Как работать с кассовым аппаратом: инструкция + нововведения
В нашу эпоху тотальной информатизации общества, государство делает все, чтобы контроль над денежными потоками был максимальным. Это характерно для всех стран мира, и Россия не исключение.
Однако не стоит рассматривать сей агрегат исключительно как дорогостоящую обузу – работа на кассовом аппарате и ККТ, имеют ряд преимуществ для бизнеса. Если, конечно, пользоваться им правильно.
Для этого мы и посвятим один из разделов статьи инструкции.
Законодатели в 2016 году ввели новые нормы и понятия в сфере ККТ в российский обиход. Вторая часть статьи – краткий обзор этих законодательных инициатив.
Делается реформа, как всегда, под предлогом дерегуляции, но несет для бизнеса дополнительные расходы. Среди них, например, обязательное использование фискального накопителя и электронного чека.
Что это такое и как работать с кассовым аппаратом по новой системе? Все это требует разъяснений.
История вопроса и инструкция по работе на кассовом аппарате
В наше время вопрос «как работать на кассовом аппарате или ККТ» вызывает у предпринимателей массу негодования и жалоб на лишние расходы. Но они устанавливаются по всему миру, и там такого сопротивления нет.
Так все-таки ККТ (контрольно-кассовая техника) – это наказание или преимущество?
Сейчас уже трудно представить, но изначально кассовые аппараты, ККМ и ККТ продвигал именно бизнес, а государство сопротивлялось.
Чиновники поначалу были категорически против таких непонятных нововведений, хотя постепенно и они сдались, согласившись сделать ККТ и ККМ обязательными для всех.
С этого времени работа на кассовом аппарате стала частью обыденности любой более-менее крупной торговой точки.
1) ККТ и ККМ – откуда они взялись на нашу голову?
Тут надо отметить, что первые механические аналоги кассовых аппаратов и ККТ в целом появились в далеком 1875 году. Более того, есть точная дата «рождения» первого кассового аппарата – 13 июля 1875 года, Массачусетс, США.
В роли папы Карло, «выстрогавшего» механического первенца, выступил Дэвид Браун – «отец» всех современных ККТ. Впервые он применил свое изобретение в 1879 году в главном универмаге Нью-Йорка.
ККТ – это была целая система, где работа на кассовом аппарате породила новый класс или, скорее, новую профессию – кассира.
Там они не только рассчитывали покупателей, но и отправляли товары на специальных подвесных ящиках.
Каждый кассир сидел как паук в центре «паутины» – это были канаты, по которым эти подвесные ящики перемещались в рамках общей гигантской ККТ. Кассовый аппарат был главной, но всего лишь частью общей системы ККТ.
Согласитесь, после такого описания труда тех кассиров как-то нехорошо жаловаться на работу с современными автоматическими системами.
Работа на кассовом аппарате позволила установить жесткий контроль над кассирами, способствовала оптимизации всех процессов в магазине. Эти факторы привели к росту прибыльности универмага почти на треть.
Узнав о таком чудо-аппарате, приносящем прибыль и препятствующем воровству сотрудников, многие захотели заполучить и себе ККТ.
Впрочем, из-за дороговизны, поначалу только крупные торговые сети и только в США могли внедрить ККТ – как их тогда официально называли, контрольно-кассовые машины, ККМ (в России, кстати, почему-то принято название контрольно-кассовая техника – ККТ).
Однако всего через десятилетие работы на кассовых аппаратах, ККТ распространились по всему Старому Свету, охватив оба берега Атлантики. Уже не только крупный, но и более мелкий бизнес использовал кассиров с ККТ.
Работа на кассовом аппарате стала частью культурной традиции на Западе.
2) Работа на кассовом аппарате в ХХ веке
Внедрять ККТ и ККМ начали и в Российской империи, но уже только в ХХ веке перед самой Первой мировой войной, когда работа на кассовом аппарате была не очень актуальна (Революция, сами понимаете).
Настоящий кассовый бум случился только в период НЭПа, а затем в 30-е годы ХХ века, перед самой Второй мировой, когда по всему Советскому союзу успели построить 44 универмага.
Но война опять помешала внедрять ККТ… Впрочем, в СССР бизнеса не было, потому останавливаться на этом подробно не будем.
Однако на Западе бизнес был, и чувствовал себя вполне неплохо – ККТ там получили стремительное развитие.
Работа на кассовом аппарате с каждым десятилетием совершенствовалась – ККТ становились меньше в размерах и проще в использовании. С 70-х годов начался переход на электронные ККТ.
Сегодня в истории ККТ начался новый виток развития – переход на интернет-технологии. Отныне работа на кассовом аппарате осуществляется через интернет. Даже если вы как покупатель разницы не почувствуете, прогресс на месте не стоит.
Мировая реформа ККТ началась лет 10-15 назад в развитых странах, а в 2017 году докатилось-таки и до России, где, впрочем, встретило волну негодования у мелкого бизнеса.
3) Основные нюансы работы на кассовом аппарате в современной России
Откуда же негодование, если по всему миру подобные системы внедрял именно бизнес, а государство лишь оказывало поддержку? Неужели работа на кассовом аппарате оказалась для россиян неподъемной?
Чем российские предприниматели отличаются от западных?
Во-первых – менталитетом.
Так уж повелось, что постсоветские предприниматели склонны к ведению бизнеса не публично и даже нелегально.
Если бы не жесткая позиция правительства, то добровольное внедрение ККТ в России так и не произошло.
Это ведь, фактически, запустить государство в свой карман, чтобы оно могло точно узнать, какой объем выручки вы получили.
Работа на кассовом аппарате равняется «увеличительному стеклу» — государство видит всю вашу подноготную и может обложить это налогом.
Это одна причина негодования, которую, впрочем, особо никто не озвучивал, т. к. это сулило проблемы с фискалами.
Вторая причина – государство переложило всю ответственность (в том числе финансовую) за отчетность, обслуживание и покупку ККТ на бизнес.
Если для крупного и среднего предприятия это в порядке вещей, то для мелкого покупка недешевого ККТ и работа на кассовом аппарате, оплата его обслуживания и прочего могут стать очень заметной статьей расходов.
Не стоит забывать, что внедрение новых ККТ в России совпало с обвалом рубля: ККТ ведь импортные (либо с импортными чипами), а значит и цены на них резко выросли.
При этом доходы мелкого бизнеса сократились. Где брать деньги? Отсюда и негодование.
Однако раздосадованные предприниматели все равно вынуждены внедрять ККТ, тем более что и государство все-таки пошло на некоторые уступки и ввело возможность компенсаций для тех индивидуальных предпринимателей (ИП), кто работает на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), потому народный гнев превратился в обычное брюзжание на кухне.
Как работать с кассовым аппаратом в России?
Как мы и говорили в преамбуле статьи, юридическим особенностям «кассовой реформы» в России посвятим отдельный раздел (там все, как всегда, не вполне однозначно, потому вызывает массу вопросов). А пока сосредоточимся на технической части.
Итак, современный ККТ должен выполнять несколько функций, среди которых самой главной является выдача чека по итогам товарно-денежной операции.
Отправка СМС с чеком покупателю или другие новомодные детали не меняют сути ККТ – оформление покупки и фиксирование денежного потока между магазином и покупателем (какие деньги и за какие товары были выплачены).
PS. С 2003 года то, как работать с кассовым аппаратом в России, регулировал закон ФЗ №54, который в 2016 году дополнили новыми нормами: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359.
Это ввело в оборот понятие онлайн-касс, суть которых сводится к тому, что теперь все кассы должны быть подключены к интернету и мгновенно пересылать актуальные данные в специальные центры сбора фискальной информации.
Ранее кассы могли работать офлайн (вне сети), а вся информация должна была фиксироваться на специальной контрольной ленте (по сути, внутренним чеком, для пользования самим магазином).
В новых моделях ККТ эту ленту заменяет специальный блок – так называемый фискальный накопитель, где вся информация, передаваемая через интернет, будет дублироваться.
Это нужно на случай перебоев с интернетом – касса отключается, если подключения нет в течение 30 дней.
Несмотря на некоторые нововведения по части интернета, принципы того, как работать с кассовым аппаратом, остаются теми же, что они были в законе ФЗ №54.
Как и тогда, законодательство предписывает иметь ККТ всем предпринимателям, работающим с наличкой или платежными картами (то есть фактически для всех).
Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом
Предприниматели старой закалки выступают категорически против ККТ, мотивируя это тем, что разобраться во всех этих кнопках без посторонней помощи невозможно.
Однако практика их применения с 2003 года показывает обратное – освоить ККТ не сложнее, чем современный мобильный телефон.
Скорее даже проще, т. к. набор операций в ККТ один и тот же. Как известно, одинаковый набор действий запоминается очень легко, формируя мышечную память – руки сами будут делать привычные движения.
Ранее мы писали, что ККТ импортные, потому дорожают, но это не совсем так.
Они могут быть и отечественного производства, однако комплектующие в них все равно зарубежные, так что скачки курса все равно влияют на стоимость ККТ.
Первая заповедь будущего кассира – прочитать инструкцию.
Только в наших широтах принято сначала собрать аппарат без инструкции, обнаружить «лишние» детали и только потом браться за изучение сопроводительной документации.
Во всем мире начинают с вложенной инструкции – начнем и мы с этого.
1. При запуске аппарата…
Перед первым запуском кассир обязан совершить несколько важных действий:
Проверить целостность ККТ, всех его блоков.
В ККТ нет неважных деталей, но все-таки максимум внимания нужно уделить целостности блока, где хранится наличность, а также фискального накопителя.
Все системы ККТ должны работать, тогда работа на кассовом аппарате станет максимально автоматизированной.
- Затем надо проверить, обнулена ли касса (обнуление производится после каждого рабочего дня, когда из кассового аппарата изымается дневная выручка).
- Параллельно с этим нужно обратить внимание на время и дату в ККТ – правильно ли они настроены.
Проверить все это нужно, распечатав на ККТ нулевой чек, а лучше два.
Это не только поможет в точности сверить дату, но и даст возможность проверить, работает ли печатающий механизм, заправлена ли лента и т. д.
2. Включение кассового аппарата
Если всю работу с ККТ описать пошагово, то инструкция получится такой:
- Осмотреть ККТ визуально, нет ли повреждений, закрыты ли все блоки и т. д.
Включить аппарат: у одних моделей ККТ кнопка на задней панели, а у других вместо нажатия кнопки надо повернуть ключ на передней (в положение «РЕГ»).
Результатом этих действий должно стать включенное табло с четырьмя нулями.
Авторизация ККТ – нужно подключиться к интернету.
Также может быть внутренняя авторизация, если ККТ на предприятии несколько.Авторизация производится специальной картой кассира либо через ввод пароля и логина (чаще всего это служебный номер сотрудника).
Проверка ККТ – специалисты рекомендуют перед началом рабочего дня проверить печать чеков и работу всех систем.
Для этого печатается один или два пустых чека нажатием кнопки «Оплата» или «Наличные» с нулями на табло.
Все, ККТ включен и готов к работе. Этот алгоритм повторяется каждый раз при запуске аппарата.
3. Как обслуживать клиента при работе на кассовом аппарате?
После запуска кассового аппарата пора приниматься за обслуживание клиентов.
Этот процесс также можно показать в виде краткой инструкции:
Если ККТ оснащен сенсором для считывания штрихкода, информация о товаре сразу попадет в компьютер кассового аппарата.
Если нет, стоимость и код товара/категории надо ввести в ККТ вручную.
- Если товаров несколько, то в ККТ надо ввести все данные, как указано в пункте 1.
- Нажмите кнопку «Оплата» либо «Наличные», чтобы покупка была оформлена – это откроет блок ККТ, где хранятся наличные деньги.
- Положите туда оплату либо выплатите клиенту сдачу.
Современные ККТ также подключены к банковскому терминалу для считывания платежных карт.
В этом случае терминал может выдать один либо два чека (зависит от банка).
Если два, один вы отдаете клиенту, а второй оставляете на предприятии для отчетности вместе с ККТ.
- Распечатать чек (производится автоматически) и передать его клиенту вместе с товаром.
Современные ККТ также сами считают сумму сдачи: кассир вводит в ККТ не только сумму покупки, но и сумму, полученную от покупателя, а ККТ сам определяет размер сдачи.
Современный ККТ способен выполнять ряд дополнительных функций.
К примеру, кнопка «%» позволяет продавать товары со скидкой. При этом скидка определяется автоматически, что позволяет не ломать голову кассиру над изменением цены.
Надо всего лишь ввести исходную стоимость товара, а затем нажать на 5 (10 или 15 – это размер вашей скидки) и «%» — и все готово.
PS. Важно, что скидки можно настраивать не только для отдельных товаров, но и для целых групп – обувь, продукты, запчасти.
4. Замена ленты в работе с кассовым аппаратом
Лента, которая превращается вашим ККТ в чеки, регулярно заканчивается. Если торговля у вас идет бойкая, то такое может случаться по несколько раз в день.
Такая ситуация, справедливости ради стоит отметить, бывает редко – разве что в крупных торговых сетях с высоким трафиком.
Но даже если вы мелкий ИП, будьте уверены – лента в вашем ККТ рано или поздно закончится. Работа на кассовом аппарате предполагает, что вы умеете её менять.
Универсальная инструкция по замене ленты в кассовом аппарате (детальнее в инструкциях к конкретным моделям ККТ):
Чтобы понять, что ваша лента на исходе, надо внимательно смотреть за чеками – в конце рулона наносится розовая линия.
Если на последнем чеке такая линия была, значит, лету пора заменить.
- Распечатайте из блока новую ленту.
- Поднимите крышку ККТ в том месте, где лента выдается после покупки (чаще всего сбоку есть защелка, но на старых моделях она никак не фиксируется и просто поднимается вверх).
- Вытащите старую катушку с бумагой и вставьте на её место новую.
- Край вставленной ленты отделите от бобины и вставьте в фиксатор ККТ размоткой вниз.
- Потяните за край ленты, протянув её через бумагоприемник в печатающее устройство ККТ.
- Закройте и зафиксируйте крышку ККТ.
Нажмите клавишу «Вверх» или «ЧЛ», чтобы немного перемотать ленту.
Так она лучше зафиксируется в кассовом аппарате, а самый край ленты покажется из щели, выдающей чеки.
- Если из вашего кассового аппарата торчит лишняя бумага, то рекомендуется оборвать её, чтобы края чека были ровными.
- Старая лента не выбрасывается, а опечатывается и передается ответственному лицу, либо напрямую директору для отчетности по ККТ.
Несмотря на довольно длинное описание из 10 пунктов, все достаточно просто и прозаично: открыл крышку, вытащил старый рулон – вставил новый, закрыл крышку.
Работа на к
biznesprost.com
Как пользоваться кассовым аппаратом и как его выбрать
Если вы решили открыть свой бизнес, то без кассового аппарата здесь не обойтись. В торговле кассовый аппарат считается предметом первой необходимости, ведь налаженная система кассового учета сегодня невозможна без данного устройства. Данная статья подробно расскажет, как пользоваться кассовым аппаратом.
По каким критериям выбрать кассовый аппарат
Для ответа на данный вопрос важно учитывать определенные факторы:
- Масштабы вашей предпринимательской деятельности.
- Характер самой компании.
- Темпы и динамику развития.
- Планируемый товарооборот (здесь может подразумеваться и реализация услуг).
- Интенсивность денежно-наличного потока.
- Предпочтения в функциональности кассового оборудования.
- Ценовой диапазон данного устройства.
Теперь нужно разобраться, как пользоваться кассовым аппаратом.
Использование кассового аппарата
После покупки кассовое оборудование должно пройти обязательную опломбировку в ЦТО и регистрацию в налоговой службе. После этого возможно законное использование контрольно-кассовой техники.
Итак, расскажем, как пользоваться кассовым аппаратом. Инструкция выглядит следующим образом:
- Начиная рабочий день, нужно подключить кассовый аппарат к сети.
- Проверить дату и, если необходимо, подкорректировать ее.
- Текущая дата должна превышать предыдущий Z-отчет. Это нужно для активации текущего режима.
- Снять Х-отчет. Для разных моделей кассовых аппаратов сочетание клавиш при снятии отчетов могут отличаться, но в любом случае то, как пользоваться кассовым аппаратом, производитель обязательно указывает в инструкции.
- После этого на экране аппарата появятся нули, и здесь начинается основная работа кассира: вводятся суммы, подводится итог и распечатываются чеки.
- Во время пересменки проводится сверка суммы, накопившаяся в регистраторе кассового аппарата с наличными в кассе (снимается Х-отчет).
- В конце смены также нужно снять Х-отчет, сверить сумму с наличными в кассе и снять итоговый Z-отчет. При этом происходит копирование информации в фискальную память и обнуление счетчика дневной выручки.
Дополнительные функции кассового аппарата
Основные моменты того, как пользоваться кассовым аппаратом, мы рассмотрели, теперь перейдем к дополнительным функциям.
Сегодня в каждом магазине можно рассчитаться с помощью пластиковой карты. Здесь понадобиться опция безналичной оплаты или отдельная секция на кассовом аппарате (это зависит от модели самой техники). Для этого нужно ознакомиться с инструкцией или проконсультироваться с другим работником.
Также заранее нужно узнать, как на конкретном кассовом аппарате проходят скидки (это может быть просто уменьшение суммы или специально встроенная функция).
Для отмены ошибочно проведенной операции или для оформления возврата существует специальная кнопка на кассовом аппарате. Но здесь важным моментом является и то, что в разных организациях подход к таким вопросам осуществляется по-разному.
Нельзя забывать и про чековую ленту в контрольно-кассовой технике, ведь она имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент. Поэтому при появлении цветных полосок на чеке, нужно срочно заменить чековую бумагу новым рулоном:
- Для этого нужно снять пластмассовую крышку, которая прикрывает ленту.
- Снять со стержня старый рулон и насадить на него новый.
- Теперь нужно подсунуть конец бумажной ленты под вал и нажать соответствующую кнопку на кассовом аппарате.
- Далее закрываем крышку и отрываем чистый чек.
Чековая лента должна вовремя обновляться, чтобы она не закончилась на контрольном чеке, иначе на контрольно-кассовой технике может произойти сбой.
Итак, мы рассмотрели, как правильно пользоваться кассовым аппаратом. При этом нужно работать внимательно и сосредоточенно, так как именно они проверяются в первую очередь. Неправильная работа может привести к штрафным санкциям.
Самые распространенные кассовые аппараты
Самым простым и распространенным кассовым аппаратом является торговое оборудование марки «Меркурий». Оно появилось на рынке в 90-х годах прошлого столетия и с тех пор плотно занимает свою нишу. За прошедшие годы вышло много моделей данной марки.
Как пользоваться кассовым аппаратом «Меркурий»
Выше уже упоминалось, что данные аппараты довольно просты в использовании. Основная их работа описывается в четырех действиях:
- Включение аппарата и проверка правильной даты и времени.
- Установка кассового режима (три раза нажимается кнопка «ИТ»).
- Пробивание чека (сумма покупки, нажатие кнопок «ПИ» и «Итог», соответственно).
- Снятие сменного отчета (два раза нажимается кнопка «РЕ» и два раза — кнопка «ИТ»).
Остальные функции подробно описываются в книге по эксплуатации заводом-изготовителем к каждой конкретной модели.
Кассовое оборудование для аптеки
При ответе на вопрос о том, какими кассовыми аппаратами пользуются аптеки, нужно представить себе оборудование совершенно нового названного учреждения здравоохранения или его переоснащение. В принципе, для аптеки подойдет любой кассовый аппарат, но значительно удобнее в эксплуатации и эстетичнее смотрится установленная современная компьютерная техника.
Это повысит ее конкурентоспособность и привлечет дополнительных клиентов. Такое оборудование стоит, конечно, недешево, но окупается достаточно быстро, тем более что для начала можно обойтись более простыми и дешевыми вариантами. При установке такого оборудования нельзя забывать и про считывающее устройство для пластиковых карт, ведь данный вид расчета уже плотно вошел в нашу жизнь сегодня.
fb.ru
Как работать с кассовым аппаратом 🚩 Финансы 🚩 Другое
Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется Федеральным законом №54-ФЗ от 25 апреля 2003 года. В соответствии с законом некоторые фирмы и индивидуальные предприниматели могут работать без применения ККТ. Например, если предприниматель является плательщиком ЕНВД или работает на основе патента, то кассовый аппарат не используется, в этом случае вместо кассового чека может выдаваться бланк строгой отчетности.
В статье 2 Федерального закона № 54-ФЗ также представлен перечень видов деятельности, при осуществлении которых кассовый аппарат может не использоваться. Во всех остальных случаях для регистрации торговых операции требуется использовать кассовый аппарат.
После приобретения кассового аппарата его следует зарегистрировать в налоговой инспекции, после чего ему присваивается фискальный номер и выдается карточка регистрации ККТ.
Перед началом работы необходимо пробить Х-отчет и нулевой чек. После этого можно приступать к работе с кассовым аппаратом.
В конце рабочего дня необходимо оформить кассовые документы.
Прежде всего снимается Z-отчет. Он представляет собой чек, в котором отражаются показания на начало и на конец рабочего дня. Разница между этими значениями – это дневная выручка.
На основании Z-отчета, кассир заполняет журнал кассира-операциониста и справку-отчет по форме № КМ-6. После этого старший кассир оформляет приходный ордер.
Сумма наличности в кассе может не совпадать со значением дневной выручки. Эта ситуация возникает, если кассир неправильно пробил чек или если в течение дня осуществлялся возврат денежных средств покупателю. В этих случаях оформляется акт по форме № КМ-3, а сумма, указанная в этом акте отражается и в журнале кассира-операциониста.
Сумма денежных средств в кассе может не совпадать с дневной выручка, если часть оплаты производилась с помощью пластиковой карты. В этом случае, в приходном ордере отражается та сумма, которая фактически находится в кассе. А сумма выручки, которая была перечислена по безналичному расчету, отражается в журнале кассира-операциониста.
Если торговая точка работает круглосуточно, то итоговый чек можно пробивать, когда меняется смена. Можно делать это в определенное время, но не реже чем один раз в сутки.
www.kakprosto.ru