Бизнес

Регламент бизнес процесса бюджетирования пример: Страница не найдена

06.12.1970

Содержание

Как составить положение о бюджетировании: этапы и нюансы разработки

Положение о бюджетировании — достаточно объемный документ, с которого начинается внедрение системы бюджетирования на предприятии. В нем определены стратегические цели организации, ее финансовая структура, бюджетный комитет (ответственные лица за разработку и сведение бюджетов). И зафиксированы все регламенты.

Ранее мы писали о том, что такое система бюджетирования и по каким принципам она создается. В этой статье вы узнаете, как составляется Положение о бюджетировании на предприятии, что в него входит и каких ошибок можно избежать при разработке регламента. Для экономии времени скачайте из материала образец Положения о бюджетировании, чтобы на его основе разработать собственный регламент.

Что такое положение о бюджетировании на предприятии

Положение о бюджете — это совокупность документов и приказов, которые описывают процесс и принципы бюджетирования в организации. Во многих компаниях Положение заменяют приказом о бюджетировании, в котором фиксируются сроки составления и утверждения бюджетов. Иногда в приказ о бюджетировании входят образцы документов. А основные правила бюджетного управления оговаривают устно: назначаются ответственные лица, обсуждается порядок утверждения бюджетов и пр.

Но такой подход не позволяет быстро ввести в курс дела новых сотрудников, а также контролировать соблюдение регламента. Когда в компании есть Положение о бюджете, это все упрощает: сотрудники понимают, что должны делать на каждом этапе бюджетного управления, а у руководства есть четкие критерии оценки работы подчиненных.

Так как разработка системы бюджетирования — это комплексный и длительный процесс, то создается Положение уже после проведения многих подготовительных мероприятий.

  • Вначале руководство компании определяется с целями бюджетирования. На их основе выбирают методологию планирования, утверждают финансовую структуру (в ней описывается взаимосвязь центров финансовой ответственности — далее ЦФО). Создается бюджетная модель (это виды бюджетов, их состав и структура). И только после этого утверждается Положение и регламент процесса бюджетирования.
  • Когда готово Положение о бюджетировании, можно приступать к планированию бюджетов. Этот этап часто автоматизируют с помощью различных программ и сервисов. Самый простой способ реализовать готовую бюджетную модель — вести бюджетирование в Excel или в программах на платформе 1С. Кстати, можно бесплатно пройти тест Бюджетирование в Excel, чтобы понять, насколько хорошо вы владеете программой и умеете составлять в ней бюджеты.

Положение о бюджете еще называют регламентом, так как документ определяет правила и способ бюджетного управления для всех подразделений компании. От того, насколько четко и детально написан документ, зависит успех всего процесса бюджетирования. Так как именно Положение определяет, что и как должны делать участники процесса на каждом этапе.

Что входит в положение о бюджетировании компании

Положение о бюджетировании в разных компаниях составляется по единым правилам, но может содержать аспекты, необходимые конкретной организации. Обычно документ содержит цели бюджетирования, форматы и сроки подготовки бюджетов, список участников процесса. А также регламент, глоссарий и приложения.

В целом выделяют 4 основных раздела Положения о бюджетировании:

  • Общая часть
    В этом разделе прописывается цель и задачи бюджетирования (например, цель может быть — повысить финансово-экономическую устойчивость компании, а задача — оптимизировать финансовые потоки). Описываются общие термины и определения, а также требования к системе бюджетов. Здесь же выделяют ключевые показатели, которые компания планирует контролировать. И соответствующее им значения, которые нужно достичь за период.
  • Финансовая структура компании

    В ней описывается принцип распределения центров ответственности и формы отчетности, которые должен предоставить каждый центр. Структура может быть представлена в виде блок-схемы, где описываются параллельные и последовательные связи между ЦФО.
    При этом применяются разные схемы исполнения бюджетов:
    • самый простой вариант — «сверху-вниз». Это когда показатели спускаются сверху от высшего руководства и дробятся по центрам финансовой ответственности.
    • вариант «снизу-вверх» возможен, когда сотрудники наделяются полномочиями. Подразделения самостоятельно определяют показатели, которых планируют достичь в будущих периодах.

    Финансовая структура компании может совпадать с организационной (зачастую финансовая становится основой для организационной). Иногда внутри одного подразделения выделяют несколько ЦФО. Например, в отделе продаж продуктовый менеджер отвечает одновременно за закупку и продажу оборудования. Данный сотрудник будет считаться отдельным ЦФО внутри подразделения.
  • Бюджетная модель
    Бюджетная модель — это перечень или система бюджетов. Здесь описываются бюджетные формы, необходимые для планирования. И в виде схемы показывается взаимосвязь бюджетов: какие из них исходные, какие – результирующие.
  • Бюджетный регламент
    Это — порядок и график составления, согласования и утверждения бюджета. Регламент описывает сроки сбора данных (когда до начала отчетного периода нужно начать готовить бюджет, когда выполнять контроль и план-фактный анализ). А также сроки представления отчетности. В регламенте обязательно указываются ответственные лица за каждый шаг в исполнении бюджетов.
    В большинстве компаний бюджеты составляют на год или квартал — такие бюджеты называются среднесрочными. Предприятия с развитой системой управления практикуют помесячный бюджет (в таком случае, пересматривают показатели каждые 4 недели). Вместе с бюджетным периодом утверждается и бюджетный цикл — это срок, после которого анализируются плановые и фактические показатели и составляются новые бюджеты.

Вот так может выглядеть примерное содержание Положения о бюджетировании:

ПОЛОЖЕНИЕ ПО БЮДЖЕТИРОВАНИЮ «________________»
Содержание:
1. Описание этапов бизнес-процесса «Финансовое планирование» в рамках месячного бюджета
2. Описание этапов бизнес-процесса «Финансовое планирование» в рамках квартального бюджета
3. Описание этапов бизнес-процесса «Финансовое планирование» в рамках годового бюджета
4. Методика бюджетирования статей доходов и расходов центрами ответственности
5. Процедура формирования и принятия бюджета на основании первичных бюджетных заявок
6. Процедура проверки фактов существенного изменения планируемой величины расходов по сравнению с аналогичной величиной расходов отчетного периода
7. Приложение №1 формат БДДС / ОДДС
8. Приложение № 2 формат БДР / ОДР
9. Лист ознакомления

Можно скачать образец Положения о бюджетировании на предприятии, чтобы ознакомиться с полной версией документа. Или посмотреть другой пример регламента о бюджетировании — для сравнения.

Иногда в Положение включают правила корректировки бюджетов и порядок мотивации персонала. Последнюю часть добавляют не во всех компаниях, хотя некоторые специалисты по бюджетированию считают её едва ли не основной. Ведь мотивация увязывает исполнение бюджета с вознаграждением сотрудников.

Этапы составления регламента о бюджетировании

Регламент о бюджете составляется в 2 этапа. На каждом из них нужно учесть нюансы, которые могут отразиться не только на дальнейшем процессе исполнения бюджетов, но и на всей системе управления финансами компании.

Этап 1. Подготовка документов
На первом этапе определяются форматы внутрифирменных документов, необходимых для оформления бюджетного процесса: от заявок на платежи по операционной деятельности и заканчивая самими бюджетами (как операционными, так и финансовыми). Сюда же входят правила согласования бюджетов для различных ЦФО. Правила составления и сроки подачи плановых форм и отчетов должны быть понятны всем участникам бюджетного процесса.

Пример
На крупном промышленном предприятии вели операционные бюджеты, включая бюджет доходов и расходов (далее — БДР), а финансовые бюджеты не составляли. Это было связано с тем, что БДР давал менеджменту важные показатели по маржинальной и чистой прибыли за отчетный период. И на их фоне финансовые бюджеты казались лишним балластом в бюджетном цикле предприятия. Но когда в компании при наличии прибыли стало не хватать денежных средств, эффективно управлять финансами по одному БДР стало сложно. Так как бюджет не показывал реальный поток «живых» денег в компании. Так возникла необходимость составлять еще и финансовые бюджеты.

Этап 2. Обучение участников бюджетного процесса
После составления операционных и финансовых бюджетов, персонал необходимо научить работать в рамках утвержденного регламента. Без этого не получится эффективно внедрить систему бюджетирования.

Пример
В центральном офисе крупной торговой компании разработали Положение о бюджетировании. Руководителям филиалов без предварительного обучения прислали заполнить бюджетные формы. Каждый филиал заполнил формы по-своему. Из-за этого не получилось свести достоверную консолидированную отчетность по организации. Внедрить систему бюджетирования удалось только после того, как центральный офис сформировал пробный бюджет, подготовил документы с описанием бюджетного процесса и организовал обучение для специалистов «на местах».

Письменная регламентация бюджетного процесса решает множество организационных вопросов, упрощает внедрение бюджетов и контроль за их исполнением. Положение о бюджетировании необходимо в первую очередь крупным организациям и холдингам, состоящим из нескольких компаний. Это дает общее понимание составления бюджета для нескольких финансовых департаментов и делает их работу стабильной. Если структура компании небольшая либо часто меняется, необходимо прописать в документе все возможные изменения и мотивацию, чтобы сотрудники действовали слаженно и не потеряли интерес к бюджету.

Хотите стать экспертом по бюджетированию на предприятии? Зарегистрируйтесь на онлайн-тренинг по бюджетированию, чтобы по собственному графику научиться эффективно разрабатывать бюджеты для компании любого масштаба.

Приходилось ли вам составлять положение о бюджетировании?

Определение бизнес-процессов

Терминология процессного подхода [по Репину, Елиферову]:

Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктура, программное и аппаратное обеспечение , информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса — ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса — результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Документооборот — система документального обеспечения деятельности организации.

Заказчик — должностное лицо, имеющее ресурсы и полномочия для принятия решения о проведении работ по описанию, регламентации или аудиту (проверке) бизнес-процесса.

Модель — графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Процессный подход — применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

Показатели бизнес-процесса — количественный и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса — параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Показатели продукта (услуги) — параметры продукта бизнес-процесса.

Показатели (данные) удовлетворенности клиента (потребителя) — параметры удовлетворенности клиента.

Поставщик — субъект, предоставляющий ресурсы.

Потребитель (клиент) — субъект, получающий результат бизнес-процесса.

Потребитель может быть:

а) внутренний — находящийся в организации и в ходе своей деятельности использующий результаты (выходы) предыдущего бизнес-процесса;

б) внешний — находящийся за пределами организации и использующий или потребляющий результат деятельности (выход) организации.

Операция (работа) — часть бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процесса (описание бизнес-процесса) — документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Сеть бизнес-процессов организации — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации.

Функция — направление деятельности элемента организационной структуры, представляющие собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Система управления бюджетированием

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis

Ещё пять решаемых задач процессного управления

Одной из важных задач современного менеджмента является построение эффективной организации, способной реализовать поставленные перед ней стратегические цели. Как подойти к решению этой задачи, с чего начать? Важнейшую помощь здесь может оказать процессный подход. В этой серии статей мы покажем, как он работает и почему полезен.

Задача 6: Автоматизация деятельности и внедрение информационной системы

Для того чтобы внедрить информационную систему необходимо описать бизнес-процессы. В первую очередь это нужно для того, чтобы сравнить состав процессов с функционалом информационных систем, которые представлены на рынке и выбрать наиболее подходящую информационную систему (рис. 7). Далее на этапе внедрения эти процессные схемы нужно детализировать и описать на нижнем уровне. Такие детальные описания позволят определить требования к внедрению и доработкам типовой конфигурации информационной системы.

Рис. 7. Бизнес-процессы и информационная система

В результате внедрения информационной системы бизнес-процессы ускоряются, становятся менее трудозатратными и дешевыми, а также повышается их результативность. То есть решение этой задачи приводит к улучшению всех ключевых показателей.

Задача 7: Правильный подбор персонала, мотивация, уменьшение зависимости от персонала

Эта задача связана с сотрудниками и именно поэтому часто бывает, что в компаниях работу по описанию бизнес-процессов инициируют службы персонала.

Задачи службы персонала можно разделить на три подзадачи:

  • правильный подбор персонала;
  • создание эффективной системы мотивации;
  • уменьшение зависимости компании от персонала.
Правильный подбор персонала

Чтобы подобрать сотрудника более правильно, более дешево, быстро и качественно необходимо чтобы в заявке на подбор были четко указаны должностные обязанности, которые сотрудник должен выполнять. Практика показала, что если руководитель подразделения формулирует эти должностные обязанности из головы, то они носят общий характер, неконкретны, сотрудника приходится искать долго и на это тратится больше финансовых ресурсов. Также может оказаться, что менеджер по подбору персонала под этими общими формулировками понимает нечто иное, чем руководитель подразделения, который их сформулировал и в результате подобранный сотрудник как правило, не устраивает руководителя. В результате придется подбирать следующего и т. д.

Чтобы улучшить все показатели процесса подбора персонала необходимо более качественно прописать должностные обязанности. Практика показала, что если должностные инструкции делать через процессное описание, то в таком случае формулировки должностных обязанностей берутся из конкретных бизнес-процессов и получаются конкретными. Помимо этого, процессные схемы при своей разработке обсуждаются, корректируются и согласуются в результате чего на схеме бизнес-процесса используется всем понятная терминология и все это приводит к более эффективному подбору персонала.

Эффективная мотивация

Вторая задача — построение эффективной системы мотивации. Описание бизнес-процессов, во-первых, позволяет лучше разобраться кто за что отвечает и правильно распределить ответственность за выполнение ключевых показателей между подразделениями и должностями. Во-вторых, описание бизнес-процессов позволяет посчитать такие важные показатели как длительность процесса, потому что, не указав начало и окончание бизнес-процесса невозможно посчитать его длительность.

Также описание процессов позволяет посчитать их стоимость. Указав сколько и каких ресурсов, требуется на каждом шаге бизнес-процесса, можно рассчитать стоимость бизнес-процесса и увидеть из чего она складывается. Также разработав требования к шагам бизнес-процесса и сделав процессный регламент можно измерять долю нарушений этих требований или качество выполнения процесса. В этом случае, в систему мотивации и оплаты труда возможно включить все важные ключевые показатели, что делает мотивацию более полной и эффективной.

Уменьшение зависимости компании от персонала

Под зависимостью от персонала понимаются два важных аспекта:

  • длительность входа в должность нового сотрудника от момента его выхода на работу до момента, когда сотрудник сможет выполнять свои бизнес-процессы с нужным качеством;
  • потеря организационных знаний от том, как выполняются бизнес-процессы при уходе сотрудников.

Такие задачи также решаются через описание бизнес-процессов. В качестве первого примера рассмотрим ресторан быстрого обслуживания «Макдоналдс». В этом ресторане описаны бизнес-процессы в виде графических наглядных диаграмм для того, чтобы молодые специалисты могли их могли быстро прочитать и освоить. После выхода в «Макдоналдс» молодого специалиста ему показывают диаграммы его бизнес-процессов, проводят тренинги в результате чего новому сотруднику требуется неделя-две чтобы он стал в строй и смог выполнять свои бизнес-процессы с нужным качеством.

Второй пример — это проектный институт, разрабатывающий проектную документацию, который столкнулся с проблемой передачи знаний. Средний возраст главных инженеров проектов в институте составлял 65 лет и шел в вверх. Необходимо было привлекать молодых специалистов, но сколько времени потребуется на передачу имеющихся знаний? Через сколько лет молодой специалист, который учился в институте 5 лет на инженера сможет стать опытным главным инженером? Оказалось, что на это требуется 15-20 лет. Причины были связаны с тем, что 15-20 лет требовалось чтобы изучить различные организационные аспекты бизнес-процессов, связанные с разработкой и сдачей заказчику проектной документации. Главные инженеры их знали, но эти знания были в головах.

В итоге в этом в проектном институте было принято решение описывать основные бизнес-процессы, и главная цель проекта по описанию процессов — уменьшение сроков адаптации молодых специалистов до 5 лет. После описания бизнес-процессов эта цель была достигнута.

Задача 8: Повышение эффективности работы персонала, высвобождение времени руководителей и регламентация деятельности

Эта задача похожа на вторую задачу, рассмотренную в части 2, связанную с повышением прозрачности, но в данном случае акцент делается создание регламентов процессов, которыми пользуются в реальной деятельности (рис. 8.).

Например, в одной организации, которая оказывает государственные услуги были регламенты оказания госуслуг. Эти регламенты были сделаны в текстовом виде и висели у них на веб-сайте. В большинстве случаев исполнители и клиенты эти регламенты не читали, потому что, во-первых, в регламентах был сложным, а во-вторых, в регламентах были противоречия. В результате этого при обслуживании клиентов были потери времени на внутренние споры, связанные с выяснением, кто какие функции в процессах должен выполнять.

Рис. 8. Формирование на основе описания бизнес-процессов процессных и структурных регламентов

Было решено упростить эти регламенты, повысить их наглядность и качество, разработав графические диаграммы. В текстовом регламенте каждому абзацу был сопоставлен шаг бизнес-процесса на графической диаграмме и была показана последовательность выполнения шагов. Также были показаны входы и выходы шагов процесса, было показано в каких случаях бизнес-процесс идет в одну сторону, а в каких случаях в другую. То есть была сделана наглядная блок-схема процесса, которая визуализирует его структуру, и эта блок-схема была включена в регламенты. В результате повысилось качество регламентов и как следствие повысились скорость и качество обслуживания клиентов, а также их удовлетворенность.

В другом примере одной торговой компании руководители отделов большую часть своего рабочего времени тратили на объяснение сотрудникам что и как нужно делать в бизнес-процессах. При этом на руководителя также перекладывалась и ответственность за результат. Такое положение вещей не устраивало компанию. Были сделаны описания бизнес-процессов и на их основе были разработаны процессные регламенты. Сотрудники стали руководствоваться регламентами, а к своим начальникам ходили за советами только в случаях, когда бизнес-процесс выходит за рамки регламента. В результате время руководителей было высвобождено и направлено на развитие и улучшение бизнес-процессов.

Задача 9: Снижение издержек, расчет себестоимости продуктов и услуг, переход на процессное бюджетирование

Часто в компаниях работу по описанию бизнес-процессов инициируют финансовые менеджеры, потому что описание бизнес-процессов повышает эффективность управления финансами и, в частности, позволяет снижать издержки, точнее рассчитывать себестоимость продуктов и услуг и перейти на процессное бюджетирование.

Снижение издержек

Первая финансовая задача, которую позволяет решать описание бизнес-процессов — это снижение издержек. Чтобы снижать издержки их нужно посчитать, а также увидеть, как стоимость формируется по шагам бизнес-процесса. После разработки стоимостной модели процесса появляется информационное поле, позволяющее понять за счет чего можно уменьшить стоимость (рис. 9).

Рис. 9. Разработка стоимостной модели бизнес-процесса

Расчёт себестоимости продуктов и услуг

Описание бизнес-процессов позволяет более правильно распределить накладные расходы и более точно посчитать себестоимость продуктов и услуг. В одной компании, в которой считали себестоимость продуктов традиционным способом, распределяя накладные расходы по одной базе распределения, получили что все продукты являются прибыльными. Но когда эксперты описали бизнес-процессы и более правильно (через бизнес-процессы) разнесли накладные расходы по продуктам, то увидели, что часть продуктов являются убыточными и на этих продуктах компания теряет заработанную прибыль. За то другие продукты оказались более прибыльными, но компания этого не осознавала. В результате компания отказалась от ряда неперспективных продуктов и сделала ценообразование по другим продуктам эффективнее.

Процессное бюджетирование

Описание бизнес-процессов позволяет разработать модель, которая позволяет более точно спланировать стоимость процессов на последующие и разработать бюджеты компании. В отличие от традиционного бюджетирования, в котором затраты планируют исходя из планов по выручке, в процессном бюджетировании затраты планируют более точно исходя из объема работ по процессам и стоимости используемых ресурсов.

Задача 10: Повышение рыночной стоимости, инвестиционной привлекательности, имиджа, выход на новые рынки, сертификация на соответствие требованиям стандарта ISO 9000

Последняя важнейшая задача — это повышение привлекательности компании в глазах заинтересованных сторон:

  • акционеров и кредиторов;
  • клиентов;
  • поставщиков;
  • персонала;
  • партнёров и других контрагентов.

Практика показала, что если компания не прозрачна и ее бизнес-процессы не описаны, то возрастает риск, что компания не выполнит свои обязательства перед заинтересованными сторонами. Поэтому инвесторы склонны инвестировать деньги в компании с описанными бизнес-процессами, клиенты и партнеры также предпочитают иметь дело с компаниями, в которых выстроены и отлажены бизнес-процессы.

Например, многие западные компаний, работающие в России, а также крупные российские компании, требуют от своих поставщиков применения процессного подхода и описания бизнес-процессов. В таких компаниях есть собственные стандарты процессного управления, которые они доводят до своих поставщиков, а также проводят аудит соблюдения ими этих стандартов.

Что касается привлекательности компании в глазах персонала, интересно рассмотреть следующий пример. В одной торговой продовольственной сети, недавно созданной и выросшей до численности в 700 человек, продукция пользовалась большим спросом. Клиенты шли в магазины этой торговой сети, компания росла, нанимала новый персонал, но на определенном этапе столкнулась с проблемой — не все сотрудники крупных торговых сетей были готовы переходить. Многие работающие в этой компании сотрудники говорили, что, работая раньше в крупных компаниях, они себя чувствовали более спокойно и стабильно, потому что там были прописаны бизнес-процессы и они понимали свои должностные обязанности. В растущей торговой сети этого еще не было и поэтому каждый день приходя на работу, они ожидали, что другие отделы постараются перебросить им свои функции и им придется тратить рабочее время и энергию на споры. В результате был запущен проект описания бизнес-процессов и директор по маркетингу компании в качестве основной ценности назвал повышение морально-психологического климата в коллективе.

* * *

Можно еще приводить результаты и эффекты, которые дает компаниям описание бизнес-процессов. Но на практике чаще всего решаются приведенных 10 задач. Еще раз отметим, что общий конечный результат и ценность — это улучшение ключевых показателей деятельности компании. В следующей части статьи мы рассмотрим системный подход к описанию бизнес-процессов.

Автоматизация процесса бюджетирования в компании

Бюджетирование – основной инструмент прогнозирования деятельности компании, управления финансовыми потоками, контроля издержек и достижения финансовых результатов. Бюджеты позволяют согласовывать деятельность различных центров финансового учета (ЦФУ) внутри компании, контролировать вклад отдельных структурных единиц в достижение целей и выполнение задач компании.

В качестве ЦФУ, в зависимости от целей составления бюджетов, руководители различных уровней могут выделять следующие объекты:

  • Сегменты бизнеса, направления деятельности
  • Проекты
  • Элементы организационной структуры (подразделения организации, компании холдинга, ЦФО)

В большинстве случаев бюджетирование компании состоит из трех бюджетов:

  • Бюджет доходов и расходов (БДР)
  • Бюджет движении денежных средств (БДДС)
  • Бюджет баланса (или Бюджет по балансовому листу, ББЛ).

Формы бюджетов могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям), консолидированные или составленные для каждого ЦФУ – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.

Процесс бюджетирования подразумевает обработку огромного объема информации, поэтому для корректного составления бюджетов, оптимизации этого процесса и контроля выполнения применяются различные системы автоматизации бюджетного учета.

Планирование и контроль эффективности деятельности и ликвидности компании основывается на систематическом составлении бюджетов. Весь процесс состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка и согласование прогнозов деятельности ЦФУ.
  2. Консолидация бюджетов и утверждение KPI организации на бюджетный период.
  3. Контроль исполнения бюджетов по ЦФУ и достижения общих KPI.
  4. Анализ отклонений, составление отчетов о выполнении бюджетов.

Для повышения эффективности составления и контроля выполнения бюджетов используется комплексная автоматизация бюджетирования, которая позволяет сформировать взаимосвязанную финансовую модель предприятия.

Автоматизированная система бюджетирования позволяет решить три проблемы:

  1. Отсутствие гибкости системы бюджетирования – автоматизированная система позволяет снизить издержки на корректировку процесса бюджетирования при различных внешних и внутренних изменениях деятельности компании.
  2. Непрозрачность составления и контроля бюджетов – работа автоматизированной системы четко регламентирована и должна соответствовать бюджетному процессу, существующему внутри компании, а также допускать сквозной контроль ее деятельности.
  3. Избыточная сложность бюджетирования – использование системы должно повышать уровень финансового планирования и управленческих решений в целом, оставаясь доступным инструментов для рядовых специалистов.

Простейшая система для автоматизации бюджетирования и планирования на предприятии – программа Excel. Главный ее плюс состоит в том, что программу очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры.

В то же время бюджетирования на базе Excel имеет ряд недостатков:

  1. Невозможность коллективной работы
  2. Ручная консолидация данных
  3. Отсутствие гибкой настройки доступа к данным
  4. Низкая производительность и отказоустойчивость при работе с большими отчетами
  5. Минимальные возможности по интеграции с другими учетными системами

Несмотря на все минусы Excel первоначальная автоматизация управленческого учета и бюджетирования, наработка методологии управленческого учета на конкретном предприятии, формирование требований к ключевым показателям бизнеса производятся с помощью этой программы.

По мере роста компании, требований, предъявляемых к управленческому учету, увеличения детализации аналитик бюджетирования, Excel заменяют на специализированную программу. При этом проект внедрения может включать в себя пересмотр текущей методологии бюджетирования и управленческого учета. Реализация проекта по внедрению системы автоматизации бюджетирования и формирование методологической основы управленческого учета зависит от того, какой из этих этапов компания будет выполнять в первую очередь.

Проект автоматизации бюджетирования в любом случае должен начинаться с этапа анализа текущего состояния процесса бюджетирования и формирования управленческой отчетности. После этого можно сформировать общие требования и концепцию системы бюджетирования.

Затем можно использовать различные модели внедрения. Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы и ограничения по применению.

  • Программный продукт – методология учета

Здесь сначала подбирают средства автоматизации, а на основе выбранной программы формируют финансовую модель и методологию. Но при выборе модели «программа – методология», необходимо убедиться, что заложенная в программу методология соответствует потребностям самой компании. В противном случае, несмотря на потраченные ресурсы, программа может так и не заработать.

Данный вариант подходит для компаний, управленческий учет которых либо несложен, либо был проведен достаточно глубокий анализ требований к будущей системе. При корректном выборе программы и компании, ответственной за ее внедрение, упрощается процедура старта автоматизации бюджетирования, сокращается время на подготовку начальных данных и разработку методологии учета.

  • Методологическая модель – программный продукт

Если компании не удалось найти подходящую программу, либо существующая процедура бюджетирования не укладывается в стандартную методологию, то можно использовать подход к автоматизации с помощью разработанной финансовой модели. Тут сначала прорабатывают финансовую модель, разрабатывают регламенты управленческого учета и бюджетирования. Затем подбирается программное обеспечение, которое удовлетворяет сформированной методологии, и только потом формируется подробное техзадание для автоматизации.

Такой подход требует гораздо больше усилий на этапе анализа и проработки методологии бюджетирования и управленческого учета. Вполне возможно, что для точного понимания способов построения модели потребуется сначала сформировать необходимые документы в Excel и даже попытаться вести в них учет, что часто приводит к серьезному увеличению сроков внедрения.

Плюсы, которые получает компания:

  • Внедрение системы по четкому техническому заданию.
  • Уменьшение сроков внедрения, так как требования к системе заранее определены.
  • Полное соответствие системы сложившейся практике учета в компании.

Независимо от модели внедрения управленческого учета необходимо выбрать программный продукт, наиболее подходящий под требования компании. На рынке представлен широкий выбор средств автоматизации бюджетирования как российских, так и зарубежных.

Наиболее популярные отечественные средства реализованы на базе 1С. Это могут быть как специализированные системы (Бит.Финанс, Финансист, Инталев и пр.), так и комплексные системы автоматизации, включающие блоки бюджетирования: 1С:Управление холдингом, 1C:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей. Из зарубежных – Oracle, SAP, IBM. Рассмотрим некоторые из названных продуктов.

SAP

Продукт ведущего немецкого разработчика программного обеспечения SAP SE. Является наиболее известной зарубежной системой, представленной на российском рынке.

Система комплексной автоматизации предприятия включает интеграционную платформу и несколько десятков отраслевых решений, а также готовое решение для среднего и малого бизнеса SAP All-in-One. С помощью интеграции SAP и 1С возможно создать единое информационное пространство, повысить качество аналитики и эффективность управления, тем самым снижая трудозатраты. Интерфейс приложения SAP Fiori адаптирован для России вместе со всеми отчетами, с учетом всех особенностей российского законодательства.

1C:ERP

Функционал конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» включает обширный набор инструментов финансового планирования и контроля. Автоматизация бизнес-процессов на основе 1С:ERP в части бюджетирования дает возможность моделировать финансовые планы компании с учетом имеющихся ресурсов, осуществлять планирование оплат по планам продаж и закупок, контролировать расходы денежных средств, исходя из установленных лимитов. В отдельные разделы выделено планирование в различных разрезах: «Планы продаж по категориям», «Планы продаж по номенклатуре», «Планы производства», «Планы сборки (разборки)», «Планы закупок».

Проверьте финансовый учёт компании и получите бесплатную консультацию финменеджера

WA:Финансист

В качестве инструмента автоматизации бюджетирования наша компания предлагает использовать «WA: Финансист» – программу, которая успешно внедряется и используется компаниями в Москве и других регионах России с 2007 года. В данном программном комплексе реализована полная модель, которая позволяет эффективно управлять денежными потоками компании и формировать различные бюджеты. Система представляет собой яркий пример эффективных решений в области автоматизации бизнес-процессов.

Программа поддерживает автоматическую загрузку данных из внешних источников информации, автоматическое заполнение реестров платежей, бюджетов, формирование графиков платежей (платежный календарь), позволяет произвести гибкую настройку маршрутов согласования и утверждения бюджетов.

Программа имеет большое количество разрезов аналитики, как стандартных, так и произвольно настраиваемых пользователем, гибкую настройку формирования зависимых оборотов по статьям, инструмент «Распределения бюджета», позволяет проводить план-фактный анализ исполнения бюджета и движения денежных средств.

Заказать услугу

Регламентация финансовых бизнес-процессов — статья в электронной библиотеке

1

Введение

2

Что такое регламент и бизнес- процессы?
Важные факты о природе бизнес- процессов

3

Главные параметры бизнес-процесса

5

Ошибки в понимании финансовых бизнес-процессов
Цель регламентирования бизнес- процессов

6

Таблица 1. Варианты ошибочных мнений о финансовых бизнес-процессах
Регламентация в ежедневной работе финансиста

7

Таблица 2. Эффект и возможные конфликтные ситуации при регламентации

9

Пример работы с финансовым бизнес- процессом

10

Таблица 3. Участок бизнес-процесса «Организация платежей» до реинжиниринга

11

Таблица 4. Участок бизнес-процесса «Организация платежей» после реинжиниринга

12

Заключение

15

Источники
Читать

1. Варзунов А.В., Торосян Е.К., Сажнева Л.П. Анализ и управление бизнес-процессами: Учебное пособие. — СПб.: Университет ИТМО, 2016. — 112 с.

2. Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 365 с.

3. Шкилева И. История успешного внедрения из статьи в журнале «Финансовый директор». — Подробнее .

Шкилева Инна Анатольевна

к. э. н.
Эксперт по финансовым бизнес-процессам предприятия с опытом управленческой работы более десяти лет.

г. Москва

Другие статьи автора 11

УЧЕТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ХОЛДИНГАХ

Базайкина М.В. Учетное обеспечение процесса бюджетирования в холдингах / М.В. Базайкина, Е.Н. Фадеева // Экономика и бизнес: теория и практика. – 2016. – №1. – С. 24-27.

УЧЕТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ХОЛДИНГАХ

 

М.В. Базайкина, студент

Е.Н.Фадеева, студент

Мордовский государственный университет имени Н.П. Огарева

(Россия, г. Саранск)

 

Аннотация. В статье рассмотрено значение процесса бюджетирования в холдинговых компаниях. Приведен регламент бюджетного процесса и определена необходимость его учетного обеспечения. Исследованы главная задача учетного обеспечения процесса бюджетирования и требования, предъявляемые к нему. Актуальность данной темы не вызывает сомнения, поскольку построение учетного обеспечения процесса бюджетирования на предприятии является важной составляющей эффективности его деятельности.

Ключевые слова: бюджет, бюджетирование, холдинг, учетное обеспечение, управление

 

Происходящие сейчас изменения в построении бухгалтерского учета в российских холдингах, в первую очередь связаны с необходимостью создания эффективных учетных систем, которые могут обеспечить внутренний менеджмент необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Экономическая эффективность деятельности предприятия невозможна без четко заданных и реальных для выполнения стоимостных параметров затрат и результатов.

Одним из таких параметров является процесс бюджетирования, который позволяет оценить эффективность работы подразделений, обеспечить целенаправленный мониторинг, прогнозировать и предупреждать появление различных проблем. Процесс формирования и исполнения бюджета холдинговой компании имеет сложную структуру, взаимосвязанными частями которой являются:

— технология создания бюджетных планов, которая определяет структуру и состав бюджетов, порядок составления бюджетов отдельных предприятий и консолидированного бюджета холдинга в целом;

— организация бюджетного процесса, которая состоит из распределения полномочий и ответственности для достижения бюджетных целей, бюджетные регламенты по формированию, корректировке и анализу исполнения бюджета.

Пример построения процесса бюджетирования в холдинговых компаниях представлен в таблице 1. [3]

Таблица 1. Процесс бюджетирования в холдинговых компаниях

Стадия 1. Разработка бюджетной модели

Стадия 2. Формирование бюджетной системы

Стадия 3. Постановка процедуры бюджетирования

Определение миссии компании и его стратегической концепции развития

Разработка финансовой структуры компании

Разработка единой учетной политики

Изучение структуры компании, схемы организационных структур и модели управления

Организация финансового управления

Автоматизация учета и управления

Описание основных бизнес-процессов

Формирование структуры и иерархии бюджетов, определение временных параметров бюджетов

Разработка бюджетных регламентов

Разработка оптимальной организационно-правовой структуры холдинга

Определение контура консолидации бюджетов

Разработка процедур исполнения и корректировки бюджетов

 

Любая бюджетная система включает в себя:

а) бюджет доходов и расходов – содержит показатели для планирования результатов хозяйственной деятельности предприятий;

б) бюджет движения денежных средств – позволяет прогнозировать денежные потоки и управлять платежеспособностью и ликвидностью предприятий;

в) прогнозный баланс (баланс по бюджетному листу) – дает возможность прогнозировать имущественное состояние предприятий на конец планируемого периода.

Таблица 2. Регламент бюджетного процесса

Действие

Исполнитель

Сроки

Старт бюджетного процесса

Генеральный директор

1 день

Бюджет продаж

Руководитель Департамента продаж

2 недели

Бюджет производства

Руководитель Производственного управления

2 недели

Бюджет запасов сырья и материалов

Руководитель Производственного управления

1 неделя

Бюджет запаса готовой продукции

Руководитель Департамента логистики

1 неделя

Бюджет расходов на хранение и транспортировку

Руководитель Департамента логистики

2 недели

Бюджет расходов на персонал

Руководитель Департамента управления персоналом

2 недели

Бюджет расходов на маркетинг и рекламу

Руководитель Департамента маркетинга

1 неделя

Бюджет административных расходов

Руководитель административно-хозяйственной службы

1 неделя

Сводный бюджет расходов и доходов

Руководитель Департамента планирования и экономического анализа

2 недели

Защита бюджета

Финансовый директор, владельцы функциональных бюджетов

1 день

 

Таким образом, бюджетный процесс проводится в оперативные сроки, как правило, около 14-15 недель.

Правильно организованная система бюджетирования позволяет:

— получить представление о совокупной потребности в денежных средствах;

— определять потребность в объемах и сроках привлечения заемных средств;

— принимать решения о правильном использовании ресурсов;

— следить за изменением величины денежного потока, который всегда должен находиться на уровне, достаточном для погашения обязательств.

С появлением дочерних и зависимых обществ холдинг сталкиваться с проблемами в сфере управления. К наиболее значимым трудностям относят:

— поддержание роста требует увеличения объема внешних заимствований;

— ухудшается управляемость финансовой системы компании, падает информационная связанность группы и финансовая дисциплина;

— падает эффективность использования денежных средств, увеличиваются кассовые разрывы.

В современных условиях процесс бюджетирования в холдингах протекает в условиях экономической нестабильности и отсутствии четких перспектив развития. Сам процесс бюджетирования должен иметь, прежде всего, не только информационное, организационное и кадровое обеспечение, но и возможность проведения различных аналитических процедур.

В связи с этим, следует более подробно рассмотреть учетно-аналитические системы предприятия. Итак, в качестве учетно-аналитической системы следует понимать систему, которая базируется на бухгалтерской информации, включает оперативные данные, статистическую и другие виды информации.

Именно построение учетного обеспечения процесса бюджетирования на предприятии, в том виде, в котором он позволял бы аппарату управления принимать своевременные и наиболее верные, приемлемые для конкретных хозяйственных ситуаций, решения, предопределяет построение более емкой и всеохватывающей системы бюджетирования, управленческого учета и анализа.

Основными проблемами учетного обеспечения процесса бюджетирования на сегодняшний день являются: нечетко обозначенная концепция управления, слабая вовлеченность конкретных исполнителей в процесс бюджетирования, отсутствие на предприятии системы управленческого учета, трудность в формировании гибкой системы оценки результатов, не разграниченная ответственность должностных лиц [2].

Из этого следует, что для успешного создания системы бюджетного управления и эффективного ее функционирования требуется выполнение ряда обязательных условий.

Руководству предприятия необходимо располагать методологической и методической базой, которая требуется для разработки, контроля и анализа исполнения сводного бюджета, а работникам управленческих служб, в свою очередь, достаточно быть квалифицированными и обладать способностью практического применения методологии на практике. Именно методологическая и методическая базы составляют аналитический блок бюджетного процесса необходимого для составления, анализа и контроля исполнения сводного бюджета.

Учетная система процесса бюджетирования должна соответствовать определенным требованиям, к которым относят следующие:

— необходимость достоверности отчётности и соблюдение обязательных требований при ее формировании;

— защита от несанкционированного доступа;

— однократный ввод данных, т.е. единая база операций для всех видов учёта (бухгалтерского, налогового, управленческого, МСФО).

Главной задачей учётной системы процесса бюджетирования является обеспечение достоверности финансовой отчётности предприятия. В целях отражения реального состояния деятельности предприятия любую управленческую отчётность желательно приблизить к стандартам МСФО. Типовыми проблемами эргономичности отчётности являются следующие:

— излишне большое количество информации в отчётах;

— снижение информативности из-за агрегации информации;

— отсутствие сравнения с плановыми показателями или показателями предыдущего периода;

— использование данных «по оплате» и «по отгрузке».

Для решения этих проблем формируется соответствующий раздел регламента бюджетирования. Он определяет последовательность построения бюджетов, согласование со смежными бюджетами, и с другими функциями управления предприятием, а также контролем за его исполнением.

Четкое структурирование всех процессов, обеспечение стандартизированными учетными данными структурных подразделений, распределение функций и ответственности конкретных лиц за результаты деятельности занимают также особое место в формировании учетного процесса бюджетирования холдинга.

Внедрение бюджетирования должно базироваться на качественном финансовом анализе, прогнозировании тенденций рыночной конъюнктуры, учете факторов влияющих на сбыт продукции, а, следовательно, на финансовые результаты.

В конечном итоге учетное обеспечение процесса бюджетирования должно включать: формулирование целей и задач предприятия, финансовое планирование и контроль за реализацией планов, учет и контроль результатов, расчет параметров для анализа отклонений от плана, принятие решений по регулированию отклонений [1].

Бюджетирование позволит получить конкурентные преимущества через создание эффективной системы управления ресурсами и благодаря использованию возможности предугадать проблемы, и соответствующим образом планировать будущие действия.

Библиографический список

1. Иванов Е.А. Бюджетирование в учетно-аналитических системах многосегментных организаций: монография / Е.А. Иванов. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 170 с.

2. Колесник Н.Ф., Шведкова А.М. Совершенствование процесса бюджетирования на предприятии // Молодой ученый. – 2013. – №11. – С. 357-359.

3. Колесник Н.Ф., Храмова Е.А. Управленческий учет и анализ в агрохолдингах на основе сегментарного подхода. Монография. – Москва: Изд. дом «Экономическая газета», 2013. – 252 с.

4. Соколова Я.В. Управленческий учет: учеб. Пособие (Бакалавриат) / Я.В. Соколова. – М.: Магистр, 2011. – 428 с.

 

ACCOUNTING PROVISION PROCESS OF BUDGETING IN HOLDING COMPANIES

 

MV Bazaykina, student

EN Fadeeva, student

Mordovia state university named after NP Ogarev

(Russia, Saransk)

 

Abstract. The article discusses the importance of budgeting in holding companies. Given the rules of the budget process and defined the need their account security. Investigated the main task accounting components of the budgeting process and requirements. The relevance of this topic is not in doubt, since the construction accounting process ensuring the enterprise budgeting is an important component of its effectiveness.

Keywords: budget, budgeting, holding, user support, management.

 

Процесс составления бюджета | Основы бухгалтерского учета в некоммерческих организациях

Бюджетный процесс — это способ, которым организация строит свой бюджет. Хороший бюджетный процесс вовлекает тех, кто несет ответственность за соблюдение бюджета и реализацию целей организации при создании бюджета. В этот процесс встроено участие как финансового комитета, так и старшего персонала, и устанавливается график, оставляющий достаточно времени для исследования, анализа, обратной связи, исправлений и т. Д., Прежде чем бюджет будет готов для представления всему совету.Годовой бюджетный процесс должен быть задокументирован, с четко указанными задачами, распределением ответственности и сроками. Хороший процесс составления бюджета также включает инициативы стратегического планирования и предусматривает, что доходы закладываются раньше расходов. Фиксированные затраты определены и связаны с надежным доходом. Решения по бюджету определяются как приоритетами миссии, так и финансовой отчетностью.

Шаги по разработке правильного бюджетного процесса:

  1. Запишите .
    У многих организаций есть бюджетный процесс, но он не записывается. Написание процесса в письменной форме создает инструмент измерения, по которому вы можете отслеживать свой прогресс, и создает контрольный список для обеспечения тщательности процесса. Записанный процесс становится надежным инструментом управления, которым владеет организация, а не нематериальной вещью в голове одного или двух человек. Институционализируйте процесс, записав его. См. Пример шаблона годового бюджетного процесса.
  1. Решите, кто и когда должен участвовать .
    Исполнительный директор и программный директор (-и) естественно играют важную роль в бюджетном процессе, но сотрудники департамента, которые несут ответственность за соблюдение бюджетов, также должны играть роль в создании этих бюджетов. Это способствует формированию бай-инов, и о процессе информируют те, кто имеет непосредственный опыт «в окопах». Если у вас нет совета, функционирующего как квази-штатные сотрудники, обычно сотрудники знают больше об операционных деталях, чем члены совета, даже очень вовлеченные.В целом, для персонала, вероятно, более эффективно создавать предварительные проекты бюджетов и использовать время членов финансового комитета для рассмотрения и проверки предложенных проектов.
  1. Установите годовой график .
    Начать раньше. Многие спонсоры требуют бюджеты на следующий год намного раньше, чем малые и средние организации обычно серьезно относятся к составлению бюджета. Стремитесь получить одобрение бюджета советом директоров как минимум за два месяца до начала нового финансового года.Даже лучше, если возможно, раньше. Вы знаете свой пиковый деловой цикл — интегрируйте годовой бюджетный процесс во время в течение года, когда у ключевых участников, оплачиваемых или добровольных сотрудников, есть время, чтобы сосредоточиться на нем.
  1. Перечислите конкретные задачи с определенными обязанностями .
    На временной шкале укажите конкретные задачи, например, «Распространение ведомостей бюджета отдела и финансовых данных за предыдущий период для справки» или «Расходы на исследования программного обеспечения для баз данных».Несмотря на то, что многие люди могут участвовать в решении задачи, выберите одного человека, который возьмет на себя ответственность за то, чтобы это произошло. Если ответственное лицо знает, что он или она будет нести личную ответственность за выполнение поставленной задачи к установленному сроку, вероятность того, что она будет выполнена, выше.
  1. Убедитесь, что статьи бюджета и статьи бухгалтерского учета синхронизированы. .
    Статьи бюджета должны соответствовать статьям бухгалтерского учета (финансовой отчетности), а структура полного операционного бюджета должна соответствовать плану счетов (структуре системы бухгалтерского учета), чтобы обеспечить эффективное сравнение бюджета и фактических данных.Несоответствие между статьями бюджета и статьями бухгалтерского учета создает дополнительную работу для административного персонала или ключевых добровольцев, которые должны переводить между ними, и рискует несоответствиями, которые подрывают полезность финансовых отчетов. В частности, для расходов, когда статьи бухгалтерского учета / финансовой отчетности существуют без соответствующих статей бюджета, это может привести к перерасходу бюджета или ошибочно указанным остаткам строк.

    При создании статей бюджета расходов помните, как эти внутренние статьи преобразуются в указанные статьи для требований внешней отчетности, таких как IRS 990, общие форматы заявок на финансирование, отраслевые опросы и сбор данных агентств, таких как Cultural Data Project.Хотя они не должны точно указывать на то, как вы строите свой бюджет, возможность легко переходить между вашими элементами и необходимыми элементами будет способствовать более точному выполнению этих требований к отчетности и более эффективно использовать время персонала или волонтеров.

  1. Разработка рабочих таблиц, шаблонов и инструментов, которые способствуют включению всех соответствующих компонентов бюджета и упрощают сценарии «что, если».

    Работа по частям: формат бюджета, который должен быть представлен совету директоров, не обязательно должен иметь уровень детализации, который видят сотрудники или члены финансового комитета.Использование подробных рабочих листов (примеры приведены ниже) в качестве инструментов для построения «полного бюджета» и «сводного бюджета» позволяет сотрудникам и членам финансового комитета углубляться в деревья, представляя лес на доске.

    Используйте подробные таблицы бюджета, чтобы побудить более глубоко задуматься о компонентах бюджета и помочь убедиться, что ничего не забыто. Свяжите эти листы или вкладки книги с листом полного бюджета в одной книге с несколькими вкладками. Например, для статьи бюджета / бухгалтерского учета «Страхование» подробный рабочий лист бюджета может предложить различные виды страхования, которые должна осуществлять организация, например страхование общей ответственности, директора и должностные лица, страхование транспортных средств и т. Д.Стоимость каждого из них вводится в подробный рабочий лист и суммируется с общей суммой страхового бюджета в сводном бюджете с помощью формулы, связывающей детали со сводной информацией.

  1. Принятие политик для соблюдения бюджета, обработки отклонений, полномочий на утверждение и т. Д.

    Это может показаться очевидным, но общее заявление о подходе и ожиданиях вашей организации задает тон не только для процесса создания бюджета, но и для его исполнения.В общей бюджетной политике может быть указано, что:

  • Организация будет стремиться создавать профицитные бюджеты, которые содержат реалистичные прогнозы доходов и консервативные прогнозы расходов;
  • Доходы и расходы будут включать влияние стратегических инициатив на бюджет;
  • Сбалансированный бюджет будет включать расходы на амортизацию и сумму (или конкретный процентный профицит) для увеличения денежного резерва, как это определено многолетним капитальным бюджетом организации;
  • Все статьи бюджета будут выделены на программы организации, административную деятельность и деятельность по сбору средств с использованием надежного и надежного метода расчета.
  • Все статьи бюджета (за исключением неденежной амортизации) будут оцениваться на основе денежного потока по месяцам и, таким образом, вводиться в бухгалтерское программное обеспечение, чтобы помочь в составлении прогнозов на конец года и в мониторинге движения денежных средств.

Политика отклонений может прояснить, насколько свободными являются исполнительные органы или руководители отделов при исполнении бюджета. Например, могут ли руководители отделов по своему усмотрению перенаправлять расходы между статьями в пределах их компетенции, если результат не превышает утвержденную сумму для отдела? Если ожидается перерасход, в нем может быть указано, что глава отдела должен проинформировать исполнительного директора, чтобы посмотреть, может ли перерасход быть уменьшен или погашен другим отделом.Он может предусматривать, что о любом ожидаемом превышении более чем XX% необходимо сообщать в финансовый комитет для утверждения.

Другие ресурсы:

Изучение сообщества: эффективные методы финансового управления в искусстве, публикация National Arts Strategies: Джим Розенберг, главный автор; Рассел Уиллис Тейлор, редактор, 2006 г.
http://www.artstrategies.org/downloads/Effective_Management_Practices_in_the_Arts.pdf

Финансовое планирование для некоммерческих организаций Джоди Блейзек, John Wiley & Sons, Inc., 2000

Финансирование некоммерческих организаций, применение теории на практике, под редакцией Денниса Р. Янга, AltaMira Press и Национального центра некоммерческих организаций, 2007

© 2009 Элизабет Гамильтон Фоли

Процесс бюджетирования: полное руководство | Клеверизм

Составление бюджета — это процесс, при котором определяются будущие доходы и расходы, чтобы упростить процесс расходования.Составление бюджета осуществляется с целью отслеживания расходов и доходов. Он служит методом мониторинга и контроля для управления финансами бизнеса. Он начинается с определения финансовых целей, в соответствии с которыми будет составляться бюджет. Другие важные действия в процессе составления бюджета включают такие вещи, как прогнозирование, мониторинг, контроль и оценка финансовых целей.

Процесс составления бюджета очень важен для любого хозяйствующего субъекта. Без надлежащего бюджета бизнес никогда не сможет отслеживать, сколько он заработал и сколько потратил.Бюджет служит отличным ориентиром, с помощью которого бизнес может контролировать свой поток доходов и заранее определять потенциальные опасности для него. Кроме того, бюджет выступает в качестве ценного инструмента, позволяющего контролировать расходы компании. Бюджет гарантирует, что все деньги тратятся в правильном направлении и финансовые цели достигнуты. Некоторые из важных аспектов бюджетного процесса обсуждаются ниже.

Убедитесь, что вы понимаете разницу в личном бюджете.

© Shutterstock.com | педросек

В этой статье мы рассмотрим 1) подходов к бюджетному процессу , 2) компонентов бюджета , 3) шагов в бюджетном процессе и 4) важность бюджетов .

ПОДХОДЫ К ПРОЦЕССУ БЮДЖЕТА

Составление бюджета можно осуществлять разными способами, и всегда разумно знать больше, чем просто один способ составления бюджета. Однако есть два наиболее важных подхода к процессу составления бюджета:

Нисходящий бюджет

В процессе составления бюджета сверху вниз основной вклад вносят руководители высшего звена.Эшелон определенной организационной иерархии устанавливает все ориентиры, в соответствии с которыми будет составляться бюджет. Они определяют финансовые цели, которые должен поддерживать бюджет. Более того, руководящие принципы, касающиеся бюджета продаж, компенсаций и т. Д., Даются высшим руководством. Руководству нижнего уровня предоставляется наименьшая степень участия в бюджетном процессе. Они участвуют только в выполнении этих рекомендаций.

Бюджет снизу вверх

При восходящем подходе к составлению бюджета используется более инклюзивный подход к бюджетному процессу.Хотя высшее руководство выдает общие руководящие принципы, относящиеся к бюджету, тем не менее, эти бюджеты формулируют сотрудники и низшее руководство. Каждое подразделение организации формирует свой бюджет в соответствии с общими руководящими принципами. В конечном итоге бюджет всей организации формируется путем объединения индивидуальных бюджетов каждого подразделения. Подход снизу вверх к бюджетному процессу очень инклюзивный по своей природе. В целом сотрудники, как правило, гораздо более привержены работе в рамках бюджета при таком подходе.Это связано с тем, что сотрудники участвовали в составлении бюджета и поэтому знают, что бюджет очень приемлемый.

КОМПОНЕНТЫ БЮДЖЕТА

В организации много подразделений, поэтому составление бюджета для каждого подразделения зависит от его потребностей. Когда все бюджеты каждого подразделения объединяются, получается окончательный бюджет, который часто называют «основным бюджетом». Различные компоненты бюджета обсуждаются следующим образом:

Бюджет продаж

Бюджет продаж описывает прогнозируемый поток доходов бизнеса.Обычно это первый бюджет, который нужно подготовить, поскольку полученные доходы в конечном итоге определяют уровень расходов. В рамках бюджета продаж прогнозируются продажи бизнеса. Продажи прогнозируются с точки зрения объема продаж и выручки от продаж. Прогноз делается на основе:

  1. Предыдущая структура продаж
  2. Экономические условия напр. уровень инфляции, процентная ставка, обменный курс, темп экономического роста
  3. Политические условия
  4. Состояние конкуренции на рынке
  5. Другие факторы, которые могут повлиять на продажи e.г. технологии и др.

Производственный бюджет

Производственный бюджет имеет большое значение в общем процессе составления бюджета. Он определяет количество единиц продукта, которое будет производить предприятие. Он также определяет стоимость, по которой должны производиться продукты. Бюджет производства составляется согласно бюджету продаж. Требуемые единицы продаж, начальные запасы и необходимые запасы на конец периода используются для достижения количества единиц, которое должно быть произведено в бюджетный период.

Бюджет на прямые закупки материалов

Прямые материалы, как следует из названия, — это те материалы, которые используются непосредственно в производстве товаров. Бюджет, связанный с прямыми материалами, определяет количество и стоимость этих ресурсов, которые потребуются в производственной деятельности.

Бюджет на оплату труда, накладных расходов и SG&A

Бюджеты, связанные с оплатой труда, накладными расходами и коммерческими и административными расходами (коммерческими, общими и административными), готовятся отдельно.Затем они объединяются под одной головкой.

  1. Подготовлен прямой бюджет на оплату труда. Труд, участвующий в производственном процессе, составляет прямые затраты на рабочую силу. Этот бюджет составляется с учетом количества рабочих часов и стоимости часа.
  2. Накладные расходы — это те затраты, которые не возникают непосредственно при производстве товаров, но необходимы для производственной деятельности, например аренда фабрики. Смета накладных расходов составляется в зависимости от рабочего времени.
  3. SG&A расходы понесены для выполнения повседневных операций бизнеса. Они состоят из постоянных и переменных затрат.

Денежный бюджет

Известно, что деньги имеют такое же значение для бизнеса, как кровь для тела. Независимо от того, насколько успешен бизнес, если у него кончатся деньги, его выживание окажется под серьезной угрозой. Чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнеса, сильный упор должен быть сделан на развитие кассового бюджета.Денежный бюджет помогает заранее сформулировать платежные и приемные циклы бизнеса и, таким образом, гарантирует, что наличные деньги будут легко доступны для бизнеса. Составляя кассовый бюджет, бизнес может отслеживать свою дебиторскую и кредиторскую задолженность. Чтобы избежать нехватки денежных средств, предприятие может организовать свои планы кредитования, связанные с дебиторской и кредиторской задолженностью.

Бюджетная финансовая отчетность

Бюджетная финансовая отчетность готовится на основе каждого компонента бюджета.Эти бюджетные финансовые отчеты называются проформными финансовыми отчетами. С помощью финансовой отчетности, заложенной в бюджет, предприятие сможет прогнозировать свою прибыль. Прогнозирование прибыли важно, потому что оно определит жизнеспособность бизнеса.

ЭТАПЫ БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА

Составление бюджета — это подробный процесс с несколькими сложными шагами, ведущими к пониманию его в целом. Пошаговое руководство по процессу составления бюджета приведено ниже.

1. Обновление бюджетных предположений

Бюджеты всегда готовятся на основе определенных предположений. Эти предположения могут быть связаны с тенденциями продаж, тенденциями затрат или условиями окружающей среды. Прежде чем приступить к составлению бюджета, эти предположения должны быть тщательно проанализированы в соответствии с недавними условиями окружающей среды.

2. Примечание Доступное финансирование

Ограниченное финансирование может сильно помешать проектам роста бизнеса. Следовательно, при подготовке бюджетов необходимо уделять должное внимание доступному финансированию, поскольку наличие инвестируемых средств будет определять начало жизнеспособных проектов.

3. Пункты калькуляции ступеней

Деловая среда динамична. Каждый день перед ним встают задачи, которые могут полностью изменить его структуру затрат. Таким образом, в процессе составления бюджета следует тщательно учитывать определенные факторы, которые могут повлиять на стоимость бизнеса. Эти факторы следует определить заранее, чтобы бюджет был реалистичным.

4. Создать бюджетный пакет

В пакете бюджета предыдущие стандарты, относящиеся к процессу составления бюджета, используются для составления бюджета на текущий период.Предыдущие стандарты обновляются с учетом последних условий окружающей среды. Бюджетный пакет — это своего рода набросок, в соответствии с которым должен быть подготовлен бюджет.

5. Получить прогноз выручки

Нельзя отрицать тот факт, что бюджет продаж — это самый важный бюджет из всех. Все бюджеты основаны на бюджете продаж. Кроме того, бюджет продаж определяет, приносит ли бизнес достаточно дохода, необходимого для его выживания. Следовательно, необходимо уделять должное внимание составлению бюджета продаж путем точного прогнозирования спроса.

6. Получение бюджета отдела

Бюджеты департаментов помогут достичь запланированных расходов на бюджетный период. Каждый отдел подготовит свой собственный бюджет, а затем все они будут объединены, чтобы стать частью основного бюджета.

7. Подтвердить компенсацию

Компенсационные планы — важный компонент бюджетного процесса. Поскольку компенсация ежегодно увеличивается, ее следует готовить с большой осторожностью.Разрешение на увеличение вознаграждения должно быть сначала получено от высшего руководства, а затем оно должно быть увеличено в бюджетных планах вознаграждения.

8. Подтвердить бонусные планы

В целях поддержания морального духа сотрудников мотивированным сотрудникам часто выплачиваются бонусы. Бонусы выступают в качестве метода оценки. Объявления о бонусах, которые не учитываются в процессе составления бюджета, могут нанести ущерб прибылям бизнеса. Поэтому любые бонусные планы следует учитывать заранее.По поводу любых бонусных планов следует проконсультироваться с высшим руководством.

9. Получение запросов на капитальный бюджет

Капитальные вложения обеспечивают расширение бизнеса. Это помогает бизнесу использовать возможности, необходимые для роста бизнеса. Любые планы капитальных затрат следует составлять заранее и соответственно включать в бюджетный процесс.

10. Обновление бюджетной модели

Любые изменения в предположениях бюджетной модели должны быть обновлены, и окончательный бюджет должен быть подготовлен соответствующим образом.Задержка в этом может привести к сбоям в дальнейшем, которые могут вызвать путаницу.

11. Просмотрите бюджет

Бюджет должен быть тщательно пересмотрен после его подготовки, чтобы исправить любые недостатки. Неправильно поставленная маленькая десятичная дробь может вызвать серьезный дисбаланс в бюджетной ведомости.

12. Получить разрешение

Бюджет должен быть представлен высшему руководству. Они будут оценивать, был ли он подготовлен в соответствии с их требованиями, и, наконец, я одобряю его, если он не требует никаких изменений.

13. Оформить бюджет

Бюджет должен быть официально выпущен после его утверждения. Все операции тут же и будут происходить по нему.

ВАЖНОСТЬ БЮДЖЕТОВ

Бюджеты устанавливают целевые показатели

Бюджеты служат отличным инструментом для контроля и мониторинга. Они обеспечивают четкое руководство, в соответствии с которым следует вести бизнес. В бюджетах устанавливаются целевые показатели затрат и доходов, которые затем могут быть достигнуты различными способами.

Стратегия требует финансирования

Бюджеты помогают сформулировать планы капитальных затрат бизнеса. Доступное финансирование — это всегда первое, на что обращаются за подготовкой бюджета. Доступное финансирование определяет вид планов капитальных затрат, которые может выбрать предприятие. Более того, зная это заранее, бизнес может принять решение о стратегии, которой он может следовать. Таким образом, составление бюджета значительно облегчает формулирование стратегии за счет заблаговременного определения доступного финансирования.

Бюджеты сообщают приоритеты

Бюджеты — отличный способ обозначить приоритеты. Распределение бюджета по разным подразделениям бизнеса многое говорит о приоритетах бизнеса. Например, если бизнес выделяет огромные средства на отдел продаж, это означает, что бизнес уделяет большое внимание продажам и распространению проекта. В то время как если большой объем финансирования предоставляется отделу исследований и разработок, это означает, что бизнес хочет сосредоточиться на разработке новых продуктов и, соответственно, преуспеть на рынке.

Контрольные расходы

За счет точного определения расходов процесс составления бюджета помогает контролировать расходы. Без бюджета бизнес никогда не сможет отслеживать свои расходы и в конечном итоге может понести значительные убытки. Однако бюджет дает им четкие ожидания, благодаря которым они всегда могут предсказать, в каком направлении пойдет бизнес.

Устранение войн за газоны

За счет заблаговременной расстановки приоритетов в расходах бюджеты помогают избежать «войн за сферы влияния» при принятии решения о том, в какие проекты инвестировать.Это особенно помогает, когда бизнес-подразделения высказывают твердые мнения о распределении средств. В противном случае эти аргументы могут сильно исказить рабочую среду. Вместо совместной работы бизнес-подразделения начинают работать в противоположных направлениях, что в конечном итоге наносит ущерб достижению бизнес-целей.

Обеспечивает маржу прибыли

Процесс бюджетирования помогает формировать предварительную финансовую отчетность. Разрабатывая эту прогнозируемую финансовую отчетность, компания может отслеживать свою прибыль.Это определит, будет ли выгодно вести бизнес в будущем. Если бизнес не приносит прибыли, у него будет достаточно времени, чтобы заранее скорректировать свои доходы и расходы. Получение прибыли — важнейший фактор, благодаря которому работает бизнес. Без получения прибыли бизнес не может надеяться на долгое существование в будущем.

Таким образом, бюджет может показаться дополнительной проблемой, но это важный и ключевой аспект бизнеса. Именно через установление бюджета прибыль, доход и сбережения могут быть категорически поняты, сохранены и запланированы на будущее.Благодаря тщательному и целевому бюджету каждый бизнес становится лучше подготовлен к анализу, откуда приходят деньги, а также к ведению учета того, куда они идут. Создание бюджета помогает снизить риск непредвиденных потерь, поскольку статистика может помочь бизнесу в прогнозировании будущих тенденций. Прежде всего, это, по сути, позволяет им придумывать новые схемы и стратегии для получения большей прибыли в будущем. Правильно и прилежно выполняя шаги к пониманию поставленных целей, люди могут научиться эффективно работать с течением времени.Это также помогает им накопить опыт в расходах и позволяет им знать, что сэкономлено, а что излишне потрачено. Таким образом, можно сделать вывод, что бюджет — очень полезный инструмент, когда бизнес пытается тратить слишком много и получать слишком мало.

7.1 Введение в составление бюджета и бюджетные процессы

Бюджет — для планирования и контроля

Время и деньги — дефицитные ресурсы для всех людей и организаций; эффективное и действенное использование этих ресурсов требует планирования.Однако одного планирования недостаточно. Контроль также необходим для обеспечения того, чтобы планы действительно выполнялись. Бюджет — это инструмент, который менеджеры используют для планирования и контроля использования ограниченных ресурсов. Бюджет — это план, показывающий цели компании и то, как руководство намеревается приобретать и использовать ресурсы для достижения этих целей.

Компании, некоммерческие организации и государственные учреждения используют разные типы бюджетов. Бюджеты ответственности предназначены для оценки производительности отдельного сегмента или менеджера.В капитальных бюджетах оцениваются долгосрочные капитальные проекты, такие как добавление оборудования или перенос завода. В этой главе исследуется основной бюджет , который состоит из запланированного операционного бюджета и финансового бюджета. Запланированный операционный бюджет помогает спланировать будущую прибыль и дает прогнозируемый отчет о прибылях и убытках. Финансовый бюджет помогает руководству планировать финансирование активов и приводит к прогнозируемому балансу.

Процесс составления бюджета включает планирование будущей прибыльности, поскольку получение разумной отдачи от используемых ресурсов является основной целью компании.Компания должна разработать какой-то метод, позволяющий справиться с неопределенностью будущего. Компания, которая не занимается никаким планированием, по умолчанию решает иметь дело с будущим и может реагировать на события только тогда, когда они происходят. Однако большинство предприятий разрабатывают план действий, которые они предпримут с учетом прогнозируемых событий, которые могут произойти.

Бюджет: (1) показывает операционные планы руководства на ближайшие периоды; (2) формализует планы руководства в количественном выражении; (3) заставляет руководство всех уровней думать наперед, предвидеть результаты и принимать меры по исправлению возможных плохих результатов; и (4) может мотивировать людей стремиться к достижению поставленных целей.

Компании могут использовать сравнения бюджета с фактическими данными для оценки индивидуальных показателей. Например, стандартные переменные затраты на производство персонального компьютера в IBM — это бюджетная цифра. Эту цифру можно сравнить с фактическими затратами на производство персональных компьютеров, чтобы оценить производительность руководителей производства персональных компьютеров и сотрудников, производящих персональные компьютеры. Мы сделаем такое сравнение в следующей главе.

Многие другие преимущества являются результатом подготовки и использования бюджетов.Например: (1) предприятия могут лучше координировать свою деятельность; (2) менеджеры узнают о планах других менеджеров; (3) сотрудники становятся более экономными и стараются экономить ресурсы; (4) компания пересматривает свой организационный план и при необходимости вносит в него изменения; и (5) менеджеры развивают видение, которое иначе не могло бы быть развито.

Процесс планирования, результатом которого является формальный бюджет, дает возможность руководству различных уровней продумать и зафиксировать планы на будущее в письменной форме.Кроме того, правильно подготовленный бюджет позволяет руководству следовать принципу управления по исключениям, уделяя внимание результатам, которые значительно отклоняются от запланированного уровня. По всем этим причинам бюджет должен четко отражать ожидаемые результаты.

Невыполнение бюджета из-за неопределенности будущего — плохой предлог для невыполнения бюджета. На самом деле, чем менее стабильны условия, тем более необходимо и желательно составление бюджета, хотя процесс становится более сложным.Очевидно, что стабильные условия эксплуатации позволяют больше полагаться на прошлый опыт в качестве основы для составления бюджета. Однако помните, что бюджеты включают в себя не только прошлые результаты компании. Бюджеты также учитывают планы компании на будущее и выражают ожидаемую деятельность. В результате бюджетные показатели более полезны, чем прошлые показатели, как основа для оценки фактических результатов.

Бюджет должен описывать допущения руководства в отношении: (1) состояния экономики на горизонте планирования; (2) планы добавления, удаления или изменения линейки продуктов; (3) характер конкуренции в отрасли; и (4) влияние существующих или возможных государственных постановлений.Если эти допущения изменяются в течение бюджетного периода, руководство должно проанализировать последствия этих изменений и включить их в оценку исполнения на основе фактических результатов.

Бюджеты — это количественные планы на будущее. Однако они основаны в основном на прошлом опыте, скорректированном с учетом будущих ожиданий. Таким образом, бухгалтерские данные, относящиеся к прошлому, играют важную роль в подготовке бюджета. Система бухгалтерского учета и бюджет тесно связаны. Детали бюджета должны согласовываться со счетами бухгалтерской книги компании.В свою очередь, счета должны быть разработаны так, чтобы предоставлять соответствующую информацию для подготовки бюджета, финансовых отчетов и промежуточных финансовых отчетов для облегчения оперативного контроля.

Руководству следует часто сравнивать данные бухгалтерского учета с бюджетными прогнозами в течение бюджетного периода и исследовать любые различия. Однако составление бюджета не заменяет хорошего управления. Напротив, бюджет является важным инструментом управленческого контроля. Менеджеры принимают решения при подготовке бюджета, которые служат планом действий.

Период, покрываемый бюджетом, варьируется в зависимости от характера конкретной деятельности. Денежные бюджеты могут охватывать неделю или месяц; бюджеты продаж и производства могут охватывать месяц, квартал или год; а общий операционный бюджет может охватывать квартал или год.

Составление бюджета включает координацию финансового и нефинансового планирования для достижения целей и задач организации. Не существует надежного метода подготовки эффективного бюджета. Однако составителям бюджета следует внимательно изучить следующие условия:

  • Поддержка высшего руководства Все уровни управления должны осознавать важность бюджета для компании и должны знать, что бюджет поддерживается высшим руководством.Таким образом, высшее руководство должно четко обозначить долгосрочные цели и общие задачи. Эти цели и задачи должны быть доведены до сведения всей организации. Долгосрочные цели включают ожидаемое качество продуктов или услуг, темпы роста продаж и прибыли, а также целевые показатели доли рынка. Следует избегать чрезмерного акцента на механике бюджетного процесса.
  • Участие в постановке целей Руководство использует бюджеты, чтобы показать, как оно намеревается приобретать и использовать ресурсы для достижения долгосрочных целей компании.Сотрудники с большей вероятностью будут стремиться к достижению целей организации, если они будут участвовать в их постановке и составлении бюджетов. Часто у сотрудников есть важная информация, которая может помочь в составлении осмысленного бюджета. Кроме того, сотрудники могут быть мотивированы выполнять свои собственные функции в рамках бюджетных ограничений, если они привержены достижению целей организации.
  • Сообщение о результатах Люди должны быть быстро и четко информированы о своих успехах. Эффективное общение предполагает (1) своевременность, (2) разумную точность и (3) лучшее понимание.Менеджеры должны эффективно сообщать о результатах, чтобы сотрудники могли вносить любые необходимые коррективы в свою работу.
  • Гибкость Если основные предположения, лежащие в основе изменения бюджета в течение года, должны быть пересмотрены, запланированный операционный бюджет должен быть пересмотрен. В целях контроля после того, как станет известен фактический уровень операций, фактические доходы и расходы можно сравнить с ожидаемыми показателями на этом уровне операций.
  • Контроль за исполнением Контроль за бюджетом и обратная связь с данными являются частью контрольного аспекта бюджетного контроля.Поскольку бюджеты имеют дело с прогнозами и оценками будущих операционных результатов и финансового положения, менеджеры должны постоянно проверять свои бюджеты и корректировать их при необходимости. Часто руководство использует отчеты об исполнении в качестве дополнительного инструмента для сравнения фактических результатов с результатами, заложенными в бюджет.

Термин «бюджет» имеет негативное значение для многих сотрудников. Часто в прошлом руководство навязывало бюджет сверху, не учитывая мнения и чувства затронутого персонала.Такой диктаторский процесс может привести к сопротивлению бюджета. В основе такого сопротивления может лежать ряд причин, включая непонимание процесса, беспокойство о статусе и ожидание усиления давления с целью выполнения. Сотрудники могут полагать, что метод оценки эффективности несправедлив или что цели нереалистичны и недостижимы. Им может не хватать уверенности в том, как формируются данные бухгалтерского учета, или они могут предпочесть менее формальную систему связи и оценки. Часто эти опасения совершенно необоснованны, но если сотрудники считают, что эти проблемы существуют, трудно достичь целей составления бюджета.

Проблемы, возникшие с такими навязанными бюджетами, вынудили бухгалтеров и руководство перейти на составление бюджета с участием населения. Составление бюджета с участием означает, что все уровни управления, ответственные за фактическую эффективность, активно участвуют в постановке операционных целей на предстоящий период. Менеджеры и другие сотрудники с большей вероятностью поймут, примут и преследуют цели, когда они будут участвовать в их формулировании.

В рамках процесса составления бюджета с участием общественности бухгалтеры должны быть составителями или координаторами бюджета, а не составителями.Они должны быть под рукой в ​​процессе подготовки, чтобы представить и объяснить важные финансовые данные. Бухгалтеры должны определить соответствующие данные о затратах, которые позволяют количественно выразить цели руководства в долларах. Бухгалтеры несут ответственность за составление содержательных бюджетных отчетов. Кроме того, бухгалтеры должны постоянно стремиться к тому, чтобы система бухгалтерского учета более отвечала управленческим потребностям. Такая оперативность, в свою очередь, повышает доверие к системе бухгалтерского учета.

Хотя многие компании успешно использовали составление бюджета на основе участия, оно не всегда работает.Исследования показали, что во многих организациях участие в составлении бюджета не способствовало повышению мотивации сотрудников для достижения запланированных целей. Работает ли участие или нет, зависит от стиля руководства, отношения сотрудников, а также размера и структуры организации. Участие — не ответ на все проблемы подготовки бюджета. Однако это один из способов достижения лучших результатов в организациях, восприимчивых к философии участия.

Бизнес-бюджет

: что это?

Бизнес-бюджет оценивает доходы и расходы организации за определенный период времени.

Узнайте больше о том, как работает бизнес-бюджет, и получите его на примере.

Что такое бизнес-бюджет?

Бизнес-бюджет дает точную картину расходов и доходов и должен определять важные бизнес-решения, например, увеличивать ли маркетинг, сокращать ли расходы, нанимать персонал, покупать оборудование и повышать эффективность другими способами. В нем также излагаются финансовые и операционные цели вашей организации, поэтому его можно рассматривать как план действий, который помогает вам распределять ресурсы, оценивать результаты и формулировать планы.

Как работает бизнес-бюджет

Основной процесс планирования бюджета включает в себя ежемесячный список постоянных и переменных затрат вашего бизнеса, а затем принятие решения о распределении средств для отражения целей.

Компании часто используют специальные типы бюджетов для оценки конкретных сфер деятельности. Например, бюджет движения денежных средств прогнозирует приток и отток денежных средств вашего бизнеса за определенный период времени. Его основное использование — предсказать способность вашего бизнеса получать больше денег, чем выплачивает.

Большинство предприятий имеют фиксированные затраты, не зависящие от выручки от продаж, например:

  • Комфортное строительство или офис, или расходы на ипотеку
  • Платежи по кредиту (при использовании заемного финансирования)
  • Страхование
  • Аренда автомобиля (или платежи по кредиту, если автомобиль приобретен)
  • Оборудование (машины, инструменты, компьютеры и др.)
  • Заработная плата (если работники получают зарплату)
  • Коммунальные услуги, такие как плата за стационарный телефон и интернет

Переменные затраты увеличиваются или уменьшаются в зависимости от уровня деловой активности.Примеры включают:

  • Заработная плата или комиссионные подрядчиков (для продавцов)
  • Коммунальные услуги, такие как электричество, газ или вода, количество которых увеличивается с ростом активности
  • Сырье
  • Стоимость доставки и доставки
  • Реклама (может быть фиксированной или переменной)
  • Техническое обслуживание и ремонт оборудования

Важно быть реалистичным в своих бюджетных прогнозах. В случае сомнений будьте консервативны, переоценивайте свои расходы и недооценивайте свои доходы.Это особенно сложно, если вы начинаете новый бизнес и не располагаете бюджетными данными за предыдущий год, на которые можно было бы рассчитывать. В этом случае, как правило, гораздо проще оценить расходы, чем доходы.

По мере продвижения бюджетного года оценки следует ежемесячно обновлять фактическими цифрами, чтобы вы могли проверить точность своих прогнозов. Обратите внимание, что часто существуют радикальные различия между фактическими и прогнозируемыми доходами и расходами из-за непредвиденных деловых обстоятельств и / или меняющихся деловых и экономических циклов, таких как:

  • Приобретение или потеря крупного клиента
  • Необходимость покупки или замены дорогостоящего оборудования
  • Повышение арендной платы
  • Наем сотрудников
  • Рост конкуренции
  • Изменения в налоговом кодексе

Нужен ли мне бизнес-бюджет?

Если у вас есть бизнес, вам нужен бюджет.

Бюджет является неотъемлемой частью бизнес-плана и необходим для начала нового бизнеса. Он играет важную роль в определении ваших начальных и эксплуатационных расходов. Как только ваш бизнес создан, составление бюджета становится регулярной задачей, которая обычно выполняется ежеквартально или ежегодно.

Без бюджета вы можете не знать, как работает ваш бизнес.

Пример шаблона бизнес-бюджета

Простой шаблон бизнес-бюджета включает в себя расходы, типичные для большинства малых предприятий.Вы можете использовать и изменять шаблон по мере необходимости, чтобы он соответствовал вашему бизнесу, при необходимости заполняя свою информацию. Ваш законченный бюджет может выглядеть примерно так:

Доход Фактическое Бюджет Разница
Операционная прибыль
Продажи за 1 квартал 34 300 долл. США.00 35 000,00 долл. США –700,00 $
Продажи за 2 квартал 35 250,00 долл. США 35 000,00 долл. США 250,00 $
Продажи за 3 квартал 31 300,00 $ 30 000,00 долл. США 1300,00 $
Продажи за 4 квартал 27 100,00 $ 25 000,00 долл. США –900,00
Итого операционная прибыль 127 950 долл. США.00 125 000,00 долл. США 2 950,00 долл. США
Внеоперационная прибыль
Проценты 650,00 $ 600,00 $ 50,00 $
Прочее 1020,00 $ 500,00 $ 520,00 $
Общая внереализационная прибыль 1 670 долл. США.00 1,100,00 долл. США 570,00 $
Общий доход 129 620,00 долл. США 126 100,00 долларов США $ 3 520,00
Расходы Фактическое Бюджет Разница
Операционные расходы
Аренда 12 000 долл. США.00 12 000,00 долл. США
Страхование 2 500,00 $ 2 500,00 долл. США
Электроэнергия $ 1,150,00 $ 1,100,00 50,00 $
Газ $ 1 250,00 1100,00 долл. США 150,00 $
Интернет 600,00 $ 600,00 $
Телефон 2200 долларов США.00 $ 1 900,00 300,00 $
Путешествие 2 300,00 $ 90 487 2100,00 $ 200,00 $
Заработная плата и пособия 66 000,00 долл. США 60 000,00 долл. США 6000,00 долл. США
Реклама 1 200,00 $ 90 487 1 000,00 долл. США 200,00 $
Лицензионные сборы 500,00 $ 500,00 $
Канцелярские товары 430 долларов.00 500,00 $ — 70,00 долл. США
Отгрузка и доставка 850,00 $ 1 000,00 долл. США –150,00 $
Техническое обслуживание и ремонт 1100,00 долл. США 1 500,00 $ 90 487 — 400,00 долл. США
Прочее 800,00 $ 1000,00 $ –200,00 $
Итого операционные расходы 92 880,00 долл. США 86 800 долл. США.00 6080,00 долл. США
Нерабочие расходы
Смартфоны 1 800,00 $ 90 487 2 000,00 долл. США –200,00 $
Таблетки 1 500,00 $ 90 487 2 000,00 долл. США –500,00 $
Итого неоперационные расходы 3 300 долл. США.00 4 000,00 долл. США –700,00 долл. США
Итого расходы 96 180,00 долл. США 90 800,00 долл. США 5380,00 долл. США
Чистая прибыль 33 440,00 долл. США 35 300 долл. США.00 –1900,00 долл. США

Многие бюджеты также включают фактические цифры за несколько кварталов или лет для сравнения с тем, что прогнозируется на следующий квартал или год. В большинстве бухгалтерских программ есть опции для составления бюджета / прогнозирования.

Ключевые выводы

  • Бизнес-бюджет оценивает доходы и расходы организации за определенный период времени и определяет важные бизнес-решения.
  • Компании часто используют специальные типы бюджетов для оценки конкретных сфер деятельности.
  • Бюджеты помогают компаниям понимать начальные и операционные затраты и отслеживать эффективность.
  • Большинство бюджетов включают фиксированные и переменные доходы и расходы.

Бюджетирование и бизнес-планирование

После того, как ваш бизнес заработает, важно спланировать его финансовые показатели и строго управлять ими. Создание бюджетного процесса — это наиболее эффективный способ сохранить ваш бизнес — и его финансы — в нужном русле.

В этом руководстве описаны преимущества бизнес-планирования и составления бюджета, а также объясняется, как это сделать. Он предлагает варианты действий, которые помогут вам более эффективно управлять финансовым положением вашего бизнеса и обеспечить практическую реализацию ваших планов.

Планирование успеха в бизнесе

Когда вы занимаетесь бизнесом, легко увязнуть в повседневных проблемах и забыть о более широкой картине. Однако успешные компании тратят время на создание и управление бюджетами, подготовку и анализ бизнес-планов и регулярный мониторинг финансов и результатов деятельности.

Структурированное планирование может иметь решающее значение для роста вашего бизнеса. Это позволит вам сконцентрировать ресурсы на увеличении прибыли, сокращении затрат и увеличении окупаемости инвестиций.

Фактически, даже без формального процесса, многие предприятия выполняют большую часть деятельности, связанной с бизнес-планированием, например, обдумывают области роста, конкурентов, денежные потоки и прибыль.

Преобразование этого в единый процесс управления развитием вашего бизнеса не должно быть трудным или длительным.Самое главное, что планы составлены, они динамичны и доводятся до сведения всех участников. На странице этого руководства вы узнаете, что включить в свой годовой план.

Преимущества

Ключевым преимуществом бизнес-планирования является то, что оно позволяет вам сосредоточить внимание на направлении вашего бизнеса и обеспечивает цели, которые помогут вашему бизнесу расти. Это также даст вам возможность отступить и проанализировать свою работу и факторы, влияющие на ваш бизнес.Бизнес-планирование может дать вам:

  • большая способность к постоянному совершенствованию и предвидению проблем
  • надежная финансовая информация, на которой принимаются решения
  • улучшенная четкость и фокус
  • больше уверенности в принятии решений

Что включить в свой годовой план

Основная цель вашего годового бизнес-плана — изложить стратегию и план действий для вашего бизнеса. Это должно включать четкую финансовую картину вашего положения и ожидаемого развития в предстоящем году.Ваш годовой бизнес-план должен включать:

  • план изменений, которые вы хотите внести в свой бизнес
  • потенциальных изменений для вашего рынка, клиентов и конкуренции
  • Ваши цели и задачи на год
  • ваши ключевые показатели эффективности
  • любые вопросы или проблемы
  • любые оперативные изменения
  • информация о вашем руководстве и людях
  • ваши финансовые показатели и прогнозы
  • реквизиты инвестирования в бизнес

Бизнес-планирование наиболее эффективно, когда это непрерывный процесс.Это позволяет вам действовать быстро там, где это необходимо, а не просто реагировать на события после того, как они произошли.

Типичный цикл бизнес-планирования

  1. Сравните ваши текущие показатели с целями прошлого / текущего года.
  2. Проработайте свои возможности и угрозы.
  3. Проанализируйте свои успехи и неудачи за предыдущий год.
  4. Посмотрите на свои ключевые цели на предстоящий год и измените или восстановите свое долгосрочное планирование.
  5. Определите и уточнить последствия вашего обзора для ресурсов и составьте бюджет.
  6. Определите целевые показатели прибылей и убытков и баланса на новый финансовый год.
  7. Завершите план.
  8. Проверяйте его регулярно — например, ежемесячно — путем мониторинга производительности, анализа прогресса и достижения целей.
  9. Вернуться на 1.

Бюджеты и бизнес-планирование

Новые владельцы малого бизнеса могут вести свой бизнес спокойно и могут не видеть необходимости в бюджете.Однако, если вы планируете будущее своего бизнеса, вам нужно будет финансировать свои планы. Составление бюджета — это наиболее эффективный способ контролировать ваш денежный поток, позволяющий инвестировать в новые возможности в подходящее время.

Если ваш бизнес растет, возможно, вы не всегда сможете работать со всеми его частями. Возможно, вам придется разделить свой бюджет между различными областями, такими как продажи, производство, маркетинг и т. Д. Вы обнаружите, что деньги начинают двигаться во многих разных направлениях через вашу организацию — бюджеты являются жизненно важным инструментом для обеспечения того, чтобы вы продолжали контролировать расходов.

Бюджет — это план:

  • Управляйте своими финансами
  • убедитесь, что вы можете продолжать финансировать свои текущие обязательства
  • позволяет принимать уверенные финансовые решения и достигать поставленных целей.
  • убедитесь, что у вас достаточно денег для ваших будущих проектов

В нем указано, на что вы будете тратить свои деньги и как эти расходы будут финансироваться. Однако это не прогноз. Прогноз — это предсказание будущего, тогда как бюджет — это запланированный результат будущего, определяемый вашим планом, которого хочет достичь ваш бизнес.

Преимущества бизнес-бюджета

Составление бизнес-бюджета дает ряд преимуществ, в том числе возможность лучше:

  • эффективно управляйте своими деньгами
  • выделить соответствующие ресурсы на проекты
  • монитор производительности
  • для достижения ваших целей
  • улучшить процесс принятия решений
  • выявлять проблемы до того, как они возникнут, например, необходимость привлечения финансирования или трудности с денежным потоком
  • план на будущее
  • повышение мотивации персонала

Создание бюджета

Создание, мониторинг и управление бюджетом — ключ к успеху в бизнесе.Это должно помочь вам распределять ресурсы там, где они необходимы, чтобы ваш бизнес оставался прибыльным и успешным. Это не должно быть сложно. Вам просто нужно определить, сколько вы, вероятно, заработаете и потратите в бюджетный период.

Начните с вопросов:

  • Какие прогнозируемые продажи на бюджетный период? Будьте реалистичны — если вы переоцените, это вызовет у вас проблемы в будущем.
  • Каковы прямые затраты продаж — i.е. затраты на материалы, компоненты или субподрядчиков для производства продукта или оказания услуги?
  • Что такое фиксированные затраты , или накладные расходы?

Следует разбить постоянные затраты и накладные расходы по типам, например:

  • Стоимость помещений с учетом арендной платы, муниципальных налогов и платы за обслуживание
  • Расходы на персонал
  • — напр. заработная плата, пособия, взносы в план Квебекского родительского страхования (QPIP), взносы в пенсионный план Квебека (QPP) и на финансирование Комиссии по делам труда (CNT)
  • ЖКХ — эл.г. отопление, освещение, телефон
  • полиграфические, почтовые и канцелярские товары
  • транспортные расходы
  • стоимость оборудования
  • реклама и продвижение
  • Путевые расходы и суточные
  • юридических и профессиональных расходов, включая страхование

У вашего бизнеса могут быть разные виды расходов, и вам может потребоваться разделить бюджет по отделам. Не забудьте добавить, сколько вам нужно заплатить самому, и включить налоговую скидку.

Ваш бизнес-план должен помочь в определении прогнозируемых продаж, себестоимости продаж, постоянных затрат и накладных расходов, поэтому было бы целесообразно подготовить его в первую очередь. См. Страницу в этом руководстве по планированию успеха в бизнесе.

Получив данные о доходах и расходах, вы можете определить, сколько денег вы зарабатываете. Вы можете посмотреть на затраты и найти способы их снижения. Вы можете увидеть, есть ли у вас проблемы с денежным потоком, дав себе время что-то с ними сделать.

Когда вы составили бюджет, вы должны придерживаться его, насколько это возможно, но пересматривать и корректировать его по мере необходимости. У успешных предприятий часто есть скользящий бюджет, поэтому они постоянно составляют его, например на год вперед.

Основные этапы составления бюджета

Существует ряд ключевых шагов, которые вы должны выполнить, чтобы убедиться, что ваши бюджеты и планы максимально реалистичны и полезны.

Найдите время для составления бюджета

Если вы потратите некоторое время на создание исчерпывающего и реалистичного бюджета, им будет легче управлять и, в конечном итоге, он станет более эффективным.

Использовать прошлогодние цифры — но только в качестве ориентира

Соберите историческую информацию о продажах и затратах, если они доступны — это может дать вам хорошее представление о вероятных продажах и затратах. Но также важно учитывать, каковы ваши планы продаж, как будут использоваться ваши ресурсы продаж и какие изменения в конкурентной среде.

Создавайте реалистичные бюджеты

Используйте историческую информацию, свой бизнес-план и любые изменения в операциях или приоритетах в бюджете накладных и других постоянных затрат.

Полезно определить взаимосвязь между переменными затратами и продажами, а затем использовать прогноз продаж для прогнозирования переменных затрат. Например, если ваши удельные затраты уменьшатся на 10 процентов на каждые дополнительные 20 процентов продаж, насколько уменьшатся ваши удельные затраты, если вы увеличите продажи на 33 процента?

Убедитесь, что в ваших бюджетах достаточно информации, чтобы вы могли легко отслеживать ключевые движущие силы вашего бизнеса, такие как продажи, затраты и оборотный капитал. Бухгалтерское программное обеспечение может помочь вам управлять своими счетами.

Привлекайте нужных людей

Лучше всего попросить сотрудников, отвечающих за финансовую деятельность, предоставить вам приблизительные цифры вашего бюджета, например, плановые продажи, производственные затраты или контроль над конкретным проектом. Если вы сопоставите их оценки со своими собственными, вы получите более реалистичный бюджет. Это участие также придаст им большую приверженность соблюдению бюджета.

Сколько должен покрываться ваш бюджет

Решите, сколько бюджетов вам действительно нужно.Многие малые предприятия имеют единый общий операционный бюджет, в котором указывается, сколько денег необходимо для ведения бизнеса в предстоящий период — обычно год. По мере роста вашего бизнеса ваш общий операционный бюджет, вероятно, будет состоять из нескольких отдельных бюджетов, таких как бюджет на маркетинг или продажи.

Что необходимо включить в ваш бюджет

Прогнозируемый денежный поток — ваш кассовый бюджет прогнозирует вашу будущую кассовую позицию на помесячной основе. Такой способ составления бюджета жизненно важен для малого бизнеса, так как он может выявить любые трудности, с которыми вы можете столкнуться.Его следует пересматривать не реже одного раза в месяц.

Затраты — как правило, у вашего бизнеса есть три вида затрат:

  • постоянные расходы — такие статьи, как аренда, заработная плата и финансовые затраты
  • переменных затрат, включая сырье и сверхурочные
  • разовые капитальные затраты — покупка компьютерного оборудования или помещений, например

Чтобы спрогнозировать свои затраты, можно просмотреть прошлогодние отчеты и связаться с поставщиками для получения расценок.

Доходы — прогнозы продаж или доходов обычно основываются на сочетании вашей истории продаж и ожидаемой эффективности ваших будущих усилий.

Используя прогнозы продаж и расходов, вы можете подготовить прогноз прибыли на следующие 12 месяцев. Это позволит вам проанализировать свою маржу и другие ключевые показатели, такие как рентабельность инвестиций.

Используйте свой бюджет для измерения эффективности

Если вы основываете свой бюджет на бизнес-плане, вы будете создавать финансовый план действий.Это может выполнять несколько полезных функций, особенно если вы регулярно пересматриваете свои бюджеты в рамках годового цикла планирования.

Ваш бюджет может составлять:

  • индикатор затрат и доходов, связанных с каждым из ваших видов деятельности
  • способ предоставления информации и поддержки управленческих решений в течение года
  • средство мониторинга и контроля вашего бизнеса, особенно если вы проанализируете разницу между вашим фактическим и запланированным доходом.

Бенчмаркинг производительности

Сравнение вашего годового бюджета с прошлым может быть отличным способом оценки эффективности вашего бизнеса — вы можете сравнить свои прогнозируемые цифры, например, с предыдущими годами, чтобы измерить свою производительность.

Вы также можете сравнить свои показатели прогнозируемой рентабельности и роста с показателями других компаний в том же секторе или в разных частях вашего бизнеса.

Ключевые показатели эффективности

Чтобы повысить производительность вашего бизнеса, вам необходимо понимать и отслеживать ключевые «движущие силы» вашего бизнеса — движущий фактор — это то, что имеет большое влияние на ваш бизнес. На эффективность каждого бизнеса влияет множество факторов, поэтому очень важно сосредоточиться на некоторых из них и тщательно их контролировать.

Три ключевых фактора для большинства предприятий:

  • продажа
  • стоит
  • оборотный капитал

Любые тенденции к проблемам с денежными потоками или падению прибыльности будут отражены в этих цифрах, если сравнивать их с вашими бюджетами и прогнозами. Они могут помочь вам обнаружить проблемы на ранней стадии, если они рассчитываются на постоянной основе.

Регулярно пересматривайте свой бюджет

Чтобы эффективно использовать свой бюджет, вам нужно будет часто его пересматривать и пересматривать.Это особенно верно, если ваш бизнес растет и вы планируете осваивать новые направления.

Использование актуальных бюджетов позволяет проявлять гибкость, а также позволяет управлять денежными потоками и определять, что необходимо достичь в следующем бюджетном периоде.

Две основные области для рассмотрения

Ваш фактический доход — каждый месяц сравнивайте свой фактический доход с бюджетом продаж:

  • анализ причин любого дефицита — например, более низкие объемы продаж, плоские рынки, неэффективные продукты
  • с учетом причин особенно высокой текучести — например, были ли ваши цели слишком низкими
  • сравнивая график вашего дохода с вашими прогнозами и проверяя, соответствуют ли они

Анализ этих вариаций поможет вам более точно определять будущие бюджеты, а также позволит вам принять меры там, где это необходимо.

Ваши фактические расходы — регулярно сверяйте фактические расходы с учетом вашего бюджета. Это поможет вам прогнозировать будущие затраты с большей надежностью. Вам следует:

  • Посмотрите, как ваши постоянные расходы отличаются от вашего бюджета
  • проверьте, чтобы ваши переменные затраты соответствовали вашему бюджету — обычно переменные затраты корректируются в соответствии с вашим объемом продаж
  • проанализировать любые причины изменения соотношения между затратами и оборотом
  • проанализировать любые различия в сроках ваших расходов, например, проверив условия оплаты поставщиков.

Исходный документ, Бюджетирование и бизнес-планирование , © Crown copyright 2009
Источник: Business Link UK (ныне GOV.UK / Business)
Адаптировано для Квебека предпринимателями Info


Как работает бюджетирование для компаний

Что такое бюджет?

Бюджет — это прогноз доходов и расходов на определенный будущий период. Бюджеты используются корпорациями, правительствами и домашними хозяйствами и являются неотъемлемой частью эффективного ведения бизнеса (или домашнего хозяйства). Составление бюджета для компаний служит планом действий для менеджеров, а также точкой сравнения в конце периода.

Процесс составления бюджета для компаний может быть сложным, особенно если клиенты не платят вовремя или не получают прибыль, а продажи носят неустойчивый характер. Компании используют несколько типов бюджетов, включая операционные бюджеты и основные бюджеты, а также статические и гибкие бюджеты. В этой статье мы исследуем, как компании подходят к составлению бюджета, а также как компании справляются с невыполнением своих бюджетов.

Ключевые выводы

  • Бюджет — это прогноз доходов и расходов на определенный период, который является неотъемлемой частью эффективного ведения бизнеса.
  • Статический бюджет — это бюджет с числами, основанными на запланированных результатах и ​​затратах для каждого из подразделений фирмы.
  • Бюджет движения денежных средств помогает менеджерам определить сумму денежных средств, генерируемых компанией за период.
  • Гибкие бюджеты содержат фактические результаты и сравниваются со статическим бюджетом компании для выявления любых отклонений.

Как работает бюджет

Хотя процесс составления бюджета для компаний может быть сложным, по сути, бюджет сравнивает выручку компании с ее расходами за определенный период.

Конечно, определение того, сколько потратить на различные расходы и прогноз продаж, — это только одна часть процесса. Руководителям компаний также приходится сталкиваться с множеством других факторов, включая прогнозирование капитальных затрат, которые представляют собой крупные закупки основных средств, таких как оборудование или новый завод. Они также должны планировать свои текущие потребности в денежных средствах, дефицит доходов и экономический фон. Независимо от типа бизнеса, возможность оценивать эффективность с использованием бюджетов имеет решающее значение для общего финансового состояния компании.

Виды бюджетов

Ниже приведены несколько наиболее распространенных типов бюджетов, которые корпорации используют для точного прогнозирования своих чисел.

Общий бюджет

Большинство компаний начинают с основного бюджета, который является прогнозом для всей компании. Основные бюджеты обычно прогнозируют весь финансовый год. Главный бюджет будет включать прогнозы по статьям отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета о движении денежных средств. Эти прогнозы могут включать выручку, расходы, операционные расходы, продажи и капитальные затраты.

Статический бюджет

Статический бюджет — это бюджет с числами, основанными на запланированных результатах и ​​затратах для каждого подразделения фирмы. Статический бюджет обычно является первым этапом составления бюджета, который определяет, сколько у компании есть и сколько она потратит. Статический бюджет учитывает фиксированные расходы, которые не изменяются и не зависят от объемов производства и продаж. Например, арендная плата будет фиксированной стоимостью независимо от объема продаж компании.

Некоторые отрасли, такие как некоммерческие, получают пожертвования и гранты, что приводит к статическому бюджету, который они не могут превышать.Другие отрасли используют статические бюджеты в качестве отправной точки или базового числа, аналогично основному бюджету, и вносят корректировки в конце финансового года, если в бюджете требуется больше или меньше. При создании статического бюджета менеджеры используют методы экономического прогнозирования для определения реалистичных цифр.

Операционный бюджет

Операционный бюджет включает расходы и доходы от повседневной деятельности компании. Операционный бюджет фокусируется на операционных расходах, включая себестоимость проданных товаров (COGS) и выручку или доход.COGS — это стоимость непосредственного труда и материалов, связанных с производством.

Операционный бюджет также представляет собой накладные и административные расходы, непосредственно связанные с производством товаров и услуг. Однако операционный бюджет не включает такие статьи, как капитальные затраты и долгосрочная задолженность.

Бюджет движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств помогает менеджерам определить сумму денежных средств, генерируемых компанией в течение определенного периода. Приток и отток денежных средств для компании важны, потому что расходы должны оплачиваться вовремя за счет генерируемых денежных средств.Например, мониторинг сбора дебиторской задолженности, которая представляет собой деньги, причитающиеся клиентам, может помочь компаниям спрогнозировать денежные средства, подлежащие выплате в определенный период.

Этот процесс может быть сложным, если слишком много клиентов просрочены. Чтобы компенсировать это, многие предприятия создают так называемый «резерв на сомнительные счета», который оценивает сумму дебиторской задолженности, которая, как ожидается, не будет взыскана.

Бюджеты движения денежных средств помогают изучить прошлые практики, выяснить, что работает, а что нет, и внести коррективы.Например, компания может подать заявку на получение краткосрочной кредитной линии на оборотный капитал в банке, чтобы гарантировать, что они получат наличные в случае, если клиент заплатит поздно. Кроме того, компании могут запросить более гибкие варианты для своей кредиторской задолженности, которая представляет собой деньги, причитающиеся поставщикам, чтобы помочь удовлетворить любые краткосрочные потребности в денежных потоках.

Использование бюджета для оценки эффективности

По окончании периода руководство должно сравнить прогнозы статического или основного бюджета с производительностью компании.Именно на этом этапе компании подсчитывают, соответствует ли бюджет запланированным расходам и доходам.

Гибкий бюджет

Гибкий бюджет — это бюджет, содержащий цифры, основанные на фактическом объеме производства. Гибкий бюджет сравнивается со статическим бюджетом компании для выявления любых отклонений (или различий) между прогнозируемыми расходами и фактическими расходами.

При гибком бюджете заложенные в бюджет долларовые значения (т. Е. Затраты или отпускные цены) умножаются на фактические единицы, чтобы определить, какое конкретное число будет присвоено уровню выпуска или продаж.Расчет дает общие переменные затраты, связанные с производством. Вторая составляющая гибкого бюджета — это постоянные расходы. Как правило, фиксированные расходы не различаются между статическим и гибким бюджетами.

Поскольку гибкие бюджеты используют цифры текущего периода — продажи, доходы и расходы — они могут помочь создавать прогнозы на основе нескольких сценариев. Компании могут рассчитывать различные результаты на основе разных результатов, таких как объем продаж или произведенных единиц. Гибкие или изменяемые бюджеты помогают менеджерам планировать как низкие, так и высокие результаты, чтобы подготовиться к работе независимо от результата.

Отклонения от бюджета

Как указывалось ранее, между статическим бюджетом и фактическими результатами могут возникать расхождения. Две распространенные вариации называются гибкой бюджетной вариацией и вариацией объема продаж.

Гибкое отклонение бюджета сравнивает гибкий бюджет с фактическими результатами, чтобы определить влияние цен или затрат на операции. Для сравнения, дисперсия объема продаж сравнивает гибкий бюджет со статическим бюджетом, чтобы определить влияние уровня продаж компании на ее операции.

Из этих двух бюджетов компания может разработать индивидуальные гибкие и статичные бюджеты для любого элемента своей деятельности. Отклонения классифицируются как благоприятные или неблагоприятные.

Если отклонение объема продаж неблагоприятно (гибкий бюджет меньше статического), объем продаж компании (или производство с отклонением объема производства) окажется меньше ожидаемого.

Если, однако, гибкое отклонение бюджета было бы неблагоприятным, это было бы результатом цен или затрат.Зная, где компания отстает или превышает планку, менеджеры могут более эффективно оценивать деятельность компании и использовать полученные результаты для внесения любых необходимых изменений.

Гибкий бюджет может помочь компаниям учитывать как переменные, так и фиксированные расходы, создавая более динамичный процесс и приводя к более точным прогнозам.

Исполнение бюджетов

У большинства компаний расходы время от времени возникают. Статические бюджеты обычно действуют как ориентир, то есть они могут быть изменены или скорректированы после выявления отклонений с помощью гибкого бюджета.Понимая различные типы бюджетирования, менеджеры могут получить большой объем информации посредством анализа отклонений бюджета, что приведет к принятию более обоснованных бизнес-решений.

Создайте бюджет для малого бизнеса за 5 простых шагов

Хотите защитить финансовое здоровье вашего малого бизнеса? Вам нужен бизнес-бюджет. Вот как его создать.

Когда вы строите бизнес, вам нужно всегда быть в курсе многих вещей: от маркетинга и поиска новых клиентов до создания веб-сайта и установления вашего цифрового присутствия.

Но есть один элемент, на котором вы хотите оставаться с самого начала, — это ваш бизнес-бюджет.

Наличие подробного и точного бюджета необходимо, если вы хотите построить процветающий и устойчивый бизнес. Но как именно его создать?

Давайте посмотрим, как составить бюджет малого бизнеса за пять простых шагов.

Что такое бизнес-бюджет и почему он важен?

Прежде чем мы перейдем к созданию бизнес-бюджета, давайте быстро рассмотрим, что такое бизнес-бюджет и почему он так важен для вашего малого бизнеса.

Бизнес-бюджет — это обзор финансов вашего бизнеса. В нем содержится основная информация как о текущем состоянии ваших финансов (включая доходы и расходы), так и о ваших долгосрочных финансовых целях. Поскольку ваш бюджет будет играть ключевую роль в принятии обоснованных финансовых решений для вашего бизнеса, это должно быть одной из первых задач, которые вы должны решить.

И, как финансово подкованный владелец бизнеса, вам также понадобится бюджет, который поможет вам:

  • Принимайте разумные финансовые решения. Во многих отношениях ваш бизнес-бюджет похож на финансовую дорожную карту. Это поможет вам оценить текущее состояние вашего бизнеса и то, что вам нужно сделать, чтобы достичь своих финансовых целей в будущем.
  • Определите, где сократить расходы или увеличить доход. Ваш бизнес-бюджет может помочь вам определить области, в которых можно сократить расходы или увеличить доход, что в процессе повысит вашу прибыльность.
  • Земельное финансирование для развития вашего бизнеса. Если вы планируете подать заявку на ссуду для бизнеса или привлечь финансирование от инвесторов, вам необходимо предоставить подробный бюджет, в котором указаны ваши доходы и расходы.

Теперь, когда вы понимаете, почему создание бизнес-бюджета так важно, давайте перейдем к тому, как это сделать.

Шаг 1. Подсчитайте источники дохода

Обо всем по порядку. При формировании бюджета малого бизнеса вам необходимо выяснить, сколько денег ваш бизнес приносит каждый месяц и откуда эти деньги поступают.

Ваши показатели продаж (к которым вы можете получить доступ с помощью функции отчета о прибылях и убытках в FreshBooks) — отличное место для начала.Отсюда вы можете добавлять любые другие источники дохода для своего бизнеса в течение месяца.

Ваше общее количество источников дохода будет зависеть от вашей бизнес-модели.

Например, если вы ведете писательский бизнес-фрилансер, у вас может быть несколько источников дохода:

  • Внештатные писательские проекты
  • Письменный курс, который вы продаете на своем веб-сайте
  • Консультации с другими писателями, открывающими малый бизнес

Или, если вы управляете обычным розничным бизнесом, у вас может быть только один источник дохода от продаж в вашем магазине.

Сколько бы у вас ни было источников дохода, обязательно учитывайте все доходы, которые поступают в ваш бизнес, — затем подсчитайте все эти источники, чтобы получить четкое представление об общем месячном доходе.

Шаг 2: определение фиксированных затрат

Как только вы разберетесь со своим доходом, самое время разобраться со своими расходами — начиная с фиксированных затрат.

Ваши постоянные расходы — это любые расходы, которые остаются неизменными из месяца в месяц. Сюда могут входить такие расходы, как аренда, определенные коммунальные услуги (например, интернет или телефонные планы), хостинг веб-сайтов и расходы на заработную плату.

Просмотрите свои расходы (в выписках из банка или в отчетах FreshBooks) и посмотрите, какие расходы оставались неизменными из месяца в месяц. Это расходы, которые вы собираетесь классифицировать как постоянные.

После определения этих затрат сложите их, чтобы получить общие фиксированные расходы за месяц.

СОВЕТ: Если вы только начинаете свой бизнес и у вас нет финансовых данных для анализа, обязательно используйте прогнозируемые расходы.Например, если вы подписали договор аренды офисного помещения, используйте ежемесячную арендную плату, которую вы будете платить в дальнейшем.

Шаг 3. Включите переменные расходы

Переменные расходы не имеют фиксированной цены и будут меняться каждый месяц в зависимости от результатов вашего бизнеса и деятельности. Сюда могут входить такие вещи, как коммунальные услуги на основе использования (например, электричество или газ), расходы на доставку, комиссионные с продаж или командировочные расходы.

Переменные расходы по определению будут меняться от месяца к месяцу.Когда ваша прибыль выше ожидаемой, вы можете больше тратить на переменные, которые помогут вашему бизнесу быстрее масштабироваться. Но когда ваша прибыль ниже ожидаемой, подумайте о сокращении этих переменных затрат до тех пор, пока вы не сможете увеличить свою прибыль.

В конце каждого месяца подсчитывайте переменные расходы. Со временем вы почувствуете, как эти расходы меняются в зависимости от эффективности вашего бизнеса или в течение определенных месяцев, что поможет вам сделать более точные финансовые прогнозы и составить соответствующий бюджет.

Шаг 4: Прогноз единовременных расходов

Многие из ваших коммерческих расходов будут регулярными расходами, которые вы оплачиваете каждый месяц, будь то постоянные или переменные расходы. Но есть также расходы, которые будут происходить гораздо реже. Только не забудьте учесть эти расходы в своем бюджете.

Если вы знаете, что у вас на горизонте разовые расходы (например, предстоящий бизнес-курс или новый ноутбук), добавление их к вашему бюджету может помочь вам выделить финансовые ресурсы, необходимые для покрытия этих расходов, и защитить ваш бизнес. от внезапного или большого финансового бремени.

Помимо добавления запланированных единовременных расходов к вашему бюджету, вам также следует добавить буфер для покрытия любых незапланированных покупок или расходов, таких как ремонт поврежденного сотового телефона или найм ИТ-консультанта для устранения нарушения безопасности. Таким образом, когда неожиданно всплывают расходы (а они всегда возникают), вы готовы!

Шаг 5: Соберите все вместе

Вы собрали все свои источники дохода и все свои расходы. Что дальше? Соберите все это вместе, чтобы получить исчерпывающее представление о своем финансовом положении за месяц.

В своем бизнес-бюджете вы захотите подсчитать общий доход и общие расходы (т. Е. Сложив общие постоянные затраты, переменные расходы и единовременные расходы), а затем сравните входящий (доход) денежный поток с исходящим денежным потоком ( расходы), чтобы определить вашу общую прибыльность.

Вам сложно представить себе, как выглядит бизнес-бюджет в действии? Вот пример бюджета, чтобы дать вам представление о том, как может выглядеть ваш новый бизнес-бюджет каждый месяц:

Доход:

A Клиентский почасовой заработок: 5000 долларов США
B Почасовой заработок клиента: 4500 долларов США
C Почасовой заработок клиента: 6000 долларов США
Продажи продукции: 1500 долларов США
Кредиты: 1000 долларов США
Экономия: 1000 долларов США
Инвестиционный доход: 500 долларов США

Общий доход: 19 500 долларов США

Затраты:

Фиксированные затраты

Аренда: 1000 долларов
Интернет: 50 долларов
Расходы на заработную плату: 5000 долларов
Хостинг веб-сайтов: 50 долларов
Страхование: 50 долларов США
Государственные и банковские сборы: 25 долларов США
Сотовый телефон: 50 долларов США
Бухгалтерские услуги: 100 долларов США
Юридические услуги: 100 долларов США

Общие фиксированные затраты: 6 425 долларов США

Переменные расходы

Комиссионные с продаж: 2000 долларов
Заработная плата подрядчика: 500 долларов
Счет за электричество: 125 долларов
Счет за газ: 75 долларов
Счет за воду: 125 долларов
Полиграфические услуги: 300 долларов
Сырье: 200 долларов
Расходы на цифровую рекламу: 750 долларов
Поездки и мероприятия: 0 долларов
Транспорт: $ 50

Общие переменные расходы: 4 125 долларов США

Единовременные расходы

Офисная мебель: 450 долларов
Канцелярские товары для нового места: 300 долларов
Декабрьское рабочее совещание: 1000 долларов
Новое программное обеспечение для учета рабочего времени: 500 долларов
Подарки для клиентов: 100 долларов

Единовременные расходы: 2350 долларов

Затраты: $ 12 900

Общий доход (19 500 долларов США) — Общие расходы (12 900 долларов США) = Общий чистый доход (6600 долларов США)

Прежде всего, если у вас есть четкое представление о прибыльности за месяц, вы можете использовать ее для принятия правильных финансовых решений для дальнейшего развития малого бизнеса.

Например, если вы понимаете, что в убытке и тратите больше, чем зарабатываете, вы можете сократить свои расходы и сосредоточиться на поиске новых клиентов. В качестве альтернативы, если ваш доход значительно превышает ваши расходы, вы можете подумать о том, чтобы инвестировать свою прибыль обратно в свой бизнес (например, инвестировать в новое программное обеспечение или оборудование).

Используйте свой бюджет, чтобы не отставать

Работа над созданием бюджета может показаться проблемой. Но хотя это требует немного времени и энергии, оно того стоит.Тщательное бизнес-бюджетирование дает вам финансовую информацию, необходимую для принятия правильных решений для роста, масштабирования и процветания вашего бизнеса в будущем.

Этот пост был обновлен в июле 2020 года.



об авторе

Внештатный участник Дина де Бара — предприниматель, спикер и писатель-фрилансер, специализирующаяся на вопросах бизнеса и производительности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.