Главная страницаБанковское делоГосударственное управление Культурология Журналистика Международная экономика Менеджмент Туризм Философия История экономики Этика и эстетика |
2.4. Прохождение внутренних документов Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения порядок соответствует обращению входящих документов. Докладные записки на имя руководителя предприятия, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело. В XIV-XV вв. на Руси документы хранили в сундуках и в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные — вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов еще не существовало, но уже появились установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов. Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству предприятия (см. приложение 5). Контрольные вопросы и задания 1. Что понимается под документооборотом? Практикум 1. Опираясь на материал данного раздела, составьте схему движения внутренних документов в конкретной компании. Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту. Найдите методы и способы, которые будут эффективными в данной ситуации для сокращения времени движения документов.  Опираясь на информацию о конкретной компании, составьте список документов, которые составляют каждый из этих потоков.
|
Что влияет на организацию движения документов?Документопоток | Глоссарий ПитерСофт
Документопоток — это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др. Основные документопотоки в организации:- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
- содержание;
- структура;
- цикличность;
- направление;
- объем.
Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.
д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:
- повышение эффективности управленческой деятельности;
- ускорение движения документов в организации;
- уменьшение трудоемкости обработки документов.
«Документирование управленческой деятельности»
Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА»
(ФГБОУ ВПО «ПВГУС»)
Кафедра: «Экономика и управление»
СОГЛАСОВАНО У Т В Е Р Ж Д А Ю
Протокол УМС №______ Проректор по УРиКО
от «____»__________ 2012 г.
__________ О.Н. Наумова
Проректор по УМР «___» ___________ 2012 г.
__________ С.П. Ермишин
Учебно-методический комплекс
по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
для студентов направлений подготовки 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент», 081100.62 «Государственное и муниципальное управление», 033000.62 «Культурология», 090900.62 «Информационная безопасность»,
100400.62 «Туризм», 101100.62 «Гостиничное дело», 221400.62 «Управление качеством»
Составили: Кара А.Н.
Ковтуненко А.В.
Одобрено
Учебно-методическим
Советом университета
Тольятти
2012 г.
Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» разработан в соответствии с требованиями ФГОС ВПО по направлениям подготовки 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент», 081100.62 «Государственное и муниципальное управление», 033000.62 «Культурология», 090900.62 «Информационная безопасность», 100400.
62 «Туризм», 101100.62 «Гостиничное дело», 221400.62 «Управление качеством»
Авторы (составители): д.э.н., доцент кафедры «Экономика и управление» Кара А.Н., старший преподаватель кафедры «Экономика и управление» Ковтуненко А.В.
Программа рассмотрена на заседании кафедры «Экономика и управление»
Протокол № _10_ от «_22_»_июня______ 2012 г.
Зам. зав. кафедрой _________________ А.Н. Кара
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 080100.62 «Экономика»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ Т.В. Голощапова
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 080200.62 «Менеджмент»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ Г.М. Кулапина
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 081100.62 «Государственное и муниципальное управление»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ Н.
М. Ченцова
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 033000.62 «Культурология»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ В.П. Овсянников
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 090900.62 «Информационная безопасность»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ С.М. Бобровский
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 100400.62 «Туризм»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ Т.Ю. Крамарова
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 101100.62 «Гостиничное дело»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ С.П. Ермишин
Программа одобрена на заседании НМС по направлению 221400.62 «Управление качеством»
Протокол № _______ от «____» ____________2012 г.
Председатель НМС ___________________ Н.В. Афиногентова
Рецензент: к.
э.н., доцент Вешякова Т.С.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
1. РАБОЧАЯ УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» 5
1. Цели освоения дисциплины 5
2. Место дисциплины в структуре ООП 5
3. Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» 5
4. Структура и содержание дисциплины «Документирование управленческой деятельности» 6
4.1. Структура дисциплины 6
4.2. Содержание дисциплины 7
4.3. Тематический план изучения дисциплины 9
4.4. Содержание самостоятельной работы 20
5. Образовательные технологии 21
6. Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов 21
6.1. Требования к промежуточной аттестации студентов по дисциплине 21
6.2. Требования к итоговой аттестации студентов по дисциплине 21
6.
3. Примерный перечень вопросов к зачету по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» 21
7. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины 22
7.1. Нормативно-правовые документы 22
7.2. Основная литература 24
7.3. Дополнительная литература 25
7.4. Периодическая литература 25
7.5. Программное обеспечение современных информационно-коммуникационных технологий и Интернет-ресурсы 25
8. Методические рекомендации для преподавателя 26
9. Методические указания для студентов 26
10. Материально-техническое обеспечение дисциплины 26
2. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ 28
Тема 1. Документ и системы документации 28
Тема 2. Управленческая документация 31
Тема 3. Составление и оформление основных документов 50
Тема 4. Организация документооборота 71
Тема 5. Систематизация документов 76
Тема 6. Современные способы и техника создания документов 79
Тема 7. Деловые и коммерческие письма 89
Тема 8.
Правила и формы переписки с зарубежными партнерами 94
Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция 100
Тема 10. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 107
3. ТЕСТЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ 113
Приложение 1 125
Приложение 2 127
Приложение 3 128
Приложение 4 130
12. Прохождение и порядок исполнения
Вопрос 12. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Документопоток входящих документов составляют:
— документы вышестоящих организаций, органов власти;
— документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
— документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий,
— жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
— прием входящих документов;
— первоначальная (экспедиционная) обработка;
— предварительное рассмотрение и распределение;
— регистрация;
— рассмотрение документов руководством;
— направление документов исполнителям;
— исполнение резолюций;
— отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно секретарем-референтом.
Первоначальная обработка входящей документации — проверить правильность доставки, целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.
На всех регистрируемых документах для фиксации факта и времени их поступления в учреждении делают отметку в виде регистрационного штампа.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделение.
Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация регистрируется.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии секретарем производится с основной целью — отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует принятия решения, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии секретарь (секретарь-референт).
Документационное обеспечение управления (ответы Синергия)
Входящий документопоток любой организации складывается из документов …
вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан
создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы
создаваемых и используемых в самом аппарате управления, не выходящих за его пределы
Главное правило организации документооборота предполагает создание …
оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
стереотипных маршрутов движения, свойственных входящим документам с наименьшими затратами времени
стабильных маршрутов движения, которые зависят от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
Основными видами срокового контроля являются:
ручной и автоматизированный контроль
текущий, предупредительный и итоговый
текущий и контроль по существу решения вопроса
еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
Документооборот – это …
движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления
технологический процесс архивного хранения документов
процесс подписания и передачи документа в организации
сложный технологический процесс движения документов из организации и в организацию
Формированием дела называется …
группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела
группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела
Субъекты, непосредственно работающие с документами – это …
секретари и делопроизводители
контролеры
исполнители
руководители
Внутренний документопоток составляют документы …
создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы
создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы
вышестоящих организаций, документы от подведомственных организаций, документы от несоподчиненных организаций, обращения граждан
Документ – это …
зафиксированная на материальном носителе информация
любая бумага, подписанная начальством
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
материальный носитель, хранящий информацию о каком-либо историческом факте
Каждый документ можно разделить на три основные части:
заголовочную часть, основную часть, оформляющую часть
заголовочную часть, основную часть, заключительную часть
вводную часть, основную часть, заключительную часть
вводную часть, основную часть, оформляющую часть
Реквизиты документа делятся на …
старые и новые
постоянные и переменные
стандартные и нестандартные
обязательные и необязательные
Формы регистрации документов могут быть:
ручная карточная и автоматизированная экранная
журнальная, карточная и электронная
табличная и электронная
Общий бланк – это …
бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма
лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов
бланк документов организации, используемый для составления писем
бланк документов организации, используемый для составления приказов
Бланк документа – это …
лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа
государственная бумага, обязательная для применения в организации
лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа
лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа
Субъекты, осуществляющие руководство организацией и ее структурными подразделениями – это …
секретари и делопроизводители
исполнители
контролеры
руководители
Номенклатура дел – это …
основные правила работы ведомственных архивов
совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
государственная система документационного обеспечения управления
Номенклатуры дел подразделяются на:
типовые, примерные и конкретные
типовые, примерные и специализированные
главные, предприятия, подразделения и отдела
типовые, личные и общие
Регистрация – это …
учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
получение документов и наложение резолюции
прием и первичная обработка документов
Существует два варианта расположения реквизитов на бланках …
правый и левый
продольный и угловой
верхний и нижний
центральный и боковой
Под электронной цифровой подписью понимается …
реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах
подпись на электронном документе, выполненная с помощью графического средства
традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
Документопоток – это …
движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется
сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и
общий приемник
сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении
организованное движение документов из организации в разных направлениях
Документопотоки по направлению делятся на:
диагональные потоки
входящий, исходящий и внутренний потоки
параллельные и пересекающиеся потоки
горизонтальные и вертикальные потоки
Объем документооборота выражается общим количеством документов …
поступивших в организацию за определенный период времени
созданных в организации за определенный период времени
поступивших или созданных организацией за определенный период времени
Срок хранения документа исчисляется …
с 1 числа месяца, следующего за моментом списания документа в архив
с момента создания документа
с момента утверждения документа руководителем
с 1 января того года, который следует за годом окончания формирования дела
Официальный документ – это …
любая информация, внесенная в базу данных
любой бумажный документ
информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения
информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам
В объеме документооборота следует учитывать …
все внутренние документы и все копии
все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
все входящие и исходящие документы
Делегирование прав доступа к документам необходимо …
для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
Электронный документ – это документ, …
в котором информация представлена в зашифрованном виде
отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов
в котором информация представлена в электронно-цифровой форме
записанный на гибком магнитном диске
Субъекты, обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота – это …
контролеры
руководители
секретари и делопроизводители
исполнители
Заголовок текста отражает … документа
основное содержание
название
назначение
Исходящий документопоток состоит из документов …
вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан
создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы
создаваемых и используемых в самом аппарате управления
1.
ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Организация документооборотаПохожие главы из других работ:
Влияние электронного документооборота на управленческую практику
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению — что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых…
Документационное обеспечение управления автотранспортной организации ООО «Новый путь»
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия…
Документооборот организации. Виды бланков документов
2.
Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборотаПонятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др…
Документы организации, регламентирующие электронный документооборот
1.2 Основные принципы организации электронного документооборота
Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) появился приблизительно в конце 1980-х годов — в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем…
Исследование и совершенствование документооборота (на материалах ОАО «РЖД»)
1.2 Организация процесса документооборота в организации
В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации.
..
Организация документооборота за рубежом
1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. При этом, проводя анализ документооборота…
Особенности организации документооборота в ООО «Л-бит Групп»
7. Особенности организации документооборота в ООО «Л-Бит Групп»
Документооборот в ООО «Л-Бит Групп» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку организация является предприятием с небольшим штатом сотрудников…
Проблема внедрения использования безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении
1.1 Общая характеристика организации документооборота
Важным аспектом работы любого учреждения: создание документов, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.
п…
Производственный документооборот как основа управленческого решения
Основные положения документооборота в организации
Документ — деловая бумага, подтверждающая какой — либо факт или право на что — либо; письменное подтверждение чего- либо; удостоверение предъявителя; зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами…
Разработка программы аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»
1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
Различные авторы дают следующие определения документа: Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Басаков М.И., Делопроизводство: конспект лекций. — Ростов н/Д: Феникс, 2011. — С. 3…
Разработка системы защищенного документооборота ООО «Торговый дом «Алдан»
Глава 2 Анализ документооборота организации
…
Реинжиниринг систем управления организацией
1.
3 Основные этапы, принципы и характеристики реинжинирингаПроцесс реинжиниринга базируется на двух основных понятиях: «будущий образ фирмы» и «модель бизнеса». Будущий образ фирмы — упрощенный образ оригинала, отражающий главные его черты и не учитывающий второстепенные детали…
Система аттестации персонала на предприятии МСУ ДО «Радуга»
1.1 Аттестация персонала: понятие, характеристики, принципы, цели
Термин «аттестация» происходит от латинского attestatio. Аттестация — оценка уровня профессиональной подготовки и соответствия специалиста занимаемой должности, а также решение вопроса о присвоении служащему квалификационного разряда…
Система управления туристической фирмой ООО «К»
6. Анализ документооборота организации
Так как туристическая фирма «К» является малой организацией, у нее более простая схема управления, а следовательно и более простая схема документооборота…
Современные подходы к автоматизации делопроизводства
2.
2 Характеристики некоторых систем электронного документооборотаКорпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов…
Прием, передач и доставка документов (стр. 1 из 6)
Содержание:
Введение. 3
1. Организационное построение службы делопроизводства. 5
2. Прием и передача документов. 7
3. Организация доставки документов.18
3.1 Подготовка документов ответственным исполнителем. 19
3.2 Отправка документов службой делопроизводства (экспедицией)22
3.3 Розыск утерянной почтовиками корреспонденции. 27
Заключение. 30
Список литературы.. 35
Введение
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.
д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 1.
Схема 1. Движение документов в учреждении
— поступающие документы, — документы, отправляемые из организации, — внутренние документы.1. Организационное построение службы делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.
д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см.
прилож. 1.2).
2. Прием и передача документов
Основные принципы организации документооборота:
— прохождение документов должно быть оперативным;
— каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,
Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.
Входящий документопоток составляют:
— документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
— документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
— документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
— жалобы и заявления граждан.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее — РКФ). На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Настройка входящих документов — Business Central
- 2 минуты на чтение
В этой статье
Если вы создаете строки общего журнала из записей входящих документов, вы должны указать на странице Настройка входящих документов , какой шаблон журнала и пакет использовать.
Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если документы не были предварительно утверждены, вы должны настроить утверждающих рабочих процессов.
Чтобы превратить файлы PDF и изображения в электронные документы, которые можно преобразовать, например, в счета-фактуры в Business Central, необходимо сначала настроить функцию OCR и включить службу. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и / или страны / региона. Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.
Когда функция входящих документов настроена, вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами распознавания текста и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.
Для получения дополнительной информации см. Обработка входящих документов.
Для настройки функции «Входящие документы»
- Выберите значок, введите Настройка входящего документа , а затем выберите связанную ссылку.
- Заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.
В рамках настройки вы должны решить, хотите ли вы требовать утверждения входящих документов.Чтобы требовать утверждения, необходимо настроить утверждающих и рабочие процессы утверждения. Если ваша организация не намерена требовать утверждения, вы можете пропустить следующий раздел.
Наконец, если вы используете службу для преобразования файлов PDF или изображений, представляющих входящие документы, вы должны ее настроить. В противном случае вы также можете пропустить этот раздел.
Настроить утверждающих записей входящих документов
При желании настройте процесс утверждения для входящих документов.
Утверждающие входящих документов должны быть настроены как пользователи рабочего процесса утверждения.
Прежде чем вы сможете создавать рабочие процессы, включающие шаги утверждения, необходимо настроить пользователей рабочего процесса, которые участвуют в процессах утверждения. На странице Настройка пользователя утверждения вы также устанавливаете ограничения количества для определенных типов запросов и определяете замещающих утверждающих, которым делегируются запросы на утверждение, когда исходный утверждающий отсутствует. Для получения дополнительной информации см. Настройка пользователей утверждения.
Для настройки службы оптического распознавания текста
- Выберите значок, введите Настройка службы оптического распознавания текста , а затем выберите соответствующую ссылку.
- Заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.
Примечание
Ваши данные для входа в систему автоматически шифруются.
Для получения дополнительной информации см. Использование оптического распознавания текста для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.
См. Также
Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central
Входящие документы — Управление документами с помощью Docuvita
Docuvita упрощает обработку входящих документов.
Входящие счета-фактуры, накладные, корреспонденция и деловые письма — все соответствующие документы будут сохранены в цифровом виде и защищены в соответствии с требованиями законодательства для правильного учета.
Здесь способ входящих документов совершенно не имеет значения. Цифровые документы, такие как электронные письма или офисные файлы, будут обрабатываться, а также документы в бумажной форме, которые должны быть оцифрованы путем предварительного сканирования. В результате система содержит документы из разных источников и делает их доступными.
Больше не ищите в папках с файлами, почтовых ящиках и на разных дисках, а найдите все в кратчайшие сроки с помощью Docuvita.
Благодаря своей гибкой модульной архитектуре наше решение может быть оптимально адаптировано к вашим процессам. Для этого мы разработаем для вас индивидуальную концепцию, которая на 100% соответствует вашим требованиям.
Помимо простой передачи документов в центральную информационную систему, интеллектуальные автоматизмы могут использоваться для индексирования. Для отсканированных документов будет реализовано распознавание текста.Таким образом, вы найдете нужные документы и информацию намного быстрее, чем обычно, в хранилищах и бумажных архивах.
Поддержка рабочего процесса
После передачи в архив дальнейшие рабочие процессы могут быть определены автоматически.
Вот как это делается
Используйте различные возможности поддержки рабочего процесса. Переносите счета-фактуры прямо из вашего почтового ящика в систему управления документами и автоматически переходите к процессам утверждения и оплаты.Так вы избежите ошибок и обеспечите юридически надежное хранение документов.
В качестве альтернативы Docuvita также поддерживает вас, если вы хотите сохранить установленные процессы. Это позволяет полностью завершить учет входящих документов перед архивированием, а затем оставить Docuvita автоматическую индексацию и цифровую регистрацию — безопасно в течение всего периода хранения.
Дальнейшие процедуры и уровни расширения дополняют получение оптимального счета до почти полной автоматизации.
Позвольте нам показать вам правильный подход для вашей компании. Мы рады помочь вам в создании вашего индивидуального решения.
Подробнее о методах сканирования документов…
Рабочий процесс — это больше, чем просто процесс (другими словами, как вы получаете выгоду от рабочих процессов)
Бизнес-процессы должны динамически реагировать на ваш бизнес. Таким образом, у вас должна быть возможность управлять ими в автоматизированных рабочих процессах. Чтобы облегчить внедрение рабочих процессов в ваш бизнес, давайте посмотрим, что отличает процесс от рабочего процесса и какую роль в нем играют ваши документы.
Слова «процесс» и «рабочий процесс» не означают одно и то же, хотя часто используются как синонимы. Процесс описывает основной вопрос управления бизнесом: какие шаги реализовать и в каком порядке достичь определенного результата.
В отличие от этого, рабочий процесс относится к технической, автоматизированной реализации процесса с использованием программного обеспечения, такого как DocuWare Workflow Manager. Задачи переданного процесса прозрачны, предсказуемы и стандартизированы.Любые отклонения четко обозначены и отмечены.
Большое преимущество автоматизированных рабочих процессов
В программе рабочего процесса вы можете отображать и управлять даже самыми сложными процессами. Этот уровень контроля — одно из самых больших преимуществ управления рабочим процессом, поскольку он позволяет включать широкий спектр сценариев для обработки задач. Может быть включена информация из различных источников. Вот пример: чтобы гарантировать, что ни одна задача не останется незавершенной, когда сотрудники отсутствуют, Workflow Manager позволяет вам настроить серию замен, чтобы задача перешла прямо к следующему ответственному лицу (без вмешательства менеджера).
В Workflow Manager вы используете интегрированный инструмент Workflow Designer для определения параметров рабочего процесса, например, какие решения должны быть приняты и какие условия должны применяться. Вы также можете установить определенные переменные / заполнители, которые заполняются значениями, такими как частичные суммы счета, которые могут изменяться динамически.
Использование жизненного цикла документа как схемы рабочего процесса
Большинство бизнес-процессов основано на документах, которые сгруппированы по разным категориям, например, счета-фактуры или контракты.Процесс получения счета-фактуры — хороший способ отследить, какие этапы обработки этот тип документа проходит в компании, пока не закончится его активный жизненный цикл. В основном он закончился, когда он больше не нуждается в обработке, и его нужно только пассивно сохранить в архиве. В целом процесс выставления счетов хорошо документирован, что также делает его идеальным для переноса в рабочий процесс.
Задачи как станции
Итак, давайте взглянем на обработку счетов и разберем наиболее важные этапы рабочего процесса.Каждый счет проходит через разные станции:
- Станция 1: цифровой счет-фактура получен и хранится в картотеке DocuWare, настроенной для «Входящие счета-фактуры». Это запускает рабочий процесс в DocuWare. Это означает, что счет-фактура и связанные с ним задачи теперь проходят через определенные станции — в основном автоматически и частично с помощью сотрудников.
- Станция 2: рабочий процесс создал цифровую задачу для проверки счета-фактуры и пересылает эту задачу в бухгалтерию.
Задача проверки счета появляется в списке задач бухгалтерии в клиенте DocuWare.
- Станция 3: счет-фактура отображается как задача для бухгалтерского отдела в клиенте DocuWare. Сотрудник проверяет счет-фактуру и, если он правильный, присваивает его МВЗ. Это означает, что первая задача в рабочем процессе выполнена, и она переходит к следующей станции; например, менеджеру отдела, который должен утвердить платеж.
- И так до тех пор, пока не будет произведена оплата.
Как видите, все задачи в рабочем процессе основаны и запускаются документом — в данном случае каждым отдельным счетом — и связаны с ним.
Конфигурация рабочего процесса и экземпляр рабочего процесса — что это?
В повседневных офисных терминах «рабочие процессы» часто используются для обозначения того, что считается экземплярами. Сначала это звучит сложно, но на самом деле это не так. Рабочий процесс на самом деле означает две вещи:
- «Рабочий процесс» относится к потоку или плану, также известному как конфигурация :
Для входящих счетов, например, вы создаете конфигурацию рабочего процесса, определяя базовые параметры для этого типа документа с помощью конструктора рабочих процессов.Какие задачи должны обрабатываться в какой последовательности и с какими решениями какими отделами?
Конструктор рабочих процессов используется для создания блок-схемы, отображающей каждый отдельный шаг — в данном случае для входящих счетов-фактур.
- Второе значение «рабочего процесса» относится к одноэтапному выполнению конфигурации рабочего процесса или экземпляра :
Когда счет-фактура архивируется, это запускает запуск экземпляра — рабочий процесс «Входящие счета-фактуры» запускается и выполняется на основе по этому документу, т.е. однажды. Экземпляр перемещается по отделам в форме задач и решений, пока не будет завершена последняя задача рабочего процесса.
Информация питает рабочий процесс
Для того чтобы рабочий процесс автоматически запускал следующий шаг, ему нужна информация, которая служит критерием для его решений. Есть информационные данные, такие как названия компаний и суммы счетов, которые DocuWare захватила из документа, или центры затрат, которые были введены в рабочий процесс при его создании, которые активно добавляются в рабочий процесс из внешних источников, таких как база данных.
К этому добавляется информация о процессе или данные, которые система рабочего процесса создает сама. Они возникают, например, когда частичная сумма вычитается из общей суммы в рабочем процессе счета-фактуры, так что следующий пользователь в серии видит только оставшуюся сумму, которую еще нужно деблокировать.
После внедрения в рабочие процессы ваши процессы будут выполняться быстрее и надежнее, что обеспечит дальнейший успех вашей компании.
С DocuWare Workflow Manager вы тоже можете…
Подробнее о создании рабочих процессов с помощью Workflow Manager в целом.
Система управления рабочим процессом и программное обеспечение
Для реализации управления рабочим процессом вместе со связанной системой управления рабочим процессом рекомендуется структурированный подход. Таким образом вы найдете лучшее решение и эффективно интегрируете его в свой бизнес и ИТ-инфраструктуру. Чаще это облачные решения. Облачные решения можно быстрее интегрировать и легко расширять вместе с компанией.
Шаг 1. Найдите подходящие рабочие процессы
Облачная система управления рабочим процессом идеально подходит, если она используется вместе с системой управления документами:
- Комбинированная автоматизация процессов особенно эффективна, поскольку команды освобождаются от ручных задач в процессах, требующих большого количества документов.
- Если документы уже оцифрованы в системе управления документами, рабочие процессы могут создаваться намного быстрее и в то же время увеличивать преимущества системы управления документами за счет взаимодействия с системой управления рабочими процессами.
- Одновременно пользователи достигают оптимизированного уровня производительности, поскольку документооборот регулируется системой управления рабочим процессом.
Чтобы внедрить систему управления рабочими процессами, необходимо определить наиболее важные рабочие процессы, цифровизация и автоматизация которых приносят наибольшие выгоды.
Рабочие процессы, которые подходят для начала, часто содержат множество повторяющихся задач и рабочих шагов, которые приносят пользу всей компании, поскольку имеют центральное значение.Такие рабочие процессы в основном используются в головном офисе и в таких отделах компании, как отдел кадров, бухгалтерский учет, юриспруденция и закупки. Конечно, от каждой отдельной компании зависит, какие рабочие процессы больше всего выигрывают от оцифровки и автоматизации.
В центре внимания процессов, которые должны быть автоматизированы и оцифрованы с помощью рабочих процессов, часто являются документы, их распространение, редактирование и контроль. Документы, в свою очередь, хранятся в системе управления документами, которая связана с системой управления рабочим процессом.
В частности, обработка счетов или управление контрактами являются типичными областями, отображаемыми в системе управления рабочим процессом. Такие рабочие процессы также подходят для начала, поскольку ожидается, что их автоматизация приведет к значительному увеличению производительности.
Шаг 2: Определите интерфейсы для интеграции
В большинстве случаев системы управления рабочими процессами не используются изолированно, а используются вместе с другими системами, такими как система управления документами, и другими бизнес-приложениями, получающими выгоду от подключения к системе управления рабочим процессом.
Чем сильнее связь между системой управления рабочим процессом и существующими ИТ-решениями, тем эффективнее она может работать. Важно определить необходимые программы и их интерфейсы, а также определить, как их можно связать с системой управления рабочим процессом.
Примеры интеграции корпоративных приложений в системы управления рабочими процессами:
- Интеграция с системой бухгалтерского учета или ERP имеет смысл, потому что здесь информация и данные из счетов-фактур и других документов должны совпадать с данными бухгалтерского учета.
- В отделе кадров система управления рабочим процессом, интегрированная с HR-приложениями, может проверять, были ли документы, такие как контракты или другие важные документы, правильно отправлены, подписаны, заполнены и сохранены.
- Если Microsoft Word или другие текстовые процессоры подключены к системе управления рабочим процессом, документы Office могут быть включены в рабочие процессы, а спецификации безопасности могут быть выполнены одновременно. Таким образом также возможно управление версиями.
Хорошая система управления документами и документооборотом должна иметь высокую степень взаимодействия.Для этой цели также должны быть интегрированы отраслевые стандарты, например API-интерфейсы на основе REST, с помощью которых другие системы могут быть подключены к системе управления рабочим процессом. Если система управления рабочим процессом представляет собой облачную концепцию, она должна хорошо работать с другим облачным хостингом и контролем версий.
Самостоятельно разработанные интерфейсы в корпоративном приложении не рекомендуются ни при каких обстоятельствах, так как это может привести к проблемам с совместимостью, доступом и дальнейшим развитием в долгосрочной перспективе.Это также относится к системам управления рабочим процессом. Лучше всего подходят решения, основанные на отраслевых стандартах.
Шаг 3. Найдите подходящего поставщика и правильное решение
Если требования к системе управления рабочим процессом четко определены и было определено, с какими корпоративными приложениями должна работать система управления рабочим процессом, необходимо найти подходящего поставщика. Интеграция системы управления документами с системой управления рабочим процессом предлагает дополнительную ценность и более эффективные рабочие процессы.
В идеале поставщик системы управления рабочим процессом должен также иметь опыт работы с облачными сервисами. Системы управления рабочими процессами и системы управления документами идеально подходят в качестве облачного решения, поскольку такие системы значительно выигрывают от преимуществ облака. Кроме того, провайдер должен иметь возможность подтвердить свою репутацию.
По отзывам клиентов назначают
лучших поставщиков систем управления рабочим процессом
Рассмотрите зрелые облачные решения
Система управления рабочим процессом должна иметь достаточный набор функций и предоставлять необходимые облачные сервисы.
- Рассмотрим поставщиков, которые предоставляют полные пакеты, предпочтительно вместе с системой управления документами.
- Предварительно настроенные рабочие процессы по-прежнему должны быть адаптированы к соответствующим требованиям в компании.
- В идеале система должна иметь функцию безопасного архивирования, настраиваемый контроль доступа и быть чрезвычайно стабильной. Облачные системы
- обладают преимуществами при увеличении объемов данных, поскольку они быстрее масштабируются и могут легко предоставлять пространство для хранения даже при быстро растущих объемах данных.
- Облачные системы проще планировать с точки зрения затрат и лицензирования. Пользователи платят только за необходимое хранилище. Таким образом, можно оптимально планировать и контролировать расходы.
- Облачные системы используют сквозное шифрование, чтобы гарантировать, что посторонние лица не смогут получить доступ к данным.
- Системы работают в защищенных центрах обработки данных, в которых приняты всесторонние меры безопасности.
- Безопасность системы учитывается при планировании и также должна быть частью реализации.Здесь можно определить, какое лицо или люди могут получить доступ к данным. Таким образом можно идеально спланировать и внедрить требования соответствия
- . Например, отделы кадров работают с очень конфиденциальными данными, доступ к которым также должен быть особенно хорошо защищен в системе управления рабочим процессом.
Предварительно сконфигурированные рабочие процессы дают ощутимые преимущества
Перед внедрением системы управления рабочими процессами проверьте, предлагает ли система предварительно настроенные рабочие процессы или все процессы должны быть настроены вручную:
- Предварительно настроенные рабочие процессы используют опыт поставщика для аналогичных процессов, а также обычно успешные варианты использования от других компаний.
- Предварительно сконфигурированные процессы можно быстро внедрить и индивидуально адаптировать к вашим требованиям.
- Благодаря быстрому внедрению компании сразу получают выгоду от возможностей управления рабочим процессом.
Функция входящих документов Microsoft Dynamics NAV
Функция «Входящие документы» в Microsoft Dynamics NAV позволяет эффективно записывать и быстро ссылаться на внешние документы в базе данных ERP. Следующий URL-адрес предоставляет полную информацию о функции с требованиями и решениями: https: // msdn.microsoft.com/en-us/library/dn892104(v=nav.90).aspx. Кроме того, существуют другие дополнительные решения NAV, которые касаются хранения документов, но могут более прямо акцентировать внимание на определенных областях NAV или обеспечивать несколько иные рабочие процессы, которые могут быть более подходящими для вашего бизнеса.
Если функция OCR входящих документов не совсем то, к чему ваш бизнес готов, но вы хотели бы иметь некоторые из простых преимуществ, которые могут предоставить входящие документы, читайте дальше. В NAV 2016 вы можете просто прикрепить документы к следующим ключевым страницам NAV:
- Записи в книге клиентов
- Размещенные счета-фактуры продаж
- Записи в Главной книге
- Размещенные счета-фактуры на закупку
- Записи в бухгалтерской книге поставщиков
Кроме того, входящие документы могут быть прикреплены к неопубликованным документам или строкам журнала и следовать за разноской к результирующим записям по всей NAV, особенно к разнесенным документам и бухгалтерским книгам.
Здесь следует отметить сходство с функциональностью «ссылок» NAV, доступной во всем приложении. Ссылки доступны на большинстве лент страниц в группе «Показать прикрепленные». Наиболее заметные различия между двумя встроенными креплениями:
- Интерфейс входящего документа немного более интуитивно понятен, чем ссылки.
- Входящий документ доступен через все связанные области разноски для транзакции с использованием тех же свойств связывания, что и «Навигация».Ссылки прикрепляют документ только к одной области NAV, а не ко всем связанным сообщениям.
- Входящие документы автоматически связываются гиперссылками с записями в бухгалтерской книге при нажатии на «Номер документа». значение поля.
- Входящие документы, как правило, более транзакционные (готовые к работе), где ссылки часто также используются для основных файлов (клиентов, поставщиков и т. Д.).
- Входящие документы можно использовать с другими встроенными функциями (OCR-перевод, автоматизация создания счетов-фактур, изображения с камеры из приложения NAV для телефона или планшета и т. Д.)). Функция связывания начинается и заканчивается прикреплением документа к отдельной записи.
Ниже показано, как прикрепить и просмотреть документ к странице записей книги поставщиков, но процесс одинаков для всех страниц:
- На странице «Записи в бухгалтерской книге поставщиков» щелкните «Прикрепить файл» в поле «Факты о файлах входящих документов».
- Выберите документ, перейдя в папку с файлом, выделите файл и нажмите «Открыть».
- Вы можете ссылаться на прилагаемый документ в разделе «Факты».Обратите внимание, что в записях книги поставщиков строка, к которой был прикреплен документ, имела тип документа — счет-фактура.
- К любым другим строкам, содержащим эту комбинацию номера документа и даты проводки, будет прикреплен соответствующий документ. На изображении ниже тип платежа документа фактически имеет тот же номер документа и дату проводки, что и изображение «Счет-фактура» выше, и, следовательно, также ссылается на документ, прикрепленный к счету-фактуре. Этот сценарий не является типичным, но его стоит отметить, если у вас есть номера документов, повторяющиеся для разных типов транзакций в NAV.
- Чтобы просмотреть файл, просто выберите «Просмотр файла» в информационном поле. При выборе «Входящий документ» в поле «Факты» на странице будет указан файл, а также указана дата прикрепления документа и какой пользователь.
- Этот документ будет доступен для любой строки, содержащей комбинацию номера документа и даты проводки. Таким образом, вы также можете увидеть этот входящий документ на странице учтенных счетов-фактур.
Похожие сообщения
Ниже приведено последнее обновленное представление сроков поддержки Microsoft Dynamics NAV.Microsoft хранит эту информацию на своем веб-сайте поддержки, но я нахожу ее немного…
За последние несколько версий Microsoft Dynamics NAV мы заметили улучшения в функциях сортировки приложения. В более старых версиях NAV вы были ограничены заранее определенным набором…
C — Список сочетаний клавиш CTRL T — Повышение эффективности за счет просмотра знакомых сочетаний клавиш CTRL R — Напомните себе об использовании сочетаний клавиш CTRL для улучшения навигации L -…
Arraya Insights | 11 апреля 2019 г.
SharePoint Online может иметь большое значение для повышения эффективности организации, однако не все его наиболее полезные функции настраиваются «из коробки».Некоторые могут вообще не существовать. Последнее верно в отношении одной из наиболее популярных локальных возможностей SharePoint: входящей электронной почты. Хотя на этот раз в SharePoint Online еще нет возможности избавиться от головной боли, вы можете приблизиться к этому. Более того, для этого не требуется глубокое понимание и преданность делу SharePoint.
Прежде чем мы перейдем к тому, как реализовать эту функцию (более или менее) в SharePoint Online, давайте поговорим немного подробнее о том, почему вы хотите это сделать.Как упоминалось выше, это может сэкономить время и избавить от головной боли. Как? Входящая электронная почта позволяет пользователям отправлять документы по электронной почте непосредственно в библиотеку SharePoint, а не другому пользователю. Это гарантирует, что ключевые бизнес-документы будут доступны тем, кто в них нуждается, даже если контакт забыл указать всех в исходном электронном письме.
Итак, как мы можем добавить в SharePoint Online функцию, похожую на входящую электронную почту? Мы поговорили с нашей командой служб приложений, чтобы посоветоваться, как это сделать.
На самом деле есть несколько способов реализовать эту функциональность, но наша команда рекомендует использовать Microsoft Flow.Вот пошаговое описание того, что вам нужно сделать:
Шаг 1 : Создайте общий почтовый ящик в Office 365 . Во-первых, вам нужно создать новый почтовый ящик и связать его с библиотекой документов SharePoint. Общие почтовые ящики имеют наибольший смысл, потому что для них не требуется собственная лицензия, но почтовый ящик пользователя также будет работать. Совет: для новых почтовых ящиков используйте адрес, который отражает их назначение, например, [email protected] .
Шаг 2 : Выберите поток .Этот шаг может показаться сложным, но шаблон для включения входящей электронной почты SharePoint уже существует. Чтобы использовать его, нажмите «Исследовать шаблоны», а затем выполните поиск по запросу «сохранить мое вложение электронной почты в библиотеке документов SharePoint» в Microsoft Flow. Оттуда вы сможете создавать поток. Однако это еще не все.
Шаг 3 : Настройте сторону почтового ящика Flow . Несмотря на то, что процесс существует, необходимо внести некоторые коррективы.Начните с добавления недавно созданного общего почтового ящика из шага 1 в процесс, используя опцию «Добавить новое соединение». После этого щелкните папку рядом с текстовым полем с надписью «Папка почты для проверки новых писем». Внутри этого окна выберите «Входящие», а также установите любые соответствующие триггеры, например, «Имеет вложение» и «Включает вложение», чтобы гарантировать, что поток срабатывает должным образом.
Шаг 4 : Настройте часть SharePoint в потоке . Имея половину набора Flow, давайте посмотрим на SharePoint.Вот что вам нужно сделать, чтобы прикрепленные файлы перенаправлялись в нужную папку. В окне «Применить к каждому вложению в электронном письме» вы сможете указать адрес нужного сайта SharePoint в адресной строке сайта. Затем введите его место назначения в поле «Путь к папке».
Вот и все! Вы захотите протестировать процесс с фиктивным электронным письмом и вложением, чтобы убедиться, что все работает правильно, прежде чем пускать его на произвол судьбы. Однако, если вы выполнили описанные выше действия, вы сможете воспользоваться всеми преимуществами входящей электронной почты, которые мы обсуждали выше в SharePoint Online.
Хотите узнать больше о том, как оптимизировать среду SharePoint? Службы разработки SharePoint от Arraya охватывают все аспекты создания и поддержки надежной, передовой облачной среды для совместной работы. Наша команда экспертов SharePoint может работать с заинтересованными сторонами для разработки и поддержки платформы SharePoint, которая может повысить эффективность всей организации и помочь предприятиям опередить конкурентов.Мы хотели бы начать разговор о том, как мы можем помочь вам в достижении ваших целей. Начни здесь.
Мы хотим услышать от вас! Сообщите нам, что вы думаете об этом блоге, в социальных сетях. Arraya можно найти в LinkedIn, Twitter и Facebook. Пока вы там, следите за нами, чтобы быть в курсе наших отраслевых идей и уникальных возможностей обучения ИТ.
Создайте папку или документ в Oracle Content and Experience Cloud, используя процесс в Oracle Integration Cloud
Создание процесса утверждения документов в Oracle Sales Cloud
E93663-07
января 2020
Авторские права © Oracle и / или ее дочерние компании, 2018, 2020.Все права защищены.
Это программное обеспечение и сопутствующая документация предоставляются по лицензии. соглашение, содержащее ограничения на использование и разглашение и защищенное законы об интеллектуальной собственности. За исключением случаев, прямо разрешенных в вашем лицензионном соглашении или разрешено законом, вы не можете использовать, копировать, воспроизводить, переводить, транслировать, изменять, лицензировать, передавать, распространять, демонстрировать, выполнять, публиковать или демонстрировать любую часть в любой форме или посредством любые значения.Обратный инжиниринг, дизассемблирование или декомпиляция этого программного обеспечения, кроме случаев, когда требуется по закону для взаимодействия, запрещено.
Информация, содержащаяся в данном документе, может быть изменена без предварительного уведомления. и не гарантируется отсутствие ошибок. Если вы обнаружите какие-либо ошибки, сообщите нам о них. на письме.
Если это программное обеспечение или связанная с ним документация, которая доставляется U.S. Правительство или любое лицо, лицензирующее его от имени правительства США, тогда применимо следующее уведомление:
КОНЕЧНЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ ПРАВИТЕЛЬСТВА США: программы Oracle, включая любые операционные система, интегрированное программное обеспечение, любые программы, установленные на оборудовании, и / или документация, поставляемая конечным пользователям правительства США, является «коммерческим компьютерным программным обеспечением» в соответствии с действующим Положением о федеральных закупках и конкретным агентством дополнительные правила.Таким образом, использование, копирование, раскрытие, изменение и адаптация программ, включая любую операционную систему, интегрированное ПО, любое программы, установленные на аппаратном обеспечении, и / или документация подлежат лицензированию. условия и лицензионные ограничения, применимые к программам. Никаких других прав не предоставляется Правительству США.
Это программное или аппаратное обеспечение разработано для общего использования в различных приложения для управления информацией.Он не разработан и не предназначен для использования в каких-либо опасные по своей природе приложения, включая приложения, которые могут создавать риск личный вред. Если вы используете это программное обеспечение или оборудование в опасных приложениях, то вы несете ответственность за выполнение всех необходимых отказоустойчивых, резервных, избыточных и другие меры, обеспечивающие его безопасное использование. Корпорация Oracle и ее аффилированные лица отказываются от любую ответственность за любой ущерб, вызванный использованием этого программного или аппаратного обеспечения в опасных Приложения.
Oracle и Java являются зарегистрированными товарными знаками Oracle и / или ее филиалы. Другие наименования могут быть торговыми марками их владельцев.
Intel и Intel Xeon являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками Intel. Корпорация. Все товарные знаки SPARC используются по лицензии и являются товарными знаками или зарегистрированные товарные знаки SPARC International, Inc. AMD, Opteron, логотип AMD и Логотип AMD Opteron является товарным знаком или зарегистрированным товарным знаком Advanced Micro Devices.UNIX является зарегистрированным товарным знаком Open Group.
Это программное или аппаратное обеспечение и документация могут предоставлять доступ или информация о контенте, продуктах и услугах третьих лиц. Корпорация Oracle и его аффилированные лица не несут ответственности и прямо отказываются от всех гарантий любого вид в отношении стороннего контента, продуктов и услуг, если не указано иное далее в соответствующем соглашении между вами и Oracle.