Что включает в себя делопроизводство: Делопроизводство что такое? —

22.08.1980 alexxlab

Содержание

Что такое современное делопроизводство. Эффективное делопроизводство

РАЗДЕЛ 1 ДЕЛОПРИЗВОДСТВО. Делопроизводство для секретаря

РАЗДЕЛ 1

ДЕЛОПРИЗВОДСТВО

Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Организация конфиденциального делопроизводства | Центр «Эксперт»

Организация конфиденциального делопроизводства — это создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя осуществление ряда мероприятий: создание структурного подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников; выделение для подразделения помещения, обеспечение необходимых условий труда; разработку или приобретение нормативных документов, организационной и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства; создание постоянно действующей экспертной комиссии; оформление допуска работников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть организованным, т.е. сконцентрированным в самостоятельном подразделении организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель организации, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности организации.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на её выполнение.

Поскольку государственные нормативы времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, отсутствуют, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, только нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены приблизительно на 20%, что обосновано большим количеством и сложностью действий с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Состав должностей сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и сложной работы следует устанавливать и более значительные должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» и нормативными документами, в которых содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на назначенных приказом руководителя организации нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных действий, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по организации.

Следует подчеркнуть, что в целях обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все мероприятия по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях могут устанавливаться и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности организации, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были привлечены к выполнению работ равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено помещением (при необходимости — несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей. В помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Размещение помещения, предназначенного для хранения конфиденциальных документов, и его оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Помещение должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией и первичными средствами пожаротушения.

Помещение, в котором будет вестись конфиденциальное делопроизводство должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая объекты информатизации, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (далее — ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
—   разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
—   разработка перечня издаваемых организацией конфиденциальных документов;
—   снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
—   разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
—   экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
—   проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать наиболее квалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности организации и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива организации (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя организации, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя организации и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности организации, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Работники организации, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск работников организации к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
—   принятие работниками обязательств по соблюдению установленного в организации режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
—   ознакомление работников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
—   ознакомление работников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну организации и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения работников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений организации, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.

Знание делопроизводства — что это для предпринимателей и компаний

Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.

Понятие делопроизводства

Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.

От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Законодательная база

На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:

Конституция РФ;
ФЗ РФ №125 от 22.10.2004г.;
ГОСТ Р 7.0.97-2016;
ГОСТ 6.10.5-87;
Приказ Минкультуры от 31.03.2015г. №526;
Приказ Минкультуры от 25.08.2010г. №558;
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1.

Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.

Для чего необходимо

Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.

Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:

организация документооборота, обеспечивающая контроль доведения материалов до исполнителя и сроки окончания выполнения поручений;
регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренней документации;
организация архивации, позволяющая систематизировать документацию и формировать из нее дела;
ведение номенклатуры дел;
формирование кодировки на основе заголовка дела для систематизации и определения сроков хранения.

Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.

Основы делопроизводства

Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:

прописывается каждый этап перемещения документации;
перечень должностей, обладающих полномочиями на подпись официальной документации;
образцы оформления документов, бланки, формуляры и прочее.

Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.

Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.

Организация документооборота

Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:

Создание проекта.
Процедура согласования.
Подписание руководством.
Далее проставляется дата и нумерация.
На следующем этапе документация регистрируется и направляется исполнителю.
Контроль над выполнением.
Затем материалы оформляются для хранения.
После истечения срока хранения они передаются в архив либо уничтожаются.

Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.

Виды делопроизводства

Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):

общее;
специальное;
секретное.

Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.

Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.

Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.

Кадровое делопроизводство

Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.

Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.

Организация кадрового делопроизводства на видео:

Судебное делопроизводство

Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.

Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.

Организация делопроизводства

Независимо от направления деятельности компании и вида делопроизводства, существует схема его организации. Она включает в себя этапы и цели, свойственные всем типам хозяйствующих субъектов.

Входящий поток документов

Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:

регистрация и нумерация входящей корреспонденции в день поступления в компанию;
отправка документации в соответствии с графиком документооборота исполнителю либо подразделению, отвечающему за решение поставленной задачи;
далее сотрудники регистрируют документацию и принимают в работу;
получение отчета об исполнении, отправке ответа, предпринятых действиях в соответствии с требованиями документа;
отправка входящей документации в архив.

Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.

Исходящий поток

Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.

Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:

сотрудник формирует проект, проверяет, дорабатывает его;
в сроки, установленные правилами документооборота, проект согласовывается в подразделениях;
на завершающем этапе документу присваивается номер исходящего, и он отправляется адресату.

Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.

Внутренний поток

В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей компании.

Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.

Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Тест с ответами по делопроизводству

I вариант.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

1.1 Сущность организации делопроизводства. Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Второй – «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин «делопроизводство» – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления.

Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Результатом документирования является документ– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работыс ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документови их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;
организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа

Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:

Общая часть документа:

1. Титульный лист

2. Оглавление

3. Содержание (для документов более 30 страниц)

4. Аудитория документа

5. Назначение документа

6. Аннотация (краткое изложение содержания)

7. Сведения об авторах

8. Список использованных материалов

9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)

10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)

11. Список изменений (для версионных документов)

12. Тело документа

13. Приложения

Порядок следования разделов — ориентировочный.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

Что такое оформление документов? (с иллюстрациями)

Работа с документами — это общий термин для множества различных форм, счетов-фактур, списков, резюме и работ, которые необходимо заполнить в каждом бизнесе. Хотя компьютеры устранили некоторые документы, такие как бумажные заметки, по большей части, формы и другие документы по-прежнему необходимы в большинстве офисов. Во многих офисах одни и те же документы могут обрабатываться и обрабатываться многими людьми, прежде чем они будут поданы, сохранены или уничтожены.

Многие эксперты по офисной эффективности советуют, чтобы каждый листок бумаги сразу же отправлялся туда, где он должен был быть обработан этим отделом или лицом.После прочтения и работы с каждым листом бумаги его можно подшить, измельчить, выбросить, переработать или повесить на доске объявлений. Оформление документов, которые еще необходимо заполнить, можно хранить в многоуровневом лотке. Лотки должны быть снабжены этикетками, чтобы в лотках не было стопки бумаги.

Классический способ маркировки лотков или корзин в настольном многоуровневом держателе для документов: на и на . в корзине предназначен для входящих документов, которые необходимо выполнить, а в выходной корзине хранятся уже завершенные исходящие документы. Некоторые офисные работники по-прежнему маркируют подносы на своих столах таким образом, в то время как другие могут вообще отказаться от этикеток. Некоторые работники не используют многоярусные лотки для работы с документами, но могут использовать подвесные файлы для хранения документов в глубоком ящике стола.

Некоторые сотрудники просто хранят большую часть своих документов в кучу на своем столе, но большинство экспертов по бизнес-организации предлагают иметь на рабочем столе только самый последний проект.Другие проекты с документами можно хранить в лотках или файлах для удобства. Необходимость искать что-то в неорганизованной документации может снизить производительность.

Типы бумажной работы, характерные для большинства предприятий, включают формы, отчеты, юридические документы, краткие описания проектов, оценки сотрудников, факсы, письма, отчеты о доставке, заказы и счета-фактуры.Многие компании используют компьютерные заказы и счета, а также электронную почту, а не письма. Тем не менее, большинство компаний распечатывают их копии для других отделов, таких как бухгалтерия. Некоторые офисы могут быть практически безбумажными, но многие все еще работают над этим. Сегодня большинство предприятий перерабатывают свои документы, когда это возможно, а коробки для рециркуляции бумаги — обычное явление в офисах.

Определение документов от Merriam-Webster

па · за · работу | \ Pā-pər-wərk \

: рутинная канцелярская работа или ведение документации, часто связанная с более важной задачей

Мне нужно разрешение? | Руководство по Закону о сокращении бумажного документооборота

Не каждый запрос или сбор подпадает под действие АФР, и вам может вообще не потребоваться разрешение. Добровольные сборы не освобождаются от уплаты автоматически.

При выяснении, необходим ли зазор PRA, учтите следующее:

Какую информацию вы собираете,
У кого вы его забираете,
Как вы будете его собирать, и
Почему вы собираете эту информацию.

Добровольные сборы не освобождаются автоматически. Это только отправная точка, чтобы понять, нужна ли вашей коллекции разрешение PRA.Мы рекомендуем связаться с представителем PRA вашего агентства, чтобы ответить на более подробные вопросы.

У кого вы собираете информацию?

Представители общественности

Как правило, это люди или группы вне федерального правительства. Некоторые группы, которые считаются членами общественности, включают:

Физические лица (включая федеральных подрядчиков)
Предприятия и ассоциации
Государственные, территориальные, племенные и местные органы власти
Иностранные правительства, предприятия и отдельные лица

В целом, PRA применяется даже тогда, когда информация собирается от граждан, резиденций или предприятий, не являющихся гражданами США, поскольку эти организации считаются «физическими лицами» в соответствии с Законом.Если вы собираете информацию только от федеральных служащих или военнослужащих в рамках их работы, то вам не требуется разрешение PRA. Если информация не входит в их служебные обязанности, вам может потребоваться разрешение PRA.

Десять или более человек или групп

В течение 12-месячного периода, если вы запрашиваете ту же информацию у десяти или более людей или организаций, вам потребуется разрешение PRA.

Если вы запрашиваете информацию менее чем у десяти человек или групп, но они представляют большую часть или всю отрасль или сектор, вам может потребоваться разрешение PRA.

Добровольный или обязательный сбор

Независимо от того, является ли ваш сбор информации добровольным (т. Е. Общественность не обязана предоставлять информацию по закону) или обязательным, Закон о сокращении бумажного документооборота относится к сбору одинаково.

Какую информацию вы собираете?

Тип информации, которую вы собираете, поможет определить, требуется ли вам разрешение PRA.

Требуется разрешение PRA:

Запрос информации для отправки в правительство, например:

Формы, например IRS 1040.
Письменные отчеты, такие как отчеты о производительности получателя гранта.
Опросы, такие как опросы об удовлетворенности клиентов или поведенческие опросы.
Требования к ведению бухгалтерского учета, например, малые предприятия хранят все налоговые документы в течение 3 лет.
Раскрытие информации третьими сторонами или публично, например требования к маркировке пищевых продуктов.
Оценка программы, например, рассмотрение результатов инициативы по субсидированию жилья для пожилых людей.
Исследования и фокус-группы с набором одинаковых вопросов или задач.
Заявки на получение льгот и грантов.

Не требует допуска PRA:

Прямое наблюдение, например, наблюдение за тем, как долго кто-то совершает транзакцию или как кто-то использует новый веб-сайт для поиска ответов.
Общие запросы на общественное мнение и комментарии, такие как лист «Расскажите нам о своем опыте» с открытым пространством, чтобы кто-нибудь мог ответить.
Информация о добровольных коммерческих сделках, например, реквизиты для оплаты и доставки.
Информация, запрошенная или полученная в связи с публичным слушанием или собранием.

Некоторые информационные сборники, как правило, не подпадают под действие АФР, в том числе: определенные федеральные расследования и гражданские иски, антимонопольные действия и разведывательная деятельность.

Информация на общественных собраниях и в Интернете

Обсуждение и беседа на публичном собрании освобождаются от разрешения PRA, и многие онлайн или интерактивные коммуникации подпадают под это исключение.Интерактивные инструменты для встреч, такие как звонки на открытые конференции, вебинары, дискуссионные форумы и форумы, а также сеансы чата считаются электронным эквивалентом публичных встреч с личным участием и не требуют разрешения.

Как организовать важные документы

У взрослого человека есть свои преимущества. . . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не спать сколько угодно допоздна. Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав.О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам знать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

Не волнуйтесь, мы вас позаботимся. Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

Что такое важные документы?

Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное жизненное событие, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания. Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, следует начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти. Эти документы включают:

Документы, удостоверяющие личность
- Карты социального страхования
- Свидетельства о рождении
- Документы об усыновлении
- Свидетельства о браке
- Паспорта
Налоговые документы
- Налоговые декларации
- W-2s и 1099 форм
- Любые налоговые формы, квитанции и записи
Отчет о собственности
- Регистрация и право собственности на автомобиль
- Выписки по ипотеке, акты и счета купли-продажи
- Страховые полисы (дом, авто, личное имущество и т. Д.))
Медицинская карта
- Завещания, доверенности или жилое завещание
- Медицинские счета
- Инструкции по захоронению
- Полисы медицинского страхования
Финансовая отчетность
- Корешки для оплаты
- Аннулированные чеки
- Справка об инвалидности или безработице
- Записи о выходе на пенсию / пенсионный план
- Инвестиционная отчетность

Получаем.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, хранящуюся в надежном месте на всякий случай. Никогда не знаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, вы можете случайно забыть, где это упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

Сэкономьте 10% по вашему желанию с промокодом RAMSEY10.

Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно четко разделить его по категориям, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читаемо.

Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

Как долго мне следует хранить банковскую выписку?

Банковские выписки: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое касается всех этих квитанций о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета не менее одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не разбирался во всех деталях, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не осядет и все не будет разрешено.

Как долго мне следует хранить счета за коммунальные услуги?

Недолго — если только вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса в центре и в центре.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

Как долго я должен хранить свою налоговую декларацию?

Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не знаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами, при себе. . . на всякий случай.

Как долго я должен хранить чеки?

Измельчите этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или не делаете чего-либо еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны.Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных покупок за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, тот новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Ага, вы должны держать их под рукой, пока не истечет гарантия, вы не продадите телевизор или не переедете из дома.

Как долго я должен хранить записи о собственности?

Это зависит от обстоятельств.Вам действительно следует хранить такие вещи, как титулы, документы, выписки по ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия ссуды). И как только вы скажете « hasta la vista » на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

Если вы путешествуете на арендованной машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и свидетельств о страховании, вы захотите сохранить их как минимум 10 лет.. . на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда распрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

Как долго я должен хранить личные рекорды?

Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненный срок и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного или нетрудоспособного) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе дело, которое вы можете сделать для своей семьи.

Практическое правило таково: если вы думаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в корзину.Мало ли кто мог это достать!

Закон о сборе информации и сокращении бумажного документооборота (PRA) Обзор

Во избежание перегрузки общественности сбором данных, спонсируемых на федеральном уровне, Закон о сокращении бумажного документооборота (PRA) 1995 года требует, чтобы федеральные правительственные агентства США получили одобрение Управления управления и бюджета (OMB) до того, как запрос или сбор большей части информации от общественности.

Существует два процесса получения разрешения PRA: традиционное оформление и ускоренное оформление.

Какие данные считается федеральным спонсором OMB?

Сбор данных считается федеральным спонсором OMB, когда федеральное агентство:

Заставляет другое агентство собирать информацию;
Заключает договор или заключает соглашение о сотрудничестве для сбора информации; или
Требует от лица предоставить информацию другому лицу или иным образом побуждает другое лицо получать, сохранять, запрашивать или требовать раскрытия информации третьим лицам или общественности.

Когда требуется одобрение OMB для сбора данных?

В соответствии с PRA, одобрение OMB должно быть получено до сбора данных, спонсируемых на федеральном уровне, в любой ситуации, когда участвуют 10 или более респондентов в течение 12-месячного периода, а вопросы носят стандартизованный характер, независимо от того, доставляются ли они лично. , по телефону или в Интернете.

Что такое респондент? Респондент включает физических лиц; партнерские отношения; ассоциации; корпорации; деловые трасты; законные представители; организованные группы лиц; и правительства штата, территории, племен или местных властей.Одно исключение — если вы запрашиваете отзывы от федеральных служащих, вам не требуется разрешение PRA.

Каковы требования и варианты процесса оформления?

Процесс получения разрешения PRA зависит от предмета сбора данных. Процессы могут отличаться от агентства к агентству, как по уровню детализации, так и по платформе для подачи.

Существует два процесса получения разрешения PRA: традиционное оформление и ускоренное оформление.Лучше всего проконсультироваться с сотрудником по оформлению PRA вашего агентства для получения информации о ваших требованиях к подаче и обработке задолго до вашей потребности, чтобы убедиться, что у вас будет достаточно времени для получения необходимого разрешения для вашего проекта.

Вопросы, которые следует задать своему контактному лицу в OMB

Какие варианты оформления доступны для вашего агентства?
Сколько времени обычно требуется, чтобы узнать о решении OMB?
Сколько заявок делается в месяц?
Как долго ждать подачи заявки в настоящее время?

Ресурсы

Список литературы

Часто задаваемые вопросы о PRA / сборе информации
Федеральный сборник информации OMB-OIRA
PRA Fast Track Process \ HowTo.gov
Информация о процессе отслеживания фактов Закона о сокращении бумажного документооборота

Контрольный список документов для нового найма | Работоспособный

Следует иметь в виду:

Ознакомьтесь с местным трудовым законодательством, чтобы всегда соблюдать закон.
После получения подписанных соглашений от новых сотрудников надежно храните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.

Используйте этот контрольный список для оформления новых документов при приеме на работу в качестве руководства при приеме на работу новых сотрудников:

Подготовьте трудовой договор и получите его, если применимо. Вы можете отправить этот контракт вместе со своим электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен включать:
- Информация о вакансии (название должности, отдел)
- График работы
- Стаж работы
- Компенсации и льготы
- Обязанности сотрудников
- Условия прекращения
Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили формы трудоустройства, требуемые по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы правильно классифицировали и выплачивали компенсацию сотрудникам.Законодательство может отличаться в зависимости от вашего штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенные формы заполнения вакансий:
Подготовить и получить подписи на внутренних бланках. Обязательно поставьте подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. Они могут включать:
- Неконкурентные соглашения
- Соглашения о неразглашении информации
- Формы изобретений сотрудников
- Бланки благодарностей из справочника сотрудника
- Соглашения о согласии на тестирование на наркотики и / или алкоголь
- Формы анализа работы (обязанности, цели и критерии оценки работы)
- Опись оборудования сотрудников
- Соглашения о конфиденциальности и безопасности
Подготовить документы о выплатах сотрудникам. Если вы предлагаете льготы сотрудникам, вам нужно будет предоставить новым сотрудникам документы с описанием условий и, в некоторых случаях, получить их подписанными. Наиболее распространенные выплаты сотрудникам:
- Страхование жизни и здоровья
- Мобильный тариф
- служебный вагон
- Наличие на складе
- Пенсионный план
- Страхование инвалидности
- Политика в отношении оплачиваемого свободного времени / отпуска (включая любые оплачиваемые праздники)
- Больничный
- Льготы для здоровья сотрудников (например,грамм. абонемент в спортзал)
- Компенсация за обучение

Узнайте все о льготах сотрудникам.

Получение личных данных сотрудников в экстренных случаях. Для укрепления здоровья и безопасности на рабочем месте лучше всего вести учет сотрудников:
- Контакты для экстренных случаев
- Краткая история болезни
- Пищевая аллергия или предпочтения (например, веганская или безглютеновая)

Form I-9 Приемлемые документы | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы из списка А содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ. Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов. В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США

Форма I-551, карта постоянного жителя или карта регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека.Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте. Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 г. и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, Карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат.И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-отбытии. Примечание. Некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны представить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и морских портах.Таможенная и пограничная служба США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 во время процесса проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A

К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Школьный билет с фотографией
Регистрационная карточка избирателя
U.С. военная карточка или досье
Удостоверение военнослужащего
Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Допустимый список B Документы для лиц младше 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, включенные в список C, служат только для разрешения на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Номер счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей

Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент

Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, удостоверение личности гражданина-резидента США

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность

Водительское удостоверение

Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Идентификационная карточка школы с фотографией. Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Список C Документы

Документы, включенные в список C, служат только для разрешения на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский акт о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или не иммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.

Что включает в себя делопроизводство: Делопроизводство что такое? —

Что такое современное делопроизводство. Эффективное делопроизводство

Читайте также

Что это такое

2. Что такое Tor?

1.2. Что такое htb?

(1.9) Что такое DFS?

Что такое NAT

Что такое CVS?

Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли

Приложение Отзывы читателей книги «Эффективное делопроизводство на ПК»[1]

Что такое XML?

Что такое .NET

Что такое PDF?

19.1. Что такое ICQ

1. Что это такое?