Основы документооборота и делопроизводства: Кадровый портал — Error

17.03.1972 alexxlab

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Открытое образование — Делопроизводство (Документационное обеспечение)

Russian
16 weeks
3 credit points

About

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

Задачи дисциплины:

— изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

— освоение и применение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— формирование навыков работы с документами в строгом соответствии с существующими в этой области нормативно-правовыми актами;

— изучение реквизитов организационно- распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— составление распорядительных, справочно-информационных и др. документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— изучение и анализ организации рациональной системы документооборота;

— исследование методов ведения компьютерного документооборота, регламентируемого действующими нормативными документами по делопроизводству;

— изучение организации архивного хранения документов.

Format

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать тем (16 лекц.),

объединенных в три раздела (модуля):

Документирование
Документооборот
Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать полученные слушателями знания и умения.

Каждая тема начинается с видеолекции

Course program

Введение

Модуль 1. Документирование

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию.

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

Тема 3. Требования к оформлению распорядительных и справочно-информационных документов.

Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

Тема 5. Требования к оформлению кадровых документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

Модуль 2. Документооборот

Тема 6. Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

Тема 7. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

Тема 9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

Модуль 3. Архивное дело

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу. Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы. Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

Итоговая аттестация.

Education results

Планируемые результаты изучения дисциплины, обеспечивающие достижение цели изучения дисциплины «Делопроизводство (Документационное обеспечение)»

— уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации о факторах внешней и внутренней среды организации для принятия управленческих решений;

— уметь оформлять бланки организаций, знать виды бланков и требования к их оформлению;

— уметь анализировать реквизиты для правильного составления документов, определять структуру текста и применять способы унификации для составления различных видов документов.

— знать разработку системы внутреннего документооборота организации;

— знать основные понятия и современные принципы работы с деловой информацией, а также иметь представление о корпоративных информационных системах и базах данных;

— владеть программным обеспечением для работы с деловой информацией и основами Интернет-технологий;

— знать основы делового общения, принципы и методы организации деловых коммуникаций;

— знать организацию архивного дела в РФ.

Formed competencies

Способность к самоорганизации и самообразованию;

владение навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

способностью осуществлять деловое общение: публичные выступления, вести переговоры, совещания, осуществлять деловую переписку и поддерживать электронные коммуникации;

владение навыками работы с информационно-коммуникационными технологиями; умение применять широкий спектр способов и средств информационного взаимодействия для получения, хранения, обработки и представления информации

Готовый кроссворд по делопроизводству — на тему «Основы документооборота»

По горизонтали
3. Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда РФ
5. Один из видов положений
8. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
11. Нормативные документы, содержащие систематизированный перечень объектов и их кодов, являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и при межведомственном обмене информацией
13. В какой части решения излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения
15. Документ, адресованный руководителю организации и содержащий информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
16. Что должен содержать текст положения о структурном подразделении
17. Лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.
По вертикали
1. Соблюдение требований в ходе составления документов, подготовки, согласования, удостоверения, пересылки между звеньями управленческих аппаратов учреждений
2. Документ, который выдается импортером, извещающим таможенные органы, что товар отгружен с транспортного средства
4. Комплекс работ, включающий формирование дел, создание файлов, копирование и создание архивов
6. Это распорядительный документ, который оформляется решением по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа.
7. Один из видов докладных записок
9. Каким является сообщение, переданное или полученное пользователем информационно-телекоммуникационной сети
10. Разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
12. Документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения
14. Один из разделов должностной инструкции
16. Совокупность документов: отражающих материальную и духовную жизнь народов России; имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение

Правовые основы регламентации документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации Текст научной статьи по специальности «Право»

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

LEGAL BASIS FOR THE REGULATION OF WORKFLOW IN THE INTERNAL AFFAIRS BODIES OF THE RUSSIAN FEDERATION

УДК 342.95

Е.А. КРАВЦОВА,

кандидат юридических наук, доцент (Белгородский юридический институт МВД России имени И.Д. Путилина, Россия, Белгород) [email protected]

Н.А. САЧКОВА

(ГУ МВД России по Московской области, Россия, Москва)

ELENA A. KRAVTSOVA,

Candidate of Law, Associate Professor (Putilin Belgorod Law Institute of Ministry of the Interior of Russia, Belgorod, Russia)

NATALYA А. SACHKOVA

(Main Department of the Ministry of internal Affairs of Russia in the Moscow region, Moscow, Russia)

Аннотация: органы внутренних дел Российской Федерации (далее — ОВД РФ) являются органами государственной власти, которые выполняют государственно важные функции по охране прав и свобод граждан, поддержанию правопорядка, пресечению преступной деятельности. В силу особой важности решаемых ими задач деятельность ОВД РФ должна быть оформлена и задокументирована надлежащим образом. При этом порядок осуществления документооборота и правила составления документов в ОВД должны быть четко регламентированы, чтобы обеспечить унификацию при составлении документов и лишить возможности их разночтения. В статье рассматриваются действующие нормативные акты, осуществляющие регламентацию документооборота в органах внутренних дел как общего характера, так и специализированные нормативные акты системы МВД РФ. Рассматриваются особенности нормативного регулирования делопроизводства в системе МВД РФ, при этом наибольшее внимание уделяется приказу МВД РФ от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Делается вывод о наличии полного и детального нормативного регулирования данного вида деятельности, способствующего унификации делопроизводства в ОВД и наиболее эффективного его осуществления.

Ключевые слова: органы внутренних дел, документ, документооборот, документирование, делопроизводство.

Для цитирования: Кравцова Е.А., Сачкова Н.А. Правовые основы регламентации документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации // Проблемы правоохранительной деятельности. 2020. № 1. С. 30-35.

Abstract: the internal affairs bodies of the Russian Federation (hereinafter referred to as the RF Internal Affairs Directorate) are state bodies that perform important state functions in protecting the rights and freedoms of citizens, maintaining law and order, and stopping criminal activity. Due to the particular importance of the tasks they solve, the activities of the Russian Federation Internal Affairs Directorate should be properly documented and documented. At the same time, the procedure for document circulation and the rules for compiling documents in ATS should be clearly regulated to ensure unification in the preparation of documents and to deprive them of the possibility of different interpretation. The article discusses the current regulatory acts that regulate the workflow in internal affairs bodies of both a general nature and specialized regulatory acts of the RF Ministry of Internal Affairs system. The features of the normative regulation of office work in the system of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation are examined, with the greatest attention being paid to Order of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation of June 20, 2012 № 615 «On approval of instructions on office work in the internal affairs bodies of the Russian Federation». It is concluded that there is a complete and detailed regulatory regulation of this type of activity, contributing to the unification of office work in the internal affairs department and its most effective implementation.

Keywords: internal affairs bodies, document, document management, documentation, paperwork.

For citation: Kravtsova E.A., Sachkova N.A. Legal basis for the regulation of workflow in the internal affairs bodies of the Russian Federation // Problems of Law Enforcement Activity. 2020. № 1. P. 30-35.

В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют огромное значение. Осуществляя управленческую деятельность, территориальные ОВД РФ получают от вышестоящих ОВД РФ документы, а также сами создают и используют разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие деятельность территориальных ОВД РФ.

Рассматривая осуществление делопроизводства в ОВД РФ, ученые выделяют его разновидности. Так, Ю.С. Чичерин выделяет общее и специальное делопроизводство, а также секретное и несекретное делопроизводство [11, с. 112]. Никишин В.А. по носителям документооборота разделяет его на документарный, электронный и смешанный [7, с. 2].

Регламентация осуществления документооборота в ОВД РФ осуществляется путем его нормативного регулирования разноуровневыми нормативными актами: начиная от федеральных законов и заканчивая внутренними локальными нормативными актами территориальных ОВД.

Необходимость ведения документации в ОВД РФ заложена в Федеральном законе «О полиции»1. В данном документе указано, что полиция принимает и проверяет обращения граждан и организаций о преступлениях. При проверке данной информации полицейские могут изы-

1 Федеральный закон от 07.02.2011 № З-ФЗ (ред. от 27.12.2019) «О полиции» // Собрание законодательства РФ. 2011. № 7. Ст. 900.

мать необходимую документацию, принимать меры по ее хранению, отвечать на обращения граждан, брать от граждан объяснения по вопросам, требующим рассмотрения и пояснения.

Основы осуществления внутреннего документооборота в ОВД закладываются Федеральным законом «О службе в органах внутренних дел»2. В частности, в нем указывается перечень документов, которые должны быть предоставлены лицом при поступлении на службу в ОВД и порядок их рассмотрения; дается расшифровка понятия «служебный контракт», устанавливаются порядок заключения и прекращения контракта с сотрудниками ОВД; закладываются нормативные основы составления должностного регламента для сотрудников ОВД; дается понятие и закладываются основы ведения реестра сотрудников ОВД.

Являясь органами государственной власти, входящими в общую систему органов государства, органы внутренних дел при ведении делопроизводства руководствуются как общими правилами ведения делопроизводства, характерными для всех государственных органов, так и собственными нормативными актами системы МВД России. Так, осуществляя свою деятельность, ОВД подпадают под действие Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»3,

2 Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-Ф3 (ред. от 16.12.2019) «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ.2011. № 49 (ч. 1). Ст. 7020.

3 Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ (ред. от 27.12.2019) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // Собрание законодательства РФ. 2010. № 31. Ст. 4179.

глава 2 которого содержит общие требования по предоставлению государственных услуг, устанавливая правила организации оборота информации между гражданами и территориальными ОВД, а также правила организации межведомственного взаимодействия, которое может оказаться необходимым для территориальных ОВД при работе с гражданами. Например, ст. 7 данного закона содержит предписание, что государственные органы при осуществлении своей деятельности вправе требовать от граждан предоставления только тех документов, которые перечислены в нормативных актах как необходимые для предоставления конкретной государственной услуги, сохранять конфиденциальность предоставленной им информации. Также данный нормативный акт указывает, что при осуществлении документооборота предпочтение должно отдаваться электронной форме его осуществления.

Документооборот между государственными органами должен осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»4, ст. 16 которого закрепляет требования о защите информации от неправомерного доступа, соблюдении конфиденциальности информации при обеспечении реализации права на доступ к информации.

Общие правила ведения документооборота в России устанавливаются общими стандартами осуществления деятельности по созданию, обороту и хранению документов. Основным специализированным документом, регламентирующим документооборот, является ГОСТ Р 7.0.8-20135, который дает определение основным понятиям, используемым при делопроизводстве. В нем дается определение понятия «делопроизводство», которое представляет собой «деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Также в данном стандарте даны определения таким понятиям, как документ, документационное обеспечение, управление документами, служба делопроизводства, архивное дело. Дано понятие подлинника документа, копии документа, заверенной копии документа, дубликата документа, выписки из документа.

4 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 02.12.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.

5 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотеч-

ному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). — М., Стандартинформ, 2014.

Согласно данному акту документ представляет собой информацию, зафиксированную на носителе с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать, а официальный документ — «документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке». Документы могут быть не только печатными, но и электронными, графическими, фотографическими, аудио, видео и другими.

Особого внимания заслуживают установленные данным актом свойства, которым должен отвечать документ. Такими свойствами являются юридическая значимость, юридическая сила, достоверность, аутентичность, целостность и пригодность для использования. Так, юридическая значимость документа — это «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера». Юридическая сила представляет собой такое свойство документа, которое позволяет влиять на правоотношения, вызывая определенные последствия.

Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность установлены только в отношении электронных документов. Так, достоверность является свойством, позволяющим утверждать, что «содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности». Целостность — это свойство электронного документа, позволяющее судить о том, что в документ не вносились никакие изменения после его создания, а пригодность — это возможность воспроизвести электронный документ в любой момент времени, а также возможность переносить его с одного носителя на другой. Аутентичность — это свойство, которое позволяет сделать однозначный вывод, что электронный документ идентичен заявленному.

Рассматривая свойства документов, отраженных в данном национальном стандарте, хочется отметить, что такое свойство, как достоверность должно быть присуще не только электронным, но и всем остальным документам, так как в соответствии со ст. 88 УПК РФ6 каждое доказательство по уголовному делу должно обладать обязательным свойством достоверности, то есть требование достоверности документа является универсальным, вне зависимости от того, на каком носителе данный документ зафиксирован.

Также в 2013 году был принят еще один стандарт, регулирующий правила делопроиз-

6 Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 N 174-ФЗ (ред. от 27.12.2019) // Собрание законодательства РФ. 2001. № 52 (ч. I). Ст. 4921.

водства — ГОСТ Р 7.0.97-20167. Данный документ устанавливает общие требования к оформлению документов (шрифт, реквизиты, бланки документов). Определения терминов, употребляющихся при ведении делопроизводства, в данном документе отсутствуют.

С 1 января 2020 года вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-20198. В данном документе подчеркивается важность документирования любой деятельности и устанавливаются общие правила ведения электронного документооборота. Даются определения таких понятий, используемых при электронном документообороте, как деятельность, доступ, агент, классификация, конвертирование, уничтожение электронных документов, функции, метаданные документов, миграция документов, транзакция.

В данном документе в рамках написания настоящего исследования представляют интерес определения, данные понятиям «документ» и «управление документами». Так, «документ — это информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции», а «управление документами» представляет собой деятельность, «обеспечивающую эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмен информацией) в виде документов».

Если предыдущие два ГОСТа распространяются на все делопроизводство, вне зависимости от того, какая организация его ведет, то особенности осуществления делопроизводства государственными организациями установлены Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения

7 Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст). М.: Стандартинформ, 2017.

8 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт

Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст). М., Стандартинформ, 2019.

(далее — Требования)9, принятыми в 1988 году. Данный документ дает определение государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она представляет собой «совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях». Состоит указанный документ из двух частей: в первой части устанавливаются правила составления документов, общие требования, предъявляемые к их форме и содержанию, а во второй части устанавливаются общие правила документооборота.

Требования устанавливают, что все государственные учреждения должны ими пользоваться в своей работе, однако те организации, в которых ведется работа с секретными документами и документами «ДСП» (для служебного пользования), должны иметь специальные инструкции по работе с такими документами. Требования указывают, что документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам, указывает на то, что все документы должны быть максимально унифицированы и при их составлении должны применяться единые стандарты.

В Требованиях расшифровываются понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Унификация документов представляет собой «установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач». Унификация документов направлена на повышение качества документов, облегчение их обработки, сокращение составляемых документов в организациях. Унификация подразумевает разработку единых форм документов, отражающих специфику деятельности определенных организаций. Стандартизация — это «форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности».

9 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). — М., Главархив СССР, 1991.

Следует отметить, что в деятельности ОВД широко используются унифицированные формы составления документов, что упрощает деятельности сотрудников ОВД, облегчает им доступ к необходимой им по роду службы информации. Так, например, приказом МВД России № 935 утверждена форма описей дел общего производства постоянного (временного) хранения10.

У каждого государственного органа, в зависимости от его специфики, будут наличествовать особенности ведения документооборота. Как пишет по данному поводу А.В. Карпова, для оптимального функционирования документооборота в каждой организации должна утверждаться своя инструкция по делопроизводству, учитывающая ее специфику: «движение документов должно быть основано на управляемости, регламентируемой технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки» [3, с. 37].

В ОВД делопроизводство ведется по общим правилам делопроизводства, с учетом особенностей, установленных приказами МВД России. Основным приказом, регулирующим осуществление делопроизводства в органах МВД России, является приказ 61511. Отдельные особенности работы с информацией содержатся в приказах МВД России № 36012, 62313. Особенности ведения документооборота при взаимодействии с государственными и муниципальными органами власти регулируются межведомственными и иными соглашениями и договорами.

Как уже было указано выше, основным приказом, регулирующим документооборот в органах МВД России, является приказ № 615. Данным приказом утверждена Инструкция по делопроизводству в ОВД РФ (далее — Инструкция). Инструкция состоит из 5 разделов:

10 Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». Документ опубликован не был.

11 Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Документ опубликован не был.

12 Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 30 июня 2016 г. № 360 «О порядке организации работы по представлению органами, подразделениями и организациями системы МВД России сведений по вопросам делопроизводства, рассмотрения обращений граждан и организаций, состояния защиты государственной тайны». Документ опубликован не был.

13 Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 26 сентября 2018 г. № 623 «Вопросы организации информационно-аналитической работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Российской Федерации». Документ опубликован не был.

1. Общие положения.

2. Основные понятия.

3. Документирование. Правила оформления и подготовки документов.

4. Организация документооборота, учета и исполнения документов.

5. Организация контроля и исполнения документов и поручений.

В общих положениях устанавливается круг лиц, на которых распространяется инструкция, основной орган, на который возлагается ведение делопроизводства в ОВД РФ — им является отделение делопроизводства и режима, задачи, возлагаемые на данное подразделение. Во втором разделе инструкции содержится расшифровка таких терминов, как делопроизводство, дело, документ, номенклатура дел, документооборот, СЭД (сервис электронного документооборота), регистрация документа, контроль его исполнения и т.д. Следует отметить, что расшифровка терминов дается в Инструкции в соответствии с действующими нормативными актами общего характера, устанавливая при этом специфику употребления указанных понятий в ОВД РФ.

В третьем разделе Инструкции содержатся требования к оформлению документов. Они соответствуют общим правилам оформления документов, принятым в любом государственном органе: использование текстового редактора Microsoft Word, шрифта Times New Roman размером 13-15 и межстрочным интервалом 1-1,5. Размер бумаги — А4 с полями документа 30 мм — левое, 20 — верхнее и нижнее и 10 — правое. Несомненным достоинством Инструкции является то, что в ней представлены образцы оформления отдельных документов, их реквизитов и подписей, приложений к ним.

Четвертый раздел — организация документооборота. В данном разделе устанавливаются правила приема, обработки, регистрации, распределения поступающих документов по исполнителям. Указано, как должен осуществляться учет подготовленных документов, отправка исходящих документов, их копирование. Регламентированы особенности работы с электронными документами, правовыми актами и библиотеками документов. Установлен порядок учета и анализа объемов и содержания документооборота.

Пятый раздел посвящен организации контроля и исполнения документов. Процесс контроля предполагает проведение активных действий не только со стороны исполнителя документа, но и со стороны проверяющих.

А.И. Бадьминова обосновывает, что контроль за исполнением документов можно разделить на такие формы, как:

1) контроль исполнения вопросов, поставленных данным документом на контроль, по существу;

2) контроль сроков исполнения документации [2, с. 4].

Согласно п. 138 Инструкции «контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах».

Контрольные мероприятия включают в себя:

— подготовку сведений о сроках и содержании поручений и их систематизацию;

— сбор, анализ и обобщение информации о выполненных поручениях;

— проверку исполнения поручений по существу;

— подготовку предложений о повышении ис-

полнительской дисциплины, организации исполнения поручений, усовершенствовании организации контроля за исполнением поручений.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что осуществление делопроизводства в ОВД производится на основании как общего, так и специального нормативного регулирования. Общее нормативное регулирование ведения делопроизводства осуществляется ГОСТами и другими документами, устанавливающими единые правила к составлению документов и документообороту. Специальные акты регулируют особенности ведения делопроизводства в ОВД. Основным нормативным актом в данной сфере является приказ № 615, который детально регулирует осуществление документооборота в ОВД РФ, направлен на его систематизацию, унификацию и упрощение работы с документами путем использования унифицированных норм.

— Литература —

1. Астахова А.О. Характеристика документационного обеспечения в системе органов внутренних дел // Алгоритмы высшей школы. 2019. № 2. С. 95-107.

2. Бадьминова А.И., Веретехина С.В. Проблемы контроля исполнения документов и способы их решения // Новая наука: от идеи к результату. 2015. № 6. С. 4-6.

3. Карпова А.В., Сетраков А.Н. Теоретические основы организации документооборота как способа совершенствования управленческой деятельности // Наука и образование. 2019. № 10. С. 37-41.

4. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — Москва, 2011. — 128 с.

5. Лукашева Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства // Научный вестник Крыма. 2017. № 5 (10). С. 22.

6. Марьин М.И., Ефимкина Н.В. Искажение служебной информации в деятельности сотрудников органов внутренних дел: профессиональные и личностные факторы // Психология и право. 2017. Т. 7. № 4. С. 127-136.

7. Никишин В.А. Электронный документооборот как инструмент эффективного руководства // Научные труды КубГТУ. 2014. № 3. С. 1-5.

8. Орлова Ю.Ю. Современное состояние административно-правового обеспечения управленческой деятельности в территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне и пути ее совершенствования // Вестник Московского университета МВД России. 2015. № 11. С. 221-223.

9. Пупкова Д.Ю., Суворова Е.В. Особенности системы контроля над исполнением документов и их регистрации // Новое поколение. 2017. № 11. С. 127-133.

10. Тулупова М.Ю., Медведева О.В. Документационное обеспечение управления органов внутренних дел // Вестник Тамбовского университета. Серия: Гуманитарные науки. 2011. № 7 (99). С. 261-263.

11. Чичерин Ю.С., Коваленко Л.Ю. Некоторые направления реформирования документооборота в деятельности подразделений уголовного розыска МВД России // Вестник Волгоградской академии МВД России. 2016. № 4 (39). С. 111-115.

= References =

1. Astahova A.O. Harakteristika dokumentacionnogo obespecheniya v sisteme organov vnutrennih del // Algoritmy vysshej shkoly. 2019. № 2. S. 95-107.

2. Bad’minova A.I., Veretekhina S.V. Problemy kontrolya ispolneniya dokumentov i sposoby ih resheniya // Novaya nauka: ot idei k rezul’tatu. 2015. № 6. S. 4-6.

3. Karpova A.V., Setrakov A.N. Teoreticheskie osnovy organizacii dokumentooborota kak sposoba sovershenstvovaniya upravlencheskoj deyatel’nosti // Nauka i obrazovanie. 2019. № 10. S. 37-41.

4. LihachevM.T. Dokumenty i deloproizvodstvo: Spravochnoe posobie. — M., 2011. — 128 s.

5. Lukasheva N.N. Nekotorye voprosy organizacii deloproizvodstva // Nauchnyj vestnik Kryma. 2017. № 5 (10). S. 22.

6. Mar’in M.I., Efimkina N.V. Iskazhenie sluzhebnoj informacii v deyatel’nosti sotrudnikov organov vnutrennih del: professional’nye i lichnostnye faktory // Psihologiya i pravo. 2017. T. 7. № 4. S. 127-136.

7. Nikishin VA. Elektronnyj dokumentooborot kak instrument effektivnogo rukovodstva // Nauchnye trudy KubGTU. 2014. № 3. S. 1-5.

8. Orlova Yu.Yu. Sovremennoe sostoyanie administrativno-pravovogo obespecheniya upravlencheskoj deyatel’nosti v territorial’nom organe Ministerstva vnutrennih del Rossijskoj Federacii na rajonnom urovne i puti ee sovershenstvovaniya // Vestnik Moskovskogo universiteta MVD Rossii. 2015. № 11. S. 221-223.

9. Pupkova D.Yu., Suvorova E.V. Osobennosti sistemy kontrolya nad ispolneniem dokumentov i ih registracii // Novoe pokolenie. 2017. № 11. S. 127-133.

10. Tulupova M.Yu., Medvedeva O.V. Dokumentacionnoe obespechenie upravleniya organov vnutrennih del // Vestnik Tambovskogo universiteta. Seriya: Gumanitarnye nauki. 2011. № 7 (99). S. 261-263.

11. Chicherin Yu.S., Kovalenko L.Yu. Nekotorye napravleniya reformirovaniya dokumentooborota v deyatel’nosti podrazdelenij ugolovnogo rozyska MVD Rossii // Vestnik Volgogradskoj akademii MVD Rossii. 2016. № 4 (39). S. 111-115.

(статья сдана в редакцию 10.02.2020)

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство предприятий имеют дело с утомительными, тяжелыми задачами в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию. Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

Посмотреть некий товар нужен
Заполните форму заявки
Передайте форму их менеджеру
Ждать утверждения
Отправить форму в бухгалтерию
Подождите, пока бухгалтерия одобрит
Бухгалтерия создает заказ на поставку
Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от состава вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но и много перебрасывается с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы потеряются при перемешивании.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

— популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут видеть документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и хранятся в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

Уведомлять пользователя о работе
Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано.

Но управление документами не только помогает предотвратить ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

Сгенерировать соответствующую форму
Заполните форму
Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, любые другие участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если он ниже 1000 долларов, отправьте его человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами — это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

Центральный узел, где хранятся все важные документы
Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и идей, которые помогут вам выбрать решение для рабочего процесса управления документами.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут подобрать правильное решение для вашего бизнеса.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании потребность в предоставлении сотрудникам доступа как на месте (через рабочие станции в сети компании), так и с мобильного через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для документооборота может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие бумажные процессы

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию.Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Поговорите со специалистом по управлению документами, чтобы обсудить возможности, доступные для вашего бизнеса.

Что такое рабочий процесс управления документами и какую пользу он приносит бизнесу

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим.Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других бизнес-операций.Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

Управление версиями
Хранилище
Безопасность
Индексирование
Извлечение
Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

Создание изображений документов
Управление корпоративными документами
Системы документооборота
Системы управления записями
Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

Создание, изменение и архивирование нового документа.
Управление версиями документов.
Обмен документами и сотрудничество.
Создание отчетности.
Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Используется для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
Снабжение и логистика: Это гарантирует своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления. При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе.Это гарантирует, что все будут учтены.
Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
Маркетинг и продажи: Он позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

Захват
Управление
Магазин
Сохранить
Доставить
Удалить

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

На основе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
На основе облака — Информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
Интернет-версия — Данные создаются и хранятся с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, позволяющее централизованно создавать документы с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, обмениваться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются в более быстром темпе. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый на жизненном цикле чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Основы рабочего процесса системы управления документами

Что может сделать для вас рабочий процесс управления документами?

Изучение рабочего процесса системы управления документами (DMS) является неотъемлемой частью использования безбумажных офисных процессов для ваших документов.Хотя определение наиболее важной функции системы управления документами будет зависеть от отрасли, в которой эта функция используется.

Однако рабочие процессы управления документами обладают столь же многочисленными преимуществами, сколь и широко распространенными в различных условиях рабочего места: они автоматизируют процессы бизнес-систем, обеспечивают подотчетность сотрудников и четко определяют внутренние процессы. Фактически, если рассматривать рабочие процессы управления документами как побочный продукт системы управления документами, этот побочный продукт точно описывает, что такое система управления документами.

В этой статье мы обсудим, почему рабочие процессы DMS являются одной из самых малоиспользуемых функций системы управления документами, и как изменить это явление, узнав больше о его роли в организационном контексте.

Почему рабочий процесс системы управления документами является основой безбумажных офисов

Начнем с того, что рабочие процессы — это не только побочный продукт системы управления документами, но и функция системы управления документами.

Как побочный продукт, рабочие процессы частично превращают разрозненные, неотображенные процессы внутри организации в цифрового секретаря, который может управлять ими, помогая организациям отказаться от бумажно-зависимых процессов с их документами, не создавая внутреннего хаоса и путаницы.

Как функция системы управления документами, рабочий процесс также проливает свет на неэффективность этих процессов, зависящих от бумаги, поскольку он переопределяет концепцию эффективности на рабочем месте, значительно поднимая планку стандартов производительности и, следовательно, инноваций.

Почему у рабочего процесса так много возможностей для управления документами

Рабочие процессы наиболее ценны для пользователей системы управления документами из-за ее недостаточного использования. Вы спросите, как что-то может быть ценным, если никто не научится им пользоваться? Что ж, это неиспользованный ресурс, и организации, которые сначала научатся использовать рабочие процессы управления документами, также сначала получат преимущества в производительности во времени.

Таким образом, компании, использующие функцию рабочего процесса программного обеспечения для управления документами, получают конкурентное преимущество перед организациями, которые используют программное обеспечение для управления документами, не научившись использовать эту функцию, и, в частности, организациями, не имеющими каких-либо систем отслеживания рабочих процессов или систем управления документами вообще. .

Рабочий процесс — это окно в функции управления документами

Хотя рабочий процесс управления документами автоматизирует внутренние процессы, эта автоматизация не означает отсутствие вариантов маршрутизации для ваших документов.Например, документы могут передаваться между двумя или тремя отдельными сотрудниками определенное количество раз, прежде чем перейти к следующему этапу цикла рабочего процесса, что освобождает концепцию рабочего процесса от традиционно линейных систем.

Он также обеспечивает безопасность документов, позволяя только определенным пользователям получать доступ к информации в рамках рабочего процесса управления документами — очень важная функция, учитывая растущее число утечек данных, происходящих во всем мире, поскольку большинство утечек данных происходит внутри.

Помимо веб-портала системы управления документами, рабочий процесс также предотвращает участие сотрудников в действиях, которые приводят к утечкам данных, например, отправка вложений электронной почты с конфиденциальной информацией. Пользователи также могут указывать условные пути для документов в своих рабочих процессах управления документами, учитывая даже самые сложные бизнес-процессы в различных отраслях.

Рабочий процесс

использует популярные программные плагины

По мере того, как рабочий процесс управления документами становится все более интегрированным с программным обеспечением, традиционно используемым на предприятии, его сторонники тоже.Деррик Apple, пользователь системы управления документами eFileCabinet, уточняет: «Плагины Microsoft работают хорошо, интегрируя их (ранее существовавший внутренний процесс) в рабочий процесс».

Тем не менее, рабочие процессы управления документами не оставляют в тени тех, кто хочет создавать новые внутренние процессы, помогая сотрудникам учиться, отслеживать и управлять своим собственным рабочим процессом в более короткие сроки. Как центральное хранилище и цифровая рабочая станция, рабочие процессы являются ключевой функцией программного обеспечения для управления документами, обеспечивая подотчетность, ответственность и завершение проектов по документам в различных отделах.

Лучшие практики рабочего процесса в контексте системы управления документами

Рабочий процесс управления документами разработан, чтобы помочь организациям поддерживать бизнес-процессы, маршрутизацию контента и назначение рабочих задач и состояний. Хотя рабочий процесс обычно присутствует во многих решениях потребительского уровня, он улучшен — возможно, даже усовершенствован — в области систем управления документами.

Новый инструмент поставщика, по крайней мере, в том, что касается рабочего процесса, — это процесс утверждения и проверки в рамках рабочего цикла управления документами.Эти функции утверждения и проверки подтверждают выполнение задач через несколько точек соприкосновения, информируя всех участников проекта о том, на каком этапе находится проект и как работают другие участники.

Самый простой способ понять рабочий процесс в пространстве системы управления документами — это понять его как карту организационных процессов, которая экономит ваше время. Вы можете отказаться от электронной почты, личных встреч, телефонных звонков или личного общения с помощью рабочих процессов.

Например, электронная почта не является рабочим процессом, потому что она дает слишком много места для свободы индивидуальных задач и не обеспечивает достаточного взаимодействия между группами людей, тогда как рабочий процесс устанавливает параметры для завершения проекта группы при работе с документами.

Хотя рабочий процесс и электронная почта имеют сходство, например возможность комментировать и общаться в рамках заданного набора процедур, различия больше и значительнее по количеству, чем сходства.

Рабочий процесс в контексте совершенствования процессов

Например, с точки зрения соответствия, комментарии в рамках рабочего процесса копируются и сохраняются независимо от того, что делают пользователи без разрешения на их удаление, тогда как электронная почта опять же дает больше индивидуальной свободы делать ошибки с течением времени.

Рабочие процессы управления документами — это гораздо больше, чем просто воронка или конвейер для выполнения задачи. Скорее, удобство использования этой функции среди лучших поставщиков систем управления документами повлечет за собой двунаправленную функциональность.

Прежде всего, рабочие процессы управления документами повышают функциональную совместимость организации и используются исключительно для внутренней эффективности. Хотя рабочий процесс внутренней эффективности может косвенно улучшить качество обслуживания клиентов, он не используется для прямого взаимодействия с клиентами или задействования транзакционных компонентов бизнеса.

Как создать систему управления документами

Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, организовываться и храниться эффективно и надлежащим образом.Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

Многие компании имеют дело с важной информацией, которая должна быть защищена и конфиденциальна или доступна быстро. В таких случаях необходима отлаженная система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для бухгалтерского учета и ради эффективности.

Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

Опции системы управления документами

В наши дни большинство предприятий комфортно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь книжный реестр при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на бумажной вкладке кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения записей и выставления счетов.Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, чаще используются в розничной торговле и сфере обслуживания, что также устраняет необходимость в бумажном бухгалтерском учете.

Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со смесью устаревших данных в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

Одним из решений проблемы смешанной среды данных было бы использование системы визуализации документов для преобразования всех бизнес-документов в электронные файлы.В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простой процесс или он может включать творческий подход и специальные подходы.

Например, небольшой розничный магазин, который управляет квитанциями и запасами, может преобразовать бумажные документы в цифровые таблицы с некоторыми дополнительными усилиями по вводу данных. С другой стороны, стоматологическому кабинету, который ведет записи о состоянии здоровья пациентов, выставлении счетов, рентгеновских снимках и т. Д., Вероятно, потребуется более надежный метод преобразования множества бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса специалиста. услуга сканирования документов или приобретение программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.

Шаги к системе управления документами

Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами включает три этапа:

Создайте план управления документами.
Внедрить план управления документами.
Завершить.

Первый шаг самый подробный, поэтому давайте рассмотрим его дальше.

Создание плана управления документами

Первый шаг включает ответы на эти четыре вопроса:

Каковы правила создания документов?

Счета, напоминания об оплате, рекламные буклеты, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в процессе ведения и отслеживания бизнеса.А чтобы все было организовано, всем компаниям необходимо установить правила для создания документов.

Существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных деловых документов, например писем и счетов, и где они находятся?
Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому необходимо следовать?
Следует ли указывать дату или время в новых документах?
Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

Для некоторых малых предприятий единственное, что имеет значение, — это то, где расположены шаблоны для различных бизнес-документов и как их использовать.Но если для создания документов в рамках вашего бизнеса задействованы разные люди, которые совместно работают над документами, просматривают или обновляют их, вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы решить, как это следует делать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

Google Docs — это отраслевой стандарт для совместных проектов, так как он предлагает различные возможности для управления разрешениями, просмотра правок и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.

Как будут храниться документы?

С хранением данных связаны расходы, самая большая из которых для большинства малых предприятий, вероятно, связана с потерей времени, когда люди ищут документы.Возникает вопрос: как будут подаваться документы? Ключом к хранению документов является соблюдение хороших практик управления файлами. Очень важна ясная и понятная система.

Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на задний план в вашей системе управления документами?

Например, в начале каждого года вы должны просмотреть различные файлы, связанные с работой, на своем компьютере, отсеять те, которые уже устарели, и создать новые папки с пометкой года и тематики, перемещая файлы по мере необходимости.То же самое можно сделать и с бумажными файлами; удалить старые документы из папки с файлами и создать новый со словом «Старый» в названии несложно. Некоторое программное обеспечение предлагает опции автоматического архивирования.

«Хранилище» в цифровой среде может быть в облаке или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам понадобится физическое пространство на сайте или, как многие юридические бюро, для которых требуется резервирование файлов клиентов, вы можете необходимо арендовать складское помещение.

Как можно упростить получение документов?

Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами.По некоторым оценкам, поиск пропавшего документа обходится компании в среднем в 120 долларов США, а на его замену — 220 долларов.

Опять же, хорошая практика хранения документов может иметь большое значение для решения проблемы. Если вы установите надежные процедуры и протокол, например, последовательно следуете строгим соглашениям об именах, например, документы будет намного легче найти.

И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти.Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например, в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке расположений файлов может быть:

Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) — диск E: / photos — файл в соответствующей тематической папке
Фотографии на бумаге: картотечный шкаф 3 — Фотографии — альфа по теме

Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики шкафов для хранения документов.

Как сделать и сохранить документы в безопасности?

Первой линией защиты документов является физическая безопасность самих помещений. Все предприятия, даже домашние, нуждаются в установке систем безопасности.

Предприятиям также могут потребоваться или они захотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки, камеры безопасности или службы патрулирования. Вы можете сколько угодно времени тратить на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто проникнуть внутрь и украсть ваш компьютер.

Дополнительные меры защиты документов включают:

Запирание всех шкафов для документов в нерабочее время (и во время обеда, если никто не присутствует)
Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно за пределами предприятия, чтобы предотвратить уничтожение ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий
Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых общих компьютерах
Предотвращение краж сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса приема на работу

Внедрение и выполнение

После того, как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать.Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашего бизнеса и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

Вы также должны быть уверены, что каждый, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именует и хранит документы соответствующим образом. Выборочная проверка на регулярной основе, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы и принять меры против неправильного размещения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

Вы можете настроить систему управления документами за день, но ее последовательное внедрение с течением времени будет ключом к ее успеху. Награды огромны — вы сэкономите массу времени и обретете душевное спокойствие.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое лучшая система управления документами?

Не существует единой системы, которая работала бы для всех предприятий. Главное — понять потребности вашего бизнеса и затем применить наиболее подходящие методы.Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

Масштаб ваших операций (сколько будет храниться документации)
Диапазон типов данных и информации, которыми необходимо управлять
Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться
Требуемые уровни безопасности
Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную услугу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять самостоятельно?

Считается ли SharePoint системой управления документами?

Одним словом, да, но с одной оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малых предприятий, и его необходимо внедрять осторожно и правильно для интеграции с вашими операциями.SharePoint действительно имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.

Важные особенности систем управления документооборотом

Ведение документации долгое время было дорогой и трудоемкой частью ведения бизнеса. У каждой компании есть набор документов, которые нужно систематизировать и хранить. Отрасли с жестким регулированием сталкиваются с еще большим бременем, чем компании аналогичного размера в других сферах деятельности. Электронные документы быстро вытесняют бумажные, что решает ряд проблем, включая физическое пространство для хранения, доступ и поиск.Однако без тщательного планирования даже электронные документы могут быть потеряны или недоступны по иным причинам. К счастью, были разработаны передовые системы управления документооборотом для обработки электронных документов на всех этапах их жизненного цикла, от создания до их окончательного уничтожения.

Что такое система управления документооборотом?

Практически в каждой компании уже есть методы управления документами, хотя некоторые из них более формальны, чем другие. Организации, не имеющие стандартизированного процесса, часто обнаруживают, что каждый сотрудник или отдел разрабатывает индивидуальные методы хранения записей, например, сохранение их на отдельных рабочих станциях, печать и хранение в архиве или хранение на общем сетевом диске.
Эти неформальные процессы могут привести к проблемам при попытке доступа к сохраненным документам, а полный поиск информации практически невозможен. Формальная система управления документооборотом гарантирует, что уполномоченные лица могут найти то, что им нужно, когда они в этом нуждаются, не тратя на проект чрезмерное время и ресурсы. Усовершенствованные системы управления документооборотом обладают специализированными функциями, которые позволяют автоматически организовывать, архивировать и поддерживать все документы компании, независимо от формата, с минимальными усилиями.

Облачное хранилище и локальное хранилище

Высококачественные системы управления документооборотом предлагают два метода хранения документов: в облаке или локально. Если вы выберете облачную систему, документы будут децентрализованы. Это позволяет любому сотруднику в любом месте мгновенно получить доступ к необходимым документам. Пользователи имеют доступ к функции поиска системы, и все записи доступны через Интернет. Сотрудники могут получать определенные предметы с помощью любого устройства с доступом в Интернет.

Локальные системы по-прежнему предлагают функции децентрализации, и сотрудники могут искать документы из любого места и с любого устройства с доступом в Интернет. Однако может быть невозможно просмотреть некоторые бизнес-записи через Интернет, а это означает, что этот вариант не всегда подходит для бизнес-нужд.

Переход от бумажных документов к цифровому учету

Хотя многие документы начинают свой жизненный цикл как электронные записи, многие все еще создаются на бумаге.Эффективное хранение, поиск и извлечение требуют, чтобы все документы со временем были переведены в цифровой формат. Усовершенствованные системы управления документооборотом делают этот процесс плавным и безошибочным, предлагая инструменты импорта, контроль версий и многое другое. Физические документы сканируются и классифицируются в системе вместе с факсами и электронной почтой, где они организованы таким образом, чтобы сделать их легко доступными для будущих потребностей доступа.
Существует два популярных метода оцифровки записей:

Оптическое распознавание символов (OCR) — эта технология позволяет сканировать и интерпретировать данные на бумаге и передавать их в цифровую систему.Метаданные можно проиндексировать и сделать доступными для поиска. Формы можно сканировать и сохранять в полезных цифровых форматах, таких как JSON, XML, базы данных и т. Д.
Интеллектуальное распознавание символов (ICR) — основным недостатком OCR является невозможность распознавания рукописных символов. ICR был разработан для решения этой проблемы. Хотя технология все еще несовершенна, она расширяет возможности вашей компании по сканированию.

Системы управления документооборотом обычно предназначены для создания цифровых документов, например файлов PDF или DOC, путем сбора метаданных в системе документооборота.Это полезно для множества бизнес-приложений, например для отправки документов на подпись при интеграции с программным обеспечением для цифровой подписи или для создания записей с отметками времени. Обычно используются заказы на продажу, заказы на покупку, контракты и счета-фактуры.

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

При планировании создания и реализации формального процесса документооборота в первую очередь следует обращать внимание на простоту. Разработайте систему, которая классифицирует документы, чтобы их можно было найти, заархивировать и выбросить при необходимости.

Нужны идеи? Подробнее Примеры автоматизации рабочих процессов и программное обеспечение

Ваш выбор системы управления документооборотом значительно повлияет на эффективность и результативность вашего процесса ведения документации. Выберите программное обеспечение, которое предлагает следующие ключевые функции:

Возможность назначать пользователям права на просмотр и / или редактирование различных документов. Это позволяет защитить конфиденциальную информацию, ограничивая доступ по служебной необходимости.
Удобный и интуитивно понятный, с достаточной гибкостью, чтобы меняться по мере изменения потребностей вашей компании.
Комплексный план резервного копирования данных, который гарантирует безопасность ваших документов в случае сбоя системы или другого происшествия.
Включает функции, обеспечивающие как ввод, так и вывод, что позволяет включать внешние документы в систему для будущего доступа, а также дает возможность отправлять документы, созданные в системе, внешним пользователям.
Мощная функция поиска, которая позволяет использовать подробные фильтры поиска, чтобы пользователи могли легко найти именно тот документ, который им нужен.

В конечном итоге любой бизнес может получить выгоду от высококачественной системы управления документооборотом. Универсальные преимущества включают внедрение системы автоматизации офиса для безбумажного офиса, уменьшение потребности в файловом пространстве, мгновенный децентрализованный поиск документов, защищенную конфиденциальную информацию, резервное копирование для предотвращения потери данных, контрольные журналы, управление версиями документов для отслеживания изменений и автоматически создаваемые документы.

Программное обеспечение для управления документооборотом

ProcessMaker обеспечивает безопасный и простой в управлении способ автоматизации процессов документирования.Сюда входят функции, позволяющие пользователям импортировать внешние документы и автоматически создавать внутренние документы, которые можно архивировать для использования в будущем или отправлять внешним сторонам.

Попробуйте нашу отмеченную наградами платформу автоматизации рабочих процессов

Как создать интеллектуальный процесс управления документами с помощью SharePoint и Flow

В большинстве организаций в системе есть бизнес-процесс, который направлен на хранение и отправку пакетов документов.В большинстве случаев документы хранятся в репозиториях (общих или личных дисках), помеченных своим именем или организованных с использованием папок и подпапок. Обычно это сложно подключиться при использовании сторонних систем управления процессами.

В этой серии блогов, состоящей из двух частей , , мы собираемся создать систему управления документами, которая создает автоматическое электронное письмо для внешнего пользователя с документами из файлового репозитория в соответствии с формой запроса, отправленной внутренним пользователем.

Рассмотрим бизнес-пример, когда Человек Отдел ресурсов (HR) вашей организации отправляет Пакет документов перед приемом на работу для нового сотрудника будущему сотруднику.

Если подумать об этом процессе, не учитывая все возможные варианты использования кажутся очень простыми. Однако есть несколько проблемы, с которыми сталкиваются HR-отделы, когда приходит время оформлять документы о новом найме пакеты.

Обзор сложности процессов и проблем

Управление документами

В вашей организации, вероятно, есть несколько различных отделов, которые совместно используют документы для новых сотрудников.Например:

HR: имеет общий набор документов. которые необходимо разделить до первого дня работы
Бухгалтерский учет: паевые документы например, информация о корпоративной кредитной карте сотрудника
ИТ: предоставляет подробную информацию о том, как войдите в систему и зарегистрируйтесь в различных онлайн-системах

Для управления множеством наборов документов из разных эффективно, важно, чтобы кто-то внедрил документооборот процесс.

Создание пакетов документов

Кто-то из отдела кадров или подбора персонала должен вручную скомпилировать пакет документов.Самая трудоемкая часть здесь — это обеспечение того, чтобы в пакет были включены не только общие наборы документов, но и документы, специфичные для сотрудников (или должности). Здесь вы должны сделать упор, чтобы не пропустить ни одного важного документа.

Обмен документами с внешним пользователем

Будущий сотрудник рассматривается здесь как внешнего пользователя, это потому, что посылка отправлена до их первого дня трудоустройство. Следовательно, это означает, что в домене нет аккаунтов и они не будут пройти обучение, как войти во внутренние системы управления документами или ХРИС.Итак, здесь нам нужно отправить новый пакет найма извне в личный Адрес электронной почты.

Ниже приведена диаграмма, демонстрирующая, как выглядит этот процесс:

Создание системы, которая генерирует пакеты документов. автоматически

Мы поняли, что проблема заключается в отсутствии центральной области для внутреннего управления документами. Вот как мы собираемся решить эту проблему:

Создайте репозиторий документов для хранить и маркировать документы
Автоматизировать процесс запроса
Создавать пакеты документов
Отправлять документы в будущее Сотрудник (внешний адрес электронной почты)

В данном примере бизнесу требуется система, в которой менеджер по найму отправляет форму, и все будет выполняться автоматически, без вмешательства человека.Для этого мы собираемся использовать мощные инструменты SharePoint и Microsoft Flow Office 365, которые позволяют нам разрабатывать бизнес-приложения без опыта разработки.

Создание репозитория документов для хранения и маркировки документы

Репозиторий файлов будет выполнять несколько роли в этом случае. Нам потребуется:

Хранить документы в открытом доступе онлайн
Тег (этикетка) документов для лучшая категоризация. Поскольку требования заключаются в создании пакетов на основе должность (Должность), нам нужно будет убедиться, что в документах указаны правильные метаданные
Создать внешнюю ссылку (для пользователи вне организации), чтобы иметь возможность загружать документы

Мы собираемся использовать документ SharePoint библиотека для создания этого репозитория.У вас должны быть права администратора на создать библиотеку SharePoint или запросить создание библиотеки документов права от Администратора сайта. Вы можете найти подробные инструкции о том, как создать документ библиотеки здесь. Я уже создал библиотеку документов под названием New Hire Document Package. Это два настраиваемые поля, которые я буду использовать в моем случае с бизнес-требованиями: одно — Document Type, , а второе — Links . Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите лучше определить свои файлы, например «местонахождение» или «профессия» столбцы.Здесь я создал два настраиваемых поля:

Тип документа: Это вариант с раскрывающимся списком, предлагающий несколько вариантов. Ваши бизнес-требования будут определять варианты типа документа. В моем случае у меня есть General, Information Technology, Sales Engineer и Accountant

Links: В этом столбце будет храниться ссылка на внешнюю информацию (доступную для пользователей за пределами вашей организации) для документа.Позже в этом сообщении блога я продемонстрирую, как автоматически создавать внешнюю ссылку при загрузке документа. Тип столбца — это гиперссылка и общий тип столбца SharePoint

Подробнее о том, как создавать столбцы в SharePoint библиотеки или списка, перейдите по этой ссылке.

Так выглядит моя библиотека документов с загруженными тестовыми данными.

Как я раньше упомянуто, нам потребуется автоматизировать внешних ссылка процесс создания.

Создайте рабочий процесс для создания внешней ссылки и обновления метаданные файла

Каждый раз, когда кто-то загружает новый документ в New Hire Библиотека пакета документов , мы сгенерируем внешнюю ссылку и обновим ссылок этого документа.

Мы собираемся выполнить описанную выше логику с помощью Microsoft Flow. Перейдите в конструктор Flow на https://flow.microsoft.com или воспользуйтесь меню навигации приложения на портале Office 365 .

Я бы рекомендую использовать общий Office 365 учетная запись, имеющая доступ к библиотеке SharePoint и Flow. Например, [email protected] . Это особенно полезно при проектировании рабочий процесс, который отправляет пользователям электронные письма со ссылками на документы.Таким образом, это не приходят напрямую с вашего адреса электронной почты.

Ниже приведен общий обзор рабочего процесса, демонстрирующий, что при создании документа мы сгенерируем ссылку и обновим ссылки , хранящиеся в библиотеке SharePoint.

Теперь, когда мы понимаем этот процесс, приступим к созданию приложения. Когда вы вошли в конструктор Flow, нажмите New и в раскрывающемся меню выберите Automated — из пустого параметра . В новом окне создания потока назовите свой поток (в моем случае я назвал свой поток Create External Link ).В поле Выберите триггер потока введите SharePoint и выберите При создании файла (только свойства) из списка триггеров.

Хорошо, на первом этапе (триггер) нам нужно будет выбрать библиотеку SharePoint (новый пакет документов по найму), которую мы создали ранее. Затем этот рабочий процесс распознает, когда новый файл создается или загружается в библиотеку, затем он может указать URL-адрес сайта и выбрать библиотеку из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку Следующий шаг и в меню Выберите действие найдите действие «Создать ссылку для совместного использования» .

Есть несколько вещи, которые вы должны указать при настройке этого шага:

Адрес сайта и имя библиотеки: , это та же библиотека, которую мы использовали на первом шаге (шаг триггера)
Идентификатор элемента: это когда вы выбираете идентификатор элемента из предыдущего шага. По сути, вы передаете значение элемента, который вызвал событие (создание или загрузка нового файла).
Тип и область действия ссылки: Здесь мы должны указать ссылку view или edit и область действия в нашем случае будет внешних пользователя

Последним шагом этого рабочего процесса является получение ссылки и обновление поля Ссылки документа.Нажмите Next Step и выполните поиск действия Обновить свойства файла . В этом действии нам нужно будет выбрать ту же библиотеку документов (New Hire Document Package). Это действие также запросит ID элемента, который вы обновляете, который будет ID из Item , вызвавшего событие.

Далее нам нужно будет обновить поле Links . Мы собираемся извлечь данные с шага, на котором мы создали ссылку. Убедитесь, что вы выбрали правильный шаг на экране динамических полей.

Всегда плати внимание к ценностям, которые вы переходите от предыдущего к следующему действию. Дизайнерские шоу Flow шаги и доступные значения в окне динамического содержимого.

Мы закончили построение этого рабочего процесса. Я рекомендую протестировать этот рабочий процесс, загрузив файл в библиотеку и убедившись, что рабочий процесс запускается и создает внешнюю ссылку. Вы всегда можете проверить историю выполнения рабочего процесса после того, как вы загрузили файл.

Итак, мы создал репозиторий для хранения и маркировки наших документов; мы также разработали рабочий процесс, который автоматически создаст внешнюю анонимную ссылку и обновит файл метаданные для хранения значения внешнего URL.

В части 2 сообщения в блоге серии, мы будем разрабатывать процесс запроса пакета документов с использованием внутреннюю форму и создание электронного письма с документами, отфильтрованными в соответствии с форма запроса.

Введение в рабочий процесс SharePoint — служба поддержки Office

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять задачами проекта путем внедрения бизнес-процессов в документы и элементы на сайте SharePoint. Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и продуктивность организации за счет управления задачами и этапами бизнес-процессов.Это позволяет людям, которые выполняют эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Примечание. рабочих процессов SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс иногда называют серией задач, которые приводят к результату.В контексте продуктов и технологий SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Рабочие процессы могут использоваться для последовательного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации прикреплять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика — это в основном набор инструкций, которые определяют и контролируют действия, которые происходят с документом или элементом.

Рабочие процессы могут оптимизировать затраты и время, необходимые для координации общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, путем управления и отслеживания человеческих задач, связанных с этими процессами. Например, на сайте SharePoint вы можете добавить рабочий процесс в библиотеку документов, который направляет документ группе людей для утверждения. Когда автор документа запускает этот рабочий процесс для документа в этой библиотеке, рабочий процесс создает задачи утверждения документа, назначает эти задачи участникам рабочего процесса, а затем отправляет участникам по электронной почте оповещения с инструкциями по задаче и ссылкой на документ, который будет одобренный.Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в данном случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса. Когда участники рабочего процесса завершают свои задачи рабочего процесса, рабочий процесс завершается, и владелец рабочего процесса автоматически получает уведомление о том, что рабочий процесс завершен.

Действия в рабочем процессе утверждения в предыдущем примере соответствуют процессу, показанному на следующем рисунке.

Рабочие процессы не только поддерживают существующие человеческие рабочие процессы, но также расширяют возможности совместной работы людей и работы с документами, списками и библиотеками. Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, доступных из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональность рабочего процесса в продуктах SharePoint тесно интегрирована с Microsoft Office 2013, поэтому в обоих продуктах можно выполнять следующие задачи рабочего процесса:

Просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента.
Начать рабочий процесс над документом или элементом.
Просмотр, изменение или переназначение задачи рабочего процесса.
Выполните задачу рабочего процесса.

Верх страницы

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена в Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все ваши рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать.Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее заметной особенностью этой новой платформы рабочего процесса является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочего процесса. Механизм выполнения рабочего процесса теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.

В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow.Это наш новейший механизм рабочего процесса, доступ к которому можно получить по адресу: https://flow.microsoft.com. Чтобы узнать больше об использовании MS Flow, посетите: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Чтобы устранить неполадки в MS Flow, посетите https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures и https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Верх страницы

Встроенные рабочие процессы

Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, отвечающих типичным бизнес-сценариям:

Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для утверждения.По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.
Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для обратной связи. Рецензенты могут предоставить обратную связь, которая затем компилируется и отправляется тому, кто инициировал рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.
Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс необходимо запустить в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив свою цифровую подпись к документу в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с типом контента «Документ» и, следовательно, автоматически доступен в библиотеках документов.Однако рабочий процесс сбора подписей отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если этот документ содержит одну или несколько строк подписи Microsoft Office.
Публикация утверждения Этот рабочий процесс похож на рабочий процесс утверждения в том, что он автоматизирует маршрутизацию контента экспертам в предметной области и заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикации заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, на которых публикация новых и обновленных веб-страниц строго контролируется.
Три состояния Этот рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества проблем или элементов, таких как проблемы поддержки клиентов, потенциальных клиентов или задачи проекта.

Каждый из приведенных выше рабочих процессов можно настроить для вашей организации несколькими способами. Например, когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для использования в документах или элементах, вы можете настроить списки задач и списки истории, в которых хранится информация о рабочем процессе.

Когда пользователь сайта запускает рабочий процесс над документом или элементом, у пользователя может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, указав список участников, срок выполнения и инструкции по задаче.

Верх страницы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Хотя встроенные рабочие процессы можно настроить в некоторой степени для удовлетворения различных потребностей, ваша организация может выбрать проектирование и разработку рабочих процессов, уникальных для бизнес-процессов в организации.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от требований бизнес-процессов. Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются людьми, использующими сайт, или они могут создавать рабочие процессы, которые запускаются автоматически в зависимости от события, например, при создании или изменении элемента списка. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, эти рабочие процессы могут быть доступны в дополнение к уже описанным встроенным рабочим процессам или вместо них.

Существует два способа создания настраиваемых рабочих процессов:

Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в определенном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013 Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочего процесса, и человек, который создает рабочий процесс, может развертывать рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться.SharePoint Designer 2013 также работает рука об руку с Visio 2013, обеспечивая визуальный опыт разработки рабочего процесса для построения схем с использованием фигур и соединителей. Вы также можете импортировать рабочие процессы из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013 и наоборот.
Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Эти рабочие процессы содержат настраиваемый код и действия рабочего процесса.После того, как профессиональный разработчик создаст настраиваемые рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких сайтах.

Верх страницы

Шаги, связанные с использованием рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый шаг может быть выполнен людьми в разных ролях. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным для использования в библиотеке документов, создатель контента может запустить рабочий процесс или изменить текущий рабочий процесс, а третье лицо (например, рецензент или утверждающий) может завершить задача рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать, его необходимо добавить в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в определенном месте. У вас должно быть разрешение на управление списками, чтобы добавить рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или лица, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен:

Если вы добавляете рабочий процесс непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.
Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента списка (экземпляр типа контента сайта, который был добавлен в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа контента в определенном списке или библиотеке, с которыми этот контент тип связан.
Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента сайта, этот рабочий процесс будет доступен для любых элементов этого типа контента в каждом списке и библиотеке, в которые был добавлен экземпляр этого типа контента сайта.
Если вы хотите, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках или библиотеках на сайте, вы можете создать рабочий процесс сайта.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы можете настроить рабочий процесс для его конкретного местоположения, указав различные параметры:

Имя этого экземпляра рабочего процесса
Список задач, в котором хранятся задачи, относящиеся к рабочему процессу
Список истории, в который записываются все события, связанные с рабочим процессом
Способ запуска рабочего процесса
Дополнительные параметры, относящиеся к отдельному рабочему процессу, например, как задачи направляются участникам, какие обстоятельства завершают рабочий процесс и какие действия происходят после завершения рабочего процесса.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы делаете его доступным для документов или элементов в определенном месте; вы не запускаете фактический рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

После того, как рабочий процесс добавлен в список, библиотеку или тип контента и, таким образом, становится доступным для использования, вы можете запустить этот рабочий процесс для документа или элемента (если рабочий процесс настроен так, чтобы разрешить его запуск вручную).Чтобы запустить рабочий процесс, вы выбираете нужный рабочий процесс из списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента. При необходимости вам также может потребоваться заполнить форму с информацией, которая требуется для рабочего процесса. В зависимости от того, как был разработан и настроен рабочий процесс, у вас может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, когда вы запускаете его для документа или элемента, настраивая такие параметры, как участники, срок выполнения и инструкции по задаче.

Изменение текущего рабочего процесса

После того, как рабочий процесс запущен для элемента, вам может потребоваться внести изменения в его поведение.Например, после запуска рабочего процесса человеку, запустившему рабочий процесс, может потребоваться добавить дополнительных участников. Или участнику рабочего процесса может потребоваться переназначить свою задачу другому человеку или запросить изменение документа или элемента, на котором сосредоточен рабочий процесс. Вы можете изменить некоторые встроенные рабочие процессы во время их выполнения. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, возможно, что изменения в текущих рабочих процессах разрешены.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, которое требует вмешательства человека, представлено задачей рабочего процесса.Когда рабочий процесс назначает задачу участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо выполнить эту задачу, либо запросить изменения в самом рабочем процессе, отредактировав форму задачи рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи рабочего процесса на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник рабочего процесса завершает задачу рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, рабочий процесс переходит к следующему соответствующему шагу.

Отслеживание статуса рабочих процессов

Владельцы и участники рабочего процесса могут следить за ходом рабочего процесса, проверяя страницу состояния, связанную с рабочим процессом.Страница состояния содержит информацию о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Он также включает в себя историческую информацию, имеющую отношение к рабочему процессу.

Инструменты отчетности

могут предоставить совокупный анализ истории рабочего процесса. Организации могут использовать этот анализ для обнаружения узких мест в процессах или для определения того, выполняет ли группа целевые показатели эффективности для данного бизнес-процесса. Несколько предустановленных отчетов Microsoft Office Excel можно использовать с любым рабочим процессом. Кроме того, информация журнала рабочего процесса доступна в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах или настраиваемых решениях для мониторинга бизнес-процессов.

Верх страницы

См. Также

Обзор рабочих процессов, включенных в SharePoint

Рабочие процессы в SharePoint 2013

Разработка рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013

Начало работы с рабочим процессом SharePoint Server 2013

Основы документооборота и делопроизводства: Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Открытое образование — Делопроизводство (Документационное обеспечение)

About

Format

Course program

Education results

Formed competencies

Готовый кроссворд по делопроизводству — на тему «Основы документооборота»

Правовые основы регламентации документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации Текст научной статьи по специальности «Право»

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Проблемы с ручным управлением документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Оптимизация перетасовки бумаги

Улучшение процесса

Настройка документооборота

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Цените ли вы сотрудничество?

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

А как насчет интеграции?

Сохранение файлов и очистка документов

Текущие бумажные процессы

Выбор лучшей системы управления документами

Что такое рабочий процесс управления документами и какую пользу он приносит бизнесу

Основы рабочего процесса системы управления документами

Что может сделать для вас рабочий процесс управления документами?

Почему рабочий процесс системы управления документами является основой безбумажных офисов

Почему у рабочего процесса так много возможностей для управления документами

Рабочий процесс — это окно в функции управления документами

использует популярные программные плагины

Лучшие практики рабочего процесса в контексте системы управления документами

Рабочий процесс в контексте совершенствования процессов

Как создать систему управления документами

Опции системы управления документами

Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

Шаги к системе управления документами

Создание плана управления документами

Каковы правила создания документов?

Как будут храниться документы?

Как можно упростить получение документов?

Как сделать и сохранить документы в безопасности?

Внедрение и выполнение

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое лучшая система управления документами?

Считается ли SharePoint системой управления документами?

Важные особенности систем управления документооборотом

Что такое система управления документооборотом?

Облачное хранилище и локальное хранилище

Переход от бумажных документов к цифровому учету

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

Как создать интеллектуальный процесс управления документами с помощью SharePoint и Flow

Обзор сложности процессов и проблем

Управление документами

Создание пакетов документов

Обмен документами с внешним пользователем

Создание системы, которая генерирует пакеты документов. автоматически

Создание репозитория документов для хранения и маркировки документы

Создайте рабочий процесс для создания внешней ссылки и обновления метаданные файла

Введение в рабочий процесс SharePoint — служба поддержки Office

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Встроенные рабочие процессы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Шаги, связанные с использованием рабочих процессов

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

Изменение текущего рабочего процесса

Выполнение задач рабочего процесса

Отслеживание статуса рабочих процессов

См. Также

Добавить комментарий Отменить ответ