Понятие и принципы организации документооборота: 11. Понятия и принципы организации

07.05.1980 alexxlab

Содержание

1. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Организация документооборота

Принципы Организации Документооборота Реферат – Telegraph

➡➡➡ ПОДРОБНЕЕ ЖМИТЕ ЗДЕСЬ!

Принципы Организации Документооборота Реферат

Вход

Помощь

Заказать работу

информатика.docx
— 38.82 Кб ( Скачать документ )

Предметы
Поиск
Помощь

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Февраля 2012 в 17:16, реферат
Цель – рассмотрение такой системы как документооборот. Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.
Введение……………………………………………………………………………3 1.Документ — основная составляющая документооборота……………………..4 2.Жизненный цикл документов…………………………………………………..6 3.Организация документооборота……………………………………………….8 4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11 5.Электронный документооборот……………………………………………….12 Заключение………………………………………………………………………15 Список использованной литературы…………………………
Министерство
образования Нижегородской области
Государственное
образовательное учреждение
Нижегородский
государственный инженерно- экономический
институт
По дисциплине:
«Информационные технологии».

2011г.

Содержание:
С.
Введение………………………………………………………… …………………3
1.Документ
— основная составляющая документооборота……………………..4
2.Жизненный
цикл документов……………………………………… …………..6
3.Организация
документооборота…………………………………… ………….8
4.Маршруты
прохождения документов………………………………………..11
5.Электронный
документооборот……………………………………… ……….12
Заключение…………………………………………………… …………………15
Список
использованной литературы…………………………………………… 16

       Источники
информации теоретической основой
данной работы — материалы периодической
печати и материалы электронных ресурсов.

1.Документ
— основная составляющая
документооборота
       Документооборот
— система создания, интерпретации, передачи,
приема и архивирования документов, а
также контроля за их выполнением и защиты
от несанкционированного доступа. Основой
документооборота является документ.
      Документ —
материальный объект с зафиксированной
на нем информацией в виде текста, звукозаписи
ли изображения, оформленный по определенным
правилам, заверенный в установленном
порядке и предназначенный для передачи
во времени и пространстве в целях хранения
и общественного использования. Носителем
информации может быть бумага, перфокарта,
фотоплёнка, магнитофонная лента.
      Выделяют
несколько типов документов, используемых
в работе предприятия:
        —
входящие. Это документы от внешних партнеров.
Принимаются к обработке только правильно
оформленные документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном комплекте
(при наличии приложений). В противном
случае присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным
письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют
в тех случаях, когда только по конверту
можно определить адрес отправителя, время
отправки и дату получения документов.
Не вскрываются и передаются по назначению
документы с пометкой «лично» и в
адрес общественных организаций. Все подлежащие
исполнению документы регистрируются
и затем передаются в соответствии с предварительным
распределением либо руководителю, либо
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям).
       -исходящие. Работа
с исходящими документами начинается
с подготовки ответственным исполнителем
проекта текста документа, который затем
согласовывается с заинтересованными
должностными лицами и дорабатывается
по их замечаниям. Окончательный вариант
документа после распечатки подписывается
руководителем, регистрируется и отправляется
адресату. Заверенная копия исходящего
документа подшивается в дело .
       -внутренние.
Внутренние документы организации создаются
по той же схеме, что и исходящие: составляется
проект текста документа, проводится его
согласование с заинтересованными должностными
лицами и доработка по замечаниям; распечатывается
окончательный вариант документа и подписывается
руководителем. После регистрации документ
размножается в нужном количестве экземпляров
(по числу исполнителей). Копии документа
заверяются и передаются на исполнение
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям). Оригинал документа подшивается
в дело. Документы каждого из этих типов
могут быть достаточны разнообразны:
письма, распоряжения, циркулярные
указания .
  Основное
свойство документов — наличие реквизитов.
       Реквизит
состоит из реквизита-признака, характеризующего
качественные свойства описываемого объекта
(наименование, время действия и т. д.),
и реквизита-основания, дающего количественную
характеристику этому объекту. Совокупность
логически связанных реквизитов-признаков
и реквизитов-оснований, имеющая экономический
смысл, образует показатель. На основе
показателей строятся документы, которые
могут включать в себя один или несколько
из реквизитов, показателей и документов,
характеризующих какой-либо объект, называемый
информационной совокупностью.
      Документы,
проходящие через канцелярию, обладают
уникальным регистрационным номером.
Для входящих документов используется
однозначная   их нумерация по исходящим
номерам: контрагент, номер исходящего
у контрагента, дата выпуска документа.
Все уникальные номера должны проставляться
системой автоматически.
      Реквизиты
документов у каждого заказчика свои,
характерные только для него.
В то же время можно выделить
общую часть реквизитов,
которые встречаются практически у всех
партнеров. К общим можно отнести: регистрационный
номер документа — однозначно позволяет
сослаться на документ, прошедший
через канцелярию. Структура регистрационного
номера определяется в каждой организации
самостоятельно. Источник документа (контрагент)
— указывает на источник получения
документа. Для входящих документов
это сторонняя организация,
для внутренних и исходящих документов
это или подразделение или конкретное
лицо из руководства предприятия. Ответственный
исполнитель документа — указывает
сотрудника, которому поручено исполнение
данного документа или который разработал
документ (для исходящих и внутренних).
Исполнитель документа всегда
только один.
       Организация
работы с документами закреплена
в различных ГОСТах, разработана
государственной системой документационного
обеспечения управления. Документационное
обеспечение управления в организациях,
учреждениях и на предприятиях осуществляется
специальной службой, действующей на правах
самостоятельного структурного подразделения,
подчиненного непосредственно руководителю
организации .
       Любой
документ вне зависимости от его
структуры или содержания проходит
ряд стадий, которые в целом
называются «жизненным циклом документа».
Жизненный цикл документа — период времени
от момента формирования до момента передачи
в архив (на хранение) или уничтожения. Стадия
разработки документа включает в себя:
       На
стадии разработки документ считается
неопубликованным и права на документ
определяются правами доступа конкретного
пользователя. Стадия опубликованного
документа включает в себя стадии:
       1)активный
(интенсивный) доступ;
       2)активное
хранение документа. Все сроки, которые
необходимо хранить тот или иной документ,
определяет комиссия экспертов в процессе
проведения экспертизы. Они бывают постоянные
и временные.
На постоянные сроки следует определить
те виды бумаг, которые считаются ценными
практически и содержат исторически важную
информацию. Прежде всего, к данному виду
бумаг следует отнести отчеты финансового
отдела предприятия. Так же сюда включаются
бумаги, которые говорят о создании предприятия,
о его деятельности, процессах делопроизводства.
Остальные бумаги следует хранить только
временно. Здесь так же есть деление на
долгосрочное хранение и краткосрочное.
К первому виду относятся все бумаги, которые
хранятся больше чем десять лет, с момента
исполнения документа. К краткосрочным
относят документы, имеющие сроки хранения
меньше чем десять лет.
Практически все документа с отдела кадров
определяются как долгосрочные, то есть
они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего
периода. 3)уничтожение документа. По истечении
времени некоторые архивные документы
теряют свою ценность для предприятия,
однако продолжают оставаться источником
информации для конкурентов. Таким образом,
для исключения возможности использования
устаревших сведений в каких-либо целях
происходит уничтожение документов.
       Права
на опубликованный документ – право на
чтение. Кроме него могут существовать
права на перевод опубликованного документа
в стадию разработки.

       Основным
принципом документооборота является
отсутствие локальных архивов документов.
Любой входящий документ, не попавший
в общий архив документов, является потенциальным
клиентом на неисполнение.
       Основным
инструментом работы с документом является
автоматизация рабочего места, по возможности,
объединение в локальные сети.
Это позволяет централизованно
отслеживать ход дела.
       Основным
местом хранения документов является
канцелярия. Основная задача канцелярии
– обеспечение движения входящих
документов.
       Выделяют
следующие этапы прохождения
документов:
       —
контроль исполнения, систематизация,
формирование, составление описи,
передача в архив.
       Прием
поступающих в организацию документов
осуществляется сотрудниками службы документационного
обеспечения управления (ДОУ) . Сообщения, поступающие
по электронной почте, могут приниматься
децентрализовано: как службой ДОУ, так
и секретарем, секретарем-референтом,
ответственным за делопроизводство структурного
подразделения. При этом вся корреспонденция,
поступающая в организацию, в том числе
заказная и конфиденциальная, должна проходить
экспедиционную обработку.
       При
поступлении документов, прежде всего,
проверяется правильность их доставки
и целостность упаковки:
       При
получении сообщения проверяется
количество полученных страниц и
их читаемость. О неполном получении
сообщения или плохом качестве отдельных
страниц сообщается отправителю.

3. Организация документооборота
реферат — Понятие и принципы организации документооборот .
Реферат — Организация документооборота в организации
Организация документооборота (5) — Реферат
Понятие и принципы организации документооборота
Сочинение Один День Из Жизни Ремесленника
Контрольная Работа Номер 5 Никольский
Курсовые Работы По Предмету Проектирование Цифровых Устройств
Пример Отзыва Научного Руководителя На Диссертацию
Написать Эссе На Тему Направленность Моей Личности

Принципы организации системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении проектной документации Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Электронный документооборот технической документации

УДК 004.9

Принципы организации системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении проектной документации

И. С. Горшков, И. В. Ильюшко

Кафедра «Автоматика и телемеханика на железных дорогах»

Аннотация. Рассмотрены процедуры согласования проектной документации между ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс». Предложены методы оптимизации процедуры согласования проектной документации с использованием систем электронного документооборота на базе электронной цифровой подписи. Рассмотрен вопрос о практическом применении предложенного метода.

Ключевые слова: электронный документооборот; электронная цифровая подпись; согласование проектной документации; ОАО «Ленгипротранс»; ОАО РЖД.

1 Введение

В любой организации процесс деятельности отражен в большом количестве документации (технической, юридической, финансовой, кадровой и др.). В настоящее время во многих компаниях используются системы документооборота.

В данной статье особое внимание будет уделено системам документооборота в компании ОАО РЖД и в проектных институтах. Рассмотрены процессы согласования технической документации на примере схематического плана станции, а также сформулированы предложения по ускорению процесса согласования технической документации и произведена оценка перспектив предлагаемой системы.

Очень часто вместо понятия «безбумажная технология» документооборота в ОАО РЖД используется понятие «электронной технологии» документооборота, которая, по заверению многих руководителей, широко применяется во всех подразделениях ОАО РЖД. Однако по-прежнему руководители различных уровней имеют дело с огромным количеством бумажной документации. Из сказанного следует, что вместо эффективной безбумажной технологии ведения технической документации в компании преобладает

смешанная электронно-бумажная технология. Мнение о том, что без бумажного экземпляра не обойтись, несостоятельно при современном уровне развития электронных устройств.

2 Процедуры согласования и утверждения проектной документации в ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс»

Любой документ перед тем, как он будет приведен в исполнение, проходит определенные ступени его согласования с руководителями подразделений ОАО РЖД.

Так, к примеру, в проектном институте ОАО «Ленгипротранс» процедура согласования технической документации проходит следующие этапы (рис. 1).

После создания документа группой проектировщиков и проверки его руководителем группы, он (документ) должен быть согласован с главным специалистом (ГС), главным инженером проекта (ГИП), пройти нормоконтроль и попасть на подпись начальнику отдела. В случае со схематическим планом станции добавляется дополнительная цепочка из главного специалиста технического отдела (ТО) и начальника отдела узлов и станций (ОУС). Далее схема проходит цепочку согласования в ОАО РЖД и утверждается главным ревизором железной дороги (НГ).

Рассмотрим процедуру согласования технической документации во внутренней структуре РЖД. Подробная схема представлена на рис. 2.

После внесения изменений в схему инженером группы технической документации (ШЧИ) и проверки ее главным инженером дистанции СЦБ (ШЧГ) схема должна быть согласована с начальником станции (ДС), начальниками дистанций СЦБ (ШЧ), ди-

Электронный документооборот технической документации

станции пути (ПЧ). В случае, если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника дистанции электроснабжения (ЭЧ). Затем документ отправляется на согласование руководителю центра по работе со станциями (ДЦС), заместителю главного ревизора железной дороги по региону (ЗамРБ) и заместителю главного инженера железной дороги по региону (ЗамНГ). Далее схематический план станции должен быть согласован с начальниками службы пути (П), службы СЦБ (Ш), руководителем дирекции управления движением (Д). Перед тем как документ будет подписан начальни-

ком Службы автоматики и телемеханики, он должен быть согласован с начальником дорожной лаборатории СЦБ (ШЛИ) и с начальником технического отдела службы Ш (ШЦ). Если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника службы электроснабжения (Э). После этого на схеме должен поставить свою подпись заместитель начальника дорожной дирекции инфраструктуры по техническим вопросам (ДИЗТех) и главный ревизор железной дороги (РБ). Наконец, схематический план должен утвердить главный ревизор железной дороги (НГ).

Рис. 1 Процедура согласования технической документации в ОАО «Ленгипротранс»

Рис. 2 Процедура согласования технической документации во внутренней структуре РЖД

Электронный документооборот технической документации

Это довольно длительный процесс при использовании бумажной системы документооборота, который может продолжаться несколько месяцев с момента создания проектной документации. И причин тому много. Это и длительное ожидание при подписании командировочных документов, потеря документа, длительное время нахождения командировочного сотрудника в пути и др.

3 Методы оптимизации процедуры

согласования и утверждения проектной документации с использованием электронной цифровой подписи

Для упрощения процедуры согласования предлагается использовать электронный документооборот, при котором будет полностью обеспечена технология процесса. Главной особенностью систем электронного документооборота является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), с помощью которой можно организовать процесс утверждения проектной документации.

Действующий федеральный закон об ЭЦП [1], вступивший в силу с 01.07.2013 г., определяет электронную подпись как «информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» [1]. Федеральный закон различает несколько видов электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Введем понятие корпоративной электронной подписи и корпоративной информационной системы. Корпоративная электронная подпись — это электронная подпись, которая применяется только в системе документооборота некоторой организации. В корпоративной информационной системе участники электронного взаимодействия — это определенный круг лиц. Из федерального закона об ЭЦП [1] следует, что в тех случаях, когда корпоративные информационные системы не взаимодействуют с государственными системами общего пользования, большинство решений, касающихся процес-

са функционирования таких систем оставляется на усмотрение их участников. Таким образом, использование ЭЦП внутри организации регулируется внутренними нормативными документами.

Федеральный закон об ЭЦП [1] наделяет документ, подписанный при помощи ЭЦП, юридической силой, а именно «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» [1].

Принцип действия ЭЦП основывается на алгоритмах асимметричной криптографии. При этом используется два разных ключа одинаковой длины: секретный и открытый (ключевая пара). Если информацию подписать при помощи одного из ключей (секретного), то проверить имеющуюся подпись можно будет только с помощью другого (открытого) ключа [2].

На самом деле, шифруется не весь документ целиком, а только результат, полученный после применения к данному документу хэш-функции. Хэш-функция — это процедура обработки сообщения, в результате действия которой формируется строка символов фиксированной длины. Малейшие изменения в тексте сообщения приводят к изменению вычисленного значения функции. Таким образом, любые искажения содержимого документа приведут к изменению результата хэш-функции, который и есть электронная подпись.

При проверке ЭЦП получателем сообщения сначала вычисляется хэш-функция полученного документа, затем расшифровывается электронная подпись с помощью открытого ключа лица, подписавшего документ. Полученные результаты сравниваются. Если значения хэш-функций совпадают, то подпись считается верной, в противном случае полагают, что при подписании или передаче документа произошла ошибка. На рис. 3 представлена схема процедуры подписания и проверки подписанного документа.

Электронный документооборот технической документации

Для внедрения системы электронного документооборота предлагается выполнить следующее.

1. Представить для утверждения и согласования в проектные институты и ОАО РЖД документацию по разработке и внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

2. Совместно с проектными институтами подготовить развернутый план мероприятий

по внедрению системы электронного документооборота.

3. Подготовить предложения по размещению технических средств для внедрения СЭД.

4. Подготовить проект приказа об опытной эксплуатации системы электронного документооборота, назначить ответственных лиц в проектных институтах и в системе ОАО РЖД.

Рис. 3 Процедуры подписания и проверки подписи электронного документа

4 Практическая реализация предложенного метода

Сегодня силами НТЦ САПР ведутся работы по внедрению корпоративной ЭЦП на базе электротехнического отдела (ЭТО) Лен-гипротранса (ЛГТ) для согласования, утверждения и контроля потоков технической документации по проектам ЖАТ, которые выполняются ЭТО на базе АРМ-ПТД. Разрабатываются и устанавливаются на компьютеры всех пользователей программные модули СЭД (ПМ СЭД), представленные на рис. 4.

Совокупность предложенных модулей позволяет по каждому проекту вести его

«историю» (систему мониторинга выполнения проекта) в привязке к хронологии применения ЭЦП (факт подписания, дата, ФИО, факсимиле). На рис. 5 представлена часть рабочего экрана системы мониторинга выполнения проекта.

В системе соблюдается существующая технология разработки, согласования, утверждения и внесения изменений, представленная выше (см. рис. 1, 2).

На основе внедряемой корпоративной ЭЦП планируется создание АРМ-ЭЦП (автоматизированного рабочего места) для упрощения процесса документооборота и уменьшения стоимости затрат на проектирование

Электронный документооборот технической документации

объектов железнодорожной отрасли и инфраструктуры в целом. Существенная экономия времени может быть достигнута за счет того, что не требуется физическое согласование технической документации и при-

менение ЭЦП как средства виртуальной верификации, имеющей равноценную юридическую силу. Планируется, что пользователями АРМ-ЭЦП будут не только разработчики и руководители групп.

я <=!

Журнал согласований

Текущий статус пр о екта и каждого документа.

Пр осмотр истории изменений.

Контроль сроков согласования. Удостоверяющий центр

Архив

документов

Архив вьтолненных проектов. Архив истории изменений проектов. Просмотр документации.

Доступ к журналу согласований.

Сервер СЗД

Хранилище ЭЦП

• Хранение р е естра ЭЦП.

• Проверкавремени действия подписи.

• Архив недействительных ЭЦП.

П остров кие отчетов

Проекты по отделам. ГИПам. группам.

Загрузка отделов и групп. Состояние выполняемых проектов.

Коимль администратора

ФФ

Система

уведомлений

Настр ойка прав доступа пользователей. —

Выдача ключей ЭЦП.

Сдача проектов.

Вьшопнение ПНР. *

Получение документа на подпись. Возврат документа на доработку.

‘”ч- календарь событий

Сдача проектов. Вьшопнение ПНР. Завершение этапов проектирования.

Рис. 4 Внедряемые программные модули системы электронного документооборота

План реализации

Начало Конец

Разработка

1, Схематический план станции

01. 08.03,13

сигналов и маршрутов 3 4

3. Двухниточный план станции

4. Кабельная сеть

Рис. 5 Система мониторинга выполнения проекта

5 Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что во многих государственных организациях России ЭЦП используется более широко, чем в системе ОАО РЖД и ОАО «Ленгипро-транс», например, в банковских и финансо-

во-кредитных учреждениях, в ФНСТ РФ (Федеральная налоговая служба по тарифам). ЭЦП используется также для сдачи налоговой отчетности, сдачи отчетности в ПФР (Пенсионный фонд России) и ФСС (Фонд социального страхования), участия в электронных торгах и с недавнего времени в но-

Электронный документооборот технической документации

тариате. В связи с положительным опытом использования ЭЦП в российских учреждениях предлагается полноценное внедрение ЭЦП в процедуру разработки и согласования технической документации между ОАО «Лен-гипротранс» и ОАО РЖД. Первые шаги на пути решения этой трудоемкой задачи уже сделаны НТЦ САПР ПГУПС. Основными критериями достижения успеха должны стать:

■ сокращение затрат времени сотрудников проектной организации на выполнение рутинных операций;

■ сокращение затрат на командировочные расходы при проведении пусконаладочных работ;

■ сокращение времени на поиск необходимой информации;

■ сокращение времени на повторное утверждение документов;

■ сокращение времени на получение информации о стадии проектирования и содержания проекта;

■ снижение доли бумажных документов.

Однако следует заметить, что достижение ожидаемых результатов в процессе внедрения электронного документооборота в системе ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс» без полной поддержки руководства обеих сторон будет невозможным.

Библиографический список

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Фергюсон, Н. Практическая криптография / Н. Фергюсон, Б. Шнайер. — Москва : Вильямс, 2005. — 424 с. — ISBN 5-8459-0733-0.

3. Протокол № 1 от 05.12.2013 г. заседания Научно-технического совета по теме «Электронно-цифровая подпись для согласования технической документации при проектировании (АРМ ЭЦП)» в ОАО «Ленгипротранс».

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ «Жилищный стандарт»

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации

С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

Понятие документооборота и делопроизводства

Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

Цифровизация документооборота управляющей организации

Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

https://pavelkuznetzov.ru/

СТАНДАРТИЗАЦИЯ МЕДИЦИНСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ | Мелентьев

СТАНДАРТИЗАЦИЯ МЕДИЦИНСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ

Аннотация

В представленной статье рассматриваются вопросы, связанные с общими понятиями и основами функционирования документооборота в границах произвольного экономического объекта (предприятия, учреждения, организации). Приводится гостированное определение документооборота, классификация видов документационных потоков. Рассмотрены основные принципы построения документооборота, следование которым позволяет сформировать оптимальную структуру документопотока и характер движения документов; взаимосвязь внешних и внутренних воздействий. Далее рассматриваются основные элементы медицинского документооборота; указываются основные проблемы медицинского документооборота, являющиеся, кроме того, основными факторами, отличающими медицинский документооборот от документооборота производственных предприятий или других экономических объектов. Из рассмотрения данных проблем делается вывод о первоначальном этапе их решения — стандартизации медицинского документооборота, являющемся, кроме того, первым этапом построения единого информационного пространства медицинской отрасли.

DOI: http://dx.doi.org/10.12731/2218-7405-2013-4-3

Ключевые слова

документы, документооборот, документопоток, медицина, медицинский документооборот, принципы построения, проблемы медицинского документооборота

Литература

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Н.М. Лаврентьева. Документирование управленческой деятельности. Владивосток, Издательство ТГЭУ, 2004.

Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения: приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980: № 1030. б. и. — http://zakon.forens-med.ru/doc/mz/3_3_93.html

Типовая инструкция к заполнению форм первичной медицинской документации лечебно-профилактических учреждений: утв. Минздравом СССР 20 июня 1983: № 27-14/70-83. http://www.worklib.ru/laws/ml03/pages/10008666.php

О порядке оказания первичной медико-санитарной помощи гражданам, имеющим право на получение набора социальных услуг: приказ Минздравсоцразвития РФ от 22 ноября 2004: № 255. http://www.sartfoms.ru/llo/255.htm

О внесении дополнений в приказ министра России от 23 августа 1999 г. № 328 «О рациональном назначении лекарственных средств, правилах выписывания рецептов на них и порядке отпуска аптечными учреждениями (организациями)»: приказ Минздравсоцразвития РФ от 22 ноября 2004 г. № 257. http://www.rg.ru/2004/12/03/minzdrav-doc.html

Проблемы информационной безопасности в медицинских информационных системах. http://dimryb.narod.ru/stat.html

7 лучших принципов управления документами для пользователей интрасети

Если вам интересно, как управлять важными документами, не ищите ничего, кроме системы управления документами (DMS) вашей интрасети, которая помогает вашим сотрудникам обмениваться, создавать, хранить и архивировать важные для вашего бизнеса файлы.

Следующие 7 принципов управления документами могут помочь пользователям максимизировать эффективность такой системы на цифровом рабочем месте, и хорошее их понимание важно для использования всех возможностей системы.

7 лучших практик использования вашей системы управления документами

1) Интернет-контент

При создании веб-контента, такого как списки и страницы, используйте для этого функцию веб-списков в системе управления контентом вашей интрасети, а не документы MS Word или MS Excel. Это гарантирует, что контентом могут легко делиться и редактировать несколько пользователей, а также упрощает доступ. Также отсутствует риск получения нескольких копий одного и того же бизнес-документа, и можно установить разрешения, чтобы ограничить круг лиц, которые могут и не могут обновлять контент.

2) Соглашения об именах файлов

При создании новых документов или папок всегда используйте соглашение об именах файлов, обеспечивающее удобство поиска содержимого. Например, вместо того, чтобы просто давать каждому документу номер или общее название и дату, назовите его чем-то, что находит отклик у всех, кто имеет доступ к системе. Это значительно упрощает пользователям сканирование в поисках нужной информации и поиск похожих документов, которые могут представлять интерес.

3) Версии

Вместо того, чтобы создавать несколько копий документа каждый раз при его редактировании, сэкономьте время, используя функцию контроля версий программного обеспечения для управления документами.Эта функция позволяет вам создавать разные версии одного и того же документа, сохраняя при необходимости предыдущие версии для справки. Это исключает создание нескольких копий существующих документов и быстро решает проблему доступа пользователей к неправильной версии. Он также создает контрольный журнал для каждой версии документа, чтобы группы могли видеть, что и когда было изменено.

4) Совместное использование и права доступа

При создании нового документа вы можете ограничить круг лиц, которые его увидят, до тех пор, пока он не будет готов для более широкого распространения.DMS позволяет вам установить права доступа, которые определяют, кто может и не может просматривать документ. Вы также можете решить, кто может просто просматривать документ, а кто редактировать его.

Эта полезная функция дает вам контроль над тем, кто имеет доступ к вашим документам, и устраняет путаницу при редактировании и исправлении.

5) Заезд, выезд

Еще одна полезная функция программного обеспечения для управления документами в интранете — это «регистрация, выписка». Эта функция позволяет одному человеку «извлекать» документ, чтобы работать с ним без риска, что другие редактируют его одновременно.После внесения изменений вы просто «возвращаете» файл, чтобы другие могли получить к нему доступ для редактирования. Пока документ извлечен, пользователи все еще могут его читать.

6) Совместное редактирование

Некоторые документы требуют одновременной работы с ними нескольких пользователей, например, при создании протоколов собраний. Обычный способ создания такого документа состоит в том, что один человек начинает процесс, а затем сопоставляет вклад всех остальных в определенной команде. Это может занять очень много времени и часто приводит к пинг-понгу по электронной почте!

Интранет-система совместного редактирования позволяет сделать этот бизнес-процесс намного проще и быстрее, поскольку каждый, кто участвует в создании документа, может работать над ним одновременно.

7) Шаблоны

Программные системы

Intranet также позволяют создавать шаблоны, которые можно использовать для создания документов, которые регулярно выпускаются в одном и том же формате. Это экономит время пользователей и избавляет от необходимости повторно загружать и перезаписывать существующие документы для использования того же формата. Если в будущем формат документа будет немного изменен, вы просто измените шаблон, и все пользователи смогут получить доступ к обновленной версии.

Заключение

Эти базовые принципы необходимы пользователям интрасети, чтобы они могли извлечь максимальную пользу из системы управления документами.Как только эти базовые основы будут поняты, можно будет изучить более продвинутые функции интрасети и использовать систему в полной мере.

(PDF) Концепции и принципы управления электронными записями, или теория управления документами — это архивная дипломатия

записей; и 4. Рамки для разработки стратегий, политики и стандартов. Сайт проекта

, как уже упоминалось, www.interpares.org/. Группа из

исследователей работает с помощью целевых групп, состав которых охватывает различные группы

и основан на конкретной компетенции в предметной области и различных дисциплинах

. Таким образом, например, люди, составляющие целевую группу по типологии, имеют

глубокого понимания типов записей, но с разных точек зрения архивоведения,

дипломатии, закона о доказательствах, истории, компьютерной инженерии и информатики.

21. Экзон, М., «Стратегии долгосрочного хранения», пара. 5, доступно по адресу: www.nla.gov.au/3/

npo / conf / npo95me.html

22. Acland, G., «Архивист-хранитель, гробовщик или аудитор?», Archives & Manuscripts, Vol. . 19

№ 1, 1991, стр. 9-15; Бирман Д., «Необоснованный бастион: архивы как хранилище в электронную эпоху

–

», Технический отчет, № 13, Архивы и музейная информатика, Торонто, 1991;

Тибодо К., «Быть или не быть? Архивы для электронных записей », Технический отчет.13,

Архивы и музейная информатика, Торонто, 1991; Доллар, К., Теория архивов и

Информационные технологии: влияние информационных технологий на принципы архивирования

и практики, информация и документация, серия 1, в Буччи, О. (ред.), Университет

` di

Мачерата , Мачерата, 1992; Апвард, Ф., «Институционализация архивного документа: около

теоретических взглядов на проблему Терри Иствуда», в McKemmish, S. и

Upward, F.(Ред.), Архивные документы: обеспечение отчетности через ведение документации,

Ancora Press, Clayton, 1993; Кук, Т., «Электронные записи, бумажные умы: революция в управлении информацией и архивами

в пост-тюремную и постмодернистскую эпоху»,

Архивы и рукописи, Vol. 22 No. 2, 1994, pp. 300-29; Upward, F. и McKemmish, S.,

«Где-то вне заключения», Archives & Manuscripts, Vol. 22 № 1, 1994, стр. 136-49;

Duranti, L., «Архивы как место», Архивы и рукописи, Vol. 24 No. 2, 1996, pp. 242-55;

Иствуд, Т., «Должны ли создавающие агентства хранить электронные записи бесконечно?», Archives

& Manuscripts, Vol. 24, 1996, стр. 256–67; Апвард, Ф., «Структурирование континуума документации

Часть первая: принципы и свойства пост-тюремного заключения», Архивы и рукописи, Vol. 24, 1996,

pp. 268–85; О’Ши, Г. и Робертс, Д., «Жизнь в цифровом мире: признание электронных

и посткустодиальных реалий», Archives & Manuscripts, Vol.24, 1996, стр. 286-311.

23. Михельсон, А. и Ротенберг, Дж., «Научные коммуникации и информационные технологии:

, исследующие влияние изменений в исследовательском процессе на архивы», Американский архивист, № 55,

1992, стр. 236- 315; Росс, С. и Хиггс, Э. (ред.), Электронные информационные ресурсы и

Историки: европейские перспективы, Max-Plank-Institut fu

¨r Geschichte и Британский

Library Board, Go

ttingen / London , 1993; Лайман, П., «Социологическая литература в возрасте

компьютеризированного текста», Американский социолог, Vol. 19, 1988, стр. 16–31; Лайман, П., «Изобретение,

, мать необходимости: архивные исследования в 2020 году», Американский архивист, Vol. 57, 1994,

pp. 114-25.

24. Совет министров Северных стран, «Проект TEAM. Для сохранения и обеспечения доступа к электронным записям

», Совет министров Северных стран, Хельсинки, 1996; Бирман, Д. и Трант, Дж., «Исследование

в отношении проверяемой специфичности», Архивы и музейная информатика, Vol.11 № 3/4, 1997,

pp. 309–21; Хорсман П., «Цифровое долголетие: политика в отношении электронных записей в Нидерландах

», Архивы и музейная информатика, Vol. 11 № 3/4, 1997, стр. 235-40;

Москато Л., «Австралийские подходы к разработке политики и связанные с этим вопросы исследований»,

Архивы и музейная информатика, Том. 11 № 3/4, 1997, стр. 241-50; О’Ши, Г., «Исследование

вопросов австралийских подходов к разработке политики», Архивы и музейная информатика,

Vol.11 № 3/4, 1997, стр. 251-7; Лонг, Г., «Разработка основ политики. Комментарий »,

Архивно-музейная информатика, Том. 11 № 3/4, 1997, стр. 259-60.

25. Маккарн Д. и Шепард Т., «Универсальный формат сохранения», проект документа, исправленный

29 декабря 1998 г., стр. 24.

RMJ

20,1

Загружено из Northumbria University в 09:20 25 февраля 2015 г. (PT)

Принципы управления документами

Home
Принципы документооборота

Тип фильтра: За все время Последние 24 часа Прошлая неделя Прошлый месяц

Результаты листинга Принципы управления документами

Основные принципы управления документами EFileCabinet

6 часов назад В статье под названием «Принципы управления документами » рассматриваются не только основные цели управления документами и то, что управление документами Программное обеспечение (DMS) может помочь организации, но также позволяет взглянуть на то, как могла бы выглядеть современная компания, если бы она не соблюдала принципы управления документами .Наконец, в статье указано

Расчетное время чтения: 5 минут

7 часов назад Принципы контроля документов Выход из контроля Синдромные организации ежедневно создают документов . Они используются для передачи новых идей, направления, инструкций, описания процессов, определения спецификаций и служат множеству других целей.

Только сейчас Управление документами — все для делать с передачей информации между соответствующими сторонами. #QHelp Управление документами и ISO 9001 Любая организация, желающая достичь соответствия стандарту ISO 9001: 2008, должна подготовить определенные документы , включая руководство по качеству, политику качества и шесть указанных задокументированных процедур [1].Из

9 часов назад Управление документами 4 аппаратного и программного обеспечения: документов — месяцев или спустя годы после создания — может Что нужно? 5 Документ Решения для захвата 6 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ Управление документами Решения 7 eDM и стратегия электронного обнаружения 8 cDW: Document Management Партнер, который получает ИТ Оглавление Принципы.. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ..

1 час назад Контроль документов — это процесс, используемый для ведения документов , что контролирует дизайн, работу, обслуживание и конфигурацию сайта. Управление записями — это процесс предоставления доказательств этой деятельности.

1 час назад После того, как я написал о системе электронного управления документами , (EDMS), я увлекся темой документации, и в частности, концепцией «управление документами ».. Прежде всего, контроль документов является центральным практически для каждой организации и существует уже некоторое время. Фактически, некоторые из самых ранних примеров письма носят административный характер, и…

2 часа назад Цель Document Control — помочь бизнесу документировать те элементы, которые критически важны для его собственной функциональности.Эти документы должны согласовываться со стратегией и помогать бизнесу согласованно выполнять требования. Насколько или насколько мало вы контролируете эти документы — это решение, принимаемое каждой компанией.

6 часов назад Добавить версию control table в начало документ , в котором указана версия, автор, краткое изложение изменений в этой итерации документа и дата.Вот как будет выглядеть эта таблица: версии 0,1, 0,2 и т. Д. До тех пор, пока не будет утвержден документ . Затем она становится версией 1.0.

1 час назад Целью этого документа является определение принципов ИТ-архитектуры , охватывающих пять областей, Бизнес, данные, приложения, технологии и безопасность.Этот документ содержит основной список архитектурных принципов . Принципы архитектуры ИТ отражают стратегию корпоративной архитектуры высокого уровня и направляют ее

6 часов назад Контроль документов — «Мозги» • Если корректирующие действия являются сердцем системы соответствия, тогда система контроля документов — «мозги» • Хранит всю информацию записей процессов • Устанавливает основу для соответствия; как мы ведем себя, действуем, обеспечиваем соблюдение и регулируем • Хорошая система контроля документов будет:

2 часа назад Document Control Definition. Управление документами — это профессия по управлению документами , целью которой является обеспечение контролируемых процессов и практик для создания, проверки, изменения, выпуска, распространения и доступности документов . Эта роль гарантирует, что документация, доступная в официальных пунктах использования внутри организации, заслуживает доверия

3 часа назад Внедрение передовой системы для управления документами , которая обеспечивает полный аудит документов от создания до архивирования, является важной функцией управления проектом .Основа для хорошего качества control от Document Management team — это…

8 часов назад Контроль документов — это функция или отдел, отслеживающий всю документацию, спецификации и процессы. Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что каждый использует правильные и самые актуальные процессы и спецификации.Функция управления документами отвечает за управление потоком и хранением документов в организации через различные

Just Now Governance Документ означает документ , в котором излагаются недискретные руководящие принципы и намерения, чтобы руководить университетской практикой.DocumentsGovernance — это формальное заявление о намерениях, которое предписывает принципов или стандартов, применимых к управлению или деятельности университета или

7 часов назад • Качество Менеджмент System @ RSC сертифицирован по ISO 9001: 2008. — Контроль документов / Запись Контроль — Процесс Контроль через рабочий процесс — Внутренний аудит процессов — Дисциплинированный подход 8D к устранению первопричин проблем • Управление в реальном времени.Сбор данных и отслеживаемость • Контроль Планы

7 часов назад Отдельно от ведения учета и управления документами , Управление документами охватывает весь жизненный цикл критически важных для бизнеса документов . В новом справочнике SA / SNZ HB 168: 2017, Document Control приведены рекомендации по процессам и системам для реализации эффективной программы Document Control .

2 часа назад Применение принципов бережливого производства к документу Система требует методического устранения отходов . Каждый документ является продуктом бизнес-процесса. Отходы должны быть найдены и удалены из этого процесса. Однако документ несет в себе артефакты этих отходов.Избыточность и расточительство часто путают и оправдывают соответствием

2 часа назад Управление документами Project ( «doc-man») определяется практиками и процедурами, используемыми для создания, распространения и хранения различных типов проектной документации.На глобальном уровне методы управления документами предназначены для достижения следующих целей и задач: Обеспечить механизм для создания документа и управления без добавления

8 часов назад Принципы бизнеса документ производство и информация менеджмент : эссе.Существует девять основных типов бизнеса , документ , который может производиться внутри организации. Это деловые письма, электронные письма, отчеты, списки, инструкции, информационные бюллетени, протоколы встреч, рекламные объявления и цифровая информация.

5 часов назад Ключевые принципы CM гарантируют, что все компоненты системы могут быть однозначно идентифицированы, управляться, и что любая предыдущая версия системы может быть легко воспроизведена.Этот Конфигурация Управление План документ под управляемым контролем находится на усмотрении владельца документа .

6 часов назад Управление 8. Документ и контент Управление 9. Метаданные Управление 10. Качество данных Управление Бухгалтеры могут играть ключевую роль в обеспечении управления данными, и обеспечение его соответствия общим процессам корпоративного управления организации.Принципы управления данными включают: 1. Целостность 2. Прозрачность 3. Возможность аудита 4.

6 часов назад. Пока вы рассматриваете эти 8 ключевых принципов , у вас все будет в порядке. Красота этих 8 принципов заключается в том, что они верны и полезны независимо от того, являются ли ваши записи физическими или цифровыми.Они применяются во всех сферах ведения документации менеджмент и архивирование документа . ПОДОТЧЕТНОСТЬ: Не упускайте из виду важность учета управления .

6 часов назад Система управления документами (DMS) — это система, используемая для получения, отслеживания, управления и хранения документы и уменьшить бумагу.Большинство из них способны вести учет различных версий, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории). В случае управления цифровыми документами такие системы основаны на компьютерных программах. Этот термин имеет некоторые…

1 часов назад Соответствующая программа управления записями программа необходима организациям для проактивного и упреждающего действия управлять всеми данными, медиа и информацией.По мере того, как количество законов и суровость наказаний, регулирующих управление записями , продолжает расти, становится еще более важным то, что организации следуют передовой практике для надлежащего управления записями .

1 час назад Система управления документами Система .Электронная система управления документами Crossrail (EDMS) была безопасной средой данных, созданной для обработки огромного количества информации, генерируемой Crossrail. Вышеописанные принципы уступили место четырем основным обязательствам группы соответствия:

175 КОНТРОЛЬ ДВИЖЕНИЕ 8 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СТРОИТЕЛЬСТВО ТРАМАВА ПРИЛОЖЕНИЕ A — ЗНАКИ ТРАМВАЯ ДЛЯ ВОДИТЕЛЕЙ ТРАМАВА Принципы трамвая и руководство ПРЕДИСЛОВИЕ Как и все руководства, этот документ предназначен для предоставления рекомендаций, а не для установления абсолютного стандарта.В этой публикации указано, какие конкретные аспекты трамвайных путей необходимо учитывать, особенно их

9 часов назад Раздел 4: Принципы Бизнес Документ Производство и информация Менеджмент 1 Поймите, как подготовить бизнес документы 1.1: Опишите различные типы бизнеса документов , которые могут быть созданы, и формат, который необходимо соблюдать для каждого Там много разных типов бизнеса. документы , которые используются часто, и каждый из них имеет…

1 час назад Этот документ имеет два различных использования.Глава, охватывающая принципы , предназначена для использования на всех уровнях управления и лицами, ответственными за компьютерную безопасность на уровне системы и уровне организации. Принципы предназначены в качестве руководства при создании политики программы или пересмотре существующей политики.

7 часов назад Архитектура Принципы можно разделить на: Принципы , которые управляют процессом архитектуры, влияя на разработка, сопровождение и использование архитектуры предприятия. Принципы , которые управляют реализацией архитектуры, устанавливают первые принципы и соответствующие руководства для проектирования и разработки информационных систем

9 часов назад Десять руководящих принципов изменений менеджмент Успех крупномасштабной трансформации требует большего, чем просто лучшие стратегические и тактические планы, традиционная ориентация руководителей высшего звена и их советников.Это также требует глубокого понимания человеческой стороны — культуры, ценностей, людей и поведения компании

1 час назад Принципы профилактики и борьбы с инфекционными заболеваниями. Источник инфекции Возбудитель или способы передачи Восприимчивое население. Профилактические и контрольные мероприятий.Там, где возбудители обычно живут и размножаются, они обычно состоят из больных и носителей данного заболевания. Источники или резервуары инфекции. 1.

7 часов назад Принципы — это способы успешно справляться с реальностью, чтобы получить от жизни то, что вы хотите. Рэй Далио, один из самых успешных инвесторов и предпринимателей в мире, разделяет нетрадиционные принципы , которые помогли ему добиться уникальных результатов в жизни и бизнесе, и которые может принять любой человек или организация для лучшего достижения своих целей

Just Now Data и исследования руководств по испытаниям, включая химические испытания и оценку, химическую безопасность, благополучие животных, эндокринные нарушения, надлежащую лабораторную практику (GLP), Взаимное признание данных (MAD).Этот документ OECD Advisory Document on Good Laboratory Practice (GLP) Data Integrity предоставляет руководство для испытательных центров или испытательных центров, которые проводят исследования GLP, и направлен на продвижение…

Все контролируемые документы, выдаваемые представителем управления по контролю за документами, должны регистрироваться в главном журнале.Управление по контролю документации должно уведомить затронутый персонал, чтобы убедиться, что он осведомлен о новом или пересмотренном документе, и выдать контролируемые копии этих документов соответствующему персоналу.

Остальные удаляют их немедленно. Политики управления документами, помимо предоставления централизованного места для хранения, защиты и доступа к документам, также инициируют организационные требования о том, как файлы должны создаваться, совместно использоваться, копироваться, печататься, распространяться, редактироваться, форматироваться и т. Д.

В новом справочнике SA / SNZ HB 168: 2017 «Управление документами» представлены рекомендации по процессам и системам для реализации эффективной программы управления документами. Исторически сложилось так, что контроль документов часто рассматривался как громоздкое, отнимающее много времени препятствие для деловой активности из-за неэффективных процессов и систем.

Тем не менее, для регулируемых отраслей в целом и медицинского оборудования в частности преимущества бережливого производства не могут проявиться, пока система обременена очень архаичными и не бережливыми практиками.* j uQ + 5, e; w] cfs `> A4f {رپ c [q’S] f! K = ȯ8U {5> o`yxRf2Ap >> транслировать приложение / постскриптум

2016-01-08T08: 56: 18 + 01: 002016-01-08T08: 56: 18 + 01: 002016-01-08T08: 56: 18 + 01: 00Adobe Illustrator CS5xmp.iid: D0021414BDB5E119480C0617424350Bxmp.did: D0021414FB817424350Bxmp.did: D0021414BDB817424350CA021414BDB817424450CA pdfuuid: 3024a9e6-692e-4e14-aa83-a72866734467xmp.did: ebdaa189-f653-f44c-85d3-6548b531311buuid: 5D20892493BFDB11914A8590D31508C8proof: pdf
iid: ebdaa189-f653-f44c-85d3-6548b531311b2016-01-08T08: 55: 38 + 01: 00 Adobe Illustrator CC 2014 (Windows) /
сохраненоxmp.iid: D0021414BDBestive119480C0617424350B2016-01-08T08: 56: 18 + 01: 00Adobe Illustrator CS5 /
PrintFalseFalse1169.999959225.001598Миллиметры
Черный
Группа образцов по умолчанию 0
Белый CMYKPROCESS0.0000000.0000000.0000000.000000
Черный CMYKPROCESS0.0000000.0000000.000000100.000000
CMYK красныйCMYKPROCESS0.000000100.000000100.0000000.000000
Желтый CMYKCMYKPROCESS0.0000000.000000100.0000000.000000
CMYK зеленый CMYKPROCESS100.0000000.000000100.0000000.000000
Голубой CMYK CMYKPROCESS 100.0000000.0000000.0000000.000000
CMYK BlueCMYKPROCESS100.000000100.0000000.0000000.000000
CMYK MagentaCMYKPROCESS0.000000100.0000000.0000000.000000
C = 15 M = 100 Y = 90 K = 10CMYKPROCESS14.999998100.00000090.00000410.000002
C = 0 M = 90 Y = 85 K = 0CMYKPROCESS0.00000090.00000484.9999960.000000
C = 0 M = 80 Y = 95 K = 0CMYKPROCESS0.00000080.00000194.9999990.000000
C = 0 M = 50 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS0.00000050.000000100.0000000.000000
C = 0 M = 35 Y = 85 K = 0CMYKPROCESS0.00000035.00000284.9999960.000000
C = 5 M = 0 Y = 90 K = 0CMYKPROCESS5.0000010.00000090.0000040.000000
C = 20 M = 0 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS19.9999990.000000100.0000000.000000
C = 50 M = 0 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS50.0000000.000000100.0000000.000000
C = 75 M = 0 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS75.0000000.000000100.0000000.000000
C = 85 M = 10 Y = 100 K = 10CMYKPROCESS84.99999610.000002100.00000010.000002
C = 90 M = 30 Y = 95 K = 30CMYKPROCESS90.00000430.00000194.99999930.000001
C = 75 M = 0 Y = 75 K = 0CMYKPROCESS75.0000000.00000075.0000000.000000
C = 80 M = 10 Y = 45 K = 0CMYKPROCESS80.00000110.00000244.9999990.000000
C = 70 M = 15 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS 69.99999914.9999980.0000000.000000
C = 85 M = 50 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS84.99999650.0000000.0000000.000000
C = 100 M = 95 Y = 5 K = 0CMYKPROCESS100.00000094.9999995.0000010.000000
C = 100 M = 100 Y = 25 K = 25CMYKPROCESS100.000000100.00000025.00000025.000000
C = 75 M = 100 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS75.000000100.0000000.0000000.000000
C = 50 M = 100 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS50.000000100.0000000.0000000.000000
C = 35 M = 100 Y = 35 K = 10CMYKPROCESS35.000002100.00000035.00000210.000002
C = 10 M = 100 Y = 50 K = 0CMYKPROCESS10.000002100.00000050.0000000.000000
C = 0 M = 95 Y = 20 K = 0CMYKPROCESS0.00000094.99999919.9999990.000000
C = 25 M = 25 Y = 40 K = 0CMYKPROCESS25.00000025.00000039.9999980.000000
C = 40 M = 45 Y = 50 K = 5CMYKPROCESS39.99999844.99999950.0000005.000001
C = 50 M = 50 Y = 60 K = 25CMYKPROCESS50.00000050.00000060.00000225.000000
C = 55 M = 60 Y = 65 K = 40CMYKPROCESS55.00000160.00000264.99999839.999998
C = 25 M = 40 Y = 65 K = 0CMYKPROCESS25.00000039.99999864.9999980.000000
C = 30 M = 50 Y = 75 K = 10CMYKPROCESS30.00000150.00000075.00000010.000002
C = 35 M = 60 Y = 80 K = 25CMYKPROCESS35.00000260.00000280.00000125.000000
C = 40 M = 65 Y = 90 K = 35CMYKPROCESS39.99999864.99999890.00000435.000002
C = 40 M = 70 Y = 100 K = 50CMYKPROCESS39.99999869.999999100.00000050.000000
C = 50 M = 70 Y = 80 K = 70CMYKPROCESS50.00000069.99999980.00000169.999999
Серый1
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 100CMYKPROCESS0.0000000.0000000.000000100.000000
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 90CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000089.999402
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 80CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000079.998797
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 70CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000069.999701
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 60CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000059.999102
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 50CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000050.000000
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 40CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000039.999402
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 30CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000029.998803
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 20CMYKPROCESS0.0000000.0000000.00000019.999701
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 10CMYKPROCESS0.0000000.0000000.0000009.999102
C = 0 M = 0 Y = 0 K = 5CMYKPROCESS0.0000000.0000000.0000004.998803
Brights1
C = 0 M = 100 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS0.000000100.000000100.0000000.000000
C = 0 M = 75 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS0.00000075.000000100.0000000.000000
C = 0 M = 10 Y = 95 K = 0CMYKPROCESS0.00000010.00000294.9999990.000000
C = 85 M = 10 Y = 100 K = 0CMYKPROCESS84.99999610.000002100.0000000.000000
C = 100 M = 90 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS100.00000090.0000040.0000000.000000
C = 60 M = 90 Y = 0 K = 0CMYKPROCESS60.00000290.0000040.0030990.003099
Библиотека Adobe PDF 11.00 конечный поток эндобдж 44 0 объект > эндобдж 46 0 объект > эндобдж 47 0 объект > эндобдж 50 0 объект > транслировать HԖyTGƿz {ET «W4j4 QF% ƨ dhw} .cL`fLs [U; ! 3Ip * wuE & $ o;> Ր 2 Zʪ W |
Что такое контроль документов? — Consepsys
Контроль документов — это профессия и должность, которая сейчас широко внедряется в различных сферах деятельности.
Но что такое Document Control?
Управление документами — это профессия в области управления документами, целью которой является обеспечение соблюдения контролируемых процессов и практик для создания, проверки, модификации, выпуска, распространения и доступность документов.
Эта роль гарантирует, что документация, доступная в официальных точках использования внутри организации, пользуется доверием ее пользователей и содержит актуальную, надежную, проверенную и официально утвержденную Информация.
В основном он присутствует в сферах деятельности или организациях:
В сфере инжиниринга и строительства; и / или
При этом документация часто изменяется и обновляется; и / или
Требуется или имеет сертификат ISO 9001; и / или
Где поиск надежных, актуальных и официальных документов и информации имеет решающее значение; и / или
, которые регулируются; и / или
Если непреднамеренное использование устаревших или неофициальных документов может привести к травмам или смерти; и / или
Когда большое количество документов создается и обменивается между различными организациями; и / или
С участием технических операций; и / или
С упором на соблюдение требований, отслеживаемость и возможность аудита.
Контроль документов — это профессия, и ее не следует путать с пакетами программного обеспечения для электронного документооборота или их использованием.
Очень просто, мы могли бы определить это как систематизацию документов, данных и информации последовательным, стандартизированным и контролируемым образом.
Мы также можем сказать, что контроль документов — это комплекс мер, принимаемых для регулирования подготовки, проверки, утверждения, выпуска, распространения, доступа, хранения, безопасности, изменение, изменение, отзыв или уничтожение документов… так что почти все о документах!
Контроль документов также является требованием международного стандарта ISO (*) 9001 (Системы менеджмента качества — Требования). В этом стандарте особо указано что:
«Должна быть установлена документированная процедура для определения необходимых средств управления:
согласовывать документы на соответствие перед выпуском,
просматривать и обновлять по мере необходимости и повторно утверждать документы,
для обеспечения идентификации изменений и текущего статуса редакции документов,
чтобы гарантировать, что соответствующие версии применимых документов доступны в точках использования,
чтобы документы оставались разборчивыми и легко идентифицируемыми,
для обеспечения идентификации документов внешнего происхождения и контроля за их распространением, а также для предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов и применения к ним подходящей идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей.»
(*) ISO = Международная организация по стандартизации
Источник: выдержка из стандарта ISO 9001. Полную последнюю версию этого стандарта можно приобрести здесь: iso.org
Документооборот — ключ к любому бизнесу. Это важный элемент для обеспечения эффективность, производительность, надежность, отслеживаемость, качество и безопасность.
Если вы начинаете или планируете карьеру в области управления документами, вам могут быть интересны наши статьи о:
9 Принципов передовой практики управления записями
Управление записями редко бывает гладким — часто может казаться, что вы крошечное судно посреди моря законодательства.Когда вы думаете, что идете в правильном направлении, волна законодательства заставляет вас пошатнуться.
Тем не менее, соблюдение требований к управлению записями не должно быть такой сложной задачей. Предприятия усложняют себе задачу, относясь к управлению записями как к второстепенной задаче, а не как к неотъемлемой части своей повседневной деятельности. В этой статье мы обсудим девять правил лучших практик управления записями для внедрения в вашей организации.
Во-первых, несоблюдение НЕ является вариантом!
В условиях ужесточения правил предприятия подвергаются все более высокому риску несоблюдения.И, к сожалению, несоблюдение требований может иметь довольно серьезные последствия для бизнеса. Помимо неизбежного «синяка под глазом» и потенциального риска потери доверия клиентов, ваша организация может столкнуться с серьезными карательными мерами.
В последние годы мы видели несколько громких примеров, когда компании привлекались к ответственности за то, что они не применяли передовые методы управления записями. Только в прошлом году франчайзи Caltex предстал перед австралийским омбудсменом по вопросам справедливой занятости за несоблюдение законов о ведении документации, а магазин в Сиднее был оштрафован на 100 000 австралийских долларов.Получатель франшизы, Aulion Pty Ltd, и ее директор были оштрафованы после того, как расследование показало, что информация, полученная от бухгалтера, банка и пенсионного фонда компании, не соответствует данным, предоставленным омбудсмену.
Это может показаться суровым наказанием, но стоит помнить, что максимальный штраф за за каждое нарушение в настоящее время составляет 1260 австралийских долларов для физического лица или 6300 австралийских долларов для корпорации. После месяцев или даже лет дрянного учета эти четырехзначные санкции могут составить калечащий штраф.
Использование передовых методов управления записями в качестве ориентира в вашей деятельности поможет снизить риск несоблюдения требований. Вот девять принципов, которые помогут вам соответствовать требованиям без ущерба для операционной эффективности.
1) Приоритет безопасности и конфиденциальности
Одним из первоочередных приоритетов любого предприятия, стремящегося навести порядок в ведении документации, является обеспечение строгих мер безопасности и конфиденциальности данных. Если безопасность невысока, ваши данные могут быть уязвимы для взлома.Утечка данных может иметь огромные финансовые последствия, а также создать множество проблем с общественностью. Компании обязаны защищать свои записи и обращаться с данными и информацией клиентов с той безопасностью, которой они заслуживают.
Без надлежащих мер безопасности киберпреступники могут не только получить доступ к вашим записям, но и установить в ваши системы вредоносное ПО, которое может захватывать жизненно важные данные ваших клиентов. Реагирование на предупреждения системы безопасности следует рассматривать как неотъемлемую часть передовой практики управления записями.Совсем недавно сеть отелей Marriott подверглась утечке данных, в результате которой были украдены 500 миллионов гостей, что может стоить компании 200 миллионов долларов.
Ваша электронная система управления документами и записями (eDRMS) должна иметь мощные встроенные функции безопасности для обеспечения безопасности информации с шифрованием данных, передаваемых через надежное соединение SSL.
Доступность — еще один ключевой компонент безопасности и конфиденциальности, который можно разделить на две части; соответствующие уровни доступа пользователей в организации и возможность обнаружения / использования информации для поддержки деловой активности.Организации должны обеспечить доступ к конфиденциальной, частной или секретной информации только определенным лицам с соответствующими разрешениями.
Упрощение поиска и использования информации не только существенно влияет на эффективность организации, но и является одним из Принципов непрерывности цифрового вещания, введенных Национальным архивом Австралии для обеспечения возможности обнаружения, доступности и использования цифровой информации.
Также должны быть предусмотрены процессы и меры безопасности для предотвращения любого несанкционированного уничтожения или удаления зарегистрированных физических и цифровых записей, а также связанных с ними метаданных.Использование электронной системы управления документами и записями (eDRMS) поможет в записи, отслеживании и мониторинге записей.
2) Запись, отслеживание и мониторинг документов
Неправильное управление документами и отсутствие эффективной eDRMS являются ключевыми факторами плохого ведения документации и могут легко препятствовать соблюдению организацией требований законодательства. Когда документы пропадают или пропадают без вести, это может привести к неспособности агентства выполнить запрос о свободе информации (FOI) или к мерам наказания в соответствии с австралийскими законами и стандартами ведения документации.
Комплексная система eDRMS — это фундаментальная часть способности организации регистрировать, отслеживать и контролировать интеллектуальную собственность организаций.
Эффективная eDRMS имеет много важных характеристик. Ключевые функции, которые должна обеспечивать ваша eDRMS, включают:
Автоматический захват записей и применение классификации и метаданных в фоновом режиме. Возможность найти нужный контент, когда это необходимо, часто зависит от метаданных, поэтому важно собирать качественные метаданные.
Возможность управлять контентом в репозиториях. Часто организации находят информацию, сохраненную на сетевых дисках, на жестких дисках компьютеров, в приложениях и в облачных репозиториях, таких как SharePoint или OneDrive.
Возможность управлять физическими, цифровыми и гибридными записями, включая записи разговоров по электронной почте и социальных сетей.
Обеспечение надежного контрольного журнала. Когда запись удаляется, ваша eDRMS должна сохранять метаданные удаленной записи, чтобы можно было отследить информацию об исторических действиях, предпринятых с записью, и о том, какими пользователями.Это важно, когда дело доходит до определения того, соблюдались ли коммерческие и юридические правила, и отслеживания любых несанкционированных действий.
Организационный контент должен обрабатываться в соответствии со стратегией управления записями вашей организации. Это обеспечит наличие соответствующей системы для записи, отслеживания и мониторинга контента и снизит риск потери контента без ущерба для рабочих процессов конечного пользователя.
3) Создайте и внедрите стратегию управления записями
Четкая и действенная стратегия управления записями должна лежать в основе документации и информационной архитектуры, процессов и процедур вашей организации.Он должен основываться на тщательном исследовании соответствующих политик и стандартов и регулярно проходить аудит.
Организациям необходимо создать и тщательно документировать свои процессы и процедуры управления записями и информацией, а также обеспечить всем сотрудникам доступ к этой документации. Организации должны четко определять подотчетность тех, кто ведет записи, и понимать, как эта стратегия впишется в стратегический бизнес-план организации.
Чтобы убедиться, что ваша стратегия управления записями соответствует действующему законодательству, необходимы регулярные проверки.
4) Ежегодная проверка / аудит
Соблюдение нормативных требований никогда не бывает одноразовым, особенно когда речь идет об управлении записями и информацией. Ваша политика управления записями должна включать ежегодный обзор и оценку внутреннего и внешнего соответствия в отношении соответствующих актов и стандартов. Стандарты, по которым вы измеряете эффективность управления записями, должны основываться на национальных, государственных и международных стандартах.
При тщательном аудите необходимо беспристрастно изучить ваши политики и процессы ведения документации.Соответствует ли исполнение формулировке политики и законодательству, которое ее информирует? Где они проигрывают? Где их можно улучшить? Можно ли сделать их более эффективными по времени при соблюдении требований законодательства? Они сошли с рельсов? Если да, то как можно устранить причины этого?
5) Уничтожить записи в конце их жизненного цикла
Как цифровые записи могут стать уязвимыми для утечки данных, так и ваши физические документы могут стать уязвимыми. В то время как законодательные нормы предписывают хранить некоторые записи бессрочно, большинство записей следует уничтожать по истечении установленного периода времени.
Разобраться в сложности требований к удалению и хранению записей — сложная задача для большинства предприятий. Вот почему важно, чтобы организации проявили должную осмотрительность при определении этих требований или заключили контракт на услуги специалиста по управлению записями и информацией, который сделает это от их имени. Это поможет обеспечить точность и соответствие политик организации.
На веб-сайте Национального архива Австралии представлены некоторые общие правила уничтожения информации в соответствии с требованиями.В нем разъясняется, что уничтожение информации должно осуществляться в соответствии с требованиями;
Авторизовано архивами через активную регистрационную службу
Уничтожение должно быть необратимым
Уничтожено с тем же уровнем безопасности, который поддерживался в течение срока хранения записей
Информация должна быть своевременно уничтожена и не храниться дольше необходимого
Уничтожение информации должно быть точно задокументировано в соответствии с Регламентом об архивах 2018
6) Убедитесь, что ваши записи и информационная архитектура правильная и эффективная
Лучший способ думать об информационной архитектуре — это то, что она является планом вашего информационного «хранилища» и является важной частью вашей стратегии управления.Хорошая инфраструктура гарантирует, что содержимое вашей организации будет безопасным, доступным для поиска / поиска и утилизируется в конце его жизненного цикла. При проектировании информационной архитектуры внимательно примите во внимание следующее;
Схема бизнес-классификации (BCS) или таксономия — Один из самых простых способов управления информацией для организаций — это группирование связанного контента вместе, а затем маркировка и распределение каждой из этих групп в основной структуре.Это известно как схема бизнес-классификации (BCS) и представляет собой форму таксономии, которая упрощает организациям поиск и определение местоположения контента. Например, с помощью BCS вы можете более легко предоставить разрешения, чтобы определенные пользователи имели доступ к определенной информации на основе группировки, определенной в классификации.
Графики хранения и утилизации (RDS) или разработка жизненного цикла информации — График хранения и утилизации необходим для обеспечения того, чтобы организации выполняли свои юридические и соответствующие обязательства в соответствии с законами штата и федеральными законами.Имея процесс, определяющий, как долго записи должны храниться до уничтожения, а также методы определения записей, подлежащих уничтожению, организации могут не только снизить подверженность рискам соответствия, но также значительно сократить время и ресурсы, затрачиваемые на извлечение документов.
Схемы метаданных — Большинство организаций считают, что достаточно организовать свои папки на сетевом диске. Однако по-настоящему эффективное управление информацией требует, чтобы ваши внутренние документы включали метаданные.Включение метаданных сокращает время, затрачиваемое вручную на определение папки для размещения файла, поскольку система управления документами может считывать метаданные документа и соответствующим образом классифицировать их. Это, в свою очередь, упрощает поиск документов, поскольку вам не придется вручную щелкать множество разных папок, чтобы найти нужный файл.
Хорошая информационная архитектура позволит собирать и классифицировать записи, не влияя на то, где и как работает ваша команда.
7) Захват записей без нарушения работы конечных пользователей
Если ваша система управления записями требует участия конечных пользователей (т.е. ваших сотрудников), это почти гарантирует проблемы с вовлечением, которые могут помешать рабочему процессу, продуктивности и вашим усилиям по ведению учета. Современная эффективная система управления записями будет выполнять свою работу в фоновом режиме, казаться невидимой для конечных пользователей и будет обладать способностью управлять записями на месте на различных платформах (например, электронная почта, социальные сети, облачное хранилище, сетевые диски, настольные компьютеры и т. д.), позволяя вашей команде работать, как и где они работают.
Эффективная система управления записями также автоматически фиксирует метаданные, что означает, что конечным пользователям не нужно вручную вводить все метаданные во всплывающую форму при загрузке и добавлении документов.
8) Оцифровка физических записей
Хотя оцифровка физических записей может рассматриваться как трудоемкое и дорогостоящее мероприятие, конечный результат намного перевесит промежуточные затраты и усилия. Организации выиграют от повышения операционной эффективности и простоты доступа к информации (возможность найти цифровую запись намного быстрее и проще, чем найти файл в комнате, полной коробок), значительной экономии затрат на физическое хранение, снижения риска потери записей. в случае пожара, наводнения или другого бедствия, а также лучшая интеграция с существующими системами бизнес-информации.
В рамках своей политики оцифровки организациям следует учитывать:
Какую систему управления записями вы будете использовать для сбора оцифрованных записей, какой доступ будет предоставлен к этим записям и какие соответствующие метаданные должны быть записаны
Состояние физического состава записей, которое влияет на безопасность, физическое обращение и необходимое оборудование для оцифровки, особенно если записи не являются документами
Могут ли физические записи быть уничтожены на законных основаниях и как это будет обрабатываться
Какой тип оцифровки подходит; цифровая фотокопия / изображение или оптическое распознавание символов (OCR), которое делает запись с машиночитаемым текстом
В процессе оцифровки будут созданы версии оцифрованной записи для обработки.Как будут управлять этими различными версиями?
Как будет поддерживаться контроль точности и качества на протяжении всего процесса
Оцифровка: собственными силами или сторонними организациями, учитывая при этом проблемы, которые могут возникнуть в каждом сценарии
9) Разработка и ведение реестра информационных активов
Чтобы понять вашу информацию и как лучше всего управлять ею и защищать ее, важно сначала понять, что означает термин «информационный актив».Информационный актив — это совокупность информации, которая определяется и управляется как единое целое, чтобы ее можно было понять, поделиться, защитить и эффективно использовать. Информационные активы имеют определенную и управляемую ценность, риск, контент и жизненные циклы.
Регистр информационных активов (IAR) — это формальная инвентаризация информационных активов, которая помогает организациям лучше управлять информацией и записями, которыми они владеют, и снижать связанные с этим риски.
Они могут быть полезным инструментом для анализа рисков и планирования информационной безопасности, для определения критически важных систем для аварийного восстановления и обеспечения непрерывности бизнеса, для информирования планов цифрового хранения и определения стратегических записей и приоритетов управления информацией.
Организации, разрабатывающие и внедряющие IAR, должны учитывать;
Как ваша организация будет проводить обзор информации, чтобы определить, что является информационным активом, а что нет, ценность и жизненный цикл каждого актива, а также какие нормативные требования применяются
Как сгруппировать, пронумеровать и назвать информацию с учетом потребностей бизнеса
Есть ли возможности для утилизации, экономии и / или повышения эффективности
Создание стратегий снижения выявленных рисков
Разработка плана действий по управлению этим изменением с учетом запланированных непредвиденных обстоятельств
Определение ответственного (хранителя) информационных активов и самого реестра
Как часто следует проверять IAR, чтобы гарантировать его точность и актуальность, и кто будет проводить эту проверку
Чем лучше вы понимаете свою информацию, тем лучше вы будете готовы защитить эти активы.Рассмотрение вышеперечисленных вопросов поможет вам разработать и внедрить стратегическую IAR как часть вашей более широкой стратегии управления записями и информацией.
Резюме
Определение передовых методов управления записями и реализация эффективной стратегии RIM крайне важны для организаций, желающих оставаться в соответствии и избегать потенциальных штрафов за невыполнение своих обязательств по ведению документации.
Разобраться в сложности законодательства о ведении документации может быть непростой задачей.Вот почему большинство организаций прибегают к услугам специалиста по управлению записями.
Наша команда экспертов по управлению записями помогает организациям справиться с этой сложностью с 2008 года и будет рада помочь вашей организации или ответить на любые ваши вопросы.
Рэлен Беннетт — бизнес-консультант в Миктыше.
Управление записями — обзор
От организации к отчетности
Если информационная архитектура представляет собой буффоновский конец древней оппозиции между контекстом и категоризацией, управление записями представляет собой конец Линнея, и точно так же, как информационный архитектор будет рассматривать вас как вмешивающегося консерватора , поэтому делопроизводитель посчитает вас опасным радикалом.
Управление записями важно, потому что это совокупность управленческих практик, которая, по крайней мере теоретически, сохраняет и поддерживает доступ к надежной памяти о деятельности организации. Это важно по целому ряду причин, среди которых:
▪
, что позволяет нам увидеть исторический контекст решений;
▪
ссылаясь на планы, конструкции и спецификации, которые имеют материальную или управленческую ценность в течение очень длительных периодов времени;
▪
выяснение того, что мы на самом деле сделали в отличие от того, что мы думали, что мы сделали;
▪
демонстрируя, к всеобщему удовлетворению, какие контракты и соглашения мы заключили и с какими обязанностями мы сталкиваемся;
▪
доказывая к удовлетворению суда, что мы знали или не знали и делаем в любой конкретный момент времени, и так далее.
Управление записями — это подотчетность в старомодном смысле, то есть предоставление нам возможности представить отчет (вместе с удовлетворительными доказательствами) о наших действиях, который является надежным и заслуживающим доверия. Для выполнения всего этого нам необходимо обработать специальный класс документов, которые являются записями, таким образом, чтобы мы всегда могли их получить, чтобы мы знали, что они являются « исходными » неизмененными записями о рассматриваемых действиях и решениях, и мы необходимо иметь возможность собрать воедино записи, относящиеся к любому значительному действию или решению, таким образом, чтобы мы могли дать отчет о контексте, окружающем это действие или решение.Нам нужна таксономия (среди прочего), но таксономия, которая сосредоточена на особых характеристиках записей и на том, что означает «надежная» память.
Определение «записи» тревожно расплывчато. Международный стандарт управления записями определяет его как «информацию, созданную, полученную и поддерживаемую в качестве свидетельства и информации организацией или лицом во исполнение юридических обязательств или в ходе деловых операций» (AS ISO 15489.1-2002). Трудно принять это определение и сразу понять, какие документы или наборы данных нужно обрабатывать как записи.
Специалист по управлению записями Марита Кинан сообщает, что общепринятое понимание в профессии состоит в том, что «в бизнес-контексте запись является побочным продуктом бизнес-операции». документация по транзакции, а также связанные с ней документы, которые предоставляют контекст для первичных записей этой транзакции. «Персонал должен мыслить комплексно и юридически при принятии решения о том, связана ли бизнес-операция с какими-либо рисками, и, следовательно, требуется, чтобы связанные записи заносились в систему ведения документации» (Кинан, 2006).Например, с течением времени конкретный политический документ может стать трудным для понимания без реконструкции процесса рассуждений, задействованного в формулировании этой политики, доступ к которому можно получить через проекты и протоколы обсуждений.
Еще одно доступное эмпирическое правило может заключаться в том, что запись — это любой документ или набор данных, которые позволяют надежно восстановить любое важное действие или решение, которое вы приняли в прошлом. Это может быть для внутреннего управления или для внешних целей, будь то взаимодействие с партнерами или поставщиками или демонстрация того, что вы выполнили свои юридические обязанности, и включает аспекты управления рисками, предложенные Маритой Кинан.В некоторых организациях вы также будете работать в областях, имеющих историческое значение, и поэтому ваши записи в какой-то момент будут переведены в архивный статус.
Это означает, что с вашей точки зрения как систематика предприятия, значительная часть контента, охватываемого вашей таксономией, скорее всего, будет записями. Нравится вам (или им) это или нет, но рано или поздно ваша таксономия столкнется с очень особыми требованиями функции управления записями. Давайте посмотрим, что это значит.
Я несколько раз употреблял слово «надежный». На самом деле в управлении записями существует группа из четырех очень точно определенных концепций, которые обеспечивают надежность записей с течением времени, каждая из которых имеет значение для конкретных практик и процессов управления записями. Опять же, на несколько неестественном языке стандарта управления записями (AS ISO 15489.1-2002):
▪
Надежность . Надежная запись — это такая запись, содержанию которой можно доверять как полному и точному представлению транзакций, действий или фактов, которые они подтверждают, и на которые можно полагаться в ходе последующих транзакций или действий.Записи должны создаваться во время транзакции или инцидента, к которым они относятся, или вскоре после этого лицами, непосредственно знакомыми с фактами, или инструментами, обычно используемыми в бизнесе для проведения транзакции.
▪
Целостность . Под целостностью записи понимается ее полнота и неизменность. Необходимо, чтобы запись была защищена от несанкционированного изменения. В политике и процедурах управления записями следует указывать, какие добавления или аннотации могут быть сделаны в записи после ее создания, при каких обстоятельствах могут быть разрешены добавления или аннотации и кто уполномочен делать их.Любое разрешенное примечание, добавление или удаление записи должно быть четко указано и отслеживаться.
▪
Подлинность . Подлинная запись — это такая запись, которая может быть доказана (а) как то, чем она задумывается, (б) была создана или отправлена лицом, якобы создавшим или отправившим ее, и (в) что была создана или отправлена в то время, как предполагалось. Для обеспечения подлинности записей организациям следует внедрить и задокументировать политики и процедуры, которые контролируют создание, получение, передачу, обслуживание и удаление записей, чтобы гарантировать, что создатели записей авторизованы и идентифицированы, а записи защищены от несанкционированного добавления, удаления, изменения. , использование и сокрытие.
▪
Удобство использования . Полезная запись — это запись, которую можно найти, извлечь, представить и интерпретировать. Он должен иметь возможность последующего представления как напрямую связанный с деловой деятельностью или сделкой, в результате которой он был произведен. Контекстные связи записей должны нести информацию, необходимую для понимания транзакций, которые их создали и использовали. Должна быть возможность идентифицировать запись в контексте более широкой деловой деятельности и функций.Следует поддерживать связи между записями, которые документируют последовательность действий.
Управление делопроизводством, даже больше, чем библиотечное дело, имеет репутацию несколько солипсистской профессии, не полностью приспособленной к обычным потребностям здесь и сейчас. Это, безусловно, частично обусловлено его уникальным требованием быть подотчетным перед будущим, а не только здесь и сейчас. Но в сочетании с техническим набором процессов и правил в профессии развился дух, согласно которому «обычному пользователю» нельзя доверять священные задачи, связанные с сохранением статуса записей.Процессы управления записями должны выполняться персоналом, занимающимся управлением записями.
По мере развития дисциплины она в значительной степени сосредоточилась на предоставлении первоочередной возможности производить запись, когда это необходимо, особенно когда это требуется по закону. В бумажной документальной среде это означало обеспечение того, чтобы записи быстро собирались в соответствующие файлы, чтобы файлы были организованы в структурированном виде, чтобы сотрудники, работающие с записями, могли легко их находить и извлекать, и что перемещение файлов тщательно контролировалось.
Следовательно, хотя мы ожидаем, что менеджеры по документации будут хорошо приспособлены к работе в области таксономии (чтобы организовать свои записи для эффективного поиска), на практике произошло обратное. В любой организации количество людей, активно использующих структуру классификации файлов в качестве таксономии , очень мало (для большинства людей ссылочный номер файла представляет собой просто число и не имеет навигационного значения). Любая таксономия ведения документации, которая не связана с рабочими потребностями большой аудитории, находится в большой опасности отражения очень узких потребностей администраторов документации.
Так и случилось. Стюарт Орр, изучая использование схем классификации, основанных на функциях, организациями в Великобритании, Канаде и Австралии, обнаружил различное и непоследовательное понимание классификации, принципов классификации и построения и использования тезаурусов. В то время как теория управления документами содержала относительно сложные инструкции по принципам, в соответствии с которыми следует классифицировать записи, на практике архивы значительно расходились и часто оказывались заложниками исторически сложившихся схем.
Несмотря на растущее влияние подходов к классификации, основанных на функциональной или деловой активности, в 1990-е гг. Интерпретации того, как это следует делать, значительно различались, и другие принципы классификации, такие как организационная структура, тип записи или тема записи, были столь же распространены. Орр пришел к выводу: «Понимание классификации в управлении записями не так хорошо развито, как в библиотечном деле» (Orr, 2005: 110).
И хотя «удобство использования» является одним из четырех основных атрибутов достоверной записи, это не означает «удобство использования» в повседневном смысле.Офисы документации обычно приносили в жертву простоту использования , теперь для обеспечения надлежащего контроля документации должным образом уполномоченным персоналом. Это работало с разной эффективностью в бумажной среде, но как профессия управление записями плохо перешло в высокоскоростную цифровую среду с множеством электронных копий каждого документа, время принятия решений сократилось с недель до минут, а также к транзакциям по электронной почте и мгновенным сообщениям, которые никогда не фиксируются в системах записи.Есть заметные исключения из этого утверждения, есть прогрессивные менеджеры по документации и организации, но профессия в целом плохо справляется с последовательной корректировкой.
Офисы документации, которые существовали в течение многих лет как отделы логистики обработки и перемещения файлов, плохо оборудованы для выполнения своей основной роли — обеспечения надежной организационной памяти о ключевых действиях, транзакциях и решениях, выраженных на бумаге или иным образом (сейчас это в основном иначе ).Скорость и объем информационных транзакций сейчас слишком велики, чтобы ими можно было управлять, если персонал по управлению документами является единственными обработчиками записей, поэтому все чаще, неохотно, но мучительно медленно, функции ведения документации передаются производителям и потребителям записей — которые к сожалению, часто больше привержены настоящему, чем будущему (McMullin, 2004).
В частности, что касается работы в области таксономии, ограниченный опыт специалистов в области таксономии для больших и разнообразных аудиторий привел к двум основным (с точки зрения этой книги) ошибкам.Во-первых, хотя многогранный дизайн таксономии и использование метаданных время от времени упоминаются в литературе вежливо, на практике это, похоже, не всегда понимается. Опытные менеджеры по документации до сих пор говорят, как сказал один из недавних участников форума, «в схеме бизнес-классификации должно быть только одно место для размещения записи». Схема бизнес-классификации (BCS) — это общий термин для обозначения основная таксономия, которую менеджеры записей используют для создания своей структуры классификации файлов, называемой по-разному: планом файла, схемой файла, планом классификации записей и т. д.
Эта приверженность иерархии привела к появлению таксономий ведения записей с древовидной структурой, для навигации по которым требуются огромные затраты на знакомство — механическое обучение. Орр, например, обнаружил в своем исследовании, что 12 из 15 практикующих в его выборке имели более десяти категорий на верхнем уровне своей таксономии. У одного респондента было более двухсот. Восемь из 20 респондентов имели пять или более уровней в своей таксономии. У двух было девять или более уровней, что, по моим расчетам, дало бы им емкость для 38 миллиардов записей (Orr, 2005: 99–100).
Вторая серьезная ошибка — частое принятие подхода «сверху вниз» при разработке таксономии. В тех случаях, когда таксономии ведения документации были разработаны на основе бизнес-функций и видов деятельности, большинство экспертов по управлению документами сказали Орру, что подход сверху вниз, работающий от миссии и целей организации вниз, является наиболее эффективным способом построения схемы. Некоторые сказали, что это должно быть дополнено проверкой с пользователями, и есть задокументированные примеры систем и подходов к отображению процессов, которые мы описали в этой книге.Но более 80% экспертов Орра согласились с тем, что нисходящий аналитический подход является наиболее эффективным (Orr, 2005: 78–80). Фактически, два широко влиятельных подхода к разработке схем классификации для ведения документации, австралийская методология DIRKs и британская методология BCS, включают нисходящие аналитические подходы как явную часть своих рекомендаций (NAA, 2003; National Archives, 2003).
Этот подход прямо противоречит центральному тезису этой книги, в котором утверждается, что любая таксономия с надеждой на эффективность должна быть основана на рабочем языке ее пользователей и построена на ней.Проблема для нас в том, что подход к управлению записями, по-видимому, по-прежнему ориентирован, прежде всего, на организацию и запись, а во вторую — на пользователя.
Неудивительно, что схемы функциональной классификации, построенные на этом принципе на протяжении 1990-х годов, по-видимому, встретили значительное сопротивление пользователей (Orr, 2005: 12; Robertson, 2004). Тина Калабрия задокументировала проект электронного управления записями в городском совете Австралии и обнаружила, что каждый второй пользователь обычно не может определить правильную категорию верхнего уровня для своего документа и испытывает большие трудности с различением функций.Поисковые термины, созданные пользователями, в целом отличались от терминов таксономии, и — что, пожалуй, больше всего смущает из всех — менеджеры записей работали немногим лучше, чем «обычные» пользователи (Калабрия, 2004). Возникающая тенденция в системах управления записями заключается в предоставлении двух отдельных полей метаданных, одно для целей ведения записей и одно для целей поиска пользователем — как если бы потребности двух сторон постоянно несовместимы (Keenan, 2006).
Проблема с вами как с систематиком состоит в том, что в той степени, в которой ваша таксономия включает элементы контента, являющиеся записями, вы рано или поздно столкнетесь с проблемами подотчетности, обслуживаемыми управлением записями.Это будет иметь последствия для вашей структуры метаданных, но также и непосредственно для вашей таксономии, потому что вы можете быть вынуждены использовать чужие категории, связанные со схемой классификации записей организации, к которой прилагаются разрешения на доступ, а также правила хранения и удаления. Схема классификации записей выполняет функцию управления записями, которую нельзя игнорировать или отбрасывать.
Ваш риск усугубляется тем фактом, что во многих организациях функция управления записями не очень заметна или не проактивна.Осознание того, что есть факторы, которые вам следует учитывать, вполне может заманить вас в засаду после того, как ваша реализация начнется. В некоторых случаях процессы управления записями могут быть слабыми до тех пор, пока ваша организация не столкнется с бизнес-рисками или нормативными рисками, связанными с ведением документации (например, споры по контрактам, судебные разбирательства, официальные расследования и запросы, обеспечение соблюдения нормативных требований, таких как Закон Сарбейнса-Оксли, аккредитация в таких стандартах, как ISO 9001). Риск поздней засады высок.
Вы, вероятно, столкнетесь с несколькими образовательными проблемами и проблемами управления изменениями при работе с этими рисками, потому что, как мы видели, функция управления записями, несмотря на благие намерения, в целом не ориентирована на разработку таксономии, ориентированной на пользователя.Менеджер по документации будет гораздо больше беспокоиться о том, может ли какая-либо конкретная запись быть произведена (юридически) надежным образом вместе со всей связанной с ней документацией, последовательно и надежно каждый раз, чем о том, сможет ли Джек в коридоре легко найти под рукой часть информации, которая ему нужна прямо сейчас, чтобы передать ее клиенту.
И, в отличие от большинства менеджеров и сотрудников, с которыми вы будете иметь дело, менеджер считает, что знает, что такое таксономия.Это называется планом файлов или схемой классификации записей, и тот факт, что он может не следовать последовательным таксономическим принципам, не является интуитивно понятным и почти невозможно использовать, если вы не изучите его путем постоянного использования, не имеет отношения к цели, которая заключается в предоставлении уникальная ячейка со ссылочным номером файла для каждой создаваемой записи. Период.
Это не означает, что ваши цели расходятся с их целями. В принципе, нет причин, по которым фасетная таксономия, особенно если она содержит фасет, который каталогизирует все ключевые бизнес-операции, также не должна служить полноценной функцией управления записями.Но этот аспект необходимо интегрировать (через метаданные) с вашими функциями управления записями, которые регулируют хранение, удаление и доступ. Вот почему на этапе планирования мы предложили включить функцию управления записями в ваш комитет по корпоративному управлению.
Настоящая проблема заключается в преодолении психологической дистанции, которую многие практикующие специалисты по управлению документами имеют от концепций и идей, выраженных универсальным и адаптивным информационным архитектором. Ваша роль как систематика лежит между этими двумя полюсами, обеспечивая готовность к использованию и одновременно обеспечивая надежный доступ с течением времени вместе с сохранением ключевых характеристик записи.
Если такое представление проблем, связанных с управлением документами, кажется несколько предвзятым, то это только потому, что такие резко очерченные линии действительно существуют во многих организациях, и потому, что суровый взгляд на них резко выводит важные вопросы на передний план. Есть также организации, в которых эти проблемы осознаются и решаются таким образом, чтобы сочетать удобство использования в настоящем и подотчетность в будущем, где менеджеры документации работают с информационными архитекторами и где работа по таксономии поддерживает и то, и другое.Было бы разумно принадлежать к этому классу.
Теперь вам должно быть очевидно, что задача систематика в значительной степени неблагодарна с точки зрения населения в целом. Наша роль в организации глубоко связана с инфраструктурой информации и знаний, где, если она работает, нас не заметят, а другие участники, более близкие к результатам хорошей таксономии (например, информационные архитекторы и менеджеры записей), получат должное. в связи.
Особенно при обслуживании потребностей структуры и организации , , общей территории и границ , охватывающих , чем более заметны мы, тем меньше мы действительно выполняем свою работу.Поскольку процессы таксономии становятся более важными, чем продукты таксономии, от смыслового до открытия , мы появляемся с инструментами и действиями, которые помогают людям делать то, что им нужно.
No related posts.

Понятие и принципы организации документооборота: 11. Понятия и принципы организации

1. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Организация документооборота

Похожие главы из других работ:

1.1 Сущность и принципы электронного документооборота

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ

1.2 Основные принципы организации электронного документооборота

1.2 Организация процесса документооборота в организации

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

7. Особенности организации документооборота в ООО «Л-Бит Групп»

1.1 Общая характеристика организации документооборота

Основные положения документооборота в организации

1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота

Глава 2 Анализ документооборота организации

1.3 Основные этапы, принципы и характеристики реинжиниринга

1.1 Аттестация персонала: понятие, характеристики, принципы, цели

6. Анализ документооборота организации

2.2 Характеристики некоторых систем электронного документооборота

Принципы Организации Документооборота Реферат – Telegraph

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ «Жилищный стандарт»

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации

СТАНДАРТИЗАЦИЯ МЕДИЦИНСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ | Мелентьев

СТАНДАРТИЗАЦИЯ МЕДИЦИНСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ

Аннотация

Ключевые слова

Литература

7 лучших принципов управления документами для пользователей интрасети

7 лучших практик использования вашей системы управления документами

1) Интернет-контент

2) Соглашения об именах файлов

3) Версии

4) Совместное использование и права доступа

5) Заезд, выезд

6) Совместное редактирование

7) Шаблоны

Заключение

(PDF) Концепции и принципы управления электронными записями, или теория управления документами — это архивная дипломатия

Принципы управления документами

Результаты листинга Принципы управления документами

Основные принципы управления документами EFileCabinet

(DOC) Принципы контроля документов Аманья Франклин

Простое руководство по управлению документами Решения QEM

ПРИНЦИПЫ .. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ..

Процесс контроля документов и управления записями…

Что такое контроль документов? Определение, аспекты и

Контроль документов ISO 9001: 2015 Разъясненное обновление ISO

Как сделать контроль версий документа (с примером) • Девушка

Принципы архитектуры предприятия Коннектикут

Создание эффективного управления документами в соответствии с ISO 9001: 2015

Что такое контроль документов? Consepsys

Принципы управления документами Решения QDMS

Процедура контроля документов Контроль документов

Структура управления документами

Контроль качества ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

Новое руководство по стандартам контроля документов Австралия

Принципы бережливой документации и соответствия

Руководство по контролю проектирования

Управление документами проекта: методы и методы

Принципы производства бизнес-документов и информации

Документ: План управления конфигурацией

Обзор управления данными AICPA

8 принципов ведения документации: основы

Система управления документами Википедия

Руководство по передовым методам управления записями

Принципы и рекомендации HACCP FDA

Принципы соответствия информации о проекте Crossrail

ПРИНЦИПЫ И УКАЗАНИЯ ПО ТРАМВАМ

(DOC) BTEC Level 2 Diploma In Business Admin Unit 4

NIST SP 80014, Общепринятые принципы И

Принципы архитектуры The Open Group

Десять руководящих принципов управления изменениями

Принципы предотвращения и контроля за общими

Принципы Рэй Далио

Серия OECD о принципах надлежащей лабораторной практики (GLP

Пожалуйста, оставьте свои комментарии здесь:

Часто задаваемые вопросы

Как документы контролируются с помощью Document Control Management?

Каковы основные принципы документооборота?

Что представляет собой новое руководство по контролю документов?

Как принципы бережливого производства применяются в системе документации?

Добавить комментарий Отменить ответ