Бэк-офису открывается сразу же после регистрации ККТ в кассовом ПО. Для начала подключения нажмите на кнопку Подключить ККТ.
- Введите код синхронизации с бэк-офисом и нажмите кнопку Подключить.
Примечание: предварительно необходимо получить код синхронизации для кассы в Бэк-офисе. Инструкцию по получению кода можно посмотреть здесь. - При успешной синхронизации появится сообщение Соединение установлено.
- Настройте параметры обмена с Бэк-офисом для событий экспорт товаров и экспорт сотрудников. Экспорт чеков настроен автоматически.
Примечания: для синхронизации можно задать необходимый период времени, выбрав его из выпадающего списка, либо выбрать параметр Никогда для отмены синхронизации.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Примечание:
если синхронизация товаров с Бэк-офисом выключена, то все товары (и группы товаров), добавленные вами через кассовое ПО, не будут отображены в Бэк-офисе, а при включении синхронизации удалятся! Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку Подтверждение.Если синхронизация товаров с Бэк-офисом включена, то список товаров (групп товаров) на кассовом ПО будет полностью совпадать со списком товаров (групп товаров) в БЭК-офисе. Все товары и групы товаров, добавленные вами через кассовое ПО, удалятся.
Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку Подтверждение.
Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку Подтверждение.Для незамедлительного обмена данными с БЭК-офисом воспользуйтесь кнопкой Обновить сейчас.
Изменение настроек синхронизации
- Нажмите на кнопку в левом верхнем углу экрана.
- Выберите раздел Настройки – Подключение к кабинету.
- Чтобы изменить только параметры синхронизации с Бэк-офисом, нажмите кнопку Изменить настройки обновления.
Примечание: чтобы изменить как настройки обновлений, так и код синхронизации ККТ, нажмите кнопку Настроить подключение.
- Введите новые параметры для синхронизации и нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: если синхронизация товаров с Бэк-офисом выключена, то все товары (и группы товаров), добавленные вами через кассовое ПО, не будут отображены в Бэк-офисе, и при включении синхронизации удалятся.
Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку Отключить синхронизацию.Если синхронизация товаров с Бэк-офисом включена, то список товаров (групп товаров) на кассовом ПО будет полностью совпадать со списком товаров (групп товаров) в БЭК-офисе. Все товары и групы товаров, добавленные вами через кассовое ПО, удалятся. Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку
Чтобы подтвердить свой выбор, нажмите кнопку Отключить синхронизацию.Для незамедлительного обмена данными с БЭК-офисом воспользуйтесь кнопкой Обновить сейчас.
Как упорядочить и автоматизировать работу бэк-офиса с помощью канбан-метода. Кейс «Академии Йоги» — Карьера на vc.ru
Как в бэк-офисе онлайн-академии обрабатывать около 240 операционных задач в месяц и оптимизировать работу подразделений с помощью канбан-метода и автоматизированных процессов в таск-трекере Kaiten. Рассказывает Анна Егорова, HR «Академии Йоги».
159 просмотров
«Академия Йоги» — самая крупная в России онлайн-школа по хатха-йоге
Онлайн-школа «Академия Йоги» работает с 2020 года.
Основной продукт — курс подготовки преподавателей йоги. Направление: хатха-йога. Длительность: 9–12-месяцев.
За два года у нас прошли обучение более 2700 инструкторов. Студентам предоставляется полное сопровождение: наставничество, стажировка, трудоустройство или возможности для карьерного роста. В ближайших планах — выход на международные рынки.
Сейчас Kaiten используют все офисы «Академии» — это около 100 человек. Но именно в бэк-офисе отечественный таск-трекер наиболее полно обеспечивает все процессы.
Как устроены бизнес-процессы «Академии Йоги»
В нашей «Академии» действуют четыре офиса:
- Продуктовый — разработка курсов, исследования.
- Учебный — ведут ученика от покупки курса до выпускного и трудоустройства.
- Коммерческий — продажа продукта, аналитика, трафик, креативы, дизайн.
- Бэк-офис — сопровождение продукта, юридический блок, IT, HR.
Команда бэк-офиса «Академии Йоги»
Наш бэк-офис — типичное операционно-учетное подразделение. Мы отвечаем за техническую составляющую нашей компании и являемся связующим звеном между остальными офисами. Всего у нас в работе — примерно 15 видов разных задач, связанных с большим количеством заявок.
Например, если руководителю нужно нанять сотрудника, он отправляет заявку на рекрутинг, по ней проходит полный цикл подбора: согласования, формирование профиля и пр. После рекрутинга сотрудник уходит на оформление – создается подзадача из рекрутинга или новая заявка от руководителя на оформление сотрудника. Далее новенький проходит несколько этапов. Начинается его путь с HR — здесь человека отправляют на адаптацию. Затем сотрудник переходит к бухгалтерии, которая вносит его в зарплатные ведомости. И наконец, он попадает в IT-отдел, где его заносят в базы доступа к нашим внутренним админкам.
Проблема — ручная обработка заявок неэффективна
Обрабатывать огромный поток запросов в день без автоматизации — задача непосильная.
Для каждого типа тасков пришлось бы создавать множество Excel-таблиц и Google-форм. А это, само по себе, заняло бы массу времени.
Например, только на оплату счетов в бухгалтерию приходит до 20 заявок в день. Если каждый сотрудник будет лично обращаться к бухгалтеру с запросом оплатить счет — начнется хаос. Специалист просто утонет в потоке обращений и легко запутается в документах, когда все они находятся в разных местах.
Подобных задач в бэк-офисе набирается более двух сотен в месяц.
Их ручная обработка создает беспорядок — исполнители тратят лишний ресурс, нет четкой последовательности этапов, задачи смешиваются и теряются.
Решение — канбан-метод и автоматизация
Чтобы решить проблему с «ручным приводом» при обработке десятков заявок в день, мы применили системный подход.
От опроса сотрудников — к поэтапным задачам
- В первую очередь команда бэк-офиса узнала у сотрудников, какие процессы вообще есть в наших подразделениях.
- Далее мы отрисовали в майнд-карте все задачи — их описание и пошаговое выполнение.
- Общий массив тасков разбили на типовые группы — что конкретно относится к тому или иному подразделению.
- Применили канбан-метод — под каждую группу задач выделили отдельную доску.
- На доске распределили этапы, согласно тому, как отрисовали их в майнд-карте.
- Описали, что конкретно происходит с задачей на том или ином этапе.
- Назначили ответственных за каждый сегмент задачи.
Как создали цепочки заявок с помощью Kaiten
В Кaiten бэк-офис загрузил полный комплект заявок
Наш бэк-офис — по сути, сервисное подразделение. Kaiten — в свою очередь, сервисное решение. Инструменты таск-трекера позволили нам создать в Kaiten полный комплекс заявок: на рекрутмент, оформление, отпуск, оплату счетов, разработку документов и прочее.
Мы построили систему взаимосвязей заявок, чтобы сотруднику не приходилось каждый раз создавать новый запрос на очередном этапе. Когда запускается один процесс, он дальше проходит по цепочке — в каждом ее звене создается соответствующая подзадача. Бэк распределяет задачи по нужным колонкам — так одна задача перетекает в другую.
Сотруднику достаточно заполнить готовый шаблон и отправить его через таск-трекер по отделам
Достаточно один раз создать шаблон заявки, заполнить ее и отправить по цепочке. При этом каждый сотрудник понимает, за какие задачи отвечает и видит их на своей доске. Лишних действий выполнять не приходится — чек-листы и комментарии цепляются в автоматическом режиме.
Так мы создали прозрачную систему тасков с назначением исполнителей. Каждое подразделение получает доступ к задачам, обрабатывает заявку в рамках своей компетенции и передает ее следующему отделу.
Так выглядит пространство бэк-офиса в Kaiten
Для примера, как происходит оформление персонала в Kaiten.
Есть задача — нанять сотрудника. Она состоит из последовательных подзадач:
- Наниматель создает заявку с описанием вакансии.
- Запрос попадает в бэк-офис на доску «Рекрутмент» и ставится в очередь.
- Я беру заявку в работу. К ней автоматически крепится чек-лист с действиями.
- Я назначаю исполнителей, добавляю комментарии.
- Когда наняли человека, задача уходит в колонку «Готово».
- Я переношу таск в колонку «Оформление» и ставлю исполнителей. Здесь в разделе «В работе» каждый ответственный задает пункты чек-листа: от HR, бухгалтерии и IT.
- Каждый отдел выполняет свою задачу по пунктам и ставит метку о выполнении.
- Мне остается лишь сделать отметку в чек-листе — сотрудник оформлен, адаптирован и так далее.
Задача начинается с создания заявки
В автоматическом чек-листе — отметки о выполнении подзадач
Каждый отдел обрабатывает заявку на своем этапе и ставит отметку о выполнении
Таким образом, для каждой задачи в Kaiten у нас — определенный набор правил и последовательностей.
Ни одна заявка не теряется — в колонках Kaiten четко видно, какая задача и на каком этапе находится.
Мы управляем тасками в полуавтоматическом режиме не только в рамках бэк-офиса. Отдельные заявки связаны со смежными процессами. Например, через доски мы организуем выдачу дипломов нашим студентам — в этом случае одновременно задействованы команды бэка и учебного офиса.
Помимо непосредственно канбан-методов, Kaiten помогает нам дополнительными сервисами. Например, мне очень удобно отслеживать все оповещения через бота в Telegram. А коммерческий офис заводит в календаре таск-трекера контент-план и управляет тайм-лайнами.
Как остались без основного инструмента для ведения процессов
Изначально бэк-офис использовал зарубежный сервис управления проектами Asana, где были настроены процессы в виде вех и спринтов. Ими управляло каждое подразделение. Asana нас устраивала в плане автоматизации — например, если вы указываете исполнителя задачи, к его таску сразу крепятся комментарии.
Весной 2022 года Asana, как и многие зарубежные компании, начала отключать российских пользователей. Поэтому нам пришлось искать аналог. Поиск мы вели по следующим критериям:
- короткие сроки для миграции;
- возможность быстро и легко перенести все процессы без потерь;
- удобство освоения;
- интуитивно понятное управление;
- возможность оплачивать сервис в рублях;
- стоимость нового сервиса не должна превышать расценки на Asana.
Сначала мы попробовали Bitrix24 — в нем предусмотрено большое количество подходящих для нас функций. Но руководитель бэк-офиса — фанат френдли-интерфейсов. Bitrix же показался нам слишком сложным и перегруженным. Тогда как Kaiten оказался очень близким, понятным и интуитивным — с его функционалом я лично разобралась в течение дня.
Функциональные доски в Kaiten обеспечивают прозрачность всех операционных процессов
Процесс перехода занял у бэк-офиса не более недели — это при том, что мы перенесли в Kaiten все свои процессы.
За несколько дней мы создали доски и загрузили заявки для каждого подразделения. У нас есть одна общая доска для каждого офиса и несколько мелких для подразделений. Сотрудники перешли достаточно плавно — за счет интуитивно понятного интерфейса и подробных инструкций.
Свои задачи в полном объеме перенес и учебный офис. А коммерческий отдел — только постановку тасков и спринты.
С помощью Kaiten команды «Академии Йоги» отслеживают смежные задачи между отделами
Нагляднее и удобнее — в чем Kaiten превзошел Asana
По сравнению с Asana все процессы в Kaiten отображаются более наглядно. Все доски находятся в едином пространстве. Поэтому каждый член команды сразу видит, что и в какой срок делать. С помощью тасков мы легко определяем приоритетность — какие операционные задачи требуют решения прямо сейчас, на каком они этапе.
Таким образом, таск-менеджер отвечал всем заданным критериям:
- простой;
- понятный;
- интуитивный;
- доступный по стоимости;
- есть возможность оплачивать в рублях без привязки к непостоянным курсам валют.
Для бэк-офиса канбан-методика в Kaiten полностью отображает все наши процессы.
Результаты, впечатления, советы
Мой совет другим компаниям — не переводите задачи в ручной режим, не организуйте их в мессенджерах или таблицах. Управляйте всеми процессами через оформленные таски в Kaiten — это легко и удобно.
Только за июнь бэк-офис «Академии Йоги» организовал через Kaiten 244 автоматизированных процесса:
- 46 входящих заявок на операционные задачи HR;
- 76 операционных подзадач HR;
- 62 операционные подзадачи на финотдел;
- 16 операционных подзадач на IT;
- 40 входящих заявок на операционные задачи в финансовый отдел;
- 4 входящих заявки на IT.
Таск-трекер помогает нам архивировать информацию, хранить ее в одном месте и управлять задачами.
Мы можем настроить любое количество досок и колонок — ни одна строчка в таске не потеряется, ни один процесс не останется без внимания.
Цены | Наконец
Полный пакет бухгалтерского учета, бухгалтерского учета и финансов, который позволяет вашему бизнесу расти без стресса
- Каждый план включает:
- Наконец набор
- Автоматизированная бухгалтерия
- Наконец-то мобильное приложение
- Переход на quickbooks онлайн или xero
- Группа поддержки экспертов по бухгалтерскому учету и финансам в США
- Рекомендуемые дополнения:
- Управление расчетом заработной платы
- Управление оплатой счетов с 1099 админ
- Управление счетами
- Налоговая декларация (федеральная/местная)
- Пользовательские финансовые отчеты
- Денежный поток
Что включено:
- Автоматизированная бухгалтерия
- До 2 связанных финансовых счетов
- Квартальные отчеты
- Управление оплатой счетов
- Кассовый учет
- Налоговый календарь
- Расходный инструмент
- Обработка платежа
- Счет-фактура (сделай сам — создать и отправить)
самый популярный
Каждый план включает:
- Автоматизированный бухгалтерский учет
- До 4 связанных финансовых счетов
- Ежемесячные отчеты
- Управление оплатой счетов с администратором 1099
- Кассовый учет или учет по методу начисления
- Налоговый календарь
- Расходный инструмент
- Обработка платежей
- Счет-фактура (сделай сам — создай и отправь)
- Управление расчетом заработной платы
- Подача налоговой декларации штата
Каждый план включает:
- Автоматизированный бухгалтерский учет
- Более 4 связанных финансовых счетов
- Ежемесячные отчеты
- Управление оплатой счетов с администратором 1099
- Кассовый учет или учет по методу начисления
- Налоговый календарь
- Расходный инструмент
- Управление расходами сотрудников
- Обработка платежей
- Управление счетами
- Управление расчетом заработной платы
- Подача налоговой декларации штата
- Отслеживание классов
- Налоговая декларация
- Корпоративная карта
Бухгалтерия без стресса для вас
- Каждый план включает:
- Наконец набор
- Наконец-то мобильное приложение
- Переход на quickbooks онлайн или xero
- Группа поддержки экспертов по бухгалтерскому учету и финансам в США
- Рекомендуемые дополнения:
- Догнать бухгалтерию
- Налоговая декларация (федеральная/местная)
самый популярный
Что включено:
- Ежемесячная, ежеквартальная или годовая бухгалтерия
- Работаем с квикбуками и ксеро
- Мы импортируем банковские выписки
- Классифицировать все транзакции
- Ввод данных
- Выверка банковского счета и кредитной карты
- Ежемесячный отчет о прибылях и убытках/прибылях и убытках
- Ежемесячный баланс
- Точно отслеживайте свои доходы и расходы
- Легко управляйте оплатой счетов, расчетом заработной платы и многим другим
Каждый план включает:
- Автоматизированный бухгалтерский учет
- Работаем с квикбуками и ксеро
- Мы импортируем банковские выписки
- Классифицировать все транзакции
- Ввод данных
- Выверка банковского счета и кредитной карты
- Ежемесячный отчет о прибылях и убытках/прибылях и убытках
- Ежемесячный баланс
- Точно отслеживайте свои доходы и расходы
- Легко управляйте оплатой счетов, расчетом заработной платы и многим другим
- Налоговая декларация (федеральная/местная)
Программное обеспечение для выставления счетов, которое помогает вам получать деньги быстрее и экономит ваше время
- Каждый план включает:
- Создание профессионально выглядящих счетов
- Принимать все формы платежей
- Счет из любого места с помощью нашего мобильного приложения
- Добавление сроков оплаты счетов
- Предлагайте прямые скидки
- Установить любой срок оплаты
- Предварительный просмотр перед отправкой
- Немедленное обновление при просмотре
- Автоматически рассчитывает налоги с продаж
- Поддержка клиентов мирового уровня
- Безопасность банковского уровня
- Растет вместе с вашим бизнесом
- Автоматические напоминания об оплате
- Получайте деньги первыми с депозитами
- Применить точное время отслеживания к вашим счетам
- Авансовые выплаты аванса
- Professional сообщает, что ничего себе
- Любая валюта
- Рекомендуемые дополнения:
- Бухгалтерия
- Управление счетами
- Налоговая декларация (федеральная/местная)
Что включено:
- Неограниченное количество настраиваемых счетов-фактур
- Принимать все платежи по кредитным картам онлайн
- Принимайте все банковские переводы онлайн
- Неограниченные статьи расходов
- Налоговые отчеты по времени на конец года
- Автоматический импорт банка
- Неограниченное отслеживание времени
- Неограниченное количество оценок
- Добавить членов команды (5 долларов США на человека)
самый популярный
Каждый план включает:
- Все в стартовом пакете
- Автоматические повторяющиеся счета
- Неограниченное количество предложений
- Бухгалтерская отчетность
- Автоматические напоминания о просрочке платежа
- Предметы для клиентов
- Плата за просрочку платежа
- Расширенные платежи (10 долларов США в месяц)
- членов команды (5 долларов США на человека)
Каждый план включает:
- Все в стартовом пакете
- Все в росте
- До 500 клиентов
- членов команды (5 долларов США на человека)
- Расширенные платежи (10 долларов США в месяц)
Каждый план включает:
- Бухгалтерия
- Управление счетами
- Выделенный менеджер по работе с клиентами
- Низкая комиссия за транзакции по кредитным картам
- Работает с QuickBooks и Xero
- Кассовый учет или учет по методу начисления
Нет личной гарантии, более высокие кредитные лимиты в сочетании с расходами программное обеспечение для управления и защита от мошенничества в режиме реального времени
Что включено:
- Без личной гарантии
- Более высокие кредитные лимиты
- Быстрые одобрения
- Защита от мошенничества в режиме реального времени
- Годовая плата не взимается
- Без комиссии за международную операцию
- Без процентов (30-дневная платежная карта)
- Автоматический платеж
- Виртуальные карты
- Физические карты
- Очки и награды
- Подключается к бухгалтерскому ПО
- Отслеживание и контроль доступа сотрудников к деньгам
- Работает на визе
Программное обеспечение для интеллектуальных расходов в сочетании с ведущей кредитной картой для предприятия
Что включено:
- Исключить отчеты о расходах
- Отслеживание расходов в реальном времени
- Управление бюджетом
- Загрузка квитанции
- Программное обеспечение для управления расходами
- Экономия часов на учете
- Защита от мошенничества в режиме реального времени
- Виртуальные карты
- Физические карты
- Очки и награды
- Подключается к бухгалтерскому ПО
- Отслеживание и контроль доступа сотрудников к деньгам
- Работает на визе
Принимайте все виды платежей везде, где вы продаете, и получайте деньги в 2 раза быстрее
Что включено:
- Быстрое согласование
- Принимать все формы платежей
- Финансирование на следующий день
- Поддержка счетов
- Безопасность банковского уровня
- Поддержка мирового класса
- Отчетность в режиме реального времени
- Интеграция системы учета
- Избавьтесь от головной боли бухгалтерии
- Простое ценообразование без скрытых комиссий
Наконец
в Бухгалтерский учет Бухгалтерия Бизнес-операции Налоговые советы на
Владельцам бизнеса ежедневно приходится беспокоиться о множестве вещей. Что-то оказывает серьезное влияние на ваш бизнес, а что-то нет. Тем не менее, они, похоже, беспокоятся о них одинаково. Представьте, что вещи, о которых они еще не знают, могут оказать значительное положительное влияние на их бизнес. Еще лучше представьте, что кто-то постоянно ищет вещи, которые вы…
Подробнее
в Бухгалтерский учет на
В результате подписания и принятия Закона о сокращении налогов и занятости (TCJA) 22 декабря 2017 г. для налоговых лет 2018-2025; управление расходами сотрудников потребует немного больше работы. Это связано с тем, что в 2018–2025 налоговых годах невозмещенные расходы на сотрудников больше не подлежат вычету, а это означает, что если работник понесет личные коммерческие расходы, если только бизнес не возместит…
Подробнее
в Бухгалтерские бизнес-операции Ресурсы на
Теперь, когда вы запустили свой бизнес, кто будет следить за финансами? Вот тут-то и появляется хороший, надежный, заслуживающий доверия бухгалтер. Хороший бухгалтер будет следить за финансами и, надеюсь, будет информировать вас о финансовом состоянии вашего бизнеса. Если ваш бизнес не в хорошем финансовом состоянии, вполне вероятно, что вы не будете…
Подробнее
в Ресурсы по бизнес-операциям на
Когда вы начинаете бизнес, одним из важных решений, которое вы будете принимать, является выбор банка для вашего делового банковского счета. Да, у вас должен быть корпоративный банковский счет. Неразумно смешивать личные средства и средства бизнеса. IRS неодобрительно относится к тем, кто это делает, и если вас когда-нибудь проверят, вам может быть трудно доказать, какие фонды…
Подробнее
в Налоговые советы на
Как налогоплательщик, вы, вероятно, знаете, что такое расширение федерального налога. Однако, если вы не знаете, продление федерального налога — это продленный срок подачи вашей федеральной налоговой декларации. Обратите внимание, что отсрочка предназначена только для подачи документов, а не для уплаты каких-либо налогов, которые могут причитаться. Если вы должны уплатить налоги, вы должны заплатить эти налоги в установленный срок (как правило…
Подробнее
в Бухгалтерский учет на
Точное отслеживание доходов и расходов жизненно важно при ведении бизнеса, и использование правильного метода учета не менее важно. Как правило, предприятия будут использовать либо кассовый метод, либо метод начисления. Чтобы дать вам представление о том, как использование кассового метода учета или метода начисления повлияет на ваш бизнес, мы предоставим…
Подробнее
в Налоговые советы по бухгалтерскому учету на
Как владелец бизнеса, одной из ваших главных целей должно быть снижение затрат (накладных расходов). Один из способов добиться этого — более разумно делегировать полномочия. Что значит делегировать умнее? Это означает, что вы должны назначать определенные задачи определенным квалифицированным специалистам с целью снижения накладных расходов. К чему я здесь клоню, так это к сокращению ваших бухгалтерских расходов на…
Подробнее
в Бухгалтерия на
Если у вас нет знаний и навыков для отслеживания финансовых показателей вашего бизнеса, вам следует воспользоваться услугами бухгалтера, бухгалтера или того и другого. Хотя бухгалтер и бухгалтер подпадают под одну и ту же категорию обработки чисел, существует разница в выполняемых обязанностях, и так или иначе вам будет полезно знать разницу.