Разное

Основы делопроизводства и документооборота для новичков кратко: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2020 и 2021

28.03.2019

Содержание

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Основы делопроизводства в учреждении.

Требования к оформлению документов

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2021 и 2021


О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря.

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Современная научно-технологическая академия (ЦАО)

Адрес: м. Охотный ряд, Газетный переулок, д. 3, стр. 1 Сайт: https://www.snta.ru Телефон: +7 (495) 01-222-05 Стоимость: рассчитывается индивидуально

В Современной научно-технологической академии (СНТА) предлагается повысить квалификацию по «Кадровому делопроизводству».

К освоению образовательной программы приглашаются:

  • Управляющие отделами кадров;
  • Специалисты и менеджеры, которые занимаются подбором работников;
  • Специалисты, отвечающие за работу, оценку, аттестацию персонала;
  • Специалисты в области карьерного развития;
  • Специалисты, занимающиеся организацией, нормированием и оплатой труда.

По окончанию курса выпускникам выдается удостоверение установленного образца.

Основная цель учебного процесса – сформировать и усовершенствовать набор компитенций, необходимый для того, чтобы обучающиеся могли оперативно решать задачи и находить выход из сложных ситуаций, связанных с профессиональной деятельностью. В зависимости от целевой группы основная образовательная программа подбирается индивидуально для обучающихся. Особенностью курса является объем нагрузки, норма обучения должна составлять более 16 академических часов.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2021 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия.

Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Центр образования — Элкод (СВАО)

Адрес: м. Дмитровская, Бутырская ул., д. 76, стр. 1 Сайт: https://www.eduel.ru Телефон: + Стоимость: от 21 000р. за курс

Результат обучения – освоение знаний и навыков, необходимых для организации кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Программа курса:

  1. Основные принципы правового регулирования трудовых отношений.
  2. Источники правового регулирования трудовых отношений.
  3. Трудовой договор: понятие, стороны, содержание, сроки, порядок заключения, изменения и расторжения.
  4. Испытание при приеме на работу.
  5. Дисциплина труда.
  6. Рабочее время и время отдыха.
  7. Оплата труда. Ограничение удержаний из заработной платы. Оплата труда в условиях, отклоняющихся от нормальных.
    Сроки расчета при увольнении.
  8. Ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы. Гарантии и компенсации.
  9. Материальная ответственность сторон трудового договора.
  10. Особенности правового регулирования труда иностранных работников.
  11. Надзор за соблюдением трудового законодательства. Трудовые споры.
  12. Правила подготовки и оформления основных видов кадровых документов.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании

Учебный центр — ФИНКОНТ (ЦАО)

Адрес: м. Бауманская, ул. Бауманская д. 6, стр. 2 Сайт: https://www.fcaudit.ru Телефон: +7 495 698 6364 Стоимость: от 22 800 р. за курс

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Для кого предназначен курс? Управляющих документацией, руководителей секретариата, помощников руководителей, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения; специалистов административных подразделений.

Особенности программы Курс разработан в соответствии с требованиями профессионального стандарта: «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Консалтинговый центр (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, ул. Мясницкая, д. 47 Сайт: https://www.concentr.ru Телефон: Стоимость: 14 170р. за курс

Повышение квалификации руководителей и специалистов служб документационного обеспечения и архивов.

Организация документооборота. (8 час.)

  • Служба делопроизводства (СДОУ): состав, структура, функции. Локальные нормативные акты, регламентирующие работы СДОУ (положения, должностные инструкции работникам).
  • Организация документооборота. Типовая технология. Электронный документооборот. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления.
  • Особенности организации работы с обращениями граждан и документами, имеющими грифы ограничения доступа («для служебного пользования», «персональные данные», «коммерческая тайна»). Организация защиты конфиденциальной информации.

Весь курс: 48 часов По результатам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Центр профессионального образования — ДИТАД (ЦАО)

Адрес: м. Серпуховская, 1-й Щипковский переулок, дом 1, 1 этаж Сайт: https://ditad.ru Телефон: +7 495 505-2985, +7 916 849-2571 Стоимость: от 33 000р. за курс

Центр профессионального образования ДИТАД — специализованный центр информационной поддержки и профессионального развития секретарей, референтов, помощников руководителей, специалистов секретариатов и канцелярий.

Ежемесячно организуются курсы делопроизводства, электронного документооборота, информационного обеспечения управления, архивного дела как в группах очного обучения в Москве, так и выездные занятия. Курсы Центра ДИТАД ориентированы на руководителей и специалистов служб, ответственных за работу с документами. По итогам обучения выдаётся престижный документ об образовании: диплом о профессиональной переподготовке или удостоверение о повышении квалификации.

Для зачисления на курсы делопроизводства необходимо:

  1. Направить заявку на обучение с сайта или на электронный адрес в свободной форме;
  2. Предоставить копию диплома о высшем и(или) среднем профессиональном образовании (даже если образование по другой специальности)
  3. Получить комплект документов от организаторов.

Столичный институт экономики (ЦАО)

Адрес: м. Белорусская, ул. Лесная, д. 39, каб. 303 Сайт: https://secr.edu-line.ru Телефон: Стоимость: от 9 530р. за курс

Курсы делопроизводства позволяют получить знания и навыки, необходимые для организации труда с максимальной эффективностью. Приходите! Вы не пожалеете о потраченном времени.

Курсы делопроизводства ведут опытные педагоги. Они знают все об учете документов, владеют навыками, необходимыми для устранения возникших в ходе работы затруднений. Преподаватели поделятся с вами своими знаниями. Они передадут вам востребованные в современном мире навыки. Кроме того, на занятиях педагоги помогут скорректировать вашу работу. Они устранят ошибки и дадут советы, пользоваться которыми вы будете очень долго.

На курсах делопроизводства созданы максимально комфортные условия. Благодаря им вы будете с легкостью выполнять все задания, отрабатывать навыки. У вас не возникнет никаких затруднений, так как ваше рабочее место будет дополнено всем необходимым.

Для курсов делопроизводства разработаны специальные программы. Они учитывают все изменения в законодательстве, действующие в настоящий момент правила оформления различной документации. Благодаря этому вы получаете актуальные знания, а не устаревшие.

Московская академия народного хозяйства и государственной службы (ЮВАО)

Адрес: м. Дубровка, ул. Шарикоподшипниковская, д. 2 Сайт: https://manepa.ru Телефон:, Стоимость: рассчитывается индивидуально

Цели и задачи программы

Обучение делопроизводству в МАНХиГС проводится в целях удовлетворения требований Приказа Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 года «Об утверждении профстандарта «Специалист по управлению персоналом», вступившего в силу с 01.11.2015 года и требующего обязательного получения дополнительного профобразования специалистами по кадровому делопроизводству, не имеющими диплома о профильном образовании по делопроизводству.

Результаты обучения

Программа дополнительного профессионального образования «Делопроизводство» позволяет слушателям в полной мере освоить:

  • учет, заполнение и подготовку документации различного содержания;
  • обновление научно-методологического обеспечения материально-технической и информационной базы с использованием автоматизированных систем управления и современного программного обеспечения;
  • ведение делопроизводства и организацию хранения документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
  • принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей и многое другое.

Канцелярия РФ (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, Красноворотский проезд, дом 3, строение 1 Сайт: https://канцелярия.рф Телефон: Стоимость: от 11 000р. за курс

Обучение в центре проводится с уклоном в сторону практической работы. Большинство организаций в Москве страдают от отсутствия у специалистов практических навыков, что для делопроизводства часто является весьма критичным. Курсы ориентированы на начинающих, поэтому программа предусматривает напряженную работу с бланками различного рода документов уже в ходе обучения.

На занятиях слушателям выдаются готовые образцы бумаг, участвующих в документообороте. Все документы последовательно используются на курсах делопроизводства в рамках функционирования некоего абстрактного предприятия.

Программа курсов по делопроизводству соответствует современным требованиям, предъявляемым работодателями Москвы к квалификационным характеристикам Специалист кадровой службы, Секретарь референт, Архивист и включает:

  • основные принципы делопроизводства, правила и традиции создания документов в различных областях деятельности;
  • основы кадрового документооборота, хранение архивов и архивоведение;
  • этикет, деловой протокол, психологию делового общения;
  • использование офисной техники для создания документов различного назначения;
  • традиции и правила делового общения в интернете.

Учебный центр — Профакадемия (ЦАО)

Адрес: м. Электрозаводская, ул. Большая Почтовая, 36 Сайт: https://profacademia.ru Телефон: Стоимость: от 2 900р. за курс

Учебный предлагает курсы повышения квалификации по актуальным программам. Специалистам даже не нужно лично присутствовать на занятиях. Обучение может проводиться дистанционно с помощью средств связи и коммуникации, что позволяет совмещать работу и учебу.

Команда профессионалов учебного центра обеспечивает повышение квалификации в сфере управления и менеджмента благодаря:

  • системе обучающих материалов в электронном виде;
  • комплексу практических советов и рекомендаций;
  • базовым консультациям с практикующими специалистами;
  • удобным графикам обучения и итогового тестирования.

Документ, который получают учащиеся по результатам курсов повышения квалификации, соответствует всем государственным требованиям и может быть представлен в компетентные органы.

Открытое образование (ЦАО)

Адрес: м. Октябрьская, Ленинский проспект, д. 2А Сайт: https://openedu.ru Телефон: не указан Стоимость: не указана

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать тем (16 лекц.), объединенных в три раздела (модуля):

  • Документирование
  • Документооборот
  • Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать полученные слушателями знания и умения.

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

Если студент успешно сдает экзамены, ему будет предоставлено документальное подтверждение результатов обучения — сертификат.

Учебный центр — ГЦДПО (ЦАО)

Адрес: м. Белорусская, 3-я улица Ямского поля, дом 2, корпус 13, 6 этаж. Сайт: https://doprof.ru Телефон: Стоимость: от 8 600р. за курс

Почему центру доверяют?

  • 12 лет успешной работы на рынке образовательных услуг;
  • Более 51 000 выданных удостоверений и квалификационных свидетельств;
  • Специальные предложения для корпоративных клиентов;
  • Свыше 240 курсов, семинаров и тренингов для начинающих и специалистов, многие проводятся по авторским методикам;
  • Все выпускники полностью готовы к профессиональной деятельности по избранной специальности;

Став слушателем учебного курса делопроизводства на ПК, Вы освоите современные методики документооборота и делопроизводства, научитесь создавать и оформлять документы по ГОСТу, эффективно и правильно организовывать рабочий процесс как свой, так и всего офиса. Посещая компьютерные курсы «ГЦДПО», Вы быстро превратите свой персональный компьютер в отличного помощника.

Для многих из нас компьютер является неотъемлемым инструментом в работе. Учебный курс слепого метода печати поможет Вам быстро и четко выполнять набор документов и текста на компьютере. Вы научитесь «вслепую» работать с клавиатурой, значительно сокращать время, затрачиваемое на подготовку документации и оперативно использовать клавиатуру в работе с программами. Учебный центр ГЦДПО предлагает всем желающим комплексный учебный курс, совмещающий в себе обучение делопроизводству на компьютере и слепому десятипальцевому методу печати.

Что такое рабочий процесс? Простое руководство по началу работы | Процессная улица

Если вы посмотрите на определение рабочего процесса в Википедии, вы, вероятно, запутаетесь, как и я:

«Рабочий процесс состоит из согласованного и повторяемого шаблона деловой активности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию. Он может быть изображен как последовательность операций, объявленных как работа человека. или группа, организация персонала, или один или несколько простых или сложных механизмов.”

Попросту говоря…

Рабочие процессы - это способ, которым люди выполняют работу, и их можно проиллюстрировать как серию шагов, которые необходимо выполнить последовательно, на диаграмме или контрольном списке.

Думайте об этом буквально как о работе, переходящей от одного этапа к другому, будь то коллега, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнить полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикацию сообщения в блоге) или в нем может участвовать несколько человек (например, выставить счет клиенту).

Вот пример схемы рабочего процесса:

Вот простой пример рабочего процесса, в котором задействовано несколько человек:

  • Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту
  • Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел
  • Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж

Рабочий процесс, который вы используете самостоятельно, может выглядеть примерно так:

  • Написать сообщение в блоге
  • SEO оптимизировать
  • Проверка орфографии и грамматики
  • Опубликовать

Часто в бизнесе рабочие процессы намного сложнее.Что-то вроде адаптации сотрудников может включать в себя несколько встреч, отчетов, задач и отделов. Именно на этом уровне их необходимо должным образом контролировать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить их максимальную эффективность.

Другой способ отображения рабочего процесса - это контрольный список - простой набор инструкций, например:

В этом посте я расскажу, почему вам следует использовать рабочие процессы и их компоненты, и начать создавать свои собственные.

Почему вы должны тратить время на создание рабочих процессов?

Неудивительно, что истоки рабочих процессов восходят к Генри Ганту. Да, это тот же человек, который отвечает за диаграммы Ганта!

Промышленная революция стала катализатором для таких умных мыслителей, как Гант, к разработке эффективных способов организации рабочей силы. Владельцы бизнеса внезапно смогли мобилизовать огромную рабочую силу с помощью мощного оборудования, но им нужно было ответить на вопрос, прежде чем они точно узнают, как лучше всего использовать эту энергию:

Как наиболее эффективно выполнить эту работу?

Разбив этот вопрос, Гант пришел к выводу, что ему необходимо знать:

  • Точное количество выполняемых работ
  • Кто за что отвечает
  • Время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи

Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

Как гласит старая пословица, «нельзя управлять тем, что не измеряешь». Измеряя объем работы, который необходимо выполнить, вы можете определить, насколько оптимально она будет выполнена. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

Как документировать рабочие процессы в вашем бизнесе

Вам необходимо тщательно изучить свои бизнес-процессы, прежде чем задокументировать их. Посмотрите этот выпуск нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ной Каган тщательно анализировал и расширял свой 8-значный бизнес:


Tech Out Loud - единственный подкаст, который прямо до ваших ушей приносит вам самые впечатляющие сообщения в блогах от самых громких имен в сфере технологий.

Вы также можете послушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подписывайтесь на новый выпуск каждую неделю.

Точно так же, как Гант начал с измерения активности персонала, вашей отправной точкой также должно быть представление о том, как выглядит каждый рабочий процесс в вашей компании.

Вы можете сделать это, составив схему процесса, как описано в этом руководстве:

Идея состоит в том, чтобы проводила встречи с вашей командой, чтобы узнать, как они работают, и создать рабочие процессы, которые они будут выполнять на .Если вы ведете небольшой бизнес или работаете удаленно, попросите их записать скринкаст - отличный вариант, потому что это точно и легко сделать.

Когда у вас будет достаточно информации, чтобы начать создавать свой первый формальный рабочий процесс, самое время перенести ее в шаблон в программном обеспечении рабочего процесса, таком как Process Street.

Создать шаблоны Process Street для рабочих процессов так же просто, как написать документ Word. А когда это будет сделано, вы сможете увидеть завершенную работу в виде контрольных списков на своей панели инструментов; один контрольный список для каждого рабочего процесса, запущенного сотрудником:

В приведенном выше примере вы можете увидеть рабочий процесс подключения клиента с тремя контрольными списками - по одному на каждый раз, когда клиент был подключен.

Process Street позволяет легко отслеживать активность рабочего процесса вашей команды, а затем оптимизировать любые узкие места или препятствия. Кроме того, документирование рабочих процессов обеспечит соответствие любым отраслевым нормам и упростит планирование управления рисками.

Создание рабочего процесса в Process Street

Process Street был создан, чтобы помочь предприятиям легко создавать рабочие процессы, затем выполнять их и создавать отчеты о ходе выполнения.

В этом разделе я проведу вас через первую часть: создание рабочего процесса.

Во-первых, вам нужно зарегистрироваться на Process Street и создать новый шаблон.

Нажмите «Новый пустой шаблон…», чтобы создать пустой шаблон рабочего процесса, который вы сможете заполнить.

Назовите свой шаблон заголовком рабочего процесса. Например, «Рабочий процесс утверждения содержания».

В редакторе шаблонов вы увидите пустой список слева; это шаги (или задачи) вашего рабочего процесса. Заполните их грубыми шагами, которые вам или вашей команде необходимо будет выполнить.Подробная информация о каждом шаге будет добавлена ​​позже.

Пригласите свою команду на Process Street с помощью «Добавить участников…». Это позволяет вам распределить вашу команду по этапам, за которые они несут ответственность, и дать понять другим, какова общая картина рабочего процесса.

Когда вы напечатали свои шаги и назначили участников (необязательно), вы можете нажать «Сохранить изменения» и начать рабочий процесс.

На следующем экране вы заметите, что можете запустить контрольный список из шаблона.Нажмите «Запустить контрольный список…», чтобы выполнить рабочий процесс.

Назовите контрольный список, чтобы отразить экземпляр рабочего процесса. Например, для рабочего процесса утверждения контента вы должны назвать этот контрольный список названием контента, который нужно одобрить.

По мере прохождения рабочего процесса вы можете отмечать задачи и оставлять комментарии, чтобы ваша команда всегда была в курсе.

Пример рабочего процесса для вдохновения

Примеры являются ключевыми, чтобы лучше понять, что такое рабочий процесс.

Вот два из самых сложных рабочих процессов, которые когда-либо приходили в голову, и заканчивая простыми повседневными задачами.

Сборка коммерческих самолетов Boeing

Процесс изготовления самолета с нуля у Boeing просто потрясающий. Вряд ли каждый отдельный рабочий процесс будет таким сложным, но сам масштаб задачи, от начала до конца, потребует серьезных мыслей:

«Boeing Commercial Airplanes выполняет капитальную сборку всех самолетов 737 на своих заводах в США; однако запчасти для самолетов поставляются поставщиками со всего мира.

Сборка 737 - сложная работа. Работникам завода необходимо вывезти 367 000 деталей; равное количество болтов, заклепок и прочего крепежа; и 36 миль (58 километров) электрического провода; и сложите их все вместе, чтобы получился самолет.

Фюзеляж или корпус самолета производится на заводе Boeing в Уичито, штат Канзас, на Среднем Западе Америки. На этом объекте сотрудники прикрепляют носовую часть фюзеляжа самолета к центральной и хвостовой части. Когда фюзеляж готов, его пристегивают ремнями к борту железнодорожного вагона для поездки на поезде протяженностью 2175 миль (3500 километров) через Соединенные Штаты… »

Принятие, редактирование и публикация гостевой записи

Вот более наглядный пример, который вам может пригодиться.

На Process Street мы часто получаем сообщения для гостей. Когда они принимаются, мы запускаем следующий контрольный список, чтобы все были на одной странице с прогрессом. Если вам нужны правки, вы даже можете добавить приглашенного автора в контрольный список и работать с ними таким образом.

Ваши следующие шаги с рабочими процессами

Как только вы получите общее представление о том, что такое рабочий процесс и как вы можете его использовать, вы откроете для себя гораздо больше возможностей.

С документированными рабочими процессами в программном обеспечении для управления бизнес-процессами, таком как Process Street, вы даже можете начать автоматизировать шаги - прочтите здесь полное руководство по этому поводу и здесь для введения.

Вот что вы можете сделать дальше:

  • Проведите мозговой штурм по рабочим процессам, которые вы и ваша команда используете
  • Оптимизация рабочих процессов для исключения неэффективных шагов
  • Создайте библиотеку процессов и рабочих процессов для перспективного развития вашего бизнеса
  • Автоматизируйте утомительную работу, подключив Process Street к Zapier

Process Street может быть вашим программным обеспечением рабочего процесса, программным обеспечением стандартных рабочих процедур или программным обеспечением для адаптации.
Какой рабочий процесс вы хотите задокументировать в первую очередь и почему? Дай мне знать в комментариях!

Введение в рабочий процесс SharePoint - служба поддержки Office

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять задачами проекта путем внедрения бизнес-процессов в документы и элементы на сайте SharePoint.Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и продуктивность организации за счет управления задачами и этапами бизнес-процессов. Это позволяет людям, которые выполняют эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Примечание. Рабочие процессы SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года.Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс иногда называют серией задач, которые приводят к результату. В контексте продуктов и технологий SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом.Рабочие процессы могут использоваться для последовательного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации прикреплять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика - это в основном набор инструкций, которые определяют и контролируют действия, которые происходят с документом или элементом.

Рабочие процессы

могут оптимизировать затраты и время, необходимые для координации общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, путем управления и отслеживания человеческих задач, связанных с этими процессами.Например, на сайте SharePoint вы можете добавить рабочий процесс в библиотеку документов, который направляет документ группе людей для утверждения. Когда автор документа запускает этот рабочий процесс для документа в этой библиотеке, рабочий процесс создает задачи утверждения документа, назначает эти задачи участникам рабочего процесса, а затем отправляет участникам по электронной почте предупреждения с инструкциями по задаче и ссылкой на документ, который будет одобренный. Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в данном случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса.Когда участники рабочего процесса завершают свои задачи рабочего процесса, рабочий процесс завершается, и владелец рабочего процесса автоматически уведомляется о завершении рабочего процесса.

Действия в рабочем процессе утверждения в предыдущем примере соответствуют процессу, показанному на следующем рисунке.

Рабочие процессы

не только поддерживают существующие рабочие процессы человека, но также расширяют возможности совместной работы и работы с документами, списками и библиотеками.Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, доступных из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональность рабочего процесса в продуктах SharePoint тесно интегрирована с Microsoft Office 2013, поэтому в обоих продуктах можно выполнять следующие задачи рабочего процесса:

  • Просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента.

  • Начать рабочий процесс над документом или элементом.

  • Просмотр, изменение или переназначение задачи рабочего процесса.

  • Выполните задачу рабочего процесса.

Верх страницы

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена в Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все ваши рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать.Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее заметной особенностью этой новой платформы рабочего процесса является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочего процесса. Механизм выполнения рабочего процесса теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.

В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow.Это наш новейший механизм рабочего процесса, доступ к которому можно получить по адресу: https://flow.microsoft.com. Чтобы узнать больше об использовании MS Flow, посетите: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Чтобы устранить неполадки в MS Flow, посетите https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures и https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

.

Верх страницы

Встроенные рабочие процессы

Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, отвечающих типичным бизнес-сценариям:

  • Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для утверждения.По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для получения обратной связи. Рецензенты могут предоставить обратную связь, которая затем компилируется и отправляется тому, кто инициировал рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс необходимо запустить в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив свою цифровую подпись к документу в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с типом контента «Документ» и, таким образом, автоматически доступен в библиотеках документов.Однако рабочий процесс сбора подписей отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если этот документ содержит одну или несколько строк подписи Microsoft Office.

  • Публикация утверждения Этот рабочий процесс похож на рабочий процесс утверждения в том, что он автоматизирует маршрутизацию контента экспертам в предметной области и заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикации заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, на которых публикация новых и обновленных веб-страниц строго контролируется.

  • Три состояния Этот рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества проблем или элементов, таких как вопросы поддержки клиентов, потенциальных клиентов или задачи проекта.

Каждый из приведенных выше рабочих процессов можно настроить для вашей организации несколькими способами. Например, когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для использования в документах или элементах, вы можете настроить списки задач и списки истории, в которых хранится информация о рабочем процессе.

Когда пользователь сайта запускает рабочий процесс над документом или элементом, у пользователя может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, указав список участников, срок выполнения и инструкции по задаче.

Верх страницы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Хотя встроенные рабочие процессы могут быть в некоторой степени настроены для удовлетворения различных потребностей, ваша организация может выбрать проектирование и разработку рабочих процессов, уникальных для бизнес-процессов в организации.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от требований бизнес-процессов. Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются людьми, использующими сайт, или они могут создавать рабочие процессы, которые запускаются автоматически в зависимости от события, например, при создании или изменении элемента списка. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, эти рабочие процессы могут быть доступны в дополнение к уже описанным встроенным рабочим процессам или вместо них.

Существует два способа создания настраиваемых рабочих процессов:

  • Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в конкретном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013 Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочего процесса, и человек, который создает рабочий процесс, может развертывать рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться.SharePoint Designer 2013 также работает рука об руку с Visio 2013, обеспечивая визуальный опыт разработки рабочего процесса для построения схем с использованием фигур и соединителей. Вы также можете импортировать рабочие процессы из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013 и наоборот.

  • Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Эти рабочие процессы содержат настраиваемый код и действия рабочего процесса.После того, как профессиональный разработчик создаст настраиваемые рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких сайтах.

Верх страницы

Этапы использования рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый шаг может быть выполнен людьми в разных ролях. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным для использования в библиотеке документов, создатель контента может запустить рабочий процесс или изменить текущий рабочий процесс, а третье лицо (например, рецензент документа или утверждающий) может завершить задача рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать, его необходимо добавить в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в определенном месте. У вас должно быть разрешение на управление списками, чтобы добавить рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или лица, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен:

  • Если вы добавляете рабочий процесс непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента списка (экземпляр типа контента сайта, который был добавлен в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа контента в определенном списке или библиотеке, с которыми этот контент тип связан.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента сайта, этот рабочий процесс будет доступен для любых элементов этого типа контента в каждом списке и библиотеке, в которые был добавлен экземпляр этого типа контента сайта.

  • Если вы хотите, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках или библиотеках на сайте, вы можете создать рабочий процесс сайта.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы можете настроить рабочий процесс для его конкретного местоположения, указав различные параметры:

  • Имя этого экземпляра рабочего процесса

  • Список задач, в котором хранятся задачи, относящиеся к рабочему процессу

  • Список истории, в котором записаны все события, связанные с рабочим процессом

  • Способ запуска рабочего процесса

  • Дополнительные параметры, относящиеся к отдельному рабочему процессу, например, как задачи направляются участникам, какие обстоятельства завершают рабочий процесс и какие действия происходят после завершения рабочего процесса.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы делаете его доступным для документов или элементов в определенном месте; вы не запускаете фактический рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

После того, как рабочий процесс добавлен в список, библиотеку или тип контента и, таким образом, становится доступным для использования, вы можете запустить этот рабочий процесс для документа или элемента (если рабочий процесс настроен так, чтобы разрешить его запуск вручную).Чтобы запустить рабочий процесс, вы выбираете нужный рабочий процесс из списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента. При необходимости вам также может потребоваться заполнить форму с информацией, необходимой для рабочего процесса. В зависимости от того, как был разработан и настроен рабочий процесс, у вас может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, когда вы запускаете его для документа или элемента, настраивая такие параметры, как участники, срок выполнения и инструкции по задаче.

Изменение текущего рабочего процесса

После того, как рабочий процесс запущен для элемента, вам может потребоваться внести изменения в его поведение.Например, после запуска рабочего процесса человеку, запустившему рабочий процесс, может потребоваться добавить дополнительных участников. Или участнику рабочего процесса может потребоваться переназначить свою задачу другому человеку или запросить изменение документа или элемента, на котором сосредоточен рабочий процесс. Вы можете изменить некоторые встроенные рабочие процессы во время их выполнения. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, возможно, что изменения в текущих рабочих процессах разрешены.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, которое требует вмешательства человека, представлено задачей рабочего процесса.Когда рабочий процесс назначает задачу участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо выполнить эту задачу, либо запросить изменения в самом рабочем процессе, отредактировав форму задачи рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи рабочего процесса на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник рабочего процесса завершает задачу рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, рабочий процесс переходит к следующему соответствующему шагу.

Отслеживание статуса рабочих процессов

Владельцы и участники рабочего процесса могут следить за ходом рабочего процесса, проверяя страницу состояния, связанную с рабочим процессом.Страница состояния содержит информацию о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Он также включает в себя историческую информацию, имеющую отношение к рабочему процессу.

Инструменты отчетности

могут обеспечить агрегированный анализ истории рабочего процесса. Организации могут использовать этот анализ для обнаружения узких мест в процессах или для определения того, выполняет ли группа целевые показатели эффективности для данного бизнес-процесса. Несколько предустановленных отчетов Microsoft Office Excel можно использовать в любом рабочем процессе. Кроме того, информация журнала рабочего процесса доступна в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах или настраиваемых решениях для мониторинга бизнес-процессов.

Верх страницы

См. Также

Обзор рабочих процессов, включенных в SharePoint

Рабочие процессы в SharePoint 2013

Разработка рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013

Начало работы с рабочим процессом SharePoint Server 2013

Введение в рабочий процесс SharePoint - служба поддержки Office

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять задачами проекта путем внедрения бизнес-процессов в документы и элементы на сайте SharePoint.Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и продуктивность организации за счет управления задачами и этапами бизнес-процессов. Это позволяет людям, которые выполняют эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Примечание. Рабочие процессы SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года.Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс иногда называют серией задач, которые приводят к результату. В контексте продуктов и технологий SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом.Рабочие процессы могут использоваться для последовательного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации прикреплять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика - это в основном набор инструкций, которые определяют и контролируют действия, которые происходят с документом или элементом.

Рабочие процессы

могут оптимизировать затраты и время, необходимые для координации общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, путем управления и отслеживания человеческих задач, связанных с этими процессами.Например, на сайте SharePoint вы можете добавить рабочий процесс в библиотеку документов, который направляет документ группе людей для утверждения. Когда автор документа запускает этот рабочий процесс для документа в этой библиотеке, рабочий процесс создает задачи утверждения документа, назначает эти задачи участникам рабочего процесса, а затем отправляет участникам по электронной почте предупреждения с инструкциями по задаче и ссылкой на документ, который будет одобренный. Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в данном случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса.Когда участники рабочего процесса завершают свои задачи рабочего процесса, рабочий процесс завершается, и владелец рабочего процесса автоматически уведомляется о завершении рабочего процесса.

Действия в рабочем процессе утверждения в предыдущем примере соответствуют процессу, показанному на следующем рисунке.

Рабочие процессы

не только поддерживают существующие рабочие процессы человека, но также расширяют возможности совместной работы и работы с документами, списками и библиотеками.Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, доступных из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональность рабочего процесса в продуктах SharePoint тесно интегрирована с Microsoft Office 2013, поэтому в обоих продуктах можно выполнять следующие задачи рабочего процесса:

  • Просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента.

  • Начать рабочий процесс над документом или элементом.

  • Просмотр, изменение или переназначение задачи рабочего процесса.

  • Выполните задачу рабочего процесса.

Верх страницы

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена в Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все ваши рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать.Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее заметной особенностью этой новой платформы рабочего процесса является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочего процесса. Механизм выполнения рабочего процесса теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.

В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow.Это наш новейший механизм рабочего процесса, доступ к которому можно получить по адресу: https://flow.microsoft.com. Чтобы узнать больше об использовании MS Flow, посетите: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Чтобы устранить неполадки в MS Flow, посетите https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures и https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

.

Верх страницы

Встроенные рабочие процессы

Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, отвечающих типичным бизнес-сценариям:

  • Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для утверждения.По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для получения обратной связи. Рецензенты могут предоставить обратную связь, которая затем компилируется и отправляется тому, кто инициировал рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс необходимо запустить в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив свою цифровую подпись к документу в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с типом контента «Документ» и, таким образом, автоматически доступен в библиотеках документов.Однако рабочий процесс сбора подписей отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если этот документ содержит одну или несколько строк подписи Microsoft Office.

  • Публикация утверждения Этот рабочий процесс похож на рабочий процесс утверждения в том, что он автоматизирует маршрутизацию контента экспертам в предметной области и заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикации заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, на которых публикация новых и обновленных веб-страниц строго контролируется.

  • Три состояния Этот рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества проблем или элементов, таких как вопросы поддержки клиентов, потенциальных клиентов или задачи проекта.

Каждый из приведенных выше рабочих процессов можно настроить для вашей организации несколькими способами. Например, когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для использования в документах или элементах, вы можете настроить списки задач и списки истории, в которых хранится информация о рабочем процессе.

Когда пользователь сайта запускает рабочий процесс над документом или элементом, у пользователя может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, указав список участников, срок выполнения и инструкции по задаче.

Верх страницы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Хотя встроенные рабочие процессы могут быть в некоторой степени настроены для удовлетворения различных потребностей, ваша организация может выбрать проектирование и разработку рабочих процессов, уникальных для бизнес-процессов в организации.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от требований бизнес-процессов. Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются людьми, использующими сайт, или они могут создавать рабочие процессы, которые запускаются автоматически в зависимости от события, например, при создании или изменении элемента списка. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, эти рабочие процессы могут быть доступны в дополнение к уже описанным встроенным рабочим процессам или вместо них.

Существует два способа создания настраиваемых рабочих процессов:

  • Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в конкретном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013 Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочего процесса, и человек, который создает рабочий процесс, может развертывать рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться.SharePoint Designer 2013 также работает рука об руку с Visio 2013, обеспечивая визуальный опыт разработки рабочего процесса для построения схем с использованием фигур и соединителей. Вы также можете импортировать рабочие процессы из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013 и наоборот.

  • Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Эти рабочие процессы содержат настраиваемый код и действия рабочего процесса.После того, как профессиональный разработчик создаст настраиваемые рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких сайтах.

Верх страницы

Этапы использования рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый шаг может быть выполнен людьми в разных ролях. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным для использования в библиотеке документов, создатель контента может запустить рабочий процесс или изменить текущий рабочий процесс, а третье лицо (например, рецензент документа или утверждающий) может завершить задача рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать, его необходимо добавить в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в определенном месте. У вас должно быть разрешение на управление списками, чтобы добавить рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или лица, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен:

  • Если вы добавляете рабочий процесс непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента списка (экземпляр типа контента сайта, который был добавлен в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа контента в определенном списке или библиотеке, с которыми этот контент тип связан.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента сайта, этот рабочий процесс будет доступен для любых элементов этого типа контента в каждом списке и библиотеке, в которые был добавлен экземпляр этого типа контента сайта.

  • Если вы хотите, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках или библиотеках на сайте, вы можете создать рабочий процесс сайта.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы можете настроить рабочий процесс для его конкретного местоположения, указав различные параметры:

  • Имя этого экземпляра рабочего процесса

  • Список задач, в котором хранятся задачи, относящиеся к рабочему процессу

  • Список истории, в котором записаны все события, связанные с рабочим процессом

  • Способ запуска рабочего процесса

  • Дополнительные параметры, относящиеся к отдельному рабочему процессу, например, как задачи направляются участникам, какие обстоятельства завершают рабочий процесс и какие действия происходят после завершения рабочего процесса.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы делаете его доступным для документов или элементов в определенном месте; вы не запускаете фактический рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

После того, как рабочий процесс добавлен в список, библиотеку или тип контента и, таким образом, становится доступным для использования, вы можете запустить этот рабочий процесс для документа или элемента (если рабочий процесс настроен так, чтобы разрешить его запуск вручную).Чтобы запустить рабочий процесс, вы выбираете нужный рабочий процесс из списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента. При необходимости вам также может потребоваться заполнить форму с информацией, необходимой для рабочего процесса. В зависимости от того, как был разработан и настроен рабочий процесс, у вас может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, когда вы запускаете его для документа или элемента, настраивая такие параметры, как участники, срок выполнения и инструкции по задаче.

Изменение текущего рабочего процесса

После того, как рабочий процесс запущен для элемента, вам может потребоваться внести изменения в его поведение.Например, после запуска рабочего процесса человеку, запустившему рабочий процесс, может потребоваться добавить дополнительных участников. Или участнику рабочего процесса может потребоваться переназначить свою задачу другому человеку или запросить изменение документа или элемента, на котором сосредоточен рабочий процесс. Вы можете изменить некоторые встроенные рабочие процессы во время их выполнения. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, возможно, что изменения в текущих рабочих процессах разрешены.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, которое требует вмешательства человека, представлено задачей рабочего процесса.Когда рабочий процесс назначает задачу участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо выполнить эту задачу, либо запросить изменения в самом рабочем процессе, отредактировав форму задачи рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи рабочего процесса на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник рабочего процесса завершает задачу рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, рабочий процесс переходит к следующему соответствующему шагу.

Отслеживание статуса рабочих процессов

Владельцы и участники рабочего процесса могут следить за ходом рабочего процесса, проверяя страницу состояния, связанную с рабочим процессом.Страница состояния содержит информацию о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Он также включает в себя историческую информацию, имеющую отношение к рабочему процессу.

Инструменты отчетности

могут обеспечить агрегированный анализ истории рабочего процесса. Организации могут использовать этот анализ для обнаружения узких мест в процессах или для определения того, выполняет ли группа целевые показатели эффективности для данного бизнес-процесса. Несколько предустановленных отчетов Microsoft Office Excel можно использовать в любом рабочем процессе. Кроме того, информация журнала рабочего процесса доступна в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах или настраиваемых решениях для мониторинга бизнес-процессов.

Верх страницы

См. Также

Обзор рабочих процессов, включенных в SharePoint

Рабочие процессы в SharePoint 2013

Разработка рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013

Начало работы с рабочим процессом SharePoint Server 2013

Введение в рабочий процесс SharePoint - служба поддержки Office

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять задачами проекта путем внедрения бизнес-процессов в документы и элементы на сайте SharePoint.Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и продуктивность организации за счет управления задачами и этапами бизнес-процессов. Это позволяет людям, которые выполняют эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Примечание. Рабочие процессы SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года.Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс иногда называют серией задач, которые приводят к результату. В контексте продуктов и технологий SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом.Рабочие процессы могут использоваться для последовательного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации прикреплять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика - это в основном набор инструкций, которые определяют и контролируют действия, которые происходят с документом или элементом.

Рабочие процессы

могут оптимизировать затраты и время, необходимые для координации общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, путем управления и отслеживания человеческих задач, связанных с этими процессами.Например, на сайте SharePoint вы можете добавить рабочий процесс в библиотеку документов, который направляет документ группе людей для утверждения. Когда автор документа запускает этот рабочий процесс для документа в этой библиотеке, рабочий процесс создает задачи утверждения документа, назначает эти задачи участникам рабочего процесса, а затем отправляет участникам по электронной почте предупреждения с инструкциями по задаче и ссылкой на документ, который будет одобренный. Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в данном случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса.Когда участники рабочего процесса завершают свои задачи рабочего процесса, рабочий процесс завершается, и владелец рабочего процесса автоматически уведомляется о завершении рабочего процесса.

Действия в рабочем процессе утверждения в предыдущем примере соответствуют процессу, показанному на следующем рисунке.

Рабочие процессы

не только поддерживают существующие рабочие процессы человека, но также расширяют возможности совместной работы и работы с документами, списками и библиотеками.Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, доступных из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональность рабочего процесса в продуктах SharePoint тесно интегрирована с Microsoft Office 2013, поэтому в обоих продуктах можно выполнять следующие задачи рабочего процесса:

  • Просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента.

  • Начать рабочий процесс над документом или элементом.

  • Просмотр, изменение или переназначение задачи рабочего процесса.

  • Выполните задачу рабочего процесса.

Верх страницы

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена в Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все ваши рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать.Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее заметной особенностью этой новой платформы рабочего процесса является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочего процесса. Механизм выполнения рабочего процесса теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.

В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow.Это наш новейший механизм рабочего процесса, доступ к которому можно получить по адресу: https://flow.microsoft.com. Чтобы узнать больше об использовании MS Flow, посетите: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Чтобы устранить неполадки в MS Flow, посетите https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures и https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

.

Верх страницы

Встроенные рабочие процессы

Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, отвечающих типичным бизнес-сценариям:

  • Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для утверждения.По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для получения обратной связи. Рецензенты могут предоставить обратную связь, которая затем компилируется и отправляется тому, кто инициировал рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс необходимо запустить в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив свою цифровую подпись к документу в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с типом контента «Документ» и, таким образом, автоматически доступен в библиотеках документов.Однако рабочий процесс сбора подписей отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если этот документ содержит одну или несколько строк подписи Microsoft Office.

  • Публикация утверждения Этот рабочий процесс похож на рабочий процесс утверждения в том, что он автоматизирует маршрутизацию контента экспертам в предметной области и заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикации заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, на которых публикация новых и обновленных веб-страниц строго контролируется.

  • Три состояния Этот рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества проблем или элементов, таких как вопросы поддержки клиентов, потенциальных клиентов или задачи проекта.

Каждый из приведенных выше рабочих процессов можно настроить для вашей организации несколькими способами. Например, когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для использования в документах или элементах, вы можете настроить списки задач и списки истории, в которых хранится информация о рабочем процессе.

Когда пользователь сайта запускает рабочий процесс над документом или элементом, у пользователя может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, указав список участников, срок выполнения и инструкции по задаче.

Верх страницы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Хотя встроенные рабочие процессы могут быть в некоторой степени настроены для удовлетворения различных потребностей, ваша организация может выбрать проектирование и разработку рабочих процессов, уникальных для бизнес-процессов в организации.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от требований бизнес-процессов. Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются людьми, использующими сайт, или они могут создавать рабочие процессы, которые запускаются автоматически в зависимости от события, например, при создании или изменении элемента списка. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, эти рабочие процессы могут быть доступны в дополнение к уже описанным встроенным рабочим процессам или вместо них.

Существует два способа создания настраиваемых рабочих процессов:

  • Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в конкретном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013 Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочего процесса, и человек, который создает рабочий процесс, может развертывать рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться.SharePoint Designer 2013 также работает рука об руку с Visio 2013, обеспечивая визуальный опыт разработки рабочего процесса для построения схем с использованием фигур и соединителей. Вы также можете импортировать рабочие процессы из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013 и наоборот.

  • Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Эти рабочие процессы содержат настраиваемый код и действия рабочего процесса.После того, как профессиональный разработчик создаст настраиваемые рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких сайтах.

Верх страницы

Этапы использования рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый шаг может быть выполнен людьми в разных ролях. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным для использования в библиотеке документов, создатель контента может запустить рабочий процесс или изменить текущий рабочий процесс, а третье лицо (например, рецензент документа или утверждающий) может завершить задача рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать, его необходимо добавить в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в определенном месте. У вас должно быть разрешение на управление списками, чтобы добавить рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или лица, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен:

  • Если вы добавляете рабочий процесс непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента списка (экземпляр типа контента сайта, который был добавлен в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа контента в определенном списке или библиотеке, с которыми этот контент тип связан.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента сайта, этот рабочий процесс будет доступен для любых элементов этого типа контента в каждом списке и библиотеке, в которые был добавлен экземпляр этого типа контента сайта.

  • Если вы хотите, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках или библиотеках на сайте, вы можете создать рабочий процесс сайта.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы можете настроить рабочий процесс для его конкретного местоположения, указав различные параметры:

  • Имя этого экземпляра рабочего процесса

  • Список задач, в котором хранятся задачи, относящиеся к рабочему процессу

  • Список истории, в котором записаны все события, связанные с рабочим процессом

  • Способ запуска рабочего процесса

  • Дополнительные параметры, относящиеся к отдельному рабочему процессу, например, как задачи направляются участникам, какие обстоятельства завершают рабочий процесс и какие действия происходят после завершения рабочего процесса.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы делаете его доступным для документов или элементов в определенном месте; вы не запускаете фактический рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

После того, как рабочий процесс добавлен в список, библиотеку или тип контента и, таким образом, становится доступным для использования, вы можете запустить этот рабочий процесс для документа или элемента (если рабочий процесс настроен так, чтобы разрешить его запуск вручную).Чтобы запустить рабочий процесс, вы выбираете нужный рабочий процесс из списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента. При необходимости вам также может потребоваться заполнить форму с информацией, необходимой для рабочего процесса. В зависимости от того, как был разработан и настроен рабочий процесс, у вас может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, когда вы запускаете его для документа или элемента, настраивая такие параметры, как участники, срок выполнения и инструкции по задаче.

Изменение текущего рабочего процесса

После того, как рабочий процесс запущен для элемента, вам может потребоваться внести изменения в его поведение.Например, после запуска рабочего процесса человеку, запустившему рабочий процесс, может потребоваться добавить дополнительных участников. Или участнику рабочего процесса может потребоваться переназначить свою задачу другому человеку или запросить изменение документа или элемента, на котором сосредоточен рабочий процесс. Вы можете изменить некоторые встроенные рабочие процессы во время их выполнения. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, возможно, что изменения в текущих рабочих процессах разрешены.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, которое требует вмешательства человека, представлено задачей рабочего процесса.Когда рабочий процесс назначает задачу участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо выполнить эту задачу, либо запросить изменения в самом рабочем процессе, отредактировав форму задачи рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи рабочего процесса на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник рабочего процесса завершает задачу рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, рабочий процесс переходит к следующему соответствующему шагу.

Отслеживание статуса рабочих процессов

Владельцы и участники рабочего процесса могут следить за ходом рабочего процесса, проверяя страницу состояния, связанную с рабочим процессом.Страница состояния содержит информацию о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Он также включает в себя историческую информацию, имеющую отношение к рабочему процессу.

Инструменты отчетности

могут обеспечить агрегированный анализ истории рабочего процесса. Организации могут использовать этот анализ для обнаружения узких мест в процессах или для определения того, выполняет ли группа целевые показатели эффективности для данного бизнес-процесса. Несколько предустановленных отчетов Microsoft Office Excel можно использовать в любом рабочем процессе. Кроме того, информация журнала рабочего процесса доступна в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах или настраиваемых решениях для мониторинга бизнес-процессов.

Верх страницы

См. Также

Обзор рабочих процессов, включенных в SharePoint

Рабочие процессы в SharePoint 2013

Разработка рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013

Начало работы с рабочим процессом SharePoint Server 2013

Microsoft 365: шпаргалка

Microsoft 365 предоставляет инструменты повышения производительности, необходимые предприятиям.В этом руководстве представлены основные сведения о Microsoft 365, включая доступные приложения Office, системные требования и цены.

Изображение: Microsoft

Практически для любого предприятия любого размера продуктивность его рабочей силы зависит от базового офисного пакета, состоящего из электронной почты, календаря, текстового редактора и электронных таблиц. Но по мере того, как персонал предприятия стал более мобильным, базовый набор инструментов для повышения производительности пришлось адаптировать и изменять в соответствии с новыми требованиями.Вот почему Microsoft обновила Office 365, сделав его мобильной платформой для совместной работы, готовой выполнять работу в любом месте и в любое время.

С 21 апреля 2020 года Microsoft официально изменила название своего пакета для повышения производительности с Office 365 на Microsoft 365. С этой даты биллинг, маркетинг и оповещения будут отражать бренд Microsoft 365. Новое соглашение об именах не повлияет на текущие уровни цен на подписку для текущих клиентов и не повлияет на уровень текущего обслуживания.Приложения, включенные в различные версии пакета повышения производительности, также останутся прежними.

SEE: Microsoft 365: шпаргалка (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Microsoft 365 - это де-факто пакет для повышения производительности для многих предприятий, и это пакет, с которым сравниваются все другие конкуренты. Поэтому как ИТ-лидер в ваших интересах знать все о Microsoft 365. Чтобы помочь вам в достижении этой цели, TechRepublic собрал наиболее важные сведения и соответствующие ресурсы по Microsoft 365 в это руководство, которое мы будем периодически обновлять по мере поступления новой информации. становится доступным.

Краткое содержание

  • Что такое Microsoft 365? Microsoft 365 предоставляет пользователям базовые приложения для повышения производительности, необходимые для работы на современном предприятии. Он включает в себя такие приложения, как Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote и OneDrive, и это лишь некоторые из них.

  • Почему важен Microsoft 365? Являясь стандартом пакетов для повышения производительности, конкурирующие продукты обычно сравниваются с приложениями из пакета Office 365.

  • На кого влияет Microsoft 365? В современном предприятии, ориентированном на мобильные устройства, Microsoft 365 предоставляет инструменты, используемые для выполнения работы. Это делает Microsoft 365 важным практически для каждого работающего человека.

  • Когда станет доступен Microsoft 365? Последняя версия Microsoft 365 доступна прямо сейчас. Текущая подписка включает приложения Office 2019.

  • Как получить Microsoft 365? Enterprises может приобрести подписку на Microsoft 365 через веб-сайт Microsoft.Подписки варьируются от 8 долларов за пользователя в месяц до 35 долларов за пользователя в месяц.

ПОСМОТРЕТЬ: Ознакомьтесь со всеми шпаргалками TechRepublic и руководствами для умных людей

Что такое Microsoft 365?

Microsoft 365 - это служба подписки, которая предоставляет пользователям базовые приложения для повышения производительности, необходимые для работы на современном предприятии. Приложения для повышения производительности включают, помимо прочего, текстовый процессор, электронную таблицу, почтовый клиент, календарь и приложение для презентаций.Фактически, из-за облачной структуры Microsoft 365 набор приложений для повышения производительности постоянно обновляется и улучшается.

Изображение: Microsoft

Например, подписка Business Premium на Microsoft 365 (12,50 долларов США на человека в месяц) включает следующие приложения:

  • Word: Это приложение устанавливает стандарт для текстовых процессоров и доступно с Microsoft 365 как для бизнеса, так и для Премиум.Если пользователям на вашем предприятии необходимо создавать документы, они будут использовать этот инструмент.

  • Excel: Электронная таблица была рабочей лошадкой для базового анализа данных с момента ее изобретения в прошлом веке. Excel является текущим знаменосцем и поставляется с Microsoft 365 для бизнеса и Premium.

  • Outlook: Решение Microsoft 365 для управления электронной почтой и календарем встреч называется Outlook.Приложение существует уже много лет, и его загруженный интерфейс, как правило, нравится или ненавидят пользователи. Он доступен как с подпиской Business, так и с подпиской Premium.

  • PowerPoint: Передача информации группе людей на собрании часто включает презентацию. Microsoft 365 PowerPoint позволяет пользователям создавать, отображать и распространять информацию в различных форматах, от простого слайда до анимации и видео.

  • Издатель: Иногда для передачи информации более широкой аудитории требуется нечто более постоянное и формальное, чем презентация на собрании.Приложение Publisher в Microsoft 365 предоставляет пользователям инструменты, необходимые для публикации профессиональных информационных бюллетеней, брошюр и буклетов.

  • OneNote: По мере того, как персонал становится все более мобильным, необходимость сбора информации на ходу становится все более важной. Такие приложения, как OneNote, позволяют пользователям делать заметки на любом устройстве, а затем извлекать эти заметки с любого другого устройства. Это ваше базовое облачное приложение для повышения производительности.

  • OneDrive: Другое базовое и фундаментальное облачное приложение - это хранилище.С каждой подпиской на Microsoft 365 Business Microsoft предоставляет пользователям до 1 ТБ облачного хранилища в виде приложения под названием OneDrive для бизнеса.

  • SharePoint: Подписка на Microsoft 365 Business Premium также предоставляет предприятию несколько приложений для управления внутренней инфраструктурой. Например, SharePoint можно использовать для размещения корпоративных веб-сайтов в интрасети. Его также можно использовать для размещения небольших сайтов, предназначенных для небольших команд или подразделений.Разрешения для этих сайтов могут быть назначены самими пользователями или назначенными администраторами.

  • Exchange: Каждая подписка Microsoft 365 для бизнеса включает в себя сервер Exchange, который выполняет все обязанности по управлению электронной почтой. По умолчанию каждому пользователю предоставляется 50 ГБ хранилища для электронной почты. Обслуживание Exchange Server обычно осуществляется на уровне администратора.

  • Команды Microsoft: Более молодые сотрудники современного корпоративного персонала хорошо знакомы с приложениями чата и хорошо разбираются в них.Чтобы удовлетворить потребности этих сотрудников, Microsoft 365 теперь включает Microsoft Teams, рабочую область на основе чата, которая объединяет людей, контент и инструменты в единую платформу.

  • Объем лицензии: Одна лицензионная подписка на Microsoft 365 распространяется на пять телефонов, пять планшетов и пять ПК или компьютеров Mac на пользователя.

  • Поддержка: Каждая подписка Microsoft 365 включает полную круглосуточную поддержку через Интернет и по телефону.

  • Инструменты для совместной работы: Наряду с типичными приложениями для повышения производительности Microsoft 365 включает множество инструментов для совместной работы, таких как Delve, Yammer и Sway. Эти инструменты позволяют пользователям общаться, обдумывать идеи, обмениваться документами и проводить видеоконференции в пути.

  • Power BI: Один из самых мощных инструментов, который может иметь любое предприятие, независимо от его размера, - это надежные приложения для сбора данных бизнес-аналитики (BI).Microsoft 365 для бизнеса через приложение Power BI предоставляет предприятиям набор инструментов для сбора, сортировки и представления данных бизнес-аналитики.

  • Инфраструктура: Все подписки Microsoft 365 включают гарантию надежности 99,9% времени безотказной работы. Кроме того, разрешения для внутреннего контроля доступа обрабатываются администраторами, назначенными предприятием, с помощью инструментов, предоставляемых Active Directory. Каждая подписка Microsoft 365 включает пять уровней безопасности и упреждающий мониторинг для защиты ваших данных.

  • Kaizala: Мобильная связь жизненно важна для многих организаций, и Kaizala добавляет безопасное мобильное приложение для обмена сообщениями и рабочего процесса, которое можно развернуть как внутри, так и за пределами организации. Сотрудники, клиенты и поставщики могут общаться и координировать свои действия в безопасной среде.

  • Поток: Управление рабочим процессом в динамично развивающемся бизнесе и в различных приложениях может отнимать драгоценное время и ресурсы.Flow предоставляет простую систему для управления уведомлениями в Microsoft 365 во всех используемых вами приложениях.

  • To-Do: Обновление для Microsoft 365 добавило приложение To-Do в пакет для повышения производительности. To-Do больше не является второстепенным дополнением к приложению Calendar, To-Do теперь представляет собой многофункциональное автономное приложение, которое интегрируется с остальной частью Microsoft 365.

  • PowerApps: Для тех ситуаций, когда вашей организации требуется конкретное приложение для выполнения конкретная работа, есть PowerApps.Используя упрощенные методы разработки, компании могут создавать сложные приложения, используя функции, процедуры и процессы, имеющиеся в Microsoft 365.

SEE: Как построить успешную карьеру в качестве облачного инженера (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Системные требования для Microsoft 365

  • ЦП: 1 ГГц или выше

  • Память: 2 ГБ ОЗУ

  • Жесткий диск: 3 ГБ свободного места (6 ГБ для Mac)

  • Дисплей: 1280 X 800 разрешение экрана

  • Операционная система: PC-Windows 7, 8 или 10.Mac-Mac OS X 10.10

  • Возможности подключения: Подключение к Интернету

Дополнительные ресурсы

Почему важен Microsoft 365?

Сотрудничество и коммуникация - ключевые компоненты производительности на современном предприятии, а производительность - это жизненная сила предприятия. Microsoft 365 предоставляет инструменты, необходимые для совместной работы и общения - и, в более широком смысле, продуктивности - для каждого человека на предприятии.

Для многих компаний Microsoft 365 является фактическим стандартом программного обеспечения для повышения производительности. Производительность всех конкурирующих продуктов обычно сравнивается с приложениями из пакета Office 365.

Дополнительные ресурсы

Чем отличается Microsoft 365 от G Suite?

Основным конкурентом Microsoft 365 является G Suite от Google, который представляет собой набор приложений для повышения производительности и совместной работы, ранее называвшийся Google Apps.G Suite включает типичный набор приложений для повышения производительности (текстовый процессор, электронная таблица, электронная почта, календарь), а также несколько инструментов, предназначенных для обеспечения и улучшения совместной работы современных мобильных сотрудников. Цены на G Suite начинаются с подписки 5 долларов США за пользователя в месяц.

Доступны и другие сетевые и онлайн-пакеты для повышения производительности от других поставщиков - некоторые даже предлагаются без ежемесячной подписки, но в этих пакетах часто отсутствует полный набор инструментов для совместной работы, и они не подходят для коммерческих предприятий.

Дополнительные ресурсы

Кому следует использовать Microsoft 365?

Практически каждый работник умственного труда на каждом предприятии должен иметь учетную запись электронной почты и приложение-календарь. Помимо этого, большинству сотрудников на предприятии потребуется хотя бы время от времени использовать текстовый процессор. И значительному количеству людей на предприятии также понадобится использовать программное обеспечение для презентаций или электронные таблицы в какой-то момент своей карьеры.

Это инструменты повышения производительности любого предприятия. Это инструменты, которые используются для выполнения работы. Это означает, что Microsoft 365 важен практически для каждого работающего человека.

Дополнительные ресурсы

Когда станет доступен Microsoft 365?

Microsoft 365 доступен прямо сейчас. Текущая подписка включает приложения, обновленные до версии Office 2019. Ключ к модели подписки заключается в том, что каждый пользователь всегда будет использовать самую последнюю и наиболее безопасную версию каждого приложения, поскольку каждое приложение постоянно обновляется.

С 13 октября 2020 года Microsoft больше не будет поддерживать Office 2010 для ПК и Office 2016 для Mac. Microsoft больше не будет предоставлять техническую поддержку, исправления ошибок или обновления безопасности для этих продуктов. Продолжение использования этих приложений после даты поддержки может привести к проблемам с надежностью и безопасностью.

Дополнительные ресурсы

Как получить Microsoft 365?

Предприятия с числом пользователей менее 300 могут приобрести подписку на Microsoft 365 и загрузить соответствующие приложения через веб-сайт Microsoft.Стандартная версия стоит 12,50 долларов за пользователя в месяц (150 долларов в год), а Microsoft 365 Premium стоит 20 долларов за пользователя в месяц. Существуют также версии Office 365, доступные для частных лиц (69,99 долларов США в год) и домашних хозяйств (99,99 долларов США в год).

Стоимость Microsoft 365 для бизнеса

Изображение: Microsoft

Для крупных предприятий доступны неограниченное количество пользовательских версий Office 365 по цене от 12 долларов США на человека в месяц до 35 долларов США на человека в месяц.Каждая подписка предназначена для определенного типа предприятий. В более дорогих корпоративных версиях Office 365 добавлены такие функции, как голосовая почта, аудит соответствия, управление правами, шифрование и Advanced Threat Protection.

Корпоративные цены на Microsoft 365

Изображение: Microsoft

Дополнительные ресурсы

Как использовать Microsoft 365?

Вот несколько советов и приемов, опубликованных на TechRepublic.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office. Доставка по понедельникам и средам.

Зарегистрироваться Сегодня

Примечание редактора: Эта статья была обновлена ​​в апреле 2020 года.

Что такое рабочий процесс? | Определение и руководство рабочих процессов

Определение рабочего процесса

A Рабочий процесс - это последовательность задач, которая обрабатывает набор данных. Рабочие процессы происходят во всех сферах бизнеса и индустрии. Каждый раз, когда данные передаются между людьми и / или системами, создается рабочий процесс. Рабочие процессы - это пути, которые описывают, как что-то переходит от отмены к выполнению или от сырого к обработке.

Типы рабочих процессов

Ниже приведены три типа рабочих процессов, которые вы можете использовать в своем бизнесе:

  1. Рабочий процесс
  2. Рабочий процесс
  3. Рабочий процесс проекта

Рабочие процессы происходят во всем рабочем пространстве.Некоторые из них очень структурированы, а другие неструктурированы, но рабочие процессы существуют каждый раз, когда данные перемещаются от одной задачи к другой.

Давайте подробно рассмотрим каждый рабочий процесс.

Рабочий процесс

Рабочий процесс процесса возникает, когда набор задач предсказуем и повторяется. Это означает, что до того, как элемент начнет рабочий процесс, вы точно знаете, какой путь он должен пройти.

Рабочие процессы бизнес-процессов настроены для обработки неограниченного количества элементов, проходящих через них. Примером является рабочий процесс утверждения заявки на покупку.Как только он запускается, рабочий процесс задается с несколькими вариациями, и вы можете обрабатывать любое количество элементов в одном рабочем процессе.

Рабочий процесс дела

В рабочем процессе кейса вы не знаете путь, необходимый для завершения элемента в начале. Путь раскрывается по мере сбора большего количества данных. Билеты в службу поддержки и страховые претензии - хорошие примеры таких случаев. С самого начала неясно, как эти элементы будут обрабатываться; только после некоторого исследования путь откроется.

Подобно рабочим процессам, рабочие процессы кейсов могут обрабатывать любое количество элементов, хотя они зависят от человека или интеллектуального бота, чтобы определить правильный путь.

Рабочий процесс проекта

Проекты имеют структурированный путь, аналогичный процессам, но при этом может быть больше гибкости. Подумайте о выпуске новой версии вашего сайта. Вы можете с хорошей точностью спрогнозировать последовательность задач, необходимых для выполнения проекта.

Однако рабочий процесс проекта годится только для одного элемента. Еще один выпуск веб-сайта может не быть выполнен в течение длительного времени и вряд ли пойдет по тому же пути.

Большинство ресурсов, которые вы найдете в Интернете, относятся к рабочим процессам только в смысле рабочего процесса, но два других так же важны для рассмотрения, поскольку большая часть работы в офисе попадает в эти две категории.

Что такое рабочий процесс?

Если данные не перемещаются, у вас нет рабочего процесса. Например, если вы управляете списком несвязанных задач (выгуливать собаку, сходить в продуктовый магазин, забрать услуги химчистки), это не рабочий процесс, а управление задачами. Чтобы это был рабочий процесс, задачи должны быть связаны таким образом, чтобы быть частью чего-то большего.

Как я могу определить рабочие процессы вокруг себя?

Рабочие процессы прячутся во многих местах. Если у вас много писем, которые вы бездумно передаете по невидимой цепочке, это рабочий процесс.Если вы печатаете одну и ту же форму снова и снова, это рабочий процесс.

Если вы обнаружите, что обращаетесь к электронной таблице для организации динамических данных, это рабочий процесс. Если вы обнаружите, что ваша работа задерживается из-за того, что кто-то плохо выполняет свою работу, это рабочий процесс.

Вот пример рабочего процесса адаптации сотрудника.

Рабочие процессы и процессы - одно и то же?

Нет. Рабочие процессы описывают только последовательность задач. Процесс - это более широкий термин, который также включает данные, формы, отчеты и уведомления, необходимые для получения элемента от начала до конца в структурированной среде.

Например, рабочий процесс для заказов на поставку может выглядеть так: Инициатор => Утверждение менеджера => Обработка закупок. Но этот процесс также включает набор данных об утвержденных поставщиках на выбор, индивидуальный порядковый номер, присвоенный заказу на поставку, способ уведомления о закупках, доступный бюджет и многие другие факторы. Узнайте больше о рабочем процессе и процессе.

Рабочие процессы и контрольные списки - одно и то же?

Нет. Контрольный список - это элементарная версия рабочего процесса.Контрольные списки работают только для процессов и проектов, но часто не имеют возможности делиться ими между членами команды. Контрольные списки также затрудняют отслеживание элементов, которые необходимо вернуть на более раннюю стадию рабочего процесса.

Контрольные списки

плохо справляются с рабочими процессами, которые зависят от определенных данных. Например, если вы проводите маркетинговые кампании, но хотите следовать другому рабочему процессу в зависимости от того, какая платформа будет использоваться для распространения кампании, вам понадобится столько контрольных списков, сколько у вас есть платформ.В то время как при более сложном рабочем процессе вы можете обрабатывать все элементы в одном рабочем процессе.

Будьте осторожны, прежде чем выбирать инструмент рабочего процесса, который больше похож на автоматизированный контрольный список, поскольку вы быстро обнаружите ограничения в том, как он может обрабатывать ваши элементы.

Человеко-ориентированные и системно-ориентированные рабочие процессы

В рабочих процессах, ориентированных на человека, большинство задач поручаются людям. Это может потребовать утверждения данных, создания чего-то нового или перепроверки информации.

В рабочих процессах, ориентированных на систему, большинство задач выполняется машиной и практически не требует участия человека.Например, для создания финансового отчета рабочий процесс может запускаться в одно и то же время каждый месяц для сбора определенных данных из разных систем, их синтаксического анализа в отчет и отправки отчета по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Система может выполнять все эти задачи.

Существуют также ориентированные на документы рабочие процессы, в которых весь рабочий процесс строится вокруг документа. Хороший пример - договор аренды офисного помещения.

Все, что происходит в рамках рабочего процесса, должно быть добавлено или изменено в документе, и конечным результатом должен быть контракт, который правильно фиксирует все данные в рабочем процессе, включая цифровые подписи.

Автоматические и ручные рабочие процессы

В ручном рабочем процессе человек отвечает за передачу каждого элемента из одной задачи в другую. Например, когда сотрудник заполняет заявление о возмещении, он должен отправить его своему руководителю по электронной почте для утверждения. После утверждения она должна отправить его по электронной почте в финансовый отдел.

Финансовый отдел должен войти в программу и запланировать платеж, а затем отправить сотруднику электронное письмо с сообщением о его завершении.

В автоматизированном рабочем процессе, когда человек выполняет задачу, он не несет ответственности за передачу данных следующей задаче.Рабочий процесс запрограммирован на это. Система управляет потоком задач, включая уведомления, сроки и напоминания.

В том же примере возмещения служащий может заполнить форму и нажать кнопку отправки. Это автоматически вызовет уведомление для менеджера, чтобы просмотреть его и нажать «Утвердить».

Это автоматически отправит его в финансовую группу для обработки или, если сумма достаточно мала, запустит задачу по деблокированию платежей и отправке автоматизированного электронного письма сотруднику.

Отслеживание элементов намного проще в автоматизированных рабочих процессах. Чтобы отслеживать элементы в ручном рабочем процессе, вы должны либо вручную обновить электронную таблицу, либо отправить множество сообщений и электронных писем, чтобы узнать статус. Автоматизированные рабочие процессы мгновенно покажут вам, где находится элемент в рабочем процессе.

Программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса

имеет множество других преимуществ, в том числе:

  • Устранение дублирующих задач
  • Повышение эффективности
  • Упрощение делегирования задач
  • Сокращение времени обработки
  • Обеспечение большей видимости
  • Установление ответственности

Как я могу создавать автоматизированные рабочие процессы и управлять ими?

Существует множество инструментов, которые оцифровывают ваши рабочие процессы, но вы действительно хотите найти такой, который можно максимально автоматизировать, чтобы помочь вам лучше управлять рабочим процессом.

Для автоматизации рабочих процессов вам потребуется программное обеспечение для управления рабочими процессами. Программное обеспечение для управления рабочим процессом позволит вам создать визуальное представление рабочего процесса, включая все условные задачи и исключения. Лучшие инструменты позволят вам создать надежную форму, которая будет служить носителем всех данных, необходимых для правильной обработки элемента.

Затем программа сама автоматически позаботится о запуске рабочих процессов. Пользователь должен иметь возможность заполнить начальную форму, а программное обеспечение позаботится о перемещении элемента из одной задачи в другую, пока она не будет завершена.

Большая часть программного обеспечения для управления рабочими процессами ориентирована только на рабочие процессы (те, которые являются предсказуемыми и повторяющимися). Однако вам следует попытаться найти решение, которое также позволит вам обрабатывать рабочие процессы кейсов и рабочие процессы проектов с одной и той же платформы, а не использовать разные инструменты для всех этих ситуаций.

Организации, серьезно относящиеся к управлению рабочими процессами, обычно имеют центральное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое каждый отдел может использовать для создания своих собственных рабочих процессов.

Попробуйте Kissflow

Если вы ищете способ организовать свои рабочие процессы и управлять ими, начните работу с Kissflow Workflow. Ему доверяют более 10 000 компаний, потому что он понимает рабочие процессы и позволяет вам управлять важными для вас вещами.

Изучите Microsoft Office | GoSkills

Вы по-прежнему можете выбирать между Microsoft Office (настольный компьютер) и Microsoft 365 (веб-версия).

Хотя оба предлагают те же программы, к которым привыкли пользователи Office, первоначальные затраты и платформы, на которых они используются, различаются.

Microsoft Office (рабочий стол)

Microsoft Office (для ПК) можно приобрести за единовременную плату за установку программы на одном устройстве.

Вам либо выдается физический ключ-карта с вашим собственным кодом загрузки, либо вы можете загрузить программу прямо с веб-сайта Microsoft.

Этот ключ дает вам доступ к программе на любое время. В случае обновления Microsoft или новой версии Microsoft Office вам необходимо будет приобрести новый пакет, если вы хотите получить поддержку.

Пакеты

Standard Office поставляются с Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Программы Microsoft Office необходимо приобретать для операционной системы (ОС) пользователя - Mac или ПК.

Если пользователь получит новый компьютер или переключится на другую ОС, ему придется выкупить Office повторно.

Microsoft 365 (онлайн-подписка)

Microsoft 365 - это продукт по подписке, за который вы можете платить ежемесячно или ежегодно. Как отмечалось выше, этот продукт ранее назывался «Office 365» до тех пор, пока не был переименован в апреле 2020 года.

Обновления программы включены в этот сбор, поэтому всякий раз, когда Microsoft обновляет свои приложения Office, вы автоматически получаете новейшие версии.

Поскольку 365 является облачным, доступ к нему можно получить с любого устройства. Эта технология обеспечивает гибкость для предприятий и их сотрудников, поскольку документы и программы не просто привязаны к компьютеру, для которого программа лицензирована.

Подписки Microsoft 365 Personal можно использовать на пяти устройствах на Mac и ПК, включая Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access.Подписчики также получают дополнительное хранилище OneDrive (1 ТБ) и 60 бесплатных минут Skype каждый месяц.

Семейство Microsoft 365 подписок может быть общим для 6 человек. Он включает в себя все функции личного плана, а также дополнительное хранилище OneDrive (6 ТБ).

Microsoft 365 Business планы включают приложения Office, а также дополнительные функции, такие как доступ к Microsoft Teams и расширенные средства защиты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *