Разное

Что входит в делопроизводство и документооборот: Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

09.03.1974

Содержание

Directum: Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Массовое занесение документов со сканера

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе Directum для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

  • К минимуму сводится риск потери документов
  • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
  • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
  • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
  • На 20% увеличится выполнение поручений руководства

40. Организация контроля ведения делопроизводства / КонсультантПлюс

40.1. Осуществление оперативного контроля состояния делопроизводства в судебных составах и подразделениях арбитражного суда возлагается соответственно на руководителей судебных составов и руководителей структурных подразделений.

Периодический плановый контроль состояния делопроизводства в судебных составах и подразделениях арбитражного суда осуществляется руководителем подразделения делопроизводства.

Контроль за сроками обработки входящей корреспонденции, ее регистрации, распределения по судебным составам и подразделениям, передачи исполнителям, за правильным и точным оформлением исходящей корреспонденции, своевременностью, точностью и полнотой вводимой информации в системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, а также выполнение других делопроизводственных функций осуществляется с помощью САС и САД арбитражного суда.

Такой контроль руководителем подразделения делопроизводства и работниками подразделения осуществляется постоянно. При обнаружении недостатков и замечаний по ведению делопроизводства в структурных подразделениях суда информация незамедлительно доводится до руководителей таких подразделений для принятия соответствующих оперативных мер.

40.2. По приказу арбитражного суда создается комиссия, в состав которой входят руководитель подразделения делопроизводства и работники подразделения делопроизводства, других структурных подразделений суда для проверок состояния делопроизводства в судебных составах и подразделениях не реже одного раза в полугодие.

Объектами проверки могут быть:

порядок использования, хранения и выдачи бланков строгой отчетности;

порядок использования и хранения печатей и штампов;

ведение журналов получения и выдачи исполнительных листов, учета печатей и штампов, учета принятых и отправленных факсограмм, телеграмм, телефонограмм, учета заявлений и жалоб, принятых на личных приемах;

условия хранения судебных дел и документов в судебных составах и в подразделениях суда, в архиве суда;

правильность оформления судебных дел, апелляционных и кассационных производств;

условия хранения и порядок формирования дел по номенклатуре в судебных составах и подразделениях суда;

соблюдение сроков передачи исковых заявлений после регистрации в судебные составы;

соблюдение сроков отправки судебных дел по запросу судов апелляционной, кассационной инстанций;

соблюдение сроков отправки дел после рассмотрения судами апелляционной, кассационной инстанций;

своевременность сдачи судебных дел, апелляционных и кассационных производств в архив;

соблюдение сроков ввода информации в систему автоматизации судопроизводства по рассмотренным делам судами первой инстанции, апелляционной и кассационной инстанциями;

сохранность технических средств, правильность их использования.

По итогам проверок составляются справки (акты) по проверке.

Результаты проверок докладываются председателю арбитражного суда (или лицу, исполняющему его обязанности), могут быть предметом обсуждения на оперативных совещаниях структурных подразделений, совещаниях судебных коллегий и заседаниях президиума арбитражного суда.

40.3. При обнаружении руководителем подразделения делопроизводства утраты, порчи, ненадлежащего хранения и использования печатей, штампов, бланков, технических средств принимаются необходимые меры, направленные на устранение нарушений, составляются служебные записки на имя председателя суда, по распоряжению которого производится служебное расследование.

40.4. Подразделение делопроизводства и специалисты делопроизводства судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота за полугодие и по итогам года. В общий объем документооборота арбитражного суда входит количество зарегистрированных исковых заявлений (заявлений), дополнительно поступивших материалов к ним, количество поступивших документов непроцессуального характера и направление ответов по таким документам, количество исходящих документов (простые письма и бандероли, заказные письма и бандероли, телеграммы, доставка курьером), количество зарегистрированных внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.), количество отправленных писем по обращениям граждан, не связанных с рассмотрением судебных дел, переадресованной корреспонденции. В документооборот архива входит количество принятых единиц хранения, выданных единиц хранения, уничтоженных единиц хранения, переданных единиц хранения на хранение в Государственный архив Российской Федерации <1>, выданных архивом копий документов. Кроме этого в документооборот суда включается количество принятых и отправленных факсограмм, выполненных печатных работ группой автоматизированной подготовки документов, размноженных документов копировально-множительным бюро.

--------------------------------

<1> Далее - госархив.

 

По усмотрению председателя суда показатели общего документооборота могут быть детализированы по группам и видам делопроизводства, дополнены другими количественными показателями выполняемых работ по делопроизводству.

Подсчет количественного документооборота производится с использованием системы автоматизации делопроизводства.

Показатели документооборота используются для анализа объема работы специалистов делопроизводства суда, занятости специалистов на отдельных участках работы, определения технологической оснащенности процессов работы с документами, совершенствования действующих систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства, для анализа и выработки более совершенных методов работы с документами.

Канцелярия - классическое делопроизводство - Avis Expert

Модуль системы DIRECTUM «Канцелярия» предназначен для автоматизации документооборота компании и оптимизации рутинных операций по обработке бумажной документации.

С помощью модуля «Канцелярия» можно быстро регистрировать все входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных оригиналов документов. Возможности модуля позволяют оперативно находить необходимую информацию по различным параметрам и формировать статистические отчеты по документообороту организации.

Кроме того, «Канцелярия» позволяет организовать обмен документами между сторонними организациями. При этом возможно использование электронной подписи (ЭП), а специальные механизмы системы DIRECTUM позволяют осуществлять контроль доставки документов.

Для быстрого знакомства с возможностями модуля «Канцелярия» смотрите видеоролик:


Возможности модуля

Номенклатура дел и журналы регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. Для крупных компаний, где регистрация документов осуществляется децентрализованно в структурных подразделениях, предусмотрены места регистрации — рабочие места секретарей и делопроизводителей.

 Номенклатура дел. Канцелярия

В журналах регистрации ведутся списки РКК — входящих, исходящих, внутренних.

Гибкая система нумерации позволяет автоматически присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов из соответствующего справочника. Это значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Чтобы внести документ в DIRECTUM, нужно заполнить необходимые поля РКК, при этом регистрационный номер будет присвоен автоматически. Также прямо к РКК можно прикрепить скан-образ бумажного документа. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services.

РКК содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.).

В карточке также фиксируется информация о состоянии бумажного документа (местонахождение, статус исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

 Пример РКК

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это экономит рабочее время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

По итогам рассмотрения документа выносится резолюция, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель быстро формирует поручения по документу прямо из РКК.

 Поручения

Формирование поручений посредством отправки задач позволяет значительно повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

Поручения могут легко делегироваться, при этом в задании на выполнение ведущего поручения отображается подсказка. Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.

Для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

Поиск и анализ информации

Поиск по реквизитам позволяет найти как сам электронный документ, так и его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа.

 Поиск РКК

Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID. В этом случае не требуется ручной поиск электронного документа.

Штрихкод бумажного документа считывается с помощью специального сканера, после чего система автоматически находит сам документ и связанные с ним задания.

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

 Пример отчета


Обмен электронными документами между системами

Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями-партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с СЭД.

Если обмен производится между подразделениями одной компании (холдинга), то работа с документами происходит в модулях «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия».

Веб-модуль «Канцелярия»

Веб-модуль «Канцелярия» может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места. Для работы нужен только доступ в интернет.

 Веб-модуль 

Таким образом, благодаря взаимодействию модулей «Канцелярия», «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» в рамках единой системы обеспечивается повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях бумажных и электронных этапов работы с документами. При этом традиционное бумажное делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Реализованные проекты RKIT Group : электронный документооборот

Реализованные проекты

Делопроизводство Управление договорами Управление проектами Технический архив Совещания Претензии и иски Портал MS SHAREPOINT Техническая поддержка Обучение Интеграция с 1С Интеграция со сторонними системами Обновление Docsvision Контролы RKIT Технический аудит Архивный фонд Обращение граждан Управление ЛНД Контроль исполнения Автоматизация траншей Система менеджмента качества

Электронный документооборот: система электронного документооборота (СЭД)

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, на сегодняшний день является одним из признанных лидеров рынка автоматизации делопроизводства, документооборота, бизнес-процессов. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами.

Система электронного документооборота CompanyMedia

Созданная компанией «ИнтерТраст» система электронного документооборота CompanyMedia в своей актуальной версии — новаторский продукт, отражающий современные тренды развития СЭД и ЕСМ.

CompanyMedia – корпоративная система управления документами, задачами и личной продуктивностью. Автоматизация документооборота является важной, но не единственной задачей, решаемой в ходе внедрения системы. Сохраняя функции делопроизводства и контроля исполнения документов, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов. Этим категориям работников в рамках программы электронного документооборота (СЭД) предоставлены эффективные инструменты для решения повседневных задач, анализа и принятия управленческих решений, оценки эффективности персонала, формирования в организации лучших практик управления.

В системе электронного документооборота CompanyMedia реализованы современные методики и подходы:

  • Адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management) – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным управленческим процессам
  • Методология Getting Things Done (GTD, «Доведение дел до результата») – как подход к решению индивидуальных и коллективных задач, характерных для сотрудников блока управления
  • Принцип персонализации во всех его аспектах: функционально ориентированные рабочие места, гибко настраиваемый пользовательский интерфейс, персональные коллекции электронных документов
  • Мобильные рабочие места — доступ к информации и документообороту из любой точки мира с помощью планшетных устройств iPad и Android, смартфонов BlackBerry
  • Элементы социальности – уровень горизонтального взаимодействия, средства для коллективной работы, обмена информацией, поиска экспертов
  • СЭД как сервис – подход, основанный на сочетании средств электронного документооборота с решениями, повышающими эффективность основной деятельности организации.

Работу с широким спектром бизнес-задач поддерживает развитый функционал системы CompanyMedia:

  • Модули СЭД, каждый из которых реализует специфику работы с определенным видом электронных документов
  • Бизнес-решения, гибко сочетающие возможности модулей, что позволяет обеспечить соответствие системы стилю управления, отраслевым требованиям и организационным особенностям заказчика
  • Интеграционные и системные сервисы, образующие единую инфраструктуру для работы модулей и бизнес-решений
  • Автоматизация бизнес-процессов, для которых существую четкие регламенты, на основе технологий системы Workflow
  • Инструментарий кейс-менеджмента, предназначенный для управления неструктурированными и частично структурированными процессами.
Импортонезависимость CompanyMedia:
  • CompanyMedia может быть развернута на корпоративном Java-сервере с использованием для хранения и обработки данных любой СУБД.

Архитектура системы предусматривает возможность переноса документооборота на любую технологическую платформу. В качестве основы может использоваться различное ПО системного и промежуточного уровня, распространенные ECM-платформы.

CompanyMedia обеспечивает:

  • Интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО)
  • Обмен данными с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
  • Взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления Президента РФ
  • Корпоративный электронный документооборот с обеспечением юридической значимости
  • Высокий уровень защиты данных с использованием электронной подписи и сертифицированных средств шифрования
  • Соответствие законам, стандартам и ГОСТам, ФЗ №152 «О защите персональных данных» и др.).

Услуги. Автоматизация бизнес-процессов, консалтинг, разработка.

Компания «ИнтерТраст» предлагает весь спектр услуг по оптимизации бизнес-процессов для государственных организаций и коммерческих структур:

  • Консалтинг по организации и повышению эффективности электронного документооборота и управления бизнес-процессами
  • Обеспечение защищенного электронного документооборота с применением сертифицированных криптографических средств защиты информации
  • Консалтинг в области организации юридически значимого электронного документооборота
  • Аудит бизнес-процессов и методов управления проектами, связанных с основной деятельностью организации, формирование предложений по автоматизации процессного и проектного управления
  • Консалтинг в области управления корпоративными мобильными приложениями и устройствами
  • Заказная разработка программного обеспечения
  • Внедрение типовых и заказных решений на базе системы, позволяющих организовать сквозной электронный документооборот в организации (программа СЭД)
  • Всесторонняя техническая поддержка системы CompanyMedia, программного обеспечения IBM (Notes/Domino, Tivoli, WebSphere, FileNet), Microsoft (Active Directory, MS Exchange), OpenText LiveLink, VMWare, Citrix и др.
  • Аутсорсинг консультационных и технических услуг
  • Полный спектр услуг по подготовке, переподготовке и повышению квалификации специалистов, работающих с системой электронного документооборота CompanyMedia, а также c программными продуктами корпорации IBM.
  • Выпуск и распространение методической литературы по программному обеспечению ИнтерТраст и IBM.

Компания «ИнтерТраст» имеет сертификаты и лицензии на все предоставляемые продукты и услуги, в том числе:

  • Сертификат о соответствии требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008
  • Лицензию ФСТЭК по России
  • Лицензии ФСБ России на разработку, производство, распространение и техническое обслуживание средств защиты информации.

Принципы работы

В своей работе с заказчиками компания, поставляющая систему электронного документооборота CompanyMedia, опирается на следующие принципы.

Ответственность за результат. Мы ценим доверие клиентов и всегда выполняем взятые на себя обязательства. Мы доводим проекты до намеченного результата, даже если для этого требуется больше ресурсов и усилий, чем планировалось.

Приверженность качеству. Мы стремимся быть лучшими в своем деле. Опыт и знания, накопленные компанией в ходе нескольких тысяч успешных проектов по внедрению системы, позволяют гарантировать высокое качество выполняемых работ. Наши заказчики могут быть уверены в том, что в каждом проекте участвуют только квалифицированные специалисты, чьи компетенции основаны на обширной практике и подтверждены необходимыми профессиональными сертификатами.

Ориентированность на заказчика. Искренняя заинтересованность в потребностях клиентов, внимание к их предпочтениям и пожеланиям – основа нашего общего успеха. В каждом своем проекте мы учитываем отраслевые особенности ведения документооборота, специфику существующего IT-ландшафта, а также методики управления, характерные для заказчика.

Инновационность. Компания сознательно инвестирует в освоение наиболее прогрессивных технологий, благодаря чему нам удается разрабатывать программные продукты, отвечающие сегодняшним запросам заказчиков и обладающие высоким потенциалом развития в будущем. Мы неоднократно подтверждали свое технологическое лидерство и первыми выводили на российский рынок инструменты и методики, позднее ставшие частью отраслевого стандарта в сфере электронного документооборота.

Курсы по делопроизводству и электронному документообороту в СПб

Как записаться

• Можно отправить заявку с сайта через форму «Записаться»

• или подойти в любой офис нашего учебного центра с паспортом для заключения Договора.

При онлайн записи через сайт Вам перезвонит наш менеджер для уточнения деталей и условий. Договор Вы сможете взять в офисе на первом занятии.

Как оплатить

В любом филиале
Вы можете рассчитаться как наличными, так и банковской картой.

Оплата ОНЛАЙН
Банковской картой на сайте. Выберите нужный вам курс и запишитесь через форму «Записаться» на странице курса. В личном кабинете у Вас будет доступ к онлайн оплате. Оплата осуществляется банковской картой Visa или Mastercard.

Безналичная оплата
Только для юридических лиц

Курсы делопроизводство, документооборот, секретарское и архивное дело

Подписаться на рассылку

Ваш план формируется...

  • Цена курса:

    6 000 
  • Повышение квалификации

    Архив образовательной организации

    На курсах повышения квалификации будут рассмотрены вопросы текущего и архивного хранения документов образовательной организации. Курс будет полезен как опытным специалистам, так и специалистам, не имеющим опыта работы. Всем слушателям преподаватели оказывают методическую помощь по документам организации. ...

    Цена курса:

    22 000 
  • Повышение квалификации

    Современное делопроизводство (дистанционно)

    Цель курса: 1. Научиться организовывать эффективный документооборот в организации; 2. Узнать правовые основы подготовки документов и познакомиться с новыми законодательными актами; 3. Провести анализ ошибок в делопроизводстве и понять, как делопроизводство влияет на управление компанией; 4. Научиться правильно вести документооборот ...

    • Дистанционная

    Цена курса:

    7 000 
  • Повышение квалификации

    Архив кадровых документов

    Это самый востребованный курс по правилам хранения документов. Курс проводит начальник отдела комплектования Государственного Архива, который непосредственно участвует в проверках организаций по соблюдению архивного законодательства. На практикумах вы сможете правильно оформить любое дело, грамотно разработать номенклатуру дел отдела кадров....

    Цена курса:

    22 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Номенклатура дел с новыми сроками хранения

    06 февраля 2020 г. был зарегистрирован в МИНЮСТе РФ новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения». Мы проводим семинар-практикум в связи с глобальными  изменения в сроках хранения документов и ...

    Цена курса:

    8 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Номенклатура дел организации. Новые требования для образовательных организаций - вебинар

    6 февраля 2020 г. был зарегистрирован в МИНЮСТе РФ новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения». В связи с утверждением нового Перечня организации независимо от организационно-правовой формы д...

    • Дистанционная

    Цена курса:

    6 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Цена курса:

    7 000 
  • Повышение квалификации

    Современное делопроизводство

    Цель курса: 1. Научиться организовывать эффективный документооборот в организации; 2.Узнать правовые основы подготовки документов и познакомиться с новыми законодательными актами; 3. Провести анализ ошибок в делопроизводстве и понять, как делопроизводство влияет на управление компанией; 4. Научиться правильно вести документооборот и...

    • Дистанционная
    • Очная

    Цена курса:

    25 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Повышение квалификации

    Порядок работы с обращениями граждан в организациях

    Как работать с обращениями граждан? Что делать в случае нестандартных обращений и какие подводные камни могут таиться за ними? Типовые конфликты с "профессиональными жалобщиками": алгоритмы юридически правильных ответов с Вашей стороны. Требования законодательства в 2020-2021 году к порядку взаимодействия с гражданами. Анализ новейшей судебной ...

    Цена курса:

    22 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Цена курса:

    7 000 
  • Цена курса:

    15 000 
  • Цена курса:

    15 000 
  • Цена курса:

    15 000 
  • Повышение квалификации

    Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

    Европейская ассоциация профессиональных секретарей определяет роль секретаря, как "координационный центр" любой организации. Дж.Харрисон, исходя их этого определения выделил 2 группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам. Какими качествами должен обладать современный секретарь? Казалось бы, что абсолютно любой ...

    • Дистанционная
    • Очная

    Цена курса:

    25 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров
  • Повышение квалификации

    Архив организации

    Курс включает несколько модулей: - последние изменения в архивном законодательстве; - требования профстандарта "Специалист архива"; - организацию текущего хранения документов; - организацию архивного хранения документов; - практикумы по разработке Положения об архиве, а также, практикум по разработке номенклатуры дел, практикум по уничто...

    • Дистанционная
    • Очная

    Цена курса:

    22 000  Стоимость курса зависит от выбранных параметров

Что такое Microsoft Flow? - SharePoint Maven

SharePoint - отличная платформа для хранения документов и контента и совместной работы над ними. Однако дело не только в статическом контенте. Любой бизнес, малый или крупный, зависит от бизнес-процессов. Эти бизнес-процессы могут варьироваться от простых документов или форм утверждения (например, формы запросов на отпуск) до сложных процессов, охватывающих несколько систем и приложений (например, бизнес-процесс найма / адаптации или заказы на покупку / финансовые транзакции).

Исторически, если вы хотели создать рабочий процесс в SharePoint, вам приходилось полагаться на обходные пути (для простых рабочих процессов) , SharePoint Designer или 3 rd party tools . Однако есть новый ребенок на блоке, на которого нужно обратить внимание, и это Microsoft Flow.

Что такое Microsoft Flow?

Как и многие другие предложения от Microsoft, Flow - это новое приложение, которое является частью пакета Office 365. Он включен в большинство подписок на Office 365 и доступен через Средство запуска приложений Office 365 .Он позволяет автоматизировать бизнес-процессы, выстраивая рабочие процессы на основе определенных триггеров и действий. Например, после добавления новой записи в список SharePoint может быть отправлено электронное письмо с просьбой рассмотреть ее. Или, может быть, когда документ загружен в библиотеку документов, вашему руководителю будет отправлено электронное письмо с просьбой одобрить / оставить отзыв о документе.

Чем Flow отличается от SharePoint Designer?

SharePoint Designer - это инструмент исключительно для SharePoint.Однако его возможности рабочего процесса не позволяют легко взаимодействовать с другими приложениями. Кроме того, создание рабочего процесса в SharePoint Designer - это не то, что можно сделать в первый день. Вам действительно нужно изучить синтаксис, все особенности SharePoint Designer и потратить бесчисленные часы на отладку и настройку кода.

Microsoft Flow, , с другой стороны, использует графический пользовательский интерфейс, который позволяет строить рабочие процессы почти так же, как вы бы строили их в Visio.Уникальность Microsoft Flow заключается в том, что ваш рабочий процесс может взаимодействовать с другими приложениями, такими как MailChimp, DropBox, Twitter, SharePoint и OneDrive.

Является ли Microsoft Flow заменой SharePoint Designer?

В какой-то момент я на это надеюсь! Хотя у SharePoint Designer есть свои особенности и ограничения, он позволяет создавать довольно мощные и сложные рабочие процессы для списков и библиотек в SharePoint. Flow, с другой стороны, относительно новый, и в нем нет всех наворотов (пока), которые могут понадобиться для создания серьезного рабочего процесса.На данный момент Flow действительно привлекает внимание своей способностью взаимодействовать с другими приложениями. Это мощно!

Как Microsoft Flow связана с SharePoint?

Хотя Microsoft Flow не зависит от SharePoint, обе они тесно интегрированы. Позволь мне объяснить.

Microsoft Flow является частью Office 365

Во-первых, как уже упоминалось выше, Flow, как и SharePoint, является частью семейства Office 365.

Microsoft Flow интегрирован в списки и библиотеки SharePoint

Вы можете начать построение потоков прямо из настраиваемых списков и современных библиотек документов SharePoint .

Как получить доступ к Microsoft Flow

Через веб-браузер

Вы можете получить доступ к Flow из любого настраиваемого списка или современной библиотеки документов, через Flow Tile в Office 365 App Launcher или перейдя по этому URL-адресу: https://flow.microsoft.com

Через мобильное приложение

Вы также можете получить доступ к потокам и управлять ими через мобильное приложение. Подробнее об этом можно прочитать здесь: https://flow.microsoft.com/en-us/blog/mobile-ios-launch/

Дополнительные ресурсы

Я планирую в будущем публиковать сообщения о различных советах, приемах и инструкциях, связанных с Microsoft Flow.А пока не стесняйтесь ознакомиться с этими замечательными ресурсами от Microsoft:

Видео: https://docs.microsoft.com/en-us/learn/paths/automate-process-power-automate/
Документация: https://docs.microsoft.com/en-us/power -автомат /

Что такое рабочий процесс? | Определение и руководство рабочих процессов

Определение рабочего процесса

A Workflow - это последовательность задач, которая обрабатывает набор данных. Рабочие процессы происходят во всех сферах бизнеса и индустрии.Каждый раз, когда данные передаются между людьми и / или системами, создается рабочий процесс. Рабочие процессы - это пути, которые описывают, как что-то переходит от отмены к выполнению или от сырого к обработке.

Типы рабочих процессов

Ниже приведены три типа рабочих процессов, которые вы можете использовать в своем бизнесе:

  1. Рабочий процесс
  2. Рабочий процесс дела
  3. Рабочий процесс проекта

Рабочие процессы происходят во всем рабочем пространстве. Некоторые из них очень структурированы, а другие неструктурированы, но рабочие процессы существуют каждый раз, когда данные перемещаются от одной задачи к другой.

Давайте подробно рассмотрим каждый рабочий процесс.

Рабочий процесс

Рабочий процесс процесса возникает, когда набор задач предсказуем и повторяется. Это означает, что до того, как элемент начнет рабочий процесс, вы точно знаете, какой путь он должен пройти.

Рабочие процессы бизнес-процессов настроены для обработки неограниченного количества элементов, проходящих через них. Примером является рабочий процесс утверждения заявки на покупку. Как только он запускается, рабочий процесс задается с несколькими вариантами, и вы можете обрабатывать любое количество элементов в одном рабочем процессе.

Рабочий процесс дела

В рабочем процессе кейса вы не знаете путь, необходимый для завершения элемента в начале. Путь раскрывается по мере сбора большего количества данных. Билеты в службу поддержки и страховые претензии - хорошие примеры таких случаев. С самого начала неясно, как эти элементы будут обрабатываться; только после некоторого исследования путь откроется.

Подобно рабочим процессам, рабочие процессы кейсов могут обрабатывать любое количество элементов, хотя они зависят от человека или интеллектуального бота, чтобы определить правильный путь.

Рабочий процесс проекта

Проекты имеют структурированный путь, аналогичный процессам, но при этом может быть больше гибкости. Подумайте о выпуске новой версии вашего сайта. Вы можете с хорошей точностью спрогнозировать последовательность задач, необходимых для выполнения проекта.

Однако рабочий процесс проекта годится только для одного элемента. Еще один выпуск веб-сайта может не быть выполнен в течение длительного времени и вряд ли пойдет по тому же пути.

Большинство ресурсов, которые вы найдете в Интернете, относятся к рабочим процессам только в смысле рабочего процесса, но два других так же важны для рассмотрения, поскольку большая часть работы в офисе попадает в эти две категории.

Что не является рабочим процессом?

Если данные не перемещаются, у вас нет рабочего процесса. Например, если вы управляете списком несвязанных задач (выгуливать собаку, сходить в продуктовый магазин, забрать услуги химчистки), это не рабочий процесс, а управление задачами. Чтобы это был рабочий процесс, задачи должны быть связаны таким образом, чтобы стать частью чего-то большего.

Как я могу определить рабочие процессы вокруг себя?

Рабочие процессы прячутся во многих местах. Если у вас много писем, которые вы бездумно передаете по невидимой цепочке, это рабочий процесс.Если вы печатаете одну и ту же форму снова и снова, это рабочий процесс.

Если вы обнаружите, что обращаетесь к электронной таблице для организации динамических данных, это рабочий процесс. Если вы обнаружите, что ваша работа задерживается из-за того, что кто-то плохо выполняет свою работу, это рабочий процесс.

Вот пример рабочего процесса адаптации сотрудника.

Рабочие процессы и процессы - одно и то же?

Нет. Рабочие процессы описывают только последовательность задач. Процесс - это более широкий термин, который также включает данные, формы, отчеты и уведомления, необходимые для получения элемента от начала до конца в структурированной среде.

Например, рабочий процесс для заказов на поставку может выглядеть так: Инициатор => Утверждение менеджера => Обработка закупок. Но этот процесс также включает набор данных об утвержденных поставщиках на выбор, индивидуальный порядковый номер, присвоенный заказу на поставку, способ уведомления о закупках, доступный бюджет и многие другие факторы. Узнайте больше о рабочем процессе и процессе.

Рабочие процессы и контрольные списки - одно и то же?

Нет. Контрольный список - это элементарная версия рабочего процесса.Контрольные списки работают только для процессов и проектов, но часто не имеют возможности делиться ими между членами команды. Контрольные списки также затрудняют отслеживание элементов, которые необходимо вернуть на более раннюю стадию рабочего процесса.

Контрольные списки

плохо справляются с рабочими процессами, которые зависят от определенных данных. Например, если вы проводите маркетинговые кампании, но хотите следовать другому рабочему процессу в зависимости от того, какая платформа будет использоваться для распространения кампании, вам понадобится столько контрольных списков, сколько у вас есть платформ.В то время как с более сложным рабочим процессом вы можете обрабатывать все элементы в одном рабочем процессе.

Будьте осторожны, прежде чем выбирать инструмент рабочего процесса, который больше похож на автоматизированный контрольный список, поскольку вы быстро обнаружите ограничения в том, как он может обрабатывать ваши элементы.

Человеко-ориентированные и системно-ориентированные рабочие процессы

В рабочих процессах, ориентированных на человека, большинство задач поручаются людям. Это может потребовать утверждения данных, создания чего-то нового или перепроверки информации.

В рабочих процессах, ориентированных на систему, большинство задач выполняется машиной и практически не требует участия человека.Например, для создания финансового отчета рабочий процесс может запускаться в одно и то же время каждый месяц для сбора определенных данных из разных систем, их синтаксического анализа в отчет и отправки отчета по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Система может выполнять все эти задачи.

Существуют также ориентированные на документы рабочие процессы, в которых весь рабочий процесс строится вокруг документа. Хороший пример - договор аренды офисного помещения.

Все, что происходит в рамках рабочего процесса, должно быть добавлено или изменено в документе, и конечным результатом должен быть контракт, который правильно фиксирует все данные в рабочем процессе, включая цифровые подписи.

Автоматические и ручные рабочие процессы

В ручном рабочем процессе человек отвечает за передачу каждого элемента из одной задачи в другую. Например, когда сотрудник заполняет заявление о возмещении, он должен отправить его своему руководителю по электронной почте для утверждения. После утверждения она должна отправить его по электронной почте в финансовый отдел.

Финансовый отдел должен войти в программу и запланировать платеж, а затем отправить сотруднику электронное письмо с сообщением о его завершении.

В автоматизированном рабочем процессе, когда человек выполняет задачу, он не несет ответственности за передачу данных следующей задаче.Рабочий процесс запрограммирован на это. Система управляет потоком задач, включая уведомления, сроки и напоминания.

В том же примере возмещения служащий может заполнить форму и нажать кнопку отправки. Это автоматически вызовет уведомление для менеджера, чтобы просмотреть его и нажать «Утвердить».

Это автоматически отправит его в финансовую группу для обработки или, если сумма достаточно мала, запустит задачу по деблокированию платежей и отправке автоматизированного электронного письма сотруднику.

Отслеживание элементов намного проще в автоматизированных рабочих процессах. Чтобы отслеживать элементы в ручном рабочем процессе, вы должны либо вручную обновить электронную таблицу, либо отправить множество сообщений и электронных писем, чтобы узнать статус. Автоматизированные рабочие процессы мгновенно покажут вам, где находится элемент в рабочем процессе.

Программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса

имеет множество других преимуществ, в том числе:

  • Устранение дублирующих задач
  • Повышение эффективности
  • Упрощение делегирования задач
  • Сокращение времени обработки
  • Обеспечение большей видимости
  • Установление ответственности

Как я могу создавать автоматизированные рабочие процессы и управлять ими?

Существует множество инструментов, которые оцифровывают ваши рабочие процессы, но вы действительно хотите найти такой, который можно максимально автоматизировать, чтобы помочь вам лучше управлять рабочим процессом.

Для автоматизации рабочих процессов вам потребуется программное обеспечение для управления рабочими процессами. Программное обеспечение для управления рабочим процессом позволит вам создать визуальное представление рабочего процесса, включая все условные задачи и исключения. Лучшие инструменты позволят вам создать надежную форму, которая будет служить носителем всех данных, необходимых для правильной обработки элемента.

Затем программа сама автоматически позаботится о запуске рабочих процессов. Пользователь должен иметь возможность заполнить начальную форму, а программное обеспечение позаботится о перемещении элемента из одной задачи в другую, пока она не будет завершена.

Большая часть программного обеспечения для управления рабочими процессами ориентирована только на рабочие процессы (те, которые являются предсказуемыми и повторяющимися). Однако вам следует попытаться найти решение, которое также позволит вам обрабатывать рабочие процессы кейсов и рабочие процессы проектов с одной и той же платформы, а не использовать разные инструменты для всех этих ситуаций.

Организации, серьезно относящиеся к управлению рабочими процессами, обычно имеют центральное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое каждый отдел может использовать для создания своих собственных рабочих процессов.

Попробуйте Kissflow

Если вы ищете способ организовать свои рабочие процессы и управлять ими, начните работу с Kissflow Workflow. Ему доверяют более 10 000 компаний, потому что он понимает рабочие процессы и позволяет вам управлять важными для вас вещами.

10 лучших функций, которые должна иметь каждая система управления рабочим процессом

Где мы с этим одобрением?
Я отправил электронное письмо, вы его проверяли?
Вы можете переслать мне этот документ еще раз?
Это обычные цитаты, которые можно услышать в любой организации.Рабочие процессы, которые обрабатываются вручную по электронной почте, создают большую путаницу. Трудно понять, как обстоят дела и что должно произойти дальше.

Но эти высказывания не нужны современной организации. Они приводят к недоверию и разочарованию, когда реальной проблемой является отсутствие эффективных систем.

Великие организации эффективно управляют своими рабочими процессами. Когда основные операции организации четко определены и работают с осторожностью, организация работает гладко и может сосредоточиться на более серьезных проблемах, чем поиск старых электронных писем.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочим процессом создает и оптимизирует пути для данных, чтобы завершить элементы в данном процессе. Управление рабочим процессом включает в себя поиск повторяющихся задач, отображение рабочего процесса в идеальном состоянии, автоматизацию процесса и выявление узких мест или областей, требующих улучшения.

Основные компоненты рабочего процесса

Рабочий процесс состоит из трех основных компонентов.

Предустановленные шаги

Шаги - это предопределенная структура задач рабочего процесса.Они обеспечивают ясность того, что происходит на каждом этапе рабочего процесса до конечной точки. Шаги могут быть ручными или автоматическими в зависимости от различных рабочих процессов.

Шаги в рабочем процессе могут быть линейными, разветвленными или их сочетанием.

Заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны - это люди, которые несут ответственность за выполнение определенных задач в рабочем процессе. Заинтересованные стороны назначаются либо для каждого шага рабочего процесса, либо для группы шагов, либо для всего рабочего процесса.

В некоторых рабочих процессах шаги полностью автоматизированы, что снижает активность заинтересованных сторон.Заинтересованные стороны вмешиваются в рабочий процесс только в определенных условиях или при возникновении проблем.

Условия

Условия - это правила рабочего процесса. Они определяют, когда конкретный шаг завершен и каким должен быть следующий шаг. Условия наиболее полезны для рабочих процессов типа утверждения, когда некоторые шаги пропускаются в зависимости от информации.

Вот пример рабочего процесса:

3 основных метода управления рабочим процессом

Управление рабочими процессами - это общекорпоративная практика, которая должна быть в приоритете каждого руководителя.Вот три основных метода управления рабочим процессом, которым нужно следовать.

1. Четко определенные рабочие процессы

Часто в каждой команде и отделе используются сотни рабочих процессов. Эти рабочие процессы скрыты между различными инструментами и сотрудниками. Признак хорошего управления рабочим процессом показывает, когда вся организация осведомлена обо всех этих рабочих процессах.

Нет необходимости автоматизировать каждый рабочий процесс, но они должны быть задокументированы. Когда придет подходящее время, вам не нужно копаться в сотне электронных писем и программного обеспечения, чтобы внедрить автоматизацию.

Некоторые рабочие процессы четко определены и видны, а некоторые нет. Но вы должны постоянно пытаться идентифицировать эти рабочие процессы и задокументировать их.

2. Приоритетные и оптимизированные рабочие процессы

Ваши первоочередные рабочие процессы должны работать в оптимальном режиме. Они должны быть гибкими, гибкими и целеустремленными.

Например, начните с рабочих процессов, ориентированных на клиентов, таких как процессы продаж и утверждения скидок, или рабочих процессов, ориентированных на сотрудников, таких как прием на работу и адаптация.Это важные рабочие процессы, которые имеют огромное влияние на организацию.

Внутри этих основных рабочих процессов работают вспомогательные рабочие процессы. Им следует дать следующий приоритет и всегда быть сосредоточенными на обслуживании своих основных рабочих процессов. Например, рабочие процессы творческих запросов в маркетинге должны иметь приоритет после важных рабочих процессов продаж.

3. Регулярный мониторинг и оптимизация

Единственный способ получить высокоэффективные рабочие процессы - это оптимизация.Ваша первая попытка построить рабочий процесс, каким бы умным и ориентированным на данные он ни был, все равно будет неэффективным. Рабочие процессы на бумаге безупречны и бесчеловечны. Рабочие процессы, выполняемые в реальном времени, несовершенны и человечны.

Организация, использующая эффективные рабочие процессы, способна легко решать все бизнес-задачи.

Что такое система управления рабочим процессом?

Система управления рабочими процессами (WMS или WfMS) - это программный инструмент, предназначенный для оптимизации рутинных бизнес-процессов для достижения оптимальной эффективности.Системы управления рабочим процессом включают создание формы для хранения данных и автоматизацию последовательного выполнения задач, которым должны следовать данные, пока они не будут полностью обработаны.

Задачи в рабочих процессах могут выполняться человеком или системой. При таком большом количестве опций и таком количестве продуктов, которые называют себя инструментом рабочего процесса, трудно сказать, что вы получите. То, что вчера было простым канбан-инструментом управления проектами, теперь претендует на звание полностью автоматизированной системы рабочих процессов?

Что делает система управления рабочим процессом (WMS)?

Когда вы ищете систему управления рабочим процессом (WMS), вам нужно что-то, что

  • Позволяет автоматизировать повторяющиеся процессы
  • Автоматически выполняет незавершенные задачи в процессе
  • Дает общую картину рабочего процесса вместе с показателями производительности

Чтобы получить истинное соотношение цены и качества, которое обещает WMS, он должен иметь по крайней мере эти 10 основных функций.Не соглашайтесь на то, что не соответствует вашей последовательности операций и не способствует повышению производительности.

10 функций, которые должна иметь каждая система управления рабочим процессом

1. Интуитивно понятный конструктор рабочих процессов без кода

Если вы попросите владельца процесса создать рабочий процесс, он, скорее всего, проведет прямую линию с ключевыми этапами процесса, каждый из которых требует ввода, утверждения или отказа.

Если вы попросите программиста создать программное обеспечение для рабочего процесса утверждения счетов, он начнет напоминать генеалогическое древо Эдипа.

Отличная система управления рабочим процессом позволяет мыслить простыми линейными циклами и выполнять все сложные задачи в фоновом режиме.

2. Конструктор форм WYSIWYG

В 2020 году дизайнеру форм не может быть оправдания быть чем-то меньшим, чем крутым. Это должно быть перетаскивание. И вам нужны поля, все разных типов. Текст, числа, карты, расчеты, раскрывающиеся списки и многое другое! Если вас изначально не впечатлил конструктор форм вашей системы управления рабочим процессом, скорее всего, вы быстро перерастете его.

Хотите выбрать следующего исполнителя задачи из формы? Хотите связать свою форму с другой базой данных? Хотите отображать данные с веб-сайта в реальном времени? Все это должно быть очень легко выполнить.

Конструктор форм должен быть простым и интуитивно понятным и не требовать от консультанта помощи.

3. Интеграция с другими облачными приложениями

Интеграция раньше была полезной функцией для управления рабочим процессом. Теперь это важно.

Рабочие процессы не работают независимо от других процессов.Документы, отчеты о продажах, денежные потоки, календари и контактные данные должны плавно перетекать из вашего инструмента рабочего процесса в вашу CMS, календарь, электронную почту, финансовое программное обеспечение и многое другое.

Если вашу систему управления рабочим процессом нелегко настроить для интеграции с другими инструментами, она уже устарела.

4. Облачные технологии

Споры об облачных и локальных решениях практически закончились. Выбор локального варианта - все равно что делать ставку на то, что MySpace вернется.

И дело не только в доступе к вашим данным из любого места. Речь идет о том, кто отвечает за обновления и обслуживание. Речь идет о соблюдении и конфиденциальности данных. Речь идет о налаживании партнерских отношений с продавцом, а не о единовременной покупке. Ваш инструмент управления рабочим процессом должен существовать в облаке, если вы хотите, чтобы он был полезен для вашей команды.

5. Отчеты по KPI

Множество инструментов рабочего процесса позволят вам создать простой рабочий процесс.Но если вы серьезно настроены выйти на новый уровень производительности, вам понадобятся надежные функции отчетности.

Когда вы впервые автоматизируете рабочий процесс, вы попадаете на полигон. То, что, как вы думали, идет гладко, может занять гораздо больше времени, чем вы ожидали. Вы можете осознать, что вам нужен новый шаг, или обнаружите, что у вас слишком много шагов. Надежная функция отчетности на основе KPI в вашей WMS позволит вам увидеть и проанализировать, где находятся узкие места и на чем сосредоточить свое внимание.

6. Индикаторы состояния SLA

Хорошая система управления рабочими процессами станет вашим универсальным средством для всех основных процессов в вашей организации. Таким образом, ваш инструмент рабочего процесса может иметь более 30 рабочих процессов, выполняемых одновременно. Когда вы думаете о просмотре всего этого на панели инструментов, вам нужен способ убедиться, что вы в курсе всех своих задач.

Индикаторы SLA

могут сообщить вам, какие из них являются наиболее важными, а какие могут подождать, пока вы будете выполнять другие задачи.На панели управления WMS должны использоваться цветовые коды или аналогичный инструмент, чтобы привлечь ваше внимание к наиболее актуальным рабочим процессам.

7. Уведомления, когда и где они вам понадобятся

Ключ к автоматизированным рабочим процессам заключается в том, что вам никогда не нужно их подталкивать. Подобно машине дерби из соснового леса, как только вы начинаете новый процесс, он должен продолжаться до тех пор, пока он не закончится, и никому не нужно будет следить.

Ключ к этому виду потока - уведомления. Эффективная система управления бизнес-процессами будет отправлять уведомления по электронной почте или push-уведомления на ваш мобильный телефон, чтобы напоминать вам о предстоящих утверждениях.Пользователи также должны иметь возможность настраивать тип получаемых уведомлений.

8. Параллельные ответвления

Все рабочие процессы последовательны, но некоторые уникальны. Некоторые последовательные шаги могут происходить одновременно. Возьмите заявку на поездку или заявку на покупку. У него очень предсказуемый путь, но что, если это для международных путешествий? Вам может понадобиться отдельный трек для паспортов и других деталей предстоящей поездки.

Добавление такого рода сложности должно быть легким и не требует диплома специалиста по информатике.Прямо из формы вы сможете легко добавлять ветку и создавать условные задачи.

9. Ролевой контроль доступа

Многие рабочие процессы содержат конфиденциальную информацию, которая не предназначена для предоставления всем участникам процесса. Каждая система управления рабочим процессом должна позволять вам настраивать то, что каждый пользователь может видеть и редактировать. Быстрое изменение этой части рабочего процесса не должно нарушать его или влиять на исторические запросы.

10. Прозрачное ценообразование

Зачем вкладывать огромные средства в программное обеспечение, которое может доставить вам больше проблем, чем оно того стоит? Что, если вы хотите автоматизировать только один процесс между несколькими людьми? Вам все еще нужно вложить много денег?

Лучшие системы управления рабочими процессами работают по модели с ежемесячной оплатой по мере использования, в которой плата включает все текущие расходы, и вы платите только за количество пользователей, получающих доступ к системе.Если инструмент рабочего процесса не сообщает вам стоимость прямо на веб-сайте, это означает, что они пытаются выяснить, сколько они могут получить от вас, исходя из вашего размера и репутации.

Выберите инструмент, который стоит заранее, и он не вызовет у вас шока при получении первого счета. Изучая варианты, помните об этих 10 вещах. Не соглашайтесь на что-то менее удивительное, когда дело доходит до того, чтобы ваши рабочие процессы были быстрыми и плавными.

Вопросы, которые следует задать перед выбором программного обеспечения для управления рабочим процессом

1.Что нужно вашему рабочему процессу?

Вам могут потребоваться обширные решения для рабочих процессов для основных процессов, которые распределены по всей организации. Или вам может понадобиться что-то более легкое, что предоставит возможности автоматизации в руки руководителей вашей команды, чтобы они могли управлять процессами самостоятельно. Составьте список ваших самых важных потребностей.

2. Какие у вас особенности, не подлежащие обсуждению?

На базовом уровне большинство программ для рабочих процессов схожи, но есть отличительные особенности, которые могут помочь вам сосредоточиться только на лучших для вас вариантах.

Вам нужен локальный хостинг? Насколько подробным должен быть ваш отчет? Есть ли определенные типы полей формы, без которых вы не можете работать?

3. Сколько у вас будет пользователей?

Это программное обеспечение будет использоваться всей компанией или только избранной группой людей? Вам нужно иметь возможность добавлять внешних пользователей, чтобы они могли запускать рабочие процессы? Уточняйте у разных поставщиков, каковы их текущие верхние пределы для количества пользователей.

4.Как скоро вы хотите внедрить программное обеспечение?

Если вы ищете программное обеспечение для рабочего процесса, которое автоматизирует только один критически важный процесс, вы, вероятно, можете позволить себе потратить время на его исправление. Но если вам нужно что-то, что автоматизирует множество процессов в организации, вы хотите, чтобы это начало работать как можно быстрее.

Для настройки некоторых инструментов рабочего процесса, их обучения, разработки рабочих процессов и их последующего внедрения в производство уходит много месяцев. Другие инструменты без кода, такие как Kissflow Workflow, практически не требуют обучения и могут быть реализованы в первый же день использования.

5. Какая поддержка вам нужна?

За последние несколько десятилетий спрос на поддержку программных инструментов сильно вырос. Внутренние ИТ-команды больше не могут быть экспертами во всех инструментах. Поставщик, с которым вы работаете, должен иметь возможность предоставить высококачественную поддержку.

Обычно это предоставляется в форме мгновенной поддержки в чате, подробной документации и видеоруководств. Во время пробного периода намеренно взаимодействуйте со службой поддержки, чтобы узнать, насколько легко получить нужные ответы.

Сравнение систем управления документооборотом

Давайте начнем. Выбрать инструмент для управления рабочим процессом, такой как Kissflow Workflow, для вашей компании непросто. Вы должны учитывать множество факторов, которые могут ускользнуть от вашего внимания. Как упоминалось выше, существует так много функций, которые могут запутать вас и затруднить принятие решения.

Вот сравнение инструментов управления рабочим процессом, которые помогут вам принять решение.

101 - Руководство для среднего уровня по управлению рабочим процессом в офисе

Эффективное управление рабочим процессом в офисе - улучшение клиентской базы и удовлетворенности сотрудников

Быть офис-менеджером, отвечающим за все, что происходит в помещении, - непростая задача.

Бизнес-центр требует совместной работы множества разных людей, чтобы высшее руководство могло сосредоточиться на эффективной задаче, которая способствует достижению долгосрочного успеха.

Ежедневно офис-менеджеры, сотрудники отдела кадров и другие операционные ресурсы будут сталкиваться с рядом новых требований, которые, как ожидается, будут своевременно выполнены. Офис-менеджер должен своевременно выполнять эти запросы.

Неважно, занимаетесь ли вы руководящей позицией или членом основной команды, потому что знание лучших стратегий для эффективного управления рабочими процессами в офисе будет иметь большое значение для того, чтобы вы стали эффективным лидером.

Ключевые стратегии для эффективного управления вашим офисом

1. Определите правильные инструменты для эффективного управления рабочим процессом в офисе

Использование правильных приложений и инструментов для рабочего процесса - первый шаг к созданию эффективной системы управления.

Множество других вещей, особенно те, которые были изобретены и реализованы высшим руководством, помогут компании выжить самостоятельно.

2. Создайте среду непрерывного обучения

Лучшая компания - это та, которая способна к самообеспечению и обучению в самых разных ситуациях.

Создавайте простые, но эффективные правила, которым должен следовать каждый сотрудник. В то же время побуждайте их думать самостоятельно и принимать решения, когда это необходимо.

Если они делают что-то хорошее, никогда не забывайте ценить их навыки своевременного принятия решений и преданность делу.

3. Сохраняйте полностью модульный рабочий процесс

Рабочий процесс, который вы создаете, должен быть полностью модульным, чтобы его можно было адаптировать к будущим требованиям.

То, что хорошо работает для организации в настоящее время, может создать узкие места в будущем. Вместо того, чтобы следовать одному и тому же рабочему процессу или создавать совершенно новый с нуля, вы можете подумать о настраиваемом решении.

Настраиваемое решение для рабочего процесса очень надежно, поскольку его истоки лежат в проверенном рабочем процессе, но его можно изменить в соответствии с будущими требованиями.

4. Убедитесь, что многозадачность не противоречит продуктивности

Многозадачность - это громкое имя, которое неоднократно использовалось компаниями в корпоративную эпоху.

Однако это привело к тому, что стало меньше профессионалов, специализирующихся на одном таланте. Практически в каждом секторе есть более посредственные квалифицированные специалисты.

Вы можете реализовать многозадачность, но не забудьте нанять людей, увлеченных своей областью интересов. Никогда не просите сотрудника отдела кадров поддерживать офис и не ждите, что финансовый специалист сделает код. Такие вещи могут происходить в малом бизнесе или стартапе, но их избегание - вот что ведет к росту.

5. Внедрение автоматизации для повседневных повседневных задач

Хотя общепринято утверждать, что в офисной среде нет тривиальных задач, существует множество процессов, которые можно автоматизировать и существенно повысить производительность.

При использовании инструментов автоматизации рабочего процесса вероятность ошибки, которая может повлиять на все операции, очень мала. Вы можете реализовать автоматизацию в своем офисе, такую ​​как адаптация сотрудников, введение в должность, управление отпусками, уведомления по электронной почте и т. Д.

6. Высшее руководство должно быть всегда доступно

Управление сотрудниками - сложная задача, и часто люди в высшем руководстве теряют терпение в том, как отдавать приказы и выполнять задачи.

Новички могут не иметь четкого представления о поставленных перед ними задачах, поэтому рекомендуется снизить стресс в и без того напряженной среде.

Создавайте и поддерживайте позитивный настрой, упрощая доступ к высшему руководству, потому что в их видении есть общая картина. Они также могут быстро принимать решения и вести организацию к общей цели.

7. Проведение индивидуальных встреч для разных команд

Командные собрания повышают моральный дух всей организации, но в этом есть скрытая повестка дня.

У вас будет больше контроля над тем, чем занимаются отдельные команды, вы поймете узкие места, с которыми они сталкиваются ежедневно, и поможете им найти лучшие решения.

Кроме того, многие люди склонны говорить свободно, когда они находятся в своей зоне комфорта, среди товарищей по команде, вместо того, чтобы просить их выступить на групповом собрании, в котором участвуют участники со всего офиса. Это один из лучших способов повысить эффективность офиса.

Некоторые из самых популярных цифровых приложений и программного обеспечения, которые могут облегчить жизнь в офисе.

  • Cflow [Начало работы] - Более простой способ объяснить Cflow - это назвать его лучшей комбинацией всех популярных доступных платформ рабочих процессов.Дополнительным преимуществом является то, что продукт также поддерживает сторонние плагины популярных приложений, таких как Slack, что еще больше повышает его производительность.
  • Trello - один из самых популярных сервисов, широко используемых во многих компаниях, занимающихся информационными технологиями. Это помогает визуализировать и упростить управление проектами в веб-интерфейсе.
  • Asana - Платформа управления работой, которую компании хвалят за удобство в использовании. Вы должны уметь использовать его для создания проектов, задач и сроков, а также для отслеживания того, что происходит.
  • Evernote - простое, но эффективное приложение для создания заметок, популярное как среди бизнес-пользователей, так и среди частных лиц благодаря привлекательному дизайну и простоте использования.

Это одни из наиболее важных и высокоэффективных инструментов, которые могут способствовать лучшему функционированию рабочего процесса в офисе.

Ответственный менеджер должен выбрать необходимые программы и интегрировать их в повседневный рабочий процесс, чтобы облегчить сотрудникам совместную работу и совместную работу.

Автоматизация рабочего процесса и персонализированное управление офисом - Cflow поможет вам

Объединив лучшее из программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов для автоматизации задач и создав персонализированную среду для управления ресурсами вашего офиса, а также вашими сотрудниками, практически возможно создать отличную среду, которая раскрывает все самое лучшее в каждом.

Cflow может быть эффективным инструментом рабочего процесса, который можно использовать для автоматизации процессов, создания рабочих процессов для каждого отдела.

Когда работа выполняется вовремя и повсюду появляются оперативные уведомления, это мотивирует сотрудников вносить свой вклад в их задачу и для общего роста организации. Узнайте больше о Cflow и обязательно совместите его с советами по управлению офисом, представленными здесь.

Автоматизация документооборота: 5 способов получить выгоду для бизнеса

Когда-то давно концепция документооборота заключалась в том, чтобы складывать бумажные документы в манильский конверт или папку гармошкой, а затем нацарапывать имя следующего человека, который будет просматривать информацию, в серии упорядоченных черных линий на обратной стороне.Содержимое распространялось внутри компании, если человек работал в том же кампусе, или отправлялся, если сотрудник находился в офисе в другом городе.

Часто возникали узкие места. Регулярно звонили, чтобы узнать, где находятся документы. После завершения этого процесса информация либо хранилась в рядах картотек в зданиях на территории кампуса, либо в другом офисе в США. В некоторых случаях организации платили компаниям по хранению и управлению информацией за уничтожение или архивирование документов.

Для миллениалов этого не произошло в эпоху Безумцев . Это было в 90-е годы. Некоторые организации до сих пор работают таким образом . По данным Entrepreneur, компаний ежегодно теряют от 20 до 30 процентов выручки из-за различных видов неэффективности.

В то время как большинство руководителей бизнеса понимают важность оптимизации операций, опрос MIT Sloan показал, что руководители 91% компаний считают, что цифровые технологии могут коренным образом изменить методы работы компаний.

(Узнайте, как автоматизация бизнес-процессов может использовать цифровые технологии для лучшего понимания предмета.)

Специалисты по автоматизации бизнес-процессов и документов могут разработать эффективный документооборот для различных отделов и обстоятельств в вашей организации, чтобы гарантировать, что ваша компания и команда будут идти в ногу со временем. Некоторые из преимуществ разработки документооборота включают:

Снижение риска

Эффективный рабочий процесс может не только предотвратить человеческие ошибки, но и уменьшить избыточность, а также обеспечить стабильное и надежное выполнение задач.Правила рабочего процесса придают ясность и структуру. Создание документооборота и управление им гарантирует, что все работают над достижением одной цели. Когда каждый член команды знает, что делать, на каком этапе и в надлежащий период времени, упущения и риски снижаются.

Расширение возможностей с помощью информации и коммуникации

По мере того, как организации накапливают бизнес-контент, будь то цифровой или бумажный, большинство из них хранят эту информацию в своих облачных системах управления документами, платформах ECM, общих файловых ресурсах или даже в системе электронной почты.Когда к информации можно легко получить доступ, рабочие процессы намного мощнее. Рабочий процесс документирования гарантирует, что каждый член команды имеет факты, необходимые для выполнения своей задачи, давая сотрудникам представление о том, как их последствия влияют на цель.

Как только эта задача будет завершена, следующей ответственной стороне будет отправлено предупреждение.

Повышение прозрачности и подотчетности

Препятствия в процессе могут вызвать серьезное замедление с далеко идущими финансовыми последствиями.Компании могут закрывать глаза из-за отсутствия видимости или осведомленности о том, как это узкое место влияет на цели и рост организации. В других случаях эти засоры в артериях системы возникают из-за отказа от внедрения новых технологий.

Иногда возникают другие проблемы. Поскольку производительность можно отслеживать, можно быстро проанализировать блокировки или проблемы и найти обходные пути. Это заставляет всех сотрудников нести ответственность за свою роль. Рабочие процессы также могут быть изменены для повышения эффективности и предоставления видимости руководству или другим заинтересованным сторонам, когда это необходимо.

Обеспечение ведения контрольных журналов

Системы документооборота создают контрольные журналы, отслеживая, какие задачи были выполнены, кем и когда. Вся эта информация задокументирована. Поскольку рабочий процесс связан с базой данных или даже с системой управления документами, записи хранятся на протяжении всего процесса.

Дает возможность руководителям сосредоточиться

Без бизнес-процессов и автоматизированных систем документооборота менеджеры, как правило, проводят большую часть своего времени за чтением электронной почты, утверждением заданий и отслеживанием отчетов о проделанной работе.Эффективные процессы документооборота позволяют менеджерам переключать внимание на другие жизненно важные аспекты, такие как сосредоточение внимания на стратегиях и тактике для достижения роста организации.

Лучший способ оптимизировать свой бизнес - это осознавать снижение производительности и искать оптимизированные решения. Используя платформы KnowledgeLake и Nintex, мы предлагаем передовые решения для автоматизации бизнес-процессов и документооборота.

Документооборот. Документируйте рабочие процессы жизненного цикла.

Документооборот
Управление цифровым рабочим процессом


Что такое документооборот?

Управление документооборотом - это система, используемая для сбора, создания, отслеживания, редактирования, утверждения, хранения, извлечения, сохранения и уничтожения документов, связанных с бизнес-процессами. Рабочий процесс цифрового документооборота помогает организациям часто сокращать объемы бумажной работы, которая замедляет повседневные операции. Заказы на покупку, счета-фактуры, запросы на отпуск, подтверждение доставки, отгрузку, платежную ведомость, документы на автомобиль, информацию о цепочке поставок, формы претензий, страховки и многое другое.Большинство предприятий связано с большим количеством документов, и то, как они управляются, влияет на текущие расходы, производительность персонала, прибыльность и удовлетворенность клиентов. Документы передаются из одного отдела в другой, требуя утверждения или изменения на каждой остановке.

Документооборот для четких бизнес-процессов на основе правил

Управление документооборотом позволяет вам проанализировать свои бизнес-процессы и убедиться, что они работают эффективно для бизнеса, а также подходят для пользователей.

Типичные рабочие процессы документооборота управляют тем, как информация с момента ее поступления в ваш бизнес, предписывает, как она направляется, с контрольными точками для комментариев и утверждений до оперативных действий, отчетности и архивирования.

Одним из больших преимуществ цифрового документооборота является то, что статус задач всегда ясен, а для аудитов имеется исчерпывающий отчет о деятельности.

Документооборот может применяться к основным бизнес-функциям - например, учетным записям и процессам управления персоналом - или к производственным процессам, цепочке поставок и производственным рабочим процессам.Надежный рабочий процесс цифрового документооборота позволяет пользователям системы сосредоточиться на своей роли и защищает бизнес от ошибок пользователей.

Чего добивается Document Workflow?

Система документооборота:

  • Автоматизирует повторяющиеся процессы
  • Автоматически предупреждает пользователей о незавершенных задачах
  • предоставляет общую картину документооборота с показателями производительности
Document Manager дает вам все преимущества цифрового документооборота

Создание шагов документооборота, подходящих для бизнеса и пользователей

Рабочий процесс документооборота должен соответствовать тому, что является правильным для бизнеса, и логика рабочего процесса должна быть очевидна для пользователей.Владельцы процессов должны провести прямую линию с ключевыми этапами рабочего процесса, которые требуют ввода, утверждения или отказа.

Облачная технология документооборота

Выбор облачного документооборота часто является правильным шагом. Пользователи могут просматривать и утверждать действия, а также получать доступ к данным и отчетам из любого места в любое время. Облачное программное обеспечение для рабочих процессов также устраняет необходимость в предварительных затратах на программное обеспечение и инфраструктуру.

Изменения в отчетности и документообороте

Вы можете обнаружить, что ваш новый документооборот преподносит сюрпризы.Важно, чтобы вы управляли своей системой рабочего процесса, и чтобы она диктовала пользователям и препятствовала их работе. С помощью цифрового документооборота вы можете добавлять и изменять шаги в процессе.

Document Система документооборота Logistix, Document Manager, дает вам важные преимущества. Отчеты Document Manager на основе KPI позволяют вам видеть и анализировать узкие места рабочего процесса, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание. Document Manager Dynamic Workflow Designer также позволяет вам перетаскивать изменения рабочего процесса и выполнять откат без каких-либо навыков программирования.Визуализируйте, проектируйте и внедряйте ориентированные на документы рабочие процессы

Перетащите новый рабочий процесс с документами, чтобы реализовать автоматизированные процессы на основе правил, от простых рабочих процессов с документами закупок до сложных рабочих процессов с документами цепочки поставок

Индикаторы статуса рабочего процесса SLA

С помощью Document Manager вы сможете просматривать несколько процессов, чтобы вы могли видеть, какие задачи выполняются, а какие требуют внимания. Панель управления Document Manager предупреждает вас о наиболее важных рабочих процессах.

Предупреждения рабочего процесса, чтобы поддерживать интерес пользователей

Люди отказываются от платформ рабочего процесса, если им не напоминают вернуться, когда они понадобятся. Document Manager отправляет оповещения по электронной почте или push-уведомления на мобильные устройства, чтобы пользователи системы выполняли задачи, требующие внимания.

Параллельные операции документооборота

Рабочие процессы являются последовательными, но у некоторых рабочих процессов есть цепочки, которые происходят одновременно. Например, для возмещения командировок обычно требуется одобрение менеджера, но вместо того, чтобы создавать разные рабочие процессы для каждого отдела, вы можете создать один рабочий процесс, который будет следовать треку в зависимости от того, какой отдел выбирает запрашивающий.

Управление доступом на основе ролей

Рабочие процессы часто содержат конфиденциальную информацию, которой нельзя поделиться со всеми. С помощью Document Manager вы можете настроить то, что каждый отдельный пользователь может видеть и редактировать.

Интеграция рабочего процесса с другими бизнес-системами

Документооборот не работает независимо от других процессов. Документы, отчеты о продажах, денежные потоки и календари - важные элементы, которые необходимо включить в рабочий процесс. Document Manager позволяет интегрировать с ведущими бизнес-системами .

Лицензирование системы гибкого рабочего процесса

Document Logistix - прогрессивная инновационная компания, владеющая своей интеллектуальной собственностью в области документооборота. Мы ценим потребность клиентов в справедливости и ценности, поэтому лицензируем наши продукты, чтобы отражать фактические потребности пользователей, от администратора до случайного пользователя.

10 вопросов о документообороте

Узнайте, не тратит ли ваш документооборот ваше время, - задайте себе эти 10 вопросов.

Важно доставить документы нужным людям в нужное время - решения могут приниматься, а счета оплачиваться. Однако беспрепятственно перемещать их по офису - не всегда самая легкая задача.

Документы легко теряются, и когда бумажные документы кладут на чей-то стол, есть большая вероятность, что эти документы быстро окажутся внизу стопки документов (никогда больше их не увидят). Или, с другой стороны, чувствительный документ, который не должен был быть виден, распечатывается на цветном копировальном аппарате в коридоре и случайно забирается коллегой.И, в зависимости от уровня личной информации, содержащейся в документе, это может даже привести к нарушению конфиденциальности или другому нарушению нормативных требований.

Бумажные документы - не единственные документы, которые можно легко потерять. Электронные документы тоже могут быть потеряны, если не уделить необходимое время для обеспечения эффективного рабочего процесса и индексации документов для последующего поиска.

Документооборот

По сути (упрощая), документооборот - это то, как документы перемещаются через ваш офис - от одного человека к другому, пока документ не будет обработан, а затем сохранен в качестве записи или утилизирован.Рабочий процесс документооборота может быть автоматизирован с помощью программного обеспечения для документооборота и управления документами, может быть бумажным или сочетанием того и другого.

В любом случае, чтобы вы могли тратить свое время на выполнение работы, а не на перетасовку документов, поток должен быть эффективным.

Правильное оборудование и программное обеспечение

Независимо от того, является ли ваш рабочий процесс ручным или автоматическим (или комбинированным), вам необходимо подходящее офисное оборудование, способное удовлетворить ваши потребности в печати, копировании, сканировании и факсе.Объем документов и количество работников, дотрагивающихся до документов, определяют оборудование, подходящее для вашего офиса. Малогабаритный многофункциональный копировальный аппарат может подойти для небольшого офиса из четырех человек, но по мере роста этого офиса будет увеличиваться сложность его документооборота и потребность в более надежном офисном оборудовании. Точно так же программное обеспечение для автоматизации процессов различается по возможностям. Если вы заинтересованы в полной автоматизации рабочего процесса, убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение соответствует требованиям и работает с вашим офисным оборудованием.

Правильные вопросы

Вы должны спланировать эффективный рабочий процесс - они не происходят просто так (разве не здорово!). Начните думать о своем текущем документообороте - бумажном или автоматическом - и о том, соответствует ли он нормам. Вот несколько вопросов, с которых вы должны начать.

  1. Являются ли полученные вами факсы конфиденциальными?
  2. Были ли в последнее время «лежачие полицейские» из-за утери документов?
  3. Могут ли несколько пользователей получить доступ к документу одновременно, когда им нужно его отредактировать, и уверены ли вы, что доступ к самой последней версии документа будет открыт, отредактирован и сохранен?
  4. Должны ли несколько сотрудников стоять в очереди, чтобы скопировать, распечатать или отправить?
  5. Как далеко от каждого сотрудника находится ближайшее устройство вывода на печать?
  6. Задерживается ли рассмотрение и утверждение заказов на покупку и расходов из-за того, что сотрудники не могут получить удаленный доступ к информации?
  7. Нужно ли передавать какие-либо цветные проекты на аутсорсинг?
  8. Вы когда-нибудь анализировали как фактическую стоимость какой-либо технологии, так и мягкую стоимость рабочего времени сотрудников вашего документооборота, чтобы определить связанные с ними затраты?
  9. Как часто сотрудникам нужно отойти от своего стола, чтобы достать файл из картотеки?
  10. Можно ли архивировать, искать, получать доступ и передавать информацию независимо от формата?

Вы можете сэкономить время и сделать больше в течение рабочего дня, установив оптимизированный и эффективный документооборот.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *