Документооборот представляет собой: Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

• Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
• Передача в бухгалтерию
• Проверка принятых документов бухгалтером
• Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
• Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание

системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный

документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку). Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

Электронный документооборот — это… Что такое Электронный документооборот?

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот — электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

По-английски: Electronic data interchange

Синонимы:  Электронный обмен данными

Синонимы английские:  EDI

См. также:  Информационные взаимодействия   Документы в электронной форме  

Финансовый словарь Финам.

.

• Электронный денежный перевод
• Электронный каталог

Смотреть что такое «Электронный документооборот» в других словарях:

• Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы… Источник: Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых… …   Официальная терминология

• Электронный документооборот — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… …   Википедия

• Электронный документооборот/ELECTRONIC DOCUMENT INTERCHANGE — совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, изменения и/или уничтожения электронных документов с использованием информационно коммуникационных технологий; электронный документ – информация в электронном виде,… …   Толковый словарь по информационному обществу и новой экономике

• Межведомственный электронный документооборот — 1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных… …   Официальная терминология

• Документооборот — Документооборот  движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот …   Википедия

• электронный обмен данными для служб администрации, коммерции и транспорта — Международный стандарт, разработанный на основе модели OSI под эгидой ООН (UN/EDIFACT). Регламентирует электронный документооборот в управлении, торговле и на транспорте. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные технологии. Англо русский толковый… …   Справочник технического переводчика

• Документооборот электронный — 1.3. Электронный документооборот (документооборот) последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по… …   Официальная терминология

• Кодекс: Документооборот — Кодекс: Документооборот  один из программных продуктов, носящих торговую марку «Кодекс». Содержание 1 История создания 2 История развития и техническая информация …   Википедия

• Яндекс-деньги — (Yandex money) Яндекс.Деньги мировая электронная платежная система Платежная ситема Яндекс Деньги: регистрация, открытие кошелька, пополнение и вывод средств Содержание >>>>>>>>>> Яндекс.Деньги это, определен …   Энциклопедия инвестора

• Делопроизводство — Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Добавить информацию для других стран и регионов …   Википедия

Услуги и решения ИЦ ТЕЛЕКОМ-СЕРВИС

Согласно статистике в последнее время все больше предприятий осуществляют переход на электронный документооборот. Причем это касается не только крупных концернов с большим количеством сотрудников и филиалами по всей стране, но небольших компаний со штатом до 100 человек. Почему это происходит? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Электронный документооборот представляет собой систему, сопровождающую процесс ведения и учета документации организации, при которой весь объем формируемых, передаваемых и хранимых данных осуществляется при помощи программного обеспечения. Его установка производится на компьютеры, объединенные в локальную сеть. Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией.

Итак, внедрив у себя систему электронного документооборота, компания получает следующие преимущества:

• Увеличение производительности труда. В первую очередь, это дает так называемая «автоматизация документов», существенно сокращающая время на поиск необходимых документов и информации. Система электронного документооборота (СЭД) позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале.
• Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Что, в случае несоблюдения сроков или иной нештатной ситуации, позволит решить ее с минимальными временными потерями.
• Коллективная работа и улучшение взаимодействия между отделами. Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между департаментами и отделами внутри компании. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.
• Уменьшение влияния «человеческого фактора». Грамотно выстроенная система управления электронным документооборотом позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой т.н. «человеческий фактор». Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд.
• Снижение материальных затрат. Помимо увеличения производительности труда, о котором уже было сказано, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).
• Уменьшение необходимости в дополнительном персонале. Внедрение системы электронного документооборота позволяет так организовать работу компании, что увеличение объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.
• Развитие «командного духа». Как ни удивительно, но внедрение системы документооборота, повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Компания оказывает услуги по внедрению системы электронного документооборота на любых предприятиях, независимо от вида деятельности.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя комплекс мероприятий:

• анализ бизнес-процессов и требований организации;
• подготовка технического задания, проектирование системы электронного документооборота;
• разработка программного обеспечения и его тестирование;
• ввод готовой системы электронного документооборота в эксплуатацию.

Специалисты рекомендуют внедрять автоматизацию документооборота на предприятиях со штатом сотрудников более 50 человек. Внедрение производится для следующих подразделений компании в зависимости от ее организационной структуры:

• руководство предприятия,
• канцелярия,
• отдел финансового контроля,
• бухгалтерия,
• проектно-сметный отдел,
• административно-хозяйственная служба,
• отдел кадров,
• отдел продаж и т.д.

Выполненные проекты

ЭДО как инструмент автоматизации работы с документами

В проектировании и производстве используются системы управления техническими данными. Но системы технического документооборота (ТДМ) отличаются от офисных автоматизированных систем документооборота (АСД).

ТДМ связана с системой автоматизированного проектирования (САПР), и содержит чертежи.

Чтобы документы не украли, используется используется система управления документами (СУД), которая выполняет функции:

• Индексирования документов.

• Хранения документов.

• Поиска необходимых документов.

• Анализа статистических данных и их сброс.

Особенности СУД:

• Автоматическое распознавание документов.

• Групповая работы с документами.

• Регулировка прав доступа.

• Управление версиями документов.

Система автоматизации документооборота и делопроизводства

Документооборот — это документальное обеспечение управления (ДОУ).

Вот, для чего нужны программные системы :

• Поддерживать управленческую деятельность.

• Организовывать документооборот.

• Организация архивного хранения документов. Осуществляется не только хранение информации, но и ее поиск.

Для ДОУ организаций и предприятий нужно делопроизводство. Старые службы используются для упорядочивания работы с документами.

Вот, что даёт автоматизация документооборота:

• единый порядок работы с документами в организации.

• объединение потока документов.

• единую систему индексации.

Регламент документооборота

Регламент определяет, как в компании будут работать с документами. В нём нужно прописать маршрут документов от попадания в организацию до разрешения задачи.

Утвердить регламент можно одним из двух вариантов:

1. Расписаться на документе.

2. Создать приказ, утверждающий документ.

Приказ должен содержать дату вступления в силу.

Все руководители должны участвовать в создании регламента. За подразделениями нужно закрепить списки документов, с которыми они работают.

Основные системы автоматизации документооборота организации

В электронных архивах много документов. Они нужны, когда информацию следует привести в виде каталога. Архивы позволяют задать фильтры для классификации сведений. Вот, для чего они нужны:

• Поиск информации.

• Сортировка и каталогизация контента.

• Ввод и изменение данных.

• Цифровизация бумажных носителей.

• Защита файлов от потери и порчи.

Архивы позволяют устанавливать уровни доступа и права.

Workflow-системы помогают оптимизировать как отдельные функции, так и целые процессы. Например, визирование приказа подписью и создание инвентаризационной ведомости проходят одинаково быстро.

Система отличается структурой и доступностью для новых пользователей. В ней есть инструменты, которые помогают составить форму правильно и не сорвать сроки. В форму входят инструменты, которые помогают контролировать процессы.

Workflow подойдёт предприятиям, в которых востребован постоянный обмен документами. Установка и интеграция системы требуют определённых знаний и умений. Также особое внимание стоит уделить вопросу архивации, но в целом система стоит того.

ECM-система система имеет гибкие условия пользования. Она представляет собой комплексный инструмент ведения документооборота.

С её помощью можно работать со структурированным контентом и той информацией, которой нет в каталоге. Она позволяет управлять записями и библиотекой с базовой информацией, а также предоставляет возможность настройки прав доступа, сбора, редактирования и хранения файлов.

Система оборота электронных документов

Вместо СЭД можно пользоваться и простой почтой, но есть нюанс. По почте не обменяться счетами-фактурами — будет нарушен регламент. Ещё почту легко взломать.

СЭД нужен как раз для того, чтобы не волноваться о хакерах.

Вот, как измерять полезность СЭД

• Оперативность и эффективность техподдержки.

• Возможности интеграции.

• Отклик сотрудников.

• Наличие консультантов, помогающих организации внедрить сервис.

Преимущества автоматизации документооборота

Прежде чем подобрать систему автоматизации документооборота, определите цели и задачи системы. Если нужно наладить список действий, подойдёт workflow-система, а если задача в том, чтобы обеспечить доступ к объёмному архиву, то пригодится ECM-система.

Плюсы СЭД:

• Высокая производительность.

• Актуальность информации.

• Снижение расходов.

• Эффективное взаимодействие с подразделением.

• Совместная работа над документами.

• Снижение рисков порчи информации.

• Автоматизированное составление отчётности.

• Комплексность.

Бизнес нуждается в автоматизации документооборота. Правильный подбор и внедрение системы поможет поставить на поток все процессы и быть на шаг впереди конкурентов.

Обращайтесь к нашим специалистам, чтобы подключиться к автоматизированной системе документооборота.
Астрал.ЭДО обеспечит оптимальный документооборот в компании и настроит работу с документами на нужный лад. Звоните нам прямо сейчас!

Инструкция к калькулятору для расчета эффективности при внедрении электронного документооборота в компании

Калькулятор представляет собой модель расчета эффективности внедрения электронного документооборота в Компании на основе введенных Пользователем данных.

Описание полей:

Исходящие документы — документы, сформированные Компанией и направляемые клиентам или контрагентам и другим при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, а также при продаже имущественных прав и другое.

Входящие документы — документы, поступающие от контрагентов или поставщиков и другим при приобретении Компанией товаров (работ, услуг) и другое.

Также в модели учитывается экономия на печати документов, на трудозатратах и на ускорение возмещения НДС при переходе на электронный документооборот.

При расчете экономии на печати также осуществляется расчет экономии на расходах, релевантных бумажному документообороту — стоимость доставки документов и стоимость расходов на хранение бумажных экземпляров документов.

Внутренний документы — документы, созданные в Компании, используемые в пределах взаимодействия Компании и ее работников

Перечень внутренних документов, рассматриваемый, как возможный для перевода на юридически значимыми электронный документооборот (далее — ЮЗЭДО) с подписанием простой электронной подписью (далее — ПЭП):

• Авансовые отчеты

• Кадровые документы (например: ознакомление с уведомлением об отпуске)

• Внутризаводские (например: Требование-накладная М-11, Накладная на отпуск материалов на сторону М-15)

Аналогичным образом интерпретируются вводимые показатели по количеству договоров:

• договоры продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг

• договоры приобретения товаров, выполненных работ, оказанных услуг

При вводе данных по комплектам первичных документов можно ориентироваться на текущий объем счетов-фактор в документообороте Компании.

При расчете пользователь может учесть в модели факторы развития бизнеса (ввод показателя «Прогнозируемый годовой рост объема бизнеса,%») и целевой процент перехода на ЮЗЭДО с отражением срока, за который Компания его достигнет.

При необходимости оценки влияния перехода на ЮЗЭДО на ускорение возмещения НДС и высвобождение недополученных денежных средств при получении входящих счетов-фактур позже срока предоставления налоговой декларации рекомендуем ввести дополнительные данные о средней сумме входящего НДС за квартал и средней доле счетов-фактур в квартал, приходящих после предоставления налоговой декларации по НДС за данный налоговый период, или оставить без изменений предзаполненные показатели.

При необходимости после ввода указанных показателей Пользователю предлагается перейти к блоку данных, используемых в расчёте эффективности проекта, которые содержат в себе дополнительные объёмные показатели документооборота Компании, а также стоимостные показатели (нормативы, тарифы). При расчете модели стоимостные показатели индексируются на уровень инфляции.

Данные показатели предварительно заполнены для модели на основании произведённых средний оценок. При необходимости Пользователь может внести свои данные в каждую ячейка данного блока в соответствии с собственными бизнес-показателями.

Вышеуказанные данные позволят рассчитать эффекты от внедрения ЮЗЭДО, а при их корректировке Пользователям более точно оценить планируемый к внедрению проект по ЮЗЭДО.

Для расчета финансово-экономических показателей дисконтированных денежных потоков, показателей NPV (чистая приведенная стоимость денежных потоков) необходимо ввести данные о планируемых к осуществлению инвестиций (капитализируемые и операционные затраты).

Капитализируемые затраты (CAPEX) зависят от интеграции систем ЮЗЭДО провайдеров с учетными (информационными) системами Компании (то есть учитывается количество используемых систем провайдера и количество учетных систем Компании, с которыми будет осуществляться интеграция).

Стоимость интеграции предварительно оценена исходя из объема бизнеса (в зависимости от количества комплектов документов, введенных Пользователем).

В стоимость капитальных затрат также входит средняя оцененная стоимость интеграционного оборудования.

При объеме документов менее 10 тыс. заложено допущение, что интеграция не осуществляется и, следовательно, капитальные затраты равны 0.

В операционные затраты входит стоимость лицензии, электронных ключей и стоимость поддержки программного обеспечения, интегрированного с учетной системой.

Также к операционным затратам (OPEX) можно отнести расходы на специально созданную проектную команду, развивающую систему ЮЗЭДО в Компании.

возможности, преимущества, внедрение в компании

• 1 ноября 2020
• Статьи

 

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим программным продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика. Обычно внедрение состоит из:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

ЭДО на промышленных предприятиях

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это механизм работы с документами в электронном виде, включающий их создание, обработку, прием, передачу, архивное хранение с помощью аппаратно-программных средств.

Для локальной работы с документами при организации ЭДО используют серверы и рабочие станции с установленным на них специализированным программным обеспечением. Для их передачи внутри компании, между ее подразделениями и между компанией и внешними контрагентами используют телекоммуникационные каналы — интернет и локальные сети предприятий. Для придания электронным документам юридической силы применяют электронную цифровую подпись.

В обмене цифровыми первичными бухгалтерскими документами между компанией и контрагентами принимает участие оператор ЭДО — организация, входящая в сеть доверия ФНС РФ. Он проверяет соответствие документации установленным требованиям и легитимность электронных цифровых подписей.

Документы промышленных предприятий

При организации электронного документа на промышленном предприятии в систему попадают документы, которые также используют во многих других сферах деятельности:

• счета на оплату;
• товарно-транспортные накладные;
• счета-фактуры;
• доверенности;
• акты сверки взаимных расчетов;
• некоторые другие.

На этом сходство промышленных и других систем ЭДО заканчивается, и начинаются отличия. Помимо перечисленных документов, в электронном документообороте промышленного предприятия фигурируют:

• графики, в соответствии с которыми осуществляются поставки сырья, материалов и готовой продукции;
• каталоги выпускаемых изделий, используя которые, потенциальные покупатели знакомятся с ассортиментом предприятия;
• конструкторская и технологическая документация, описывающая параметры выпускаемых изделий и процессы их производства;
• уведомления о приемке и отгрузке сырья, материалов, готовой продукции;
• отчеты о продажах товаров, инвентаризации складских остатков;
• некоторые другие.

Чтобы полноценно работать с этими специфическими документами в цифровом формате, универсальная система электронного документооборота, тем более — начального уровня, не подойдет. Нужны специализированные программные решения или инструменты глубокой кастомизации — и компания «Логика Бизнеса» предлагает их.

Жизненный цикл документа в системе ЭДО

Существуют стандарты, описывающие несколько основных стадий жизни любого документа в системе ЭДО. Они в полной мере справедливы и для промышленных предприятий. Документ проходит следующие этапы:

• создание. Система ЭДО значительно ускоряет этот процесс — она содержит множество готовых шаблонов, избавляющих сотрудников от необходимости набирать весь текст документа;
• передача. Отпадает необходимость физического перемещения бумажного документа между отделами и подразделениями компании или между предприятием и внешними контрагентами — передача практически мгновенно осуществляется по телекоммуникационным каналам;
• рассмотрение должностным лицом, визирование или отказ в нем. При использовании системы ЭДО эти операции выполняются буквально в несколько кликов «мыши»;
• архивирование и хранение. При внедрении на предприятии электронного архива отпадает необходимость выделять большие площади для хранения бумажных документов, исключаются повреждение и утрата документации при форс-мажорных обстоятельствах, предотвращается несанкционированный доступ к ней.

Анализируя жизненный цикл документа в системе ЭДО, приходим к выводу: последняя значительно (иногда — во много раз) сокращает затраты времени, сил и средств при работе с документацией.

Что дает промышленному предприятию внедрение ЭДО?

Система электронного документооборота позволяет экономить ресурсы на создании, пересылке, получении, архивировании документации. Сотрудники избавляются от необходимости выполнять так называемые обеспечивающие задачи и получают возможность сконцентрироваться на основной деятельности промышленной компании. Значительно уменьшается влияние человеческого фактора, предотвращаются ошибки, допускаемые при ручной обработке документов, повышается качество выпускаемой продукции.

Компания получает возможность ускорить приемку сырья и материалов, отгрузку готовых изделий со склада. Это, в свою очередь, позволяет увеличить объемы выпуска продукции, обороты и прибыль.

Грамотно организованный электронный документооборот позволяет устранить проблему «зоопарка учетных систем», часто встречающуюся на промышленных предприятиях. Все процессы работы с документами унифицируются, что упрощает и ускоряет обмен документацией между подразделениями и с внешним миром, снижает нагрузку на сотрудников, повышает производительность труда.

Система электронного документооборота, внедренная и настроенная квалифицированными специалистами компании «Логика Бизнеса», позволяет точно прогнозировать поставки сырья и материалов, производство продукции и ее отгрузки. Это дает руководству объективную картину работы предприятия и позволяет принимать взвешенные управленческие решения.

Система ЭДО на промышленном предприятии повышает исполнительскую дисциплину. Она делает все бизнес-процессы прозрачными и не позволяет сотрудникам уклоняться от выполнения возложенных на них обязанностей. Это, в свою очередь, делает производство максимально эффективным.

Проблемы внедрения

На пути успешного внедрения и использования систем ЭДО на промышленных предприятиях нередко встают проблемы, мешающие цифровизации документооборота.

Низкая квалификация кадров

Для полноценного использования системы электронного документооборота сотрудники промышленного предприятия должны как минимум уверенно работать на компьютере. Проблема в том, что основной состав многих таких организаций получал профессиональное образование 15-20 лет назад и никогда не учился работать на ПК. Чтобы решить проблему, сотрудников приходится направлять на специализированные курсы компьютерной грамотности или приглашать тренеров для их проведения на предприятии.

Недостаточная информированность руководства

Многие руководители слышали о существовании электронного документооборота, но не понимают, что он собой представляет, и какие возможности может открыть перед промышленным предприятием. Для решения этой проблемы разработчики систем ЭДО проводят просветительскую работу — выпускают буклеты, снимают видеоролики, готовят кейсы удачного внедрения электронного документооборота. Эта статья также призвана повысить информированность лиц, принимающих решения о внедрении ЭДО.

Психологические барьеры у сотрудников

Руководитель может понимать все достоинства электронного документооборота, а вот рядовые сотрудники — видеть в нем лишь источник многочисленных проблем. Многие привыкли работать с документами по старинке — печатать их на бумаге, заверять собственноручной подписью, отправлять по почте, подшивать в архивные дела. Необходимы инструктажи и разъяснительные беседы, призванные показать все достоинства перехода на цифровой формат работы. Иногда возникает еще одна психологическая проблема. Сотрудники осознают, что после внедрения ЭДО им уже не удастся уклоняться от прямых обязанностей, что автоматически настраивает их против нововведений. Столкнувшись с этим, руководству приходится принимать взвешенные кадровые решения — от мотивации сотрудников к полноценному использованию ЭДО до их депремирования, понижения в должности и увольнения.

Руководитель предприятия, внедряющий ЭДО, должен критически оценить ситуацию, определить наличие перечисленных проблем и разработать план действий по их устранению. Если он будет реализован, на предприятии в полной мере проявятся достоинства электронного документооборота, перечисленные выше.

Программные продукты «Логики Бизнеса»

Компания «Логика Бизнеса» видит растущий интерес хозяйствующих субъектов, в том числе промышленных предприятий, к системам электронного документооборота. Отвечая на веяния времени, мы предлагаем несколько современных программных решений, позволяющих организовать эффективный электронный документооборот.

«Логика: СЭД»

Продукт предназначен для управления всем жизненным циклом документов организации — входящих, исходящих, внутренних. Он позволяет стандартизировать обработку документации, ускорить и упростить работу с ней. Подходит для средних и крупных промышленных предприятий, в том числе с разветвленной сетью подразделений и филиалов.

«Логика: ЮЗ ЭДО»

Программное решение для организации юридически значимого электронного документооборота. Позволяет организовать передачу документов по телекоммуникационным каналам с сохранением их юридической силы. Подходит для обмена с государственными ведомствами и между компаниями, в том числе входящими в группы и холдинги.

«Логика: ТЕХДОК»

Решение для обработки, совместного доступа и хранения технических документов промышленного предприятия — чертежей, таблиц, спецификаций и других. Обеспечивает строгое соблюдение государственных стандартов, касающихся технической документации и работы с ней.

Свяжитесь с консультантом нашей компании удобным вам способом, расскажите об особенностях вашего предприятия и существующих потребностях. Мы поможем подобрать решение, которое оптимально подойдет именно вам, а затем профессионально внедрим и настроим его на вашем предприятии.

Что такое рабочий процесс? Простое руководство по началу работы | Процессная улица

Если вы посмотрите на определение рабочего процесса в Википедии, вы, вероятно, запутаетесь, как и я:

«Рабочий процесс состоит из согласованного и повторяемого шаблона деловой активности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию. Он может быть изображен как последовательность операций, объявленных как работа человека. или группа, организация персонала, или один или несколько простых или сложных механизмов.”

Попросту говоря…

Рабочие процессы — это способ, которым люди выполняют работу, и их можно проиллюстрировать как серию шагов, которые необходимо выполнить последовательно, на диаграмме или контрольном списке.

Думайте об этом буквально как о работе, переходящей от одного этапа к другому, будь то коллега, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнить полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикацию сообщения в блоге) или в нем может участвовать несколько человек (например, выставить счет клиенту).

Вот пример схемы рабочего процесса:

Вот простой пример рабочего процесса, в котором задействовано несколько человек:

• Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту
• Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел
• Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж

Рабочий процесс, который вы используете самостоятельно, может выглядеть примерно так:

• Написать сообщение в блоге
• SEO оптимизировать
• Проверка орфографии и грамматики
• Опубликовать

Часто в бизнесе рабочие процессы намного сложнее.Что-то вроде адаптации сотрудников может включать в себя несколько встреч, отчетов, задач и отделов. Именно на этом уровне их необходимо должным образом контролировать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить их максимальную эффективность.

Другой способ отображения рабочего процесса — это контрольный список — простой набор инструкций, например:

В этом посте я расскажу, почему вам следует использовать рабочие процессы, их компоненты и начать создавать свои собственные.

Почему вам следует тратить время на создание рабочих процессов?

Неудивительно, что истоки рабочих процессов восходят к Генри Ганту. Да, это тот же человек, который отвечает за диаграммы Ганта!

Промышленная революция стала катализатором для таких умных мыслителей, как Гант, к разработке эффективных способов организации рабочей силы. Владельцы бизнеса внезапно смогли мобилизовать огромную рабочую силу с помощью мощного оборудования, но им нужно было ответить на вопрос, прежде чем они точно узнают, как лучше всего использовать эту энергию:

Как наиболее эффективно выполнить эту работу?

Разбив этот вопрос, Гант пришел к выводу, что ему необходимо знать:

• Точное количество выполняемых работ
• Кто за что отвечает
• Время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи

Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

Как гласит старая пословица, «нельзя управлять тем, что не измеряешь». Измеряя объем работы, который необходимо выполнить, вы можете определить, насколько оптимально она будет выполнена. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

Как документировать рабочие процессы в вашем бизнесе

Вам необходимо тщательно изучить свои бизнес-процессы, прежде чем задокументировать их. Посмотрите этот выпуск нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ной Каган тщательно изучал и расширял свой 8-значный бизнес:
Tech Out Loud — единственный подкаст, который приносит вам самые впечатляющие сообщения в блогах от крупнейших имен в сфере технологий. прямо к ушам.

Вы также можете послушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подписывайтесь на новый выпуск каждую неделю.

Точно так же, как Гант начал с измерения активности персонала, вашей отправной точкой также должно быть представление о том, как выглядит каждый рабочий процесс в вашей компании.

Вы можете сделать это, наметив процесс, как описано в этом руководстве:

Идея состоит в том, чтобы проводить встречи с вашей командой, чтобы узнать, как они работают, и создать рабочие процессы, которые они будут выполнять на .Если вы ведете небольшой бизнес или работаете удаленно, попросите их записать скринкаст — отличный вариант, потому что это точно и легко сделать.

Когда у вас будет достаточно информации, чтобы начать создавать свой первый формальный рабочий процесс, самое время перенести ее в шаблон в программном обеспечении рабочего процесса, таком как Process Street.

Создать шаблоны Process Street для рабочих процессов так же просто, как написать документ Word. А когда это будет сделано, вы сможете увидеть завершенную работу в виде контрольных списков на своей панели инструментов; один контрольный список для каждого рабочего процесса, запущенного сотрудником:

В приведенном выше примере вы можете увидеть рабочий процесс подключения клиента с тремя контрольными списками — по одному на каждый раз, когда клиент был подключен.

Process Street позволяет легко отслеживать активность рабочего процесса вашей команды, а затем оптимизировать любые узкие места или препятствия. Кроме того, документирование рабочих процессов обеспечит соответствие любым отраслевым нормам и упростит планирование управления рисками.

Создание рабочего процесса в Process Street

Process Street был создан, чтобы помочь предприятиям легко создавать рабочие процессы, затем выполнять их и создавать отчеты о ходе выполнения.

В этом разделе я проведу вас через первую часть: создание рабочего процесса.

Во-первых, вам нужно зарегистрироваться на Process Street и создать новый шаблон.

Нажмите «Новый пустой шаблон…», чтобы создать пустой шаблон рабочего процесса, который вы можете заполнить.

Назовите свой шаблон заголовком рабочего процесса. Например, «Рабочий процесс утверждения содержания».

В редакторе шаблонов вы увидите пустой список слева; это шаги (или задачи) вашего рабочего процесса. Заполните их грубыми шагами, которые вам или вашей команде необходимо будет выполнить.Подробная информация о каждом шаге будет добавлена ​​позже.

Пригласите свою команду на Process Street с помощью «Добавить участников…». Это позволяет вам распределить вашу команду по этапам, за которые они несут ответственность, и дать понять другим, какова общая картина рабочего процесса.

Когда вы напечатали свои шаги и назначили участников (необязательно), вы можете нажать «Сохранить изменения» и начать рабочий процесс.

На следующем экране вы заметите, что можете запустить контрольный список из шаблона.Нажмите «Выполнить контрольный список…», чтобы выполнить рабочий процесс.

Назовите контрольный список, чтобы отразить экземпляр рабочего процесса. Например, для рабочего процесса утверждения контента вы должны назвать этот контрольный список названием контента, который нужно одобрить.

По мере прохождения рабочего процесса вы можете отмечать задачи и оставлять комментарии, чтобы ваша команда всегда была в курсе.

Пример рабочего процесса для вдохновения

Примеры являются ключевыми, чтобы лучше понять, что такое рабочий процесс.

Вот два из самых сложных рабочих процессов, которые когда-либо приходили в голову, и заканчивая простыми повседневными задачами.

Сборка коммерческих самолетов Boeing

Процесс изготовления самолета с нуля у Boeing просто потрясающий. Вряд ли каждый отдельный рабочий процесс будет таким сложным, но сам масштаб задачи, от начала до конца, потребует серьезных мыслей:

«Boeing Commercial Airplanes выполняет капитальную сборку всех самолетов 737 на своих заводах в США; однако запчасти для самолетов поставляются поставщиками со всего мира.

Сборка 737 — сложная работа. Работникам завода необходимо вывезти 367 000 деталей; равное количество болтов, заклепок и прочего крепежа; и 36 миль (58 километров) электрического провода; и сложите их вместе, чтобы получился самолет.

Фюзеляж или корпус самолета производится на заводе Boeing в Уичито, штат Канзас, на Среднем Западе Америки. На этом объекте сотрудники прикрепляют носовую часть фюзеляжа самолета к центральной и хвостовой части. Когда фюзеляж готов, его привязывают к вагону для поездки на поезде протяженностью 2175 миль (3500 километров) через Соединенные Штаты… »

Принятие, редактирование и публикация гостевой записи

Вот более наглядный пример, который вам может пригодиться.

На Process Street мы часто получаем сообщения для гостей. Когда они принимаются, мы запускаем следующий контрольный список, чтобы все были на одной странице с прогрессом. Если вам нужны правки, вы даже можете добавить приглашенного автора в контрольный список и работать с ними таким образом.

Ваши следующие шаги с рабочими процессами

Как только вы получите общее представление о том, что такое рабочий процесс и как вы можете его использовать, вы откроете для себя гораздо больше возможностей.

С документированными рабочими процессами в программном обеспечении для управления бизнес-процессами, таком как Process Street, вы даже можете начать автоматизировать шаги — прочтите здесь полное руководство по этому поводу и здесь для введения.

Вот что вы можете сделать дальше:

• Проведите мозговой штурм по рабочим процессам, которые вы и ваша команда используете
• Оптимизация рабочих процессов для исключения неэффективных шагов
• Создайте библиотеку процессов и рабочих процессов для перспективного развития вашего бизнеса
• Автоматизируйте утомительную работу, подключив Process Street к Zapier

Process Street может быть вашим программным обеспечением рабочего процесса, программным обеспечением стандартных рабочих процедур или программным обеспечением для адаптации.
Какой рабочий процесс вы хотите задокументировать в первую очередь и почему? Дай мне знать в комментариях!

Что такое рабочий процесс — руководство для начинающих [3+ реальных примера]

Для тех, кто только начинает работать, управление рабочим процессом — не самая простая задача.Еще до того, как вы усвоите основы, вас засыпают сотнями корпоративных модных словечек: отображение процессов, автоматизация рабочих процессов, что угодно!

Итак, вы в конечном итоге задаетесь вопросом — что, черт возьми, такое рабочий процесс, и как я могу использовать его, чтобы сделать свой бизнес более эффективным? Что ж, мы и объясним это!

В этом руководстве вы узнаете…

• Что такое рабочий процесс и как его можно использовать в своем бизнесе
• Различные способы визуализации рабочего процесса (и преимущества каждого подхода)
• 2 реальных примера рабочих процессов
• Как начать работу с рабочими процессами для вашего бизнеса

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Итак, что же такое рабочий процесс?

Проще говоря, « workflow » — это то, как вы выполняете работу.Это ряд задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь устойчивой бизнес-цели.

Немного о Tallyfy

Хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к оставшейся части статьи!

Ключевое слово здесь повторяемый . Рабочий процесс не следует путать с задачей (одноразовое задание) или набором задач, собранных вместе (это проект).Это цепочка задач, которые выполняются в последовательности и то, что вы выполняете регулярно .

Чтобы лучше понять, как это работает, давайте рассмотрим практический пример: сотрудников адаптируются к . Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно объяснять, как работает компания, какова его роль и так далее.

Последовательность задач для успешного рабочего процесса адаптации может быть…

Шаг 1	Отправьте новому сотруднику приветственное письмо
Шаг 2	Попросите сотрудника заполнить W4 и I-9
Шаг 3	Введите личную информацию сотрудника в базу данных компании
Шаг 4	Подготовьте рабочее место нанимаемого
Шаг 5	Запланируйте любое необходимое обучение и семинары

9 Впрочем, это не совсем рабочий процесс.

Когда люди говорят о «рабочих процессах», они имеют в виду графическое представление. Обычно это делается в форме рабочего процесса , диаграммы и документации , или программного обеспечения для управления рабочим процессом .

В конце концов, просто перечислить задачи — это хорошо, но на самом деле это мало что поможет вашему бизнесу.

Однако их визуализация может действительно изменить правила игры. Рисуя рабочий процесс в виде блок-схемы и документируя любую важную информацию о завершении, вы можете анализировать и улучшать процесс, а также устранять узкие места.

С другой стороны, использование программного обеспечения для рабочих процессов позволяет отслеживать все рабочие процессы от начала до конца.

Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от своего бизнеса, мы собираемся объяснить, как документировать рабочие процессы, а также использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами для их отслеживания и автоматизации.

Диаграммы рабочего процесса и документация

Диаграмма рабочего процесса — это графическая иллюстрация рабочего процесса в виде диаграммы определенного типа. Это может быть, например, блок-схема, SIPOC, зона ответственности, карта потока создания ценности и многие другие.Вот базовый пример блок-схемы рабочего процесса…

Пример блок-схемы рабочего процесса: контент-маркетинг

Документация рабочего процесса, с другой стороны, представляет собой документ, в котором перечислены подробности рабочего процесса. Вам необходимо перечислить такую ​​информацию, как…

• Как именно вы выполняете каждый шаг?
• Какие инструменты, оборудование или программное обеспечение вам понадобятся для выполнения этого шага?
• Кто за какие шаги отвечает?

Чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо создать диаграмму и документацию.Это даст вам более полное представление о том, что такое рабочий процесс и из чего он состоит. В свою очередь, это может помочь вашему бизнесу с…

• Анализ и улучшение рабочих процессов — Вы знаете, что в вашем бизнесе есть рабочие процессы, но насколько они эффективны? Для большинства организаций ответ — твердое «нет». Создание диаграммы и документации позволяет анализировать рабочий процесс и находить узкие места и недостатки.
• Прием на работу нового сотрудника — Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо объяснять каждому новому сотруднику, как выполнять определенные рабочие процессы.Это может означать, что вам придется потратить много времени и потратить впустую. Благодаря документации у ваших сотрудников есть единый документ, на котором можно учиться и ссылаться на них, если они что-то забудут.

Звучит полезно, правда? Итак, вот как документировать рабочие процессы, а также создавать диаграммы рабочих процессов…

Как создавать диаграммы и документация рабочих процессов

Давайте начнем с создания блок-схемы рабочего процесса. Первый шаг — найти онлайн-инструмент для построения графиков, например LucidCharts.Просто создайте учетную запись и выберите шаблон блок-схемы…

Затем перечислите шаги рабочего процесса в каждом блоке. Вот пример процесса поддержки, предоставленного Lucidchart…

И, наконец, экспортируйте рабочий процесс как PDF (или любой другой тип документа, который вы предпочитаете).

Когда у вас есть блок-схема, вам нужно создать документацию. Создайте документ (Word, Google Docs, в зависимости от того, что) и перечислите следующее…

• Title Page — Название документируемого рабочего процесса
• Объем — Какие команды, отделы и специалисты выполняют рабочий процесс вовлекать? Если рабочий процесс предназначен для создания и утверждения маркетингового бюджета, он может включать команду маркетинга и финансового директора.
• Процедура — Точные шаги, которые включает рабочий процесс, и соответствующая диаграмма.
• Дополнительная информация — Любая дополнительная информация о рабочем процессе. Если сотрудникам, например, нужны учетные данные для доступа к определенному программному обеспечению, где они могут их найти

Затем разместите документацию в своем любимом онлайн-хранилище или инструменте управления проектами. Как данность, предоставьте доступ любому соответствующему сотруднику.

Workflow Software

Workflow Software — это более современное решение для управления рабочими процессами.Вместо того, чтобы документировать рабочие процессы на бумаге, вы можете полностью оцифровать их с помощью программного обеспечения.

Итак, что именно это означает?

Вы можете создавать документацию рабочего процесса с помощью программного обеспечения (как вы это делали с диаграммой), но программное обеспечение также может помочь с выполнением.

Вместо того, чтобы просто предоставлять доступ к документу, вы регистрируете своих сотрудников в программном обеспечении и назначаете их определенному рабочему процессу. Каждый раз, когда кто-то запускает рабочий процесс, система уведомляет об этом соответствующих сотрудников, и им автоматически назначаются задачи, сроки и т. Д.

В Tallyfy мы используем для этого собственное запатентованное программное обеспечение для рабочих процессов. Вы получаете как вид сверху вниз для менеджера (всех выполняемых рабочих процессов)…

, так и вид конкретного задания для среднего сотрудника…

Основное различие между программным обеспечением и обычной документацией заключается в том, что программное обеспечение просто намного эффективнее. Вы можете в режиме реального времени видеть, что происходит с вашими процессами, кто за что отвечает, есть ли узкие места и т. Д.

Это, в свою очередь, дает много преимуществ для вашего бизнеса…

Автоматизация рабочего процесса — Программное обеспечение автоматизирует общение.Вместо того, чтобы отправлять тонны электронных писем для делегирования новых задач, программное обеспечение делает это за вас (оставляя вашим сотрудникам больше времени, чтобы сосредоточиться на работе, которая создает ценность).

Подотчетность — Вы всегда можете знать, кто отвечает за какую задачу или рабочий процесс. То есть, если что-то пойдет не так, легко найти причину. Это делает вашу команду более ответственной за свою работу.

Выявление узких мест — Программное обеспечение позволяет вам знать, когда есть пропущенные сроки или узкие места в рабочем процессе, позволяя вам найти решение как можно скорее.

Эффективность — В результате упомянутых выше преимуществ ваш бизнес в целом становится более эффективным.

Отчетность — Большая часть программного обеспечения для управления рабочими процессами дает вам доступ к аналитике и отчетности, позволяя измерять и улучшать рабочие процессы.

Как использовать программное обеспечение рабочего процесса

Первым шагом к началу работы с программным обеспечением рабочего процесса является создание учетной записи. Если вы хотите попробовать Tallyfy, заходите сюда и зарегистрируйтесь.

Как правило, чтобы получить максимальную отдачу от платформы, у вас должны быть все сотрудники (которые имеют отношение к рабочему процессу).

Нажмите кнопку «Новый», а затем «Новый сотрудник».

Вы увидите всплывающее окно с запросом учетных данных сотрудника. Разошлите столько приглашений, сколько нужно. Когда все присоединятся к вам, вы можете приступить к созданию рабочих процессов.

Перейдите к «шаблонам» и нажмите «Создать новый».

Выберите имя для рабочего процесса и заполните шаги…

Для каждого шага вы можете установить крайние сроки, объяснить, как его выполнить, назначить его любому конкретному сотруднику и т. Д.

Закончив работу с шаблоном рабочего процесса, перейдите в библиотеку шаблонов и нажмите «запустить процесс».

Программное обеспечение возьмет на себя выполнение здесь, и все, что вам нужно сделать, это просто сесть и расслабиться!

Хотите узнать больше о различных инструментах управления рабочим процессом, доступных на рынке? Ознакомьтесь с нашим руководством по некоторым из самых лучших!

2 реальных примера рабочих процессов

Хотите начать документировать свои рабочие процессы, но не знаете, с чего начать?

Вот несколько распространенных примеров рабочих процессов, которые можно использовать для большинства предприятий…

Контент-маркетинг

Контент-маркетинг может быть чрезвычайно беспокойным.В большинстве случаев для публикации одной статьи требуется сотрудничество 4 разных сотрудников…

• Сначала автор должен создать контент
• Затем редактор должен довести его до совершенства
• Дизайнер должен затем создайте соответствующие изображения и материалы
• И, наконец, маркетологу необходимо оптимизировать статью для Google и опубликовать ее

Если вы публикуете один фрагмент контента в месяц, это не такая уж большая проблема .

Однако, если у вас одновременно создается куча разных статей и руководств, все может запутаться.

Иногда вы видите, что кучу контента навсегда застревают в очереди, пропущенные сроки и т. Д.

Создание рабочего процесса контент-маркетинга может помочь отслеживать весь процесс и гарантировать, что все идет по плану.

Вот как выглядит рабочий процесс контент-маркетинга для нашей команды…

Шаг 1	Создатель контента записывает черновик статьи, включает в себя все детали, необходимые для графических ресурсов, и отмечает шаг как выполненный
Шаг 2	Редактор исправляет статью, оставляет комментарии и отмечает свой шаг как завершенный.
Шаг 3	Разработчик создает ресурсы, загружает их в программное обеспечение и отмечает шаг как выполненный.
Шаг 4	Писатель получает уведомление о том, что все готово. Затем они компилируют окончательную статью, добавляют изображения, вносят изменения и завершают этап.
Шаг 5	Маркетолог загружает статью в WordPress, оптимизирует ее с учетом лучших практик SEO и публикует статью.

Адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников — это процесс, который присутствует практически в каждой компании.

Однако для большинства организаций это более или менее запоздалое размышление. Они не изо всех сил стараются структурировать процесс и сделать его максимально приятным для сотрудника.

Дело в том, что правильный процесс адаптации действительно может принести пользу вашей организации. Фактически, это может увеличить удержание ваших сотрудников до 25%.

Итак, как создать звездный опыт адаптации? В Tallyfy мы используем следующий рабочий процесс…

Шаг 1	Отправка вашему новому сотруднику приветственного письма
Шаг 2	Внесение его личной информации в базу данных компании
Шаг 3	Going через все юридические процедуры
Шаг 4	Знакомство с остальной частью команды
Шаг 5	Подготовка их стола и других рабочих принадлежностей
Шаг 6	Планирование любого необходимого обучения на рабочем месте

Использование программного обеспечения для рабочих процессов может значительно повысить эффективность адаптации ваших сотрудников.Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с нашим руководством по адаптации новых сотрудников.

Управление рабочими процессами и их улучшение

Теперь, когда вы знаете, как «работают» рабочие процессы, вы можете начать использовать их в своем бизнесе. И что может быть лучше для начала, чем использование правильного программного обеспечения? Попробуйте, это бесплатно для 5 пользователей !

Определение рабочего процесса Merriam-Webster

работа · поток | \ ˈWərk-ˌflō \

варианты: или реже рабочий процесс

: последовательность шагов, необходимых для перехода от начала к концу рабочего процесса. улучшение рабочего процесса в офисе… это новое обновление не является революционным.Но он отлично справляется с задачей оптимизации рабочего процесса и ведения бизнеса. — Салли Винер Гротта. Сайт также автоматизирует и отслеживает рабочий процесс. Например, когда субподрядчик заполняет запрос на информацию, он направляется непосредственно генеральному подрядчику, который подписывает его. Затем запрос переходит к архитектору, а затем обратно к субподрядчику. — Лоуренс Стивенс

Что такое рабочий процесс? Преимущества и примеры

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Согласно Википедии, рабочий процесс «состоит из согласованного и повторяемого шаблона деловой активности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы. , предоставлять услуги или обрабатывать информацию.«Возможно, Википедия имела в виду, проще говоря,« рабочий процесс определяет шаги, необходимые для выполнения работы ».

Бизнес-процесс — это повторяемый процесс, состоящий из серии задач, которые обычно необходимо выполнять в определенной последовательности. Думайте об этом как о работе, переходящей от одной стадии к другой, пока она не будет завершена.

Рабочие процессы полезны для обеспечения правильного выполнения важных процессов каждый раз. Например, вы можете определить рабочий процесс для приема на работу новых сотрудников, чтобы гарантировать, что все новые сотрудники получат информацию, политики и ресурсы, необходимые им для выполнения своей работы.

В этой статье мы объясним, почему вашему бизнесу нужны эффективные рабочие процессы, и покажем вам несколько примеров рабочих процессов, которые помогут вам начать работу. (Хотите просто перейти к примерам рабочих процессов? Вы их уже поняли.)

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Краткая история рабочих процессов процессов

Концепция рабочих процессов можно проследить до Фредерика Тейлора и Генри Гант, два инженера-механика в начале 20 века, которые стремились повысить эффективность производства.Их работа привела к исследованиям времени и движения, которые измеряют время, необходимое сотрудникам для выполнения задачи или серии задач, чтобы найти способы устранения избыточного или расточительного движения, тем самым определяя процесс, которому сотрудники должны следовать для выполнения своей работы как максимально эффективно.

Кроме того, Генри Гантт создал диаграмму Ганта — гистограмму, используемую для визуального отслеживания задач и контрольных точек в расписании проекта. Диаграммы Ганта десятилетиями использовались для управления крупными проектами, включая строительство плотины Гувера и системы межштатных автомагистралей.

Базовая диаграмма Ганта (Щелкните изображение, чтобы изменить его в соответствии с историей вашего проекта)

По мере роста промышленности и производства росла и рабочая сила. Диаграмма Ганта помогла бизнес-менеджерам и владельцам найти наиболее методичные и оптимальные способы выполнения работы. Работая с диаграммами Ганта, менеджеры смогли понять и отследить:

• Какие задачи необходимо было выполнить
• Кто отвечал за каждую задачу
• Сколько времени требуется на выполнение каждой задачи

Понимание этой информации облегчило оптимизировать процессы и гарантировать, что нужные люди были назначены для правильных задач и чтобы было достаточно ресурсов для выполнения задачи.

Зачем вам нужны рабочие процессы?

Возможно, вы хорошо представляете, что вам нужно делать, чтобы выполнять свою работу, и можете сопротивляться привязанности к строгому процессу. Это понятно, потому что люди обычно не любят перемен. Часто люди зацикливаются на мысли, что то, что они делают, — лучший способ, потому что они всегда так поступали.

Тем не менее, неплохо было бы подумать о создании рабочего процесса для общих процедур, которые часто повторяются по следующим причинам.

Улучшение бизнес-операций

Определив конкретные шаги и последовательности, необходимые для выполнения задачи, вы можете улучшить бизнес-операции, гарантируя, что работа будет выполнена надлежащими людьми в надлежащем порядке и в указанные сроки.

Рабочий процесс может быть разработан для одного человека или для группы людей, чьи роли и назначение зависят друг от друга для завершения проекта. Например, простой рабочий процесс может описывать процесс утверждения содержимого в руководстве по установке программного обеспечения:

1. Технический писатель документирует инструкции по установке на основе информации, полученной от экспертов в данной области.
2. Документ направлен на рассмотрение профильным экспертам.
3. Автор вносит изменения, основанные на обзоре.
4. Документ отправлен на окончательное рассмотрение.
5. Документ утвержден или отклонен.
6. (Отклонено) Автор редактирует черновик и отправляет снова.
7. (Принято) Документ опубликован.

Записывать шаги — не совсем рабочий процесс, но это хорошее начало. Формализация и визуализация этих рабочих процессов, как в примере, показанном ниже, поможет другим понять эти процессы и сделает ваш бизнес более эффективным.Чуть позже мы покажем вам, как построить рабочий процесс.

Устранение избыточных процессов и действий

Начинающие компании обычно небольшие и имеют меньше процессов и действий, чем более зрелые предприятия. Использование диаграмм рабочих процессов и их обновление по мере роста компании может помочь вам легче выявлять дублирование и устранять потери лучше, чем просто наблюдать и пытаться отслеживать рабочие процессы своими глазами.

Внедрение управления рабочим процессом в повседневную деятельность позволяет видеть всю операцию от начала до конца.И вам станет проще вносить изменения, чтобы улучшить рабочий процесс и избавиться от ненужных шагов, ролей и действий.

Сократите операционные расходы

Диаграмма рабочего процесса может помочь вам определить передовой опыт и оптимизировать бизнес-операции. Поскольку процессы упрощаются, а работа выполняется быстрее, вы можете обнаружить, что вам нужно меньше ресурсов для выполнения работы. Это может снизить ваши затраты по мере увеличения вашей прибыли, потому что вы по-прежнему можете достичь тех же целей и задач с меньшими ресурсами.

Быстро реагировать на вопросы или проблемы

Раньше, например, в 80-е, диаграммы рабочего процесса (или блок-схемы) рисовались на бумаге, если они вообще рисовались. Обновление этих диаграмм с учетом изменений в процессах было настоящей работой. Из-за этого некоторые предприятия были «настроены по-своему», были негибкими и медленно реагировали на меняющиеся рынки и растущие потребности клиентов.

По мере того, как экономика становилась все более глобальной, а компании выходили за пределы своих родных границ, становилось все более важным понимать бизнес-процессы и рабочие процессы, чтобы они могли оставаться актуальными на своих рынках.Но процесс создания диаграммы рабочего процесса все еще был очень утомительным и все еще оставался на бумаге, а это означало, что рабочие процессы могли очень быстро устареть после публикации и внедрения.

В 90-х годах было создано программное обеспечение для управления рабочим процессом, которое заменило бумажные схемы рабочего процесса электронными блок-схемами, которые можно было сохранить на компьютере и обновить несколькими щелчками мыши. К 2005 году программные системы управления рабочими процессами стали более надежными с добавлением инструментов моделирования и нотации бизнес-процессов (BPMN).

Перенос задач бизнес-процесса и бизнес-моделирования в программные системы значительно упростил менеджерам возможность вносить изменения в диаграмму и реагировать на изменения всего несколькими щелчками мыши.

Пример последовательности операций BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Автоматизация процессов

Рабочие процессы бизнес-процессов могут помочь вам увидеть места в вашей операции, которые можно автоматизировать. Например, процедуры обслуживания клиентов могут инициировать определенные действия, такие как электронные письма и специальные предложения, которые побудят клиентов совершить повторную покупку.Этот тип автоматизации может освободить продавцов, чтобы они могли сосредоточиться на поиске новых клиентов, а сотрудникам службы поддержки клиентов предоставить возможность решать любые вопросы или проблемы, с которыми могут столкнуться клиенты.

Рабочий процесс может помочь вам увидеть, где автоматизировать простые задачи, такие как отправка рабочих элементов от одного сотрудника к другому в процессе, который требует, чтобы несколько человек выполняли определенные задачи в определенном порядке. Автоматизация упрощает анализ бизнес-операций, отслеживание тенденций, подготовку к рискам и планирование расширения.

Примеры рабочего процесса

Отображение рабочего процесса процесса не ограничивается определенными ролями или организациями внутри организации. Рабочие процессы могут быть полезны любому отделу, который заинтересован в максимально эффективном выполнении работы, включая разработку, маркетинг, производство, управление персоналом, продажи, ИТ и операции.

Когда вы регистрируете бесплатную учетную запись Lucidchart, вы можете схематизировать любой бизнес-процесс, процесс обработки данных и рабочий процесс, который вам нужен. Наша обширная библиотека шаблонов включает примеры рабочих процессов для процессов найма, управления ИТ-проектами, производственных потоков, обработки и квалификации потенциальных клиентов, процессов поддержки клиентов и многого другого.

Используйте приведенные ниже шаблоны в качестве отправной точки для определения собственных процессов и подпишитесь сегодня, чтобы получить еще больше шаблонов. Блок-схема процесса набора

(Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Процесс закупок системы управления ИТ-проектами (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Обработка и квалификация потенциальных клиентов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Поддержка Процесс (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Пример рабочего процесса контент-маркетинга (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Начало работы с Lucidchart

Шаблоны Lucidchart основаны на веб-технологиях и просты в использовании.Поскольку эти документы хранятся в облаке, к ним можно получить доступ из любого места и в любое время. Вы и члены вашей команды можете работать над одним и тем же документом одновременно из любой точки мира. Lucidchart обеспечивает совместную работу в режиме реального времени и способствует эффективной командной работе.

Посетите Lucidchart и зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы вы могли начать рисовать свои важные процессы уже сегодня.

Что такое рабочий процесс? | IBM

Узнайте о рабочих процессах и узнайте, как предприятия могут оптимизировать свою эффективность с помощью систем управления бизнес-процессами и автоматизации.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это система для управления повторяющимися процессами и задачами, которые выполняются в определенном порядке. Они представляют собой механизм, с помощью которого люди и предприятия выполняют свою работу, будь то производство продукта, предоставление услуги, обработка информации или любая другая деятельность, создающая ценность.

В рамках управления бизнес-процессами рабочий процесс можно определить как простую серию отдельных задач, в то время как бизнес-процесс считается более сложным, состоящим из нескольких рабочих процессов, информационных систем, данных, людей и их шаблонов действий.Рабочий процесс отличается простотой и повторяемостью и обычно визуализируется с помощью диаграммы или контрольного списка.

Программное обеспечение

для управления рабочими процессами помогает упростить и оптимизировать бизнес-процессы в организации. Это в значительной степени достигается за счет координации взаимодействия между различными заинтересованными сторонами или между отдельными лицами и информационными системами. Системы управления рабочим процессом направляют задачи соответствующему сотруднику в нужное время, предоставляя соответствующую информацию и подталкивая к ускорению работы на протяжении всего процесса.Он также поддерживает ручные и автоматизированные задачи посредством управления документами для таких операций, как отчеты о расходах.

Рабочий процесс: истоки и эволюция

Фредерику Тейлору, инженеру-механику, приписывают научные теории управления, лежащие в основе рабочих процессов. Он стремился повысить эффективность производства за счет эмпирического анализа производственных процессов с целью сокращения отходов и стандартизации передовых методов.

Его теории, а также теории Генри Ганта — разработчика популярной диаграммы Ганта — по-прежнему используются для управления проектами и промышленного проектирования.Рабочие процессы помогают систематически и логично планировать и контролировать проекты, позволяя командам достигать важных сроков и этапов.

Концепция рабочего процесса также использовалась в смежной дисциплине исследования операций, которая применяет аналитические методы для изучения характера работы. В исследовании операций методы статистики, теории игр и искусственного интеллекта используются в сочетании с наукой об управлении для решения сложных реальных проблем.

Схема и схемы рабочего процесса

Поскольку рабочие процессы состоят из дискретных пошаговых задач, их можно легко визуализировать с помощью диаграммы или блок-схемы.Отображение рабочего процесса, также известное как отображение процесса, обеспечивает более глубокое понимание всего рабочего процесса, обеспечивая оптимизацию и / или полную или частичную автоматизацию.

Диаграммы рабочего процесса

строятся с использованием следующих шагов:

1. Определите процесс для сопоставления. Некоторые типы рабочих процессов являются самодостаточными с очень узкими параметрами и небольшими вариациями во внутренних процессах; другие определены более свободно. Чтобы добиться наибольшего эффекта, вы можете определить приоритетность процесса, который пытается достичь результатов, или процесса, который влияет на удовлетворенность клиентов.
2. Соберите информацию и определите заинтересованные стороны. Соберите тех, кто глубоко знаком с процессом, который вы хотите оптимизировать. Эти эксперты в предметной области (SME) обеспечивают более глубокое понимание того, где происходит передача обслуживания в процессе, например, заинтересованные стороны, последовательность шагов, сроки, ресурсы и т. Д. Они также могут выделить некоторые проблемные области, такие как узкие места и избыточность, которые могут компромисс эффективности. На этом этапе процесса вы хотите задокументировать всю необходимую информацию о процессе.
3. Опишите шаги рабочего процесса. Определите, где начинается и заканчивается текущий процесс, а также последовательность шагов между ними. Хотя уровень детализации может варьироваться, обычно включается информация о входах, выходах, показателях и заинтересованных сторонах.
4. Представьте рабочий процесс в виде блок-схемы. Инструмент рабочего процесса был бы идеальным для документирования, предоставляя безбумажное централизованное место, где члены команды могут легко обмениваться информацией о процессах и получать к ней доступ.На этом этапе легче увидеть дублирование в процессе, что вдохновляет на способы его оптимизации.
5. Получите обратную связь. Изучите этот шаблон рабочего процесса вместе с заинтересованными сторонами для проверки и получения отзывов. По мере того, как команды выявляют области, в которых часто возникают ошибки или узкие места, они могут совместно работать над улучшением процессов, например. объединение, исключение или изменение порядка шагов. На этом этапе также могут применяться популярные методологии процессов, такие как шесть сигм и философия непрерывного совершенствования Кайдзен.
6. Завершите блок-схему. Это должно включать корректировки, основанные на обратной связи. Механизмы рабочего процесса частично автоматизируют работу команд, продвигая людей к следующей задаче в данном процессе.

Сценарии использования рабочего процесса

Ручные процессы подвержены человеческим ошибкам, неэффективности и несогласованности, которые могут нарушить качество продукции и качество обслуживания клиентов, в то время как автоматизированные системы по своей сути эффективны, согласованы и масштабируемы.Управление бизнес-процессами (BPM) может помочь в автоматизации рутинных задач с помощью технологии, известной как роботизированная автоматизация процессов (RPA). RPA хорошо подходит для выполнения повторяющихся задач, таких как автоматическое создание ответа по электронной почте, когда клиент заполняет форму запроса, обработка транзакции или связь с несколькими базами данных при обработке страхового возмещения.

Практически любую рабочую процедуру в любой отрасли можно описать как рабочий процесс, если предположить, что он состоит из повторяемых шагов.Некоторые варианты использования включают:

• Заказы компании на поставку: Рабочие процессы утверждения поддерживают менеджеров, а также команды финансов и закупок в организациях. Руководство проходит через процесс утверждения бюджетов со своими финансовыми отделами, и отдел закупок помогает им в обеспечении соответствия сторонних агентств корпоративным и юридическим требованиям для партнерства.
• Электронная торговля: После того, как клиент отправляет заказ и информацию о кредитной карте, транзакция обрабатывается и платеж принимается.Затем заказанный товар забирается со склада и упаковывается для отправки. Затем посылка отправляется покупателю.
• Адаптация нового сотрудника : Когда новый сотрудник присоединяется к команде, новый сотрудник должен пройти рабочий процесс адаптации, который обычно включает юридические документы, доступ к ИТ-ресурсам, а также соответствующее обучение и ориентацию для организации.
• Обслуживание и поддержка клиентов : Системы продажи билетов являются частью цифровых рабочих процессов. Они предназначены для групп поддержки, чтобы они могли отвечать на различные вопросы в режиме реального времени и систематически решать проблемы, выполняя стандартные действия.
• Регистрация банковского счета: Когда новый клиент открывает счет, он выполняет ряд последовательных задач. Клиент обеспечивает проверку личности, а затем финансовое учреждение предоставляет отчеты о раскрытии информации и соответствующую информацию о счете. Записи о транзакциях документируются и хранятся для целей аудита.
• Управление здравоохранением: Каждому пациенту, посещающему медицинскую клинику, следует стандартная процедура сортировки, диагностики и лечения.
• Рабочие и поточные цеха в производстве: Продукты могут перемещаться по процессу в линейной последовательности шагов, которая никогда не меняется (поточный цех), или они могут перемещаться через разные машины по разному шаблону в зависимости от того, что производится (рабочий цех ). Промышленные процессы — это то место, где впервые были использованы концепции сложных рабочих процессов, и этот термин до сих пор остается общепринятым в производстве.

Преимущества автоматизации рабочих процессов и управления бизнес-процессами

Используя автоматизированные системы или формальные аналитические стратегии для улучшения рабочих процессов на предприятии, заинтересованные стороны могут увидеть множество преимуществ, в том числе:

• Улучшение процесса принятия решений (становится рациональным и последовательным на основе данных)
• Снижение затрат и рисков
• Ускорение операционных процессов и устранение узких мест
• Более глубокое понимание операций и способов преодоления разрыва между текущим состоянием и желаемым будущим состоянием
• Более качественный и последовательный клиентский опыт
• Устранение скучных и повторяющихся задач из служебных обязанностей, освобождение сотрудников для сосредоточения внимания на более творческой, более ценной работе
• Интегрированные приложения, системы и передовые когнитивные технологии

Рабочий процесс и IBM Cloud

Автоматизация рабочих процессов — это лишь часть модернизации вашей организации, поскольку потребность в автоматизации возрастает во всех сферах бизнеса и ИТ-операций.Переход к большей автоматизации должен начинаться с небольших, относительно успешных проектов, которые затем можно масштабировать и оптимизировать для других процессов и в других частях вашей организации.

Работая с IBM, вы получите доступ к возможностям автоматизации на основе искусственного интеллекта, включая готовые рабочие процессы, которые помогут ускорить инновации, сделав каждый процесс более интеллектуальным.

Сделайте следующий шаг:

• Давний лидер в области автоматизации бизнес-процессов, IBM предоставляет возможности автоматизированного рабочего процесса в IBM Business Automation Workflow.Это гибкая, полная среда для оптимизации и автоматизации процессов с целью повышения гибкости, прозрачности и согласованности в масштабах всего предприятия.
• IBM Business Automation Workflow может также интегрироваться с функциями автоматизации, такими как контент, захват, задачи (RPA) и решения, как часть IBM Cloud Pak for Business Automation. Вы можете наполнить свои процессы искусственным интеллектом и сбалансировать рабочие процессы между человеческим талантом и машинным трудом. Он предоставляет быстрые и повторяемые средства создания пользовательских приложений и сервисов на открытой модульной платформе со встроенным ИИ.
• Посмотрите нашу веб-трансляцию (ссылка находится за пределами IBM), чтобы узнать, как можно улучшить качество обслуживания клиентов, повысить продуктивность бизнеса и операционную эффективность с помощью автоматизации на основе искусственного интеллекта.
• Изучите потенциальную выгоду для бизнеса от внедрения IBM Cloud Pak для автоматизации бизнеса посредством анализа фактической экономии затрат клиента и реализованных бизнес-преимуществ в исследовании Forrester TEI.
• Узнайте правду о срочности, ценности, возможностях и ограничениях, связанных с автоматизацией работы, прочитав Краткое практическое руководство по автоматизации цифрового бизнеса (PDF, 880 КБ).
• Прочтите о пяти обязательных требованиях для успешной автоматизации (ссылка находится за пределами IBM) в этом отчете HFS Research.

Чтобы начать автоматизировать рабочие процессы, подпишитесь на бесплатную пробную версию или получите свою учетную запись IBM Cloud сегодня.

Что такое рабочий процесс? | Примеры и определение рабочих процессов

В основе любого бизнеса лежат рабочие процессы. Независимо от того, выявляете ли вы их, отслеживаете и управляете ими или нет, они продвигают ваш бизнес вперед.Понимание рабочих процессов, управления рабочими процессами и потенциала каждого из них поможет вам обеспечить успех вашей организации. Ниже вы найдете ответы на такие вопросы, как , что такое рабочий процесс ? Какие есть примеры? И как вы ими управляете?

Как определить рабочий процесс?

Рабочий процесс — это последовательность шагов, связанных с обработкой данных. Это похоже на тесно связанную концепцию бизнес-процесса. Однако рабочие процессы специально сосредоточены на данных и часто управляются документами и отчетами.Кроме того, в отличие от процессов, рабочие процессы могут не повторяться (хотя это часто бывает).
Каждый тип организации и отрасли включает в себя рабочие процессы определенного типа. Они могут быть полностью человеческими, в основном управляемыми системой или где-то посередине. Каждый раз, когда данные передаются между двумя объектами, это, скорее всего, рабочий процесс.

Типы рабочих процессов

Существует несколько различных способов категоризации рабочих процессов. Однако их разбивка по повторяемости — отличный способ глубже взглянуть на рабочие процессы.

• Процесс: Процесс — это повторяемая последовательность шагов, используемых для продвижения бизнес-операций. В большинстве случаев это пересекается с рабочим процессом, создавая рабочий процесс. Эти рабочие процессы очень предсказуемы и имеют относительно согласованные входные и выходные данные. После начала рабочего процесса есть несколько вариантов, и их можно предсказать на основе входных данных.
• Дело: Рабочий процесс обращения — это противоположность рабочего процесса. Это серия задач, необходимых для обработки данных в разовой ситуации.Базовый рабочий процесс может несколько согласовываться между рабочими процессами. Однако входные данные могут сильно повлиять на выполняемые шаги. Например, проверка актива может быть рабочим процессом дела, потому что последующие шаги зависят от того, какая работа потребовалась для устранения проблем с активом.
• Проект: Рабочий процесс проекта — это что-то среднее между делом и процессом с точки зрения повторяемости. Каждый проект немного отличается. Однако рабочий процесс с данными примерно такой же и в некоторой степени предсказуем.Последующие шаги после ввода данных будут включать ветвление, но их все еще можно сопоставить с относительной легкостью.

Примеры рабочего процесса

В деловом мире существует множество рабочих процессов. Любая последовательность шагов, связанных с обработкой данных, — это рабочий процесс. Ниже приведены некоторые реальные примеры рабочих процессов:

• Осмотр оборудования: Рабочий процесс начинается с того, что технический специалист открывает документ контрольного списка осмотра. Затем он или она выполняет включенные шаги, заполняя отчет о проверке в процессе.Отчет передается соответствующим менеджерам. Сюда может входить руководитель инспектора, а также любой, кто отвечает за последующие действия. Дальнейшие действия зависят от результатов проверки. При необходимости можно запланировать необходимый ремонт и техническое обслуживание.
• Отчетность о производительности: Этот рабочий процесс может быть периодическим или постоянным, в зависимости от потребностей организации. Данные о производительности могут быть автоматически собраны из систем, используемых соответствующей командой. Затем эти данные могут быть скомпилированы в отчет для просмотра менеджером.Этот рабочий процесс — повторяющийся процесс, который в основном управляется программным обеспечением.
• Адаптация члена команды: Адаптация нового члена команды — обычный рабочий процесс. Все начинается с отправки форм новому сотруднику и руководителю. Они дополняются соответствующей информацией о сотруднике и его или ее занятости. Затем эта информация обрабатывается человеческими ресурсами. Когда все будет готово, другие команды, например юридические и ИТ-отделы, смогут продолжить работу.

Что такое управление рабочим процессом?

Как и всеми аспектами бизнес-операций, рабочими процессами можно и нужно управлять.Если вы не управляете своими рабочими процессами, они, скорее всего, происходят полностью органически, что может привести к неэффективности и ошибкам. К счастью, начать работу с управлением рабочим процессом довольно просто.

Начните с составления схемы ваших рабочих процессов. Это можно сделать в несколько этапов блок-схемы. Однако таким образом может быть сложно полностью отобразить рабочие процессы кейсов. Рассмотрим более информативную диаграмму, которая отображает известные ветви и результаты, но также признает, что рабочий процесс может отличаться в некоторых случаях.
Используя сопоставленные рабочие процессы, создайте документацию, описывающую, как выполнять каждый рабочий процесс. В идеале кто-то должен иметь возможность присоединиться к вашей команде и понимать большую часть, если не все рабочие процессы, просто подготовив документацию.

Рабочие процессы часто можно упростить и улучшить с помощью программного обеспечения. В частности, программное обеспечение полезно для реализации автоматизации и правил.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса — это когда вы используете технологию для автоматизации части или всего рабочего процесса.У большей автоматизации есть много преимуществ. Во-первых, как правило, компьютерные системы могут выполнять больше работы за меньшее время. Кроме того, человек, который раньше выполнял эту работу, может сосредоточиться на других задачах, которые, возможно, будет не так легко автоматизировать.

Например, если ваш рабочий процесс создает данные, которые необходимо проверить финансовой группе, автоматизированный рабочий процесс может создать отчет и запустить автоматические тесты для проверки проблемных областей. Затем кому-то из финансового отдела просто нужно проверить отчет и принять на его основании решения.Это экономит время на сбор, организацию и анализ данных. Вместо этого работник может сосредоточиться на принятии решений и решении проблем.

У автоматизации есть и другие преимущества. Одним из наиболее значимых является повышение прозрачности. Поскольку система содержит все данные рабочего процесса, соответствующий персонал может иметь доступ, когда ему это нужно. И наоборот, если последняя версия данных лежит на чьем-то столе, прозрачность значительно снизится. Точно так же программное обеспечение для рабочих процессов также улучшает подотчетность.

Иногда автоматизация рабочего процесса так же проста, как автоматическая доставка документа предполагаемому получателю. Это полезно, например, если рабочий процесс включает в себя цепочку согласований. В других случаях система может принимать исходные данные от одного пользователя и производить анализ, который будет просматриваться другим пользователем. Например, он может объединить данные инспекции объекта в отчет, охватывающий несколько объектов и / или основных фондов. Отсутствие необходимости в составлении отчета человеком экономит время и деньги.

Что такое правила рабочего процесса?

Когда вы документируете свои рабочие процессы, вы можете подумать о правилах, которые будут ими управлять. Это может охватывать все, от того, у кого есть разрешение на доступ к данным, до тех, кому необходимо утвердить решение, прежде чем двигаться дальше. По сути, правила рабочего процесса — это параметры, которые направляют и контролируют ваши рабочие процессы.

Их легче установить, если у вас есть высококачественное программное обеспечение, помогающее управлять рабочим процессом. Программное обеспечение по своей сути основано на правилах.Пользователи не могут делать то, что не разрешено системой (кроме ошибок). Следовательно, построение рабочих процессов вашей организации на правильном программном обеспечении может помочь вам получить больший контроль над обработкой данных.

Большая часть программного обеспечения для рабочих процессов может применять правила к предсказуемым и повторяющимся рабочим процессам. Однако некоторые могут применять правила и автоматизацию и к рабочим процессам. Поиск подходящего программного обеспечения для вашей организации и обеспечение успеха

Улучшите свой документооборот с помощью Fluix

Fluix — это решение для автоматизации документооборота.Он предоставляет организациям, подобным вашей, инструменты, необходимые для выявления, управления и автоматизации рабочих процессов. С помощью Fluix вы можете поручить членам команды на местах создавать документы, которые используются в бэк-офисе. Вы можете обеспечить большую точность в своей работе по аудиту и соблюдению нормативных требований. Короче говоря, вы можете ускорить и улучшить обработку данных в своем бизнесе.

Узнайте больше о Fluix и его функциях сегодня. Когда вы будете готовы, начните работу и воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы оценить, подходит ли вам Fluix.

Что такое рабочий процесс? Все, что вам нужно знать [+ примеры] frevvo Blog

Каждая организация зависит от процессов, обеспечивающих бесперебойную работу — прием на работу новых сотрудников, утверждение заказов на покупку, управление платежной ведомостью и т. Д.

Но эти процессы становятся неэффективными, если ими управлять вручную. Сотрудники тратят время на то, чтобы выяснить, что делать дальше, а менеджеры не имеют возможности сказать, как обстоят дела.

Стоимость такой неэффективности со временем может возрасти.

Рабочие процессы структурируют бизнес-процессы и оптимизируют повторяющиеся задачи. Сотрудники могут работать более продуктивно, вместо того, чтобы гнаться за подписями или искать старые документы.

Если вы хотите улучшить свою работу, лучше всего начать с изучения рабочих процессов и того, как они работают.

В этой статье мы объясним, что такое рабочие процессы, какую пользу они приносят вашему бизнесу и как сделать их более эффективными. Мы также рассмотрим несколько примеров рабочих процессов и инструменты, необходимые для автоматизации рабочих процессов.

Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти прямо к разделу, о котором вы хотите узнать больше:

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это серия четко определенных и повторяемых шагов, выполняемых для достижения цели в соответствии с набором процедурных правил.

Эти цели могут включать все, что ваша организация делает на регулярной основе, в том числе такие вещи, как прием на работу новых сотрудников, утверждение заказов сотрудников на закупки или регистрация студентов.

Например, это этапы типичного рабочего процесса утверждения заказа на поставку, показанного на диаграмме рабочего процесса:

Схема рабочего процесса — это визуальное представление рабочего процесса, в котором для создания блок-схемы используются стандартные обозначения и символы.

Диаграммы рабочего процесса

упрощают понимание этапов рабочего процесса. Это особенно полезно, когда вы обучаете сотрудников новому рабочему процессу или пытаетесь получить отзывы о рабочем процессе, который вы оптимизируете.

Различия между рабочими процессами, процессами и проектами

Рабочие процессы, процессы и проекты ориентированы на достижение конкретных результатов.

Хотя эти термины часто используются как синонимы, они во многом различаются. Понимание различий будет полезно, если вы будете использовать автоматизацию во всей организации.

Рабочие процессы

Рабочие процессы определены и повторяемы. Они немного похожи на фабрику — последовательность шагов для достижения конечного результата каждый раз одинакова, и она выполняется регулярно.

Рабочие процессы перемещают данные. Независимо от того, сколько шагов или задач есть в конкретном рабочем процессе, он доставляет данные от одного шага к другому. Эти данные могут включать в себя такие вещи, как заполненная форма, цифровая подпись или одобрение руководителя.

Четко определенные рабочие процессы гарантируют, что сотрудники будут следовать одному и тому же набору процедур, будь то выполнение заказа на покупку или подключение нового клиента. В обоих случаях вы не хотите оставлять сотрудников наедине с собой, так как это приведет к непоследовательной работе.

Процессы

«Рабочий процесс» и «процесс» часто используются как синонимы, но процессы отличаются от рабочих процессов тем, что они могут охватывать широкие цели организации.

Бизнес-процесс — это серия взаимосвязанных задач, выполнение которых помогает организациям достичь определенных результатов. Каждый шаг четко определен и повторяем.

Процессы могут включать в себя серию отдельных рабочих процессов.

Например, типичный процесс закупок включает в себя рабочие процессы для утверждения счетов-фактур и заказов на закупку, а также включает такие вещи, как ответственный выбор поставщиков и отношения с поставщиками.

Проектов

Проекты состоят из нескольких задач и зависимостей, но, в отличие от рабочих процессов, проекты не повторяются. Команды обычно должны принимать специальные решения, поскольку точные шаги не определены заранее.

Примером проекта может быть переезд в новый офис.

Преимущества рабочих процессов и зачем они вам

Поскольку рабочие процессы четко определены и воспроизводимы, рабочие процессы оптимизируют повседневную работу сотрудников, сокращают задержки и ошибки и повышают производительность.

Хорошо продуманные рабочие процессы помогают организациям работать более эффективно. Они устанавливают, какие задачи необходимо выполнить и кто за них отвечает. Эта степень прозрачности помогает поддерживать движение в правильном направлении.

Вот некоторые дополнительные преимущества рабочих процессов.

Повышает качество обслуживания клиентов

Компании, которые формализуют рабочие процессы по удовлетворению запросов клиентов, могут обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов за счет уменьшения количества ошибок и более быстрого реагирования на жалобы клиентов.

Они также могут понимать, чего хотят клиенты, и реагировать соответствующим образом, повышая лояльность и восхищая клиентов.

Быстро реагировать на проблемы клиентов жизненно важно в современном быстро меняющемся мире. 56% потребителей перестали вести дела с брендом из-за единственного плохого опыта обслуживания клиентов за последние 12 месяцев.

С помощью системы управления рабочими процессами вы можете создавать рабочие процессы, которые автоматически направляют заявки в службу поддержки нужному агенту.Это помогает организациям управлять заявками и оперативно реагировать на них.

Обеспечивает лучшую бизнес-аналитику

Анализ рабочего процесса помогает быстро проанализировать свой бизнес, измерить производительность и определить области, требующие улучшения.

С помощью современных инструментов управления рабочими процессами вы можете записывать и оптимизировать производительность в реальном времени на всем предприятии.

В результате эффективность напрямую влияет на чистую прибыль и увеличивает прибыльность.

Соблюдение бизнес-стандартов и соответствия

Автоматизированные, четко определенные рабочие процессы гарантируют, что бизнес-нормы не будут обойдены или нарушены.В автоматизированном рабочем процессе никто не забывает конкретный шаг утверждения, потому что система автоматически обрабатывает маршрутизацию утверждения.

Эти рабочие процессы также помогают улучшить соответствие нормативным требованиям, гарантируя, что сотрудники без отклонений соблюдают стандартные рабочие процедуры.

Устраняет ненужную работу

Хорошо продуманные рабочие процессы быстро обнаруживают избыточные действия. Эти лишние задачи тратят драгоценное время сотрудников, которое можно было бы потратить на более продуктивную работу, например, на уход за пациентами или обслуживание клиентов.

Сотрудники тратят много времени на «работу над работой» — несущественные задачи, такие как поиск документов, подтверждение деталей и т. Д.

Избавление от ненужных задач позволяет сотрудникам сосредоточиться на более ценной работе. Это также снижает риск задержек. Например, задержка заказа на поставку может легко привести к последующим последствиям, когда пропущен крайний срок поставки продукта.

Улучшает совместную работу

Рабочие процессы охватывают функциональные области бизнеса.

Например, прием нового сотрудника включает в себя HR, ИТ, финансы и многое другое. Благодаря четко определенному рабочему процессу, обязанности каждой команды четко сформулированы, что упрощает совместную работу.

Повышает подотчетность

Сотрудники тратят в среднем 5 часов в неделю, ожидая от других информации, необходимой им для работы. Это потраченное впустую время, которое можно было бы потратить на более продуктивную задачу, например, на заключение новых сделок.

Структурированные рабочие процессы точны и измеримы.Легко понять, кому что и когда нужно делать. Как только задача будет назначена сотруднику, он будет знать, что делать дальше по приоритетам.

Благодаря четко определенным автоматизированным рабочим процессам менеджеры тратят меньше времени на надзор, а сотрудники чувствуют себя более способными выполнять важную работу.

Все могут видеть, что делается, кто несет ответственность за задержки и какие задачи еще не решены. Рабочие процессы не только повышают производительность, но и повышают удовлетворенность работой. В конце концов, никто не любит, когда им управляют.

Ручные и автоматизированные рабочие процессы

Рабочие процессы делают процессы более эффективными. Они создают стандартизированную процедуру, которой сотрудники должны следовать от начала до конца. Но важно различать ручные и автоматизированные рабочие процессы.

Ручные рабочие процессы

Ручные рабочие процессы требуют больше времени и усилий, чем автоматизированные решения. В качестве примера возьмем заявки на поездку.

Сотрудник распечатывает и заполняет форму заявки на командировку.Они передают его своему менеджеру на рассмотрение, который затем передает его в отдел кадров для утверждения и обработки запроса.

Ручные рабочие процессы не только отнимают много времени, но и подвержены ошибкам. Сотрудник может неправильно заполнить форму запроса, отправить ее не тому человеку и т. Д.

Если менеджер обнаружит ошибку, ему придется отправить форму обратно, а сотрудник должен будет повторить весь процесс.

Автоматизированные рабочие процессы

Теперь давайте посмотрим на автоматизированные рабочие процессы.

Вместо того, чтобы иметь дело с физическими формами, сотрудники могут просто заполнить онлайн-форму заявки на поездку и отправить ее.

Затем форма автоматически направляет и отправляет уведомление соответствующим утверждающим — сотрудникам не нужно гоняться за утверждениями или отправлять постоянные напоминания.

Автоматизированные рабочие процессы также позволяют создавать четкие контрольные журналы. Менеджеры могут отслеживать ход рабочего процесса, не отправляя туда и обратно электронные письма.

Автоматизированные рабочие процессы намного эффективнее, чем их ручные аналоги.При правильной реализации вы можете повысить производительность и снизить затраты на обработку.

Так как же создать автоматизированные рабочие процессы? Как вы можете измерить их производительность и повысить эффективность?

Здесь на помощь приходит управление рабочим процессом.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочими процессами — это процесс определения, анализа и оптимизации рабочих процессов посредством автоматизации. Цель состоит в том, чтобы упростить повторяемые задачи и улучшить выполнение работы.

Рассмотрите шаги, необходимые для заказа на поставку — сотрудник создает заказ на покупку, а затем отправляет его своему менеджеру для проверки. Затем заказ на поставку направляется финансовому директору для окончательного утверждения перед отправкой поставщику.

Ключевой частью управления рабочим процессом является выявление узких мест. Отправлять каждый заказ на покупку финансовому директору — не лучшее использование его времени. Это может привести к задержкам в работе, что может задержать процесс закупок.

Один из способов упростить это — включить условные правила.Например, вы можете добавить правило, которое направляет заказы на покупку финансовому директору только в том случае, если сумма превышает 10 000 долларов.

Условные правила делают рабочие процессы более эффективными. Весь этот процесс облегчает система управления рабочими процессами — программное обеспечение, которое позволяет организациям создавать автоматизированные рабочие процессы и встраивать в них условную маршрутизацию.

Заказы на поставку — это лишь один пример бизнес-процесса, который выигрывает от управления рабочим процессом. Автоматизация также может быть применена к другим областям в организации.

Например, отделы продаж, которые используют программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, сообщают об увеличении эффективности на 10–15% и приросте продаж до 10%.

Неудивительно, что все больше компаний обращаются к управлению рабочим процессом, чтобы увеличить объем производства и получить конкурентные преимущества в своих отраслях.

Пример рабочего процесса: адаптация нового сотрудника

Даже для небольших компаний для продуктивности и удовлетворенности сотрудников важно иметь простой интерактивный рабочий процесс адаптации новых сотрудников, который следует передовым методам адаптации.

Вот как выглядит процесс адаптации в нашей компании:

1. HR отправляет приветственное письмо со ссылкой на рабочий процесс адаптации.
2. Сотрудник заполняет и отправляет онлайн-форму. Система проверяет наличие недостающей или ошибочной информации.
3. Используя информацию, предоставленную сотрудником в форме, включая цифровую подпись, система рабочего процесса автоматически создает PDF-файлы для федеральных и государственных W-4, федеральных I-9 и любых других необходимых документов.
4. Затем система автоматически направляет информацию о сотруднике в ИТ-отдел для создания соответствующих учетных записей, назначения учетных данных безопасности и настройки обучения.
5. Система направляет информацию о сотруднике в отдел кадров, который настраивает расчет заработной платы, отпусков и льгот.
6. Когда все предыдущие шаги выполнены, система документооборота сохраняет копию документов сотрудника в наших внутренних системах и отправляет копию сотруднику по электронной почте.

Систематический рабочий процесс делает прием нового сотрудника безболезненным для всех участников.

HR и ИТ получают всю необходимую информацию быстро и без ошибок. Для уточнения деталей не требуется пересылки по электронной почте.

Новые сотрудники могут начать знакомство со своей командой и узнать о своей новой работе в течение 15 минут после прибытия в офис. Они не увязли в бумажной волоките часами.

Пример рабочего процесса: претензии по расходам

Сотрудники подают заявления о возмещении любых связанных с бизнесом расходов.Примеры включают расходы на проживание и транспорт. Эффективный рабочий процесс для требований о расходах гарантирует, что сотрудники быстро получат возмещение.

Вот пример рабочего процесса для требований о возмещении расходов:

1. Сотрудник заполняет заявление о расходах и прикрепляет свои квитанции к форме.
2. Претензия о расходах автоматически направляется менеджеру для дальнейшего рассмотрения.
3. Утвержденные претензии направляются в финансовый отдел. Если сумма превышает определенное значение (например,g., 1000 долларов), форма направляется финансовому директору для дальнейшего рассмотрения.
4. Если в заявлении о расходах отображаются какие-либо элементы, не соответствующие политике, форма возвращается сотруднику для исправления ошибки.
5. После утверждения требования о расходах сотрудник получает уведомление, и финансовый отдел обрабатывает возмещение.

Отчетность о расходах может занять довольно много времени, поскольку утверждения должны проходить несколько человек.

43% организаций занимают около восьми дней или больше с момента подачи сотрудником претензии о расходах до момента получения возмещения.

Создание автоматизированного рабочего процесса для требований о расходах упрощает этот процесс. Это также избавляет от хлопот со сбором бумажных квитанций. Сотрудники могут просто сфотографировать свои квитанции на свои смартфоны и прикрепить их к форме.

Пример рабочего процесса: запросы на отпуск

Сотрудникам может потребоваться подать заявку на отпуск из-за болезни или личной жизни. Четко определенный рабочий процесс гарантирует, что руководство может соответствующим образом планировать, а сотрудники могут брать отпуск, когда это необходимо.

Вот пример рабочего процесса для запросов на отпуск:

1. Сотрудник заполняет форму запроса на отпуск и выбирает тип отпуска, который запрашивает. Они также вводят другие ключевые детали, такие как диапазоны дат.
2. Сотрудник подписывает форму и отправляет ее. Система автоматически направляет его своему менеджеру для проверки.
3. Если запрос превышает пять дней, форма направляется вице-президенту для дальнейшего рассмотрения. Если нет, он направляется в отдел кадров для обработки.
4. Система автоматически вводит данные запроса на отпуск в базу данных для ведения учета.
5. Сотруднику сообщается, что его запрос был одобрен.

Обработка запросов на отпуск — непростая задача.

В лучшем случае вы можете остаться недоукомплектованным персоналом на какое-то время. В худшем случае у вашей организации могут возникнуть проблемы с законом из-за несоблюдения трудового законодательства.

Законы об отпуске зависят от штата. Работодатели в Нью-Йорке, в которых работает от пяти до 99 сотрудников, должны предоставлять до 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в год.В Техасе работодатели в государственном секторе не обязаны предлагать такие льготы, как оплачиваемый отпуск по болезни, в соответствии с Законом Техаса о заработной плате.

Система управления рабочим процессом позволяет сотрудникам легко отправлять и отслеживать запросы на отпуск. Вы также можете подключить свои рабочие процессы к существующему программному обеспечению для управления персоналом, чтобы вы могли правильно выплачивать компенсацию сотрудникам и соблюдать трудовое законодательство.

Выбор средства автоматизации рабочего процесса

Чем раньше вы автоматизируете какие-либо бумажные процессы, тем лучше будет ваша организация в долгосрочной перспективе.Но с таким количеством различных вариантов на рынке может быть сложно выбрать правильный инструмент рабочего процесса.

Вот некоторые из основных функций, на которые стоит обратить внимание.

• Построитель рабочих процессов без кода: Оптимизация рабочих процессов не требует команды программистов. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов frevvo поставляется с функцией перетаскивания, что позволяет любому легко создавать автоматизированные рабочие процессы без программирования.
• Динамическая маршрутизация для рабочих процессов: Выберите решение, которое позволяет добавлять бизнес-правила в рабочие процессы.Это автоматически направляет ваши формы соответствующим утверждающим лицам на основе определенных условий.
• Удобный конструктор форм: Интуитивно понятный конструктор форм просто необходим. Вы быстро разочаруетесь, если не сможете настроить формы в соответствии со своими потребностями.
• Оптимизировано для мобильных устройств «из коробки»: Все больше людей используют свои смартфоны для выполнения работы. Ищите программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое предлагает встроенную мобильность для ваших форм и рабочих процессов.
• Уведомления и напоминания: Работу легко похоронить, когда задействованы физические формы. Каждое программное обеспечение рабочего процесса должно автоматически отправлять уведомление всякий раз, когда кому-то назначается задача.
• Интеграция с серверными системами: Ваши рабочие процессы станут более мощными, если вы сможете интегрировать их в существующие системы. Примером может служить подключение форм заказа на покупку к базе данных SQL для автоматического получения данных о клиентах.
• Подробные отчеты: Наконец, обратите внимание на программное обеспечение для управления рабочим процессом, которое включает в себя подробные отчеты.Это позволяет вам измерить эффективность ваших рабочих процессов и определить области, в которых можно улучшить.

В программном обеспечении для автоматизации рабочих процессов frevvo есть все необходимое, чтобы перенести рабочие процессы в оперативный режим и повысить продуктивность вашей организации.

Как создать рабочий процесс

Вот как создать рабочий процесс с frevvo, сводящийся к наиболее важным шагам. Подробнее читайте в нашей статье о том, как создать рабочий процесс.

1. Определите заинтересованные стороны и задокументируйте, кто, что и когда делает.
2. Создайте диаграмму рабочего процесса в дизайнере рабочего процесса frevvo.
3. Реализуйте рабочий процесс с помощью инструментов перетаскивания frevvo.
4. Протестируйте рабочий процесс.
5. Разверните рабочий процесс и обучите пользователей.
6. Запрашивайте отзывы и многократно улучшайте.
7. Анализируйте свои рабочие процессы с помощью инструментов анализа и отчетности frevvo. По возможности оптимизируйте.

Автоматизируйте рабочие процессы

Хорошо продуманные рабочие процессы улучшают способ выполнения работы.Вместо того, чтобы тратить время на поиски подписей или старые электронные письма, сотрудники могут сосредоточиться на более ценной работе.

Повысьте операционную эффективность за счет использования программного обеспечения для управления рабочим процессом. Вы сможете взять любой рабочий процесс и сделать его полностью автоматизированным.

Готовы автоматизировать рабочие процессы? Попробуйте frevvo бесплатно в течение 30 дней, чтобы лично протестировать наше программное обеспечение.

No related posts.