Автоматизация управленческого учета в Челябинске.
Что такое автоматизация управленческого учета? Это готовое решение для развития политики компании.
Любая организация стремится к расширению своего влияния, поэтому с каждым разом ей приходится получать и обрабатывать все больше сведений о товаре, его поставках, приеме инвентаризации, производстве, продажах, клиентах, поставщиках, конкурентах, партнерах, сотрудниках. Руководителю становится всё труднее справляться с таким потоком поступающей информации и взвешено принимать решения. Именно тогда на помощь приходит автоматизация учета.
Чтобы контролировать расходы и доходы и грамотно выстроить бюджет фирмы, руководство должно иметь доступ ко всем необходимым сведениям в режиме Онлайн. Эти сведения должны быть всегда актуальны и постоянно обновляться.
Для этого компания прибегает к внедрению систем автоматизации управленческого учета, которые решают следующие проблемы:
• Поступление и обработка актуальной информации о работе компании (складские запасы, рентабельность цен, контроль финансового оборота, сведения о получаемых доходов, выявление наиболее прибыльных товаров/услуг и т.
• Всесторонний анализ деятельности компании (анализ источников прибыли, анализ работы сотрудников, анализ рентабельности ценовой политики, анализ работы производства, анализ эффективности управленческих решение и т.д.).
• Планирование на основе полученных аналитических данных (распределение нагрузки и оформление графиков работы, построение рабочего плана на определенный период, расчет прогнозов).
Как автоматизировать управленческий учет
Идея автоматизация заключается во внедрении специальных программ и устройств, которые будут способствовать ускоренному выполнению часто повторяющихся задач и решению проблемных моментов.
Когда начинается стадия организации автоматизации, стоит обратить внимание на то, какие именно управленческие системы необходимо оптимизировать и какие цели преследует компания. Постановка конкретных целей и задач помогает выбрать действительно необходимые программы и оборудование для автоматизации управленческого учета. Если Вы затрудняетесь в этом, то стоит обратиться к специалисту с большим опытом работы в данной области.
Нужно подбирать ту программу для автоматизации управленческого учета, которая будет полностью отвечать требованиям предприятия. Не стоит бросаться из крайности в крайность. Выбирайте оборудование не из-за цены, а из-за ее технических характеристик. Покупайте качественные программные обеспечения и технику с необходимым функционалом, который будет стимулировать развитие Вашей фирмы. Это позволит не прибегать в модернизации систем еще несколько лет.
Можно вывести несколько условных правил успешного внедрения автоматизированных систем управленческого учета:
• Определение необходимых бизнесу функциональных возможностей системы управленческого учета.
• Описание политики и методов управления.
• Выявление требований руководства.
• Разработка схем будущей автоматизированной системы управленческого учета.
Когда будут введены программы для автоматизации, внимательно следите за их работой.
Проводить периодический анализ и тестирование новых систем. Так Вы сможете определить, соответствует ли автоматизация требованиям компании, нужно ли что-то доработать или наоборот убрать. Поставьте перед программой определенные цели и постарайтесь их достичь, тогда Вы узнаете возможности системы управленческого учета и сможете в дальнейшем разрабатывать достижимые планы с перспективой роста.
Чтобы не было проблем с работой систем, а автоматизация прошла успешно, лучше обратиться к специалистам, которые подберут программы и оборудование, подходящие именно Вашей политике управления. Кроме того, они установят автоматизацию под ключ и научат Вас пользоваться программами и оборудованием.
Настройка систем управленческого учета в «Автоматизации Бизнеса»
«Автоматизация Бизнеса» занимается разработкой оптимальных решений для внедрения автоматизированных систем любых уровней сложности.
Наши специалисты консультируют своих клиентов, узнают об их требованиях к автоматизации и подбирают оборудование и программы, соответствующие условиям бизнеса. Они не предлагают ничего лишнего и подбирают только те товары, в которых нуждается предприятие.
ТОП 5 советов по автоматизации управленческого учета
Авторская колонка ООО «ФинГрад – Управление финансами»
Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – это непременный must have бизнес-сообщества. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании – это лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Поэтому, есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности. В свою очередь, эффективность управленческого учёта непосредственно зависит от своевременности представления этой актуальной информации.
Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.
Есть несколько предпосылок автоматизации управленческого учета:
- Необходимость сокращения рутинного, монотонного труда сотрудников
- Минимизация арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
- Необходимость сопоставлять периоды и исключать “снежный ком” не достоверных данных прошлых лет
- Увеличение скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
- Повышение гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
- Потребность создания страховочных бэкапов
- Создание возможности для установления дополнительных функций контроля
Чтобы автоматизация управленческого учета прошла быстро и безболезненно, есть несколько общих рекомендаций:
- Необходимо разработать методологию
Индивидуальность, адресность и гибкость – основные характеристики управленческого учета.
Поэтому, при постановке управленческого учета в конкретной организации рекомендуется разработать методологию: откуда и какие данные собираются, какие отчеты и по каким видам деятельности формируются. Разработанную методологию при неавтоматизированном учете обязательно следует проверить на отчуждаемость. А именно, поручить сотруднику, не участвовавшему в подготовке отчетов, попробовать на основании методологии собрать данные в программу управленческого учета. При автоматизированном учете такая проблема отпадает сама собой, так как программа сама автоматически консолидирует данные из различных специализированных и бухгалтерских программ.
- Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом при выборе подрядчика
Если решение об автоматизации принято, то следует определиться с исполнителем: можно реализовать проект собственными силами или обратиться к специализированному подрядчику.
При наличии собственного штата IT-специалистов, которые не перегружены текущей работой, логично воспользоваться их услугами и создать собственный ресурс/программу для автоматизации.
Если вы решили отдать автоматизацию учета стороннему подрядчику, то обратить внимание следует на:
- Репутация на рынке: успешные проекты в вашей отрасли существенно упростят диалог с подрядчиком.
- Наличие двойной записи: существенно уменьшит вероятность ошибок.
- Конфиденциальность: подписание NDA + возможность выбора места хранения данных.
- Наличие квалифицированных сотрудников: специалистов по управленческому учету.
- Сбор данных: есть ли у подрядчика возможность настроить автоматический сбор данных их всех источников, описанных в методологии.
- Скорость реакции на изменения: насколько быстро можно перенастроить сбор данных при смене методологии, настроить новые отчеты, добавить новые ЦФО, загрузить данные из дополнительных программ, подключить дополнительные филиалы и так далее.
- Обслуживание и поддержка: есть ли выделенный менеджер для ведения проекта, насколько оперативно работает техподдержка.
По теме: «ФосАгро» автоматизировала процесс кадрового обслуживания
- Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать.
Лучше попробовать сперва вести вручную, чтобы иметь четкое представление о том, какие отчеты необходимы, какие данные необходимы для принятия управленческих решений и работает ли методология. А лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.
- Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.
Примеры расчета прямой экономии за счет автоматизации управленческого учета:
Блокирование бессмысленных трат. После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен coffee&go проанализировали прибыль по кофе и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на закупку расходников и топперов в среднем на 7-10% больше.
Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к перерасходу продуктов вне технологических карт. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости не оплаченых клиентом наполнителей с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.
Контроль контрагентов. Владелец сети «барбершопов» после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку расходных материалов и косметических средств за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем салонам.
- Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведется параллельно два учета: ручной и автоматизированный
Стоит придерживаться этого важного правила, ведь пока происходит автоматизация, компания вынуждена вести параллельно два учета – а это дополнительные траты. Существует так же риск долгосрочного проекта, за время реализации которого ситуация и задачи могут существенно поменяться.
Это значит, что после сдачи проекта необходимо будет время на доработки – процесс может стать бесконечной головной болью для собственника. Также для длительного проекта правильно при расчете реальной стоимости учесть коэффициент дисконтирования: деньги потрачены сейчас, а результат будет не скоро.
По теме: Как устроены системы автоматизации управления в компании Р-фарм
Желаем успехов!
Автоматизация управленческого учета на предприятиях
Войтюшенко Н.Н., Велико-Иваненко Т.П. Донецкий национальный университет экономии и торговли имени Михаила Туган-Барановского
Для того чтобы эффективно управлять предприятием, необходимо в любой момент времени иметь доступ к информации о текущем состоянии компании. Бухгалтерский учет не может предоставить руководителю таких данных. Именно поэтому сейчас возникла проблема автоматизации управленческого учета.
Подавляющее большинство украинских предприятий до сих пор решают задачи управленческого учета, составление сводной и аналитической отчетности, в MS Excel, при этом сталкиваясь с многократным вводом данных и естественными трудностями в консолидации информации по сложным управленческим правилам.
Основной причиной этому является высокая изменчивость требований компаний к управленческой отчетности. Разработав (или купив) однажды программу для автоматизации управленческого учета, компания уже не может существенно изменять принципы учета, так как она привязана к программному обеспечению. Для произведения изменений в программе необходимо прибегать к дорогостоящим услугам разработчика или покупать новую программу. Вот и вынуждены экономисты и финансовые работники пользоваться MS Excel, добавляя в нем все новые и новые сроки и столбцы в отчетах, что уже доходит до абсурда [2]. Тем не менее, в Украине управленческий учет все же применяется. Подтверждением тому служит динамика продаж программных продуктов по автоматизации управленческого учета и бюджетированию. Кто же реально занимается вопросами постановки и ведения управленческого учета на предприятиях? Можно с уверенностью сказать, что в большинстве случаев бухгалтерия к управленческому учету отношения не имеет. Его постановкой и ведением на предприятии обычно занимается либо финансовый директор (директор по экономике), либо специально привлеченный для этого специалист, а функциональные обязанности по его ведению могут быть скрыто или явно распределены между сотрудниками финансового отдела [1].
Инициаторами процесса постановки управленческого учета становятся, как правило, молодые специалисты, имеющие “свежее” экономическое образование, а также собственники компаний, которым уже не достаточно одной лишь бухгалтерской отчетности и требуется более достоверная информация о состоянии компании.
Непосредственно во время постановки системы учета возникает немало сложностей, связанных не только с пониманием и интерпретацией учета как такового, но и проблемы, лежащие как раз на границе “управленческий учет — бухгалтерский учет”. Очень сложно, например, правильно организовать взаимодействие между обоими видами учета, поскольку объект у них один, а цели разные. Принципиальным моментом управленческого учета является его оперативность: существуют виды бизнеса, в которых анализировать баланс необходимо ежедневно, и бухгалтерский отчет в конце квартала уже бесполезен. Методики и программные средства уже способны обеспечить такую оперативность. Отсюда вытекает, пока неочевидный для многих менеджеров, вывод: в управленческом учете необходимо соблюдать дисциплинирован-ность, даже большую, чем в бухгалтерском.
Например, управленческие первичные документы могут иметь ряд специфических полей, не заполнение или несвоевременное заполнение которых сведет на нет все усилия по построению учетной системы. Поскольку введенные таким образом в систему цифры нельзя ни корректно консолидировать (без потерь важных аналитических признаков), ни сопоставить с планом [3].
Управленцы предприятий, решая вопрос о ведении управленческого учета, зачастую бросаются в две крайности. Первая состоит в том, что управленческому учету вообще не уделяется должного внимания, а вся его постановка заключается в волевом решении: “Будем вести также как бухгалтерский”. В результате рождается система, в которой плановые управленческие данные можно сопоставить только с бухгалтерским фактом. Вторая крайность — это чрезмерное усложнение и детализация учетных структур. Отсюда возникают огромные и трудно читаемые списки статей, содержащие одновременно данные по направлениям деятельности, товарам, регионам, контрагентам, а в худшем случае рядом друг с другом могут оказаться такие разнородные показатели как доходы, поступления, задолженности и инвестиции.
По сути дела, в одном документе желают увидеть “все сразу и обо всем”.
Таким образом, автоматизация управленческого учета сейчас в Украине занимает достаточно важное место, хотя он достаточно сложен в своем ведении. Конечно, существует общемировая практика постановки и ведения управленческого учета, однако, в последнее время наблюдается заметный уход от классического. При этом происходит расширение понятия управленческого учета, а именно: в качестве факторов, влияющих на принятие управленческих решений, рассматривается конкурентная среда, система взаимоотношений с клиентами (CRM) и др. А это уже другой более высокий уровень, и для большинства украинских предприятий пока еще завтрашний день. Литература: http://www.intalev.ua/index.php?id=21285 http://www.management.com.ua/ims/ims025.html http://www.marketing-plus.ru/index.html?mode=48
Что такое автоматизированный учет? (с иллюстрациями)
Автоматизированный учет — это метод ведения бухгалтерского учета в актуальном состоянии с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.
Деловое программное обеспечение этого типа часто конфигурируется так, чтобы упростить перекрестную проводку дебиторской и кредиторской задолженности, устраняя необходимость вводить несколько проводок для ведения бухгалтерских записей в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета. Многие из наиболее популярных автоматизированных систем бухгалтерского учета могут быть адаптированы к потребностям компании, покупающей программное обеспечение, что позволяет создавать индивидуальные отчеты, а также использовать стандартные форматы отчетов, включенные в пакет программного обеспечения.
Процесс автоматизированного учета может сэкономить много времени при проводке кредитов и дебетов.
Вместо того, чтобы делать записи в разных книгах, как это обычно бывает с более традиционными методами, большинство пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета структурированы так, чтобы можно было вручную вводить транзакцию в одно поле на одной странице.Оттуда программное обеспечение автоматически связывает транзакцию со всеми другими соответствующими записями в пакете программного обеспечения. Как только транзакция будет введена, данные будут включены в любой созданный отчет, который структурирован так, чтобы охватить дату этой записи.
Помимо упрощения процесса ручного ввода данных в автоматизированную систему бухгалтерского учета, многие пакеты программного обеспечения для бухгалтерского учета могут быть связаны с кредитными картами и банковскими счетами.
С помощью интерфейса, встроенного в программное обеспечение, платежи могут переводиться поставщикам и автоматически применяться к соответствующему счету поставщика и номеру счета в бухгалтерских записях.В то же время клиенты могут переводить онлайн-платеж по ссылкам, которые система включает в любые электронные счета, отправленные этим клиентам. Используя ссылку для отправки платежа, программное обеспечение автоматически получает платеж, отправляет его на правильный счет клиента и номер счета-фактуры, а затем направляет платеж на банковский счет, указанный конечным пользователем.
Сегодня автоматизированный учет считается основным компонентом большинства стратегий планирования ресурсов предприятия или ERP.Функции безопасности и экономия времени могут значительно повысить эффективность бухгалтерской группы.
Кроме того, бухгалтерское программное обеспечение включает в себя функции, которые позволяют генерировать и рассылать электронные счета клиентам, что является чрезвычайно эффективным инструментом. Использование этих функций позволяет получать платежи за короткий период времени либо потому, что клиент может утвердить платеж и отправить чек по почте за меньшее время, либо потому, что он или она использует возможность отправить электронный платеж.В любом сценарии компания извлекает выгоду из увеличения поступлений по своей дебиторской задолженности за короткий промежуток времени, предоставляя бизнесу доступ к большему количеству наличных средств для управления повседневной деятельностью.
Каковы преимущества автоматизированной системы управления?
Автоматизированные системы управления помогают конкурентоспособным компаниям оптимизировать свои бизнес-системы.
Автоматизированное программное обеспечение может устранить множество утомительных и отнимающих много времени бизнес-задач, делая управление бизнесом более эффективным. Преимущества правильно выбранной и правильно используемой автоматизированной системы управления включают контроль над процессами, более четкую видимость операций, оптимизацию цепочки поставок и более эффективное хранение и отзыв информации. Такие системы также могут помочь бизнесу повысить эффективность, обеспечить подотчетность персонала, улучшить обслуживание клиентов и принести большую пользу бизнесу.
Возможности просмотра на информационной панели большинства автоматизированных систем могут помочь руководству быстро получить четкое представление об операциях, обеспечивая мгновенный доступ к информации об управлении качеством, обновлениям персонала и информационной статистике.
Превосходные бизнес-результаты часто достигаются благодаря комплексному пониманию производительности и сильных сторон бизнеса, а повышенная прозрачность может привести к лучшему контролю над процессами. Программное обеспечение для обеспечения прозрачности также может в любое время транслировать фактическую видеопоток на руководство завода или производственные цеха, делая его доступным из любого места.
Часто в конкурентных отраслях знания — это сила, и доступ к информационным базам данных и библиотекам может помочь обеспечить эту силу. Информационные системы управления обеспечивают немедленный доступ к историческим данным и данным в реальном времени, что помогает повысить эффективность управления.
Программы состоят из аппаратного и автоматизированного программного обеспечения и позволяют сравнивать данные из всех необходимых отделов.Обычно они предназначены для архивирования, резервного копирования и управления всеми файлами и документами.
Внутренними процессами, такими как управление запасами, планирование продукции и обслуживание клиентов, часто легче управлять с помощью программного обеспечения для автоматизированного планирования ресурсов предприятия (ERP).С помощью радиочастотной идентификации (RFID) и других технологий отслеживания и идентификации программы ERP обрабатывают такие взаимодействия в цепочке поставок, как выставление счетов, отслеживание заказов и взаимодействие с поставщиками. Например, когда запасы достигают заранее определенного уровня, системы ERP отправляют поставщикам формы повторного заказа.
Сайты закупок и доставки через Интернет часто используют систему ERP, поскольку время отклика должно быть быстрым, а заказы часто индивидуализированы.
Автоматизированные системы управления могут помочь уменьшить избыточность за счет быстрого и точного выполнения задач, на которые у человека уйдет гораздо больше времени и, вероятно, приведет к большему количеству ошибок.Примером этого является аутсорсинг отделов кадров. Программное обеспечение для управления персоналом автоматизирует расчет и выдачу заработной платы, регистрирует обновления сотрудников и статус льгот, а также рассылает уведомления. Автоматизированные системы управления сокращают время, количество сотрудников и человеческий фактор из процессов, выполнение которых раньше требовало большего количества людей и времени.
Подотчетность персонала также может быть увеличена с помощью автоматизированных систем управления, которые запрограммированы на назначение и отслеживание выполнения рабочих обязанностей.Это может быть сделано в форме квот, журналов связи и обзоров задач. Информационные журналы требуют, чтобы сотрудники документировали свои лиды, создавая возможности оценки на основе качественных данных. Эти программы могут помочь стимулировать рост сотрудников и держать сотрудников в курсе их задач, достижений и производительности.
Удовлетворенность клиентов также может быть повышена за счет автоматизированных систем управления взаимоотношениями.
Все сообщения и информация с клиентами хранятся в цифровом виде и становятся доступными из разных мест. Это помогает обеспечить быстрое разрешение споров и создает возможности для получения прибыли от дополнительных продаж. Письма, факс, электронная почта, SMS и другие формы связи распространяются автоматически с помощью автоматизированного программного обеспечения. Индивидуальная массовая коммуникация с помощью автоматизированных систем управления ресурсами может быть разработана для отражения информации, адаптированной к историческим тенденциям или интересам покупателя.
Преимущества автоматизированных систем управления могут привести к увеличению стоимости бизнеса, что часто приводит к увеличению прибыльности. Чтобы повысить вероятность этого, необходимо эффективно использовать автоматизированную систему и программное обеспечение для бизнеса.
Использование системы должно приносить больше пользы, чем высокие затраты на приобретение, внедрение и обучение сотрудников.
Что такое автоматизированная информационная система? (с иллюстрациями)
Автоматизированная информационная система — это просто система, с помощью которой информация обрабатывается для сбора и распространения через ряд автоматизированных процессов.Система часто требует очень небольшого вмешательства человека, кроме настройки и обслуживания. Он часто используется для доступа к информации и ее рассылки отдельным лицам. Те, кто использует эти типы систем, включают правительства, библиотеки и частный бизнес.
Использование автоматизированной информационной системы, также известной как автоматизированная система управления информацией, может принести большую пользу как государственным учреждениям, так и частным компаниям. Процесс быстрого распространения информации через автоматизированную систему может сэкономить много часов утомительного труда, тем самым обеспечивая экономию средств для организации, нуждающейся в распространении этой информации. Этот тип системы может делать все: от напоминания людям о выставлении счета до предупреждения о потенциально серьезной ситуации.
Каталоги библиотечных карточек обычно доступны в Интернете.
Одним из примеров автоматизированной информационной системы, с которой многие в США знакомы, является система Amber Alert.Эта система представляет собой общенациональную сеть, которая автоматизирована для оповещения людей о возможном похищении ребенка. Систему можно настроить так, чтобы информация отправлялась в ограниченный географический район, где, вероятно, находится ребенок. В течение нескольких минут он может отображаться или транслироваться на дорожных знаках, телевидении и радио, в электронной почте, телефонных звонках и даже в текстовых сообщениях на сотовые телефоны. Использование отдельных лиц для распространения этой информации будет не только очень дорогостоящим, но и потратит драгоценное время, позволяя возможному преступнику сбежать вместе с ребенком.
Автоматизированная библиотечная информационная система особенно полезна для тех, кто ищет определенные библиотечные материалы.
Часто весь карточный каталог библиотеки доступен как в самой библиотеке через библиотечную сеть, так и в Интернете.Как только книги будут отсканированы, они сразу же будут показаны как доступные, и библиотекарю не потребуется выполнять дальнейшую работу. Онлайн-возможности этого типа автоматизированной информационной системы особенно удобны для пользователя библиотеки. Нет необходимости идти в библиотеку, только чтобы разочароваться, если нужные материалы недоступны, так как это можно проверить прямо из дома.
В частном бизнесе автоматизированная информационная система также может быть очень важной, особенно когда речь идет о продажах и удовлетворенности клиентов.Например, те, кто проводит массовые маркетинговые кампании по телефону, могут использовать эти системы для отслеживания клиентов.