Разное

Бдфс что такое – portfolio

25.07.2018

Содержание

portfolio

Гость | Вы здесь: top » portfolio » 3 »

Задача

В ходе проекта по внедрению новой системы бюджетирования возникла задача мэппинга статей БД3 и БДФС. Суть задачи простая.Обычно сотрудники предприятия планируют затраты своих подразделений в статьях БДФС (бюджет движения финансовых средств).То есть, грубо говоря, в деньгах. Так им понятнее.

Однако перед экономистами предприятия стоит и вторая задача: спланировать БДЗ (бюджет доходов и затрат), причем на основе плановых данных из БДФС. Считается, что различие между движением денег и начислением понятно только экономистам. (На самом деле все остальные тоже это понимают, но не хотят заморачиваться с этими нюансами.)

Обычно между статьями БДЗ и БДФС есть определенное соответствие. Чтобы экономистам легче было «перекручивать» статьи БДФС в статьи БДЗ, программисты придумали так называемый «Регистр сведений БДЗ-БДФС». В нем напротив каждой статьи БДФС проставлена одна или несколько статей БДЗ. Когда кто-то из сотрудников предприятия выбирает конкретную статью БДФС при планировании своих затрат, у экономиста появляется своего рода подсказка в виде ограниченного набора статей БДЗ, на которую должна быть отнесена данная затрата. Экономист может воспользоваться этой подсказкой, а может выбрать совершенно другую статью БДЗ — это его право. Но в большинстве случаев такие подсказки существенно облегчают и ускоряют его работу.

Исходные данные

Решить эту задачу поручили мне. Исходные данные задачи были представлены в виде двух справочников: справочник статей БДЗ и справочник статей БДФС. Внешне эти справочники выглядят вот так:

Справочник БДЗ (фрагмент)

Справочник БДФС (фрагмент)

Считается, что я (как бизнес-аналитик и методолог проекта) обладаю неким объемом экспертных знаний, которые позволят мне сопоставить статьи БДЗ и БДФС и представить это сопоставления в формате Регистра сведений БДЗ-БДФС, который выглядит вот так:

Регистр сведений БДЗ-БДФС (фрагмент)

Схема решения

Как решить эту задачу, я придумал довольно быстро. (Вот только реализация заняла времени немного дольше, чем обычно, так как все, что касается пользовательских форм — user forms, требует больших затрат труда.) Схема выглядит так:

Красные квадратики — это исходные данные, зеленый квадратик — это конечная цель. Соответственно, желтые и серый квадратики — это промежуточные элементы решения. Во-первых, нам надо превратить оба справочника в плоские таблицы. Хотя бы по той причине, что зеленый квадрат — это тоже плоская таблица. Превращение красных квадратов в желтые делается с помощью макроса Excel/VBA (макрос 1 на схеме). Вот как выглядит конечный результат:

Список статей БДЗ (фрагмент)

Список статей БДФС (фрагмент)

Во-вторых, нам необходимо увязать между собой статьи БДЗ и БДФС. Для этого нам потребуется пользовательская форма ввода данных. О ней мы будем говорить в следущем разделе.

И в-третьих, нам надо будет превратить желтые квадраты в зеленый квадрат. Это мы также сделаем с помощью макроса Excel/VBA (макрос 2 на схеме).

Инструмент: пользовательская форма

На самом деле, сопопставить БДЗ и БДФС довольно легко, если правильно организовать и представить пользователю соответствующие данные. Сложность ситуации в том, что сопоставление БДЗ и БДФС — это отношение «многие-ко-многим» (если этот термин вам знаком). Другими словами, одной статье БДЗ могут соответствовать несколько статей БДФС, и наоборот, одной статье БДФС могут соответствовать несколько статей БДЗ.

Нам потребуется следующая форма ввода:


Описание элементов формы ввода

В верхней части формы расположен переключатель строки БДЗ (вверх-вниз). Он позволяет форме двигаться вдоль списка статей БДЗ, переходя от одной статьи к другой. В ячейках «Строка БДЗ», «Код БДЗ», «Наименование статьи БДЗ» при переключении появляются соответствующие реквизиты выбранной статьи БДЗ.

В средней части формы расположены два списка. Список 1 (слева) включает список статей БДФС, с которыми оказывается сопоставлена данная статья БДЗ. Список 2 (справа) содержит в себе полный перечень статей БДФС. Включение и исключение статей БДФС из списка 1 происходит с помощью двух промежуточных кнопок стрелок.

Поскольку список 2 содержит в себе слишком много статей БДФС, то для облегчения навигации по ним и поиска нужной статьи созданы два дополнительных элемента. Во-первых, над списком 2 расположен выпадающий список «Группа БДФС». Выбор группы БДФС позволяет ограничивать набор статей БДФС, выводимых в списке 2. Во-вторых, под списком 2 расположена кнопка «Отбор по…». С ее помощью можно произвести отбор статей БДФС по ключевому словому или некоторой части ключевого слова. Оба способа отбора значительно облегчают и ускоряют поиск нужных статей БДФС.

Под списком 1 и списком 2 расположены также кнопки «Выбрать все» и «Сброс». Они полезны, поскольку в списках 1 и 2 допускается выбор одной, двух или нескольких строк для того, чтобы включения и исключения статей из списка 1 можно было производить сразу по несколько статей за раз. Кнопки нужны, чтобы облегчить эти операции, а также избежать случайных ошибок вставки или исключения.

Наконец, в нижней части формы расположены еще три кнопки. Кнопка OK означает «сохранить и зарыть». Кнопка SAVE означает «сохранить». Кнопка CANCEL означает «закрыть без сохранения». Кстати говоря, операция «сохранить» также автоматически выполняется при переходе от одной статьи БДЗ к другой.

Так выглядит реальный образец формы:

Отношение «многие-ко-многим» предполагает наличие некой третьей, промежуточной таблицы между двумя основными таблицами, которые необходимо связать. Регистр сведений БДЗ-БДФС, по сути, и есть эта третья таблица. Но пока мы еще не закончили, все сопоставления я решил сохранять в таблице «Список статей БДЗ», реувизит «БДФС» (самая последняя колонка, где стоят числа через запятую — см.выше). Каждое число — это номер строки БДФС, с которой сопоставлена данная статья БДЗ. Так оказалось хранить информацию удобно и компактно.

Когда реквизит «БДФС» в таблице «Список статей БДЗ» полностью заполнен, вступает в действие последний макрос, который автоматически формирует из двух желтых квадратов — зеленый квадрат. Все, задача — решена!

Немаловажным моментом является то, что пользовательскую форму ввода всесте с таблицами со списками статей БДЗ и БДФС (желтые квадраты) можно передать в руки пользователя, который является экспертом. Только эксперт может правильно сделать сопоставление БДЗ и БДФС. Что касается макросов 1 и 2 (см. схему выше), то их может создать и реализовать программист. Поэтому они остаются за кулисами и не показываются пользователю. (Хотя можно и показать, для этого в какой-то части файла нужно вывести соответствующие кнопки, запускаюзие эти макросы, а также проинструктировать пользователя про то, как ими следует пользоваться.

Ссылки

chevalry.ru

БДР и БДДС — что это + составляем бюджет доходов и расходов

Что такое бюджет движения денежных средств (БДДС)? Как составить бюджет доходов и расходов предприятия? Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами?

Если у вашего бизнеса есть доходы, то есть и расходы. А значит, вам нужно профессионально вести бюджет.

Чем больше денег, тем сложнее ими управлять. С целью грамотного распределения средств и управления платежеспособностью компании предприниматели пользуются бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств.

С вами Денис Кудерин, эксперт по экономическим и финансовым вопросам. В этой статье я расскажу, что собой представляют упомянутые выше понятия и как управлять бюджетом, чтобы сделать бизнес более эффективным.

Присаживаемся поудобнее и читаем до конца – в финале вас ждёт обзор надёжных компаний, которые помогут наладить бюджетирование на объекте, плюс советы, как не допустить превышения расходов предприятия над доходами.

БДР и БДДСБДР и БДДС

1. Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются

Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше, чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.

Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.

Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа бюджетирования.

Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.

БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.

БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение.

Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».

Взгляните на самый простой пример БДР, в котором отражены расходы и доходы организации.

При формировании БДДС используются кассовые ордера, банковские выписки по операциям со счетами. Сам документ похож на бухгалтерскую форму «Отчета о движении денежных средств».

Посмотрите, как выглядит пример БДДС.

Чем различаются БДР и БДДС?

Эти бюджеты отличаются целями, для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли, которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке.

БДДС предназначен для распределения денежных потоков. Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.

В таблице показаны операции, которые отражаются в рассматриваемых нами бюджетных документах:

Оба бюджета в совокупности дают чёткое понимание текущего финансового состояния компании и её перспектив. Как правило, бюджетирование на предприятии начинается с составления БДР, поскольку этот документ имеет более «расширенный» формат.

В БДР включают три группы финансовых показателей – доходы, затраты и прибыль. Последний вычисляется при помощи вычитания второго из первого.

БДДС – это план движения наличных средств в кассе компании и на расчетных счетах. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств в результате хозопераций. БДДС предохраняет бизнес от главной ошибки – остаться без денег на ведение основной деятельности.

В этом коротком видео вам объяснят разницу между БДР и БДДС на примере покупки холодильника.

2. Какая деятельность лежит в основе составления БДДС – 3 основных вида деятельности

При составлении отчёта БДДС руководствуются тремя видами деятельности предприятия – операционной (текущей), инвестиционной и непосредственно финансовой.

Рассмотрим их подробно.

Вид 1. Операционная деятельность

Это основной вид деятельности компании – та работа, которая создаёт поступления и траты денег. Это производство продукции, продажи товара, оказание услуг, выполнение работ, сдача оборудования в аренду и прочие операции, связанные с движением денежных средств.

Вид 2. Инвестиционная деятельность

Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов. Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта. Однако в такой деятельности основные оборотные средства не задействованы, а используются «свободные» деньги.

Пример

Предприятие «Безопасные технологии» инвестирует часть своих активов в развитие альтернативных источников энергии – генераторов на основе солнечных батарей и ветра. Деньги вкладываются в лабораторные исследования и научные разработки. Эти финансовые операции обязательно отражаются в отчёте БДДС.

Вид 3. Финансовая деятельность

Приводит к изменениям в составе и размере основного капитала компании. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства.

Какая деятельность лежит в основе составления БДДСКакая деятельность лежит в основе составления БДДСБюджет ДДС предотвращает недостаток и избыток оборотных средств

Разделение деятельности компании на виды позволяет оценить действие всех трёх направлений на финансовый статус компании и размер капитала, который находится в её распоряжении.

Грамотно составленный бюджет движения денег обеспечивает постоянное наличие средств, необходимых для выполнения основной работы компании.

БДДС позволяет также эффективно использовать избыток денег предприятия, поскольку главный принцип бизнеса в том, чтобы свободные средства не лежали без дела на банковских счетах, а приносили ещё большие прибыли.

3. Как формируется БДР – 5 основных этапов

БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.

Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом. Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).

Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.

Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.

Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.

Этап 1. Расчет расходов

Без расходов нет доходов. Руководствуясь этой простой истиной, финансовые отделы любой компании, первоочередное внимание уделяют именно затратам.

Что входит в расходную часть:

  • производственные затраты;
  • коммерческие расходы;
  • управленческие;
  • зарплата и налоги;
  • другие расходы.

Детализация расходных статей зависит от целей и возможностей управленческого учёта компании. Понятно, что чем подробнее учитываются затраты, тем яснее экономическая ситуация, в которой находится конкретный объект.

Этап 2. Расчет доходов

Доходы – это все поступления в активы компании.

Сюда относятся:

  • выручка от продаж;
  • доход от услуг;
  • доходы от аренды;
  • внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.

У каждого предприятия свои источники доходов, так что детали зависят от профиля и специфики компании.

Этап 3. Определение прибыли

Прибыль – положительная разница между доходами и расходами. Если разница будет отрицательной, это уже не прибыль, а убыток. Это значит, предприятие работает в минус, и нужны кардинальные изменения в производственных и всех прочих процессах.

Этап 4. Планирование прибыли

Поскольку прибыль – главный источник финансирования предприятия, вся его деятельность направлена на сохранение и увеличение оборотного капитала. Деньги, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее – эту задачу и решает профессиональное планирование прибыли.

Другая цель планирования – получить максимум выгоды при минимальных затратах, но не за счёт потери качества, а за счёт рациональной организации труда и снижения сопутствующих затрат.

При этом удовлетворяются главные потребности компании:

  • выплата зарплаты и стимулирование сотрудников;
  • накопление средств на модернизацию и расширение производства;
  • выплата по обязательствам, а также инвесторам и собственникам компании;
  • увеличение рентабельности предприятия;
  • повышение конкурентоспособности.

Опять же, на точность прогноза напрямую влияет максимально подробная детализация расходов и доходов компании.

Этап 5. Составление отчета

Составить грамотный и объективный отчёт могут только профессионалы. Если вы – руководитель компании и сомневаетесь в компетентности своих сотрудников ЦФО, то наилучший вариант – делегировать бюджетирование квалифицированной компании-аутсорсеру.

Сторонние специалисты не только составят подробный БДР, но и при необходимости предоставят управленческую отчётность. Возможно, на это уйдёт больше времени, но и результат будет более объективным.

4. Как составляется БДДС – 5 главных этапов

В целом составление БДДС похоже на формирование БДР, но есть определённые нюансы.

Как я уже говорил, здесь учитываются только денежные поступления и траты, которые отражаются в финансовых документах.

Этап 1. Установка остатка денежных средств

Для начала нужно установить обязательный минимальный остаток средств. Величина этого показателя зависит от специфики деятельности фирмы и вероятности наступления непредвиденных ситуаций. На финансовом языке это называется «конечное сальдо».

Этап 2. Определение доходной части

Составление доходной части бюджета основывается на бюджете продаж и поступлений от инвестиций, дивидендов и процентов.

Есть два варианта сбора информации:

  1. Снизу – вверх, когда планы материальных поступлений исходят от различных отделов и после этого сводятся в единый отчёт;
  2. Сверху – вниз, когда документы утверждаются центральной финансовой службой компании и после этого доводятся до руководителей отделов.

Этап 3. Составление расходной части

Расходную часть составляют на базе прямых затрат – расходов на оплату труда, сырьё, накладных, производственных, общехозяйственных расходов. Сюда же входят затраты на инвестиции и прочие финансовые операции возврата займов, процентов и дивидендов инвесторам.

Этап 4. Расчет чистого денежного потока

Чистый денежный поток (иногда используют англоязычный термин Cash Flow) рассчитывается по формуле и показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени. Этот показатель характеризует текущий финансовый статус предприятия и определяет его перспективы.

Когда расходная часть бюджета превышает доходную, возникает ситуация, которую называют «кассовый разрыв». Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса – урезают затраты или (в крайнем случае) используют заёмные и резервные средства для дальнейшего ведения бизнеса.

Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству. Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.

Этап 5. Корректировка и утверждение

Заключительная стадия – корректировка бюджета в соответствии с текущими экономическими реалиями и его утверждение руководителями предприятия. Утверждённый бюджет – это официальный документ, которым руководствуется весь персонал компании, но в первую очередь – руководители ЦФО.

5. Где получить помощь при составлении БДР и БДДС – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Формирование БДР и БДДС – ответственная работа, которой должны заниматься опытные и квалифицированные сотрудники.

Если таковых нет на вашем предприятии или вашим специалистам не хватает знаний, есть смысл пригласить сторонние организации. Они выполнят эту работу профессионально, компетентно и полноценно, используя современное программное обеспечение.

Эксперты нашего журнала изучили рынок и выбрали тройку наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости услуг компаний.

1) ИТАН

ИТАН

ИТАН«ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих объектов на основе 1С. Основное направление деятельности – постановка, внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью филиалов.

Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» — способствовать повышению продуктивности финансового управления предприятий.

2) GOODWILL

Goodwill

GoodwillПродажа и внедрение в практику программных продуктов 1С. Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский, складской и производственный учёты, продажи, документооборот.

В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского, управленческого учёта.

3) Первый БИТ

Первый бит

Первый битКомпанию «Первый БИТ» основали в 1997 году несколько молодых и амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов в России, странах ближнего и дальнего зарубежья.

«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт. 2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.

6. Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами – 3 полезных совета

Вести бюджет профессионально – значит, постоянно отслеживать финансовый результат деятельности. Одна из целей бюджетирования – не допустить превышения расходов над доходами.

Как этого добиться? Применяйте на практике экспертные советы.

Совет 1. Дисциплинируйте персонал в сфере использования денежных средств

Финансовая дисциплина – основа рационального распределения материальных активов предприятия.

Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами

Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами

Если руководители отделов и рядовые сотрудники грамотно распоряжаются деньгами компании, это в конечном счёте идёт на пользу им самим. Видя, что работники экономно относятся к средствам предприятия, руководство поощряет их премиями и привилегиями.

Совет 2. Пользуйтесь услугами компаний, специализирующихся на финансовом управлении

Об этом я уже говорил – сомневаетесь в собственных профессиональных ресурсах, пригласите экспертов. При этом абонементное обслуживание на регулярной основе обойдётся дешевле, чем разовый вызов сторонних специалистов.

Совет 3. Используйте автоматизированные системы бюджетирования

Без современных автоматизированных систем сегодня далеко не уедешь. Компании, которые хотят оставаться в тренде, применяют актуальное ПО для бюджетирования и финансового управления.

Для одних предприятий больше подойдут продукты на основе 1С, для других – универсальные платформы типа UPE и PlanDesigner. Последние представляют собой многофункциональные логические конструкторы и генераторы отчётов, способные смоделировать бюджет любого уровня.

7. Заключение

Теперь вы знаете, что БДР и БДДС – это не абстрактные аббревиатуры, а способы организовать эффективное бюджетирование на предприятии. Компаниям, имеющим проблемы с финансовой отчётностью, лучше пользоваться профессиональной помощью и автоматизированными системами. Это поможет избежать ошибок и оптимизировать баланс.

Вопрос к читателям

А что вы думаете о бюджетировании? Делитесь своим мнением в комментариях.

Команда журнала «ХитёрБобёр» желает вам положительной разницы между доходами и расходами! Оставляйте комментарии и отзывы, ставьте оценки и лайки в соцсетях. До новых встреч!

hiterbober.ru

БДДС (бюджет движения денежных средств) что это и как составить

Бюджет движения денежных средств – это рабочий механизм управления денежными потоками предприятия. Но его надо правильно составить и следовать ему. В статье расскажем, что такое БДДС и приведем пошаговую инструкцию по составлению.


БДДС (бюджет движения денежных средств). Алгоритм составленияЧитать все статьи журнала «Финансовый директор» бесплатно >>>