Разное

Документооборот определение: [.m] masterhost — профессиональный хостинг сайтаwww.docflow.ru

15.07.1982

Содержание

Внешний ЭДО: что это такое

С помощью документов бизнес обменивается информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами, а также организует внутреннюю деятельность компании. Создание, движение и хранение документов — это три стадии делопроизводства организации.

Документооборотом называется движение документов внутри организации, а также обмен ими с другими организациями и контролирующими органами. Раньше все документы оформлялись на бумаге, но сейчас на смену почтовым отправлениям и бумажным архивам приходит электронный документооборот — ЭДО.

Электронный документооборот может быть:

  • внешним;
  • внутренним;
  • юридически значимым.

Что такое внешний ЭДО

Внешний ЭДО — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.

В зависимости от участников документооборота, ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».

К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.

Зачем нужен внешний ЭДО

Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным документооборотом ЭДО имеет ряд преимуществ:

  • Экономия времени. Документы оформляются сразу в электронном виде. Доставка их до адресата происходит мгновенно благодаря интернету. Чтобы внести изменения в документ, достаточно отредактировать поле с ошибочной информацией. Не нужно полностью переписывать и повторно распечатывать бланк.
  • Экономия места. Все документы хранятся в электронном виде — на компьютере или на сервере, если используется облачный сервис. Поэтому не нужно выделять помещение под бумажный архив.
  • Повышенная безопасность. Все файлы подписываются электронной подписью и передаются по защищённым каналам связи. Оператор ЭДО обеспечивает шифрование информации и защиту от злоумышленников.

Также ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном виде. Для остальных видов отчётности действуют ограничения по количеству сотрудников и годовому доходу предприятия. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.

Как организовать внешний ЭДО в компании

Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:

  • компания, которая создаёт и отправляет документ;
  • компания, которая получает документ;
  • оператор ЭДО, который предоставляет электронную площадку для обмена документами и систему ЭДО;
  • государственный орган, куда оператор передаёт информацию о сделках и документах.

Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.

Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:

  • какими документами вы обмениваетесь чаще всего — формализованными, то есть в формате, утверждённом законом, или в произвольной форме;
  • с какими контрагентами и госорганами вы чаще всего взаимодействуете;
  • по какому маршруту в вашей компании проходит документ перед отправкой — кто его согласовывает и подписывает. Возможно, вам также потребуется внутренний ЭДО.

Подключитесь к оператору ЭДО. Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС . Роль оператора ЭДО при обмене электронными документами состоит в следующем:

  • обеспечивает безопасность обмена данными;
  • следит за изменениями в форматах документов и обновляет их при необходимости;
  • сообщает налоговикам о новом участнике обмена счетами-фактурами;
  • гарантирует доставку документа адресату;
  • проверяет, действителен ли сертификат электронной подписи, которым подписывают документы.

Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов.

Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.

Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.

Квалифицированная электронная подпись

обладает юридической силой. Она подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:

  • через веб-клиент;
  • интегрировать сервис с учётной системой;
  • интегрировать сервис с системой внутреннего ЭДО.

Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.

Полностью организовать электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) Обменивайтесь всеми видамиэлектронных документов с Почтой России

Поиск удостоверяющего центра (УЦ)

Получить КЭП можно в любом УЦ, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Найти ближайший к вам УЦ можно здесь.

Все операции с КЭП (прием заявок, проверка и хранение персональных данных заявителя, выпуск, выдача заявителю, сопровождение, отзыв КЭП) в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» могут выполнять только УЦ, аккредитованные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Для получения КЭП необходимо подготовить пакет документов в бумажном виде (точный перечень указан на сайте УЦ), произвести оплату услуг УЦ по выпуску квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, лично явиться в УЦ для получения КЭП с документом, удостоверяющим личность.

Тарифы каждого УЦ указаны на его сайте.

Срок действия КЭП, в соответствии с действующим законодательством, составляет 1 год. По истечении этого периода процедура получения КЭП повторяется, с обязательной регистрацией вновь выданной КЭП в ЛК ЮЗЭДО.

Список аккредитованных УЦ.

Резюмируя список аккредитованных УЦ хотелось бы обратить Ваше внимание на следующие крупные УЦ, имеющие максимальное покрытие филиальной сетью территорию РФ:

Среднее время изготовления КЭП зависит от УЦ и составляет от 1 (одного) до 3(трех) дней с момента подачи заявки на изготовление.

Если у Вашей организации уже есть КЭП для сдачи отчетности в ФНС и другие гос. органы то с большой долей вероятности данный КЭП можно использовать и в целях ЮЗЭДО. Для того чтобы убедиться в этом нужно пройти процедуру регистрации на сайт Системы юридически значимого документооборота АО «Почта России» — edo.pochta.ru. В процессе регистрации, Вам будет предложено зарегистрировать имеющийся у Вас КЭП. Если Ваш КЭП будет успешно зарегистрирован – значит он подходит и для ЮЗЭДО.

Система документооборота

Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия.

В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management). Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота —

Система документооборота — это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также неструктурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.
Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.

Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес-процессов  и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.

Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах. При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту. При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.

Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT,  ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.

Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются:

  • Необходимость повышения эффективности работы
  • Улучшение контроля информации
  • Уменьшение общей стоимости управления информацией

Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.

Бизнес-процессы в системе документооборота

Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес-процессами. Бизнес-процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия на накладываются и прочее.

В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес-процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий. В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес-процесса сотрудник.

В некоторых случаях бизнес-процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.

Некоторый средне–статистический бизнес-процесс включает в себя следующие функции:

  • Визуальную схему маршрута прохождения информации и задач на предприятии
  • Точки обработки данных, например изменения документов, записи сообщений и прочее
  • Точки разветвления маршрута на параллельные ветви, а также точки слияния маршрута
  • Механизмы напоминания и уведомления о событиях системы для пользователей
  • Механизмы делегирования, переадресации и замены исполнителей

Кроме того с подсистемой бизнес-процессов часто сильно связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.

Одной из современных систем документооборота является СЭД «Корпоративный документооборот».
Более подробно о ней можно прочитать здесь

Для ознакомления с системой документооборота можно посмотреть видео-ролики

Кадровый электронный документооборот — можно всем?

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что обмениваться электронными документами можно только с дистанционными работниками. Но это не совсем так. Со всеми сотрудниками можно применять электронный документооборот. ТК это не запрещает, а суды признают.

Расчетные листки, табеля, графики отпусков, журналы инструктажей по охране труда уже сейчас вполне законно можно перевести в «цифру».

Трудовые отношения регулирует Трудовой кодекс РФ. Это федеральный закон 197-ФЗ от 30.12.2001. Электронные подписи регулирует такой же по уровню федеральный закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ от 06.04.2011. Только он принят на 10 лет позже и учитывает современные технологии.

Во взаимоотношениях с контрагентами мы бы спокойно использовали принцип ГК РФ «можно все, что не запрещено». И применяли бы старый закон в части, не противоречащей более новому.

Но в трудовых отношениях, по мнению Минтруда, действует другой принцип: «можно то, что прямо разрешено». ТК РФ разрешает ЭДО для дистанционных работников и ничего не пишет про остальных. Поэтому на проверках ГИТ принимают электронные документы по «дистанционщикам» и не признают по остальным. Но ТК и не запрещает ЭДО, поэтому есть положительная судебная практика внедрения КЭДО.

С 2020 года Минтруд проводит кадровый эксперимент. Любой работодатель может в нем участвовать. Законодатель прямо разрешил участникам эксперимента подписывать кадровые документы электронными подписями работников. Квалифицированными, неквалифицированными и даже простыми электронными подписями, выпущенными на федеральном портале «Работа в России». В чем суть эксперимента рассказали в статье.

ТК РФ прямо указывает, что на бумажном носителе оформляют: сведения из трудовой книжки (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ), трудовой договор с дистанционным работником, приказ о прекращении его ТД (ст. 312.2, 312.8 ТК РФ) и книги учета бланков и движения трудовых книжек.

По остальным документам ТК РФ не упоминает бумажную форму. Но требует оформлять документы или «письменно» или «обязательно» или «под роспись». От этих требований и зависит, какой вид электронной подписи должен быть у работника.

  • Документ нужно вручать «под роспись» работников.
    ТК не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд.
    По ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело) «роспись» — это составляющая подписи. По ч. 1, 2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная КЭП, НЭП, ПЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной „подписью“…».
    Но только НЭП/КЭП обеспечивает неизменность подписанного документа и позволит доказать в суде факт вручения работнику именно этого текста. Поэтому для документов категории «под роспись» применяем КЭП/НЭП.
  • Документ нужен в письменной форме.
    ТК не требует бумажного оформления.
    Для таких документов хватит ПЭП. Она подтвердит, что работник вообще писал этот документ. Есть его волеизъявление на перенос отпуска, на выдачу трудовой книжки. НЭП/КЭП тоже можно использовать.
    Исключение — документы, связанные с заключением или прекращением ТД. Это сам трудовой договор, ученический, о материальной ответственности, дополнительные соглашения к ним, соглашение о расторжении ТД, приказ об увольнении. Пока их безопаснее подписывать на бумаге или КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
    Еще одно исключение — рискованные для вашей организации документы. Учитывайте специфику фирмы, трудовые споры, травмы на производстве, категории риска, присвоенные фирме ГИТ.

    Заявление о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты обычно не рискованный документ и достаточно ПЭП. Но его лучше оформить на бумаге или с КЭП, если работодатель заставляет идти в отпуск «за свой счет», как было в коронавирус.

  • Документ не обязательный, не предусмотрен ТК.
    Такой можно не оформлять вообще или подписывать любой подписью.

    Достаточно ПЭП для заявления на отпуск по графику, факта получения расчетного листка, ознакомления с табелем.

Разбор конкретных кадровых процессов читайте в статье.

Узнать больше

Когда суды разрешают ЭДО

Отпуска

  • Электронное заявление на перенос отпуска по графику

    Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он по электронной почте сообщил работодателю о том, что продолжает находиться в отпуске по графику (использует дни отпуска в счет дней, не использованных по болезни).

    Решение. Суд учел электронную служебную записку. Приказ об увольнении признал недействительным.

    Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда 33-4968/2015 от 14.04.15, дело 2-2395/2014.

Локальные нормативные акты

  • С ЛНА знакомят по электронной почте

    Суть спора. Работник оспаривает дисциплинарное взыскание. Работодатель объявил ему выговор за нарушение Инструкции по безопасности.

    Решение суда. Работнику отказать. Инструкцию ему направили по электронной почте. Доступ к почте был только у работника. С порядком использования электронной почты он был ознакомлен при приеме на работу.

Электронные инструкции и локальные нормативные акты

  • Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 № 33-1126.

  • ЛНА работники подписывают ПЭП

    Суть спора. Банк оспаривает предписание инспекции труда. ГИТ требует знакомить работников с Локальными нормативными актами под роспись, на бумаге.

    Решение суда. Предписание ГИТ отменить. Банк нормы ТК РФ не нарушил, поскольку специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование ЭП наравне с обычной подписью в бумажном виде. В Банке принят электронный документооборот. Работники имеют свои электронные ключи. Для ознакомления с ЛНА работник входит в систему под своим электронным ключом, знакомится с электронной версией документа, после чего нажимает кнопку «Ознакомиться». Это означает подписание документа ЭП.

    Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани 2-1091/2014 от 16.01.14.

Увольнения

  • Заявление об увольнении по электронной почте

    Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он подал заявление об увольнении по собственному желанию по электронной почте.

    Решение суда. Отменить приказ об увольнении за прогул. Как вытекает из смысла ст. 80 ТК РФ, для расторжения трудового договора по инициативе работника необходимо волеизъявление работника, облеченное в письменную форму. Направление письма работника в адрес работодателя, содержащего данное волеизъявление, в электронной форме является одной из форм письменного заявления работника, содержащегося не на бумажном носителе, а в электронном виде. При этом составление указанного заявления об увольнении работником в электронной форме не противоречит требованиям ст. 80 ТК РФ.

    Определение Санкт-Петербургского городского суда 33-16698/2014 от 07.10.14.

  • Заявление об увольнении подписано НЭП

    Суть спора. Работник просит восстановить на работе. Заявление на увольнение написала под давлением. С приказом о прекращении ТД не ознакомлена.

    Решение суда. Увольнение правомерно. Заявление об увольнении работница подписала НЭП и подала в электронной системе Работодателя. Применять НЭП можно, при приеме Работница на бумаге подписала Соглашение о присоединении к ЭДО.

    Решение Каменского городского суда Алтайского края 2-130/2020 от 10.01.20.

Основные ошибки работодателей при увольнении работников в 2021 году — читать статью.

Прогулы «на удаленке»

  • Сообщения по электронной почте обязательны для работника, если есть бумажное соглашение об этом

    Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он был «на удаленке». А его уволили за отсутствие в офисе.

    Решение суда. Увольнение правомерно. Работодатель уведомил работника о прекращении дистанционной работы, направив уведомление по корпоративной электронной почте. Работник обязан ежедневно проверять почту. Такой порядок уведомления установлен в Соглашении сторон.

Перевод сотрудников на удаленную работу в СБИС

  • Апелляционное определение Московского городского суда 33-21198/17 от 06.07.17.

  • Приказ об увольнении в скан-копии

    Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. С приказом об увольнении его не ознакомили, объяснения не затребовали.

    Решение суда. Увольнение правомерно. Неознакомление истца ввиду значительной удаленности от места нахождения работодателя с оригиналом приказа об увольнении не свидетельствует о неправомерности самого увольнения. Истец был ознакомлен с его копией, переданной с помощью технических средств. Ознакомление с приказом указанным способом является достаточным для признания увольнения правомерным.

    Апелляционное определение Московского областного суда 33-8606/2014 от 21.04.14.

Сокращения

  • Электронное предложение о вакансиях для увольняемых по сокращению или результатам аттестации

    Суть спора. Работник не согласен с сокращением, нарушена процедура увольнения, ему не предложили имеющиеся вакансии.

    Решение суда. Ч. 3 ст. 81 ТК РФ не содержит конкретную форму предложения о вакансиях. Работодатель требования закона выполнил, разместив вакансии на корпоративном портале, доступ к которому есть только у работников. Суд отказал в восстановлении на работе.

    Апелляционное определение Московского городского суда 33-3151/20 от 22.01.20.

  • Заявление о переводе, уведомления о вакантных должностях по электронной почте

    Суть спора. Работник оспаривает сокращение, нарушена процедура увольнения. Ему не предлагали вакансии. Он согласился на перевод по электронной почте, а его не перевели.

    Решение суда. Работодатель уведомлял по электронной почте, это соответствует закону.

    Апелляционное определение Московского городского суда 33-33795/2015 от 18.09.15.

Расскажите подробнее

Что такое документооборот: принципы+основные этапы

Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться.

Причем это касается бумажного и электронного документооборота.

Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт.

В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством.

Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период.

Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время.

Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация.

Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал.

Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям.

Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг.

Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение.

Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение.

А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии.

На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия.

Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Источник: http://.ru/article/370307/chto-takoe-dokumentooborot-obyem-dokumentooborota-dvijenie-uchet-i-hranenie-dokumentov

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации.

    На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере.

    Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/organizaciya-dokumentooborota.html

Основные этапы документооборота — Энциклопедия по экономике

Основные этапы документооборота

Основные этапы документооборота  [c.134]

Основные этапы документооборота  [c.142]

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА  [c.42]

Процесс движения документа от момента его составления в данной организации или получения от других организаций и предприятий до момента его исполнения и передачи в архив носит название документооборота.

Основными этапами документооборота являются составление и оформление документа, передача документа в бухгалтерию, движение документа в процессе его обработки, механизированная обработка документа, передача документа в архив.  [c.31]

Основными этапами документооборота являются  [c.186]

Понятие документооборота и его основные этапы  [c.152]

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.  [c.267]

Как показывает опыт, этот процесс во многом носит творческий характер и трудно поддается методической проработке. Именно этим можно объяснить тот факт, что до настоящего времени еще не создана методика проектирования документооборота.

Использование информационных моделей как основы для ее построения позволяет сформулировать основные этапы проектирования документооборота и в обобщенном виде раскрыть их содержание.

В зависимости от конкретных условий, особенностей организации этой работы на конкретном предприятии они могут быть детализированы и дополнены новыми элементами.  [c.40]

Что такое документооборот и каковы его основные этапы  [c.164]

На первом этапе тщательно и всесторонне обследуют объект управления, анализируют его функционирование с целью выработки решений по его упорядочению и совершенствованию.

При обследовании изучают основные технико-экономические характеристики объекта, организационную структуру и функции управления должностных лиц документооборот и делопроизводство методы планирования и систему учета на предприятии.

На основе анализа разрабатывают рекомендации по улучшению управления объектом, выбирают состав автоматизированных функций и задач управления по подразделениям, а также отражающие влияние автоматизации технико-экономические показатели, необходимые технические средства для автоматизации процессов управления разрабатывают укрупненный перечень мероприятий по подготовке и внедрению АСУП определяют затраты на создание АСУП и технико-экономические показатели, которые предлагается достигнуть в результате ее создания.  [c.304]

С понятием документ тесно связано близкое ему понятие документооборот . Документы не лежат неподвижно, а все время находятся в движении. Путь, проходимый документом от момента его выписки до сдачи в архив, называется документооборотом.

Все документы проходят на своем пути следующие этапы 1) составление (выписка), 2) приемка документа бухгалтерией, 3) регистрация документов в системе учетных записей, 4) передача документа в архив. Это основные вехи в жизни каждого документа.

 [c.177]

Не исключено, что внедрение АИТ на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб.

В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия.

Ее локальными критериями могут быть сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и ове-340  [c.340]

Работа на этапе технического проектирования ведется на основе утвержденного технического задания.

На этом этапе разрабатываются основные положения системы организации производства, принципы ее функционирования, методы сопряжения между подсистемами, принимаются решения по информационному обеспечению и системе документооборота. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. Здесь же дается описание специального программного обеспечения, предназначенного для реализации функций организации производства.  [c.206]

V этап — построение документооборота. Рассмотрим цель и содержание основных работ на  [c.40]

При реализации первого подхода достигается ограниченный эффект, который выражается в локальных изменениях в методологии системы учета.

Система учета совершенствуется в основном в направлении удовлетворения требований автоматизации, например составления и введения кодов, упорядочения первичных документов и документооборота и т. д.

Такой сугубо индивидуальный подход является классическим, особенно при механизации задач учета с использованием клавишных и перфорационных вычислительных машин, а также при частичной автоматизации отдельных этапов учетных функций на ЭВМ, в результате чего осуществляется обработка информации отдельных разрозненных участков бухгалтерского учета. А этого явно недостаточно при его автоматизации.  [c.14]

Основной задачей централизованной бухгалтерии является рациональное ведение учета для каждого обслуживаемого ею предприятия или организации. Она должна обеспечить руководство предприятий необходимыми учетными данными и отчетностью.

Централизованная бухгалтерия должна внедрять прогрессивные формы и методы учета, унифицировать первичную документацию, совершенствовать документооборот.

В результате повышается роль и качество учета, обеспечивается достоверность и оперативность его данных, расширяются аналитические свойства учета.

В этой связи централизация учета ни в коей мере не должна ущемлять хозрасчетные функции и права обслуживаемых предприятий.

Крупные отраслевые централизованные бухгалтерии, будучи самостоятельными органами, выступают как поставщики учетных услуг для предприятий и организаций. Такому типу централизованных бухгалтерий принадлежит будущее как новому этапу в организации учета в условиях применения современной электронной вычислительной техники.  [c.221]

Основное содержание дисциплины Теория бухгалтерского учета определено Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060500 Бухгалтерский учет, анализ и аудит (квалификация экономист ), утвержденном 17.03.2000 г.

заместителем министра образования РФ Шадриковым В.Д. (номер государственной регистрации 181 ЭК/СП).

Оно предусматривает изучение следующих вопросов Сущность, цели и содержание бухгалтерского учета функции и задачи историческое развитие бухгалтерского учета пользователи бухгалтерской информации в рыночной экономике основополагающие принципы объекты бухгалтерского наблюдения основные понятия активы обязательства, капитал, доходы, расходы, финансовые результаты, основные методические приемы и правила балансовое обобщение, капитальное (основное) уравнение, статические и динамические балансы, первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация, стоимостное измерение, виды оценок бухгалтерские счета и двойная запись синтетический и аналитический учет классификация счетов планы счетов модели текущего учета основных хозяйственных процессов, учетные регистры формы бухгалтерского учета, процедуры бухгалтерского учета, этапы процедуры, контрольные моменты основы бухгалтерской отчетности учетная политика и организация учета бухгалтерская профессия профессиональная этика международные и национальные профессиональные организации .  [c.6]

Заключительным этапом организационного проектирования, когда решаются основные принципиальные вопросы формирования и функционирования системы управления, является разработка структуры системы управления (этап 12).

На этом этапе окончательно устанавливается организационная структура (управленческая и производственная структуры организации), определяются состав и структура высшего управленческого персонала, информационного и технического обеспечения управленческой деятельности, схемы документооборота и информационных взаимосвязей, распределения полномочий и ответственности управленческого персонала. Методика проектирования организационной структуры системы управления приводится в разд. 7.  [c.19]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3.

Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6.

В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8.

Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10.

В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения автоматизированного типа, традиционного, смешанного разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние докумен-топотоки основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.  [c.70]

Становление ЕЭСК как акционерной компании дало толчок новому этапу в развитии КИС, нацеленному на автоматизацию сквозных бизнес-процессов.

В этом отношении компания находится еще в начале пути, идет описание и реорганизация наиболее важных бизнес-процессов.

Для их информационной поддержки модернизируются имеющиеся комплексы и внедряется система электронного документооборота на основе Do umentum 5.

Завершается создание интеграционной платформы, которая обеспечит прозрачную для пользователя связь основных информационных комплексов компании и повысит доступность и достоверность большого объема накопленных данных.  [c.363]

Источник: http://economy-ru.info/info/154425/

Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

  • сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
  • повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
  • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
  • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
  • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
  • развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
  • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
  • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

  • регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
  • сопоставление версий документа с отображением расхождений;
  • формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Документооборот | Респект: Учет договоров

Система электронного документооборота  (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Рынок электронных систем документооборота

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM — Electronic Document Management):

Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СЭД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Исторически системы документооборота являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры документооборота, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

  • Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
  • Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
  • Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
  • Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
  • Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
  • Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СЭД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (тоже по информации IDC):

  • Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
  • Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
  • Системы управления контентом ( Content management): Adobe, Excalibur
  • Системы управления информацией (порталы) ( Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
  • Системы управления образами (Imaging)
  • Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы СЭД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Тэги: документооборот, электронный документооборот, системы документооборота, СЭД, система электронного документооборота, организация документооборота, документооборот предприятия, программа документооборота.

 

Рабочий процесс

: определение и идентификация — Блог программного обеспечения ERP

Workflow — что это на самом деле? Было бы лучше обозначить его Workslow ?

Рабочий процесс определяется как задачи, необходимые шаги и информация, перемещаемая (входящая и / или исходящая) из любого бизнес-процесса.

Знаете вы это или нет, но рабочие процессы являются частью любого бизнеса и очень важной частью. В зависимости от размера и сложности организации рабочие процессы могут быть как формальными, так и очень неформальными, так что никто на самом деле не распознает их как реальный рабочий процесс.

В большинстве компаний рабочий процесс может охватывать несколько отделов. Например, как будет выглядеть процесс, если отделу продаж потребуется дополнительный внутренний ресурс продаж? Во многих ситуациях это будет включать отдел продаж, отдел кадров, отдел заработной платы, отдел ИТ и, возможно, одобрение на уровне CXO. Процесс может выглядеть примерно так:

Менеджер по продажам сообщает CXO о необходимости дополнительного ресурса. >> От менеджера по продажам требуется продемонстрировать CXO необходимость и рентабельность инвестиций.>> Если CXO одобряет, HR получает уведомление о необходимости начать поиск внутреннего торгового ресурса. >> HR связывается с менеджером по продажам, чтобы определить требования к должности, а затем инициирует поиск. >> Ресурс приобретен; HR уведомляет менеджера по продажам, отдел заработной платы и ИТ-отдел, информируя каждую область о новом найме и действиях, которые каждое из них необходимо предпринять для адаптации нового ресурса.

Это и есть рабочий процесс — шаги, необходимые для завершения бизнес-процесса.

Сколько бизнес-процессов вы управляете в своем бизнесе каждый день? Каково ваше мнение о процессах, которыми вы управляете? Сколько эффективных? Сколько трудоемких? Сколько нужно? А сколько на самом деле определены?

Ваши бизнес-процессы протекают по красивой линейной линии? Если ваш ответ: «Не в моем мире!» тогда что происходит, если шаг пропущен? Есть ли когда-нибудь путаница относительно того, каким должен быть следующий шаг или кого нужно включить?

Если не управлять должным образом, «рабочий процесс» иногда может ощущаться как «работа медленно », и вопросы только усугубляются, поскольку недопонимание становится широко распространенным в вашей организации.

Необходимые процессы могут показаться обузой. «Бюрократия» кажется помехой, когда вы пытаетесь добиться чего-то. И все же без какого-либо процесса, как убедиться, что в нем задействованы правильные лица, принимающие решения?

Не могу жить с процессами — не могу без них… Так что же делать?

В какой-то момент процесс должен работать на вас, а не заставлять вас работать над процессом .

Если вы действительно хотите жить без них, обязательно загляните в наш следующий блог, где мы действительно вас взволновали!
Предоставляется вам с помощью U-LINC, рабочий процесс в любое время и в любом месте

от Integrity Data, независимый поставщик программного обеспечения для Microsoft Dynamics

3 шага к созданию мощного рабочего процесса проекта

Хотите знать, как вы собираетесь выполнить этот проект? Сначала вам нужно определить рабочий процесс.Прочтите, чтобы узнать, как это сделать.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это определение, выполнение и автоматизация бизнес-процессов: задачи, информация и документы передаются от одного человека к другому для выполнения действий в соответствии с набором процедурных правил. Он включает в себя работу одного или нескольких человек и преобразует материалы, информацию или услуги.

Как реализовать новую инициативу? Вам нужен процесс выполнения работы, который легче сказать, чем сделать.Это потому, что в каждую новую инициативу заложено множество разных людей и взглядов. Есть руководители проектов, члены команды, дизайнеры, заказчики, партнеры, подрядчики, инструменты управления проектами, расходные материалы и т. Д.

Это создает проблемы, например:

  • Унаследованные процессы: Если в прошлом что-то делалось определенным образом, может быть трудно изменить поведение людей.
  • Различные процессы: Третьи стороны, поставщики и другие подрядчики, с которыми вы работаете, могут иметь другие процессы.
  • Нет процессов: Возможно, процесс вообще отсутствует.
  • Процессы, основанные на инструментах: У некоторых может быть процесс, но тот, который связан с инструментом, что может ограничить гибкость и, возможно, привести к тому, что инструмент устарел. Рассмотрите возможность обновления до современного решения для управления проектами, которое позволяет создавать гибкие рабочие процессы.
Создавайте рабочие процессы, сотрудничайте и делайте больше с помощью досок канбан ProjectManager.

Начни с конечной цели

Когда вы впервые задумываетесь о рабочем процессе, вы хотите начать с его конечной цели.То есть смотрите в сторону конечной цели, а затем работайте в обратном направлении, чтобы найти правильный путь для ее достижения. Это поможет вам определить свой рабочий процесс.

С этой точки зрения вы захотите задать себе несколько вопросов, например: какие процессы, рабочие процессы и системы необходимы для достижения конечной точки в проекте и какие передовые практики следует использовать? Вам нужно составить контрольный список и задавать вопросы. Отметьте, с кем вы будете сотрудничать, и решите, какая команда руководителей будет двигать все усилия.

Как определить рабочий процесс

Определение рабочего процесса для вашего проекта является краеугольным камнем управления работой. Вот три совета, как это сделать правильно:

  1. Создайте реалистичную схему рабочего процесса и вовлеките в работу людей.
  2. Заручитесь поддержкой команды, попросите их подписать, а затем утвердите план проекта.
  3. Сопоставьте рабочий процесс с функциональностью инструмента, чтобы процесс определял выбор инструмента, а не наоборот.

Преимущества прохождения этого курса заключаются в том, что он повысит вашу продуктивность, уменьшит количество ошибок при работе над проектом, поможет снять стресс и сохранить последовательность.

Как оптимизировать рабочий процесс

Определив рабочий процесс, вы захотите сделать его более эффективным. Один из способов сделать это — автоматизировать. Это поможет упростить внутренний рабочий процесс, избавившись от большей части ручного ввода данных и обработки запросов.

Automation также позволит вам отслеживать статус задач, например, завершены ли они, ожидают выполнения или выполняются. Если ваше программное обеспечение основано на облаке, например ProjectManager, то эти обновления статуса записываются в режиме реального времени, что повышает эффективность.

Программное обеспечение

с функциями автоматизации также может помочь командам сосредоточиться на задаче. Когда статус задерживается или приближается крайний срок, автоматическое уведомление может быть отправлено по электронной почте члену группы, ответственному за эту задачу. Не менее важно, что когда задача завершена, команда получает уведомление, что помогает сгладить переход от одной задачи к другой.

Анализируйте свой рабочий процесс

Работая над выявлением тенденций в производительности вашего рабочего процесса, как в группах, так и среди участвующих в них членов команды, вы можете со временем сузить концы с концами. Один из способов сделать это — выявить дублирование процессов и устранить их. Программное обеспечение также поможет вам проанализировать ваши процессы.

Как ProjectManager улучшает рабочий процесс

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое автоматизирует большую часть ручного труда, чтобы сделать ваш рабочий процесс более продуктивным.Наше программное обеспечение предупреждает назначенных членов команды о приближении крайних сроков, следя за тем, чтобы все знали о графике и следили за выполнением проекта.

Создание рабочих процессов на досках Канбан

У нас есть функции, повышающие эффективность рабочего процесса, например доски канбан, которые визуализируют рабочий процесс. Как и на традиционной доске канбан, у вас может быть три столбца: to do, do и done. Под каждым из них находятся карточки, которые представляют собой индивидуальные задачи, которые могут быть назначены членам команды.Эти карточки можно пометить тегами для упрощения фильтрации. Можно добавлять комментарии и прикреплять документы для лучшего сотрудничества.

Карточки

можно развернуть, чтобы показать еще более подробную информацию о задаче. В расширенном представлении показаны отработанные часы, вы можете создать список дел и многое другое. Если вы хотите привлечь другого члена команды, который не назначен для этой задачи, просто @ их, и он получит уведомление по электронной почте.

Канбан-доска ProjectManager упрощает создание рабочих процессов.

Отслеживание прогресса на информационных панелях

Рабочий процесс необходимо проанализировать для его оптимизации, и ProjectManager поможет вам в этом.Вы можете видеть, как продвигается ваш проект в режиме реального времени, с помощью нашей панели управления проектом. Он отслеживает все ваши задачи в одном окне, показывая процент выполнения. Вы также можете просматривать рабочий процесс своей команды и следить за их прогрессом.

Отслеживайте рабочие процессы и прогресс проекта с помощью нашей панели управления.

ProjectManager имеет инструменты для этого и многого другого при планировании, отслеживании и создании отчетов по вашему проекту. Посмотрите, как это может помочь в вашем рабочем процессе и многом другом, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.

Посмотрите это видео, чтобы узнать больше о рабочем процессе

ProjectManager содержит обучающие видеоролики, которые расширяют нашу большую библиотеку сообщений в блогах по всем аспектам управления проектами.В этом коротком обучающем видео Дженнифер Бриджес, PMP, описывает рабочий процесс.

Вот скриншот для справки!

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как определить рабочий процесс. Что ж, часто, когда вы управляете новой инициативой или новым проектом, вам нужно определить новый процесс для выполнения работы.

Что ж, иногда легче сказать, чем сделать. Если вы посмотрите на новую инициативу или новый проект, в нем задействовано несколько игроков, поэтому у вас может быть менеджер проекта или несколько менеджеров проектов, у вас есть разные члены команды, часто у вас есть дизайнеры, партнеры, клиенты, подрядчики и даже поставщики.

И при этом некоторые из возникающих проблем заключаются в том, что вы имеете дело с устаревшими процессами, возможно, с тем, что было сделано в прошлом, поэтому иногда люди как бы держатся за то, как это было раньше. Кроме того, у вас были разные процессы, поэтому, особенно если это третьи стороны или, может быть, поставщики, у них есть свои собственные процессы.

Так что трудно заставить всех говорить на одном языке или делать что-то одинаково. А иногда у некоторых из этих игроков вообще нет процессов, а у некоторых людей процессы спроектированы в соответствии с инструментом, что временами затрудняет получение результатов.

Итак, когда мы разрабатываем рабочий процесс, мы хотим начать с того, что думаем о его цели. Так что это значит? Мы смотрим на то, как мы работаем сейчас, и на то, как мы хотим работать в будущем. Итак, нам нужно посмотреть, что нам нужно сделать нового или по-другому?

Итак, некоторые из вещей, на которые мы хотим обратить внимание, — это определение того, как выглядят процессы, рабочие процессы и системы, передовой опыт, контрольный список, какие вопросы нам нужно задавать, каких партнеров нам нужно иметь в составе и что для этого нужно. наша команда лидеров должна выглядеть.Но сегодня, на сегодняшнем занятии с доской, я хочу сосредоточиться на рабочем процессе.

Итак, давайте начнем с того, что на самом деле представляет собой рабочий процесс. Это определение, выполнение и автоматизация бизнес-процессов, при которых задачи, информация и документы передаются от одного человека к другому в соответствии с набором процедурных правил. И работа может выполняться одним или несколькими людьми, и она преобразует материалы, информацию или услуги. В основном, мы смотрим, как проходит работа?

Итак, давайте поговорим о том, как мы его определяем.Это очень высокий уровень, но три основных шага — это, прежде всего, создание диаграммы рабочего процесса. Это буквально диаграмма того, как эта работа передается от одного человека к другому или от одной группы к другой. И, конечно, вы можете себе представить, что сможете получить на очень подробном уровне. Но важно помнить, что нужно привлекать людей, которые делают работу, чтобы она была реалистичной.

И затем, во-вторых, как только вы закончите диаграмму, вы хотите обсудить это со всей командой и убедиться, что есть поддержка, убедиться, что нет пробелов, и убедиться, что, опять же, это реалистично.Вы хотите, чтобы все подписали процесс, приняли его и реализовали в рамках проекта или инициативы.

А затем на третьем, сопоставьте рабочий процесс с функциональностью инструмента. Здесь мы хотим позволить процессу управлять инструментом. Но опять же, иногда люди говорят: «Ну, это не в реальном мире», потому что часто этот инструмент выбирается корпорацией или уже используется ею. Но здесь мы хотим руководствоваться здравым смыслом.

Мы также хотим… вы можете увидеть, насколько важны инструменты управления проектами.И с этим, используя инструменты, которые мы хотим максимально автоматизировать. Таким образом, люди, выполняющие работу, могут делать то, что у них получается лучше всего, и это работа. А потом … так каковы же преимущества всего этого? Это действительно повышает продуктивность, уменьшает количество ошибок, снимает стресс и поддерживает согласованность действий в рамках инициативы или проекта.

Итак, если вам нужен инструмент, который может помочь вам в рабочем процессе, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

РАБОЧИЙ ПОТОК | Значение и определение для британского английского

Последовательность производственных, административных или других процессов, через которые часть работы проходит от начала до завершения.

«Операции по хранению информации могут включать в себя сложные или повторяющиеся пользовательские задачи и системные процессы — в рабочих процессах, которые мигрируют между несколькими платформами».

Дополнительные примеры предложений

  • «Они должны уметь понимать диаграммы системных архитектур и создавать свои собственные схемы рабочих процессов процессов. ‘
  • ‘ Таким образом, у бизнес-пользователей существует возможность изменять рабочие процессы и связанные с ними процессы и нарушать нормативные требования.«
  • » Это выявляет проблемы и потери в любом процессе, а затем сравнивает идеальный рабочий процесс с текущими процессами. »
  • ‘ Различия существенны, и рабочий процесс обычно хранится в электронной таблице, поэтому он доминирует. ‘
  • ‘ В более крупной системе их могут быть десятки, специфические для определенных видов контент и публикации, а также многие рабочие процессы, которые необходимо обеспечить администраторам для обслуживания всей системы.«
  • » Кроме того, он может предоставлять мгновенную и актуальную информацию о конфигурации и может управлять сложными рабочими процессами, предупреждая нужных людей в нужное время о конкретных потребностях любой конкретной работы. «
  • » Да, вы могут успешно выполнять простые короткие рабочие процессы с помощью электронной почты. ‘
  • ‘ Немногим компаниям удалось добиться существенных рабочих процессов в своих цепочках поставок. ‘
  • ‘ Создание рабочих процессов и управление ими стало актуальной проблемой, поскольку промышленность переходит к построению сервис-ориентированных архитектур (SOA).«
  • » Такие рабочие процессы также могут обеспечивать параллельные и последовательные процессы утверждения. «
  • » Система отслеживает все выполняемые рабочие процессы и интерпретирует результаты по завершении каждого шага. «
  • » Для них вы нужен рабочий процесс, который больше похож на автомобильную промышленность. ‘
  • ‘ Интегрируйте мультимедийный рабочий процесс в обычный процесс планирования сюжета вашей редакции. ‘
  • ‘ Вот руководство по текущей практике ценообразования для фотографов, предлагающих заявки на вакансии, включающие цифровые рабочие процессы.«
  • » Продолжать трудиться в течение установленного часового перерыва просто вредно и разрушительно для вашего рабочего процесса. «
  • » Я искал многообещающие паузы в их рабочем процессе и нащупал самую заметную из них — очередь печати. ​​»
  • « Эстетика, эргономика, инженерия и понимание рабочего процесса — все это вносит свой вклад в наши проекты.’

Основные понятия | Документация TMS Workflow Studio

Здесь представлены некоторые основные концепции для вашего ясного понимания как работает Workflow Studio и его основные компоненты.

Рабочие процессы и задачи

Workflow Studio работает с двумя основными концепциями: рабочих процессов и задач .

Рабочий процесс — это представление бизнес-процесса. В Worklow Studio, концепция рабочего процесса разделена на две более конкретные концепции: определение рабочего процесса, которое является спецификация бизнес-процесса, и экземпляр рабочего процесса, который является запущенным бизнес-процесс.

Задача — это незавершенная работа для пользователя. В Workflow Studio задача Концепция разделена на две более конкретные концепции: определение задачи, которое является спецификация задачи, и экземпляр задачи, который на самом деле является существующим ожидающая задача для пользователя.

Определение рабочего процесса

Определение рабочего процесса — это представление бизнес-процесса. Для легкое понимание, мы можем сравнить определение рабочего процесса с блок-схема, которая определяет, как работает бизнес-процесс.

В определении рабочего процесса вы указываете, какие действия должны выполняться (обновить базу данных, отправить электронное письмо, запустить скрипт и, что более важно, создать задача) и в каком порядке. Если вы создаете определение рабочего процесса для обработки заказа, например, вы можете проверить, сумма заказа превышает 10 000. Если нет, то создайте задачу согласования для местного менеджера. Если да, создайте задачу утверждения для директора. В любом случае подтверждения отправьте электронное письмо в финансовый отдел.

Вы можете использовать конструктор рабочего процесса для визуального построения блок-схемы для определение рабочего процесса. Все определения рабочего процесса хранятся в база данных. Каждое определение рабочего процесса получает имя, которое однозначно идентифицирует его (например, «обработка заказов», «программное обеспечение развертывание »,« служба поддержки »и т. д.).

Экземпляр рабочего процесса

Экземпляр рабочего процесса — это работающий экземпляр определение рабочего процесса. Единый рабочий процесс определение будет генерировать неограниченное количество экземпляров рабочего процесса.

Например, у вас может быть одно определение рабочего процесса для заказа. обработки, и для каждого заказа у вас будет экземпляр рабочего процесса. В В определении рабочего процесса у вас может быть переменная с именем «Номер заказа». У каждого экземпляра рабочего процесса будет свой номер заказа, а переменная «Номер заказа» будет иметь другое значение. Каждый экземпляр рабочего процесса будет иметь собственное состояние и значения внутренних переменных.

Экземпляр рабочего процесса может быть запущен, запущен или завершен.Весь рабочий процесс записи экземпляров хранятся в базе данных, даже готовые.

Определение задачи

Определение задачи указывает задачу, которая будет создана для пользователя. Это не сама задача, а спецификация задачи.

В определении задачи вы указываете тему, название задачи, описание, пользователь, список действительных статусов и другие свойства. Задача определение всегда находится «внутри» определения рабочего процесса. Один из действия, которые вы можете определить в определении рабочего процесса, создают задачи, и определение задачи является частью спецификации действия.

Например, в определении рабочего процесса для обработки заказа вы можете хочу создать задачу менеджеру на утверждение заказа. В этом В этом случае определение задачи будет примерно таким:

Тема: Утверждение заказа
Описание: Подтвердите заказ [OrderNo]
Пользователь: Manager
Действительный статус: Ожидает утверждения, одобрен, отклонен

Экземпляр задачи

Экземпляр задачи — это задача, созданная для пользователя на основе постановка задачи.Единая задача определение может генерировать несколько экземпляров задачи.

Экземпляр задачи создается, когда экземпляр рабочего процесса запускается и достигает точка, в которой должна быть создана задача, на основе определения задачи. При этом время, экземпляр задачи создается для указанного пользователя.

У каждого пользователя есть список отложенных им экземпляров задач. Как только задача завершено удаляется из списка незавершенных задач. Еще есть возможность перечисления закрытых задач в окне списка задач.

Каждый экземпляр задачи имеет свою запись в базе данных. Даже если задача закрывается, запись не удаляется.

Механизм рабочего процесса

Механизм рабочего процесса — это место, где экземпляры рабочего процесса запускаются. Это создает экземпляра, запускает его и завершает, когда экземпляр рабочего процесса законченный. Механизм рабочего процесса может одновременно запускать несколько экземпляров. время.

В текущей версии механизм рабочего процесса — это просто внутренний поток на основе класс, который создает поток для каждого запущенного экземпляра рабочего процесса, и управляет этими потоками.

Пользователи и группы рабочего процесса

Workflow Studio сильно основана на задачах, которые, в свою очередь, всегда назначается пользователю или группе пользователей. Итак, Workflow Studio также нужно использовать информацию о пользователях и группах.

Workflow Studio не предоставляет полноценной системы управления пользователями, в ней нет иметь диалоги входа в систему, добавлять / удалять пользователей, интерфейсы определения групп и т. д. Вы должны создать систему управления пользователями, доступную в вашем приложении, или использовать сторонний инструмент для этого, например TMS Security System.

Однако Workflow Studio необходимо знать о пользователях и группах. Так что вы необходимо заполнить список допустимых пользователей и групп, которые будут использоваться Студия рабочего процесса. Это можно сделать в начале программы.

Код ниже представляет собой пример, показывающий, как добавлять пользователей и группы в Workflow Studio.

  // Добавить пользователей и группы
с WorkflowStudio.UserManager сделать
начинать
  // Добавляем всех пользователей
  Users.Clear;
  Пользователи.Добавить ('1', 'Джон', 'john @ domain');
  Users.Add ('2', 'Сара', 'Сара @ домен');
  Users.Add ('3', 'Скотт', 'scott @ domain');
  Users.Add ('4', 'Марио', 'марио @ домен');
  Users.Add ('5', 'Tina', 'tina @ domain');
  // Добавляем группы и указываем, какие пользователи принадлежат к каждой группе
  Группы.Очистить;
  с помощью Groups.Add ('manager') do
  начинать
    UserIds.Add ('1'); //Джон
    UserIds.Add ('2'); //Сара
  конец;
  с Groups.Add ('программисты') делают
  начинать
    UserIds.Добавить ('3'); // Скотт
    UserIds.Add ('4'); // Марио
    UserIds.Add ('5'); //Тина
  конец;
конец;
  

Обратите внимание, что были созданы две группы, и каждая группа содержит список идентификаторы пользователей, принадлежащих к этой группе. Workflow Studio использует пользователя информация для назначения задач, отправки электронной почты и других пользовательских задач.

Контроль версий

Возможно, два разных пользователя загружают одну и ту же задачу или рабочий процесс. Например, измените его и попытайтесь сохранить.Это может привести к тому, что один пользователь перезаписать изменения, внесенные другим пользователем. Это могло произойти либо в код вашего приложения (управление задачами и экземплярами из кода) или например, когда у двух пользователей открыты диалоговые окна списков задач.

Чтобы этого не происходило, вы можете установить TWorkflowStudio.VersionControlEnabled для свойства значение true:

  WorkflowStudio1.VersionControlEnabled: = true;
  

Это приведет к принудительному контролю версий, что означает, что если пользователь попытается обновить устаревший экземпляр задачи или рабочего процесса (его изменил другой пользователь поскольку он был загружен из базы данных), возникнет ошибка и обновление производиться не будет.

Эта функция требует добавления дополнительных полей в существующий рабочий процесс. структуру базы данных, убедитесь, что вы запустили правильную Скрипты SQL для создания этих полей.

Что такое рабочий процесс? Как стать экспертом по рабочему процессу

Хотите послушать это сообщение в блоге, пока вы работаете над чем-то другим?

Непосвященному концепция «рабочего процесса» может показаться абстрактной. Вы можете спросить себя: «Что такое рабочий процесс?» точно так же, как вы спросите «что такое искусство?»

Если вы ничего не знаете об искусстве, просмотр известного шедевра — скажем, Моне или Пикассо — может сбить с толку.Это красиво, но почему это так важно? Вы не знаете, что в нем заключалось, или концепций, которые его определяют.

А теперь представьте, что вы посещаете художественный класс. Вы начинаете изучать некоторые концепции, такие как освещение и композиция. Вы изучаете историю и методы, которые определили периоды в истории искусства. Внезапно вы можете распознать эти концепции и техники, обнаружить их в любом произведении. Вы начинаете понимать, что делает шедевр шедевром.

Рабочие процессы такие. Как только вы поймете, что это такое и откуда они берутся, вы начнете видеть их повсюду.И каждый раз, когда что-то нужно сделать, вы начинаете обдумывать рабочий процесс, стоящий за этим.

Готовы пройти путь от «непосвященного» до «эксперта»? Добро пожаловать в класс рабочего процесса.

Откуда берутся рабочие процессы?

Концепция рабочего процесса старше самого слова. Поскольку древним людям приходилось организовываться, чтобы охотиться на мамонтов, мы использовали это для достижения цели. Тем не менее, только в начале 20 века Фредерик Тейлор и Генри Гант превратили рабочий процесс из простого набора задач в эффективную систему.В качестве инженеров-механиков Тейлор и Гант изучили методы работы сотрудников на производстве и использовали систематический подход для повышения своей эффективности. Это привело к изобретению методов управления научной работой, рождению современного рабочего процесса и созданию наглядных пособий, таких как диаграмма Ганта.

Но каков рабочий процесс на практике? Возьмем в качестве примера автомобили. В частности, введение первой сборочной линии Генри Фордом в 1913 году.

Сборка автомобиля — сложный и глубокий процесс.Это занимает часы, требует участия нескольких человек и должно быть выполнено правильно, если в конце концов все будет работать. В 1908 году на создание автомобиля Ford ушло 12 часов. Это потому, что детали были разложены на полу, и машину тащили на салазках во время постройки. К тому времени, когда Генри Форд закончил модификацию этого процесса, это заняло всего два с половиной часа.

Превращение этого процесса в сборочную линию, в рабочий процесс, началось с анализа. Форд разбил процесс сборки одного из своих автомобилей на 84 этапа.Затем он сосредоточился на том, чтобы сделать эти шаги более эффективными. Хотя сейчас это может показаться нам очевидным, в то время это было революционно. Использование научного процесса для улучшения производственного процесса было не таким распространенным явлением, как сейчас.

Форд обучал своих сотрудников специализироваться на одном этапе процесса, а не быть специалистами широкого профиля, что означало, что они могли работать быстрее над своей единственной задачей. Он также автоматизировал части процесса, создав машины, которые могли бы автоматически создавать запчасти для автомобилей, а не ждать, пока их сделают люди.

Теперь, когда вы знаете происхождение рабочего процесса, давайте определимся с современным рабочим процессом.

Так что же такое рабочий процесс?

Вот как Unito определяет современный рабочий процесс:

Карта для выполнения рутинной работы самым быстрым, эффективным и наиболее удовлетворительным способом.

Что это значит? Давайте рассмотрим это шаг за шагом.

Карта

Когда Генри Форд начал работу по повышению эффективности своих заводов, его первым шагом было разделение текущего рабочего процесса на 84 этапа.С помощью этих шагов он мог визуализировать все, что должно было произойти, чтобы превратить автомобиль из груды деталей в работающий автомобиль. Затем он мог сосредоточиться на повышении эффективности каждого шага.

Как это можно применить к вашему рабочему процессу? Подумайте о процессе внутри вашей команды, таком как запуск рекламной кампании или подготовка двухнедельного спринта для ваших разработчиков. Начиная с самого начала, запишите каждый шаг, который должен произойти до завершения процесса. Обязательно запишите все, что .Если вам нужно отправить электронное письмо, провести встречу или получить одобрение от заинтересованного лица, оно попадет в список. Когда у вас есть список шагов, вы можете начать думать о людях и ресурсах, задействованных в каждом из них. Вот тогда вы можете начать работать над тем, чтобы сделать каждый шаг более эффективным. Составление схемы рабочего процесса — вот как вы начинаете его улучшать.

Выполнение рутинной работы

Слово «рутина» имеет — возможно, вполне заслуженное — негативный оттенок. Это напоминает скучные, повторяющиеся действия, из-за чего нужно вырваться.Но для нашего определения слово «рутина» не является отрицательным словом. Это просто означает, что рабочие процессы относятся к задачам, которые вам нужно выполнять неоднократно. У разового проекта нет рабочего процесса. При завершении проекта определенно нужно следовать определенному процессу, но рабочий процесс применяется только в том случае, если вы делаете что-то неоднократно. Поскольку задача или проект являются рутинными, вы можете повторять свой процесс, улучшая его со временем. Вот что делает его рабочим процессом.

Что касается работы? Что ж, вот в чем суть рабочего процесса.

Быстро, эффективно и удовлетворительно

Эти три фактора являются причиной существования рабочих процессов. Речь идет не только о том, чтобы выполнить работу, но и о том, чтобы найти способы улучшить нашу работу. Мы хотим, чтобы проекты выполнялись быстрее, и мы хотим эффективно использовать наши ресурсы.

А как насчет «удовлетворения?» Почему это слово?

Бывали ли моменты, когда вы думали: «Должен быть способ сделать это попроще?» Без определенного рабочего процесса ряд задач может быстро превратиться в неорганизованный беспорядок.И когда вам снова и снова приходится преодолевать этот беспорядок, вы нервничаете и расстраиваетесь. Хорошо отлаженный рабочий процесс позволяет вам сосредоточиться на выполнении задач, а не на препятствиях. И когда вы нажмете на блокираторы, вы будете знать, к кому вы можете обратиться или какие ресурсы вам нужны, чтобы от них избавиться. Удовлетворение возникает в результате достижения ваших целей и их сокрушения. Рабочий процесс приведет вас к этому.

Как Unito улучшает рабочие процессы

Давайте углубимся в тематическое исследование Департамента образования и общественной поддержки Университета штата Орегон.Они создают продукты, такие как программное обеспечение для отслеживания поведения, для поддержки детей и взрослых по всему штату, особенно с ограниченными возможностями. Эти продукты являются результатом напряженной работы нескольких проектных групп, разработчиков и заинтересованных сторон в университете. Менеджер проекта Джон Фуллер руководит работой над многими из этих продуктов.

Рабочий процесс отдела должен проходить через несколько команд. Вот в чем трудность; одни команды используют Asana, а другие — Jira. Эти инструменты никак не взаимодействуют.Это означало, что всякий раз, когда работа велась с одним инструментом, Фуллеру приходилось вручную обновлять другой. На каждую задачу потребуется 20 минут, чтобы все совпало. А поскольку всегда возникали новые задачи и проблемы, эта работа была рутинной.

Так что же сделал Фуллер? То же самое сделал Форд, когда автоматизировал производство автомобильных запчастей на своем заводе. Он нашел решение, автоматизирующее процесс обновления между Asana и Jira. После подключения инструментов с помощью Unito каждая задача в Asana была сопоставлена ​​с проблемой в Jira.Каждый раз, когда обновлялся один, обновлялся и другой. Команда разработчиков теперь может реагировать на ошибки и запросы функций мгновенно, не дожидаясь обновления Фуллера, а другие команды могут отслеживать, чем занимаются разработчики. Фуллер подсчитал, что Unito экономит ему как минимум один рабочий день в неделю.

Вот что Unito вносит в таблицу рабочего процесса; последняя часть определения рабочего процесса. Мы помогаем вам выполнять работу быстрее и эффективнее. Мы превращаем эту неприятную икоту в плавные и приятные переходы.Без Unito рабочий процесс не может охватывать несколько инструментов, если нет какого-то посредника, которым часто бывает ручное обновление информации в инструментах.

Но с Unito вы можете построить необходимый рабочий процесс с помощью лучших инструментов на рынке.

Каков ваш рабочий процесс?

Теперь, когда вас спрашивают: «Что такое рабочий процесс?» вы сможете на них ответить. Начните изучать рабочие процессы, которые вы и ваши команды используете каждый день. Умение распознавать свои рабочие процессы — это первый шаг к пониманию того, как их улучшить.

Хотите создать рабочий процесс своей мечты? Попробуйте Unito бесплатно в течение 14 дней и почувствуйте вкус настоящего сотрудничества.

Попробуйте Unito в течение 14 дней, абсолютно бесплатно.

Попробуйте бесплатно

Определение рабочего процесса контент-маркетинга

Вы один из тех, кто любит составлять списки? В детстве вы покупали свежие тетради и листали страницы, вдыхая аромат, прежде чем, наконец, нанесли тот первый идеальный мазок глянцевыми чернилами, покалывая в предвкушении того момента, когда вы позже пересечете его одной прямой линией ?

Вы говорите как странный ребенок.Твои родители волновались?

Хорошая новость заключается в том, что сегодня ваша одержимость компьютерными фанатами, несомненно, служит вам как маркетологу контента, поскольку для ведения сложной многоэлементной кампании требуется составление большого количества списков.

Определение рабочего процесса контент-маркетинга, автор @amanadathehun

Очень много.

И один из самых приятных списков, которые вам когда-либо приходилось составлять, — это рабочий процесс контент-маркетинга.

Рабочий процесс контент-маркетинга — это последовательность процессов, которые управляют тактическими элементами ваших кампаний. .

Это шаг в процессе, который следует за вашей контент-стратегией и перед созданием контента. Ваш рабочий процесс с контентом будет отличаться для каждой кампании (а иногда и для каждой части контента), поэтому вам нужно будет составлять новый список почти каждый раз, когда возникает новый проект. Если, конечно, вы не придумаете один-два-шесть удобных шаблонов.

Знаю, знаю. Остыть.

Типичный рабочий процесс контент-маркетинга включает в себя несколько основных элементов:

1. Задачи

Какие отдельные задачи необходимо выполнить между назначением и «запуском»? Например: творческое задание, начальная встреча с писателем, первый черновик, первая проверка, второй черновик, окончательная проверка, первый черновик дизайна, проверка дизайна, публикация и т. Д.

Какие задачи должны выполняться после публикации контента? Например: продвижение Twitter, статья в информационном бюллетене, интеграция с веб-сайтом и т. Д.

2. Владельцы задач

Кто будет отвечать за выполнение каждой задачи? Например: писатель, дизайнер, менеджер, вице-президент по продукту, команда социальных сетей и т. Д.

3. Структуры утверждения

Кто принимает окончательное решение о том, что утверждается на каждом этапе процесса? Например, участвует ли вице-президент в работе над первым письменным проектом или он / она будет проверять работу только после того, как она будет разработана? Нужно ли вовлекать вашу юридическую команду в какой-либо момент?

4.Сроки

Начните с даты завершения и двигайтесь в обратном направлении, оставив достаточно места для маневра на случай возможных пропущенных сроков или длительных процессов проверки. (Чем больше комитет, тем дольше процесс проверки.)

5. График редакции

Когда контент выйдет в эфир и когда он будет продвигаться в социальных сетях и по внутренним каналам?

Несмотря на то, что некоторые проекты намного проще других, создание документированного рабочего процесса контент-маркетинга — хорошая привычка, особенно когда вы запускаете несколько кампаний каждый месяц.

Но мне не нужно убеждать вас, не так ли? А теперь перестань нюхать этот блокнот и приступай к работе.

определение рабочего процесса от Free Dictionary

В последнем отчете Fact.MR ожидается, что глобальный рынок автоматизации бизнес-процессов будет существенно расти, и среднегодовой темп роста составит 9,6% в течение прогнозного периода 2017-2026 гг. Резюме: Последний отчет Fact.MR предполагает, что глобальный рынок автоматизации бизнес-процессов будет свидетельствуют о значительном росте, зарегистрировав CAGR 9.6% в течение прогнозного периода 2017-2026 гг. Wipro Limited (NYSE: WIT, BSE: 507685, NSE: WIPRO), ведущая мировая компания в области информационных технологий, консалтинга и бизнес-процессов, и Camunda, компания-разработчик программного обеспечения с открытым исходным кодом, заново изобретающая автоматизацию рабочих процессов, сегодня объявила, что Wipro присоединилась к партнерской программе Camunda. RayCare предназначена для поддержки рабочего процесса в современном онкологическом центре, объединяя различные онкологические дисциплины, повышая эффективность и обеспечивая оптимальное использование ресурсов.Он интегрируется с множеством различных систем и быстро становится таким же полнофункциональным, как и все, что существовало для управления рабочим процессом за последние 30 лет. NanoString объявила о соглашении о совместном маркетинге, чтобы продвигать и обеспечивать техническую поддержку исследовательского рабочего процесса, объединяющего возможности Leica Biosystem. Bond RX autostainer с цифровым пространственным профилированием GeoMx NanoString или DSP, прибором и анализами. Система управления рабочим процессом (WPMS) определяется как система, которая полностью автоматизирует определение, анализ, развертывание, выполнение, а также мониторинг и контроль рабочих процедур в предприятие, ориентированное на процессы.Red Hat Ansible Tower 3.4 включает усовершенствования рабочего процесса, включая вложенные рабочие процессы и конвергенцию рабочих процессов, разработанные для упрощения задач, присущих управлению сложной гибридной облачной инфраструктурой. В контексте технологий Microsoft SharePoint рабочий процесс определяется как автоматическое перемещение документов или элементов в определенной последовательности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *