Схемы документооборота. Документооборот в организации пример схема. Схема документооборота организации
Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, — с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- — входящие (поступающие) документы;
- — исходящие (отправляемые) документы;
- — внутренние документы.
Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,
обработке и движении.
Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.
Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.
Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равн
www.namvd.ru
Шпаргалка делопроизводителя : Документооборот в организации
ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).
Что можно сделать для упрощения документооборота?
- Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.
Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.
10 причин внедрить электронный документооборот>>
- Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.
Порядок регистрации документов>>
Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.
- Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.
Виды документопотоков
Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.
Схема движения входящих документов внутри организации
Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.
Схема движения исходящих документов внутри организации
Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.
Схема движения внутренних документов организации
Как рассчитать объем документооборота?
Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.
Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.
При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.
www.docdelo.ru
Документооборот — отдельный фрагмент общей картины
Дмитрий Пинаев
Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»
Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.
С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).
Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.
Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД
Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.
Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»
Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:
- Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
- К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
- К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.
К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.
Подходы к формализации документооборота
Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».
Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.
Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.
Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».
Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.
Применение технологий бизнес-моделирования
Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:
- Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
- Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
- Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.
Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:
- Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
- Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
- Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
- Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.
Система бизнес-моделирования Business Studio
На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).
Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.
| Процесс | Ответственный | Требования к срокам | Поступления | Передача | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Процесс | Ответственный | Процесс | Ответственный | |||
| A2.1.1.8 Поставка инструмента | Поставщик | Согласно условиям договора | A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям | Менеджер по инструменту | ||
| A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям | Менеджер по инструменту | Согласно условиям договора | A2.1.1.8 Поставка инструмента | Поставщик | A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент | Кладовщик |
| A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент | Кладовщик | В течение 20 мин. | A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям | Менеджер по инструменту | Бухгалтер | |
| A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера | Бухгалтер | В течение одного часа. | A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент | Кладовщик | ||
| A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента | Кладовщик | Не более 20 мин. | A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент | Кладовщик | ||
Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio
Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.
| № | Изменения в бизнес-процессах | Отражение в документообороте |
|---|---|---|
| 1 | Изменен ответственный за выполнение функции. | В маршруте движения документа необходимо изменить исполнителя. |
| 2 | Изменена структура бизнес-процесса. | Изменился маршрут прохождения документа. |
| 3 | Документ перестал использоваться в компании. | Исключение документа из документооборота. |
| 4 | Появился новый бизнес-процесс, что повлекло за собой появление нового документа. |
Разработка и ввод в действие:
|
Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте
Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.
Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.
Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.
Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006
Рекомендуемые материалы по тематике
Описание бизнес-процессов. Немного о практическом опыте
Меняться правильно
Применение процессного подхода к управлению политической партией
Процессное управление в период трансформации
www.businessstudio.ru
Разработка схемы документооборота: особенности создания схемы документооборота
Корпоративная отчетность формируется и представляется в соответствии с внутренними положениями составления и представления отчетных документов, а также на основе схемы документооборота.Порядок соединения учетных регистров и их форма и последовательность записей, использование средств автоматизации и схема документооборота комплексно характеризуют уровень бухгалтерского и управленческого учета на предприятии.
Формирование схемы документооборота
Разработка схемы документооборота обычно начинается с постановки целей управления бизнес-деятельностью компании, разукрупнения их до задач для отдельных подразделений и отделов и заканчиваетсявыявлением средств их достижения, а также определением содержания и состава необходимой документации на каждом уровне управления.
Процессы внедрения в практику производственного управления новой системы ведения документооборота и снижение объема информации требуют рационализации существующего документооборотав системе управления. Схема документооборота в условиях действияавтоматизированной системы управления должна четко разделять источники создания и получения документации. Подавляющее число документов в современной компании формируется в электронном виде. В системе управления в основном создаются документы, которые нужны для нормальной работы автоматизированной системы управления и содержащие в себе данные, являющиеся входными при обработке поступающей информации.
Особенности создания схемы документооборота
Разработка схемы документооборота предполагает проведение анализа информационных потоков, которые, собственно, и будут ее определять. При формировании схемы нужно будет ее усовершенствовать с помощью унификации всех необходимых для работы документов с целью упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов.
При разработке схемы документооборота компании необходимо составить матрицу, в которую будут внесены, при их наличии, шифры отделов, цехов, а также служб и участков на основе существующего структурного деления. На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне отделов и цехов, поскольку схема, созданная на уровне менее крупных структурных подразделений может оказаться слишком разветвленной и потому необозримой и трудной для работы. Если возникает такая потребность, формируются также и дополнительные схемы уже внутри отделов и цехов.
Система электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) предоставляет возможность существенно повысить не только эффективность, но и уровень корпоративной культуры работы с документацией в коммерческих компаниях любой формы собственности и государственных структурах. Целью внедрения СЭД является оптимизация документооборота. Как ни странно, экономичность документооборота необязательно предполагает его сокращение. Ее нужно рассматривать в аспекте повышения качества содержания получаемой руководством предприятия информации и удобства работы с ней. Основным назначением оптимизации (или проектирования) документооборота является приведение его в соответствие с требованиямиуправления компанией с одновременным уменьшением расходов на его ведение.
Осуществление качественной разработки схемы документооборота поможет сделать процесс формирования документов полностью отвечающим потребностям компании в соответствии с задачами ее бизнес-деятельности.
alp-erp.ru
Глава 1. Порядок работы с документами
В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота — основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии — от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.
В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот. Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота — прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся
входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций | |||
исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы | |||
внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы |
Схема работы с входящими документами
Схема работы с исходящими документами
Прием и первичная обработка
Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение — экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.
Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.
Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату | |||
Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю | |||
Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения | |||
Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям |
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.
studfiles.net
Разработка схемы документооборота: особенности создания схемы документооборота
Корпоративная отчетность формируется и представляется в соответствии с внутренними положениями составления и представления отчетных документов, а также на основе схемы документооборота.Порядок соединения учетных регистров и их форма и последовательность записей, использование средств автоматизации и схема документооборота комплексно характеризуют уровень бухгалтерского и управленческого учета на предприятии.
Формирование схемы документооборота
Разработка схемы документооборота обычно начинается с постановки целей управления бизнес-деятельностью компании, разукрупнения их до задач для отдельных подразделений и отделов и заканчиваетсявыявлением средств их достижения, а также определением содержания и состава необходимой документации на каждом уровне управления.
Процессы внедрения в практику производственного управления новой системы ведения документооборота и снижение объема информации требуют рационализации существующего документооборотав системе управления. Схема документооборота в условиях действияавтоматизированной системы управления должна четко разделять источники создания и получения документации. Подавляющее число документов в современной компании формируется в электронном виде. В системе управления в основном создаются документы, которые нужны для нормальной работы автоматизированной системы управления и содержащие в себе данные, являющиеся входными при обработке поступающей информации.
Особенности создания схемы документооборота
Разработка схемы документооборота предполагает проведение анализа информационных потоков, которые, собственно, и будут ее определять. При формировании схемы нужно будет ее усовершенствовать с помощью унификации всех необходимых для работы документов с целью упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов.
При разработке схемы документооборота компании необходимо составить матрицу, в которую будут внесены, при их наличии, шифры отделов, цехов, а также служб и участков на основе существующего структурного деления. На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне отделов и цехов, поскольку схема, созданная на уровне менее крупных структурных подразделений может оказаться слишком разветвленной и потому необозримой и трудной для работы. Если возникает такая потребность, формируются также и дополнительные схемы уже внутри отделов и цехов.
Система электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) предоставляет возможность существенно повысить не только эффективность, но и уровень корпоративной культуры работы с документацией в коммерческих компаниях любой формы собственности и государственных структурах. Целью внедрения СЭД является оптимизация документооборота. Как ни странно, экономичность документооборота необязательно предполагает его сокращение. Ее нужно рассматривать в аспекте повышения качества содержания получаемой руководством предприятия информации и удобства работы с ней. Основным назначением оптимизации (или проектирования) документооборота является приведение его в соответствие с требованиямиуправления компанией с одновременным уменьшением расходов на его ведение.
Осуществление качественной разработки схемы документооборота поможет сделать процесс формирования документов полностью отвечающим потребностям компании в соответствии с задачами ее бизнес-деятельности.
www.alp-erp.ru
Формирование документооборота
Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципиальная схема документооборота приведена на схеме.
Рисунок 1. Принципиальная схема документооборота на предприятии
Регистрация документов
Все официальные документы подлежат регистрации. Входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Какие документы следует регистрировать? Все, что не попадают в перечень документов, не требующих регистрации. Состав документов в перечне может отличаться в различных организациях, поэтому каждый конкретный перечень утверждается руководителем предприятия.
Традиционно существовало две системы регистрации документов – журнальная и карточная.
Рисунок 2. Пример оформления журнала регистрации входящих документов
Рисунок 3. Пример оформления журнала исходящих документов.
Рисунок 3. Пример оформления журнала исходящих документов.
Журнальная система используется там, где документооборот не превышает 1000 документов в год. Если больше, то следует применять карточную форму. В настоящее время все чаще используется автоматизированная система регистрации на ПЭВМ — компьютер.
С появлением компьютера стало возможно говорить об электронном документообороте. Как правило, на сервере или компьютере секретаря создается база данных, где хранится информация обо всех созданных документах. Таких баз может быть одна или несколько. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, его сканируют и электронную версию также помещают в базу данных.
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Возникает вопрос: Как наладить учет документов, если они создаются на разных компьютерах или поступают в организацию в виде электронных сообщений разным сотрудникам? Может потребоваться некоторая разъяснительная работа и открытый доступ к базе данных. В любом случае центральной фигурой в процессе регистрации был и остается секретарь. Она формирует собственную номенклатуру дел. (Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке).
Классификация документов
Проще всего систематизировать документы по их типу, например:
Рисунок 5. Пример классификации документов по типам
Носитель определяет, в каком виде хранится документ – на бумаге или на жестком диске компьютера. По содержанию документы могут хранить или исходные данные, например, текст приказа или письма, или данные описывающие первичные документы, такие как журнал регистрации документов, и содержащие таким образом сводные данные. С точки зрения разработчика, документы могут создаваться как внутри организации, так и за ее пределами.
Первичные документы также могут быть систематизированы по форме создания и в зависимости от использованной программы. Например,
Рисунок 6. Пример классификации первичных документов
Доля оригинальных документов в делопроизводстве ничтожно мала. Практически все документы можно отнести в разряд типовых документов, изготовленных по тому или иному трафарету или, как принято говорить применительно к документам, набираемых на компьютере, по шаблону. Шаблон позволяет экономить время и содержит готовые элементы оформления документа, которые новичку было бы непросто создать самостоятельно. Шаблоны, как правило, разрабатываются специалистами или опытными пользователями по установленным в делопроизводстве стандартам. На нашем сайте вы можете найти разнообразные шаблоны.
Место хранения документов
Документы на бумажных носителях сортируются согласно номенклатуре дел и помещаются в дела (картонные папки), дела расставляются по полкам в шкафу. Таким образом, мы получаем три уровня хранения. При большом количестве документов и их разнообразии количество уровней возрастает.
Подобно бумажному делопроизводству, хранение документов на жестком диске компьютера также имеет свою иерархию.
Рисунок 7. Пример организации структуры файлов на портале «Офиспрофи».
Таким образом, структура хранения документов должна включать:
Для документов на жестком диске компьютера
- Структуру папок для хранения файлов
- Файлы (первичные документы), помещенные в папки
- Файлы сводных документов, содержащие опись первичных документов
Для документов на бумажных носителях
- Структуру дел для хранения бумажных документов
- Дела для хранения бумажных документов
- Бумажные документы, находящиеся в делах
- Электронную опись бумажных дел
office-profi.ru