Правила ведения документооборота: Правила ведения делопроизводства и документооборота в 2020

15.06.1982 alexxlab

Содержание

Правила ведения делопроизводства и документооборота в 2020

Существуют ли правила ведения делопроизводства

Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

Создание (поступление)
Регистрация
Передача по назначению
Контроль перемещения

Контроль исполнения или возврата
Архивирование.

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

Делопроизводство и архивоведение

Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве – значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания – старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

Секретное делопроизводство

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Ведение воинского учета

Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 – понадобится уже два таких специалиста.

В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

Проверка наличия документов воинского учета у новичков
Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных
Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников
Проведение ежегодных сверок с военкоматом
Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами
Утверждение плана работы на год с военкоматом
Ежегодное утверждение инструкции
Ведение отчетности
Прохождение проверок

Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.

При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

Основные правила работы с электронными документами в Министерстве / КонсультантПлюс

Основные правила работы с электронными документами

в Министерстве

2.44. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

Электронный документооборот в Министерстве осуществляется с использованием открытой модульной системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений (далее — СЭДКП).

2.45. Для подписания электронных документов Министерства используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

2.46. Прием электронных документов из других органов государственной власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства Департамента управления делами.

(в ред. Приказов Минобрнауки России от 10.02.2016 N 98, от 28.03.2017 N 281)

2.47. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отделом Департамента управления делами проверяется ее подлинность.

(в ред. Приказов Минобрнауки России от 10.02.2016 N 98, от 28.03.2017 N 281)

2.48. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭДКП, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел делопроизводства Департамента управления делами.

(в ред. Приказов Минобрнауки России от 10.02.2016 N 98, от 28.03.2017 N 281)

2.49. Ведение делопроизводства с использованием системы электронного документооборота в секретариатах заместителей Министра и структурных подразделениях Министерства осуществляется непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

2.50. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке и хранении электронных документов вместе с указанными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные в форме электронной регистрационной карточки (ЭРК) с текущим набором реквизитов и прикрепленными файлами документа.

2.51. Особенности работы с электронными документами определены в Инструкции.

Открыть полный текст документа

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019. Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Современные технологии делопроизводства и хранения документов в организации

«Огромное спасибо. Все очень интересно, доступно, понятно. Объемная интересная информация»

Шабанова Маргарита Владимировна, Секретарь руководителя — ПО Инжгеодезия (Новосибирск)

«Позитивный настрой, доступность подачи материала — конек лектора, фокусирование на изменении законодательства, лайфхаки. С благодарностью, спасибо!»

Добровольская Ангелина Васильевна, Специалист по организационному и документационному обеспечению управления предприятия — МУП Стрела (Хабаровск)

«Программа полная, насыщенная. Нашла ответы на все нужные вопросы. Огромное спасибо Прогресс-Сибирь и преподавателю за данное обучение»

Чеповская Марина Юрьевна, Инженер отдела по работе с персоналом — Кузнецкая ТЭЦ (Новокузнецк)

«Интересно. Получено много новой информации. Все понравилось»

Жучкова Татьяна Викторовна, Делопроизводитель — Вектор-БиАльгам (Новосибирская область, р.п. Кольцово)

«Программа поравилась. Очень информативно»

Борисова Елена Геннадьевна, Ведущий специалист канцелярии — Электромагистраль (Новосибирск)

«Исчерпывающая информация по блоку делопроизводство. Проофессиональная организация обучения. Доброжелательный персонал и педагоги. Спасибо за новые знанияи обмен опытом с коллегами»

Фисько Татьяна Владимировна, Делопроизводитель — Сибирская теплосбытовая компания, Кемеровский филиал (Кемерово)

«Очень информативный курс. Хорошо подобран раздаточный и презентационный материал. Получила много полезной информации»

Филиппова Марина Геннадьевна, Начальник отдела общего делопроизводства — Сибирско-Уральская энергетическая компания (Тюмень)

«Довольна прослушанным курсом. Преподаватели освещают различные примеры из личной практики.»

Татьяна Александровна, Юрисконсульт отдела документационного обеспечения (Новокузнецк)

«Программа затрагивает все основные вопросы, связанные с работой с документами. Обучение по программе отражает все новые аспекты, изменения, что будет полезно в каждодневной работе. В процессе обучения есть возможность задавать свои вопросы и получить на них практические ответы»

Есаревская Дарья Юрьевна, Секретарь руководителя — ГТЭС Новокузнецкая АО «Кузбассэнерго» (Новокузнецк)

«Многоплановый, интересный семинар. Много практических советов, примеров из личной практики преподавателя. Дружелюбная, открытая атмосфера. Семинар был достаточно полезным, несмотря на то, что часть информации в области документооборота и делопроизводства была мне уже известна»

Мысик Дарья Сергеевна, Документовед 1 категории — ООО «Газпром межрегионгаз Новосибирск» (Томск)

«Замечательная программа. Хорошо воспринимается. Охватывает основные вопросы темы»

Матанцева Наталья Александровна, Начальник административно-хозяйственного отдела — ООО «Сибирская теплосбытовая компания» (Красноярск)

«Программа очень интересная, насыщенная»

Ирина Владимировна, главный специалист — руководитель группы по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан (Горно-Алтайск)

«Заявленная программа представлена лектором интересно с приведением практических примеров, судебной практики, в полном объеме, на все вопросы получен компетентный ответ с указанием норм действующих нормативных актов»

Галина Николаевна, Руководитель секретариата (Мирный)

«Программа очень насыщенная, актуальная (по новому ГОСТу). Большой плюс — наличие распечатанных вариантов материалов, а также диска. Преподаватель профессионал своего дела, активен, интересен, эмоционален, поэтому информация воспринимается легко, время занятий проходит незаметно»

Тарасова Лилия Борисовна, Делопроизводитель отдела канцелярии — ФГБУ «Национальный медицинский исследовательский центр имени академика Е. Н. Мешалкина» (Новосибирск)

Разработка правил ведения документооборота — Курсовая работа

Введение (выдержка)

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих документов, проектирование исходящих документов, учете внутренней документации.

Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

От территориального размещения, организационной структуры учреждения во многом зависит объем документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Четкая, правильная постановка документооборота играет немаловажную роль в бесперебойной работе организаций, поэтому и возникает необходимость в знании современных правил организации и ведения документооборота.

Цель работы — разработать правила ведения документооборота.

Задачи работы:

— дать понятие документооборота;

— отразить основные принципы документооборота;

— разработать правила документооборота входящих документов;

— разработать правила документооборота исходящих и внутренних документов.

Курсовая работа состоит из трех глав. Первая глава отражает сущность документооборота. В ней дано понятие документооборота, определены цель и принципы документооборота.

Вторая глава направлена на разработку основных правил ведения документооборота входящей, исходящей и внутренней документации.

В третьей главе сформулированы основные правила документооборота в различных учреждениях.

Работа написана на основании различных источников информации. Так были изучены учебные пособия Басакова М.И. Пшенко А.В и других авторов.

Центр учета и регистрации — информация для акционеров

В целях повышения качества сервиса и обеспечения оперативности взаимодействия, ООО «ЦУР» предлагает своим клиентам – эмитентам, находящимся на обслуживании у регистратора, а также их зарегистрированным лицам стать участником Системы электронного документооборота регистратора (СЭД ЦУР).

ООО «ЦУР» обеспечивает юридически значимый электронный документооборот:

между эмитентом и регистратором;
между зарегистрированным лицом и регистратором.

Преимущества СЭД ЦУР:

удобный обмен информацией между эмитентом и регистратором, между зарегистрированным лицом и регистратором;
минимальные сроки исполнения запросов;
применение сертифицированных средств защиты информации и обработки персональных данных;
льготные тарифы при использовании СЭД ЦУР.

Мы предлагаем следующие варианты электронного документооборота:

использование системы электронного документооборота НКО АО НРД (СЭД НРД) для номинальных держателей;
использование сервисов ООО «ЦУР» для взаимодействия с эмитентами и зарегистрированными лицами – акционерами (СЭД ЦУР).

Обмен электронными документами в СЭД НРД регулируется правилами электронного документооборота НКО АО НРД. Если Ваша организация является зарегистрированным в реестре лицом – номинальным держателем и подключена к СЭД НРД, то для начала электронного документооборота достаточно подписать с регистратором Договор об информационном взаимодействии регистратора и номинального держателя, предварительно согласовав его условия.

Процедура подключения к СЭД ЦУР предполагает выполнение участником ЭДО следующих действий:

Ознакомиться с Правилами электронного документооборота ООО «ЦУР (далее – Правила ЭДО).
Подписать с регистратором соглашение об использовании электронного сервиса СЭД ЦУР для осуществления обмена электронными документами с электронной подписью – Договор об электронном взаимодействии.
Приобрести в ООО «КРИПТО-ПРО» лицензию на использование специализированного программного обеспечения «Крипто-Про CSP 4.0».
Приобрести самостоятельно Сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи у аккредитованного Удостоверяющего центра:

Список аккредитованных Удостоверяющих центров, а так же Сертификаты ключей электронной подписи аккредитованных Удостоверяющих центров опубликованы на Едином портале государственных и муниципальных услуг по адресу http://e-trust.gosuslugi.ru.

Предоставить регистратору следующие документы и информацию:
- Копию Сертификата ключа на бумажном носителе, заверенную Участником ЭДО, для подтверждения использования указанного Сертификата в целях ЭДО;
- Сертификат ключа проверки электронной подписи для загрузки Сертификата в СЭД ЦУР;
- Карточку Участника ЭДО по форме Приложения № 2 к Правилам ЭДО;
- Доверенности на уполномоченных представителей Участника ЭДО по форме Приложения № 7 к Правилам ЭДО.
Получить от регистратора (после завершения регистратором комплекса работ по подключению к СЭД ЦУР) следующие документы:
- Уведомление о регистрации Участника ЭДО в СЭД ЦУР;
- Карточку регистратора в СЭД ЦУР;
- Акт о начале электронного документооборота в СЭД ЦУР.
Установить и настроить клиентское приложение ПО «Зенит-Портал».
Установить «Крипто-Про CSP 4.0».
Провести с регистратором тестовый обмен электронными документами в СЭД ЦУР для получения подтверждения правильности настройки программного обеспечения для работы в СЭД ЦУР.

Подписать с регистратором Акт о начале электронного документооборота в СЭД ЦУР и начать пользоваться преимуществами ЭДО.

Правила ведения электронного документооборота в учреждении

Высшее образование онлайн

Федеральный проект дистанционного образования.

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

9 лучших практик управления документами, которые вы должны знать

Документы — это сердце любого бизнеса. Эти документы определяют будущее и прогресс. Будь то учетные документы или документы для принятия решений.

Однако, живя в 21 веке, несколько человек перешли от традиционного управления документами к управлению цифровыми документами. Не только потому, что электронные файлы легче обслуживать, но и потому, что они безопаснее. Кроме того, они намного легче доступны и отслеживаются.

Из-за чрезмерного количества данных управлять ими может быть так же сложно, как с бумажными документами. Итак, здесь, в этой подборке, мы рассмотрим девять эффективных способов ведения и организации ваших электронных документов.

1. Правила установки или позиции

Одна вещь, которую мы должны носить с собой при переходе от реального мира к виртуальному, — это роль и обязанности. В любом бизнесе должны быть четкие правила работы с документами и управления ими.

Таким образом, любой, кто имеет доступ к документам, будет вести себя единообразно, защищая систему управления от любых сбоев. Было бы даже лучше, если бы документацией занимались лишь несколько уполномоченных органов, чтобы обслуживание оставалось очень конкретным и структурированным.

2. Выберите хорошую систему управления документами

Затем вам следует изучить рынок и выбрать подходящую систему управления документами для ваших нужд. Вот некоторые очень популярные системы управления документами:

Легито
Битрикс 24
FileHold
Microsoft Sharepoint
Рубекс
Библиотека Adobe PDF

Прежде чем остановиться на одном, мы рекомендуем поискать в Интернете и сравнить инструменты.Учитывайте отзывы пользователей и рекламируемые функции каждого программного обеспечения, чтобы определить, какое из них лучше всего подходит вам. Кроме того, оцените цены и определите, может ли ваш бизнес позволить себе это на годовой или ежемесячной основе.

3. Правильная структура файлов и папок

Когда у вас есть система управления документами, пора отсортировать папки. Часто команды портят весь процесс управления документами, применяя свои собственные способы хранения данных.

Некоторые разбивают его на несколько разделов.Таким образом, сделав несколько папок в родительском файле. Однако некоторые хранят все в папке. Некоторые могут даже следовать системе иерархии, сохраняя файлы внутри файлов.

Хотя все три подхода верны, комбинации могут дать сбой в системе управления. Вам нужно будет установить и придерживаться единого подхода к созданию и хранению файлов.

То же самое и с файлами. Возможно, вы можете использовать шаблоны, доступные в Интернете, чтобы поддерживать последовательность файлов. Или вы можете создавать собственные шаблоны.

4. Избегайте дублирования

В случае, если документы обрабатывают два органа или вы используете или использовали несколько программ в течение долгого времени, чтобы довольствоваться единой системой управления документами, у вас могут быть дублирующиеся файлы или папки. Совершенно очевидно, что это может вызвать путаницу и неточности в будущих сделках.

Вы можете решить эту проблему, используя программное обеспечение, исключающее двойной ввод данных. Он определит файлы и папки с похожими именами и содержимым, чтобы вы могли сохранить полезный и выбросить другой.Для обеспечения точности вы можете использовать распознавание чеков. Это сделает управление документами очень простым и точным для тех, кто работает с финансовыми документами.

5. Единая маркировка

Подобно единообразному структурированию файлов и папок, вы также должны поддерживать единую систему маркировки. Это связано с тем, что несоответствующие названия файлов и папок очень затрудняют их поиск, когда это необходимо. Вы можете либо выбрать способ присвоения имен файлам, либо просто объявить его членам своей команды для реализации.

Рекомендуем указывать дату создания документа в начале его заголовка. Таким образом вы можете последовательно выровнять ваши документы.

6. Определите пределы доступа

Ранее мы упоминали о настройке ролей и назначении обслуживания, управления, хранения ролей и обязанностей. Но вы можете превратить все эти усилия в бесполезность, если не сможете определить лимиты доступа.

Оцените потребности вашей команды в совместной работе и решите, кому и к чему нужен доступ.Разрешите их и пусть ваши административные органы контролируют весь сценарий. Для этих целей вы можете использовать такие инструменты, как отчет о безопасности папок. Он анализирует и отслеживает доступ и разрешения. Кроме того, он даже определяет различия между папками в иерархии, что делает его еще более полезным.

7. Обслуживание кабинета

Под обслуживанием шкафа мы подразумеваем категоризацию. Ваши документы, файлы и папки правильно структурированы и названы. Но теперь вам следует сделать руководство на шаг впереди.

Сгруппируйте файлы схожей тематики вместе. И классифицируйте их по их целям. Например, если вы работаете в финансовой сфере, вы можете создать следующие картотеки:

Кредиторская задолженность
Дебиторская задолженность
Управление персоналом
И многое другое.

8. Повышение безопасности

Безопасность также является неотъемлемой частью управления документами. Вы же не хотите, чтобы ваши конфиденциальные данные вращались о рынке.Или, что еще хуже, конфиденциальные данные вашего клиента могут попасть к ним. Представьте, что все знают имя, дату рождения, транзакции и т. Д. Это обязательно навредит вашей репутации!

Чтобы исправить это, мы рекомендуем использовать любое программное обеспечение, которое предлагает функции шифрования. Вы можете зашифровать свои файлы, папки или даже содержимое одного файла. Некоторые даже предлагают защиту паролем или идентификацию владельца.

9. Проведите тщательный аудит

Аудит имеет прямое отношение к документообороту.Аудит технически относится к полной оценке или проверке бухгалтерской книги. Это гарантирует, что все работает или идет так, как планировалось. Следовательно, вы можете провести внутренний и внешний аудит, чтобы убедиться, что все идет так, как вы планировали с точки зрения управления документами.

На самом деле, надлежащее управление документацией также может помочь в бизнес-аудите, поскольку оно улучшает доступ к необходимой документации. Это также делает рабочий процесс прозрачным и отслеживаемым для аудиторов.

Последние мысли

Используя описанные выше методы, мы надеемся, что вы сможете удобно и бесперебойно поддерживать каталог управления документами. Помните, что управление документацией — это вечный процесс. Даже с правильными инструментами и программным обеспечением вы должны продолжать следить за ним. С учетом сказанного, вперед! Удачи!

Стандартные правила для управления документами

Управление документами — это процесс, который организации используют для создания, контроля, защиты, хранения, извлечения, совместного использования и уничтожения документов во всех их формах.В век распространения информации, быстрых технологических изменений и проблем безопасности организации, создающие системы управления документами, должны учитывать не только передовые методы ведения бизнеса, но и правила, положения и стандарты, принятые правительством и международными организациями.

Нормативные организации: Финансовые

Многие федеральные органы издают нормативные акты, требующие от организаций соблюдения правил управления документами. Ниже приводится краткое описание таких организаций, типов организаций, на которые они влияют, а также устава или постановления.

Комиссия по ценным бумагам и биржам в SEC 17a-4 устанавливает правила управления документами для брокеров, аналитиков и других лиц, участвующих в обмене ценными бумагами.

Закон Сарбейнса-Оксли в разделах 404 и 409 влияет на управление документами во всех публично торгуемых компаниях, а также бухгалтерских фирмах, аудиторах и лицах, связанных с торговлей ценными бумагами.

Закон о клиринге чеков 21 века (чек 21) регулирует обработку чеков и применяется в банковской сфере.Он находится в ведении Федеральной резервной системы.

Закон Грэмма-Лича Блайли защищает финансовую информацию потребителей, хранящуюся в финансовых учреждениях, и находится в ведении нескольких федеральных агентств.

Правило 3010 Национальной ассоциации дилеров по ценным бумагам (NASD) и Правило 342 Нью-Йоркской фондовой биржи (NYSE) находятся в ведении Комиссии по ценным бумагам и биржам и регулируют требования к ведению документации, касающейся электронных коммуникаций для членов этих двух организаций.

Правила здравоохранения

Закон о переносимости и доступности медицинского страхования (HIPAA) применяется к таким группам, как врачи, больницы, страховые компании и работодатели, занимающиеся сбором или передачей информации о пациентах. Он находится в ведении Министерства здравоохранения и социальных служб США.

21 CFR 11 — это раздел Свода федеральных нормативных актов, находящихся в ведении Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США и касающийся электронных записей и электронных подписей.Этот раздел касается медицинских и фармацевтических компаний.

Военные правила

Правила Министерства обороны (Dept. of Defense 5015.2, версия 2) определяют требования к программному обеспечению для управления документами, приобретаемому Министерством обороны. Другие государственные учреждения также используют этот стандарт для своего программного обеспечения для управления записями.

Другие федеральные правила

Федеральные правила гражданского судопроизводства регулируют порядок обработки юридическими фирмами информации, связанной с юридическими процедурами.

The Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 устанавливает правила электронного хранения и передачи информации о налогоплательщиках и оказывает влияние на отрасль финансовых услуг.

Необходимость правил

Американцы зависят от регулирующих органов в обеспечении защиты личной информации, защиты финансовых транзакций и осуществления надлежащего надзора за теми, кто контролирует национальные продукты питания, лекарства, финансовые и медицинские активы.Информационная инфраструктура страны жизненно важна для ее защиты и также должна быть защищена.

Стандартизация управления документами выходит за пределы США. Неправительственные организации, такие как Международная организация по стандартизации и API открытого управления документами, работают над стандартизацией и совместным использованием процессов для систем управления документами, чтобы обеспечить безопасность и доступность информационных записей, когда они необходимы.

6 рекомендаций по хранению документов

Каждый бизнес выигрывает от ответственного, безопасного и организованного управления своими записями.Полная программа управления документами защищает информацию и сводит к минимуму риск утечки данных. Это то, что обеспечивает бесперебойную работу их бизнеса. Вот наши пять рекомендаций по обеспечению бесперебойной работы хранилища документов.

1. Включите эффективное индексирование

Хорошая система управления документами использует процесс присоединения описательной информации к цифровым записям на основе того, что содержат файлы. Он должен отслеживать регистрацию, определять, где документы находятся в их жизненном цикле, и показывать, являются ли документы активными, заархивированными или готовы к удалению.Все это позволяет быстро и легко находить файлы и сводить к минимуму «потерянные файлы».

2. Используйте профессиональное хранилище записей

Независимо от формата документа (бумажный, электронный, аудио, видео) конфиденциальная информация должна надежно храниться. Лучший способ сделать это — работать с профессиональной компанией по управлению документами, сотрудники которой проверены и хорошо обучены.

Embrace Redundancy

Хранилище документов также должно предусматривать резервирование.Безопасный подход к сохранению ваших данных — это правило резервного копирования 3-2-1, которое предполагает хранение как минимум трех копий ваших данных: двух резервных копий на разных носителях и одной копии в хранилище данных.

4. Ограничить доступ

Эффективная система управления информацией обеспечивает защиту и блокировку всей конфиденциальной информации с контролем над доступом и совместным использованием сотрудников. Для цифровых документов используйте аутентификацию и защиту паролем, чтобы ограничить доступ к их просмотру.Для бумажных документов вы предоставите поставщику управления записями список сотрудников, которым разрешен доступ к вашим файлам в центре документации.

5. Очистить даты хранения и уничтожения

Срок службы всех документов определяется многими факторами, включая устаревание, требования компании к удержанию и особенно юридические требования к хранению. Файлы должны иметь маркировку с указанием того, что они содержат и как долго они должны храниться. Они должны быть измельчены в конце их жизненного цикла.Использование для этого сторонней компании по измельчению — это разумное использование кадровых ресурсов.

6. Обучить персонал

Никогда не предполагайте, что сотрудники понимают и привержены принципам информационной безопасности и соблюдения нормативных требований. Постоянное обучение жизненно важно для того, чтобы все были в курсе ваших текущих политик и процедур управления документами. Регулярное обучение и оценки сократят разрыв в вопросах безопасности и ошибках.

Эффективное, действенное и безопасное управление документами — ключ к бесперебойной работе вашего бизнеса.Авторитетный провайдер управления записями сможет помочь вам с безопасным хранением файлов.

Docusafe предлагает услуги безопасного учета и управления информацией в Нью-Джерси, Нью-Йорке и Пенсильвании. Позвоните нам по телефону 888-264-7367 или заполните форму на этой странице.

ISO 9001 Требует, чтобы вы контролировали документы

Какая документация действительно требует ISO 9001: 2015?

В то время как версия ISO 9001: 2008 четко описывает документацию, ISO 9001: 2015 дает больше свободы в том, как, что и когда документировать процесс управления качеством (например, конкретные процедуры).

Похоже, что эта эволюция предназначена не только для приспособления к более современным формам связи, таких как видео, аудио и другие электронные записи, но и для того, чтобы позволить организации гибко повторно использовать соответствующую информацию, легче поддерживать текущие версии, обеспечивать более широкий доступ / распространение и сокращать расходы, связанные с документацией. (Примечание: это изменение не требует смены носителей и позволяет организации также повторно использовать существующую документацию QMS, если она соответствует.См. Объяснение ниже.)

Измененный характер документации ISO 9001

Стандарт ISO 9001: 2015 удалил различие между документами и записями. Оба теперь называются «документированной информацией». Согласно определению ISO, термин «документированная информация» относится к информации, которую необходимо контролировать и поддерживать. Следовательно, ожидается, что вы также будете поддерживать и контролировать носитель, а также информацию. Документированная информация используется как доказательство соответствия.

По-своему (Вроде)

ISO 9001: 2015 по существу позволяет организации адаптировать полноту или сложность документации к своей ситуации, если она по-прежнему достигает своих общих целей. Однако смена не снижает требования к надлежащей документации. Как указано в стандарте, может потребоваться «документированная информация»:

Когда необходимо распространять или делиться информацией.
Чтобы доказать (и сохранить это доказательство), что процесс обеспечения качества был завершен и каковы были результаты.
Для сохранения организационных знаний, в том числе:
- Процессы
- Технические характеристики и изменения
- Цели и ожидания
- Мониторинг и измерения
- Анализ, обзоры, оценки и подтверждения
- Терминология
- Принятые решения
- Переговоры
- Уведомления
- Авторизации
- Предпринятые действия
- Управление активами, запасами и имуществом
- Описание должностей и квалификация

Итак, что требуется?

ISO 9001: 2015 пункт 7.5, требует от организации:

«Поддерживать документированную информацию в объеме, необходимом для поддержки работы процессов, и сохранять документированную информацию в объеме, необходимом для уверенности в том, что процессы выполняются в соответствии с планом».

Руководство ISO по требованиям ISO 9001: 2015 к документированной информации содержит следующие рекомендации о том, что документировать:

Документирование критических частей системы менеджмента качества (СМК), таких как ее объем, ключевые операционные процессы, политики и цели.
Документирование важной, но, возможно, менее важной информации, поддерживающей СМК, например блок-схем процессов, конкретных процедур качества и операционных процедур, графиков, подходов к сбору информации (то есть форм, опросов), бизнес-планов и т. Д.

Потребуется ли Руководство по качеству?

Короткий ответ: согласно ISO 9001: 2015 руководство по качеству не требуется. Стандарт ISO 9001: 2015 не требует официального руководства по качеству. Тем не менее, руководство по качеству может удовлетворять требованиям в отношении документированной информации, касающейся:

Во многих случаях информация, требуемая QMS, по-прежнему будет наиболее удобной и доступной, если ее собирать, публиковать и поддерживать в традиционном формате руководства по качеству.

Обслуживание документов

Как отмечалось в разделе 7.5, стандарт по-прежнему применяет традиционную строгость при обновлении, защите и хранении документов для информации, которая считается важной частью СМК (и других связанных систем управления). Есть много специальных разделов, которые по существу требуют целостности этой документации (см. Образец раздела из руководства по документированной информации ISO ниже).

Примеры ISO 9001 2015 Требуемая документация

Несмотря на то, что требования к документации ISO 9001 2015 менее строгие, чем в предыдущих редакциях, все же существуют конкретные случаи, когда документированная информация должна быть записана и сохранена для подтверждения достигнутых результатов организацией, как указано выше.

Независимо от того, имеет ли организация существующую систему менеджмента качества или только начинает, ключ в том, чтобы позволить процессам, которые используются для достижения ее целей, определять требования к документации. Если существующая документация может быть продемонстрирована для эффективной поддержки процессов СМК, то ее можно и нужно использовать для этой цели. Если нет, то следует приложить соответствующие усилия для преобразования или перенаправления этой документации в надлежащую функцию.

Однако такая гибкость не освобождает организацию от возможности доказать, что она выполняет свои задачи по управлению качеством.Как отмечалось выше, в стандарте есть много случаев, когда он требует конкретных доказательств соответствия. Следовательно, документация должна быть точной, объективной и актуальной в этом отношении, а на практике должна выдерживать тщательную проверку, которую потребует надлежащим образом проведенный внешний аудит. Таким образом, хотя ISO 9001: 2015 более гибок в отношении директив по документации, дисциплина, использованная при составлении требований к системе менеджмента качества предыдущей редакции, все же может быть жизнеспособным подходом.

Обратите внимание, что определенный текст из стандарта ISO 9001 используется только в учебных целях.Standard Stores признает и соблюдает правила Международной организации по стандартизации (ISO) в отношении авторских прав и интеллектуальной собственности.

Как разработать систему управления юридическими документами

Современные юридические фирмы и корпоративные юридические группы имеют дело с огромным объемом документов. А способ управления этими документами может повысить или снизить вашу производительность.

Так как же убедиться, что вы не теряете деньги при управлении своими файлами?

В этой статье мы расскажем, что такое система управления юридическими документами (DMS) и почему она важна, а также три важных принципа для эффективной стратегии управления документами и как выбрать правильное решение DMS для поддержки вашей юридической или юридической фирмы. команда.

Что такое система управления юридическими документами?

Система управления юридическими документами — это инструменты и рабочие процессы, которые ваша юридическая фирма или юридическая группа использует для создания, редактирования, хранения, поиска и обмена документами каждый день, а также вашу общую стратегию и рекомендации по работе с файлами.

Это также относится к определенному типу юридического программного обеспечения, которое поддерживает, улучшает и оптимизирует стратегию управления документами вашей организации.

Почему так важно управление документами?

Независимо от того, используете ли вы DMS или нет, важно иметь единый подход к тому, как ваша команда должна управлять важными файлами.Установив четкие правила управления документами, вы можете помочь вашей совместной работе более эффективно и результативно, дав им возможность:

Быстрый и простой поиск документов
Отслеживание истории версий
Безопасный обмен документами и совместная работа над документами
Защищать конфиденциальные файлы от посторонние глаза
Соблюдение нормативных требований и управления
… и многое другое.

Итак, какие руководящие принципы жизненно важны для сильной системы и стратегии управления документами? Мы рассмотрим три ключевые области: правила создания документов, порядок и место хранения документов и установление процедур и рабочих процессов.

1. Определите правила для создания документа.

Когда вы решите улучшить систему управления документами своей организации, первое, что нужно сделать, — это создать правила для создания новых документов. Например:

Шаблоны документов: Существуют ли установленные шаблоны для часто используемых типов документов, таких как NDA, договоры купли-продажи, трудовые договоры, письма о намерениях (LOI) и т. Д.?
Имена файлов: Каким соглашениям об именах файлов вы будете следовать? Какие сокращения вы будете использовать для общих описаний? Включите ли вы имя или инициалы автора документа? Будете ли вы использовать индикаторы состояния (например,поданы, выданы или получены)?
Даты: Как вы будете форматировать даты в именах файлов. Например, вы будете использовать ММДДГГ или ГГГГММДД?
Контроль версий: Если вам приходится обрабатывать это вручную, как вы будете отслеживать последнюю версию документа? Будете ли вы использовать дату / время или инициалы редактора?
Метаданные: Вам нужны настраиваемые поля метаданных для цифровых файлов? Могут ли какие-либо компоненты ваших соглашений об именах файлов быть лучше в качестве тегов метаданных?

Для создания эффективной и действенной системы управления документами жизненно важна последовательность.Но также важно, чтобы все было как можно проще. При внедрении новых протоколов документов люди с большей вероятностью примут новый процесс, если им будет легко его запомнить и использовать.

С помощью этих правил вы можете более эффективно предотвращать неорганизованный контент в вашей DMS (или, что еще хуже, неуместные или потерянные данные). В конце концов, вы можете применить свои новые стандарты к существующим файлам, но сначала вы должны убедиться, что все новые документы, поступающие в систему, соответствуют выбранным вами требованиям.

2. Решите, как и где будут храниться документы.

После того, как вы стандартизировали процесс создания документов, следующий шаг — решить, как и где их хранить — другими словами, организовать их!

Точно так же, как это помогает следовать последовательным правилам для создания и именования документов, это также помогает быть последовательным в именовании папок и файловых структур, независимо от того, хотите ли вы хранить документы физически, в цифровом виде или и то, и другое.

Согласованная структура папок позволяет членам группы быстро находить нужные им файлы.Это особенно важно, когда у вас есть большое количество документов и множество похожих документов (например, соглашения для нескольких клиентов или поставщиков).

Отличный способ обеспечить единообразие цифровых папок — это создать шаблон. Скорее всего, ваша юридическая фирма или команда юристов часто сталкиваются с аналогичными вопросами клиентов или бизнес-проектами, поэтому вы можете каждый раз использовать одну и ту же структуру папок.

Например, вот базовая структура папок или дерево файлов для спорного вопроса:

Пример структуры юридической папки

Имея такой шаблон, вы можете легко дублировать структуру папок для новых клиентов или дублировать подпапки для новых дел с помощью существующие клиенты.

Конечно, каждый вопрос или проект индивидуален, поэтому нет необходимости хранить все подпапки для каждой из них. В этом случае можно легко удалить ненужные подпапки или добавить уникальные. Но вы можете сэкономить много времени (и усилий), если будете последовательны.

Меры безопасности документов

Обеспечение безопасности документов является важной частью вашей системы управления документами. Помимо общей безопасности платформы, вы хотите обеспечить защиту конфиденциальной и другой важной информации от неавторизованных пользователей, включая внутренние и внешние угрозы.

Хотя вы, безусловно, можете контролировать доступ пользователей на уровне документа, обычно проще определить эти элементы управления на уровне папки. Вообще говоря, если человеку не разрешено просматривать один документ в папке, ему не разрешается просматривать другие.

3. Установите процедуры документооборота и рабочие процессы.

Каким бы чудесным ни было создание идеального документа с первого раза, каждый раз это нереально. Между внутренними и внешними проверками, переговорами и другими корректировками юридические документы претерпевают множество изменений на протяжении своего жизненного цикла.

Вот почему важно убедиться, что у вас есть четкие процедуры для создания, систематизации, проверки и утверждения различных типов документов. Например, вы можете создать рабочие процессы для:

Новый клиент или поступление проекта
Интеграция документов, созданных извне, в вашу систему
Процессы внутренней и внешней проверки документов
Обеспечение соответствия, включая архивирование и удаление документов

Переход на электронный документооборот

Мы понимаем: адвокаты любят бумагу.Поэтому неудивительно, что некоторым организациям трудно отказаться от физических документов (и бесконечных висячих папок и картотек для их хранения).

Но только то, что вы можете создать систему управления документами на бумажной основе, не означает, что вы должны это делать.

Фактически, это лишит вас многих мощных преимуществ, которые дает сильная система и стратегия управления документами.

С другой стороны, использование специальной юридической платформы DMS может вывести вашу команду на новый уровень производительности и дать ей возможность предоставлять юридические услуги высочайшего качества.

Как выбрать лучшую систему управления юридическими документами

Сегодня на рынке доступны различные коммерческие решения для хранения файлов, такие как Google Docs, Box и Dropbox. Но эти инструменты не подходят для уникальных потребностей юристов, что может привести к значительным потерям производительности, не говоря уже о том, что ваша организация подвергается риску.

Для профессии, которая так сильно полагается на документы и цифровую совместную работу, универсальное решение не подойдет (особенно когда речь идет о защите конфиденциальной информации.) Но что вы должны искать в специализированном программном обеспечении для управления документами?

Ключевые особенности юридического DMS

По мере того, как вы исследуете различные решения для управления документами для своей организации, важно знать, что действительно будет иметь значение для вашей команды. Следите за некоторыми из этих мощных функций DMS, которые могут дать вашей команде профессиональных юристов серьезное повышение производительности:

Используя эти функции, ваша команда может максимизировать свою продуктивность, оставаться в безопасности и соответствовать требованиям, беспрепятственно сотрудничать и оптимизировать свои рабочие процессы, чтобы они май работа вдохновила .

Готовы начать поиск идеального юридического DMS? Обязательно задайте эти 26 вопросов, чтобы сделать правильный выбор для своего бизнеса — и сделайте переход только один раз.

Что такое управление юридической документацией?

В настоящее время у вас нет избранного изображения для этого сообщения. Чтобы установить свое избранное изображение, нажмите круглую кнопку Meta View и установите изображение в поле в правом нижнем углу.

Некоторым это может помочь, но юридические фирмы все время спрашивают нас: Что такое Управление документами? Что такое DMS (система управления документами)? И что такое Управление юридической документацией? В этом посте мы ответим на эти вопросы и объясним, почему ответы важны для юридической фирмы.

Что такое хранилище документов?

Чтобы определить Управление документами, нам сначала нужно сопоставить его с базовым хранилищем документов. Хранилище документов — это просто место для хранения документов, обычно организованных в папки. На жестком диске вашего компьютера хранятся документы. Файловый сервер — это хранилище документов. Общий серверный диск (например, «S: / drive») в вашем офисе является хранилищем документов. Облачное хранилище, такое как Dropbox и Google Drive, также является хранилищем документов — просто хранится в облаке, а не на вашем локальном компьютере или офисном сервере.

Хранилище документов — это место, где можно сохранять документы для последующего извлечения и потенциально делиться ими с другими, ни больше, ни меньше. С этими документами ничего не происходит, пока они находятся в хранилище, и пользователи не могут ничего делать с документами, кроме их просмотра и редактирования.

Что такое управление документами?

Если вы думаете о базовом хранилище документов как о пассивном, вы можете думать об управлении документами как об активном. Управление документами достигается с помощью системы управления документами, часто сокращенно DMS.(Нам в сфере технологий нравятся наши сокращения.)

Система управления документами предоставляет пользователю, например юридической фирме, инструменты для управления, организации и иного использования (более) полезных документов для фирмы. В частности, DMS делает то, чего не делает простое хранилище документов. Например, такие функции, как:

Связанные: Управление документами и управление практикой

Что такое Управление юридическими документами?

Системы управления документами — программное обеспечение, которое выполняет управление документами — разработаны для многих отраслей, включая финансовые услуги, медицину и юридическую отрасль.

Legal Document Management, или система управления юридическими документами, представляет собой DMS, адаптированную к особым потребностям юридического бюро. Мы часто предостерегаем юридические фирмы от внедрения систем DMS общего назначения, которые, как правило, предназначены для широких масс, а не только для юридических фирм, и поэтому не учитывают специфические юридические функции.

Системы управления юридическими документами включают следующие функции:

Что такое управление юридическими документами? В целом, это инструмент, специально помогающий юридическим фирмам легко организовывать, получать доступ и работать с их документами в повседневной юридической практике более эффективно, чем обычная система управления документами или хранилище документов.

Требуется ли вашей фирме управление юридической документацией?

Итак, мы рассмотрели, что такое Управление документами, чем оно отличается от простого хранилища документов, и что такое Управление юридическими документами. Естественно, возникает вопрос: нужна ли вашей фирме управление юридической документацией?

Чтобы ответить на этот вопрос, спросите себя:

Если вы ответили «да» на любой из этих вопросов, ваша фирма должна серьезно взглянуть на внедрение системы управления документами.

Связано: 11 причин, по которым вам необходимо управление документами и электронной почтой.

Лучше в облаке

Подводя итоги, еще одно последнее соображение: облако. Унаследованным системам управления документами требовался (мощный) локальный сервер для работы, который требовал обслуживания, обновлений и местной ИТ-поддержки для поддержания работоспособности. Сегодня лучшие системы управления документами основаны на облаке, что обеспечивает более высокую степень безопасности и доступности. И самое главное: сервер не требуется.

Зачем нужна система управления документами для адвокатского бюро?

Без стандартизированной системы организации, защиты и поиска документов даже небольшая юридическая фирма может быстро впасть в беспорядок и замешательство.Документы — это жизненная сила любого юридического предприятия, и возможность автоматизировать рабочие процессы, частью которых они являются, имеет решающее значение для их успеха.

Юридические фирмы занимают уникальное положение при выборе системы документооборота. Например, предприниматели и стартапы часто начинают с общих файловых дисков и общения по электронной почте, потому что это просто и экономично — по крайней мере, вначале. Для юридической фирмы такой вариант исключен.

Юристы не могут внедрить общие файловые диски без нарушения конфиденциальности адвоката и клиента.Папки электронной почты быстро переполняются, поскольку нет возможности надежно интерпретировать входящие сообщения по приоритету и с уверенностью помещать их в нужный почтовый ящик.

Кроме того, эти специальные опции не предлагают возможности контроля версий, надежного индексирования или значимых преимуществ безопасности. В конечном итоге юристы должны поддерживать свою ИТ-инфраструктуру на более высоком уровне.

Автоматизированный сбор и индексирование документов для юридических фирм

Для занятых юристов и их помощников возможность быстрого преобразования бумажных документов в различные цифровые форматы является важным и ценным преимуществом.Ручные процессы ввода данных с бумаги в цифровые формы слишком медленны и слишком неточны для точности, требуемой юридической отраслью.

Поскольку эти процессы обычно представляют собой часы, не подлежащие оплате, ключом к эффективному вводу документов является автоматизация процесса. Оптическое распознавание символов делает это возможным, позволяя машинам быстро преобразовывать большие объемы бумажных документов в индексируемые редактируемые цифровые файлы.

Мы полагаемся на технологию ABBYY в процессах оптического распознавания символов и ввода юридических документов.Решения ABBYY для управления документами позволяют юридическим бюро с легкостью конвертировать документы, автоматически используя безопасное управление версиями документов, делая совместную работу проще, чем когда-либо прежде.

Индексирование гарантирует, что документы не потеряны и не потеряны. Юридические фирмы не могут полагаться на своих сотрудников, которые запоминают все аспекты сложной системы папок, чтобы своевременно находить определенные документы. При индексировании необходимо полагаться на метаданные для создания условий поиска по ключевым словам, которые упрощают поиск документов в любое время.

Безопасный обмен документами и совместная работа

Создание индексированного архива с возможностью поиска — ключевое отличие любой юридической фирмы. Однако это может вызвать проблемы с соблюдением требований, когда не уделяется внимания конфиденциальности и безопасности.

Чтобы предложить клиентам необходимую юридическую защиту, юридическим бюро необходимо внедрить автоматизированные процессы преобразования документов, обеспечивающие легкий доступ и безопасность мирового класса. Опыт Kelley Connect и технология ABBYY обеспечивают соответствие требованиям по требованию, чтобы гарантировать, что безопасность документов встроена в каждый процесс рабочих процессов юридического бюро.

Наши решения гарантируют, что как локальные, так и удаленные документы доступны только аутентифицированным пользователям с правами доступа. Неавторизованные пользователи не могут получить доступ к архивным файлам без явного разрешения назначенного администратора — обычно юриста, ведущего рассматриваемое дело.

Такой подход к управлению документами в юридической конторе гарантирует успешное соблюдение нормативных требований и долгосрочную безопасность. Благодаря тому, что поставщик управляемых услуг, такой как Kelley Connect, позаботится о настройке и обслуживании платформы безопасности, юридические бюро могут сосредоточиться на своих основных бизнес-процессах, наслаждаясь современной автоматизацией и вводом документов.

Автоматизированная обработка больших объемов документов

Ключом к успешной автоматизации юридического бюро является способность эффективно обрабатывать большие объемы документов. Ручные процессы слишком медленны и слишком неточны, чтобы разумно учесть количество документов, с которыми приходится иметь дело даже небольшим юридическим бюро.

Автоматизация рабочего процесса с помощью надежной, совместимой платформы корпоративного контента является ключом к сокращению не оплачиваемых часов и созданию ценности в юридической отрасли. Обработка больших объемов документов должна осуществляться с таким же вниманием, как юристы относятся к своим клиентам.

Это означает, что расположение документов необходимо защитить и скопировать на резервные серверы в целях аварийного восстановления. В то же время механизмы для внутренних расследований и аудитов необходимо включить с самого начала.

Наши специалисты обладают квалификацией для разработки, развертывания и обслуживания систем управления документами, которые повышают эффективность рабочего процесса в юридическом бюро. Сократите использование бумаги, автоматизируя цифровые процессы и упрощая рабочие процессы.

Как внедрить систему управления документами

Преобразование всей истории юридической фирмы бумажных файлов и внедрение современного программного обеспечения для управления документами может показаться сложной задачей.Во многих случаях лучший способ достичь этих результатов — это оцифровка документов в дальнейшем и преобразование старых документов только в их точке соприкосновения в ходе обычного ведения бизнеса.

Сделайте Kelley Connect вашим консультантом по управлению документами. Положитесь на нашу историю успеха в развертывании эффективных юридических офисных решений для наших клиентов, и вы сможете обеспечить доступность и безопасность данных клиентов.