Обеспечение документооборота: Новинки IT-индустрии, обзоры и тесты компьютеров и комплектующих

Отдел организационного обеспечения и документооборота

1. Основными задачами отдела являются:

1.1.Осуществление деятельности по вопросам документационного оборота на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, и организационного обеспечения деятельности комитета.

1.2.Обеспечение документооборота, образующегося в результате деятельности комитета в автоматизированной системе электронного документооборота, в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления федеральными стандартами, нормативно-методическими документами Росархива и комитета.

1.3.Обеспечение своевременной обработки документов, их регистрацию, доведение до исполнителей, учет, контроль, отправку служебной корреспонденции, формирование номенклатуры дел комитета.

1.4.Осуществление своевременного приема, регистрации, учета и хранения поступающих заявлений и обращений граждан, оперативный поиск и выдачу информации по документам, контроль за своевременной подготовкой структурными подразделениями комитета ответов по заявлениям и обращениям граждан и организаций.

1.5.Осуществление оперативного информирования председателя комитета и его заместителей о количестве и характере обращений граждан, результатах анализа их рассмотрения.

1.6.Организация и обеспечение деятельности архива комитета.

1.7.Обеспечение исполнения поручений федеральных и региональных органов власти и документов с контрольными сроками исполнения, осуществление контроля за их исполнением структурными подразделениями комитета.

1.8.Осуществление вычитки и редактирования докладов и отчетов, направляемых за подписью председателя комитета в аппарат Губернатора Волгоградской области с целью устранения орфографических и пунктуационных ошибок, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера.

1.9.Взаимодействие с секретариатом курирующего заместителя Губернатора Волгоградской области, иными структурными подразделениями аппарата Губернатора Волгоградской области.

1.10.Внесение предложений и участие в подготовке проектов, постановлений или распоряжений, при выявлении несоответствия нормативных правовых актов Волгоградской области федеральному законодательству либо необходимости принятия новых нормативных правовых актов в развитие федерального законодательства по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

1.11.Внесение предложений и участие в подготовке проектов правовых актов комитета, соглашений, подготовка служебных (докладных) записок и писем по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

1.12.Информирование руководства комитета о состоянии исполнительской дисциплины.

1.13.Формирование через средства массовой информации положительного общественного мнения о деятельности комитета.

2. Основные функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

2.1.Организует ведение документационного обеспечения комитетав соответствии с Инструкцией по делопроизводству комитета.

2.2.Обеспечивает эффективную работу приемной комитета.

2.3.Организует техническое обеспечение деятельности комитета.

2.4.Организует обработку документов, поступающих по каналам факсимильной связи; прием и передачу текстов служебных документов по официальным каналам электронной связи.

2.5.Обеспечивает работу структурных подразделений комитета в автоматизированной системе электронного документооборота (прием, первичная обработка, регистрация, работа с исходящими электронными документами).

2.6.Оказывает органам исполнительной власти Волгоградской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, гражданам методическую поддержку по вопросам, входящим в компетенцию отдела, готовит по ним предложения и ответы;

2.7.Выполняет поручения руководства комитета, органов власти по вопросам, отнесенным и связанным с деятельностью комитета в рамках компетенции отдела.

2.8.Отправляет, получает простую, заказную и ценную корреспонденцию.

2.9.Обеспечивает регистрацию и учет обращений граждан, организаций и ответов на них.

2.10.Осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков исполнения контрольных документов и поручений, поступающих из аппарата Губернатора Волгоградской области, Волгоградской областной Думы, иных организаций.

2.11.Участвует в организации, проведении совещаний с представителями органов исполнительной власти Волгоградской области, органов местного самоуправления и организаций по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

2.12.Участвует в разработке порядка проведения совещаний председателем комитета, их организационно-технической подготовке.

2.13.Участвует в организации в организации работе совещаний, семинаров, комиссий и иных коллегиальных органов.

2.14.Обеспечивает размещение новостной информации на странице комитета на сайте комитета в составе портала Губернатора и Администрации Волгоградской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2.15.Осуществляет получение и хранение почтовых принадлежностей комитета.

2.16.Организует работу по обработке, ведению и хранению документов ведомственного архива.

2.17.Осуществляет разработку сводной номенклатуры дел комитета.

2.18.Проводит работу по формированию дел постоянного срока хранения.

2.19.Осуществляет выдачу необходимых справок по письменным заявлениям на основе данных объединенного ведомственного архива.

2.20.Участвует в работе постоянно действующей экспертной комиссии комитета по подготовке к передаче в архив документов, имеющих постоянные сроки хранения; осуществляет работу по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве и по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

2.21.Осуществляет передачу документов комитета на государственное архивное хранение.

Электронный учебный курс: ДОУ

Объект, предмет, цель изучения дисциплины
«Документационное обеспечение управления».
Основы работы с электронным курсом

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины   заключается  в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Кафедра «Экономика, организация и коммерческая деятельность»

рада представить Вам новый электронный учебный курс по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Основная идея курса — собрать все необходимые материалы для обучения, сделать процесс освоения материала как можно более удобным и приятным. На страницах курса вы найдете не только лекции и задания к практикам с комментариями по их выполнению, но и ссылки на все необходимые нормативно-правовые документы: законы, ГОСТы, Постановления, классификаторы и др. Именно для данной дисциплины доступ к документам принципиально важен, а удобная организация такого доступа, когда из любой темы лекций и практик Вы сразу сможете перейти к тексту нужных документов, делает освоение курса более продуктивным.

В разделе «Лекции» Вы сможете ознакомиться с тезисами лекционных занятий, достаточно выбрать номер и формулировку темы: либо из общего списка в разделе, либо из выпадающего меню, размещенного на странице каждой лекции — это позволит быстро перемещаться по темам.

В разделе «Практики» представлены все материалы для проведения практических занятий: по пунктам изложены все задания и даны ссылки на необходимые документы. Для быстрого перехода также можно использовать верхнее меню, расположенное на странице каждой практики.

В разделах «Нормативные документы» и «Бланки и формы» собраны все документы, необходимые для изучения курса: здесь Вы можете быстро найти нужный документ, указав, к какой группе он относится: Законы, Классификаторы, Постановления и прочее.

В разделе «Литература» представлен список основной и дополнительной литературы, включая и нормативные документы, также с возможностью быстрого доступ к их просмотру.

Раздел «Глоссарий» предназначен для ознакомления с основными определениями и понятиям дисциплины.

Раздел «Контрольный блок» включает в себя задания для самостоятельного выполнения, вопросы к экзамену и зачету, тестовые задания.

Удачной и приятной Вам работы!

Авторы курса: к.э.н., доцент Шнякина Ю.Р., ассистент Торгушина Е.В.

Программная реализация курса: Савина Т.В.

 

 

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Выбор системы документооборота: список требований к системе

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

• бизнес-требования
• требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

• пользователи системы
• хранилище данных
• работа с документами
• работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) — 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь	Дата	Операция	Комментарий
Иванов	10.10.02	Создание	Документ создан
Сидоров	12.10.02	Создание копии	По приказу №5.783.3
Петров	15.10.02	Создание резолюции	Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Работа с бизнес-логикой

Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов – от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.

Требования к ресурсам системы документооборота

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения системы документооборота

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом  будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

1. Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов. 
2. Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная  

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

• защищенность протокола связи
• интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

 

2. Авторизация

• возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
• организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

 

3. Разграничение прав доступа к документам

• возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
• делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

• зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

 

2. Поиск документов

• поиск по полям документа
• контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

 

3. Архивация документов

• вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

 

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

• только для чтения
• с возможностью сохранения изменений

 

Работа с документами

1. Работа с типами документов

• создание новых типов
• наличие конструктора форм
• справочные (подстановочные) поля
• история документа
• отслеживание версий документов

 

2. Конвертация документов

• сканирование
• импорт из других форматов файлов

 

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

2. СУБД

• необходимость приобретения сторонней СУБД

 

3. Зависимость от сторонних продуктов

• наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

 

4. Аппаратная часть

• производительность компьютеров

Стоимость продукта

 

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

• СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

• соответствие документации текущей версии продукта
• наличие электронных обучающих материалов
• освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

• доступность управляющих элементов
• количество элементарных операций для выполнения действий

Опубликовано на интернет-сайте «Независимого ресурса  Всероссийского Сообщества CIO» 11 марта 2003 г.

Документационное обеспечение управления

 

 Документационное обеспечение управления и архивоведение (квалификация – специалист по документационному обеспечению управления, архивист)

Область профессиональной деятельности выпускников: деятельность в секретариатах, службах документационного обеспечения, кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений, в органах местного самоуправления, негосударственных организациях всех форм собственности, общественных организациях (учреждениях).

Объектами профессиональной деятельности выпускников являются:

• документы, созданные любым способом документирования;
• системы документационного обеспечения управления;
• системы электронного документооборота;
• архивные документы;
• первичные трудовые коллективы.

Специалист по документационному обеспечению управления, архивист готовится к следующим видам деятельности: организация документационного обеспечения управления и функционирования организации; организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации; выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих (приложение к ФГОС).

Срок обучения:

На базе 9 классов – 2 г. 10 мес.

Управление — это делать дела правильно; лидерство — это делать правильные дела. (Питер Драккер)

Любая управленческая деятельность связана с закреплением информации в документе. Каждую минуту в мире создаю не одну тысячу документов. Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами.

Делопроизводство – слово не очень выразительное, даже несколько скучноватое. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – звучит более солидно, современно и привлекательно. ДОУ – это направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Объектами профессиональной деятельности являются:

• документы, связанные любым способом документирования;
• системы документационного обеспечения управления;
• системы электронного документооборота;
• архивные документы и архивное хранение;

Чему научат:

В процессе обучения студенты получают практический опыт и глубокие профессиональные знания и навыки в следующих областях: документоведения, документационного обеспечения управления, организации  нормативно-правовых основ архивного дела, профессиональной этики и психологии делового общения, управления персоналом, менеджмента, экономики организации, правоведения и многих других.

Требования к личностным качествам специалиста:

— ответственный и инициативный;

— умеющий самообразовываться;

— коммуникабельный и целеустремленный;

— организованный и исполнительный;

— доброжелательный и умеющий слушать;

— эмоционально устойчивый, толерантный;

— брать на себя ответственность за принятие решений.

Именно таких специалистов ждут работодатели!

Ваши перспективы

Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» открывает широкие горизонты в плане трудоустройства.

У этой профессии большое будущее. Вы можете работать инспектором отдела кадров, делопроизводителем, секретарем – руководителя, офис -менеджером, секретарем, можно руководить небольшой организацией.

Студенты, обучающиеся по данной специальности, имеют возможность пройти практику в лучших предприятиях города и области:

Базы практики для специальности

«Документационное обеспечение управления и архивоведения»

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по ЯО

                                                                                     

НОУ ДПО Центр делового образования Ярославская торгового-промышленная палата

 «Федеральная кадастровая палата Росреестра»  по ЯО (БТИ)

Северная дирекция по энергообеспечению структурное подразделение Трансэнерго Филиал ОАО «РЖД»,

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» г.Ярославль

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №5 по Ярославской  Области

Управление Федеральной службы исполнения наказаний по Ярославкой области

Сделайте свой выбор! И Вы сможете успешно работать в любых сферах делопроизводства!

 

ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ

В настоящее время человечество вступило в информационную эпоху, где основным фактором производства является информация. Основным материальным носителем информации выступает документ, который возник в 6 – 4 тысячелетии до н.э. Первая пиктографическая письменность возникла  в Египте  и Междуречье в VIII – VI вв. до н.э.

На протяжении всего времени объемы информации, необходимые для решения социально-экономических, технических и научных задач, постоянно росли. Это вело, с одной стороны, к изменению знаковой системы, несущей информацию, с другой стороны, к качественным изменениям, которые претерпели сами материальные носители информации. Глиняные дощечки, береста, пергамент и только с середины ХVI века стали писать на бумаге. Тяжелым быль и стиль документов: «таковой», «честь имею покорнейше просить», «вышепоименованный»

Носители информации

 

Носители информации ХХI века

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в нашей стране появились первые приказы – центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно сформировался слой профессиональных  чиновников-знатоков своего дела. Человек, занимавший должность в «приказе», обязан был хорошо знать «законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей».

 Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа- «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

  В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы ленты бумаги шириной 15 – 17 см и различной длины,  документы наматывались на палочки и свитки. Например, Соборное Уложение 1649 года, содержащее основные законы России, имело общую длину столбца 309 метров. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, делопроизводители,  конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня: введение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Русская классическая литература широко рассматривает персонажи секретарей в произведениях А.С.Пушкина, «Станционный смотритель»,  А.С.Грибоедова «Горе от ума», Н.В.Гоголя «Шинель», «Записки сумасшедшего» и другие.

На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. Многие руководители того времени  понимали, что именно с секретарем в первую очередь сталкиваются граждане, они готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений и решают многие другие вопросы.

Профессия секретарь, имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь (офис-менеджер), секретарь-машинистка, секретарь – переводчик.

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста,  помощника руководителя, человека, владеющего различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей – женщины, хотя встречаются секретари-мужчины, особенно в органах власти.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность, а для этого нужны знания.

В настоящее время специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» приобретает большую популярность, как у девушек, так и у юношей.

У этой профессии большое будущее, и те, кто полюбят свою профессию и будут стремиться к совершенству, согласятся – лучшие страницы истории в России профессий: секретаря, делопроизводителя, архивариуса еще будут написаны. 

 

 

Управление документооборота и делопроизводства — Верховный Суд Российской Федерации

         Управление документооборота и делопроизводства Верховного Суда предназначено для осуществления методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка организации документооборота и ведения делопроизводства в Верховном Суде, а также для выполнения других задач и функций, предусмотренных приказами и распоряжениями по Верховному Суду, в пределах установленных полномочий.

         Основными направлениями деятельности Управления документооборота и делопроизводства Верховного Суда являются:

• организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности Верховного Суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов;
• приём доставляемых в установленном порядке в Верховный Суд судебных дел, письменных обращений, жалоб, запросов, законов и иных нормативных правовых актов, а также других служебных документов, их первоначальный учёт, распределение и передача для регистрации в структурные подразделения Верховного Суда;
• регистрация, подготовка к докладу документов, требующих решения Руководства Верховного Суда, передача этих документов в соответствии с поручениями Руководства Верховного Суда в структурные подразделения Верховного Суда и контроль за их исполнением;
• приём от структурных подразделений Верховного Суда, обработка, учёт и отправка исходящей корреспонденции Верховного Суда;
• формирование и хранение нарядов;
• согласование проектов приказов и распоряжений по Верховному Суду и их регистрация после подписания;
• осуществление автоматизированной подготовки документов, выполнение копировальных и множительных работ в Верховном Суде;
• осуществление корректорской обработки проектов постановлений и материалов Пленума Верховного Суда, обзоров судебной практики судебных коллегий Верховного Суда и иных документов;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Верховного Суда;
• осуществление временного хранения и использования документов, находящихся в архивном фонде Верховного Суда, и подготовка их для передачи на государственное хранение;
• обеспечение установленного порядка при подготовке и проведении судебных заседаний по делам, рассматриваемым Верховным Судом;
• обеспечение несения службы ответственными дежурными по Верховному Суду.

Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

Договорной документооборот

Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

Мобильность и удаленная работа

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Юридически значимый документооборот

Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Постановка задач и контроль исполнения

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Электронный архив, долговременное хранение документов

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Отчеты и аналитика

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

Управление заседаниями/совещаниями

СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Управление проектами/портфелями проектов

Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

АО КБ «ДельтаКредитБанк»

ОАО «ВТБ-Лизинг»

ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)

ЗАО «ТВЭЛ-СТРОЙ»

ОАО «Оборонстрой»

АО «Газстройпроект»

ПАО «Росгосстрах»

Международный аэропорт «Уфа»

ОАО «Белвнешэкономбанк»

ОАО Енисейское речное пароходство

ООО «Газпром флот»

Национальный расчетный депозитарий

Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания

«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией…»
Руководитель проекта И.В. Казанцева

Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД…»
И.о. главного врача Е.А.Сараева

Что такое Управление документами (DMS)?

Что такое Управление документами (DMS)?

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученных с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD / ERM и системы вывода, а также системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

---

Attention Visual Learners: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

---

Управление документами — одна из технологий, предшествующих управлению контентом, и не все это давно было доступно только на автономной основе, как и его собратья по созданию образов, рабочему процессу и архивированию. Он обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом, налагая средства контроля и возможности управления на «тупые» документы.Благодаря этому, когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

• Регистрация / выписка и блокировка, чтобы координировать одновременное редактирование документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого человека.
• Контроль версий, поэтому можно сохранить вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий, выпущенных до
• Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.
• Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто и что делал с документом в течение его жизненного цикла в системе.
• Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге стало частью управления контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря внедрению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или голос. файлов, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.

Системы управления документами

сегодня варьируются по размеру и охвату от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартной практики хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

• Место хранения
• Безопасность и контроль доступа
• Контроль версий
• Контрольный журнал
• Регистрация / выселение и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, это также общий компонент в среде управления корпоративным контентом.

Что такое документооборот? Определение.

Что такое документооборот? Определение.

ОТЧЕТ Отчет о состоянии брендинга: издание 2021 г.

Только что выпущенный!

Что такое документооборот?

Слово «управление документами» описывает процесс захвата, хранения и извлечения электронных версий ранее существовавших бумажных документов через файлы PDF, файлы текстовых редакторов и цифровые изображения.

Чтобы управлять своими цифровыми документами и получить дополнительную безопасность, контроль доступа, централизованное хранилище и оптимизированные параметры поиска и извлечения, многие компании используют системы управления документами.

Хотите превратить эти устаревшие бумажные документы в цифровые? Возможно, вы стали последней жертвой революции цифровой трансформации . Узнайте больше о том, как Bynder может вам помочь.

Каковы преимущества систем управления документами?

По сравнению с ручной обработкой физических файлов, системы управления документами сокращают затраты, риск человеческой ошибки, физического повреждения, проблем с поиском и предоставляют практически неограниченное пространство для хранения.

Хотя большинство организаций по-прежнему имеют физические файловые системы для хранения бумажных документов, они становятся все менее распространенными, поскольку большинство документов теперь создается в цифровом виде, прежде чем печататься на бумаге, только в случае необходимости.

Благодаря использованию метаданных (информация, которая включает: название, описание и дату хранения), системы управления документами оптимизируют рабочие процессы вокруг цифровых документов, обеспечивая:

• Простое индексирование для поиска и извлечения — сокращение времени, необходимого для найти нужные документы.
• Добавлена ​​безопасность — контроль доступа и права редактирования для защиты конфиденциальной информации.
• Расширенное сотрудничество — одновременная работа нескольких пользователей с документами, в то время как система отслеживает изменения и историю.
• Контроль версий — позволяет пользователям отслеживать изменения и действительность с течением времени.

Системы управления документами — раннее решение для хранения и управления физическими файлами. Управление цифровыми активами Bynder — это более продвинутый класс программного обеспечения, созданного для управления всеми типами файлов (в частности, мультимедийными), чтобы не отставать от постоянно развивающихся цифровых потребностей современных компаний.

Узнайте больше о преимуществах DAM из нашего бесплатного руководства: DAM для чайников .

---

Что такое система управления документами

Многие потребители отказались от бумажных документов раньше, чем это сделали организации. Существует понятная путаница в отношении того, чем новые технологии коммерческого уровня, такие как система управления документами, отличаются от технологий управления контентом потребительского уровня. Многие руководители отрасли не понимают различий, даже несмотря на рост популярности и инноваций, лежащих в основе технологии.

Хотя система управления документами не включает слово «предприятие» в своем названии, как, например, Enterprise Content Management (ECM), DMS по-прежнему классифицируется как технология корпоративного уровня, особенно для малых и средних организаций. Это различие важно для понимания функций системы управления документами и обеспечения того, чтобы организация внедряла технологии, необходимые для улучшения внутренних процессов и рабочего процесса . Системы управления корпоративным контентом и подобные программы управления просто не делают этого.

Например, многие облачные решения потребительского уровня, такие как Dropbox.com или хранилище iCloud, позволяют покупателям в первую очередь хранить, сжимать и обмениваться информацией в облаке для доступа в будущем. Это доступные функции практически для любого потребителя. Поскольку эти технологии являются простыми расширениями файлового сервера, многие думают, что система электронного управления документами сродни этим технологиям, функционируя просто с пропускной способностью общего диска, которую можно найти в типичной операционной системе.Однако это предположение не отражает широту универсальности и функциональности, которые использует DMS.

Например, единственная защита, которую предлагают вышеупомянутые технологии потребительского уровня, — это требование формы входа в систему. Даже если сравнить DMS с технологией зашифрованного флеш-накопителя, она все равно не будет соответствовать базовым стандартным функциям безопасности традиционной DMS. Флеш-накопитель, в зависимости от транзакций организации, может потребоваться отправить обычной почтой на физический адрес, на дом или в офис, что откроет шлюзы для человеческой ошибки в процессе обычной почты, такой как отправка на неправильные адреса или потенциально повреждение флэш-накопителя из-за ненадлежащей транспортировки и обращения.

Хотя облачные решения потребительского и корпоративного уровня имеют схожие преимущества, такие как обход обычной почты и удаление ненадежных процессов резервного копирования на компакт-дисках, DMS позволяет гораздо больше, даже если смотреть только со стороны перспектива функций безопасности.

Например, DMS разработана для обеспечения соответствия с организационной точки зрения за счет встроенных функций сетевой безопасности, организационно оптимизированных рабочих процессов и порталов общего доступа к клиентам с высоким уровнем шифрования.Они полезны для конфиденциальной информации, находящейся в пути или в хранении, как внутри, так и извне. Эти функции обеспечивают гораздо больше, чем потребности потребителей, — помогают организациям избежать судебных исков, вызванных перехватом и утечкой конфиденциальной информации. Проще говоря, автоматизированные рабочие процессы приводят к меньшему количеству бизнес-ошибок в организации.

Кроме того, решения DMS как технологии корпоративного уровня помогают очень быстро извлекать правильные документы, формы и данные и поддерживают регулярное автоматическое резервное копирование в центры обработки данных с несколькими точками присутствия.Взлом корпоративной или организационной информации с DMS практически невозможен. Эти специфичные для системы управления документами функции резервного копирования также обеспечивают непрерывность информации для организаций в случае стихийных бедствий или вторжений в офис, будь то центральное или удаленное место. Кроме того, емкость хранилища решений корпоративного уровня намного больше, чем у технологий потребительского уровня.

Таким образом, хотя типичная система управления документами дороже, чем технологии потребительского уровня, она имеет большую сравнительную рентабельность, поскольку ее функции предназначены для использования в интересах целых организаций, а не домашних хозяйств.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и возможностей, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие малые и средние предприятия (СМБ), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, СМИ и издательские организации, стремятся отказаться от использования бумажных документов и ищут для этого подходящий инструмент. Тем не менее, предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы DM является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для предприятий малого и среднего бизнеса эффективная система DM может улучшить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, разрешения на доступ, резервное копирование и защита данных также могут осуществляться с помощью решения DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классифицировать данные — это еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ, которым ваша организация отображает свои рабочие процессы.При всей этой мощи неудивительно, что проекты по мировому доходу для систем DM и управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно отслеживаются, как показано на диаграмме ниже, предоставленной исследовательской фирмой Statista.

Мировая выручка ECM, 2017-2027 гг. (Млрд долл. США)

В дополнение к новой эффективности, DM-системы могут также выступать в качестве инструментов для совместной работы, которые сочетают в себе новые способы коммуникации с равным вниманием к законным нормативным потребностям. Во-первых, традиционное файловое хранилище затрудняет управление и поддержание безопасности.Хотя существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро ухудшены или полностью отменены, просто перемещая файлы из одной папки в другую. Отслеживание изменений документа, хранящегося в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка контрольного журнала. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного файлового ресурса.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре, мы сосредотачиваемся на системах DM, которые могут предлагать управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранилище. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших облачных хранилищ и поставщиков файлов для обмена.

Хранение и совместная работа

Даже в самом простом виде система DM должна быть способна хранить документы в самых разных типах файлов, хотя вам следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой ранее. к покупке.Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые может поддерживать не каждая система DM.

Помимо этого, система DM должна также предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям, заданным пользователем, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в форме функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения выпало из корпоративной памяти.Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, лежащих в основе ваших документов, но также повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, например Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Однако вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — самая простая часть.Для большинства организаций это не самый важный фактор при оценке системы DM. Совместная работа, такая как совместный доступ к документам, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступная как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат вашу работу. эффективность команд.

Другой распространенный сценарий — интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями.Поскольку они обрабатывают документы, которые часто являются центральными для многих бизнес-процессов, системы DM могут выступать в качестве опоры для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции другим приложениям. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другой распространенный сценарий — интеграция клиентского решения DM с другим или настроенным сервером, решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса.Это может быть сделано просто потому, что в этом репозитории находятся другие данные компании, или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточить внимание на любых готовых интеграциях, которые предлагает потенциальный поставщик, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) — или на том, есть ли он у него вообще. Как всегда, если вы можете попробовать перед покупкой, то это лучший способ.Большинство этих поставщиков предлагают как минимум 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают уровень бесплатного пользования, хотя он обычно предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может помешать оценке системы.

Утверждения, совместное использование и подписи

Существуют сценарии, в которых компания создает документ только для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и обычно часто используются. Таким образом, в центре внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для работы с такими файлами.Как минимум, эти возможности существуют, чтобы упростить эту коммуникацию и повысить отдачу либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти средства связи также поддерживают отслеживание сообщений и составление отчетов о них с течением времени; это функция, которая может быть особенно критичной для документов, имеющих юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса, возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности.Еще одна хорошая функция — визуализация документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях, не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между внутренним персоналом. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника.Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас определения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы тоже важны. Наличие опции регистрации и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться полезным средством защиты. История версий — отличный способ отследить, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки.Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текста и публикации документов для той же цели.

Соответствие и безопасность

Безопасность — это причина для беспокойства в любом бизнесе, и она часто является приоритетом при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть немедленной потребности в соблюдении нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать заранее.Преимущество будет иметь системы, которые могут расти вместе с потребностями компании, включая базовые разрешения, а также функции контроля версий. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь защитить ваш бизнес в будущем.

Компании, у которых есть вопросы по соблюдению нормативных требований или правовые вопросы, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские практики и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности как на главном критерии.Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, являются менее полезной функцией и должны даже в некоторых случаях считается обязательным.

Сохранение файлов — еще одна связанная с безопасностью область, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах.Многие компании должны по закону вести записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале он предлагал бы вам архивное решение для облегчения правильной идентификации устаревших файлов без ущерба для вас с юридической точки зрения.

Соображения о соответствии должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или когда действуют другие факторы соответствия, следует очень осторожно управлять функциями совместной работы.Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online выходит на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соответствия конкретным законам и постановлениям, основанным на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как средства контроля доступа, установленные на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных.Но, хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ предоставить их конкурентам.

Между тем, такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соответствие таким нормативным актам, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как перспективная система DM может предоставлять расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них будут реализовывать их с помощью любых поддерживаемых ими ОС, а другие будут интегрироваться с другими серверными бизнес-платформами для тех же возможностей.После того, как вы определились с тем, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не нравится инструмент, если его единственная цель — просто поддерживать соответствие и обеспечивать надзор за руководством. Следовательно, в идеале ваша система DM также сделает задачи, связанные с DM, проще и эффективнее. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вам жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-своему.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже принимать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

У большинства этих служб также есть мобильные приложения, которые предлагают ограниченную или почти полную функциональность.В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от их устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также совместное использование файлов. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но также версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах, и даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями.Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. В Adobe Document Cloud Standard есть мобильные приложения для планшетов и телефонов Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже фотографировать формы, а затем заполнять их на своем устройстве. В Document Cloud Standard Adobe добавила возможность редактировать PDF-файлы с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции упрощают эту функцию. В PDF-файлах пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также вращать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы могут также захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям когда-либо удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить пользователю доступ к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность менять владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка — очень важный элемент, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают помощь в режиме реального времени в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для решения несрочных вопросов или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не приходилось ждать в режиме ожидания. Для небольших проблем или когда вы все еще учитесь использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видео-демонстрации еще лучше.Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями своего бизнеса, то имеет смысл защитить эти вложения только путем оценки вариантов поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Системы, предназначенные для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуют соглашения о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами.В любом случае вам следует учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, важна совместимость. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не объединяете их с настольным программным обеспечением, не о чем беспокоиться по сравнению с тем, когда вы используете другие типы программного обеспечения. Однако совместимость браузера, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса используются несколько веб-приложений.Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и уделите особое внимание файлам, создаваемым любым специализированным программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Если у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединить их в более стандартные форматы файлов, такие как Microsoft Office DOCX и Adobe PDF. Эти форматы являются стандартами де-факто, и вы можете избавить себя от головной боли, полагаясь на них.Если вы застряли в использовании проприетарного формата, не упускайте его из виду. Убедитесь, что любая будущая система может обрабатывать эти файлы не только с точки зрения хранения или маршрутизации, но и как часть расширенных функций, таких как электронные подписи и особенно безопасность.

Что такое корпоративный документооборот (EDM)?

Управление корпоративной документацией (EDM) — это стратегия надзора за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко найти в случае аудита соответствия или повестки в суд.Первоначально термин относился к электронным документам, которые были созданы на компьютере, или бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и теперь включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый или коммерческий контент.

В контексте соответствия нормативным требованиям, корпоративный документооборот должен учитывать следующее:

• Как долго компания должна хранить документы;
• , где предприятие должно хранить документы;
• как отслеживать изменения в документах; и
• как восстановить документы в случае аварии.

EDM также означает электронный документооборот, управление инженерными данными и электроэрозионные машины.

Как работает корпоративный документооборот?

Стратегия корпоративного управления документами позволяет организации иметь четкий план своих процессов управления документами. Организация может использовать стратегию EDM, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и удалять документы, а также когда бизнесу следует выполнять каждый шаг.Стратегия EDM определяет, как бизнес должен корректировать процесс для повышения эффективности.

Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов рабочего процесса для отслеживания и контроля изменений. DMS позволяет предприятиям захватывать документ путем сканирования физического документа или загрузки цифровой версии.

После сканирования или загрузки документа пользователь может пометить и проиндексировать документ ключевыми словами и метаданными, чтобы пользователи могли быстро найти их по ключевым словам или полнотекстовому поиску.DMS организует и помещает документ в папку, к которой имеют доступ соответствующие сотрудники. Эти системы также помогают обеспечить соответствие, устанавливая ограничения разрешений на определенные документы и обеспечивая дополнительную безопасность.

Почему важен корпоративный документооборот?

Организации имеют огромное количество контента как в бумажном, так и в цифровом форматах, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или в картотеке. Однако хранение физических файлов сопряжено с риском.

EDM-система снижает потребность в физическом пространстве для хранения и связанные с этим расходы. Непредвиденные обстоятельства, такие как пожар или наводнение, могут потенциально повредить или уничтожить физические файлы. Системы EDM обычно включают план резервного копирования данных и аварийного восстановления, который обеспечивает предприятиям цифровую резервную копию.

Организации, хранящие файлы в нескольких местах, также могут изо всех сил пытаться найти необходимую им информацию, которая имеет решающее значение для выполнения требований законодательства. Системы EDM обеспечивают большую организацию, поскольку все файлы находятся в одном центральном месте, и пользователи могут легко находить файлы с помощью полнотекстового поиска.Благодаря тому, что все файлы находятся в одном цифровом хранилище, пользователи могут получить доступ к файлам в любом месте в любое время.

Системы

EDM могут интегрироваться с различными другими приложениями, включая системы управления контентом, Microsoft Office и Salesforce. Поскольку пользователи обычно работают с другими инструментами в рамках своего рабочего процесса, для системы EDM компании важно иметь возможность легко интегрироваться с другими приложениями.

В компании много движущихся частей, и система EDM может помочь уменьшить узкие места и поддерживать организованный рабочий процесс.Контроль версий и безопасность в системе EDM позволяют пользователям легко видеть, у кого есть доступ к определенным документам и какие изменения внесли другие пользователи, что также обеспечивает организованный рабочий процесс.

Различия между EDM и управлением корпоративным контентом Системы

EDM и системы управления корпоративным контентом (ECM) могут казаться похожими, но это не взаимозаменяемые термины. Компании используют систему EDM для организации бумажных и электронных документов и структурированного контента; ECM-системы позволяют организациям собирать, управлять, хранить, сохранять и доставлять множество дополнительных типов контента.Системы ECM могут организовывать бумажные и цифровые документы, но они также могут обрабатывать другой неструктурированный контент, такой как аудио- и видеофайлы, социальные сети, веб-страницы, контракты, заказы на поставку, счета-фактуры и квитанции.

Программное обеспечение

EDM предназначено для управления жизненным циклом документов и обеспечения соответствия. Основное внимание уделяется не только хранению файлов, но и инструментам и процессам, которые компании используют на протяжении всего жизненного цикла контента.

EDM является подкатегорией ECM, и в результате система ECM может не работать должным образом без установленной системы EDM.

Виды систем документооборота Системы управления документами

доступны в виде локального и облачного программного обеспечения.

Локальная DMS позволяет предприятиям использовать собственное хранилище и выполнять собственное обслуживание. Компании с локальной DMS несут ответственность за свою безопасность. Этот тип DMS не зависит от Интернета — если Интернет-соединение прерывается, пользователи DMS по-прежнему могут получить доступ ко всем своим документам. Обратной стороной локальных DMS являются большие первоначальные затраты плюс ежегодные расходы на обновления программного обеспечения.Файлы в локальной DMS не сохраняются автоматически в облаке, поэтому важно часто выполнять резервное копирование.

Облачная DMS доступна для бизнеса в режиме онлайн. Облачный провайдер обычно взимает ежемесячную или годовую плату, которая включает обслуживание и обновления программного обеспечения. В отличие от локального варианта облачная DMS не так дорога и не требует больших первоначальных затрат. Пользователям облачной DMS не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.Пользователи могут получить доступ к облачной системе везде, где есть Интернет, однако в случае сбоя подключения к Интернету пользователь не сможет получить доступ к своим файлам. Облачные DMS полностью зависят от поставщика, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии, в то время как локальная система зависит от собственных ИТ-ресурсов компании.

Ключевые особенности и компоненты DMS

DMS позволяет предприятиям сканировать, хранить и извлекать деловые документы, но имеет дополнительные функции, в том числе:

• Классификация документов: позволяет пользователям классифицировать документы с помощью полей метаданных;
• поиск по ключевым словам: увеличивает доступность контента в DMS;
• просмотр документа: позволяет пользователям видеть изображение документа без необходимости установки дополнительного программного обеспечения;
• редактирование документов: позволяет пользователям редактировать и создавать новые версии документов;
• Контроль версий: позволяет пользователям видеть все изменения, которые другие пользователи вносят в документ, и восстанавливать более старые версии документов;
• общий доступ к документам: позволяет пользователям обмениваться документами с внутренними или внешними пользователями;
• безопасность и аудит: предоставляют пользователям возможность контролировать, какие лица или группы могут получить доступ к документам и какой уровень доступа они имеют; и
• рабочие процессы документов: позволяют администраторам определять рабочий процесс документов во всей организации.

Преимущества использования системы документооборота

Система управления документами может улучшить способ работы организации и ее соответствие процессам соответствия и совместной работы. Вот некоторые преимущества DMS:

1. Требования соответствия для документов могут быть сложными, но DMS может снизить риск несоблюдения требований соответствия, таких как рекомендации по безопасности и конфиденциальности HIPAA. DMS может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому предприятия с меньшей вероятностью будут рисковать несоблюдением.
2. Защита документов. Деловые документы более защищены, когда они находятся в безопасном общем репозитории. DMS требует, чтобы пользователи входили в систему, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности для защиты контента от кибератак и хакеров.
3. Улучшенный поиск и поиск. Поиск документов занимает много времени, но DMS может извлекать файлы по ключевому слову или фразе. DMS также может индексировать категории в документе или папке и обеспечивать еще более плавный поиск.
4. DMS обеспечивает внутреннее сотрудничество, а также внешнее сотрудничество с людьми с авторизованным доступом. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников из разных мест. DMS также предлагают контроль версий, который необходим пользователям для восстановления старых версий документов.

Лучшие инструменты и поставщики систем управления документами

Есть много DMS на выбор с различными возможностями. Вот несколько лучших вариантов, которые стоит рассмотреть:

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint предоставляет пользователям возможности управления документами и совместной работы.Компании могут создавать настраиваемые поля метаданных, которые соответствуют потребностям организации.

SharePoint Syntex

Плюсы:

• Простота создания, совместной работы и редактирования документов
• Доступен отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365

Минус:

• Многие возможности, которые могут потребовать дополнительного обучения персонала

2. M-файлы

M-Files — это система управления документами, которая предоставляет предприятиям множество функций для организации, оцифровки бумажных документов и автоматизации рабочих процессов.M-Files предлагает локальные, облачные или гибридные системы.

M-файлы

Плюсы:

• Простой в использовании интерфейс, созданный по образцу проводника Windows
• Интегрируется с Adobe Sign, что позволяет пользователям применять электронные подписи к документам M-Files
• интегрируется с Microsoft Office и Salesforce CRM
• Предупреждает пользователей, если есть дубликаты документов

Минус:

• Информация о ценах недоступна в Интернете, поэтому предприятиям необходимо обратиться в M-Files за расценками.

3. DocuWare

DocuWare — это облачная опция для управления документами и автоматизации рабочих процессов, которая позволяет предприятиям переносить свои цифровые и бумажные документы на единую платформу.

Скриншот DocuWare

Плюсы:

• Обеспечивает мобильную поддержку
• Выполняет широкий спектр задач по документированию

Минус:

• Предлагает ограниченную интеграцию
• Некоторые функции требуют отдельной загрузки из приложения

Программное обеспечение системы управления документами | Alfresco

Программное обеспечение для управления документами помогает хранить, получать доступ, управлять, контролировать и отслеживать цифровые документы и электронные изображения бумажной информации, которая была захвачена с помощью технологии сканирования документов или принята в виде цифрового документа.Системы управления документами могут быть очень простыми решениями, помогающими обмениваться цифровыми файлами, управлять ими и организовывать их, или они могут быть частью сложной системы управления корпоративным контентом с расширенными возможностями для поддержки управления информацией, управления записями и многого другого.

Решение для управления документами создает центральное место для сбора и хранения информации вашей организации, связанной с документами. Это значительно упрощает поиск текущих версий документов и информации и позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих ролях, а не искать бумажки или цифровые активы в репозиториях и хранилищах.Некоторые системы управления документами предлагают дополнительные функции для повышения безопасности, отслеживания документов и совместного использования.

При выборе программного обеспечения для управления документами важно учитывать его способность интегрировать и расширять другие бизнес-системы, чтобы контент был доступен в различных бизнес-приложениях (таких как Salesforce и SAP).

Также необходимо учитывать, как пользователи будут взаимодействовать с системой. Разные люди хотят работать по-разному — на мобильных устройствах, через веб-браузеры или прямо с рабочего стола.

Программное обеспечение открытой системы управления документами позволяет обогащать информацию о содержании с помощью систем, которые могут расширять основные функции — например, стандартные технологии искусственного интеллекта и машинного обучения.

Чем отличается система управления документами (DMS) от управления корпоративным контентом (ECM)?

В то время как система управления документами позволяет вам управлять и контролировать документы в вашей организации, система управления корпоративным контентом (ECM) предлагает гораздо более широкие возможности для управления и контроля доступа к различным типам файлов, а не только к документам, и может включать дополнительные возможности, включая рабочие процессы, управление бизнес-процессами и управление информацией.Сегодня ECM заменяется платформами контентных сервисов.

Преимущества облачной системы управления документами включают снижение нагрузки на ИТ, связанной с системной инфраструктурой, обслуживанием, масштабируемостью, избыточностью и безопасностью. Обновления автоматические. Некоторые облачные системы управления документами предлагают очень дешевое долгосрочное архивное хранилище, подобное тому, которое доступно через Amazon AWS Glacier. Решение служб контента «Платформа как услуга» (PaaS) предоставляет сквозные, полностью управляемые сервисы контента.

Выбор системы управления документами

• Программное обеспечение для управления документами помогает организовать ваши цифровые записи и позволяет командам вносить правки на лету.
• Разрешения пользователей позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать документы в зависимости от их роли в вашей организации.
• Программное обеспечение для управления документами поставляется в локальных и облачных системах; вы можете выбрать тот вариант, который подходит для вашего бизнеса.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят упорядочить свои цифровые документы для облегчения доступа и редактирования.

Прошли времена хранения бумаги. Хорошая система управления документами необходима любому малому бизнесу. Вы можете наладить свой бизнес, надежно храня важную документацию в цифровом виде.

Но с чего начать при выборе системы документооборота? В конце концов, это переполненное поле с множеством разных продавцов. Это руководство поможет вам понять основы систем управления документами и предоставит вам дорожную карту для процесса закупок.Если вам нужен надежный список для выбора, вы всегда можете ознакомиться с лучшими выборами Business News Daily для программного обеспечения для управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления документами — это, по сути, электронные картотеки, которые ваша организация может использовать в качестве основы для организации всех цифровых и бумажных документов. Любые бумажные копии документов можно просто загрузить прямо в систему управления документами с помощью сканера. Часто системы управления документами позволяют пользователям вводить метаданные и теги, которые можно использовать для организации всех сохраненных файлов.

Большинство программных систем управления документами имеют встроенную поисковую систему, которая позволяет пользователям быстро перемещаться даже по самым обширным библиотекам документов для доступа к соответствующему файлу. Также храните конфиденциальные документы? Не волнуйтесь — большинство систем управления документами имеют настройки разрешений, гарантируя, что только соответствующий персонал может получить доступ к конфиденциальной информации.

Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки потребностей вашей организации.Главный выбор, который вам нужно сделать сразу же, — это то, хотите ли вы локальное или облачное решение. Каждый тип системы предлагает одинаковые функциональные возможности, но есть несколько ключевых различий в способах выполнения обслуживания и хранения данных.

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

Типы систем управления документами

При выборе системы управления документами у вас будет выбор между локальным и облачным программным обеспечением.Итак, что выбрать?

Локальные системы управления документами

Локальное решение требует, чтобы вы использовали собственные серверы и хранилище, а это означает, что вам нужно выполнять собственное обслуживание. Вы также будете нести ответственность за безопасность всех своих данных, поэтому важно сделать их резервную копию. Этот вариант обычно имеет смысл для крупных компаний с выделенными ИТ-ресурсами из-за более высоких технических требований, но он также дает вам прямой контроль над своей собственной системой.Техническая поддержка и обновления программного обеспечения от поставщика обычно зависят от того, постоянно ли вы продлеваете годовой пакет подписки.

• Плюсы: Самым большим преимуществом автономной системы управления документами является то, что вы всегда контролируете свою систему и не полагаетесь ни на кого другого, чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии. Вы тоже не зависите от Интернета. Если ваше интернет-соединение прерывается, у вас по-прежнему есть доступ ко всем своим документам.
• Минусы: Обратной стороной являются большие первоначальные затраты, а также дополнительные ежегодные расходы на обновления программного обеспечения.Кроме того, вам нужно убедиться, что у вас есть надлежащая система резервного копирования, поскольку ваши файлы не сохраняются в облаке автоматически. Другой возможный недостаток заключается в том, что не все автономные системы работают с компьютерами Windows и Mac; многие совместимы только с одним или другим.

Облачные системы управления документами

Облачное программное обеспечение размещено у вашего провайдера и доступно для вашей организации в Интернете. Обычно за облачные решения взимается ежемесячная или годовая плата, которая включает все обслуживание и обновления программного обеспечения.В зависимости от выбранной вами системы и требуемых функций цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов до более 100 долларов за пользователя в месяц.

• Плюсы: Самые большие преимущества заключаются в том, что вам не нужна ИТ-команда для установки программного обеспечения и обеспечения его правильной работы, а также нет больших первоначальных затрат. Вы также можете подключиться к этим системам из любого места, где есть онлайн-доступ, и вам не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.
• Минусы: Вы полностью зависите от вашего провайдера, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии. Если у вашего провайдера проблемы с центром обработки данных, он может помешать вам получить доступ к своим файлам до тех пор, пока ситуация не будет решена. Кроме того, если ваше интернет-соединение не удастся, вы не сможете получить доступ к своим файлам. Облачные решения также обычно имеют ограничения по хранению.

Функции системы управления документами

Вот некоторые из наиболее важных функций управления документами:

• Хранение документов: Самая основная и важная функция системы управления документами — это безопасное хранение документов вашей компании в удобном для поиска манера.
• Поиск по ключевым словам: Хорошая система управления документами имеет широкую опцию поиска по ключевым словам, так что вы можете просто получить доступ к любому документу на основе определенных ключевых слов. Некоторые системы включают метаданные и теги, которые упрощают вызов документа или группы документов. Например, пометка всех ваших счетов как «счет-фактура» позволяет легко просматривать все документы этого типа с помощью простого поиска.
• Разрешенный доступ к определенным документам: Создав многоуровневые разрешения, вы можете предоставить определенным сотрудникам доступ к определенным документам и запретить всем остальным просматривать или редактировать их.
• Инструменты контроля доступа к документам: Эти инструменты позволяют отслеживать, кто в вашей компании и к каким документам обращается. Это важная функция безопасности для владельцев малого бизнеса, обеспечивающая безопасность их конфиденциальных документов.
• История редактирования и восстановления документа: Система управления документами должна иметь параметры истории редактирования и восстановления, чтобы вы могли видеть, кто редактирует документы. Управление версиями позволяет вам вспоминать старые версии документов, которые были пересмотрены, и точно видеть, какие изменения были внесены, в какое время и какими пользователями.
• Автоматическое удаление устаревших документов: Системы управления документами поставляются с регулирующими элементами управления для автоматического сохранения и удаления, чтобы освободить место для хранения.
• Доступ к мобильному устройству: У вас должна быть возможность получить доступ к документации вашей компании через мобильное устройство. Возможности мобильного управления документами должны включать просмотр, редактирование и совместное использование документов.

Преимущества использования системы управления документами

Использование системы управления документами дает несколько преимуществ.В целом, он должен быть простым и эффективным, позволять вам вести бизнес более эффективно и облегчать вашу жизнь.

• Сэкономленное время: Используя систему управления документами, вы можете посвятить время, которое вы раньше тратили на организацию и управление документами, более важным частям вашего бизнеса.
• Безопасность: Кибербезопасность сейчас важнее, чем когда-либо. Создав резервную копию своих документов в зашифрованном облаке или на защищенном локальном сервере, вы можете защитить важную и конфиденциальную информацию и протоколы компании.
• Масштабирование: По мере роста вашего бизнеса, ваше хранилище и функции для управления документами будут расти. Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления документами является его способность увеличивать и уменьшать масштаб в соответствии с постоянно меняющимися потребностями вашего бизнеса.
• Простое управление документами: Поиск по ключевым словам позволяет быстро и легко найти важную информацию о вашей компании. Прошли те времена, когда мы копались в картотеках в поисках нужной информации; системы управления документами позволяют получить доступ к любому документу более эффективно.
• Сотрудничество: Работа в команде — основа любого успешного бизнеса. Программное обеспечение для управления документами может улучшить совместную работу, позволяя нескольким людям работать над одним и тем же файлом одновременно, отслеживая, кто какие изменения вносит, и сохраняя ваш доступ к более старым версиям документа.

Затраты на систему управления документами

Стоимость систем управления документами во многом зависит от того, с какой компанией вы работаете и на какие услуги вы подписываетесь.Два основных типа программного обеспечения системы управления документами — это облачное хранилище и локальное хранилище.

Локальное хранилище значительно дороже облачного хранилища. Структура ценообразования обычно представляет собой единовременную плату за установку, а затем абонентскую плату за услуги. Эти сборы обычно составляют около 1000 долларов за пользователя. Ежегодная абонентская плата обычно составляет 20% от первоначальной стоимости установки.

Облачные системы управления имеют более привычную структуру стоимости подписки.Вы платите абонентскую плату в размере от 30 до 250 долларов в месяц, в зависимости от типа услуг, на которые вы подписаны.

На что обращать внимание в системе управления документами

При выборе системы управления документами следует обратить внимание на несколько ключевых особенностей. Подробно обсудите свои потребности с любыми торговыми представителями, с которыми вы связываетесь, и обязательно получите технические характеристики и цены в письменном виде. Мы рекомендуем убедиться, что любая рассматриваемая вами система управления документами имеет следующее:

• Простая файловая структура: Система должна иметь простую в использовании файловую структуру, понятную пользователям, например, подход «шкаф-ящик-папка». .
• Поиск: Вам нужен широкий спектр возможностей для быстрого поиска файлов. У вас должна быть возможность искать не только по имени файла, но и по его содержимому, дате последнего изменения, типу файла и т. Д.
• Простота использования: Система должна быть простой для использования сотрудниками. Если это будет слишком сложно, вы не получите полной поддержки со стороны своих сотрудников, что нарушит вашу повседневную работу и приведет к путанице.
• Мобильный доступ: Вам нужна система управления документами, которая всегда доступна со смартфонов и планшетов, позволяющая просматривать, редактировать и обмениваться файлами из любого места.
• Интеграция: Система должна легко интегрироваться с программами, которые вы уже используете, такими как ваш почтовый клиент и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Спросите об открытых API (которые позволяют добавлять собственные интеграции) при обсуждении любого решения с торговым представителем.
• Сканирование: Решение должно быть совместимо с широким спектром сканеров.
• Безопасность: Система должна позволять вам ограничивать доступ к определенным папкам и файлам.У вас должна быть возможность устанавливать права доступа для сотрудников.

Часто задаваемые вопросы о системе управления документами

Системы управления документами могут быть обширными и сложными. Если вы все еще не знаете, с чего начать, рассмотрите эти ответы на часто задаваемые вопросы.

Ценны ли системы управления документами только для крупных организаций, или малые предприятия тоже могут извлечь из них пользу?

Несмотря на то, что у них может не быть такого большого количества файлов, как у крупных организаций, малые предприятия все равно могут извлечь выгоду из систем управления документами, особенно тех, которые имеют дело с большим количеством документов или создают большой объем контента.

Я часто вижу ссылки на системы управления документами, программное обеспечение для управления документами и решения для управления документами. Какие отличия?

Несмотря на разные названия, все они выполняют одни и те же задачи. Эти термины могут использоваться как синонимы для описания одних и тех же платформ.

В чем разница между облачным хранилищем и облачными системами управления документами?

Облачное хранилище служит просто местом для хранения документов в облаке. Облачные системы управления документами — это гораздо более надежные решения, помогающие предприятиям управлять своими важными документами.

Как вы храните документы в системе?

Есть несколько способов добавить файлы. Вы можете загружать их со своего компьютера, импортировать из интегрированного решения или сканировать бумажные документы прямо в систему.

Как найти документы в системе после их хранения?

Эти системы предлагают множество способов быстрого поиска документов, в том числе путем поиска по названию файла, имени автора и дате добавления в систему. Многие из этих решений также позволяют искать контент в каждом файле или по типу файла.Точно так же вы можете добавлять метаданные и теги к каждому документу, чтобы облегчить поиск.

Работают ли системы управления документами с другими программами, которые я уже использую?

Большинство систем имеют интеграцию с Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks и некоторыми другими популярными программами. Некоторые также включают интерфейс прикладного программирования (API), который позволяет настраивать интеграцию.

Могут ли системы управления документами помочь вам выполнять работу другими способами, помимо повышения организованности?

Да, и один из способов — это инструменты рабочего процесса, которые помогают предприятиям выполнять задания и проекты и включены в некоторые системы.Эти инструменты уведомляют сотрудников, когда им пора поработать над определенными заданиями, и помогают гарантировать, что задачи никогда не теряются в почтовом ящике сотрудника. Кроме того, инструменты управления версиями позволяют пользователям просматривать и совместно редактировать правки в режиме реального времени, как в Документах Google. Функция управления версиями отслеживает изменения с течением времени и позволяет пользователям при необходимости вызывать более старые версии документов.

В системах управления документами все ли пользователи имеют доступ к каждому файлу?

Большинство систем управления документами имеют ограничения безопасности, которые позволяют контролировать, какие сотрудники имеют доступ к каким файлам.Это гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые должны. Например, вы можете установить контракты с персоналом так, чтобы они были доступны только персоналу отдела кадров, а не каждому члену организации.

Что произойдет, если в моем бизнесе произойдет катастрофа? Файлы и документы, хранящиеся в системе, потеряны навсегда?

Большим преимуществом облачных решений является то, что ваши данные надежно хранятся вне офиса.

No related posts.