Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)? — nalog-nalog.ru
Кем подписывается счет-фактура
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры Скачать
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры.
Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.
04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
ДОВЕРЕННОСТЬ № _______
гор. ____________________ «___»____________ ___ г.
_______________________________________________________________________
(наименование компании)
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф.
И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
М.П.
А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:
Скачать образец доверенности на подписание счетов-фактур
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример.
Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.
30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец приказа
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы.
Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит / Хабр
Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.
Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.
Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.
Счета, которые взрывают мозг
Не заставляйте клиента думать и суетиться!
Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.
В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?!
Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.
НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.
Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.
Полно лишней информации.
Нет телефона и email кому задавать вопросы.
Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.
Факты о счёте
Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.
Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.
Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.
Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.
Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.
Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.
В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.
Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.
В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.
Минимальный набор что должно быть в счёте
Для оплаты по безналу плательщику нужно:
ИНН получателя.
Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.
Назначение платежа.
Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.
Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения.
Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:
7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.
Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.
Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.
Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.
В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.
При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.
Назначение платежа
Назначение платежа часто в счёте нет вообще.
Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка.
А могут и к блокировке счёта привести.
В счёте не помешает указать
Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:
Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.
Фактический адрес, если к вам приезжают.
Наименование плательщика без его реквизитов.
Логотип для красоты и солидности.
Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.
Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.
Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.
QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.
Прочую реально полезную информацию.
Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?
Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма.
Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН.
КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.Итог, пример нашего счёта
Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.
Вам нужно подписать счет?
Путаница в отношении того, должны ли поставщики подписывать свои счета-фактуры, обычно возникает из-за отсутствия ясности в отношении того, что на самом деле представляет собой этот деловой документ.
Из-за этой загадки эта статья начнется с точного определения того, что является счетом-фактурой, а что нет.
Проще говоря, счет-фактура — это документ, в котором подробно описаны продукты или услуги, предоставляемые поставщиком покупателю, стоимость этих продуктов и платежные реквизиты. Счета-фактуры также включают общую стоимость продуктов или услуг, которые были приобретены. В некоторых счетах-фактурах могут быть указаны некоторые более тонкие аспекты транзакции, включая НДС, банковские реквизиты и другие особенности.
Тем не менее, наш вопрос остается без ответа, Вам нужно подписать счет-фактуру ? Чтобы ответить на этот вопрос, мы выберем трехсторонний подход: рассмотрим юридические последствия счета-фактуры , посмотрим на плюсы подписания, а затем закончим потенциальными недостатками, когда вы делаете подписываете счет-фактуру . .
Является ли счет-фактура юридическим документом?
Счет-фактура не может использоваться в качестве юридически обязывающего контракта.
Если бы его можно было использовать как таковое, мошеннические предприятия могли бы генерировать случайные счета для ничего не подозревающих клиентов и предъявлять им иски о платежах. Если обе стороны, участвующие в сделке, не вырабатывают взаимоприемлемые условия и не соглашаются на счет-фактуру, то это не имеет юридической силы. Это шаткое юридическое положение неподтвержденного счета-фактуры именно поэтому предприятия требуют от клиентов подписывать контракты, отправлять заказы на покупку или другие обязательные формы принятия, прежде чем они будут предоставлять продукты или услуги.
Зачем подписывать счет?
Добавление подписи к счету не является универсальным требованием. Фактически, если вы не работаете в какой-то малоизвестной юрисдикции, где применяются такие правила, практически никогда не требуется подписывать ваши счета. Гарантирует ли это своевременные выплаты? Нет. Доказывает ли это что-либо или увеличивает ценность счета? Не совсем.
Однако у разных клиентов разные ожидания.
Если вы работаете с пятью клиентами, и двум из них нужно, чтобы вы подписали свои счета, вам потребуется всего несколько секунд, чтобы побаловать их и сделать ваших клиентов счастливыми. Вы можете включить все, что они просят, если это не ставит ваш бизнес в невыгодное положение! Помимо того, что ваши клиенты будут довольны, добавление вашей подписи может выглядеть как более личным, так и более формальным.
Некоторым предприятиям может потребоваться документация для поддержки приложений финансирования заказов. В таких случаях вам может потребоваться убедиться, что ваш клиент официально согласен с условиями счета. Вы можете сделать это, либо составив отдельный договор, либо попросив, чтобы они отправили вам заказ на покупку. До того, как обе стороны согласятся с подписанным или неподписанным счетом-фактурой, это просто лист бумаги, практически не имеющий ценности. Даже когда вы соглашаетесь на счет, клиент не обязан платить, пока вы не выполните свою часть соглашения.
Почему некоторые продавцы не подписывают счета
Подписание каждого отдельного счета, который вы предлагаете своим клиентам, целесообразно только в том случае, если вы ведете небольшой бизнес. Подписание тысяч счетов каждую неделю кажется нецелесообразным. На все более глобализирующемся рынке отправка физического подписанного счета также может быть не самым быстрым или удобным способом получения своевременных платежей. Вы всегда можете отсканировать физически подписанные счета и отправить их по электронной почте, но это также не очень практично. Цифровые подписи могут заполнить пробел, но вы также можете позволить своему фирменному бланку служить той же цели. Наконец, в некоторых юрисдикциях подписанный счет может считаться оплаченным. Такое представление не выдерживает никакой критики в большинстве западных стран, но компании, работающие по всему миру, стараются максимально избегать любой формы путаницы.
25 Ошибки при выставлении счетов, которых следует избегать в малом бизнесе
Владельцу бизнеса выставление счетов может показаться утомительной и простой задачей, не требующей полного внимания. Но это абсолютно необходимо, если вы хотите, чтобы ваш бизнес поддерживал положительный денежный поток.
Даже если вы осознаете этот факт, просто отправлять своим клиентам или покупателям счета, информирующие их о том, что они должны вам определенную сумму денег, неэффективно и непрофессионально. Но это, наряду со следующими 25 ошибками, случается часто.
Чтобы гарантировать своевременную компенсацию за свои товары или услуги, вам необходимо предотвратить эти ошибки.
1. Забыли выставить счет.
Очевидно? Конечно. Но выставление счетов-фактур иногда может ускользнуть из головы бизнеса, потому что они очень заняты. Бывают даже случаи, когда владелец бизнеса не выставляет счет.
Возможно, у них есть сделка с клиентом или покупателем, поэтому они предполагают, что клиент автоматически компенсирует их продукты или услуги.
Помните, что вы несете ответственность за отправку счета. Сделайте выставление счетов приоритетом, чтобы не забыть.
2. Прокрастинация.
Лучшее время для отправки счета — сразу после завершения проекта или продажи. Если у вас нет другого финансового соглашения с вашими клиентами или клиентами, вы не можете позволить себе ждать, чтобы отправить счет.
На самом деле мы обнаружили, что когда вы выставляете счет в тот же день, когда работа завершена (в отличие от ожидания платежного цикла более двух недель), ваши шансы получить оплату почти в 1,5 раза выше!
3. Неотслеживание неоплаченных счетов.
Даже если вы сделали выставление счетов приоритетом и отправляете их немедленно или часто, будут случаи, когда клиент пропускает срок оплаты, потому что он потерял счет, просто забыл о нем или просто бездельник.
Как и отправка счетов в первую очередь, вы несете ответственность за отслеживание неоплаченных счетов. Немедленно свяжитесь с клиентом, чтобы узнать, что происходит, и используйте программное обеспечение для выставления счетов, которое рассылает автоматические напоминания.
Если клиент не отвечает, вам, возможно, придется предпринять такие шаги, как обращение в суд по мелким искам или обращение в агентство по взысканию долгов за взысканием платежа за вас.
4. Наличие неясных терминов.
Избегайте использования расплывчатых выражений при выписке счета. Если вы хотите, чтобы клиент оплатил счет быстро, убедитесь, что вы указали четкое описание товара, цены и количество. Избегайте двусмысленных выражений или описаний.
Если вашим клиентам также необходимо четко понимать, когда должен быть произведен платеж, используя «Дни» вместо «Чистый», а также последствия нарушения этих условий.
5. Неподписание договора.
Вот несколько убийственных мудрых слов сэра Ричарда Брэнсона: «В идеальном мире рукопожатие — это все, что нужно предпринимателю или руководителю для заключения сделки с деловым партнером». Однако, поскольку деловые условия нередко меняются из-за экономики или потребительских вкусов, в ваших интересах иметь подписанный контракт, чтобы защитить вас от игры вместо того, чтобы получать деньги.
Когда ваши клиенты подписывают простой договор, это гарантирует, что обе стороны защищены и находятся на одной странице, когда дело доходит до платежей. Как отмечает Брэнсон: «Конечно, обменяйтесь рукопожатием по сделке, но затем обязательно попросите своих юристов записать детали. Это может быть лучший счет, который вы когда-либо платили!»
6. Отправка счетов не тому человеку или в не тот отдел.
Тот факт, что вы согласовали проект, условия продажи и оплаты с физическим лицом, не означает, что он будет нести ответственность за оплату счета.
В конце концов, у них мог быть совершенно другой отдел или нанятая сторонняя сторона для обработки счетов. Еще хуже? Выставление счетов не тому клиенту вообще. Это неловко, непрофессионально и может разорвать отношения с этим клиентом.
Перед отправкой счета всегда убедитесь, что вы отправляете его правильному лицу или физическому лицу, чтобы вы могли выставить счет непосредственно ему.
7. Неверные или отсутствующие данные.
Во избежание недоразумений ваш счет всегда должен содержать следующую информацию:
Обязательно указывайте следующую информацию в любом отправляемом вами счете:
- Юридическое название компании и номер
- Адрес офиса
- Имя и адрес клиента
- Номер счета-фактуры
- Дата счета
- Срок выполнения
- Любые налоговые номера, которые могут потребоваться в соответствии с местным законодательством
- Условия оплаты
- Подробный список продуктов или услуг, которые вы предоставили
8.
Отсутствие детализации.Говоря о детализации, каждый из ваших счетов должен включать объяснение каждой оплаты, например, почасовую ставку, расходы или фиксированную плату за проект.
То, как вы детализируете свои счета, зависит от вашего бизнеса, но это важный компонент выставления счетов, если вы хотите получать оплату вовремя, поскольку это позволит вашим клиентам точно знать, за что они платят.
9. Без использования системы нумерации.
Система нумерации упрощает отслеживание и управление вашими счетами-фактурами, например, какие счета-фактуры оплачены, а какие еще ожидают рассмотрения, и предотвращает отправку дубликатов.
Кроме того, система нумерации упрощает поиск счета в случае неудачной проверки.
10. Не создается резервная копия счета в облаке.
Что произойдет, если ваш компьютер выйдет из строя или будет поврежден, а вы не создали резервную копию всех своих данных? Ты в ступоре, мягко говоря.
Как и для всех других жизненно важных документов, убедитесь, что ваши счета-фактуры имеют резервные копии и хранятся в облаке, чтобы их можно было легко получить. К счастью, большинство программных систем для выставления счетов делают это автоматически.
11. Необъяснимые платежи.
Не все сюрпризы приятны. На самом деле, одна из самых серьезных ошибок при выставлении счетов, которую вы можете совершить, — это отправить клиенту счет, который содержит необсуждаемые или дополнительные сборы. Это может привести к путанице или даже недоверию.
Объясните каждый платеж своим клиентам до начала проекта, чтобы они не удивились, когда просмотрят счет.
12. Никаких штрафов за просрочку платежа.
Плата за просроченные проценты может вызвать у ваших клиентов чувство срочности, поскольку уведомляет их о том, что если счет не будет оплачен в установленный срок, будут последствия.
Убедитесь, что это обговорено заранее и включено в ваши условия оплаты.
13. Отсутствие поощрений.
В то же время вы должны поощрять своих клиентов оплачивать счета вовремя или, что еще лучше, досрочно.
Это можно сделать, предложив им скидку, если они оплатят счет до истечения срока. Другими стимулами могут быть подарочные карты или кредиты, или если они платят раньше.
14. Плохое форматирование или редактирование.
Орфографические ошибки, неверные суммы в долларах и стандартное форматирование могут сделать ваш бизнес неряшливым и непрофессиональным. Как будто этого было недостаточно, это также может помешать вам получить правильный платеж вовремя.
Всегда дважды проверяйте свои счета, чтобы вы могли обнаружить ошибки до того, как счет будет отправлен.
15. Не предлагать несколько вариантов оплаты.
Если вы хотите, чтобы вам платили вовремя, вам нужно сделать так, чтобы ваши клиенты и заказчики могли платить вам как можно проще. Рассмотрите возможность использования различных способов оплаты, от обработки кредитных карт до прямых банковских депозитов и чеков.
К счастью, открывается еще больше вариантов, таких как криптовалюты, такие как биткойн, чтобы платежи были безопасными, быстрыми и эффективными как для вас, так и для ваших клиентов.
16. Не клеймить счета.
Знаете ли вы, что ваши шансы получить оплату в 3 раза выше, если вы добавите логотип компании в свой счет? Это потому, что логотип делает вашу компанию профессиональным и признанным брендом и отличает вас от других счетов, которые получает ваш клиент. Это также служит хорошей возможностью для брендинга.
Помимо логотипа, убедитесь, что вы используете цвета, шрифты и шаблоны, которые отражают ваш бренд.
17. Неиспользование счета в качестве маркетингового инструмента.
Хотя основной целью ваших счетов является получение оплаты, счета также можно использовать в качестве маркетингового инструмента, который может увеличить ваш доход.
Когда вы отправляете счет-фактуру, не бойтесь включать маркетинговые материалы, такие как листовки или информационные бюллетени по электронной почте. Скидки на будущую работу или продукты и поощрения за рефералов работают хорошо.
Запрашивать отзывы или рекомендации или показывать краткие отзывы в счете-фактуре — это хорошая реклама.
18. Плохие манеры.
Вежливость, например, добавление таких фраз, как «пожалуйста, оплатите счет в течение 21 дня» или «спасибо за вашу работу», может увеличить процент оплаты ваших счетов более чем на 5 процентов!
Это может показаться не таким уж большим делом, но это потенциально может равняться тысячам долларов в год на ваш банковский счет.
Кроме того, вежливость может улучшить имидж вашего бренда.
19. Длительные сроки оплаты.
Если вы дадите клиентам слишком много времени для совершения платежа, то, очевидно, вам потребуется больше времени, чтобы получить компенсацию.
Например, если вы даете клиенту 45 дней на оплату счета, и этот клиент платит вам через две недели после наступления срока оплаты, это означает, что вы ждали два месяца, чтобы получить этот платеж.
Обычно срок платежа составляет 30 дней или менее, однако убедитесь, что вы ознакомились со стандартами выставления счетов в вашей отрасли, а также спросили клиента, когда начинается его платежный цикл, чтобы установить свои условия платежа.
20. Незнание платежного цикла вашего клиента.
Говоря о платежном цикле вашего клиента, ваши клиенты установили свои собственные платежные процедуры. Например, они могут оплачивать свои счета только первого числа каждого месяца, а это означает, что даже если вы будете отправлять им еженедельные счета, они не будут оплачивать эти счета до первого числа.
Спросите своих клиентов, когда их платежный цикл, чтобы вы могли синхронизировать их цикл со своим, чтобы знать, когда им выставлять счета.
21. Отсутствие гибкости.
Хотя вы установили условия оплаты, и вам нужно их придерживаться. Затем, если необходимо, вы можете предложить небольшое пространство для маневра.
Например, вы можете настроить план ежемесячных платежей вместо того, чтобы запрашивать оплату в полном объеме, если у клиента нет денег, чтобы оплатить полную сумму счета к установленному сроку.
22. Отсутствие указания гарантий или гарантий.
Предоставление гарантий и гарантий помогает сделать ваш бизнес более законным и заслуживающим доверия. Это также дает клиенту спокойствие.
Если вы предлагаете гарантию или гарантию, убедитесь, что это четко указано в ваших условиях.
Вам также следует обсудить любые возможные ситуации, когда клиент/заказчик теряет эту гарантию или гарантию.
23. Хранение номеров кредитных карт.
Это большое нет-нет. На самом деле хранение номеров кредитных карт ваших клиентов нарушает правила PCI-DSS. Сотрудничество с надежным поставщиком платежных систем с хорошей репутацией устраняет этот соблазн.
24. Непонимание факторинга счетов.
Вам срочно нужны наличные? Затем факторинг счетов является популярным вариантом, когда вы продаете неоплаченные счета факторинговой компании в обмен на наличные деньги.
В большинстве случаев вы получите 80 процентов от суммы счета сразу и 20 процентов (за вычетом комиссии) после полной оплаты счета.
Хотя это может спасти вам жизнь, когда вы стеснены в средствах, многие предприятия не в полной мере понимают факторинг счетов.