Понятие документооборота. Документопотоки. Определение организации работы с документами
Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов.
Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Контроль за исполнением документов.
Информационно-справочная работа. Отправка документов. Систематизация и текущее хранение дел.
Вопрос
Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция управления, нуждающаяся в тщательной и продуманной организации. Эту функцию выполняют специальные структурные подразделения, секретарь или специально назначенное лицо. Порядок работы с документами четко регламентируется, что находит отражение в государственной системе документационного обеспечения управления, в ГОСТе 6.38-97, а также в типовых инструкциях по делопроизводству.
В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.
Причины роста объема документооборота подразделяются на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. Другими словами, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
— бюрократизацию аппарата управления;
— незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;
— неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;
— несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения;
— отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования;
— отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач.
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяются как связанные с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Технологическая цепочка обработки и движения документов делится на следующие этапы:
1. прием и первичная обработка документов;
2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. регистрация документов;
4. контроль исполнения документов;
5. информационно-справочная работа;
6. исполнение документов;
7. отправка документов;
8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Ниже рассмотрим более подробно этапы работы с документами.
Вопрос
Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. Рекомендации по приему и отправке позволяют реализовать основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени.
Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах существуют правила первичной обработки поступивших документов.
1. Проверяется правильность доставки, ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.
5. Ведется учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.
6. При первичной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации. Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты другими каналами информации, например, факсимильные аппараты.
Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.
На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства.
С 1970-х годов широкое распространение получила методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.
Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.
Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя.
Подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).
Вопрос
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Регистрация документов – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи. Регистрация – это фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Контроль исполнения документов – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения и ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Сроки исполнения могут быть указаны в документах, в резолюции, а также определены законодательством или отражены в инструкциях, разрабатываемых на предприятии.
В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.
В ходе предупредительного контроля составляют сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения в целом. Итоговый контроль в сочетании с предупредительным является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля выступает периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.
Существуют ручная сроковая картотека и автоматизированная система контроля.
Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца, а за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.
Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Эта форма контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и, таким образом, видеть загрузку каждого, а также увязать программу контроля с премированием сотрудников. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, выступает составной частью комплексной программы автоматизации документооборота.
Вопрос
Важнейшая задача службы делопроизводства – владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов.
Информационно-справочную работу можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен ящик или несколько ящиков. Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности. Отдельно ведутся следующие картотеки: на обращения граждан, на законодательно-нормативные и распорядительные документы, на исполненные и неисполненные документы. Общий срок хранения карточек -три года.
До внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам являлась слабым участком работы делопроизводственных служб.
Современные автоматизированные системы позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Компьютерные технологии во много раз уменьшают время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно влияет на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Отправка документов, так же как и получение проводится централизованно. Получив документ к отправке, проверяют наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования. Эти элементы обязательны как при отправке по почте, так и по факсу. Если документ представлен не в полном объеме или неправильно оформлен, его отправляют исполнителю на доработку. Если документы отправляют по почте, то их конвертируют. В случае, когда в один адрес направляется несколько документов, то их вкладывают в один конверт.
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было оперативно находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов.
Систематизация (формирование дел) – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Для правильного формирования дел и обеспечения возможности использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с различными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Под номенклатурой дел понимают систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
Наиболее подробно вопросы, касающиеся организации текущего хранения дел, рассмотрим в следующей теме.
ТЕМА № 8
«Обработка входящих, исходящих, внутренних документов»
megaobuchalka.ru
2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов
На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы потоков документов, регламенты документооборота и т.п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.
С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие входящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»).
Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию — это направить внутренний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению.
В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение.
Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и целостностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадресации их по назначению.
Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки:
экспедиционной обработке;
первичной регистрации;
индексированию документов;
открытию «Регистрационных карточек»;
передаче на рассмотрение руководству.
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ — экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые документы и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и запись установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1).
Таблица 2.1. Список регистрируемых и нерегистрируемых документов
1. Перечень регистрируемых документов: | 2. Перечень нерегистрируемых документов: |
1.1 поступающие из вышестоящих организаций; 1.2 направляемые в вышестоящие организации; 1.3 приказы по вопросам внутрен- ней деятельности; 1.4 приказы по личному составу; 1.5 протоколы; 1.6 докладные записки; 1.7 предложения; 1.8 заявления. | 2.1. письма для сведения; 2.2. телеграммы о разрешении отпуска; 2.3. ТЗ на командировки и сметы затрат; 2.4. сообщения о заседании в повестке дня; 2.5. графики, наряды, заявки; 2.6. сводки; 2.7. учебные планы, программы; 2.8. рекламные извещения, программы совеща- ний, конференций; 2.9. прайс-листы; 2.10. технические условия; 2.11. юридические документы, претензии; 2.12. нормы расходов материалов; 2.13. поздравительные письма, пригласительные билеты; 2.14. документы о заключении коллективных до- говоров; 2.15. бухгалтерские документы; 2.16. печатные издания; 2.17. формы статистической отчетности; 2.18. корреспонденция с пометкой «лично»; 2.19. нормы расхода материалов; 2.20. объяснительные записки; арбитражные, исковые документы. |
На нерегистрируемых документах проставляют только «дату поступления», и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т. е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, — это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
На регистрируемых документах проставляется «дата поступления» и «регистрационный номер», т. е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используются следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также «Номенклатура документов».
Другой важной операцией является индексирование документа, т. е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа — это составной реквизит и состоит из трех частей:
Индекс документа = Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер,
где:
код отдела характеризует место исполнения документа,
индекс дела — место хранения этого документа,
На каждый регистрируемый документ открывается «Регистрационная карточка», если поток документов достаточно велик, или делается запись в «Журналах регистрации входящих и внутренних документов» при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2., 2.3).
Таблица 2.2. Журнал регистрации входящих документов
Дата поступления, индекс документа | Корреспондент, дата, индекс | Заголовок текста документа | Резолюция | Отметка об исполнении |
Таблица 2.3. Журнал регистрации внутренних документов | ||||
Дата поступления, индекс документа | Исполнитель | Заголовок текста документа | Резолюция | Отметка об исполнении |
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение.
В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмотрение согласно регламента прохождения каждого документа.
Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд операций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре:
разработка проекта документа в структурном подразделении;
согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
утверждение документа руководством;
регистрация документа;
индексирование документа;
экспедиционная обработка документа;
отправка документа.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в СДОУ.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. рис. 2.4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу.
Таблица 2.4. Журнал регистрации исходящих документов
Дата поступления, Адресат Заголовок текста документа Резолюция Отметка об индекс документа исполнении
Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.
studfile.net
Входящие документы
Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Рисунок 6.1). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемыеинерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
Документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.
Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.
При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Исходящие документы
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Рисунок 6.2).
Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
studfile.net
1.3. Понятие документа, документопотока, документооборота
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько ее видов: управленческая, экономико-статистическая, научно-техническая, юридическая, и др. Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования, так к управленческой информации предъявляются следующие:
полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и, в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ — это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации (СД). В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.
В системе документации, используемой в любой экономической системе, по содержанию можно выделить класс управленческих или организационно — распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.
Каждый выделенный класс, в свою очередь, по виду может делиться на подмножества документов. Так, среди экономико-статистических документов выделяют плановые, финансовые, статистические, бухгалтерские документы и др. К числу ОРД относят организационные, распорядительские и информационно-справочные документы. Научно-технические документы включают в себя стандарты, чертежи, техническую и технологическую документацию по изготовлению продукции. Юридические документы можно разделить во видам права: гражданского, уголовного, налогового, арбитражные документы и проч. Каждый вид документов можно подразделить по степени официальности на два класса: официальные и личные. По месту составления все документы делятся на внешние (входящие) и внутренние, которые могут оставаться как на предприятии, так и отправляться другим организациям, т. е. быть исходящими.
По уровню управления все документы так же, как и экономические системы можно разделить на четыре группы: государственного уровня; министерств; объединений -корпораций; предприятий, фирм или организаций.
По количеству вопросов, содержащихся в документе, можно выделить простые (например, «Докладная записка») и сложные документы (например, «Бизнес-план», «Договор»). По степени подлинности документы под разделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов:
ручного заполнения;
машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры содержащейся в них информации в ЭВМ;
машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных;
автоматического заполнения и выдачи информации на печать.
По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой. По языку отображения информации выделяют текстовые документы, табличные, графические, документы с аудиоинформацией и мультимедийные документы.
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Доку-ментопотоки экономической системы делятся:
на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
операционный — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;
универсальный — отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
studfile.net
Входящие документы: тонкости и нюансы обработки
Входящие документы — важнейшая часть документооборота предприятия. Исчерпывающий перечень процедур по обработке входящих документов, тонкости и нюансы работы с ними вы найдете в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у каждого документопотока есть особенности:
направление движения входящих — от момента поступления в компанию до их исполнения;
направление движения исходящих — от момента создания до отправки в другую компанию;
направление движения внутренних — от создания до исполнения и направления в делопроизводство.
В настоящее время значительная часть деловых бумаг появляется в электронном виде. Обрабатываются они как правило, без копирования на бумажный носитель. Однако основная масса документации по-прежнему создается на бумаге. Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.
Справка
Основные процедуры по обработке входящих документов
При движении входящей документации службой ДОУ выполняются следующие процедуры:
Проверка правильности доставки документов и их оформления.
В случае ошибочной доставки письма возвращаются в почтовое отделение. К последующей обработке должны приниматься только правильно оформленные документы. Они должны обладать юридической силой и быть присланными в полном комплекте.
При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений поступившие деловые бумаги следует вернуть в организацию-отправитель. К ним нужно приложить сопроводительное письмо с указанием причины возврата. Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.
Первичная обработка документов
Если на адрес компании поступает письмо с пометкой «лично» или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. 
В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.
Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить.
Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.
Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.
Предварительное рассмотрение документов.
Сортировка поступивших деловых бумаг (или предварительное рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:
документация, передаваемая на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;
документация, передаваемая для исполнения в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям.
Предварительное рассмотрение поступившей документации имеет важное значение при организации документооборота. Оно позволяет повысить скорость движения документации в ходе ее обработки. А также освободить руководителя организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.
На рассмотрение руководителю организации передаются оригиналы либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее важным вопросам.
Регистрация документов в учетных формах.
Все подлежащие исполнению деловые бумаги сначала регистрируются в учетных формах. После этого они передаются руководителю организации или в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Справка
Зачем нужна регистрация?
При регистрации деловую бумагу вводят в информационно-справочную систему. Это обеспечивает:
- письменное закрепление сведений о созданных или полученных;
- сохранность деловых бумаг, устранение возможности их утраты;
- быстрый поиск информации о поступивших или созданных документах;
- количественный учет обрабатываемых в организации деловых бумаг для подсчета объема документооборота;
- восстановление из регистрационных форм информации о документах при утрате подлинников;
- контроль исполнения.
Сегодня регистрация деловых бумаг — это введение сведений о них в электронные базы данных. Однако все еще продолжают использоваться такие традиционные понятия, как регистрационная форма и регистрационный индекс.
Под регистрацией в современном делопроизводстве принято понимать процедуру присвоения ей регистрационного номера и внесение данных в Журнал регистрации.
Регистрационный номер деловой бумаги также называют регистрационным индексом. Это специальное обозначение, состоящие из цифр или цифр и букв.
Журнал регистрации входящих документов — особый учетный документ, предназначенные для учета, поиска и контроля данных.
Какие документы подлежат обязательной регистрации?
Справка
Обязательной регистрации подлежат следующие виды деловых бумаг:
- требующие обязательного исполнения;
- используемые в качестве руководства;
- используемые в качестве справочных материалов;
- требующие отправки в другие компании.
Рекламные, информационные материалы, а также извещения о выставках и презентациях, приглашения на обучение, семинары и курсы регистрации не подлежат.
Совет. Перечень нерегистрируемых в организации документов имеет смысл закрепить в Инструкции по ДОУ.
Регистрироваться должны деловые бумаги, связанные с различными направлениями деятельности организации. Например, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые, кадровые, организационно-распорядительные и т. д.
Где должны регистрироваться документы?
На практике часто возникает вопрос о месте регистрации документов. Особенно тех, что обрабатываются в разных структурных подразделениях. Очевидно, что не всю документацию должна регистрировать служба ДОУ. Деловые бумаги специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в соответствующих подразделениях.
Совет. Разработайте перечень деловых бумаг, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.
Подробнее о том, как происходит регистрация; какие деловые бумаги нужно регистрировать, а какие нет, а также из чего состоит регистрационный номер, читайте в статье Правила регистрации документов.
Справка
Передача документов на рассмотрение руководителю организации или на исполнение в структурные подразделения.
Передавать деловые бумаги ответственным исполнителям принято только под подпись для подтверждения факта получения ее сотрудником. Это исключает возможность потери.
При передаче деловых бумаг делается соответствующая отметка в регистрационной форме.
Рассмотрение документов руководителем организации и принятие управленческих решений (простановка резолюций)
Рассмотренные руководителем деловые бумаги возвращаются в службу ДОУ. Там, где в регистрационную форму переносится резолюция, проставленная руководителем.
Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям)
В соответствии с резолюциями документация передается на исполнение в структурные подразделения организации (ответственным исполнителям).
Читайте также:
Как происходит исполнение входящих документов
Обратите внимание, что деловые бумаги, поступившие с службу ДОУ, должны и быть обработаны и переданы исполнителям в день поступления.
В том случае, если исполнение осуществляется несколькими отделами и разными должностными лицами, необходимо сделать необходимое количество копий входящих деловых бумаг. Оригинал входящий бумаги должен быть передан исполнителю, являющимся ответственным, а копии (заверенные) — другим исполнителям.
Исполнение документов осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений.
Задания, которые необходимо выполнить, содержатся либо в тексте (например, в распорядительной части текста приказа, в постановляющей части текста протокола), либо в тексте деловой бумаги и резолюции руководителя, проставленной на этом документе (например, в письме, служебной записке, заявлении).
Контролируют исполнение руководители организации и структурных подразделений, служба делопроизводства и ответственные исполнители.
Служба делопроизводства контролирует исполнение организационно-распорядительных бумаг. Деловые бумаги других систем контролируются соответствующими подразделениями или работниками.
Служба делопроизводства должна организовать исполнение документа после его издания или рассмотрения руководителем организации. Каким образом?
Передать оригинал исполнителю после его регистрации или рассмотрения, размножить бумагу в нескольких экземплярах (по числу исполнителей), оказать методическую помощь в случае вынужденного перенесения срока исполнения и т. д.
Работа исполнителя требует своевременной и качественной подготовки ответа или выполнения предусмотренных заданием мероприятий.
Как правило, каждый исполнитель достаточно ответственно относится к выполнению поручений руководства. Однако это не исключает необходимости контроля исполнения деловых бумаг в целях исключения срыва сроков исполнения.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под контролем исполнения документов понимается совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение.
Справка
Контроль позволяет решать следующие задачи:
- осуществление учета исполнения деловых бумаг;
- своевременно обнаружение исполнения;
- доведение до руководства информации о ходе исполнения;
- своевременное выявление и устранение факторов, вызвавших неисполнение деловых бумаг;
- усиление личной ответственности исполнителей за соблюдение сроков исполнения;
- укрепление дисциплины сотрудников, ответственных за исполнение.
Процедура контроля исполнения состоит из:
- осуществление постановки деловой бумаги на контроль;
- доведение бумаги до исполнителя в указанные сроки;
- ведение контроля за ходом исполнения бумаги;
- снятие бумаги с контроля;
- учет и анализ результатов контроля, доведение информации до руководства.
В небольших организациях, в которых объем контролируемой документации сравнительно невелик, процедура контроля осуществляется в ручном режиме. Для этого традиционно используются регистрационно-контрольные карточки. В случае необходимости, например для контроля процесса службой ДОУ, может быть изготовлен дополнительный экземпляр карточки.
Если в организации используется журнальная регистрация деловых бумаг, то создание контрольной карточки также является необходимой процедурой.
Подробнее о том, как происходит контроль документов; какие бывают объективные причины неисполнения, а также как оформляются сведения об исполнении бумаг, поставленных на контроль, читайте в статье «Контроль исполнения документов«.
Справка
Завершение исполнения документов
По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.
Направление исполненного документа в дело
Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Подробнее о том, определить объем документооборота вашей организации; оформить сведения о количестве обработанных документов, а также как рассчитать штатную и явочную численность делопроизводственного персонала читайте в статье «Технология работы с документами. Документооборот«.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Глава 1. Порядок работы с документами
В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота — основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии — от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.
В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот. Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота — прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся
| входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций |
|
|
| исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы |
|
|
| внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы |
|
|
Схема работы с входящими документами
Схема работы с исходящими документами
Прием и первичная обработка
Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение — экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.
Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.
| Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату |
|
|
| Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю |
|
|
| Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения |
|
|
| Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям |
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.
studfile.net