Форма это в документообороте: Формы и форматы электронных документов. В чем разница?. Synerdocs

ФОРМА ДОКУМЕНТА это

Читать PDF
112.77 кб

Формализация и систематизация нормативных документов

Ельчанинова Н. Б.

Читать PDF
204.92 кб

Новый формат представления документов в электронном виде

Клюев Станислав Геннадьевич

В статье предложен новый подход к представлению электронных документов. Указанный подход к стандартизации формы электронного документа позволяет однозначно определять подлинник электронного документа и отличать его от копии.

Читать PDF
150.76 кб

Форма юридического документа: проблемы создания и применения

Лупандина О. А.

Читать PDF
1.69 мб

Электронный документооборот как форма современного делопроизводства

Иванова Елена Владимировна

В данной статье раскрыты наиболее эффективные направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве. В работе анализируются системы электронного документооборота.

Читать PDF
304.95 кб

Доверенность как документационно-правовая форма реализации представительства

Сергиенко Нина Леонидовна, Гончарук Наталья Ивановна, Чернышева Светлана Андреевна

В статье рассматривается доверенность одна из форм реализации представительства, анализируются ее виды, особенности использования, юридическая сила, легитимность и др.

Читать PDF
1.53 мб

Электронная форма процессуальных документов в уголовном процессе: проблемы теории и практики

Халиуллина Л.Г.

В статье рассматривается проблема составления и оборота электронных процессуальных документов в рамках уголовного процесса.

Читать PDF
159.43 кб

Отражение операции с товарными знаками в рекомендуемых формах первичных документов и учетных регистр

Куц Е. В.

В статье представлены рекомендуемые автором формы первичных учетных документов, которые необходимо оформлять при наличии операций с товарными знаками.

Читать PDF
129.34 кб

Формализация правовых документов при разработке информационно-советующей системы на основе сети фрей

Егоров А. В., Ткаченко Ю. С.

Читать PDF
526.89 кб

Форма договора транспортной экспедиции и транспортно-экспедиционные документы по законодательству ро

Соловых А. В.

В статье рассматриваются вопросы документального оформления договора транспортной экспедиции, возможность заключения договора посредством факсимильной связи, с помощью электронной цифровой подписи.

ФОРМА ДОКУМЕНТОВ, УНИФИЦИРОВАННАЯ — это… Что такое ФОРМА ДОКУМЕНТОВ, УНИФИЦИРОВАННАЯ?

ФОРМА ДОКУМЕНТОВ, УНИФИЦИРОВАННАЯ

типовой образец документов, разрабатываемый государственными органами управления и непосредственно предприятиями для упрощения документооборота, в том числе внутрифирменного. Унификация документов является непременным условием использования вычислительной техники при их обработке.

Большой бухгалтерский словарь. — М.: Институт новой экономики. Под редакцией А.Н. Азрилияна. 1999.

• ФОРМА ДОКУМЕНТА
• ФОРМА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Смотреть что такое «ФОРМА ДОКУМЕНТОВ, УНИФИЦИРОВАННАЯ» в других словарях:

• форма документов унифицированная — Типовой образец документов, разрабатываемый государственными органами управления и непосредственно предприятиями для упрощения документооборота, в том числе внутрифирменного. Унификация документов является непременным условием использования… …   Справочник технического переводчика

• ФОРМА ДОКУМЕНТОВ, УНИФИЦИРОВАННАЯ — типовой образец документов, разрабатываемый государственными органами управления и непосредственно предприятиями для упрощения документооборота, в том числе внутрифирменного. Унификация документов является непременным условием использования… …   Большой экономический словарь

• форма бухгалтерского учета унифицированная — Единая форма документов в РФ, которая разрабатывается централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в организациях называется унификацией. В РФ унифицированы формы кассовых документов, почти все… …   Справочник технического переводчика

• унифицированная форма документа — 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Источник: ГОСТ Р 51141 98:… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, УНИФИЦИРОВАННАЯ — единая форма документов в РФ, которая разрабатывается централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в организациях называется унификацией. В РФ унифицированы формы кассовых документов, почти все… …   Большой бухгалтерский словарь

• УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе… …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• ПР 50.1.019-2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации — Терминология ПР 50.1.019 2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации: 2.9 алфавит кода: Система знаков (символов),… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ГОСТ 25804.1-83: Аппаратура, приборы, устройства и оборудование систем управления технологическими процессами атомных электростанций. Основные положения — Терминология ГОСТ 25804.1 83: Аппаратура, приборы, устройства и оборудование систем управления технологическими процессами атомных электростанций. Основные положения оригинал документа: Аппаратура вида I Аппаратура, имеющая два уровня качества… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• УФД — Управление фармацевтической деятельности мед., Новосибирская обл. Источник: http://www.cnews.ru/gov/part5/p6.shtml УФД унифицированная форма документов Урал ФД УФД Уральский финансовый дом …   Словарь сокращений и аббревиатур

ЭЛКОД: Вопросы по ЭДО

Обычно перейти на использование электронного документооборота решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала необходимо согласовать возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами.

Затем необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

class=»solutions-offer__p»>

К сведению.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

На этапе выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

class=»solutions-offer__p»>

• разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
• назначение ответственных за его ведение;
• организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
• внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Далее, каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

Расскажем подробно о Электронный кадровый документооборот в организации, ЭЦП для кадрового ЭДО и где можно оформить ЭЦП, все это и много другое в нашей статье.Эксперименты Минтруда с работниками — как в трудовые отношения внедряется электронный документооборот

Эксперименты Минтруда с работниками — как в трудовые отношения внедряется электронный документооборот

27.09.2021

Кадровые (трудовые) договоры в нашей стране всегда совершаются в письменной форме. Утверждая это, мы опираемся на ст. 67 Трудового кодекса РФ. До 2019 года единственная письменная форма, которая признавалась законной, — это напечатанная или написанная от руки на бумаге. Без бумаги — нет письменного договора.

Однако новый закон внес смуту в представление о письменности, и в Гражданский кодекс вошли существенные поправки. Теперь по ст. 160 ГК РФ сделка считается юридически соблюденной, если она оформлена и в электронном формате. Но трудовой договор не относится к гражданской сделке, поэтому его по-прежнему заключают на бумаге.

КАДРОВЫЙ ЭКСПЕРИМЕНТ МИНТРУДА С РАБОТНИКАМИ НОМЕР РАЗ

В 2018 году Минтруд принял решение об эксперименте с кадровыми документами. На тест взяли несколько крупных компаний с многотысячным документооборотом. В пилотный проект вошли «РЖД», «Газпромбанк», «Ростелеком», «Яндекс», «АВТОВАЗ», «РОСБАНК», «Мечел», «Северсталь Менеджмент».

Организацию эксперимента также обеспечивали Роструд, государственные трудовые инспекции и профсоюзные организации.


КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ОТНОСЯТСЯ К КАДРОВЫМ

• Трудовой договор;
• Графики работы;
• Заявления;
• Инструкции;
• Приказы и пр.

ЗАЧЕМ ВООБЩЕ НУЖЕН ЭКСПЕРИМЕНТ ПО КАДРОВОМУ ЭДО 

Главная задача — перевести кадровые документы в цифру с соблюдением всех законодательных норм и грамотно внести изменения в ТК РФ, чтобы в нем было узаконено понятие электронного трудового договора.

Потребность в переходе из бумаги в цифру возникла давно: бумажный документооборот с каждым годом теряет актуальность. ЭДО выгоден как сотруднику, так и работодателю.

1. Скорость обмена трудовой информацией увеличится в несколько раз, снизится нагрузка на эйчаров и сократятся расходы, которые требует бумажный массив.
2. Хранение в электронном формате надежнее, чем в бумажном. Если правильно настроить ведение ЭДО, чем и занимаются на тесте, то вероятность потерять важный для вас кадровый документ почти нулевая.
3. Кадровых архив хранится 75 лет. Огромное множество папок пылится десятилетиями в подвалах и кабинетах, в то время как электронные документы занимают байты в интернет-системе.
4. Сотрудник сможет работать из любой точки мира.
5. Повысится уровень безопасности: электронное досье хранится зашифрованным и до него гораздо сложнее добраться, чем до бумажного архива.

ПЕРВЫЕ ВЫВОДЫ ПО ЭКСПЕРИМЕНТУ

Эксперимент, организованный Минтрудом России № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» выявил первые слабые места.

1. Если электронный документ оказался утерян из корпоративной базы, то его довольно сложно восстановить. Получается, все документы нужно дублировать в другой системе.

2. Чтобы электронные кадровые документы обрели юридическую значимость и были защищены, нужно выработать систему применения электронных подписей для работника и работодателя.

КАДРОВЫЙ ЭКСПЕРИМЕНТ МИНТРУДА С РАБОТНИКАМИ НОМЕР ДВА

В июне 2020 Минтруд организовал второе тестирование, которое продлится до 15 ноября 2021 года. В отличие от первого, в нем кадровый документооборот стал полностью электронным, без дубля на бумаге.

Правительству потребовалось два года, чтобы эффективно исправить ошибки прошлого и предложить решения для правильной цифровизации.

КТО УЧАСТВУЕТ ВО ВТОРОМ ЭКСПЕРИМЕНТЕ?

На этот раз в тестировании могли принять участие все желающие организации крупного, среднего и малого бизнеса.

К сожалению, ИП пока нельзя присоединиться к собратьям. Для эксперимента нужно было подать заявку до 1 декабря 2020 года и самим определить перечень кадровых документов, которые станут электронными.

ГДЕ ХРАНИТЬ ДУБЛЬ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Как мы писали ранее, эксперимент выявил слабое место — сложность восстановления документа при его потере в кадровой системе компании. Для этого правительство РФ предложило хранить кадровое досье на государственном портале «Работа в России».

ВАЖНО: чтобы кадровые электронные документы имели юридическую значимость, работодатель и сотрудник должны использовать электронные подписи. О том, какие виды ЭП существуют и какими из них можно подписывать КЭД — ниже.

Портал «Работа в России» был разработан Министерством труда (Минтруд) и Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) в 2009 году. Это единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений.
Сайт включился в эксперимент и предлагает компаниям хранить кадровые документы в своем сервисе. Информационные системы работодателей также могут быть подключены к сервису портала.

ПРОБЛЕМА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ЭД НА СТОРОННИХ СЕРВИСАХ

Помимо государственного портала, услугу хранения кадровых документов предлагают многие частные сервисы ЭДО. Здесь возникает вопрос: насколько легитимно хранить персональные данные сотрудников у третьих лиц? Ведь доступ к вашим документам будут иметь работники сервиса.

Уровень зарплаты, заявления на отпуска, приказы о переводах – все это относится к персональным данным и подлежит защите по ФЗ «О персональных данных от 27.07.2006 N 152-ФЗ». Сторонние сервисы ЭДО совсем не выступают гарантом безопасного хранения документов между работниками и работодателями. А в 13 пункте Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» указано, что эксперимент может проводиться либо с использованием информационной системы работодателя, либо государственной системы «Работа в России». Сторонние сервисы в участии не упоминаются.

К тому же, все частные сервисы ЭДО берут деньги за каждый исходящий документ, и если у вас крупная компания с десятками или сотнями сотрудников, это в разы увеличит стоимость вашего тарифа.

КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ СЕРВИСОВ РЕШАЕТ КОРОБОЧНОЕ ПО

Помимо государственных и частных сервисов, есть ПО, которое устанавливается прямо на сервер организации-заказчика. Сервер — это мощное оборудование, которое хранит информацию и обеспечивает к ней доступ с удаленных устройств. Такой подход решает проблему передачи персональных данных третьим лицам, ведь право доступа к документам есть только у сотрудников и руководителя компании. А кому захочется нарушать Федеральный закон в собственной организации?

Для малых компаний и микропредприятий есть еще один существенный плюс: бестарифный обмен документами с контрагентами. Неважно, сколько у вас в день исходящих документов — десять или сто — вы ничего за это не платите.

Также установка собственного «коробочного» ПО (коробочный означает, что продукт устанавливают и разворачивают внутри вашей собственной системы) поможет крупным и средним компаниям очистить рабочие места от залежей старых кадровых бумаг, которые должны храниться 75 лет по Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПОДПИСИ ДЛЯ «РАБОТЫ В РОССИИ» И ДЛЯ СОБСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Чтобы договоры и заявления между работником и работодателем имели юридическую значимость, кадровые документы должны содержать электронную подпись.

Разберемся, какие подписи нужны для КЭДО:

1. Если вы участвуете в эксперименте в системе «Работа в России», то работодатель должен быть зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА)и иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а сотруднику достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
2. В том случае, если у вас собственная система, например, вы работаете с программным решением «DiState: Кадры», то для трудовых договоров, договоров материальной ответственности, ученических договоров используется УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная подпись работника (УНЭП). УНЭП выдается работодателем только с письменного заявления сотрудника.

Для подписания иных рабочих документов используется УКЭП работодателя и ЭП сотрудника, вид которой определяется в локальном нормативном акте.


! DiState находится в стадии заключения партнерских договоров с аккредитованными УЦ, чтобы обеспечить своих заказчиков электронными подписями. Вам не нужно тратить время и приходить сразу в две организации: при обращении к нам, вы получите одновременно и электронный документооборот, и собственную ЭЦП.


В Приказе Минтруда не обозначено, какие подписи нужны для частных систем ЭДО, поэтому решение о регистрации на сторонних ресурсах вы должны принять самостоятельно, изучив все риски и возможные последствия.


ТАК ВСЕ ЖЕ НУЖЕН ПЕРЕВОД КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦИФРУ ИЛИ НЕТ



Годы экспериментов, постоянные поиски и устранение неточностей и пробелов, новые пункты в отношениях работодателя и сотрудника — стоит ли цифровизация этих трудностей? Переход в новое состояние, к новым целям и идеям никогда не дается легко. Переход на электронные документы нужен не из-за Указа Президента, он просто нужен нам. Для того, чтобы не стоять на месте, для того, чтобы принимать и понимать этот изменившийся мир. Мы уже не будем жить без цифры, а для быстрого, доступного и качественного внедрения ЭДО есть сервисы и решения, которые помогут вам в этом.

В интернете мы часто видим статьи, которые вносят путаницу в работу самозанятых: дают неверную информацию о нужных ЭЦП и работе с системами ЭДО. Поэтому мы решили в следующей статье подробно рассказать о том, как стать самозанятым, успешно заключать договоры через ЭДО и какие электронные цифровые подписи для этого действительно нужны.

Электронный документооборот: взгляд с разных сторон

Обработка и исполнение документов занимает значительно меньше времени благодаря тому, что электронная документация создается, ищется, обрабатывается и рассылается намного быстрее обычной. Кроме того, всевозможные сводки, реестры и отчеты составляются в автоматическом режиме. В результате работа выполняется более качественно и оперативно, что приводит к заметной оптимизации бизнес-процессов.

Система электронного делопроизводства также повышает уровень безопасности данных. Администратор системы назначает каждому пользователю доступ к документам в индивидуальном порядке в соответствии с его полномочиями. Соответственно, он сможет только читать, редактировать документы, либо будет иметь неограниченные права по созданию, изменению и удалению документов. Система ведет протоколы всех действий каждого пользователя, что позволяет отследить историю и авторов всех изменений.

Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам. Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу. Электронный документооборот не исключает подобную ситуацию, однако он позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами, с которыми что-то случилось.

Внедрение электронного документооборота – это также возможность ускорить обучение новых сотрудников и оптимизировать запуск новых процессов на предприятии. Если при бумажном делопроизводстве донесение информации до каждого сотрудника индивидуально занимало достаточно много времени, то электронные документы позволяют значительно оптимизировать этот процесс, и на ознакомление с инструкциями или правилами уходит гораздо меньше ресурсов.

Стоит упомянуть также и о том, что международные стандарты часто меняются, и электронный документооборот помогает адаптироваться к их изменениям. Как только появляются новые стандарты, организация, на которой внедрено электронной делопроизводство, оперативно меняет шаблоны документов и сохраняет высокий уровень конкурентоспособности.

Электронный документооборот подразумевает формирование единого информационного пространства, в котором работают все подразделения организации. Вовлечение сотрудников в процессы компании помогает повысить общий уровень корпоративной культуры.

Недостатки электронного документооборота

Электронное делопроизводство имеет и ряд минусов. Например, сохранность документов в электронном виде – это вопрос, которому стоит уделить особое внимание. От вирусов и сбоев системы сохранения может уберечь система резервирования документов.

Еще один важный фактор – человеческий. Многим людям сложно перестраиваться с привычной системы бумажных документов на электронную. Необходимо уделить особое внимание мотивации и обучению персонала, поскольку корректный ввод данных в систему обеспечивает надежность ее работы.

Также следует быть готовым к затратам, связанным с процессом внедрения электронного документооборота. Однако эти затраты быстро окупаются благодаря выгодам новой системы.

Еще один минус электронного документооборота становится очевиден, когда выясняется, что обмен документами в новой форме возможен не со всеми контрагентами, которые не входят в единое информационное пространство. В этом случае приходится частично поддерживать и бумажный документооборот.

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.  

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки. 
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В  есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В  можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в : достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на 02.02.2021

Делопроизводство, электронный документооборот | Интересные материалы

12.03.2021 Электронная переписка: современные реалии договорной работы

Правовое значение электронной переписки и других документов, передаваемых по интернету, в современных условиях трудно переоценить. Данная статья поможет вам использовать сообщения из электронной почты, мессенджеров и облачных сервисов в качестве письменных доказательств, оспаривать при необходимости причастность к созданию электронного сообщения и его содержание, а также отличать общение по электронной переписке от юридически значимых фактов

27.08.2020 Электронный документооборот и электронная подпись: действующее правовое регулирование и особенности применения

Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.

11.08.2020 Больничный оплатят по номеру

Работникам компании упростили оформление листков нетрудоспособности

23.06.2020 Электронный документооборот: преимущества и недостатки

Вместо того, чтобы подавать иск в бумажном виде, вы можете подать его в суд в электронном виде. Кроме того, это дешевле. На первый взгляд — одни преимущества. Однако, это решение для людей с крепкими нервами.

12.03.2020 Сколько вы сэкономите при переходе с бумажных документов на электронные?

Среднее время, которое тратят сотрудники на обработку документов, по данным Siemens Business Services and IT Solutions, составляет от 30 до 60%.

10.03.2020 Доверенность оцифруют

На обсуждении в рабочей группе при АНО «Цифровая экономика» находится проект приказа «Об утверждении требований к форме доверенности, используемой для подтверждения полномочий в электронном виде». Предложения бизнес-сообщества по данному вопросу были направлены в Минкомсвязи России от лица Центра компетенций (Фонд «Сколково») 26 февраля. Единый подход к использованию машиночитаемой доверенности будет выработан в ходе совещания в Минкомсвязи в ближайшее время.

02.03.2020 Стоит ли бояться электронных технологий при операциях с недвижимостью?

Покупка недвижимости в один клик, да еще и удаленно с помощью электронной подписи – обыденное волшебство наших дней. Технологии воистину делают нашу жизнь удобнее, но так ли безобидно и надежно это удобство? О подводных камнях цифрового документооборота читателям сайта «РИА Недвижимость» рассказали в Федеральной нотариальной палате.

19.02.2020 Развитие цифровой экономики и устойчивая работа бизнеса невозможны без операторов ЭДО

В ближайшие два года изменятся процессы в отрасли электронного документооборота и цифровой экономики — приняты поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы изменения сказались на отрасли положительно и помогли ее развитию, необходимо привлекать к ним опытных экспертов — операторов ЭДО.

13.02.2020 Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.  Преимущества электронной трудовой книжки.

22.01.2020 Софт для документооборота и печати: тренды на рынке

С развитием информационных технологий на рынке появляются все новые и новые решения по управлению документооборотом и печатью в офисе. Вендоры печатающих устройств разрабатывают программы, в основе которых лежит обеспечение автоматизированного документооборота. Эти решения значительно упрощают работу сотрудников и сокращают расходы на печать в офисе.

14.01.2019 Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

Создание автоматизированного рабочего процесса для Microsoft Forms

С помощью Microsoft Power Automate вы можете создать поток для Microsoft Forms, который автоматически выполняет одну или несколько задач после того, как он запускается событием.

В следующем сценарии вы организуете мероприятие, но вам нужно определить, кто планирует присоединиться онлайн, а не лично. Вы можете создать опрос, а затем использовать Power Automate для автоматической отправки онлайн-приглашений на собрания для людей, которым необходимо присоединиться удаленно, по сравнению с другими деталями для тех, кто присутствует лично.

1. Перейдите в Microsoft Power Automate, выберите Create > Automated Flow .

2. В поле Имя потока дайте своему потоку имя, иначе оно будет создано для вас.

3. В поле поиска под Выберите триггер потока , введите формы .

4. В результатах поиска выберите При отправке нового ответа , а затем выберите Создать .

5. В разделе Идентификатор формы щелкните или коснитесь поля поиска, чтобы просмотреть список созданных вами форм. Выберите имя формы, которую хотите использовать.

6. Выберите Новый шаг .

7. В поле поиска под выберите действие , введите формы .

8. На вкладке Действия выберите Получить сведения об ответе .

9. В разделе Идентификатор формы щелкните или коснитесь поля поиска, чтобы просмотреть список созданных вами форм.Снова выберите имя формы, которую хотите использовать.

10. В разделе Идентификатор ответа щелкните или коснитесь поля поиска, а затем выберите Идентификатор ответа .

11. Выберите Новый шаг .

12. Щелкните или коснитесь поля поиска Поиск соединителей и действий в разделе Выберите действие , а затем выберите Условие на вкладке Действия .

13. Щелкните или коснитесь поля поиска Выберите значение , а затем выберите вопрос, который вы хотите использовать, чтобы решить, какое электронное письмо отправлять. В этом конкретном примере мы выберем . Присоединитесь ли вы к этому мероприятию лично?

14. В раскрывающемся списке рядом с Присоединитесь ли вы к этому мероприятию лично? , select равно .

15. В поле Выберите значение поле поиска рядом с равно , введите Да .

16. В следующем Если да, в разделе выберите Добавить действие .

17. Щелкните или коснитесь поля поиска Соединители и действия поиска под Выберите действие , а затем введите , адрес электронной почты .

18. Выберите Отправить электронное письмо (V2) .

19. Щелкните или коснитесь поля Кому и выберите Электронная почта ответчика .

20. Добавьте строку Subject и текст в Body вашего электронного письма.

21. В следующих Если нет раздела , выберите Добавить действие . Выполните те же инструкции в шагах с 16 по 19.

22. Выберите Сохранить .

Если вы хотите протестировать автоматизированный поток, выберите Test в правом верхнем углу страницы.

Отзыв о Microsoft Forms

Мы хотим услышать от вас! Чтобы отправить отзыв о Microsoft Forms, перейдите в правый верхний угол формы и выберите Дополнительные параметры формы > Отзыв .

См. Также

Начать работу с Power Automate

Создание потока из шаблона в Power Automate

7 Преимущества использования рабочих процессов по сравнению с формами — блог HelloSign

Разница между работой с разрозненными формами и оптимизированными рабочими процессами больше, чем вопрос семантики.Это показатель того, придерживается ли организация мышления, ориентированного на цифровые технологии.

‍

Рабочие процессы автоматизируются и масштабируются, чтобы вы могли быстрее получать прибыль. Формы гарантируют, что ваши сотрудники останутся вовлеченными в повторяющийся ввод данных и вовлечены в битву «он сказал, она сказала», когда начинают возникать вопросы, почему процесс пошел ужасно неправильно.

‍

Давайте рассмотрим наиболее важные различия между рабочими процессами и формами, почему это важно, а также рассмотрим некоторые преимущества использования автоматизированных рабочих процессов по сравнению сстатус-кво документов и форм.

‍

‍

‍

Если вы посетили кабинет врача, подали заявку на получение дисконтной карты в местном супермаркете или подписали договор на интернет-сервис, который вы используете, чтобы прочитать это прямо сейчас; Скорее всего, вы разбираетесь в тонкостях форм больше, чем в алгебраических уравнениях, которые вам нужно было запомнить еще в школе.

‍

Формы используются в самых разных областях.Они часто собирают соответствующие личные данные, собирают информацию о платежах, чтобы гарантировать правильность денежного обмена, и делятся важными условиями. W-9 — это пример налоговой формы, а договор купли-продажи — это пример деловой формы.

‍

Формы также часто являются строительными блоками рабочего процесса.

‍

Рабочий процесс означает серию задач, выполнение которых в определенном порядке приводит к определенному результату.

‍

Рабочие процессы присутствуют вокруг нас.Просто посмотрите на этапы рецепта, инструкции по созданию домика на дереве и на процесс, который ваша HR-команда использует для приема на работу новых сотрудников.

‍

Хотя рабочие процессы, безусловно, могут быть простыми, в условиях бизнеса они часто достаточно сложны, чтобы требовать множества подпроцессов, согласований и форм.

‍

Виртуальные безбумажные рабочие процессы становятся стандартом в сегодняшнем бизнес-ландшафте, где современные предприятия находятся в процессе цифровой трансформации.

‍

Цифровые рабочие процессы используют компьютерное программирование для объединения документов, PDF-файлов, форм и другого контента, который жизненно важен для достижения результата. Good цифровые рабочие процессы делают все это разумно, отдавая приоритет пользовательскому опыту, устраняя избыточность, автоматизируя ввод данных и многое другое.

‍

Формы и рабочие процессы идут рука об руку, как Милтон и его драгоценный красный степлер Swingline. Но в отличие от измученных сотрудников Office Space, вы можете использовать и настраивать мощь готового программного обеспечения для оцифровки своих процессов, ускорения получения прибыли и увеличения прибыли.

‍

‍

‍

‍

Формы создают проблемы с оформлением документов.Хотя поначалу это может показаться неважным; разрозненные формы часто оказываются неэффективной, дорогой и отнимающей много времени основой, на которой строятся критически важные для бизнеса процессы.

‍

‍

Возьмем, к примеру, формы, которые вас часто просят заполнить в медицинском кабинете: новый бланк пациента, бланк подтверждения страховки и бланк истории болезни.

‍

К тому времени, когда вы пройдете все три; вы, вероятно, заполнили основную контактную информацию трижды, свой адрес — дважды и прочитали как минимум десятки полей, которые абсолютно не имеют отношения к вашему здоровью.Не говоря уже о том, что вы поежились хотя бы один раз, когда записывали свой номер социального страхования под бдительным оком любопытного патрона рядом с вами, притворяющегося, что читает сильно устаревший журнал People.

‍

Когда вы передаете документы сотрудникам офиса, они начинают заполнять те же самые формы, за исключением своей системы. Если повезет, и вы, и они все сделаете правильно, и вы потратили только 20 минут из часа, когда ушли с работы на эту встречу.

‍

Но представьте себе мир, в котором эти формы заменяются одним рабочим процессом, причем цифровым.

‍

Когда вы входите в медицинский кабинет, вы можете сесть за компьютер или открыть ссылку на своем собственном устройстве. Вы даете свои контактные данные один раз. Вы смотрите, как любая конфиденциальная информация автоматически шифруется. Соответствующие поля появляются, а нерелевантные исчезают, когда вы отвечаете на вопросы о причине вашего визита и вашей истории болезни.

‍

За несколько минут вы предоставили всю информацию, которую офис собирал, на бумажных формах. И без каких-либо дополнительных затрат времени и усилий ваши данные были мгновенно сопоставлены с соответствующими базами данных и документами, где сотрудники могут безопасно хранить их и получать к ним доступ.

‍

Рабочие процессы — это не просто цифровая реконструкция форм. Хотя они по-прежнему могут каким-то образом использовать формы, они делают это с опытом, который фактически революционизирует процессы для ваших сотрудников и клиентов.

‍

Вот лишь некоторые из способов, с помощью которых ваша организация сможет лучше масштабироваться, быстрее получать прибыль и становиться более защищенной при использовании рабочих процессов вместо форм.

‍

‍

1. Вы всегда готовы к росту

‍

Сложные по форме процессы, которые заставляют работать бумагу и людей, не могут быть реально масштабируемы для предприятий, которые должны сокращать расходы и повышать эффективность в эпоху цифровой трансформации.

‍

Когда вы думаете о росте, устранение узких мест способствует быстрому и значительному выигрышу.Ищите области, в которых можно автоматизировать задачи с большим объемом и меньшими навыками, чтобы высвободить таланты для более глубокой работы.

‍

Цифровые рабочие процессы помогают убедиться, что правильные поля заполнены, нужные люди видят нужные формы в нужное время, и ваш бизнес может масштабироваться — и все это не отвлекая Марианн из отдела кадров во время ее третьего медового месяца Май Тай.

‍

‍

2. Улучшение взаимодействия с пользователем, особенно на мобильных устройствах

‍

Как компания, специализирующаяся на использовании технологий для внедрения бизнес-практик в 21 век, создание исключительного пользовательского опыта — это то, что мы делаем .А предоставление вашим клиентам, клиентам и пользователям возможности более эффективно покупать и использовать ваши предложения на каждом устройстве — это именно то, что должны выполнять ваши рабочие процессы , , , .

‍

Возьмем, к примеру, душераздирающую задачу, которая заглушила радость многих покупателей жилья и остановила комиссию бесчисленных риэлторов: гаечный ключ, известный как договор об ипотеке.

‍

Масштабирование, прокрутка и другие акробатические трюки, вызывающие запястный канал, ждут каждую группу, которая обречена пробираться сквозь этот сжатый 75-страничный PDF-файл.

‍

Он уже достаточно жесткий на бумаге или большом мониторе. О мобильном устройстве можно забыть. До настоящего времени.

‍

Лучшие на сегодняшний день инструменты цифрового рабочего процесса с легкостью направляют пользователей при чтении и заполнении даже самых сложных документов и форм прямо на их мобильных устройствах.

‍

Покупатели могут выполнить то, что раньше требовало много дней и утомляло глаза, всего за несколько прокруток и нажатий. Риэлторы, банкиры, продавцы и все остальные участники быстро выполняют даже самые сложные требования.

‍

3. Меньше затрат времени на ввод избыточных данных

‍

Благодаря цифровым рабочим процессам информация, которую вводит пользователь, может быть сопоставлена ​​непосредственно с определенными полями в базе данных вашей компании или в стороннем программном обеспечении.

‍

Это означает, что вашим сотрудникам не нужно тратить свое драгоценное время на часы, повторно вводя те же самые данные, которые только что задокументировал пользователь, — иногда даже более одного раза, если вы используете несколько систем для последующей связи, выставления счетов и т. Д.

‍

Когда избыточность устранена; время выполнения, показатели и точность стремительно растут.

‍

Просто спросите Instacart, службу доставки продуктов по запросу, в которой показатели выполнения контрактов улучшились на 270%, когда они заменили свои ручные формы с HelloWorks на адаптивный рабочий процесс.

‍

4. Человеческая ошибка устраняется с помощью проверки формы в реальном времени

‍

Есть причина, по которой бумажная работа, как известно, накапливается — это часто чревато честными человеческими ошибками, на исправление которых уходит больше времени, чем на их исправление. .

‍

Если продавец неправильно читает бумажную форму и заполняет свой номер телефона, на котором он должен был ввести количество единиц, которые он хочет заказать, персонал как на вашей, так и на их стороне теперь должен потратить время на обнаружение ошибки и отслеживание вниз человека, которому нужно исправить ошибку, прежде чем заказ может быть принят.

‍

Однако программное обеспечение цифрового рабочего процесса часто снабжено проверкой в ​​реальном времени. Поля могут быть настроены так, чтобы пользователю было отправлено автоматическое оповещение, если он случайно вводил буквы в числовое поле, использовать дефисы (например, в номере телефона), где должны быть только запятые (например, в количестве единиц для заказа), или некоторые другая информация, не соответствующая ожидаемому формату.

‍

В качестве дополнительного бонуса к более быстрой обработке с меньшим количеством ошибок — вам не нужно скрещивать пальцы и надеяться, что вы успешно перевели неразборчивый почерк!

‍

5. Сложные этапы маршрутизации и утверждения выполняются автоматически

‍

Сложные рабочие процессы, инициирующие важные действия, такие как совершение крупных покупок или найм ключевых членов команды, часто должны проходить через несколько уровней проверки и утверждения.

‍

Используя программное обеспечение цифрового рабочего процесса, вы можете создать столько шагов, сколько вам нужно, чтобы убедиться, что определенная информация подписана нужными людьми в правильном порядке.Еще лучше то, что рабочий процесс выполняется автоматически. Формы больше не томятся в переполненных почтовых ящиках, а конфиденциальная информация не попадает не на тот стол.

‍

А с автоматическим утверждением и маршрутизацией, когда форма достигает финальной стадии рабочего процесса, последний получатель может быть уверен, что необходимые утверждения были даны, и процесс может продвигаться вперед без задержек.

‍

6. Аудит и безопасность упростят

‍

Электронные рабочие процессы легко создают контрольные журналы на каждом этапе процесса, автоматически добавляя такую ​​информацию, как дата, время, владелец и другие данные, к каждому заполненному полю.

‍

К лучшему или худшему, эти следы позволяют легко отслеживать, когда и кем были утверждены определенные действия, что может быть полезно для вашего собственного назидания или в случае фактического аудита.

‍

Когда право собственности и прозрачность станут неотъемлемой частью ваших повседневных рабочих процессов, вскоре они будут учтены культурными ориентирами в вашей организации.

‍

Кроме того, цифровые рабочие процессы по своей сути более безопасны, чем те, в которых данные хранятся на бумажных копиях, которые занимают место и могут быть легко уничтожены.

‍

В HelloWorks мы встраиваем строгие меры безопасности на уровне банка прямо во все наше программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса, чтобы ваши данные всегда были в безопасности. Наши документы хранятся за брандмауэрами и зашифрованы при хранении с использованием 256-битного шифрования AES. Мы даже соблюдаем Privacy Shield и eIDAS и пользуемся услугами резервного копирования AWS.

‍

‍

7. Индивидуальная настройка для любых бизнес-потребностей

‍

Немного разбираясь в технологиях, вы можете создавать красивые, современные и, самое главное, настраиваемых цифровых рабочих процессов за один день.

‍

HelloWorks не только использует преимущества современной условной логики и проверки данных; мы упрощаем повышение качества ваших данных за счет реализации любого общедоступного API с нашим программным обеспечением.

‍

Использовать адреса на тонну? Быстро интегрируйте API Карт Google для заполнения точных адресов. Если данные о погоде жизненно важны для вашего процесса, вы можете включить свой любимый открытый API погоды.

‍

Настройка ограничена только вашим творчеством.

‍

‍

Надеюсь, все потрясающие преимущества цифровых рабочих процессов по сравнению с разрозненными формами помогли вам представить области, в которых вы можете воспользоваться этой технологией в своей организации.

‍

Мы помогли клиентам практически во всех отраслях упростить даже самые сложные рабочие процессы и полностью преобразовать их бизнес.

‍

Вот лишь несколько способов, с помощью которых вы можете начать работу с ПО для автоматизации контента рабочего процесса сегодня:

‍

В ваших HR-процессах

‍

С ростом экономики по требованию; Скорее всего, подрядчики, фрилансеры и частично занятые сотрудники — а также сопутствующие им документы — становятся все более и более распространенными на вашем рабочем месте.

В прошлом получение заполненного W-9 могло означать ожидание, пока потенциальный работник найдет принтер (привет, публичная библиотека!) И отправит вам вложение электронной почты с изображением своего подписанного W- 9. Я имею в виду, это даже законно?

‍

Тем не менее, цифровой рабочий процесс дает вашей HR-команде возможность гарантировать, что новые сотрудники не только быстро и безопасно заполнят правильную налоговую документацию, но и будут проверять соглашения о неразглашении, документацию о поведении сотрудников и все остальное, что им необходимо для достижения успеха. .

‍

С документами об аренде

‍

Если вы когда-либо переезжали в арендуемую недвижимость, скорее всего, вам предоставили почти все, кроме вашего первенца, до того, как вы получили разрешение на подписание договора аренды.

‍

Проблема заключается в том, что в договорах аренды, формах совместной подписи, проверке страховки аренды, кредитных проверках и т. Д. Часто запрашиваются избыточные данные, и они не могут адаптироваться для удаления посторонней информации в зависимости от ответа пользователей.

‍

И дело не в том, что индустрия недвижимости не переходит на цифровые технологии.Фактически, когда средний риэлтор использует от 7 до 12 цифровых инструментов, он может использовать слишком цифровых. Благодаря интеллектуальному программному обеспечению для рабочих процессов, которое объединяет их усилия, сделки заключаются быстрее, и они тратят меньше времени на обработку, исправление и защиту большого количества данных.

‍

В медицинских офисных документах

‍

Думать обо всей своей медицинской информации, хранящейся в картотеке, может быть немного страшно. Совершенно ужасно думать о том, как кто-то входит или неправильно обращается с ним может повлиять на дальнейшее лечение.

‍

Когда формы, которые собирают доказательства вашей страховки, истории болезни и новой информации о пациентах, являются вопросом жизни и смерти — или, по крайней мере, здоровья и болезни — многие преимущества безопасного, самопроверяющегося и прозрачного цифрового рабочие процессы действительно сияют.

‍

Тот факт, что рабочий процесс должен быть сложным, не означает, что он должен быть медленным, запутанным или запутанным для пользователей или ваших сотрудников. Возьмите это у команды, которая видела это снова и снова: ваши процессы, ориентированные на прибыль, могут и должны быть быстрее, проще и масштабируемыми.

‍

Не тратьте ни секунды на то, чтобы вовлечь свой самый ценный актив — человеческий капитал — в изматывающие душу процессы, которые не имели смысла с тех пор, как программное обеспечение стало вещью. Откажитесь от форм и инвестируйте в цифровые рабочие процессы, чтобы дать своим сотрудникам возможность выполнять работу, повышающую их моральный дух и вашей прибыли.

‍

Готовы начать работу?

‍

HelloWorks переосмысливает формы, переводя их в оперативный режим совершенно по-новому. Используйте HelloWorks, чтобы преобразовать любой набор документов в рабочий процесс HelloWorks и увидеть, как процент завершения ваших рабочих процессов возрастет до 96%.

‍

Узнайте больше о HelloWorks здесь!

‍

Надстройка Form Workflow Plus — Google Workspace Marketplace

 Надстройка Form Workflow Plus предназначена для создателей рабочих процессов, использующих приложение Form Workflow Plus и запускаемых из Google Таблиц. Наслаждайтесь нашей 2-недельной бесплатной пробной версией, чтобы протестировать Form Workflow Plus.



(ПРИМЕЧАНИЕ: только создатели должны устанавливать надстройку.)

Form Workflow Plus - лучший инструмент, который поможет вам быстро создать и автоматизировать рабочие процессы утверждения с помощью Google Таблиц и Google Форм.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, как вам нравится, с возможностью добавления нескольких уровней утверждения и установки нескольких условий для каждого шага утверждения.

Приложение полезно независимо от того, какой вы пользователь:
Создатели могут легко управлять рабочими процессами и просматривать детали форм в приложении или электронной таблице.
Рецензенты могут утверждать одним щелчком мыши в электронном письме или массово через панель утверждения.
Запрашивающие могут видеть формы, которые они могут использовать, и историю своей деятельности.


ПОЧЕМУ ВЫБРАТЬ ФОРМУ WORKFLOW PLUS?
 - Простая настройка - демонстрации по запросу, отзывчивая служба поддержки
 - Многоступенчатые утверждения, несколько условий на каждом этапе
 - Персонализированная панель управления с текущими запросами, проверками и историей
 - Статические или динамические получатели электронной почты
 - Одобрение в один клик или массовые проверки
 - Настраиваемые формы утверждения
 - Уведомления в реальном времени
 - Свяжите свою электронную таблицу с любой формой Google или создайте ее во время настройки
 - Управляйте рабочими процессами через панель управления или из Google Таблиц.
 - Только создатели рабочего процесса должны устанавливать надстройку, запрашивающие и проверяющие могут установить приложение панели управления.
 - Пользователям может быть назначено несколько ролей (Пользователь, Наблюдатель, Администратор, Создатель)
 - Возможность отправлять напоминания рецензентам
 - Отслеживайте историю своей активности
 - Надежный контент Справочного центра, созданный на основе вопросов клиентов за многие годы
 - Успех клиентов может удовлетворить ваши потребности через электронную почту или видеозвонок
 - Гибкие варианты оплаты, особенно для образовательных учреждений и некоммерческих организаций.
 - Доступен на английском, французском, голландском, испанском и арабском языках.
 - Действительно бесплатный пробный период - мы не запрашиваем вашу платежную информацию до окончания двухнедельного пробного периода!

Нашим клиентам нравится простая автоматизация их рабочих процессов, таких как:
- Процесс утверждения покупки
- Адаптация сотрудников
- Запрос на отпуск
- Оставить одобрение
- Компенсация командировок
- Запрос общих ресурсов
- Утверждение скидки на продажу
- Платежный запрос
- Реферальная форма
- Запрос на транспортировку
- Форма счета
- Бланк брони
- Форма номинации
- HR-процесс
- Платежная заявка
- Платеж поставщику
- Утверждение расписания

ЦЕНЫ

Проверьте formworkflowplus.com для получения информации о ценах.
 

Свяжитесь с [email protected], чтобы узнать о дополнительных ценах.

Отказаться от бумажных документов с утверждениями с Form Workflow Plus не просто легко, это экономит ваше время, давая вам больше контроля над своими рабочими процессами.

Запишитесь на демо прямо сейчас! https://meetings.hubspot.com/contact1842 

Интернет-формы рабочего процесса | Особенности Formsite

Наша функция Workflow — это мощный инструмент, который поддерживает широкий спектр сценариев, от базовых процессов утверждения до более сложных рабочих процессов, включающих несколько шагов, нескольких людей и расширенную логику маршрутизации.

Функция рабочего процесса позволяет связывать две или более форм вместе, и с дополнительной логикой может поддерживать большое количество вариантов использования. После того, как первая форма будет заполнена, дополнительная форма может быть отправлена ​​одному или нескольким людям.

Вы можете переносить ответы через отдельные формы , используя дополнительные сопоставления форм, автоматически заполняя поля из предыдущих ответов для создания высокоэффективного рабочего процесса.

Информация, собранная из формы, может быть отправлена ​​ нескольким людям , и затем вы можете получить от них дополнительные отзывы или утверждения.Это можно использовать для привлечения большой команды и упрощения существующих процессов.

В конце концов, все результаты, собранные в каждой форме рабочего процесса, будут связаны, и вы сможете просмотреть их все вместе , чтобы обеспечить общий обзор всего процесса с высоты птичьего полета.

Общие вопросы

Что такое рабочий процесс?

Workflow передает данные из одной формы в другую через ссылку Workflow, отправленную в уведомлении по электронной почте.

Как узнать, кто выполнил рабочий процесс?

При щелчке по ссылке «Рабочий процесс» в таблицы результатов обеих форм добавляется столбец «Подробности».При нажатии на ссылку «Подробности» отображаются все связанные результаты для этого рабочего процесса.

Может ли рабочий процесс иметь более одного шага?

Да, каждая ссылка рабочего процесса связывает одну форму с другой формой, и вы можете создавать связи между любым количеством форм. Ссылки отправляются через уведомления каждой формы, поэтому вы можете настроить несколько уведомлений со ссылками или обновлениями для предыдущих получателей.

Могу ли я повторно отправить уведомление со ссылкой на рабочий процесс?

Да, если получателю ссылки рабочего процесса снова требуется электронное письмо, владелец формы может повторно отправить уведомление, щелкнув значок конверта на результате, который изначально отправил уведомление, затем введите адрес электронной почты получателя и затем выберите уведомление.

Могут ли подчиненные пользователи редактировать ссылки рабочего процесса?

Административные субпользователи могут редактировать ссылку на рабочий процесс, потому что у них есть доступ ко всем формам учетной записи, но ограниченные субпользователи не могут.

Как передать подписи или загруженные файлы с помощью Workflow?

Подписи и загруженные файлы отправляются с использованием методов только ввода, и для отображения изображений или файлов необходимо использовать либо элемент «Изображение», либо элемент «Форматированный текст». Чтобы отобразить изображение подписи или загруженный файл изображения, добавьте элемент «Скрытое поле» в верхнюю часть целевой формы, затем добавьте элемент «Изображение», затем используйте код канала скрытого поля для передачи ссылки на изображение или элемент «Форматированный текст».См. Нашу справочную статью, чтобы узнать больше о передаче файлов и изображений с помощью Workflow.

Разработка веб-формы для рабочего процесса | Рабочий процесс 2.6 с пакетом обновления 1 (SP1), документация по SIM 4

Разработка веб-формы для рабочего процесса | Документация по рабочему процессу 2.6 SP1, SIM 4 | GE Digital ×

Вы видели рабочий процесс в последнее время? Щелкните здесь , чтобы ознакомиться со всеми новыми функциями последней версии.

Зарядите свое решение GE! Загрузите бесплатную пробную версию Proficy Operations Hub, CSense Analytics и многое другое.

В этом руководстве показано, как проектировать, разрабатывать и использовать веб-форму, а затем добавлять ее в простой рабочий процесс для использования оператором, работающим в списке задач.

Перед тем, как начать

В следующих процедурах показаны основные шаги, необходимые для создания простого рабочего процесса с помощью веб-формы.

Об этой задаче

Примечание. Чтобы просмотреть видеоурок по этой теме, откройте в браузере http://www.youtube.com и выполните поиск по запросу GE Proficy Workflow - Разработка веб-формы для рабочего процесса .

Процедура

1. Войдите в Workflow.
   1. Запустите клиент Workflow с помощью меню «Пуск» или значка на рабочем столе.
   2. На главном экране рабочего процесса щелкните.

      Появится диалоговое окно входа в рабочий процесс.

   3. Необязательно: В разделе Тип аутентификации выберите тип, соответствующий вашему профилю пользователя.
   4. В поле «Имя пользователя» введите свое имя пользователя.
   5. В поле Пароль введите свой пароль.
   6. Нажмите ОК.
2. Создайте ресурс веб-формы.
   1. В навигаторе щелкните.
   2. Щелкните Добавить форму.
   3. В поле Имя введите имя, например Моя первая форма .
   4. В поле Описание введите поясняющую информацию о ресурсе веб-формы, например Это моя первая веб-форма .
   5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
   6. На панели «Дисплеи» щелкните «Редактор дисплеев».
   7. На вкладке «Обзор» выберите «Использовать вкладку конструктора» для создания простой веб-формы.
   8. Щелкните Сохранить.
3. Создайте форму, добавив в веб-форму текстовое поле, доступное только для чтения.
   1. Щелкните вкладку Дизайнер.
   2. В разделе «Поля формы» щелкните элемент управления «Текстовая форма», чтобы добавить поле в форму.

      Совет. Вы можете добавить несколько текстовых полей, а также другие элементы управления формы. Каждый текстовый элемент управления помечен и пронумерован в поле «Имя» по порядку; например, Text1 , Text2 и т. д.

      Чтобы удалить поле, выберите его и нажмите «Удалить».

      В области макета отображается базовая конфигурация формы.

   3. В разделе «Свойства» вы можете настроить поля формы.
      1. В поле «Имя» введите уникальный идентификатор, изменив существующий текст. Например, введите Имя текстового элемента управления . Например, введите Имя текстового элемента управления .
      2. В поле «Текст» введите содержимое, которое отображается для оператора и предоставляет дополнительные сведения о форме.Например, введите Название формы .
      3. В поле «Размер» из раскрывающегося списка выберите размер текста.
      4. В поле «Выравнивание» из раскрывающегося списка выберите значение выравнивания.
4. Создайте форму, создав текстовое поле для веб-формы.
   1. В разделе «Поля формы» щелкните элемент управления формы «Текстовое поле», чтобы добавить поле в форму.

      В области макета отображается базовая конфигурация формы.

   2. В разделе «Свойства» вы можете настроить поля формы.
      1. В поле «Имя» введите уникальный идентификатор, изменив существующий текст. Например, введите Имя элемента управления текстовым полем .
      2. В поле «Метка» введите описательный текст в элементе управления формы, который отображается для оператора. Например, введите текстовое поле с сообщением о состоянии .
      3. Убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип выбран текст.

      Никаких дополнительных настроек не требуется.

   3. Щелкните Сохранить.
5. Для просмотра формы или отображения на панели «Мониторы» щелкните Global Viewer.
6. Создайте ресурс рабочего процесса.
   1. В навигаторе щелкните.
   2. Щелкните Добавить рабочий процесс.
   3. В поле Имя введите имя, например Мой первый рабочий процесс .
   4. В поле Описание введите уточняющую информацию о ресурсе рабочего процесса, например Это мой первый рабочий процесс .
   5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
7. Настройте ресурс рабочего процесса.
   1. На панели «Дисплеи» щелкните.
   2. Щелкните вкладку Редактор рабочего процесса.
   3. Чтобы назначить задачу в рабочем процессе, на вкладке «Общие» в поле «Персонал» нажмите кнопку с многоточием.
   4. В универсальном браузере щелкните и выберите свое имя пользователя.
   5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
   6. Перетащите локальный подпроцесс в рабочий процесс и дважды щелкните его или дважды щелкните существующий подпроцесс.
   7. На панели конфигурации подпроцесса щелкните Изменить.
   8. В поле «Имя» введите имя, например WebFormStep , а затем нажмите «ОК».
   9. Щелкните Сохранить.
   10. Щелкните вкладку Обзор.
   11. В разделе «Состояние» нажмите «Включить».
8. Добавьте форму в рабочий процесс.
   1. Щелкните вкладку Редактор рабочего процесса.
   2. В рабочей области дважды щелкните подпроцесс WebFormStep .
   3. Перетащите действие формы в подпроцесс с панели «Стандартные действия».
   4. На панели конфигурации занятия щелкните Изменить.
   5. В поле «Имя» введите имя, например WebFormActivity , а затем нажмите «ОК».
   6. На панели конфигурации действий в разделе «Общие параметры» нажмите кнопку с многоточием рядом с полем «Формы».

      Появится универсальный браузер.

   7. В универсальном браузере щелкните и выберите созданную форму Моя первая форма .
   8. Щелкните OK или нажмите ENTER .
   9. Щелкните Сохранить.
9. Добавьте действия в подпроцесс для отображения информации формы и запроса ввода от оператора.

   Вы можете привязать пользовательский ввод из элемента управления текстовым полем формы (шаг 4) к переменным рабочего процесса. Например, вы можете добавить действие «Сообщение о состоянии» в свой подпроцесс, чтобы доставить вашему оператору сообщение о конкретной задаче и запросить ввод.

   1. С панели «Стандартные действия» перетащите действие «Сообщение о состоянии» в подпроцесс после действия формы.
   2. На панели конфигурации действия в разделе «Общие параметры» щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Сообщение», а затем выберите «Выражение», чтобы привязать сообщение к форме.
   3. В поле «Введите выражение» введите следующее выражение: «Введено пользователем:» +
   4. Щелкните вкладку «Переменные рабочего процесса».
   5. Разверните действие формы WebFormActivity , которое вы добавили в подпроцесс.
   6. Чтобы завершить выражение, дважды щелкните значение текстового поля, Имя элемента управления текстовым полем. Значение , которое вы создали на шаге 4.

      Вы создали следующее выражение: «Введено пользователем:» + {WebFormActivity}. {Имя элемента управления текстовым полем.Значение}

   7. Щелкните OK.
   8. Из панели «Стандартные действия» перетащите действие «Задержка» в подпроцесс после действия «Сообщение о состоянии».
   9. В поле Timeout выберите секцию секунд, а затем с помощью стрелок установите 5-секундную задержку.
   10. Щелкните Сохранить.
10. Добавьте рабочие инструкции в рабочий процесс.
    1. Щелкните вкладку Рабочие инструкции.
    2. В списке Задача / Шаги задачи выберите шаг задачи, WebFormStep .
    3. В области «Рабочие инструкции» введите инструкции или вставьте изображение.
    4. Щелкните Сохранить.
11. Создайте расписание рабочего процесса для автоматического запуска рабочего процесса, а затем активируйте его, чтобы он был доступен в производственной среде.
    1. В навигаторе щелкните.
    2. Щелкните Добавить расписание.
    3. В поле Имя введите имя, например Мое расписание .
    4. В поле Описание введите уточняющую информацию о ресурсе, например Это мое первое расписание .
    5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
    6. На панели «Дисплеи» щелкните.
    7. В разделе «Выбор рабочего процесса» нажмите «Обзор».

       Появится универсальный браузер.

    8. Выберите рабочий процесс, созданный на шаге 6, Мой первый рабочий процесс
    9. В разделе «Фильтр запуска задач» установите флажок Отображается ли расписание в окне «Запуск задачи».
    10. Щелкните Сохранить.
    11. В разделе «Состояние» нажмите «Включить».
12. Запустите и протестируйте рабочий процесс.
    1. В строке заголовка щелкните значок списка задач,.
    2. Щелкните «Начать задачу».
    3. Выберите расписание, созданное на шаге 11, Мое расписание .
    4. Нажмите Пуск.

       Созданная вами задача теперь отображается в Списке задач. Вы можете вводить данные в форму, просматривать рабочие инструкции и отправлять изменения.

Что делать дальше

Совет. Для пользователей Vision: щелкните вкладку ЗАДАЧИ, чтобы просмотреть ожидающие рабочие процессы.

Общие сведения о рабочем процессе с формами | Справка Zoho Creator

Рабочий процесс формы относится к рабочему процессу, запускаемому, когда в форме есть действие. Действия, которые вы можете выполнять с помощью формы, перечислены ниже.

• Создано или изменено — Создать новую запись или отредактировать существующую запись в форме
• Создано — Создать новую запись в форме
• Изменено — Редактировать существующую запись в форме
• Удалено — удалить существующую запись в форме

Форма может иметь несколько рабочих процессов, которые запускаются при выполнении вышеупомянутых действий.Должна быть определена последовательность, в которой рабочие процессы будут выполняться один за другим. Итак, рабочие процессы выполняются в порядке создания. Предположим, вы создали три рабочих процесса в следующем порядке:

1. При создании формы.
2. Когда форма создается или редактируется.
3. При редактировании формы.

Первый рабочий процесс (когда форма создается) выполняется первым, за ним следуют второй и третий рабочие процессы.

Действия

Вы можете создать рабочий процесс формы и связать действия.Рабочий процесс запускается, когда в форме есть действие, и выполняются связанные действия.

Предположим, что рабочий процесс формы предназначен для создания нового интереса в вашей учетной записи CRM, когда информация о посетителе добавляется в Creator. В этом рабочем процессе добавление информации о посетителях — это действие формы, которое, в свою очередь, запускает создание нового интереса в CRM. Точно так же вы можете создавать рабочие процессы форм, указав действие формы и добавив действие, которое нужно выполнить. Есть пять типов действий, которые можно связать с рабочим процессом формы.Это:

Действие

Типы действий	Действия
Уведомление	Отправить электронное письмо Отправить SMS Отправить мобильное уведомление Перенаправить сообщение a Показать сообщение об успешном завершении a
Действия с полями	Скрыть поля Показать поля Включить поля Отключить поля Установить значение поля
Доступ к данным	Обновить запись Добавить запись Добавить запись запись
Интеграции	Отправка данных в Zoho CRM Отправка данных в Zoho Desk Отправка данных в Zoho Recruit Отправка данных в Salesforce Отправка данных в Quickbooks	Триггер настраиваемое действие при загрузке формы Запуск настраиваемого действия при проверке формы Запуск настраиваемого действия при отправке формы

Связанные темы

Тип рабочего процесса | Динамические формы

Тип рабочего процесса

Тип рабочего процесса определяет процесс, для которого участники будут уведомлены о доступе к их разделу формы.

Чтобы установить тип рабочего процесса, перейдите в меню Участники , затем выберите тип рабочего процесса из раскрывающегося списка, как показано ниже в зеленом кружке:

Доступно 4 типа рабочего процесса.

1. Рассылка для всех участников формы — После того, как Владелец завершит отправку, все оставшиеся участники формы, известные как Со-подписавшие, будут одновременно уведомлены по электронной почте о том, что теперь они могут получить доступ к форме для заполнения своих разделов, электронной подписи и отправки.
2. Последовательно направлять форму по мере заполнения каждого раздела — НАИБОЛЕЕ ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ — После того, как Владелец отправит заявку, с оставшимися подписавшимися сторонами связываются в заранее определенном порядке и уведомляются по электронной почте, что их очередь получить доступ к форме для заполнения раздел. Подпишите и отправьте. После того, как они отправят заявку, следующая сторона, подписавшая соглашение, будет уведомлена и так далее в последовательном порядке, указанном в меню «Участники».
3. Разрешить каждому участнику решить, куда направить форму следующей. — Разрешить участникам определить, куда следует направить форму следующей.
4. Условная маршрутизация — Создайте настраиваемый рабочий процесс, который включает условную логику, чтобы определить, куда форма должна быть направлена ​​следующей. При выборе этого параметра откроется меню рабочего процесса.

ПРИМЕРЫ типов рабочего процесса:

Допустим, вы создали форму, используемую учащимся, чтобы запросить удаление класса. Форма включает 3 участника: студент / владелец, инструктор и советник.

1. Рассылка для всех участников формы — После того, как Владелец формы отправит форму, электронные письма со подписавшейся стороной будут отправлены всем оставшимся участникам одновременно.
   • После того, как Студент заполнит свой раздел и отправит форму, электронные письма со-подписавшего будут отправлены как Инструктору, так и Советнику одновременно, чтобы проинформировать их о запросе Студента и о том, что теперь они оба могут получить доступ к форме, чтобы дать свое одобрение и Отправить.
2. Маршрутизация формы последовательно по мере заполнения каждого раздела — Форма маршрутизируется последовательно в соответствии с порядком, указанным в меню «Участники».
   • После того, как Студент заполнит свой раздел и отправит форму, Инструктору будет отправлено электронное письмо со стороны подписавшего, чтобы сообщить им, что они могут получить доступ к форме и отправить.После того, как Инструктор отправит заявку, электронное письмо со-подписавшего будет отправлено консультанту, чтобы сообщить им, что теперь они могут получить доступ к форме и отправить.
3. Пусть каждый участник сам решает, куда направить форму дальше. — Участники могут выбрать любого, кого захотят, поэтому перед выбором этого типа рабочего процесса вам следует убедиться, что это лучший вариант.
   • Студент сможет выбрать, кому будет направлена ​​форма, введя информацию об участнике (в данном случае, надеюсь, идентифицируя информацию инструктора).Затем Инструктор выбирает следующего Участника, в данном случае Советника.
4. Условная маршрутизация Пример — Выбор этого параметра позволяет настроить собственный рабочий процесс и применить условную логику, чтобы определить, куда направить форму дальше.
   • Вы можете применить условия, которые указывают, что если студент выбрал отказ от курса математики, то форма будет направлена ​​инструктору по математике. В противном случае, если студент выбрал курс биологии, форма будет отправлена ​​инструктору по биологии.Вы можете применить другое условие, которое гласит, что только если инструктор утвердил запрос на прекращение курса, форма затем будет направлена ​​советнику. В противном случае, если инструктор отклонил запрос, форма будет направлена ​​декану для дальнейшего рассмотрения.

Скрыть неиспользуемые строки подписи?

Под раскрывающимся списком Тип рабочего процесса находится опция Скрыть неиспользуемые строки подписи .