Этапы обработки документов: Этапы обработки документов в организации

Этапы обработки документов в организации

Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за  следующие этапы обработки документов:

Создание документов:
–    разработка документов,
–    оформление документов,
–    издание документов,
–    публикация документов.

Учет документов:
–    категоризация документов,
–    присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
–    регистрация документов и ведение журналов регистрации,
–    ведение справочников по документам,
–    ведение номенклатуры дел подразделений,
–    введение и выведение документов из обращения.

Управление правилами работы с документами:
–    разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
–    внедрение процессов ДОУ в Компании,
–    разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,

–    управление доступом сотрудников компании к документам,
–    защита информации, содержащейся в документах,
–    формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
–    контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.

Обеспечение движения документов:
–    сопровождение документов по их жизненному циклу,
–    управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
–    адресация и доставка документов участникам,
–    экспедиция документов в твердой копии,
–    применение средств автоматизации для повышения эффективности.

Обеспечение достоверности информации документов:
–    согласование документов,
–    организация экспертизы документов,

–    ревизия актуальности документов и информации в документах,
–    управление версиями документов.

Обеспечение сохранности документов:
–    организация мест хранения документов,
–    создание резервных копий и дубликатов документов,
–    обеспечение условий хранения документов,
–    архивирование документов,
–    восстановление документов из резервных хранилищ.

Создание и настройка видов документов в 1С Документооборот

Для эффективного использования системы 1С Документооборот необходимо создание и настройка видов документов, папок, в которых они хранятся, а также настройка шаблонов. Для того, чтобы вам было проще разобраться в этом вопросе, предлагаем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

В системе 1С Документооборот все документы делятся на 3 основных вида: внутренние, входящие и исходящие, которые доступны в разделе «Документы и файлы». Входящие и исходящие документы используются для переписки с другими организациями, внутренние — для ведения документации своей организации (или нескольких своих организаций).

Настройка видов документов доступна в разделе «Нормативно-справочная информация» по ссылке «Виды документов».

Виды документов разделены на три группы вкладками «Внутренние документы», «Входящие документы» и «Исходящие документы». Для удобства использования виды документов можно разделять на группы. Чтобы создать новый вид документа, нажимаем «Создать».

В открывшемся окне создания нового вида документа требуется выбрать необходимый набор реквизитов, которые будут использоваться в документах данного вида.

Выделяем флажком те реквизиты, которые будут использоваться. Если каких-то реквизитов не хватает, их можно добавить с помощью обращения к ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

Рассмотрим подробнее каждый из доступных реквизитов:

• «Использовать срок исполнения» — если этот вид документа подразумевает исполнение, (как, например, приказ) то могут понадобиться данные по срокам, которые можно будет увидеть в карточке документа, не открывая приложенный к документу файл.
• «Использовать гриф утверждения» — при включенной опции, документам такого вида будет доступен статус «Утвержден». Проставляется статус в результате отправки «На утверждение» ответственному должностному лицу.
• «Использовать подписание должностным лицом» — при включенной опции, документам будет доступен статус «Подписан», а также будет проставляться должностное лицо, подписавшее этот документ. Проставляется данный статус в результате отправки «На подписание» ответственному должностному лицу, либо вручную в документе.
• «Вести учет по номенклатуре дел» — если в организации используется ведение учета документов по номенклатуре дел, то включаем данную опцию, заполняем номенклатуру дел, а в документах будет обязательна к указанию номенклатура дел.
• «Вести учет по организациям» — в документах будет доступен выбор организации к которой относится документ.
• «Вести учет по контрагентам» — в документах будет доступен выбор контрагента.
• «Вести учет сторон» — включает выбор сторон: указание контрагента, его роли, выбор лица, подписавшего данный документ со стороны контрагента, а также проставление аналогичных данных со стороны нашей организации.
• «Вести учет по адресатам» — в документах будет выбираться адресат.
• «Учитывать срок действия» — в документе будет указываться срок действия. Актуально для договоров.
• «Учитывать сумму документа» — включает проставление суммы документа.
• «Вести учет товаров и услуг» — добавляет табличную часть товаров и услуг в документ.
• «Вести учет по статьям ДДС» — включает проставление статей ДДС в документе.
• «Учитывать недействующие документы» — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа появляется флаг «Не действует» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• «Является договором» — включает сразу несколько опций, необходимых для учета договоров: «Вести учет по контрагентам», «Учитывать срок действия», «Учитывать сумму документа», «Учитывать недействующие документы» и сбрасывается признак «Является комплектом документов».
• «Является комплектом документов» — признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить его можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• «Обязателен файл скан-копии оригинала» — в списке файлов появляется столбец, в котором можно указать, что данный файл является скан-копией оригинала. Если данный флажок не будет проставлен ни одному из прикрепленных файлов, то при попытке регистрации система предупредит, что скан-копия не прикреплена к документу.
• «Обязательно указание ответственного» — включение проверки на заполнение реквизита «Ответственный».
• «Использовать этапы обработки документов» — для документов будет доступна таблица с указанием этапов обработки документа. При прохождении определенного этапа, пользователь проставляет отметку о выполнении этапа, заполняется дата выполнения. Эта опция удобна для отслеживания документов, находящихся на определенном этапе обработки.
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы» — в случае если пользователь отсутствует в рабочей группе документа, но ему отправили задачу на согласование документа (или исполнение и т.д.), то система автоматически добавит данного пользователя в рабочую группу документа.
• «Заполнение рабочей группы является обязательным» — для документов соответствующего вида рабочая группа заполняется автоматически при записи вида документа.
• «Подписывать резолюции электронной подписью» — включает использование электронной подписи при проставлении резолюции.

Для добавления дополнительных свойств перейдем по ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

В открывшемся окне слева представлены объекты базы, которым доступно использование дополнительных свойств, справа — набор дополнительных свойств для выбранного объекта.

Для добавления нового дополнительного свойства нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем «Добавить» — «Новый».

Задаем наименование реквизита, указываем «Тип значения» путем выбора из списка. Если «Тип значения» оставить «Дополнительное значение», то на вкладке «Значения» можно задать список доступных для выбора значений.

Настройки нумерации доступны на вкладке «Нумерация» раздела «Вид документа». Нумераторы для документов настраиваются отдельно, в форме настройки вида документа можно выбрать один из созданных вариантов нумерации.

 

На вкладке «Шаблон документа» можно задать значения реквизитов документа по умолчанию. На вкладке «Настройки» можно настроить доступность шаблона и установить некоторые запреты.

На вкладке «Реквизиты документа» доступны значения реквизитов по умолчанию. Можно задать правило присвоения наименования документа по введенным реквизитам, выбрать организацию, которая будет проставляться в данном виде документов по умолчанию.

Также на вкладке «Реквизиты документа» можно задать папку, в которую будет по умолчанию сохраняться документ, подразделение, ответственный и другие реквизиты.

В разделе «Файлы» можно добавить файлы, которые будут заполняться реквизитами, введенными в документ. Удобно для использования с договорами: в документ достаточно ввести реквизиты, а система сама сформирует файл договора по шаблону. Для настройки заполнения шаблона файла нажимаем на значение в колонке «Настройка заполнения».

После нажатия в поле «Настройка заполнения» откроется окно, в котором будет предложено выбрать реквизиты документа, а также в каком количестве мест их нужно вставить в шаблоне файла. Когда все необходимые реквизиты выбраны, нажимаем «Готово».

После нажатия на кнопку «Готово», открывается редактор файла, в котором созданы гиперссылки, вместо которых будут стоять в документе выбранные реквизиты. Данные гиперссылки можно переместить в нужные места документа, отредактировать формат. Сохраняем отредактированный шаблон, закрываем файл.

Когда документ открывается для редактирования, он становится недоступным для изменения другим пользователям. До тех пор пока редактирующий не нажмет «Закончить», введенные настройки не будут применены. Чтобы проверить как сработали настройки, можно нажать «проверить настройку заполнения» и выбрать документ на основе которого будет заполнен шаблон.

На вкладке «Согласующие» можно установить список согласующих, в «Категориях» можно проставить категории, к которым по умолчанию будет относиться данный документ. Следующая вкладка — рабочая группа. В виде документа можно установить список пользователей, которым будет по умолчанию предоставлен доступ к данному документу. В рабочей группе могут быть выбраны пользователи, группы пользователей, роли.

Как оптимизировать работу с программой?

Кроме решений текущих вопросов или возникновения ошибок, существует также необходимость обновления 1С, подключение программы к периферическим устройствам и много других задач, отнимающих время ваших сотрудников и замедляющих рабочие процессы.

Для того, чтобы обновления происходили без проблем, а на все вопросы вы могли получать ответы, предлагаем обратиться за сопровождением 1С к профессионалам, в компанию «ПРОГРАММЫ 93».

Почему нас выбирают?

ООО «ПРОГРАММЫ 93» — это компания с большим штатом сотрудников, в который входят не только специалисты 1С, но и бухгалтера, юристы и множество других экспертов смежных областей. Вы больше не зависите от одного сотрудника и вам не нужно тратить деньги на приглашенных специалистов для решения каждой задачи.

Мы рады предложить вам:

• внедрение и настройку 1С Документооборот;
• доработку программы под ваши нужды;
• поддержку продуктов 1С;
• интеграцию программы с сайтом;
• внедрение других продуктов 1С;
• сопровождение бухгалтерского и налогового учета.

Позвоните по номеру телефона, указанному на сайте или заполните форму обратной связи, чтобы мы могли ответить на все возникающие вопросы и рассказать о том, как начать сотрудничество!

Расставьте в правильном порядке этапы обработки документов в текстовом процессоре

Информационными моделями являются: таблицы карты диаграммы словесные описания компьютер ярлыки

Реши задачу с помощью таблицы. На завтрак Глеб может выбрать плюшку, бутерброд, пряник или кекс, а запить их он может кофе или соком. Из скольких вари … антов завтрака Глеб может выбирать?

помогите срочноНа одной дороге находятся поселения K и R, между которыми 76 км.Автомобиль выехал из поселения R в направлении, противоположном K, со с … коростью 51 км/ч.Необходимо составить математическую модель, которая будет описывать положение автомобиля относительно поселения K через t часов.

Задание 4 (40 баллов). Представьте ответы на вопросы в виде реферата. Отформатируйте реферат. Предусмотрите наличие титульной страницы, содержания, сп … иска использованной литературы (не менее 5 источников). 1) Что такое стиль в текстовом процессоре MS Word? 2) Каковы преимущества стилевого форматирования перед ручным? 3) Какие основные виды стилей существуют в MS Word? 4) Какова иерархия применения стилей к абзацу? 5) Какие способы для применения стилей существуют? 6) Как выделить все абзацы, имеющие один и тот же стиль? 7) Как создать новый стиль абзаца или стиль символа и применить его для оформления текстового документа? 8) В каком режиме просмотра документов следует применять стили? 9) Какие стандартные заголовочные стили существуют? Почему заголовки в любом случае необходимо оформлять с помощью стилей? 10) Как можно использовать стили для создания структуры документа? помогитее пожалуйста

Давайте воспользуемся знаниями о таблицах данных для хранения ваших персональных данных. Это будут баллы за все домашние задания за третий модуль. Зап … олните списки urok1, urok2, urok3 и urok4 вашими баллами за домашние задания. Если дз не было или вы его не выполнили, то вместо баллов напишите слово “нет”. После этого составьте таблицу данных, каждая строка таблицы — баллы за определенный урок. нужна таблица и обьясните

Написать код ТОЛЬКО НА С++ Последовательность состоит из различных натуральных чисел и завершается числом 0. Определите значение второго по величине э … лемента в этой последовательности. Числа, следующие за числом 0, считывать не нужно. Вводится последовательность целых чисел, оканчивающаяся числом 0 (само число 0 в последовательность не входит). Выведите ответ на задачу. ПРИМЕР Ввод: 1 7 9 0 Вывод: 7

С++ Степень! Даю 25 баллов, только на С++! есть код прошедший 12 тестов из 15(см. текстовый файл) Для того чтобы проверить, как её ученики умеют счита … ть, Мария Ивановна каждый год задаёт им на дом одну и ту же задачу — для заданного натурального A найти минимальное натуральное N такое, что N в степени N (N, умноженное на себя N раз) делится на A.9 — на всякий случай; вдруг Мария Ивановна задаст большое число, чтобы «завалить» кого-нибудь…).Выходные данныеВыведите число N.ПримерыВводВывод1184

СРОЧНО!!!!!!!!! Изменил иконку в ютубе, но она не изменилась в donation alerts 1) Она изменится вообще или старая будет? или там можно поменять её? 2) … Если изменится то через сколько времени Не игнорьте плз, оч надо

СРОЧНО С++ СИРИУС Отрезок На клетчатой бумаге нарисовали отрезок, соединяющий точки с координатами (a,b) и (c,d). Через сколько клеток проходит этот о … трезок (считается, что отрезок проходит через клетку, если он проходит через её внутренность, если же он проходит только через вершину или по границе клетки, считается, что он не проходит через клетку)? Входные данные Программа получает на вход четыре целых числа, записанных в одной строке: a,b,c,d. Все числа по модулю не превосходят 106. Выходные данные Выведите ответ на задачу. Примеры Ввод Вывод 0 0 6 4 8

Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в различные документопотоки.

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Следует учитывать, что наличие перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.

Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.

Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.

Входной документопоток содержит следующие стадии: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам; рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе; исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки: исполнение документов; контроль за исполнением документов и поручений; регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам; отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение; систематизация исполненных документов; оформление, формирование и хранение дел; передача дел в архив; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Техническая обработка документов

27.09.2017

Возникает необходимость в технической обработке документов, и в этой ситуации у неспециалистов часто возникают затруднения. Такая обработка, формирование внутреннего архива предприятия, передача дел в архив того или иного уровня регламентированы множеством нормативных актов, которые нужно знать и соблюдать. Не тратьте рабочее время своих сотрудников на их изучение: закажите профессиональную техническую обработку документов специалистам. Вы получите гарантию безупречного качества такой обработки, а ваш персонал сможет заняться своей основной работой.

Суть технической обработки документов

Услуга, которой мы предлагаем воспользоваться, представляет собой комплекс работ по экспертизе и систематизации документов.

Воспользуйтесь ей, и вы:

• значительно упростите и ускорите обработку документации, имеющейся на предприятии. Наиболее ярко этот результат технической обработки документов проявится при создании электронного архива;
  
• сэкономите ценную офисную площадь, уменьшив объем хранящихся бумаг;
  
• наконец, обеспечите соблюдение требований законодательства в области архивного делопроизводства.
  

Основные этапы технической обработки документов

В данную услугу включается:

• выполняют экспертизу ценности документов, сортируя их по срокам хранения и выделяя те их них, которые подлежат уничтожению;
  
• группируют документы и формируют дела в строгом соответствии с действующими правилами, выполняют переплетные работы;
  
• уничтожают документы, выделенные в соответствующую категорию;
  
• оформляют описи дел и передают последние на хранение в муниципальные и государственные архивы – как в период деятельности организации, так и при ее ликвидации;
  
• создают, дополняют или совершенствуют электронный архив предприятия, выполняют сканирование и распознавание документов.
  

Несколько причин заказать техническую обработку документов у нас:

1. Высокая квалификация и большой опыт специалистов компании «Архивный Центр» – гарантия того, что обработка будет выполнена с безупречным юридическим качеством и в сжатые сроки.
   
2. Мы индивидуально подходим к каждому нашему клиенту. В ходе технической обработки документов мы выполним те мероприятия, которые необходимы именно в вашем случае. Это означает, что вам будет обеспечено максимальное удобство дальнейшей работы с документами при минимальных расходах.
   
3. Работая с нами, вы получите гарантию нераспространения конфиденциальной информации и будете уверены в том, что третьи лица не получат доступ к ней.
   

Обращайтесь к профессионалам

Заказав у нас обработку документации для создания электронного архива, вы уже через пять месяцев окупите затраты на это мероприятие. Потери времени на работу с документами значительно сократятся, эффективность работы персонала – увеличится, а вместе с этим улучшатся и финансовые показатели вашего предприятия.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

Этапы работы с внутренними документами

Ну что, как отдохнули? Надеемся, Ваша первая полноценная рабочая неделя в этом году проходит продуктивно!

Сегодня знакомим Вас с возможностями системы Олимп по автоматизации работы с документами. Если «влиться» в работу после праздников достаточно сложно, то в качестве альтернативы к статье предлагаем Вам просмотр нашего видео. А для всех остальных, оставляем подробное описание этапов работы под этим видео.

Этапы работы с внутренними документами в системе Олимп

Управление предприятием зачастую строится на организационно-распорядительных документах, коротко ОРД.

Обработка таких документов состоит из этапов:

• Подготовка проекта
• Согласование
• Регистрация
• Исполнение
• Контроль исполнения пунктов ОРД
• Архивное хранение исполненного документа.

Процесс работы с ОРД занимает огромное количество времени у большого круга специалистов.

Система Олимп позволяет автоматизировать процесс обработки распорядительного документа, снизить его трудоемкость и как следствие повысить эффективность управленческой деятельности.

ПОДГОТОВКА ОРД

При подготовке распорядительного документа в системе Олимп достаточно выбрать тип создаваемого документа, и заполнить всего два основных поля: тема и содержание.

Распорядительные пункты указываются на соответствующей закладке. Система сама определит маршрут согласования документа и место его регистрации. В случае необходимости в маршрут могут быть внесены изменения, например, замена специалиста.

Кроме того, система может автоматически включать в маршрут согласования лиц, из пунктов распорядительного документа. Перед отправкой документа на согласование система сформирует его электронный образ с заполненными реквизитами.

СОГЛАСОВАНИЕ ОРД

Поступивший на согласование документ имеет специальный значок и соответствующее задание.Текст ОРД доступен для просмотра в превью.

После ознакомления с документом согласующий вносит свою рецензию с указанием результата согласования:

• закончил положительно
• положительно с замечаниями
• отрицательно.

Получив замечания, инициатором в проект вносятся доработки, и документ направляется на следующий круг согласования.

Преимущество системы в том, что в ней сохраняется вся история работы с документом. Вы увидите, кто не согласовал документ, и по какой причине.

После успешного прохождения маршрута документ автоматически поступит на регистрацию.

РЕГИСТРАЦИЯ ОРД

Если на предприятии документ утверждается без использования цифровой подписи, то он распечатывается и подписывается руководителем. После чего сканируется и регистрируется в электронном журнале системе Олимп.

ИСПОЛНЕНИЕ

Исполнение документа, в том числе предполагает исполнение его пунктов.

Поэтому в журнале внутренних документов на закладке «Исполнение» нажатием всего одной кнопки можно сформировать перечень задач в соответствии с текстом ОРД. Поручения и электронный образ документа мгновенно поступят сотрудникам.

Аналогичным образом документ может быть отправлен на ознакомление.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Для осуществления контроля за исполнением поручений распорядительного документа, в журнале внутренних документов предусмотрена цветовая индикация. Документ с просроченными заданиями или отрицательными рецензиями подсвечивается красным шрифтом.

На основании выполненных контрольных заданий формируется коэффициент исполнительской дисциплины, который может быть применен в системе мотивации.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

После регистрации документа или исполнения всех поручений, документ помещается в соответствующий раздел хранилища.

Таким образом, можно обеспечить хранение распорядительных документов в одном месте с определением к ним доступа сотрудников в зависимости от содержания документов и компетенций специалистов.

Система Олимп предоставляет большие возможности для автоматизации работы с внутренними документами предприятия. Их подготовка становится проще, согласование быстрее, а контроль исполнения прозрачнее. Экономьте время на реализацию более сложных задач, а процесс обработки внутренних документов доверьте системе Олимп.

Основные этапы внедрения электронного архива

Формирование электронного архива – это трудоемкий многоэтапный процесс, создать который можно как своими силами, выделив для этой цели сотрудника организации, так и делегировав задачу профильным специалистам.

Часто у владельцев предприятий складывается ошибочное мнение, что процесс оцифровки довольно прост в осуществлении и любой сотрудник предприятия с ним справится. Но на практике, при более глубоком погружении в процесс и попытке самостоятельной реализации, данная задача становится излишне трудоемкой, затратной по времени и не оправданной с экономической точки зрения. В том случае, когда стоит задача перевести в электронный архив более миллиона копий документов, самостоятельная подготовка при проектном сканировании может занять десятки месяцев. Что касается поточного сканирования, то обработка документов своими силами не гарантирует соблюдения сроков заведения скан-образов, а также высокое качество конечного результата. 

В отличие от самостоятельной подготовки, в случае с проектным сканированием решение данной задачи у профессиональной организации займет от нескольких дней до месяца, с составлением описи, обработки и подготовки ветхих документов. Что касается поточного сканирования, специализированные компании обрабатывают большое количество бумаг строго в установленные сроки, с высоким качеством на выходе. Так, компания «Делис Архив» ежедневно осуществляет обработку от 300 тыс. до 1–2 млн копий в сутки.

При внедрении электронного архива на предприятии необходимо учесть несколько основных этапов: 

1. Подготовка бумаг к оцифровке. Этот этап является фундаментом при создании электронного архива, и к нему стоит подойти особенно ответственно. Только грамотно проведенная обработка документов позволит снизить количество дублей при сканировании, исключит вероятность пропажи документов и значительно повысит скорость последующей оцифровки. Некачественно проведенная подготовка перечеркнет все усилия последующих работ на выходе. В первую очередь производится выемка документов из коробов, папок и файлов. Скрепленные документы нужно разделить на единичные листы, удалив при этом все возможные соединители: скрепки, скобы, нити, проволоки, клей, скотч, болты, папки-уголки, канцелярские зажимы для бумаг и другие механические соединения. Все документы, сложенные вдвое, вчетверо, следует разложить. Во избежание лишней работы после оцифровки и для уменьшения временных затрат на распознавание текста листы необходимо сложить в одной ориентации текста, а также отсортировать по формату, папкам и типам. После чего все обработанные документы маркируются штрихкодом. Для последующего хранения отсканированных документов подготавливаются архивные короба или упаковка в zip-пакеты. В случае если документы не подлежат хранению, то проводится подготовка к уничтожению. При необходимости также производится дополнительный разбор документов в исходное состояние, который требует немалых временных и трудовых ресурсов. Процесс обработки документов индивидуален для каждой компании и во многом зависит от потребностей и состояния архива. Окончательно ход работ определяется в процессе формирования технического задания, которое сотрудники «Делис Архив» сформируют бесплатно по факту осмотра архивохранилища заказчика.

2. Следующим этапом по созданию электронного архива является непосредственно сам процесс сканирования бумаг, после чего документы будут полностью переведены в электронный образ. Сканирование бывает двух видов – поточное и планшетное. Метод сканирования зависит от качества бумаги, а также от формата и содержания сканируемого документа. Скорость сканирования на профессиональном оборудовании составляет от 2 млн копий в сутки, при этом без потери качества конечного изображения. Разрешение при таком сканировании составит от 300 до 600 dpi, а также обеспечит отсутствие искажений (линзы, артефакты, мусор, расфокусировка, искажение в цветопередаче) в скан-образах.

3. Проверка и структурирование материала. Этот этап считается одним из самых трудоемких, требует повышенного внимания и умения работать с цифровыми копиями документов. Все отсканированные листы тщательно проверяются на наличие повреждений и проходят дополнительную обработку, такую как ориентация, обрезка, удаление мусора, конвертация в требуемый формат и т. п. При необходимости проводится процесс восстановления недостающего элемента сканированных бумаг, а также повышается общее качество изображений. На всем этапе проводятся контрольные точки высококвалифицированными сканировщиками, что обеспечивает 99% качество и не более двух ошибок на 1000 скан-образов. После проведенной обработки приступают к процессу систематизации данных. Здесь создаются разнообразные каталоги с уточняющей информацией, необходимой для дальнейшей работы с архивом и поиска нужных документов. Дополнительная информация может формироваться как для группы бумаг, так и для одного-единственного листа, в зависимости от потребности заказчика.

4. Формирование поисковой системы. Конечный вариант и сложность поисковой системы полностью зависят от требований организации. Одно из основных *преимуществ электронного архива* – это поиск нужных бумаг в кратчайшие сроки по заданным параметрам. Поиск нужной документации производится по атрибутивному или полнотекстовому методу. Атрибутивный метод используют в том случае, когда есть уточняющие данные непосредственно о самом документе, такие как название, дата и др. В том случае, когда по каким-то причинам точная дата или имя документа неизвестно, используют полнотекстовую систему поиска. Помимо создания алгоритма поиска на данном этапе может проводиться конвертация цифровой копии документов в удовлетворяющий требованиям системы хранения формат, а также проводится индексирование полей из скан-образа. Количество полей индексации позволяет сформировать гибкую файловую структуру и сокращает время поиска необходимых документов, выделить можно до 10 полей. 

Электронный архив можно интегрировать и с другими информационными базами предприятия, в том числе с электронным документооборотом и АБС банков.

На сегодняшний день компанией «Делис Архив» успешно реализовано более 100 электронных архивов в РФ и СНГ, в том числе с интеграцией в АБС различных банков на базе отечественного серверного ПО «РИО», с гарантированным качеством сканирования 99%, которое обеспечивается за счет метода двойного ввода документов.

Подробнее информацию для банков мы раскроем в следующей нашей статье.

Для персональной оценки проекта по оцифровке бумажного архива вам достаточно обратиться в «Делис Архив», заполнив следующую форму: 

Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут

Полезные материалы

Поделиться в соц. сетях:

Что такое технологическая документация | Lucidchart

1. Определите объем документа и определите свой процесс. Будет ли он охватывать одну задачу в цепочке операций или всю процедуру для завода-производителя? Лучше всего, чтобы каждый документ охватывал как можно меньший процесс.

2. Учитывайте аудиторию, для которой вы пишете. Что они уже знают о предмете? Где и как они используют продукт? Каковы их демографические данные?

3. Напишите заголовок и введение, описывающие, что это за процесс, почему и когда пользователям нужно это делать, и как это вписывается в общую картину организации.Объясните, почему этот процесс важен.

4. Опишите лиц, которые будут вовлечены в процесс, и определите их роли. Обязательно используйте названия должностей, а не отдельные имена.

5. Определите границы процесса или начальную и конечную точки.

6. Определите выходы процесса или то, что производится.

7. Определите входы процесса или ресурсы, необходимые для его выполнения.

8. Проведите мозговой штурм по всем действиям, необходимым для завершения процесса.Эта стратегия подготовки к записи называется «листингом».

9. Организуйте элементы из вашего списка в последовательные шаги. Будьте осторожны при разделении шагов. Действия, которые логически взаимосвязаны, следует хранить вместе. Как правило, если шаг включает более одного глагола или слова «и», его, вероятно, следует разбить на два шага. Ограничьте количество шагов — используйте подзаголовки для более длинных задач и перезапустите нумерацию под каждым подзаголовком. Используйте слои — дайте пользователям дополнительную информацию в менее заметном тексте под основным этапом.

10. Расширьте свои действия, чтобы включить всю необходимую информацию, такую ​​как потенциальные опасности, советы по поиску и устранению неисправностей или примеры.

11. Постройте блок-схему процесса для визуального представления шагов.

12. Добавьте снимки экрана или графику, обеспечивающие наглядность.

13. Отформатируйте информацию так, чтобы ее было легко сканировать, читать и понимать. Используйте маркеры, таблицы, заголовки и т. Д. Четко укажите, как процессы связаны друг с другом.Например, в нижней части документа «Подготовка информационного бюллетеня» направьте читателей к документу «Редактирование информационного бюллетеня».

14. Протестируйте процесс. Посмотрите, как его использует кто-то другой.

15. Попросите коллег просмотреть ваш документ и оставить отзыв.

16. Помните, что ваша документация — это живой документ, который необходимо постоянно обновлять

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется.Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только они расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация процесса и почему вам это должно быть небезразлично.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу — это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. — всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс. Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является стандартная рабочая процедура (СОП). Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд — создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

• Анализ эффективности

• Процесс рассмотрения жалоб клиентов

• Процедуры проверки и обслуживания оборудования

• Процесс предоставления услуг

• Процесс выставления счетов и сборов

• Прием новых сотрудников

Преимущества процесса документация

Посмотрим правде в глаза — документирование процесса звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что им «положено» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками сделать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

• «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

• «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

• «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

• «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину — он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый серийный доступный автомобиль в Америке, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один ремесленник создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес — это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых вещей:

• Оптимизация процессов. Выявите узкие места и недостатки, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

• Автоматизация процессов. Документация по процессу помогает обнаружить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

• Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

• Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник уходит, любые знания о процессе уходят с ним.

• Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса — это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем — почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из шагов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что будет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса.Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4. Запишите исключения из обычного потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон — скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации по процессу (создан в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, так это то, что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

• Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации — делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

• Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем — менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

• Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

• Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Изображение часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее — если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не как к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов вашего проекта.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только они расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация процесса и почему вам это должно быть небезразлично.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу — это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. — всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс.Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является стандартная рабочая процедура (СОП). Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд — создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

• Анализ эффективности

• Процесс рассмотрения жалоб клиентов

• Процедуры проверки и обслуживания оборудования

• Процесс предоставления услуг

• Процесс выставления счетов и сборов

• Прием новых сотрудников

Преимущества процесса документация

Посмотрим правде в глаза — документирование процесса звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что им «положено» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками сделать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

• «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

• «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

• «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

• «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину — он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый серийный доступный автомобиль в Америке, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один ремесленник создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес — это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых вещей:

• Оптимизация процессов. Выявите узкие места и недостатки, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

• Автоматизация процессов. Документация по процессу помогает обнаружить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

• Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

• Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник уходит, любые знания о процессе уходят с ним.

• Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса — это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем — почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из шагов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что будет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса.Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4. Запишите исключения из обычного потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон — скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации по процессу (создан в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, так это то, что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

• Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации — делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

• Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем — менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

• Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

• Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Изображение часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее — если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не как к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов вашего проекта.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только они расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация процесса и почему вам это должно быть небезразлично.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу — это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. — всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс.Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является стандартная рабочая процедура (СОП). Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд — создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

• Анализ эффективности

• Процесс рассмотрения жалоб клиентов

• Процедуры проверки и обслуживания оборудования

• Процесс предоставления услуг

• Процесс выставления счетов и сборов

• Прием новых сотрудников

Преимущества процесса документация

Посмотрим правде в глаза — документирование процесса звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что им «положено» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками сделать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

• «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

• «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

• «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

• «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину — он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый серийный доступный автомобиль в Америке, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один ремесленник создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес — это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых вещей:

• Оптимизация процессов. Выявите узкие места и недостатки, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

• Автоматизация процессов. Документация по процессу помогает обнаружить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

• Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

• Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник уходит, любые знания о процессе уходят с ним.

• Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса — это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем — почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из шагов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что будет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса.Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4. Запишите исключения из обычного потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон — скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации по процессу (создан в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, так это то, что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

• Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации — делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

• Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем — менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

• Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

• Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Изображение часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее — если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не как к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов вашего проекта.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Что такое документация по процессу: полное руководство с шаблоном

Что такое документация по процессу?

Документация процесса — это подробное описание того, как выполнить процесс. В документе процесса изложены точные шаги, необходимые для выполнения задачи или процесса от начала до конца.

Область документирования процесса зависит от того, как сотрудники выполняют процесс, а не от того, что это за процесс.Документация процессов важна для любого бизнеса, потому что она повышает согласованность и позволяет вашим сотрудникам учиться как на своих успехах, так и на своих ошибках .

Преимущества документирования процесса

Документация процесса помогает:

• Экономия времени и денег
• Уменьшение количества ошибок
• Создание стандартизации
• Повышение квалификации сотрудников
• Повышение эффективности рабочих мест
• Поиск дополнительных способов дальнейшего улучшения процессы
• Улучшение рабочих процессов аналитически

Документация процесса — это текущая документация процесса во время выполнения проекта или задачи и никоим образом не является окончательным отчетом.Это помогает анализировать каждый шаг процесса и предоставлять контекст для улучшения процесса.

Каждая организация стремится к успеху и со временем расти. Единственный способ узнать, достаточно ли хорош бизнес-процесс, который вы используете, — это следить за на каждом этапе и анализировать, получать отзывы и предлагать изменения для улучшения. Только тогда бизнес сможет работать на полную мощность и расти быстрее.

Подробнее: Лучшие инструменты онлайн-документации по программному обеспечению

Зачем вам нужна технологическая документация?

Когда дело доходит до создания новых процессов или доработки существующих, нет лучшего способа сделать это, чем задокументировать процессы.Ниже перечислены основных преимуществ , которых организация стремится достичь путем документирования своих процессов:

1. Улучшение процесса

Большинство компаний используют повторяемых бизнес-процессов для выполнения работы. Люди часто преуменьшают важность записи шагов процесса и полагаются на свою «память» или «догадки» при выполнении задач.

Часто это верный путь к катастрофе. Маловероятно, что вы внесете улучшения в процесс, если не знаете:

• Какие бизнес-процессы выполняются
• Какова роль каждого шага в процессе
• Какова роль вашего co -workers находится в технологическом цикле
• Как процесс влияет на на общую прибыль бизнеса

Чтобы знать, что делать, вы должны знать , с чего начать .

Документация процесса, таким образом, обеспечивает вид «орлиным глазом» на процесс и помогает предприятиям разрабатывать новые стратегии и тактики для повышения эффективности на рабочем месте.

2. Используйте его как учебный материал

Документация процесса также выступает в качестве важного руководства для обучения новых сотрудников. Документация действует как «программа обучения » для новых сотрудников и помогает им быстрее освоиться с новыми ролями.

Это значительно экономит время менеджеров, которым в противном случае пришлось бы объяснять подробные процессы новым сотрудникам.

It ускоряет кривую обучения в геометрической прогрессии и предоставляет все ресурсы, необходимые для понимания рабочего процесса, в одном месте. Это помогает им понять свою роль и то, как она вписывается в общую организацию.

Подробнее: Как создать невероятное учебное руководство (в комплекте шаблон)

3. Уменьшить операционную неоднозначность

Еще одна ключевая причина документирования процессов — устранить любую двусмысленность роли и ответственности в рабочее место.В документах бизнес-процесса четко указано:

• Задачи, необходимые для завершения процесса
• Индивидуальные роли и обязанности
• Лицо , назначенное для выполнения задачи
• Как выполнить задачу

Эта документированная методология сокращает много неразберихи на рабочем месте.

Любой может получить доступ к документу процесса в любое время, поскольку он действует как центральное хранилище знаний и информации для всей организации.Такая прозрачность предотвращает возникновение напряженности внутри команд.

4. Сохранение ключевых знаний

Одним из часто упускаемых из виду преимуществ документирования процессов является ее способность сохранять важную информацию и знания.

Записывая каждый шаг, каждый в команде знает, как выполняется конкретный процесс. Поэтому, когда « высокопоставленный » или критически важный сотрудник увольняется, он / она не берет с собой знаний о процессе.

5. Анализ

Документация процесса упрощает для управленческих команд анализ и сравнение предыдущих версий процесса с новыми, а также вычисление эффективности, снижение затрат и анализ других важных показателей.

Это помогает руководству понять, приносят ли их усилия те результаты, на которые они надеялись, или им следует попробовать другой подход.

Уроки, извлеченные из документации по процессам, можно также перенести на другие процессы, что может сэкономить много времени и денег.

Подробнее: Как создать более умный справочник сотрудника

[/ vc_column_text]

Какова цель технологической документации?

Цель или цель документации процесса — отслеживать текущего процесса с целью его улучшения в будущем. Идея состоит в том, чтобы изучить документацию, проанализировать предпринятые шаги и предложить изменения и улучшения.

Документация процесса помогает:

• Повышение эффективности процесса
• Обнаружение недостатков
• Повышение качества процесса
• Сокращает время , необходимое для завершения процесса
• Сокращает затраты
• Предоставляет прямой видимости задействованным сотрудникам

Подробнее: Что такое документ о требованиях к программному обеспечению

Кто все задействован в документации процесса?

В документации бизнес-процессов участвуют три стороны:

• Внутренняя группа (также известная как команда проекта)
• Заинтересованные стороны
• Внешние стороны

1.Команда проекта

Команда проекта несет ответственность за документацию процесса. Документирование процесса во время его выполнения гарантирует, что команда проекта осознает свои усилия и постоянно учится.

Он также гарантирует, что ни один из шагов процесса не останется незамеченным и будет правильно записан. Однако вы также можете нанять или включить в команду специалиста только с целью документирования процессов.

Таким образом, команде проекта не нужно время от времени прерывать свой поток, чтобы документировать каждый шаг — специалист может позаботиться об этом на расстоянии.

Подробнее: 20 лучших онлайн-инструментов для совместной работы для команд

2. Заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона — это тот, кто имеет прямой или косвенный интерес в компании. Заинтересованная сторона — это любое лицо, организация, социальная группа или общество в целом.

Любые заинтересованные стороны, вовлеченные в конкретный проект, должны быть вовлечены в процессную документацию. Это помогает им анализировать шаги, предпринятые в любом процессе, и соответственно давать отзывы или предложения.

3. Внешние стороны

Вы даже можете привлечь посторонних к части документации вашего процесса.

Это помогает получить беспристрастное и справедливое суждение о деловой практике и открывает новые перспективы. Наблюдение за вещами на расстоянии иногда дает ясность и возможность найти более эффективные способы что-то делать.

Как создать технологическую документацию?

Сложность документации процесса зависит от масштаба документируемого процесса .Если это более короткий процесс, его относительно легче задокументировать, поскольку он включает меньшее количество людей, заинтересованных сторон и общее количество шагов.

Однако, если это широкомасштабный процесс, включающий как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны из разных отделов и специальностей, документация процесса может оказаться довольно сложной .

Следовательно, нам необходимо иметь определенные руководящие принципы или дорожную карту, чтобы гарантировать, что документация процесса выполняется эффективно, независимо от размера и объема процесса.

Ниже приведены некоторые ключевых шагов , которые ваша команда должна выполнить при подготовке документации бизнес-процесса.

1. Область действия

Прежде всего, определите объем документа процесса. Объем отвечает на вопросы, например, какой процесс будет охвачен, каковы цели проекта, какие изменения должны быть внесены (если таковые имеются) и т. Д.

2. Необходимые ресурсы

Опишите ресурсы, которые команда потребности для завершения процесса, который вы хотите описать (требуются входные данные).Вам также необходимо описать выходы или то, что производится в конце документации процесса.

3. Знайте свою аудиторию

Если вы не знаете, кто ваша аудитория и каковы ее ожидания от документации процесса, вы зря теряете время. Только когда вы ознакомитесь с аудиторией, вы сможете создать документ, отвечающий их требованиям.

4. Опишите задействованную команду

Опишите членов команды, вовлеченных в процесс.Опишите их роли и обязанности, чтобы внести ясность.

5. Сбор информации

Информация часто собирается посредством мозгового штурма о шагах, необходимых для выполнения действия среди участвующих членов команды. Он также может включать мнения или опыт заинтересованных сторон и посторонних лиц.

6. Собираем все вместе

После того, как вы убедились, что все шаги, необходимые для выполнения процесса от начала до конца, отмечены, самое время организовать их в формате последовательного списка.

Убедитесь, что шаги организованы в соответствии с фактическим образом, в котором они работают (обрабатываются). Четко и кратко запишите шаги, которые будут полезны вашим коллегам. Сделайте документы процесса удобными для чтения с помощью маркеров, заголовков, таблиц, диаграмм и т. Д.

7. Блок-схема

Пришло время визуализировать список действий вашей команды в виде блок-схемы. Визуальное представление шагов, задействованных в процессе, позволяет посторонним лицам и сотрудникам других отделов легко понять, как выполняется процесс.Это также помогает новым сотрудникам быстро усвоить информацию и приступить к работе.

8. Получите обратную связь

Поделитесь документацией по процессу с коллегами и заинтересованными сторонами и попросите их попробовать выполнить процесс самостоятельно.

Это важный шаг в процессе документирования, поскольку он помогает определить потенциальных лазеек или исправлений в документации, позволяя взглянуть на документ со стороны.

Визуальное представление процесса помогает членам команды увидеть процесс в ином свете и узнать, не упустили ли они что-то.

9. Улучшение

Пришло время оптимизировать шаги и добавить улучшений , предложенных коллегами, заинтересованными сторонами или другими членами команды.

Промойте и повторяйте, пока ваш процесс не будет полностью оптимизирован и эффективен. Продолжайте добавлять изменения в документ, когда найдете новую стратегию или тактику для улучшения вашего процесса.

10. Сделайте доступным

Когда вы будете удовлетворены результатами, предоставьте документацию соответствующим сотрудникам и заинтересованным сторонам компании. Попросите их свободно высказывать свои ценные предложения и отзывы.

Шаблон документации по процессу, чтобы упростить жизнь!

Чтобы сделать эту процедуру проще простого, у нас есть для вас хорошо оборудованный шаблон! С этим шаблоном документации по процессу вам не нужно беспокоиться о том, что можно и чего нельзя делать, достаточно лишь нескольких простых щелчков мышью и Boom! готово .

«Посмотрите это видео, чтобы узнать больше»

Заключительные слова и передовой опыт

В современном быстро меняющемся цифровом мире продуктивность является нормой. Все хотят опередить конкурентов, выполняя работу быстро, эффективно и с меньшими затратами. Они хотят использовать минимум ресурсов и в то же время поддерживать первоклассное качество.

Таким образом, документирование процессов становится ключевым фактором успеха любого отдела или организации в целом.

1. Это помогает сохранить знания о процессе и гарантирует, что информация не будет потеряна при увольнении ключевого сотрудника.
2. Документация также помогает новым сотрудникам понять свою роль и место в цепочке создания стоимости.
3. Уменьшает неоднозначность операций.
4. Он предоставляет проектным группам план для внесения изменений в процесс, выявления ошибок и недостатков и определения лучших способов выполнения работы.

Вот некоторые из передовых методов, которые следует учитывать при создании и распространении документации процесса:

• Документ процесса должен храниться в центральном хранилище .
• Он должен быть легкодоступным для любого сотрудника организации.
• Это должно быть , написанное ясным и лаконичным образом с правильным форматированием.
• Должно быть регулярно обновляется с изменениями, внесенными в процессы.
• Обратная связь играет решающую роль в улучшении процесса. Убедитесь, что не является препятствием для обратной связи и предложений по улучшению процесса. Отзыв должен быть рассмотрен через установленный период времени (т.е. раз в полгода), чтобы быть уверенным, что к мнению других прислушиваются.
• Создайте отдельных документов для различных процессов, чтобы упростить понимание и усвоение, а не один-единственный документ.
• Всегда используйте блок-схемы , чтобы объяснить шаги, происходящие в процессе. Вы также можете добавлять снимки экрана, графики, диаграммы, таблицы и другую графику, чтобы сделать его максимально понятным.
• Сделайте доступным только последний документ .

И все, ребята! Что вы думаете о документации процесса? Считаете ли вы это неотъемлемой частью бизнес-процесса? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Далее читает:

Что такое документация процесса (и как это сделать)

Когда дело доходит до внедрения нового процесса или доработки и улучшения существующего, нет лучшего способа начать, чем создавать технологическую документацию. Это обычная часть управления бизнес-процессами — вы не можете по-настоящему оптимизировать свои процессы, не имея четкого обзора сверху вниз.

Что такое технологическая документация?

Документация процесса — это блок-схема с точными шагами, необходимыми для выполнения процесса. Этот термин впервые был использован в конце 1970-х годов на Филиппинах Национальным агентством по ирригации в рамках проекта, в рамках которого социологи документировали процессы, используемые сельскими фермерами. С тех пор он распространился по всему миру и стал важным инструментом оптимизации бизнес-процессов.

Документ бизнес-процесса работает как руководство для сотрудников на всех уровнях бизнеса (или, возможно, также внешних подрядчиков или консультантов), которые можно использовать, чтобы увидеть, как должен осуществляться процесс.

Немного о Tallyfy

Хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к остальной части этой статьи!

Это позволяет вам использовать его в качестве справочника для обучения новых сотрудников в рамках их вводного инструктажа, но даже опытные работники могут извлечь выгоду из документирования процесса и предоставления им доступа к нему.

Конечно, это больше, чем инструкция, поскольку документация по процессу может быть чрезвычайно полезна при определении того, как сам процесс может быть усовершенствован или улучшен.

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Существует три способа создания документации процесса:

1. Pen & Paper — вплоть до самого основы, вы всегда можете использовать ручку и бумагу, чтобы изобразить свои процессы.Хотя это, вероятно, самый простой выход, он далеко не лучший.
2. Программное обеспечение для построения графиков — Существует десяток программ для построения графиков, большинство из которых делают именно это — позволяют с легкостью создавать любые типы графиков.
3. Программное обеспечение рабочего процесса — Программное обеспечение рабочего процесса, с одной стороны, позволяет документировать ваши процессы, чтобы помочь с улучшением бизнес-процессов (BPI). С другой стороны, он также отслеживает их — вы можете в реальном времени видеть, на каком этапе находится каждый процесс, и есть ли какие-либо задержки.

Помимо использования в качестве руководства для ваших сотрудников и инструмента для BPM, документация по процессу имеет ряд других преимуществ…

• Выявление неэффективных процессов
• Обеспечивает постоянное улучшение процессов
• При правильном использовании позволяет своевременно улучшать и исправления
• Гарантирует, что знания о процессах могут быть разделены и не потеряны из-за текучести кадров
• Если применяется в масштабах всей компании, документация обеспечивает единообразие того, как выполняется процесс
• Привлекает персонал к тому, как работают процессы, и поощряет их упреждающе ищут улучшения.
• Облегчает аутсорсинг работы без потери согласованности или эффективности.

Как создать документацию процесса

В зависимости от масштаба процесса это может быть либо чрезвычайно сложным, либо простым.Если он небольшой, вы, вероятно, сможете создать всю документацию самостоятельно. Если же, с другой стороны, это предполагает работу между несколькими различными отделами, тогда вам придется создать небольшую команду из разных экспертов.

Разумеется, они должны приходить из разных подразделений бизнеса с рядом обязанностей, чтобы обеспечить учет всех точек зрения. Это также поможет изменить процесс когда-нибудь в будущем, если до этого дойдет, поскольку вы получите вклад людей, которые сами над процессом работают, что поможет сотрудникам заинтересоваться.

Этапы процесса Документация

• Определите объем : Для того, чтобы любая документация была успешной, очень важно с самого начала определить объем проекта; какие процессы будут охвачены, каков масштаб рекомендуемых изменений и т. д.
• Определите входы и выходы : Убедитесь, что вы четко понимаете, что будет включено в информацию, собираемую для документации, и в каком формате будут выходы из проекта возьму.
• Будьте внимательны к аудитории : Документация полезна только в том случае, если ее понимают люди, для которых она создается, поэтому убедитесь, что вы осведомлены о своей аудитории, ее ожиданиях и требованиях.
• Соберите информацию : это может быть форма коллективного мозгового штурма шагов, необходимых для завершения документируемого процесса, или это может также включать более широкие встречи с персоналом и заинтересованными сторонами для сбора как можно большего количества данных и информации.
• Организовать : Когда информация собрана и шаги определены для процесса, вам необходимо организовать их все в последовательный список, гарантируя, что он точно отражает, как выполняется работа для завершения процесса, а не слишком сложный — иначе он будет малоценен.
• Визуализация : Представление списка в виде диаграммы рабочего процесса — ключевой результат документации процесса, позволяющий всем участникам увидеть, как работает процесс, поэтому необходимо проявлять осторожность и внимание, чтобы обеспечить ясность и практичность.
• Поделитесь и получите обратную связь : Мозговой штурм и сеансы обратной связи как часть создания этой документации были важны, но дальнейшие занятия после них будут еще более полезными, потому что у участников будет наглядное пособие для стимулирования обсуждения и дебатов. Это может принимать форму исправления любых ошибок в том, как процесс был отображен, или потенциальных улучшений процесса, которые уже были вдохновлены проектом.
• Оптимизация процесса : Если в рамках проекта были предложены какие-либо улучшения, протестируйте их и, если они окажутся успешными, примените их к документации процесса.Он задуман как живой документ, который остается активным и используется до тех пор, пока активен процесс.
• Монитор : Теперь, когда имеется документация по процессу, ключевой частью управления бизнес-процессами является постоянный мониторинг эффективности и результатов процесса, чтобы видеть, оказывают ли внедренные изменения положительное влияние, а также видеть, что еще может вызывать проблемы. Документация должна стать основным активом в этом мониторинге.
• Поделиться снова : После того, как документация по процессу подписана тем, кто должен ее подписать, ее следует как можно шире распространить внутри компании.Если вы проходите эту процедуру впервые, ее следует использовать в качестве образца для документирования других процессов.

Заключение

Как мы уже говорили, документирование процессов — это то, что может принести пользу любому бизнесу или корпорации. По крайней мере, он гарантирует, что ноу-хау процесса не будет потеряно из-за увольнения сотрудника. В лучшем случае это может иметь важное значение для реализации инициативы по улучшению бизнес-процессов.

Если вы ищете подходящий инструмент для документирования ваших процессов, вы можете попробовать Tallyfy.Помимо простого определения процессов, он может помочь отслеживать и управлять ими, обеспечивая эффективность вашей команды.

Как написать технологическую документацию

Автор: Майк Райя Размещено 17 июля 2020 г.

Зачем нам нужна технологическая документация?

Прежде чем ответить на этот вопрос, важно понять, что мы подразумеваем под «документацией процесса».

В контексте этой статьи технологическая документация — это:

«Единый согласованный источник достоверной информации для понимания текущих бизнес-процессов организации.»

Этот документ может использоваться в качестве руководства для сотрудников, менеджеров, аудиторов, клиентов и других заинтересованных сторон компании.

Технологическая документация необходима для:

• Обеспечьте прозрачность в организации в отношении того, кто, что, когда и как делает.
• Для учебных целей:
  • Для новых сотрудников
  • На случай изменения процесса
  • Для повышения производительности процесса
• Предоставляет возможность анализировать текущий процесс и разрабатывать усовершенствованные процессы, которые сокращают время выполнения заказа и упрощают процесс за счет исключения действий, не добавляющих ценности.
• Сохранить ключевые бизнес-знания
  • Когда сотрудники уходят, эти знания не теряются
• Для соответствия или соответствия стандартам обеспечения качества, таким как ISO 9001, или в определенных отраслях, например, AS9100 или американским военным стандартам.
  • Для некоторых из этих организаций это будет предварительным условием.
• Обеспечивает операционную эффективность, согласованность и снижает потенциальный риск низкого качества или переделки.

Как и в случае с любой другой документацией, будет стоимость их разработки и поддержки, но эта стоимость будет более чем компенсирована преимуществами использования документации.

Что должно быть включено в технологическую документацию?

Документация бизнес-процессов должна быть частью структуры, в которой политики, процессы и процедуры организации взаимосвязаны и согласованы для достижения бизнес-результатов.В идеале все они должны быть в одном месте и ссылаться друг на друга.

Рисунок 1: Элементы документации бизнес-процесса.

• Политика
  • Набор руководящих принципов, правил, стратегических целей и даже нормативных правил, в соответствии с которыми работает организация.
  • Обычно он охватывает все аспекты организации, от здоровья, безопасности и окружающей среды до операционной финансовой политики и политики закупок.
• Процесс
  • Представляет собой серию взаимосвязанных задач по созданию добавленной стоимости, которые позволяют достичь бизнес-результата.
  • Обычно процессы представлены в виде диаграмм рабочего процесса.
• Процедура
  • Подробный набор шагов для выполнения задачи процесса.
  • Процедура может представлять собой краткое справочное руководство, контрольный список на рабочем столе, рабочие инструкции или подробные пошаговые инструкции по выполнению задачи или действия.

Хороший способ представить это, когда вы отправляетесь в путешествие:

• Ваша политика — это правила дорожного движения, которые определяют, как вы ведете себя на дороге с точки зрения скорости, светофора, знаков остановки и других правил дорожного движения.
• Ваш процесс будет картой, которая очерчивает маршрут, по которому вы будете следовать от начала вашего путешествия до пункта назначения, включая любые остановки маршрута, которые вы можете выбрать.
• Процедура представляет собой подробные шаги, которые вам необходимо предпринять в отношении дорог, улиц, платных дорог, автомагистралей, по которым вам нужно проехать (сравните их с инструкциями спутниковой навигации, которые вы получаете).

Как мне структурировать мою документацию?

Большая часть документации по процессам строится по принципу «сверху вниз» и разбивает все процессы организации на несколько основных организационных функций.Для простоты разграничения ответственности они обычно подразделяются на отделы / подразделения. Затем эти функции разбиваются на набор процессов. Наконец, процессы делятся на процедурные задачи и обычно относятся к программному обеспечению бизнес-систем, где они используются. Это показано на схеме ниже:

Рисунок 2: Структурированная разбивка документации процесса.

Документация должна быть шаблонной и модульной, чтобы каждый шаблон можно было повторно использовать для разных процессов.На диаграмме ниже показано, как документы должны быть структурированы и включены в каждый тип документа.

Рисунок 3: Сведения о содержимом для каждого типа документа.

При структурировании документации процесса очень важно учитывать ее поддержание и сопровождение. Если он написан как статья или рассказ, тогда изменения могут повлиять на весь документ и потребовать его полной переписывания. Когда он структурирован, шаблонизирован и разбит на части, как показано на рисунке 3, изменение процедуры может повлиять только на одну страницу.Это позволит обеспечить эффективный процесс обновления.

Разработка формата и стиля документации

Разработка системы нумерации документов

Важным моментом при разработке процедур является обеспечение наличия эффективной и структурированной системы нумерации документов, позволяющей заменять документ на одной странице. Система также должна обеспечивать эффективный контроль версий, чтобы публиковались только самые свежие документы.

Каждой организации необходимо будет разработать свою заранее заданную систему нумерации, обеспечивающую простоту использования и стиль, отвечающий ее бизнес-требованиям. Эти форматы необходимо будет согласовать и установить для:

• Программные документы
• Документы процессов и подпроцессов
• Документирование процедуры

Ниже показан пример системы нумерации:

Рисунок 4: Пример структурированной системы нумерации для технологической документации.

Может оказаться, что у организации уже есть некоторые или все вышеперечисленные документы, и требуется привести эти документы в соответствие с единой системой нумерации, чтобы они могли быть взаимосвязаны.

Формат документа

Трудно предоставить единый формат для каждой организации. Он будет варьироваться в зависимости от отрасли, типа предлагаемого продукта / услуги, размера организации и сложности процессов.

В целях иллюстрации ниже приведены выдержки из реальных отраслевых примеров (с удаленными названиями компаний для конфиденциальности) для каждого из типов документов, описанных выше:

Рисунок 5a: Пример документа политики, показывающий формат, стиль и содержание.

Рисунок 5b: Пример последовательности операций, показывающий сквозную последовательность операций.

Рисунок 5c: Пример документа процедуры, показывающий формат и содержание.

Использование инструментов документации процесса

Если вы отправляетесь в это путешествие, не имея опыта использования программных инструментов, примените принцип «KISS». Прежде чем приступить к составлению короткого списка и выявлению потенциальных программных продуктов, убедитесь, что вы обратились по адресу:

• a Формат и Структура вашей документации
• Who и Как вы будете разрабатывать и поддерживать свою документацию?
• Кто будет сообществом пользователей документов, которые вы создадите?

При разработке документации помните, что вы можете использовать простое программное обеспечение для редактирования текста и построения блок-схем, например, с помощью продуктов MS Office для создания документов.Многие организации до сих пор используют этот простой, но эффективный метод.

Преимущество использования автоматизированных средств документирования появляется, когда у вас много процессов. Становится громоздким управлять и поддерживать их, или вы ищете сертификаты обеспечения качества, где программное обеспечение может ускорить процесс внедрения.

При поиске поставщиков программного обеспечения для этих инструментов вы найдете широкий спектр продуктов, доступных для разработки документации по процессам / процедурам, от простых инструментов типа Visio до сложных инструментов управления бизнес-процессами, которые включают документацию как часть своего предложения.Они подходят организациям с менее чем 50 сотрудниками для крупных предприятий с тысячами сотрудников и организационной структурой, состоящей из нескольких компаний, поэтому требуется четкая ориентация на тип инструмента, который вы ищете.

Большинство этих инструментов работают независимо, но они также могут взаимодействовать с вашими бизнес-системами, чтобы документация была легко доступна, когда вы выполняете свои задачи (т. Е. В момент использования).

Стоит учесть, что более сложные инструменты автоматизации бизнес-процессов содержат документацию, включенную в их программное обеспечение.Следовательно, если вы используете инструмент BPA, проверьте, есть ли у него возможность документации.

Если вы серьезно относитесь к поиску подходящего программного продукта, то вот несколько советов перед тем, как приступить к поиску, просмотру и составлению короткого списка для выбора подходящего продукта:

• Имейте четкую цель для вашей документации
• Как и кто будет пользоваться документацией
• Разработайте документ с требованиями для вашего «must-have» потребностей
• Установите бюджет и четко определите преимущества, которых вы достигнете.
• Примените принцип Парето: 80% функциональности, которая вам нужна за 20% стоимости. В программных продуктах всегда есть функции, которые хорошо выглядят, но они часто не требуются, и если это процесс, и данные, необходимые для их работы, могут быть сложными и, следовательно, трудными для реализации.

Ведение документации

Кто должен писать и поддерживать документацию?

Написание документации — задача не для одного человека; это требует участия многих частей организации.Организации потребуется технический писатель или кто-то, кто может быть обучен этим навыкам, чтобы взять на себя руководство.

Процесс документирования потребует одобрения со стороны руководства, а также сессий поддержки и мозгового штурма для извлечения необходимой информации от тех, кто в настоящее время работает над процессами.

На рисунке 6 ниже показаны важнейшие роли в разработке документации. Это могут быть не постоянные роли, они могут перекрываться или объединяться в зависимости от размера и типа организации.

На рисунке 7 ниже показаны шаги, которые необходимо выполнить для разработки, утверждения и публикации документации. Это будет применяться ко всем типам ваших документов.

Рис. 6. Ключевые игроки в разработке документации процесса.

Рисунок 7: Обрисовывает в общих чертах этапы разработки материала для документации процесса.

Как часто их следует обновлять?

Имейте в виду, что программные документы могут редко меняться с годами, но процедуры могут меняться ежемесячно или ежеквартально.Для всех типов документов изменения должны происходить по мере изменения процесса в связи с:

• Улучшения бизнес-процесса
• Отзыв об ошибках и аномалиях от лиц, использующих документы
• Изменения в направлении бизнеса и стратегии, особенно в связи с изменениями политики
• Отзывы о регулярных аудитах фактического процесса по сравнению с документированным процессом
• При изменении / обновлении основного программного обеспечения для бизнеса.

Контроль изменений документов

Разрешения на разработку и изменение документа должны быть простыми, но эффективными.Он не требует многоуровневого процесса утверждения, такого как делегирование полномочий; в противном случае процесс станет громоздким, и изменения не будут внесены. Для эффективного процесса утверждения требуется не более трех ролей. Автор документа, владелец процесса и хранитель.

Резюме и заключение

Написание и сопровождение документации по процессам — это накладные расходы для бизнеса, но они необходимы для сохранения знаний о процессах и предоставления документальных свидетельств понимания процесса.При эффективном использовании они могут принести огромные преимущества, в основном, если они используются вместе с инструментами автоматизации бизнес-процессов.

Документация должна соответствовать назначению, и для небольших организаций это могут быть простые блок-схемы процессов и минимум текстовых описательных шаблонов. Для тех организаций, которым требуется внешняя аккредитация по обеспечению качества, такая как ISO9001, стоимость подготовки и поддержки документации становится предпосылкой для ведения бизнеса.

Документацию

Process не следует оставлять в качестве официального справочника на книжной полке или в папке SharePoint, так как она просто пылится и не принесет реальной пользы. Он должен считаться рабочим документом и использоваться ежедневно теми, кто работает с процессами и средними уровнями управления.

Реальные преимущества этих документов появятся, когда они будут отражать живой пульс организации.

Какими бы ни были ваши цели, если у вас нет документации по процессу, никогда не поздно ее разработать.Мы надеемся, что это даст вам некоторое представление о том, что влечет за собой документация по процессу.

Майк Райя

Автор

Маркетинг лучшего в мире программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов и употребление слишком большого количества кофе. Свяжитесь со мной в LinkedIn по адресу https://www.linkedin.com/in/michaelraia/

.

No related posts.