Все о кассе и кассовых операциях: Кассовые операции и кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина. Как предпринимателям работать с наличными деньгами

Политика ООО «Ярус» в отношении обработки персональных данных

ООО «Ярус»

Юридический и фактический адрес:

Фактический адрес: 115280 г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д. 19, стр.4

Юридический адрес: 117292, г. Москва, Нахимовский просп., д. 52/27, помещение Б

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ (далее — Политика) определяет цели и общие принципы обработки персональных данных, а также реализуемые меры защиты персональ ных данных в ООО «Ярус» (далее — Оператор). Политика является общедоступным документом Оператора и предусматривает возможность ознакомления с ней любых лиц.

1.2. Политика разработана в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием электронных средств платежа», а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных актов ООО «Ярус».

1.3. Политика неукоснительно исполняется руководителями и работниками всех структурных подразделений и филиалов ООО «Ярус».

1.4. Действие Политики распространяется на все персональные данные субъектов, получаемые и обрабатываемые ООО «Ярус» с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

2. Определения

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данным, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) можно отнести: сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блок ирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.3. Субъект персональных данных — любое лицо, персональные данные которого обрабатываются оператором персональных данных.

2.4. Оператор персональных данных — ООО «Ярус».

3. Обработка персональных данных

3.1. О бработка персональных данных осуществляется с учетом следующих требований:

— обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

— содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки;

— обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

— при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность и достаточность сведений по отношению к целям обработки персональных данных.

3.2. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных определяются исходя из уставных целей деятельности Оператора, на основании и во исполнение требований законодательства РФ, в т. ч. Федерального закона от 22. 05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием электронных средств платежа».

3.3. К основным категориям субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются и/или могут обрабатываться Оператором в соответствии с целями их получения, относятся физические лица:

• лица, состоящие и состоявшие в трудовых и гражданско-правовых отношениях с Оператором и/или контрагентами Оператора;
• кандидаты на замещение вакантных должностей;
• лица, имеющие граж данско-правовой характер договорных отношений с Оператором, или находящиеся на этапе преддоговорных или выполненных отношений подобного характера;
• лица, сообщившие свои персональные данные в процессе взаимодействия с Оператором, в том числе путем подключения к сервисам Оператора и/или подписания юридических документов с Оператором.

3.4. Для указанных категорий субъектов могут обрабатываться сведения, в том числе запрашиваемые на сервисах Оператора, включая, но не ограничиваясь: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата рождения; место рождения, адрес; семейное положение; социальное положение; имущественное положение; образование; профессия; доходы; ИНН, СНИЛС, контактная информация (телефон, адрес, адрес электронной почты и т.

п.), а также иные сведения, необх одимые для целей обработки.

3.5. Оператор вправе обрабатывать персональные данные субъектов, в том числе следующими способами:

сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распр остранение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации.

3.7. Обработка и хранение персональных данных осуществляются не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если отсутствуют законные основания для дальнейшей обработки.

4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

4.1. Оператор принимает технические и организационные меры обеспечения безопасности с целью защиты персональных данных от случайного или незаконного уничтожения, потери или изменения, а также от несанкционированного разглашения или доступа к персональным данным.

4.2. Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Оператором применяются следующие организационно — технические меры:

• назначение должностных лиц, ответственных за организацию обработки и защиты персональных данных;
• ограничение состава лиц, имеющих доступ к персональным данным;
• организация учета, хранения и обращения носителей информации;
• проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
• разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам обработки информации;
• регистрация и учет действий пользователей информационных систем персональных данных;
• использование средств защиты и средств восстановления системы защиты персональных данных;
• организация пропускного режима на территорию Оператора, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.

5. Права субъектов персональных данных

5.1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством РФ.

5.2. Субъект персональных данных имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных, направив соответствующий письменный запрос Оператору.

5.3. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных да нных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников/работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
• обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
• информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора , если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

5.4. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

5.5. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований законодательства РФ или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган или в судебном порядке.

6. Доступ к Политике

6.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится по месту нахождени я исполнительного органа Оператора по адресу: 115280 г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д.19, стр.4

6.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на сайте Оператора в сети Интернет: здесь

7.

Актуализация и утверждение Политики

7.1. Политика утверждается и вводится в действие руководителем ООО «Ярус».

7.2 Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику.

8. Ответственность

8.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ, локальными актами Оператора и договорами, регламентирующими правоотношения Оператора с субъектом персональных данных и/или третьими лицами.

9. Заключительные положения

9.1. Оператор вправе вносить изменения и дополнения в настоящую Политику в отношении обработки персональных данных в любое время без предварительного уведомления Пользователей.

При этом субъект персональных данных обязан самостоятельно отслеживать изменения и дополнения в настоящую Политику. В случае несогласия с условиями настоящей Политики и/или отдельных ее положений, а также изменений и дополнений к ней, Оператор просит воздержаться от посещения и использования сервисов Оператора и не предоставлять свои персональные данные. В противном случае Оператор вправе обрабатывать персональные данные в соответствии с Политикой и не несет какой-либо ответственности в связи с этим.

Учет операций по онлайн-кассе — Азбука бухгалтера

Кассовые операции в организации не сводятся только к операциям по онлайн кассе. Их круг шире, но сегодня главной нашей темой будет бухгалтерский учет операций онлайн кассы.

Содержание статьи:

1. Учет операций по онлайн кассе в 2022 году

2. Учет операций по онлайн кассе

3. Онлайн касса для разовой операции

4. Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций

5. Операция внесение денег в онлайн кассу

6. Онлайн касса расходные операции

7. Онлайн касса отмена операции

8. Бухгалтерский учет операций онлайн кассы

1. Учет операций по онлайн кассе в 2022 году

Изменения в работе с онлайн кассами в текущем году:

1. Официально закончен переход на формат фискальных данных ФФД 1. 2 (особенно для тех, кто торгует маркированным товаром).
2. Изменилась форма заявления для снятия с учета и регистрации онлайн кассы через личный кабинет ККТ на сайте ФНС РФ (сам кабинет тоже изменился).
3. Проверки по онлайн кассам с марта 2022 года теперь только внеплановые.
4. Добавились и еще добавятся новые маркированные товары, которые «пробивать» по онлайн кассе нужно с соблюдением соответствующих правил.
5. Закончилась отсрочка для дистанционной торговли (курьеры, почта и т.п.) в отношении не указания кода маркировки в чеке (20 апреля).
6. Продлен срок компенсации комиссии банков при использовании системы быстрых платежей (СБП) до 01.07.2022 (субъекты из реестра МСП).
7. Действует временное разрешение не печатать бумажные чеки в некоторых случаях.
8. Снижена комиссия за эквайринг для социально значимых товаров и услуг.
9. Рассматривается вопрос о снятии льготы (работа без онлайн касс) на рынках. Преференции останутся лишь для ИП на ЕСХН с торговой точкой менее 15 кв. м.

2. Учет операций по онлайн кассе

Большинство расчетов наличными и электронными средствами платежа проводится сегодня через онлайн кассы, установленные в торговых залах и местах непосредственного оказания услуг, либо, наоборот, расположенных удаленно.

Следует различать «кассу организации» и «онлайн кассу».

Касса организации — это совокупность всех операций, связанных с движением наличных средств, иногда — денежных документов.

Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника или ККТ, контрольно-кассовая машина или ККМ) — это соответствующее оборудование для кассовых операций в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Операции по онлайн кассе — часть кассового учета.

Напомним, что в Законе № 54-ФЗ содержится и перечень тех, кто онлайн кассу может по-прежнему не применять (п. 2, 2.1, 3 статьи Закона № 54-ФЗ).

В организациях сегодня часть кассовых операций осуществляется с применением ККТ (расчеты за товары, работы, услуги, возврат денег при возврате товара и т. п.).

Некоторые кассовые операции под применение ККТ не попадает (выдача зарплаты, денег в подотчет, поступление займа, оплаты уставного капитала и т.п.).

Особые правила учета действуют по операциям, связанным с реализацией в розницу товаров, работ, услуг, оплаченных банковской картой.

Основной нормативный документ, регламентирующий порядок кассовых операций — Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

3. Онлайн касса для разовой операции

Существуют организации и ИП, которые не осуществляют розничных продаж, работают только с юридическими лицами и ИП. Если им вдруг понадобиться провести разовую операцию реализации физлицу, связанную с расчетом наличными или электронными средствами платежа, применять онлайн кассу они обязаны. Им нужна онлайн касса для разовой операции.

Онлайн касса для разовой операции может быть:

• куплена и оформлена на продавца. Минус — значительные затраты.
• взята в аренду «на 1 день». Такую услугу предлагают многие операторы, стоимость значительна, но все равно меньше, чем покупка онлайн-кассы на организацию или ИП. Большая стоимость обусловлена тем, что продавец даже при аренде онлайн-кассы «на 1 день» должен приобретать фискальный накопитель на себя, в собственность.
• Привлечения агента по продаже физлицу. Продавец в такой сделке является принципалом. В случае, когда агент действует от своего имени, хоть и за счет принципала, онлайн касса для разовой операции принципала используется та, которая оформлена на агента. Об этом говорилось в Письмах Минфина РФ от 12.03.2021 № 03-00-03/17554, от 04.07.2018 № 03-01-15/46377. Минус — сложности с поиском агента, который согласится на проведение такой операции.

4. Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций

С 2017 года, после внесения изменений в Закон № 54-ФЗ, стало необязательным применение около 10 документов, которыми раньше оформлялись операции по онлайн кассе. Например:

• акты КМ-1-КМ3, КМ-9, касающиеся снятия показаний денежных счетчиков, перемещения ККМ и т.п.
• журналы КМ4, 5, 8 (журнал кассира-операциониста и аналогичные),
• отчеты-справки КМ6, 7.

Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций сегодня требует обязательного оформления следующих документов по работе с ККМ:

• отчеты об открытии и закрытии кассовой смены,
• отчеты о закрытии фискального накопителя,
• кассовые чеки, в т.ч. чек коррекции,
• некоторые другие.

Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций предполагает следующее «взаимодействие» онлайн кассы с кассой организации:

• кассир в начале дня (смены) получает по РКО разменные деньги из кассы организации, в строке «основание» указывается информация по разменному фонду.

При удаленности кассы организации и онлайн кассы допускает использование рекомендованного ранее методологами механизма передачи разменного фонда через выдачу денег в подотчет кассиру, например, на 1 месяц. Нормативными документами этот процесс не регламентируется, но и запрета на него нет.

• в течение дня осуществляются операции по онлайн кассе,
• в конце смены кассир создает отчет о ее закрытии, сдает по приходному ордеру наличные денежные средства в кассу организации.
• отдельным приходным ордером оформляется возврат остатка разменной монеты.

Отчет о закрытии смены — обязательный документ, оформляется не позднее 24 часов после открытия смены.

Все операции, оформленные РКО и ПКО, отражаются в кассовой книге. В нашем случае в кассовую книгу попадет один РКО и два ПКО.

Каждый чек отражать в кассовой книге не нужно. РКО оформляется только общая сумма за день (смену). Такой порядок предусмотрен статьей 1.1 Закона № 54-ФЗ п. 4.1 Указания № 3210-У.

Форматы и реквизиты фискальных кассовых документов должны соответствовать требованиям, установленном в Приказе ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

5. Операция внесение денег в онлайн кассу

Операция внесение денег в онлайн кассу всегда осуществляется только после открытия смены.

Внесение разменной монеты в начале дня обсудили выше.

Операция внесение денег в онлайн кассу в современных аппаратах возможна и в течение смены.

Отметим, что это операция внесение денег в онлайн кассу не является фискальной (не требует пробития чека). Она так и называется «внесение денег». Существует и обратная операция «выемка (выдача) денег».

Не следует путать такие операции по внесению денег с классическим поступлением денег в онлайн кассу, связанных с получением оплаты за товары, работы, услуги, в том числе получения авансов и предоплат.

При проведении каждой операции поступления денежных средствах в виде расчетов создается кассовый чек (бумажный или электронный).

6. Онлайн касса расходные операции

Онлайн касса расходные операции не так часто используются.

Это такие операции, как:

• возврат денег за возвращенный товар,
• выдача денежных средств за товар, принятый на комиссию,
• выдача выигрышей,
• оплата вознаграждения по агентским договорам,
• оплаты закупок от населения,
• некоторые другие случаи.

Пожалуй, только первая из перечисленных достаточно распространена.

Возврат денег при возврате товара зависит от 2-х моментов: даты возврата товара (в тот же день, либо в течение 14 дней, установленных на возврат товара) и способа возврата денег (наличные или безналичные).

Бухгалтерские проводки (онлайн касса расходные операции):

• Дебет 76 (60) Кредит 50 — при возврате наличных денег,
• Дебет 76 (50) Кредит 57 — если суммы должны быть возращены на банковскую карту.

7. Онлайн касса отмена операции

Онлайн касса отмена операции может быть произведена до печати чека и отправки данных в ФНС, если кассир заметил ошибку в процессе формирования чека. Многие ККМ позволяют «сделать шаг назад» и вернуться, например, к формированию списка товаров.

Если чек пробит, то отменить операцию можно как сразу после первоначального формирования чека, так и по истечению какого-то времени. Но это уже делается путем создания документов коррекции.

При формате фискальных данных ФФД 1.05 оформляется возврат прихода и новый чек на приход, при форматах ФФД 1. 1 и 1.2 — пробивается чек коррекции.

При этом кассир должен выбрать один из 2-х возможных признаков расчета:

• коррекция прихода,
• коррекция расхода.

Онлайн касса отмена операции может проводиться как по инициативе работника, при самостоятельно обнаруженной ошибке (тип коррекции «самостоятельная операция), так и по требованию ФНС РФ (тип коррекции «по предписанию»). Нужно указать документ-основание и его номер (бухсправка, объяснительная кассира, предписание и т.п.).

Проводки же корректируются, как правило, в соответствии с бухгалтерской справкой, либо на основании фискальных документов. Допустимо как сторнирование неверной записи и создании новой, так и отражение разницы. Например, если изначально сумма была пробита меньше, чем требуется.

8. Бухгалтерский учет операций онлайн кассы

Бухгалтерский учет операций онлайн кассы подразумевает отражение по счетам учета различных расчетов с контрагентами.

Учет операций по онлайн кассе ведется по правилам кассового учета, который можно разделить на обычный (базовый) и упрощенный.

При базовом учете оформляются ПКО и РКО, ведется кассовая книга, устанавливается лимит кассы.

При упрощенном учете можно не устанавливать лимит кассы. ИП могут не вести кассовую книгу, не создавать ПКО и РКО.

Типовые операции по онлайн кассе приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Операция	Дебет	Кредит
Выдача из кассы разменной монеты для онлайн-кассы	50.02	50.01
Выдача разменной монеты кассиру в подотчет	71.01	50.01
Закрытие смены онлайн кассы.	50.01	90.01 (розница без аналитики), 62.01 (62.02) (продажи юридическим лицам (в т.ч. авансы), розница с аналитикой).
Возврат денежных средств покупателю.	76 (60)	50.02
Возврат остатка разменного фонда	50.01	50.02 (71.01)

Типовые проводки при расчетах электронными средствами платежа приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Операция	Дебет	Кредит
Расчет электронными средствами платежа при продаже в розницу	57.01	90.01
Расчет электронными средствами платежа при продаже юрлицам, либо в случаях ведения аналитического учета реализаций	57.01	62.01
Поступление денежных средств от банка-партнера на расчетный счет организации	51	57.01
Отражение комиссии банка по эквайрингу	91.02	57.01

Мы с вами рассмотрели учет операций по онлайн кассе, внесение денег в онлайн кассу, расходные операции, некоторые другие важные моменты. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Подробнее про онлайн-кассы и операции с денежными средствами смотрите в нашем мастер-классе

Наши курсы

Консультации

Приобрести программы 1С

Подписывайтесь на наш телеграм

Группа вконтакте

Наш канал на яндекс-дзен

Рутюб канал

Учет операций по онлайн-кассе

Полное руководство по использованию кассового аппарата

Наличие кассового аппарата является более важным деловым выбором для продавцов сейчас, чем когда-либо. Конечно, сегодняшняя система — это больше, чем просто денежный ящик; это сочетание интеллектуального программного и аппаратного обеспечения, которое может обрабатывать различные процессы компании, принимать текущие формы оплаты и даже давать рекомендации по инвентаризации и размещению заказов. Давайте рассмотрим различные формы кассового аппарата и способы его использования.

Обзор

Что такое кассовый аппарат?

Кассовый аппарат соединен с ящиком внизу для хранения денег. После того, как вы добавите стоимость купленных продуктов, этот аппарат автоматически распечатает квитанцию ​​и отследит операции с наличными в соответствии с транзакцией продажи, выполненной вручную в точке продажи.

Типы кассовых аппаратов

Электронный кассовый аппарат (ECR)

Обычное оборудование электронных кассовых аппаратов включает кассовый ящик внизу и экран ввода или панель над ним. Чековые принтеры и сканеры штрих-кода также включены в это оборудование. Они могут работать от батареек или подключаться к розетке.

POS-касса

Мир кассовых аппаратов сильно изменился за последние несколько десятилетий, особенно с появлением POS-систем. Эти системы предоставляют значительно больше функций, что позволяет осуществлять более специализированную настройку.

Сканеры всегда входят в комплект, что позволяет фирме собирать и анализировать данные с помощью программного обеспечения POS. Важный бизнес-анализ и процедуры, такие как управление запасами и анализ производительности продукта, также могут выполняться с использованием этого типа.

Мобильный кассовый аппарат

Этот тип часто имеет те же возможности, что и классические настольные кассовые аппараты, но они дешевле. Планшеты, в отличие от настольных кассовых аппаратов, можно легко перемещать по магазину, что позволяет персоналу быстро и легко обслуживать клиентов. Эти планшеты легко включить и создать дополнительную очередь к кассе или мобильную кассу в самые загруженные периоды дня.

Облачный кассовый аппарат

Облако теперь может управлять как компьютерами, так и планшетами, что является последним прорывом. Действительно, облачная система обеспечивает больше соединений. Доступ к облачной системе можно получить из любого места, где есть подключение к Интернету, с любого совместимого устройства. В результате эти кассовые аппараты можно контролировать и обновлять из удаленного места.

Как пользоваться кассовым аппаратом?

Кассовый аппарат — это действительно полезный инструмент для любой компании, которая хочет улучшить свои продажи. Кроме того, автомат выдаст покупателю квитанцию, содержащую отзывы о покупке. Вот пошаговое руководство по использованию кассового аппарата:

1. Проверьте, есть ли в машине лента. Это квитанция, которую вы предоставляете потребителю, которая служит для вас записью транзакции.

2. Убедитесь, что ящик кассового аппарата готов. Должно быть место для мелочи и счетов, а более крупные счета и квитанции по кредитным картам обычно хранятся под ящиком стола.

3. Сканировать товары. Кассовый аппарат должен сканировать каждый товар, который покупатель хочет приобрести. Эта информация содержит количество единиц, оставшихся на складе, а также цену продукта.

4. Нажмите кнопку «Всего» после того, как все товары будут отсканированы, и будет показана сумма. После этого клиенту сообщается сумма долга.

5. Введите сумму денег, которую клиент дает вам в кассу, и она автоматически рассчитает сумму сдачи, которую вы должны дать ему. Реестр уведомит вас о том, что вы должны вернуть определенную сумму сдачи потребителю.

6. Принимайте кредитные карты в качестве способа оплаты. Когда потребитель платит кредитной картой, а не наличными, для обработки транзакции используется машина. Эта информация будет указана в квитанции, которую вы получите. Копии чеков клиентов — это то, что вам нужно положить в ящик стола вместо денег.

7. Дайте клиенту квитанцию ​​для завершения сделки.

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как пользоваться кассовым аппаратом, мы хотели бы предложить программное обеспечение, которое может хорошо работать с этим устройством. ConnectPOS — это поставщик облачных POS-терминалов для розничных продавцов по всему миру. Если вы заинтересованы, не стесняйтесь обращаться к нам.

---

►►► Посмотрите наши продукты: Magento POS , BigCommerce POS, Shopify POS, Woocommerce POS , Firearms POS, NetSuite POS, MSI, Южная Африка POS и Commercetools POS

Балансировка вашего ящика для наличных денег | Шаги, советы и многое другое

Балансировка денежного ящика — неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса. Точно так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать ящик кассового аппарата.

Если вы изо всех сил пытаетесь сбалансировать свой денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать свой денежный ящик, а также советы и рекомендации, чтобы сохранить его в исправном состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем углубляться в то, как сбалансировать денежный ящик, вам нужно узнать немного справочной информации об этом.

Денежный ящик, также называемый регистратором или кассовым аппаратом, предназначен для хранения наличных денег, монет, чеков и других ценных предметов (например, купонов) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны сбалансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите ответственных сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, у вас есть доверенные сотрудники, работающие с вашими поступающими деньгами, а не несколько человек.

Предприятия, которые обычно несут ответственность за балансировку денежного ящика, включают:

• Магазины одежды
• Супермаркеты
• Рестораны
• Пекарни
• Другие розничные магазины

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать свои кассы каждый день или после каждой смены. Таким образом, вы можете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не сходится.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, неделю или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, поскольку вам нужно каждый день возвращаться и проверять наличие ошибок по отдельности. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль от отслеживания несоответствий в денежном ящике.

Ступени балансировки денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки вашего денежного ящика, ваши шаги могут отличаться от действий других компаний. Например, более крупному бизнесу может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Или у меньшего предприятия может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам правильно сбалансировать свой денежный ящик.

1. Получите отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и вести учет входящего денежного потока, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько денег должно быть в вашей кассе.

Отчет POS будет разбивать итоги по категориям, таким как наличные деньги, чеки и операции с кредитными картами.

2. Подсчитайте наличные

После того, как отчет POS будет у вас под рукой, пришло время пересчитать наличные.

В начале каждого дня или смены в вашем журнале должна храниться постоянная сумма денег, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно наличных денег, чтобы дать сдачу своим клиентам.

Когда вы пересчитываете кассу в конце каждой смены или дня, пересчитайте наличные и суммируйте чеки, квитанции по кредитным картам и другие операции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, подумайте о приобретении счетной машины. С помощью счетной машины вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдачи вручную.

Не забудьте также вычесть начальный остаток денежных средств из текущего остатка денежных средств (например, вычесть 100 долларов США).

Запишите, сколько в кассе наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Квитанции	Sales	Total
Beginning Cash		$100
Cash Sales	$500
Credit Card Sales	$600
Общий объем продаж		1 100 долл. США
Продажи в кредит		0159	500 долларов
Общая сумма наличных в регистре		600 долларов

После подсчета квитанций по кредитным картам, чеков и наличных денег сравните итоговые данные с POS-терминалом. Они совпадают? Если это так, вы готовы идти! Если нет, то вам есть над чем покопаться.

3. Сгладить несоответствия

Итак, у вас есть несоответствие в денежном ящике? Без проблем! Это случается с владельцами малого бизнеса все время.

Большинство несоответствий вызваны человеческими ошибками, такими как выдача неверной сдачи покупателю или потеря квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на дефицит. Избыток — это когда в вашем ящике больше суммы, указанной в отчете POS, которую вы должны иметь. Недостаток — это когда общая сумма вашего регистра короткая.

Нехватка может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Превышение обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранения расхождений выполните следующие действия:

1. Пересчитайте наличные деньги, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. д.
2. Проверьте свой ящик и зарегистрируйте недостающую информацию (например, квитанции)
3. Просмотрите транзакции POS для получения информации, такой как транзакции по кредитной карте (если применимо)

Убедитесь, что кто-то регистрирует несоответствия наличности в вашем малом бизнесе отчет о прибылях и убытках (P&L). Добавьте строку в свои отчеты о прибылях и убытках для учета расхождений в денежных средствах.

4. Записывайте операции с денежным ящиком

После того, как вы пересчитаете свой кассовый ящик и проверите все несоответствия, запишите свои операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итогов по кассе обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов). Записывайте любые наличные деньги, кредиты, магазинные кредиты (если применимо), чеки, купоны и другие продажи в своих книгах.

Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не можете устранить, укажите излишки или недостачу в отдельной колонке.

Взгляните на пример сбалансированной кассы ниже:

50159

	Собрано денег		Sales Recorded	Difference (+/-)
Cash collected	$425.00	Cash sales	$425. 00	$0.00
Checks collected	$53.25	Check sales	53,25 долл. США	0,00 долл. США
Получен кредит магазина	233,55 долл. США	Продажа кредита магазина	233,55 долл. США	01,00 долл. США0141	Credit cards collected	$657.48	Credit card sales	$657.48	$0.00
Coupons collected	$11.00	Coupon sales	$11.00	$0.00
Total collected	$1,380.28	Total записано	1380,28 $	$0,00

Итак, как это выглядит, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми несоответствиями.

	Money Collected		Sales Recorded	Difference (+/-)
Cash collected	$350. 00	Cash sales	$367.78	-$17.78
Собранные чеки	$85,33	Продажа чеков	$72,55	+$12,780159	Store credit sales	$247.52	$0.00
Credit cards collected	$776.38	Credit card sales	$776.38	$0.00
Coupons collected	$0.00	Coupon sales	$2.50	-2,50 долл. США
Всего собрано	1459,23 долл.	Всего учтено	1453,95 долл. США	+5,28 долл. США

Как вы понимаете, в верхнем ящике не хватает 17,78 долларов наличными и купонов на 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные чеки на сумму 12,78 долларов США, не учтенные в продажах. Когда продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник обзвонил транзакцию с неправильным методом оплаты.

Советы по балансировке ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы поддерживать ящик в идеальном состоянии.

1. На каждый ящик должен быть назначен один человек

Когда дело доходит до денежного ящика, чем меньше людей будут к нему обращаться, тем лучше. Рассмотрите возможность ограничения количества людей, которые пользуются каждым ящиком. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и помогают избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна быть у вашего менеджера по денежным ящикам. Ограничьте количество людей, которые балансируют кассы и ведут учет денежных ящиков в вашем бизнесе.

2. Распределите обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для поддержания баланса в вашем денежном ящике(ах). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит. Попросите сотрудников, которые управляют денежными ящиками, подписать отчет о том, что они сбалансировали ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте наличные в каждом ящике, чтобы убедиться в правильности начального баланса. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой индивидуальный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть система POS, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня. Отчеты о продажах могут вам помочь:

• Избегайте слишком большого количества наличных в ящике
• Проверьте, не обсчитали ли клиента
• Выявите кражу сотрудников

Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите увидеть, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

Переключитесь на бухгалтерскую программу, которую легко настроить и использовать!

• Простое подключение с помощью мастера запуска
• Импорт ваших клиентов, поставщиков и пробного баланса
• Бесплатная (и дружелюбная!) поддержка в США

Узнайте больше о Patriot Accounting

4.

Вносите наличные в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик оставался в чистоте и порядке, подумайте о том, чтобы чистить его в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, внесите несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы уменьшить количество наличных в кассе. В противном случае вы можете иметь дело с неорганизованным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вы не пытаетесь снять и пересчитать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающих денежных средств вам может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Если у вас небольшой бизнес, вы, скорее всего, можете вообще пропустить этот шаг.

5. Следите за постоянными расхождениями

Если вы снова и снова начинаете замечать расхождения в денежном ящике, возможно, что-то не так. Возможно, вы имеете дело с украденными средствами, если наличные постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.