Понятие о делопроизводстве и документообороте: Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

Понятие, содержание и значение делопроизводства

4. Основа делопроизводства

9. Архив

Тема 1. Предмет, система и основные понятия спецкурса «Делопроизводство и документооборот в суде»

1. Спецкурс «Делопроизводство и документооборот в суде» разработан с целью усвоения правил организации делопроизводства и документооборота в судах общей юрисдикции и в арбитражных судах. Правильная организация делопроизводства в суде является одним из важных условий эффективного выполнения профессиональных обязанностей судьями, работниками аппарата суда и, в конечном итоге, обеспечивает гарантированную судебную защиту граждан, учреждений, организаций.

Система спецкурса включает три раздела: общие положения, делопроизводство в судах общей юрисдикции, в том числе в военных судах, и делопроизводство в арбитражных судах.

2. Изучение дисциплины следует начать с рассмотрения основных понятий.

Согласно инструкциям по делопроизводству в судах общей юрисдикции и в арбитражных судах делопроизводство в этих учреждениях осуществляется как на бумажных носителях (письменные, машинописные документы), так и электронным способом.

Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России был разработан ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Р 51141-98. Данный документ утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие 1 января 1999 г. В этом стандарте установлены термины, отражающие терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В соответствии с данным ГОСТом документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В этот же стандарте содержатся определения таких важных для данного спецкурса понятий, как письменный документ, рукописный документ, машинописный документ, документ на машинном носителе, официальный документ, служебный документ.

Документооборот – движение документов в суде с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В соответствии с вышеназванным ГОСТом делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование —запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Делопроизводство в суде – деятельность работников аппарата суда, направленная на создание документов, обеспечивающих эффективную работу суда, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также передачу в архив.

3. Нормативно-правовую и нормативно-методическую базу делопроизводства в суде составляют Закон РФ «О статусе судей в Российской Федерации», ФКЗ «Об арбитражных судах в РФ», УПК РФ, ГПК РФ, АПК РФ, КоАП РФ, Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Утверждена приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161; Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утверждена приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36; Руководство по делопроизводству в военных судах. Утверждено приказом заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации – начальника Главного управления обеспечения деятельности судов от 28 ноября 2003 г. № 40; Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях). Утверждена приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 марта 2004 г. № 27, а также иные нормативно-правовые документы, регулирующие отдельные вопросы делопроизводства в суде.

Вышеназванные инструкции и руководство по делопроизводству должны быть внимательно изучены студентами, т.к. являются основными источниками данного спецкурса.

В рамках данной темы следует знать общую характеристику указанных нормативно-методических документов.

Правила и порядок работы с документами, установленные данными Инструкциями, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкций, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Председатель суда назначает ответственное лицо из числа сотрудников аппарата суда, на которое возлагаются обязанности по ознакомлению других сотрудников с требованиями по организации делопроизводства.

Следует также ознакомиться с ГОСТом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Р 51141-98, в соответствии с которым разработана Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, а также с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536,, с учетом которой создана Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях).

4. Культура оформления деловых документов предполагает, что при осуществлении делопроизводства в суде документы изготавливаются в строгом соответствии с предусмотренным требованиями, формы регистрации сведений в процессе делопроизводства заполняются разборчиво, без помарок и небрежных исправлений.

Текст документа создается на стандартном, чистом, неповрежденном и не помятом листе бумаге либо на типовом бланке. Следует обратить внимание на соблюдение полей, особенно, левого поля, которое должно быть не менее 3 см, т.к. документы подшиваются в наряды. Невыполнение этого требования делает затруднительным последующее изучение данного документа.

Желательно, если документ будет исполнен электронным или машинописным способом, что позволит на 20% сократить время на его изучение. Однако часть документов выполняются рукописно, и нужно стремиться писать разборчиво и аккуратно. Все исправления, внесенные в документ, должны быть оговорены.

Следует также знать, что официальные документы оформляются в соответствии с ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

5. Положения Инструкций по судебному делопроизводству распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специальных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства.

Автоматизированная система судебного делопроизводства в судах разрабатывается с учетом требований, предусматривающих строгое соблюдение норм права, требований инструкций и руководящих документов и охватывает следующие направления:

— электронный банк судебных документов;

— справочная система суда;

— судебная практика, анализ деятельности суда, статистические данные.

Следует отметить, что информационный обмен между судами стал возможен при соблюдении принятых правил. В настоящее время, например, открытая служебная переписка между судами районного уровня и Управлением Судебного департамента в Иркутской области осуществляется в соответствии с Регламентом работы с электронной почтой в Управлении Судебного департамента в Иркутской области, утвержденным приказом начальника Управления Судебного департамента в Иркутской области от 2 сентября 2009 г. № 01-112-2009.

Программа для делопроизводства. Электронное делопроизводство и документооборот

Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

• документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
• документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
• канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

• руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
• описание размещается на сайте компании и биржах труда;
• кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
• отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
• руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
• по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

• руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
• Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
• сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
• владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

• документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
• документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
• создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
• ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
• полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

• с компьютера пользователя;
• из электронной почты;
• со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
• из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т.п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

• налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
• улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
• секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
• интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.

Некоторые вопросы организации делопроизводства Текст научной статьи по специальности «Право»

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017

УДК 651

Лукашева Наталья Николаевна, доцент кафедры гражданского и трудового права юридического факультета Таврической Академии ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского», к.ю.н., доцент

е-mail: [email protected]

НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аннотация: статья посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, созданию службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации конфиденциального делопроизводства.

Ключевые слова: документ, делопроизводство, документооборот, документирование, конфиденциальность, номенклатура дел.

Lukasheva Natalya Nikolaevna, associate professor of the civil and labor law of law department of the VO Taurian Academy FGAOU «Crimean federal university of V.I. Vernadsky», PhD in Law, associate professor

e-mail: [email protected]

SOME QUESTIONS OF THE ORGANIZATION OF OFFICE-WORK

The article is devoted to some topical issues on normative regulation and organization of record keeping in the organization, creation of a document management support service, and tasks facing this service, including organization of confidential record keeping.

Key words: document, record keeping, document circulation, documenting, confidentiality, nomenclature of records.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017

Жизнь человека, деятельность любой организации сопровождают документы, подавляющее большинство которых приобретают юридическую силу, а их составители несут соответствующую юридическую ответственность за ненадлежащее их оформление. В связи с этим трудно недооценить важность делопроизводства в нашей жизни, т.к. это особая часть государственной, хозяйственной и общественной деятельности, которая усилилась рыночными экономическими отношениями, это основа отношений людей и различных коллективов.

С развитием государства, общественных отношений число документов увеличивается. Документы, оформляемые и выдаваемые или затребованные различными органами, организациями и должностными лицами, нередко оказываются лишними или дублирующими, что необходимо сдерживать или этому воспрепятствовать, путем регулирования в установленном единообразном, с соблюдением общих принципов, порядке, а именно в порядке, установленном положениями нормативной правовой базы, регулирующей делопроизводство.

Возникновение, развитие и становление документирования имеет многовековую историю, с Х века по настоящее время, когда этим занимаются профессиональные специалисты в области создания, обработки, хранения документов, руководствуясь соответствующими нормативными правовыми актами.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам является документоведением. В современных условиях документирование может осуществляться в виде рукописи, машинописи, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, видеограммы, с использованием соответствующих носителей.

Существует несколько способов документирования: текстовое, кино-, фото-, фоно-, видео- документирование и электронное. Указанное многообразие позволяет нам отобразить в форме документа факты, события,

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017 явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека с целью ее хранения и передачи во времени и пространстве.

Особое свойство документа — это его юридическая сила, заключающаяся в подлинном доказательстве, свидетельстве тех фактов, событий и действиях, которые отражены в документе, созданном в соответствии с законом, в установленном порядке, компетентным на то органом или лицом, в т.ч. должностным.

Именно юридическая сила документа придает ему юридическую значимость во всех видах деятельности государства, государственных учреждений России, организаций, граждан и др.

Термины и определения в области делопроизводства и архивного дела установлены ГОСТом, согласно которому юридическая сила документа -свойство документа, созданного юридическим или физическим лицом, оформленного и удостоверенного в установленном порядке, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Данное определение прямо указывает на существующую нормативно-методическую базу делопроизводства, состоящего из двух процессов, а именно документирование (своевременное и правильное создание документа) и организации работы с документами (получение, регистрация, передача, обработка, учет, систематизация, контроль, хранение, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Нормативная база делопроизводства значительна и известна, состоит из Конституции РФ, законодательных актов РФ, правовых актов Президента РФ и Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти в области делопроизводства, государственных стандартов на документацию; унифицированных систем документации; общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, нормативных актов, издаваемых руководством учреждений, организаций и предприятий по вопросам делопроизводства.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017

Рассматриваемая сфера деятельности основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах.

К сожалению, на практике мы сталкиваемся с тем, что, несмотря на многообразие способов документирования, на наличие своей законодательной и нормативно-правовой основы, деятельность по делопроизводству не всегда является четкой, результативной и своевременной. Проанализировав нормативную правовую базу, ознакомившись с взглядами разных исследователей на вопросы делопроизводства, логично сделать вывод, что это происходит по нескольким причинам.

Несовершенство правового регулирования вопросов документационного обеспечения управления, выражающееся в регулировании лишь отдельных отношений, возникающих в этой сфере, в отсутствии системного подхода, в ограниченной области распространения.

Растущими темпами развиваются информационные технологии, поэтому документирование и получение информации с помощью электронных средств значительно повышает оперативность документооборота, но отсутствие детального правового регулирования создания, движения, применения электронных документов, отсутствие системного подхода затрудняет в полной мере их использование.

Одной из проблем также является то, что отсутствует на должном уровне в области документационного обеспечения организация научных исследований в условиях использования электронных документов и электронного документооборота, которая позволила бы по ее результатам вносить предложение по совершенствованию и разработке нормативной базы документационного обеспечения управления.

Особое внимание необходимо обратить на работу с документами в организации, которую осуществляет соответствующее специализированное структурное подразделение — служба документационного обеспечения управления (ДОУ) по содержанию, а название службы может быть разное: секретарь организации, канцелярия, общий отдел, управление делами, отдел

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017 документального обеспечения и др. Название зависит от размера организации и выполняемых ею функций.

Система делопроизводства в организации устанавливается во внутренних локальных организационно-распорядительных документах. При установлении системы делопроизводства необходимо руководствоваться принципами рациональной организации документооборота; оптимизации прохождения документа; строгого соблюдения установленных законом сроков исполнения документов; в случае отсутствия установленных законом сроков руководствоваться принципом разумности сроков; недопущение возвратного движения документов; сокращения количества инстанций прохождения документа и числа должностных лиц, согласовывающих документ. Несоблюдение выше указанных принципов при организации делопроизводства исключит надлежащее распределение должностных обязанностей между работниками, равномерную загрузку подразделений организации, ухудшит управленческий процесс в организации.

Ненадлежащая система делопроизводства, как правило, влечет за собой увеличение штата работников, неправильное распределение обязанностей между ними, наличие в структуре организации необоснованных структурных подразделений, в т.ч. задвоение обязанностей и выполняемых функций, что в свою очередь является препятствием в объективном определении виновных лиц при необходимости привлечения к юридической ответственности при ненадлежащем ведении делопроизводства.

При организации системы делопроизводства особое внимание должно уделяться срокам создания, прохождения, исполнения документов, в т.ч. особой строкой должно быть выделено рассмотрение обращений (заявлений и жалоб) граждан, работников организации, претензионных материалов и других документов, если предусмотрено законом.

Часто возникают вопросы к оформлению документов и их хранению. Любой документ состоит из формы и содержания, т.е. необходимых и достаточных требований к нему, соответствующих стандарту требуемого

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017 документа. Создавая надлежащие в срок документы, работники повышают статус своей организации, что в свою очередь вызывает доверие к ней и желание с ней сотрудничать.

Оформленные в соответствии с требованиями стандартов по делопроизводству документы, правильная их регистрация, а затем правильное хранение очень важны в случае возникновения судебных споров по различным видам деятельности организации, в т.ч. в сфере трудовых отношений с работниками организации. От правильности составления, движения, хранения документов зависит благоприятный исход судебного рассмотрения спора.

В результате анализа каждая организация сама определяет окончательный перечень задач, обязанностей службы ДОУ, но в каждом перечне должны быть указаны: подготовка сводной номенклатуры дел и по структурным подразделениям и разработка инструкций по ДОУ согласно стандартам; прием, учет и регистрация документов, создание документов; контроль правильности оформления реквизитов документов и наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству организации; контроль за исполнением документов в организации, соблюдением сроков исполнения; хранение и ведение архива; уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Дополнительными задачами, решаемыми ДОУ, могут быть: совершенствование форм и методов работы с документами; сокращение документооборота и количества документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию инструкций ДОУ организации; внедрение современных методов обработки документов, в т.ч. автоматизированные системы ДОУ и электронный документооборот.

Решение поставленных задач перед ДОУ зависит от профессионализма персонала службы ДОУ. Формирование службы должно основываться на профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда России от 06.05.2015г. № 276н. Большинство работников

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017 службы ДОУ должны соответствовать трудовой функции «Документационное обеспечение деятельности организации».

Следующий вопрос, который требует внимания — это организация конфиденциального делопроизводства. В настоящее время работа по организации и ведению конфиденциального делопроизводства основана на устоявшейся практике и опыте специалистов, работающих с конфиденциальными документами.

Особенностью конфиденциального производства является специфическое оформление конфиденциального документа, а также учет всех без исключения носителей, на которых зафиксирована конфиденциальная информация, в т.ч. проект документа на бумаге или скан документа на флешке. Конфиденциальные документы могут оформляться как на бумажном, так и на электронном носителе. Отличия при их оформлении содержатся в указываемых реквизитах. Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства возлагаются на работников, назначаемых руководителями организации или подразделения, и закрепляются в должностных инструкциях работников.

Ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами, своевременное их исполнение, их сохранность в организации и ее структурных подразделениях возлагается непосредственно на руководителей организации или подразделений.

Обеспечение конфиденциальности делопроизводства достигается системой установленных специальных правил и порядка подготовки и размножения документов; их учета в специальных журналах и передачу под расписку исполнителям или иным заинтересованным лицам; их хранение в специально оборудованных помещениях, в сейфах или железных шкафах; периодический контроль сохранности документов и соответствующую отчетность; специальные технологии уничтожения отработанных, устаревших документов, в т.ч. черновиков конфиденциальных документов.

Конфиденциальность возможна только при соблюдении комплекса правовых, организационных, кадровых, информационно-технических и других

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017 правил и норм, направленных на обеспечение нейтрализации каналов утечки конфиденциальной информации и документов.

Рассмотренные вопросы продолжительное время являлись и являются актуальными, требующими более детальной правовой регламентации в специальном законодательстве, которое должно быть систематизировано, содержать общие начала для большинства сфер деятельности, с целью совершенствования форм и методов ведения делопроизводства.

Список использованных источников:

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» / Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448.

2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. N 19 ст. 2060.

3. Артонкина Н.В. Организация конфиденциального делопроизводства с нуля // Н.В. Артонкина. — Современные технологии делопроизводства и документооборота. — № 8 (56), 2015. -с. 58-72.

4. Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие для бакалавров / М.В. Ватолина. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-Спектр, 2015. — 320с.

5. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108447.

6. Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) // А.В. Ермолаева. — Делопроизводство. -№ 1, 2015. — с. 20-25.

НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (10) 2017

7. Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ // Е.Н. Кожанова. -Современные технологии делопроизводства и документооборота. — № 12 (60), 2015. -с. 50-57.

8. Кузнецов С.Л. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления // С.Л. Кузнецов.

— Делопроизводство. — № 2, 2015. — с. 35-39.

9. Кузнецова И.В. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие для бакалавров / И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян.

— М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2015. — 220с.

10. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л.А. Ленкевич. — 2-е изд., испр. — М.: Издательский центр «Академия», 2008. — 224с.

11. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. -13-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2014. — 224с.

Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Второй – «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин «делопроизводство» – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления.

Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Результатом документирования является документ– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работыс ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документови их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа

Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:

Общая часть документа:

1. Титульный лист

2. Оглавление

3. Содержание (для документов более 30 страниц)

4. Аудитория документа

5. Назначение документа

6. Аннотация (краткое изложение содержания)

7. Сведения об авторах

8. Список использованных материалов

9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)

10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)

11. Список изменений (для версионных документов)

12. Тело документа

13. Приложения

Порядок следования разделов — ориентировочный.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

12 вещей, которые нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что продаете, доставлять по полученным заказам и собирать наличные в счет доставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, которые следуют определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и результативными, уменьшив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, участвующих в выполнении работы.Процессами могут быть потребление ресурсов, физическая трансформация, информационный поток или действия человека. Работа предназначена для достижения определенной цели и может выполняться одним человеком, группой или всей организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с ними проблемы и взаимосвязи таким образом, чтобы их было легко понять. Это четкое понимание помогает выявлять проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов.У процесса есть определенный ввод, алгоритм обработки и вывод. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, тогда как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо продуманный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, сильно зависят от информации о требованиях к материалам в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей.Бизнес-процессы обычно включают такое распространение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, управление общим качеством и шесть сигм, позволили добиться зачастую значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Возможные улучшения в организации зависят от подготовки и уровня квалификации сотрудников.
9. Вовлеките участников рабочего процесса в кампанию по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи по поводу возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Повысьте энтузиазм участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы требовать минимальных действий. Имейте в виду, что новый дизайн обычно включает в себя новые способы работы и упрощает процесс обучения, делая его максимально интуитивно понятным.
11. Не пренебрегайте задачей детального документирования дизайна. Это часто отвлекает, но может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.
12. Отслеживайте и устраняйте неполадки в новом дизайне, наблюдая за участниками и получая их отзывы. Работайте над сбоями и проблемами, пока новые рабочие процессы не оправдают себя. Часто на этом этапе документация оказывается бесценной.

Современные системы управления документами обычно имеют возможность прикреплять документы к рабочим процессам. Можно определить стандартные рабочие процессы, и к ним можно прикрепить документы. Вы также можете создать рабочий процесс, отвечающий некоторым уникальным требованиям.В любом случае вы обнаружите, что это упражнение может повысить эффективность вашего документооборота и бизнес-процессов.

Документооборот: понимание его роли в бизнесе

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства. Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Связанный пример: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов — это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на какие выгоды можно ожидать.

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1.8 часов каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена. Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается.В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудникам сложно получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными — обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, основанных на данных, в 23 раза выше вероятность привлечения клиентов, в 6 раз выше вероятность удержания клиентов и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи распространены среди предприятий, которым еще предстоит осуществить цифровую трансформацию.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, в которых компании привыкли принимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на том, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Разрозненные хранилища данных — это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

• Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ: Разрешения и проблемы с доступом типичны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему межведомственная коммуникация важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Если пренебречь своими рабочими процессами, очень легко попасть в ловушку, в которой культура непоследовательна, а подразделения действуют слишком автономно.

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага — это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые задачи, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
• Управление данными: Агрегирование и курирование данных
• Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативное обеспечение
• От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
• Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Объединение данных вашей компании в облаке — важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

• Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
• Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Что такое делопроизводство и документооборот? Основные направления офисной работы

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И менеджеры, и обычные рабочие должны работать в офисе. В чем его особенности, какие бывают и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое офисная работа

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает различные бумаги в процессе своей деятельности.Это могут быть приказы, письма и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Таможня Производство — это деятельность по созданию документов организации, выполняемая в соответствии с определенными правилами и требованиями. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функцию секретаря можно поручить практически любому сотруднику.

Если вы поймете суть терминологии (что такое мастерская), станет понятно происхождение слова.В первую очередь это фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается то, что в будущем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века он был официально принят, закрепившись в нормативных документах на государственном уровне.

Документооборот и документооборот — что это?

Организация не может существовать независимо от законодательства.В нем всегда есть деловая работа и документооборот. Что это такое, в чем особенности перехода бумажек, как правильно их сделать? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров.

Таможенное производство подразумевает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного или электронного акта. На его основе выстраивается документооборот организации — движение приказа или написания, начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг, касающихся сотрудников и руководства организации, документ делится на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь заказа, заказов, писем.

Внутренний рабочий процесс организации включает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие из.Это могут быть бумаги вышестоящих и низших организаций, филиалов, постановления государственных органов, судебные постановления, письма граждан.
• Все ценные бумаги, поступающие в Организацию, в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает, что их взяли под контроль.
• Следующим шагом будет работа с документом, ознакомление или оформление рецептов.
• При необходимости выдается официальный ответ.
• Последний этап — это проектирование на длительное или архивное хранение с возможным уничтожением.

Кроме того, применительно к управлению организацией различают следующие типы документооборота:

Все этапы потока документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• перемещений документов;
• карт документов;
• Электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности работы судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, чем отличается от общего.Судебный процесс — это немного другой пакет документов и вещественных доказательств. Его правильное хранение и перемещение обеспечивает прозрачность правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Его проводят уполномоченные лица и строго контролируют. Для него все этапы обычно идентифицируются и строго определены.

Секретарские функции

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют, что такое делопроизводство и документооборот.Для секретаря это профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия соответствует основной функции по форме и особенностям работы организации управления делами предприятия, которые подразделяются на такие виды:

• Централизованные — все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику отдела доставки или старшему секретарю.
• Децентрализованный — секретари и сотрудники, выполняющие свои обязанности, распределены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
• Смешанный — чаще всего встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по офисной работе

Вне зависимости от размера и формы собственности в любой организации должен быть нормативный акт, регулирующий движение документов. Что это такое и как это сделать? Этот вопрос беспокоит не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству — внутренний нормативный акт Организации, утвержденный приказом или распоряжением руководства, бессрочный.Прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, подписями которых можно удостоверять подлинность официальных бумаг, представлять образцы оформления, бланки и формуляры.

Делопроизводство

В небольших организациях с низким уровнем документооборота (менее 200 в год) не возникает, что такое ведение делопроизводства работает. Все решают сами сотрудники или даже руководитель.

Если обязанности по ведению бизнеса в мастерской не относятся к работнику, являются прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, необходимо издать указ о передаче этих функций.Этот документ должен содержать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности работы кадрового делопроизводства

Если в организации есть хотя бы один сотрудник, будут созданы рабочие документы. Вопрос в том, с каким кадровым делом работа в офисе особенно актуальна для предприятий с небольшой численностью сотрудников.

Кадровая мастерская предназначена для обеспечения движения конкретных документов, связанных с приемом на работу сотрудников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения — отдела кадров.В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка персональных данных, которые являются секретными.

Рабочий процесс персонала обычно выполняется отдельно от общих правил безопасности и хранения.

Оптимизация работы в офисе

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многим организациям сложно оптимизировать управление документами. Продолжайте по-прежнему вести бумажную переписку и вести регулярные журналы регистрации.

Это связано с двумя факторами:

• сопротивлением нововведениям сотрудников предприятия;
• недостаток финансирования.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при значительных инвестициях дает заметный экономический эффект.

Журнал «Таможенное производство»

Обеспечить безопасность информации, без искажения, сохранить или передать — основная задача любого документа. Что бы ни делал современный человек, каждое действие отражено в документе.Еще важнее документ в коммерческой или государственной деятельности — это основа всего, единственная опора порядка: убрать его — и неразбериха поглотит даже самый совершенный и отработанный механизм. Но немного создавая документ, с документом нужно работать, и работать правильно. Получить или доставить к месту назначения, отследить исполнение, зарегистрировать, уничтожить или сохранить, организовать решение проблемы — для всего этого требуются специальные знания.

Появление первых эталонов в оформлении документации также прослеживается с XV — XVII веков, тогда же родилось слово «регистратор».Вместе с изменением количества изменились и сами документы, и правила работы с ними. Это непрерывный процесс, и вы все еще можете наблюдать за ним. Постоянно быть в курсе всех изменений и нововведений помогает Журнал доставки.

Журнал предлагает читателям всю самую актуальную и полезную информацию. Его авторы — ведущие специалисты делопроизводства страны.

Журнал «Вручение»: Содержание

Журнал «Таможенное производство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами.Помимо общих вопросов, освещаются рамки кадровой мастерской, бухгалтерии и других узкоспециализированных направлений. В журнале «Доставка» вы можете ознакомиться с информацией по следующим вопросам:

· Нормативно-правовое регулирование в сфере делопроизводства;
· Создание и оформление документов;
· Этапы работы с документами;
· Архивное хранилище;
· История документации;
· Проверка стоимости документов;
· Организация документооборота;
· Текущее хранение документов;
· Должностные обязанности и регламент труда сотрудников офисной мастерской;
· Автоматизация делопроизводства.

Компьютеры играют все более важную роль во всех сферах человеческой деятельности: есть госуслуги в электронном виде, бумажные письма давно ушли в прошлое, а документ не превосходит документ. Рубрика, раскрывающая вопросы перевода офисного персонала на безбумажный вид, растет с каждым выпуском. В журнале «Доставка» есть отдельная рубрика, посвященная обучению Документообороту. Журнал расскажет о новых теоретических исследованиях системы административных и организационно-правовых документов и бесценном практическом опыте.

Большое внимание в журнале уделяется зарубежному и международному тестированию делопроизводства. Люди, которые предпочитают покупать журналы по работе с персоналом, без сомнения, найдут интересные статьи юридических статей, раскрывающих практическую сторону взаимоотношений с персоналом.

Рассматривает архивы журнала и делопроизводство архивных учреждений разного уровня, защиту и сохранность информации, особенности документирования организаций различного профиля.Систематически журнал знакомит читателей со списками новых книг по теме «Производство документов».

Журнал «Доставка»: скачать онлайн

Журнал «Производство документов» прочтите онлайн или загрузите один из предыдущих выпусков на свой компьютер на многих сайтах в Интернете. Кроме того, электронная версия всех выпусков журнала является приложением официальной базы данных Росархивы и является частью специализированного сборника «Информационной системы Архивистов России».

Поможет разобраться во всех тонкостях и тонкостях, которые готовит документооборот Журнал доставки.

Документы — это главный информационный ресурс любого предприятия, работа с которым требует правильной организации. Журнал целиком и полностью посвящен этой важной проблеме.

Издание окажет вам неоценимую помощь в работе, реально поможет привести ваш офис и документацию в соответствие с требованиями действующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСИ 154891 и др.) И действующего законодательства, исходя из отдельных положений Трудового кодекса, Гражданского кодекса, CACAP и других нормативных актов.

Журнал «Таможенное производство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам спецслужб ДОУ (отделы документообеспечения, управления, офиса, архивов, секретариатов, управления бизнесом), словом, всем, с кем профессионально работают документы.

Журнал основных материалов «Таможенное производство и документооборот на предприятии» Посвященный вопросам, с которыми каждый сотрудник службы Dow занимается ежедневно: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, заказов на обучение и т. Д.Даны подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, раскрыты все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерской документации.

• Оформление документов — Содержит полную информацию о подготовке различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждая подпорка. На примерах конкретных ситуаций рассмотрим весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
• Современный офис — Представлены новейшие технологии бумажного и электронного документооборота на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
• Архивное дело — Разъяснения по вопросам: как подготовить документы на длительное хранение, как грамотно улучшить их учет и использовать, как выстроить отношения с государством марш. Практические советы практиков.
• Права и обязанности — Мы учитываем все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом организации труда в своей компании.
• Информационные технологии — Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры успешного внедрения систем электронного документооборота.
• Формула успеха — Рассказ о том, как добиться успеха в профессии. Рекомендации психологов.

Среди авторов журнала «Таможенное производство и документооборот на предприятии» Директора и менеджеры крупных компаний, исследователи, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.

Значительное место отведено разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик публикации сможет получить исчерпывающую информацию по наиболее актуальным вопросам.

«Таможенное производство и документооборот на предприятии» Гарант Вашей компетентности и профессионализма.

Издание отличается наглядностью, ожиданием и большим количеством наглядных примеров.

Журнал «Таможенное производство и документооборот на предприятии» Издается издательским домом «Деловой Арсенал», издается с 2002 года.

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы записи от специалистов, готовые маршруты документов. Материалы помогут правильно организовать работу офиса, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое работа в офисе коротко

Или управление документацией (ДОУ) — это ряд процессов, влияющих на все этапы работы с документами. Под ним они часто понимают документ, но эти два понятия различаются, хотя и находятся в тесной взаимосвязи. Диск для документов — это лишь промежуточный этап между созданием документов и их архивированием.

Артикул: Понятие делопроизводства отражено в законах. Dow регулирует систему стандартов в отношении информации, публикаций и библиотек.

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Различают следующие виды делопроизводства:

• общие — ведение общих документов;
• специальный — Работа с конкретными бумагами, например, по кадрам, бухгалтерии, секретно и т. Д.

В госкомпаниях алгоритм работы с документами регулируется законом. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления офисной работы

1. Документация — составление, дизайн, согласование, изготовление бумаги;
2. Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация — передача документов на хранение, помещение их в сейфы, утилизация и т. Д.

Составные части офисной работы объединяются в организации любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения dw — бумажный или электронный, необходимо учитывать особенности работы с бумагами, обращать внимание на детали.

Задачи и функции делопроизводства

Сопровождение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, оперативно реагировать на поступающие письма, улучшить обратную связь с сотрудниками.От того, насколько правильно организован документооборот и DOA, зависит эффективность и скорость взаимодействия между внутренними службами организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, хранением бумаг.

Сотрудники обязаны выполнять следующие функции:

• разработать, внедрить, вести таблицу и альбом унифицированных документов;
• разработать и оформить формы;
• осуществляет транспортно-экспедиционную обработку отправленных и входящих ценных бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контроль правильности оформления документов передается на подпись руководства;
• регулирует ход оформления документов;
• сделать тексты;
• разработать номенклатуру ящиков, обеспечить их хранение, оперативное использование;
• контролируют работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвуют в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Обзор тематики делопроизводства, записанной в гостевой «Системе стандартов по информации, библиотеке и издательству. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», которая изменена ГОСТ Р 6.30-2003. Знание элементарных правил позволит избежать ошибок в работе. В журнале «Справочник секретаря».

Скачать ГОСТ на делопроизводство

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их перемещения внутри организации и за ее пределами.Придерживайтесь утвержденных в компании пунктов инструкции, в которых прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Скачать образец

Общая схема объяснит правила работы, какие действия выполнить начинающему специалисту, чтобы не путать в процессах. Рекомендую, пока не разбираетесь в сути, не разрабатываете собственный алгоритм обработки, перемещения и хранения бумаг, не запоминаете основные терминальные термины.

Организация входящих документов

Под входящими понимаются все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Во избежание хаоса обрабатывайте их своевременно:

• зарегистрировать документ — поставить дату поступления и присвоить номер;
• передать бумаги в подразделение, которое будет заниматься с ними работой или хранением;
• регистрируют принятие документа в работу;
• поставить отметку об исполнении, ответных или принятых мерах;
• передать документ в архив.

Обязательно соблюдайте настоящие правила офисной работы. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов для оптимизации работы с ними, воспользуйтесь специальными программами. Некоторые из них оснащены системой оповещения о сроках, готовности документов и т. Д.

Загрузить документ

Организация исходящего документооборота

Путь исходящих документов определяет правила работы с ними, их внешний вид.Обычно все начинается с секретаря. После составления бумаги она передается лицу, имеющему нужную подпись, согласование. Только после этого документ отправляется во внешние экземпляры.

Загрузить все 6 заметок

Для эффективной работы с потоком исходящей документации руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего их роли — это секретари, офис-менеджеры, персонал, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно отправлялись адресату, контролировать их движение на каждом этапе, а в конце проверять на наличие ошибок и регистрировать.

Загрузить таблицу полностью в журнал

Организация документооборота в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними носит формальный характер, некоторые из них могут быть потеряны на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потерь.

Важно! Остерегайтесь этапа регистрации — присвоение одного номера разным бумагам приведет к беспорядку и путанице.

Составьте алгоритм работы с документами на основе правил, описанных в инструкции. Если в отделе несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними документами, второй — с внешними.

Кто отвечает за работу в офисе

За делопроизводство отвечает руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь.Если рассматривать вопрос об ответственности, то можно отметить, что он не закреплен ни в одном нормативном акте. В составе компании закрепляется приказами, приказами, должностными инструкциями и т. Д.

За перемещение, обработку, отправку и другую работу с бумагами, не подлежащими проверке инспектором, отвечает любой сотрудник компании, за который возложены обязанности по ведению деловой работы и управлению документами. В крупных фирмах прописывают несколько ответственных лиц, либо создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ № 1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любой сотрудник компании отвечает за ведение делопроизводства, прописывая дополнительные функции в своей должностной инструкции. Если не закрепить обязанности, в случае возникновения спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи головы.

Метод № 2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции делятся между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений.При этом в инструкции по офисной работе четко указано, кто и за какие фасадные работы отвечает.

Способ № 3. Возложение обязанностей по ведению делопроизводства на секретарей

В штатном расписании вводится должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закреплены в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается утвержденных инструкцией правил, ориентируется на текущую ситуацию.

Что будет, если не организовать офисную работу

В любой компании есть офисная работа, но не в каждой она организована должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за ненадлежащее хранение или утерю трудовых книжек отсутствие бухгалтерских документов может быть оштрафовано.

1. Руководитель Алексей должным образом задокументировал обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, опубликовал соответствующее распоряжение, и она потеряла в его трудовой книжке одного сотрудника.В этом случае он будет привлечен к ответственности.
2. Директор ООО « Альфа » Дэниел формально отреагировал на распределение функций и ответственности между сотрудниками. Часть ценных бумаг начисления заработной платы утеряна в архиве. При проверке не смогли предоставить инспекторов. Суд постановил признать Даниэля виновным. Если ему приходилось внимательно относиться к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность лежала на плечах другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому очень важно наладить работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за неправильное ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать ответственных, поэтому санкциям подлежат обычные сотрудники, которые занимаются делопроизводством, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Рабочий процесс управления документами — понимание рабочего процесса DMS

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли.Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями.Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

• Версии
• Хранилище
• Безопасность
• Индексирование
• Извлечение
• Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом. Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

• Создание изображений документов
• Управление корпоративными документами
• Системы документооборота
• Системы управления записями
• Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR).Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса. Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований.Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
2. Управление версиями документов.
3. Обмен документами и сотрудничество.
4. Создание отчетности.
5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов.Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

• Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
• Поставка и логистика: Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
• Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления.При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
• Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе. Это гарантирует, что все будут учтены.
• Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
• Маркетинг и продажи: Это позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
• Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

• Capture
• Manage
• Store
• Preserve
• Deliver
• Delete

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

• На базе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
• База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
• Облачный — информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
• Интернет-версия — данные создаются и сохраняются с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что при цифровом управлении рабочим процессом все становится безбумажным.

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, позволяющее централизованно создавать документы с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, обмениваться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются в более быстром темпе. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый на жизненном цикле чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Как организовать рабочий процесс в офисе

Рассмотрим ситуацию, в которой оператор станка запускает старую версию детали на пробивном прессе, а затем отправляет партию деталей в зону гибочного пресса для формовки.Оператор тормоза замечает несоответствия. В конце концов детали отправляются обратно в предыдущие процессы для повторного изготовления или ремонта. Это классический сценарий переделки, которого магазины стараются избегать.

В офисе оценщик отправляет документ инженеру по электронной почте. У инженера нет возможности взглянуть на него в течение двух дней, а когда он это делает, он обнаруживает, что чертежи, прикрепленные к оценщику, не указывают допуски, поэтому он отправляет их по электронной почте.

«Что это такое? Это тоже переделка.Мы упростили доработку. В офисе безудержно переделываются ». Так сказал Кевин Дагган из Duggan Associates в Норт-Кингстауне, штат Род-Айленд.

Ремонтные работы на полу отражаются в показателях цеха и подвергаются тщательному анализу, но ремонтные работы в офисе рассматриваются как обычный день. Люди пишут электронные письма, копируют своих менеджеров, и каждый тратит день, «отвечая всем». Обмен, сказал Дагган, можно даже поощрять, поскольку он держит всех в курсе. Тем не менее, мало кто изучает, как начинаются эти многодневные обмены электронной почтой, и, что наиболее важно, какая информация была необходима и как и когда она должна была быть представлена ​​в первую очередь.

Дагган обучает методике улучшения под названием операционное превосходство , которая фокусируется на потоке: поток информации о клиентах при расчете стоимости и разработке; поток заказов на работу от проектирования до программирования и выпуска заказов; и поток этих заказов через первую операцию на док-станцию ​​клиента. Он также является основателем Institute for Operational Excellence, организации, занимающейся обучением и распространением информации о методологии.

Многие производители нестандартных изделий в наши дни сосредоточили свое внимание на офисе.В конце концов, что хорошего в бережливом цехе, если для доставки заказа требуются недели? Производители сосредотачиваются на потоках создания ценности и сокращении количества подтверждений и передач, необходимых для выполнения работы.

Но, как объяснил Дагган, использование подхода потока создания ценности в цехе не подходит для офисной среды. Это в основном из-за того, что «течет» в офисе по сравнению с магазином. В магазине материальные продукты перетекают из одной рабочей ячейки в другую. В офисе речь идет о потоке информации.

Магазин против офиса

«Разница огромна, и она происходит от того, как мы спроектировали офисы, а не от того, как мы спроектировали операции», — пояснил Дагган. «Задайте людям в вашем офисе один вопрос: как они узнают, над чем работать дальше?»

Люди в магазине должны (в идеале, по крайней мере) дать прямой ответ: они смотрят на расписание. Но как люди в офисе знают, над чем работать дальше? Ответы, вероятно, разнятся. «Следующее задание» может исходить из полученного им электронного письма или телефонного звонка, запроса от начальника или действий с встречи, которую они только что покинули.Конечно, у людей в офисе есть списки дел с указанием сроков. Но правда в том, что у людей так много вариантов выбора, что делать дальше, что они в конечном итоге делают выбор. Это не продиктовано производственным графиком.

Итак, как же люди в офисе на самом деле знают, над чем работать дальше? Как выразился Дагган: «Настоящий ответ, скорее всего, таков:« Как бы они себя ни чувствовали »».

Рабочая группа по обработке информации встречается в обрабатывающей ячейке, которая обрабатывает работу.На этой диаграмме показана задача, связанная с продуктом, но ячейки могут быть спроектированы для любой задачи в офисе, которая требует ввода или одобрения от нескольких сторон.

Когда люди говорят о потоке в производстве металла, они обычно высказывают мнение о достоинствах перекрестного обучения (чтобы люди могли перейти туда, где есть спрос) и потока работ от резки до гибки, сварки, сборки и отгрузки. Можно подумать, что такое расположение подойдет и для офиса. Почему бы не сгруппировать людей из разных отделов в одной области, как в офисе, где люди постоянно сотрудничают, а информация постоянно течет?

Но, как объяснил Дагган, эта схема не работает, и она восходит к фундаментальному вопросу «над чем работать дальше».«Мы никогда не позволим операторам станков выбирать, над чем работать дальше», — сказал Дагган, особенно если один процесс подпитывает другой. Специалисты по лазерной резке знают, что для процессов гибки и сборки детали нужны к определенному времени. Несоблюдение определенного графика (который направлен на эффективное перемещение продукции по фабрике) нанесет очевидный ущерб.

Реальность офиса совсем другая. Когда инженер получает электронное письмо от оценки с вопросом о расценке, он или она может работать над другим большим проектом, который необходимо завершить.Конечно, инженер теоретически может переключить передачи и решить вопрос, не оценив его, но при этом он может потерять представление о том, где он был в своем дизайн-проекте, и, таким образом, упустить некоторые ключевые параметры.

Подумайте вот о чем: если цех состоит из потоков создания ценности с последовательным переходом от одного этапа к другому, то офис представляет собой сеть, в которой информация и знания («продукты» офисной работы) распространяются в разных направлениях. нерегулярные интервалы. И, как объяснил Дагган, не только культура офиса создана для такого рода взаимодействия, но и спрос слишком нерегулярен.Спрос не исходит от «восходящего процесса»; он исходит со всех сторон.

«Вот почему мы рассматриваем поток [в офисе] как сильно отличающийся от потока в производстве», — сказал Дагган. «Мы не можем использовать теорию, лежащую в основе потоков создания ценности, и просто взять их и поместить в офис».

Чем занимаются сотрудники офиса?

Как компания прививает поток в офисе? Он начинается с определения того, что делает офис: он предоставляет услуги. Эта услуга обычно состоит из информации (заказы на работу, пакеты заданий, пакеты цитат, отчеты, а также ответы и идеи человека при взаимодействии с другими), созданную на основе знаний (полученных навыками, опытом и общением с внутренними и внутренними клиентами). внешние заказчики).

Как выразился Дагган, «функция офиса — передавать информацию и собирать знания».

Определение семейств услуг

Чтобы точно проанализировать, как это происходит, Дагган предложил разбить все услуги, предоставляемые офисом, на семейств услуг . В инженерном деле, например, услуги могут быть разбиты на заказы на технические изменения (ECO), расценки, разработку нового продукта и поддержку существующего продукта. После того, как определены конкретные услуги, производитель затем определяет выходные данные, которые обеспечивают эти услуги.Обратите внимание, что эти определения услуг описывают только то, что представляют собой инженерные работы, а не то, кто их выполняет.

Рассмотрим выходы на сервис квотирования. Результатом является готовое предложение, которое производитель предоставляет заказчику. Однако не все цитаты одинаковы. Ответ на некоторые запросы предложений (RFQ) занимает несколько минут или часов, на другие запросы предложений — дни; некоторые требуют связи с местными поставщиками, некоторые нет; некоторые требуют быстрой подписи руководителя, другие требуют одобрения владельца компании или руководителя.Функция цитирования дает огромное количество результатов, от простых до сложных.

Анализируя все это, производитель создает сетку и определяет, что должно произойти — конкретные действия по цитированию, которые происходят для создания желаемого результата. Затем он создает матрицу и определяет этапы процесса и время, необходимое для каждого из них. Затем производитель делает то же самое для всех остальных определенных услуг в офисе. Таким образом, для ОЭС он определяет различные результаты, от простых материальных изменений до других ОЭС, которые требуют больше работы.

В определенное время дня офисный работник посвящает время предоставлению информации, необходимой ячейке обработки.

Отсюда магазин определяет сходство действий, включая время, которое занимает каждое действие. Например, глядя на матрицу, команда по усовершенствованию может обнаружить, что простые цитаты и простые ОЭС занимают одинаковое количество времени и влекут за собой аналогичные этапы процесса и уровень знаний. (Эту информацию можно использовать для перекрестного обучения в офисе, как описано в перекрестном обучении на боковой панели Office .)

Дагган добавил, что, хотя семейства услуг на определенном уровне напоминают семейства продуктов в цеху, семейства услуг отличаются. Семейства продуктов часто определяются на основе заданий (от одного или разных клиентов), которые имеют схожие методы производства и требования. Или, как выразился Дагган: «Семейства продуктов определяются в зависимости от того, что делают конкретные машины. Но в офисе мы определяем группы обслуживания вокруг деятельности. Один человек мог выполнять разные действия ».

Семейства продуктов также имеют определенные нормы спроса.Любой, кто работает на производстве по индивидуальному заказу или в аналогичной среде цеха, знает, что уровень спроса меняется изо дня в день. Тем не менее, эти нормы спроса могут быть определены.

Для большинства офисных работ бывает сложно определить конкретный уровень спроса. «В офисе мы не столько пытаемся установить уровень спроса, сколько пытаемся создать возможности, — пояснил Дагган. Таким образом, при расчете стоимости магазин определяет, на сколько простых, умеренно сложных и сложных запросов предложений он может ответить в течение данной недели в зависимости от доступного времени и ресурсов, имеющихся у компании.(Дагган добавил, что это грубое упрощение этого шага, но он описывает общую идею.)

Отсюда магазин готов приступить к разработке системы, которая поможет избежать обычных препятствий для потока офисной работы. Это включает в себя минимизацию времени ожидания, когда люди передают работу другим для ввода или утверждения — классический сценарий «похоронен в моем почтовом ящике».

Проектирование информационного потока

При решении задач офисного рабочего процесса для людей естественно нацеливаться на такие вещи, как удаление подписей, покупка нового программного обеспечения и изменение внутренних баз данных.Однако Дагган сказал, что изготовители должны сопротивляться быстрым решениям и вместо этого сосредоточиться на основных причинах плохого информационного потока. (См. 9 рекомендаций по потоку на боковой панели Office .)

Снова рассмотрите возможность цитирования. Группа улучшения создает семейства услуг для квотирования, а затем определяет, сколько предложений в каждом семействе услуг может быть выполнено в течение заданного периода времени, обычно в течение дня или недели. Ячейки кросс-функциональной обработки также могут быть созданы для встречи в заранее установленное время для обработки котировок.

Например, производитель может решить назначить период с 10 до 11 часов утра каждый понедельник, среду и пятницу в качестве времени для обработки определенных предложений, требующих экспертной оценки и одобрения. Команда может собраться в одной комнате или, если люди путешествуют, просто поговорить по телефону и ответить на электронные письма.

Команды по усовершенствованию определяют, как именно работа поступает и покидает производственную ячейку, используя полосы FIFO. Дагган использовал метафору насоса, чтобы описать, как это работает.Информация должна поступать в сеанс обрабатывающей ячейки (насос) к определенному времени. Например, для предложения с расценками необходимо, чтобы на различные вопросы отвечал внешний заказчик или внутренний ресурс, прежде чем люди в ячейке обработки смогут заполнить предложение.

Для этого производитель создает рабочие циклы для подготовки информации, необходимой для обработки предложений в заранее установленное время. Люди, готовящие информацию, вывешивают у своих кабинок табличку «не беспокоить» в установленное время — скажем, между 8:30 утра.м. и 9:30 утра — и посвятите это время сбору информации, которая нужна насосу (ячейке обработки). Это имеет приоритет над практически всем остальным: никаких встреч, никаких ответов на несвязанные электронные письма.

Кевин Дагган — президент Duggan Associates и основатель Института повышения квалификации.

Если у людей нет информации к определенному времени, скажем, для рабочего цикла понедельника, задание пропускает окно, и «насос» не обрабатывает его до следующего цикла рабочего потока обрабатывающей ячейки в среду. (если, конечно, необходимая информация все еще недоступна).

После того, как вся информация собрана, она помещается в полосу FIFO перед ячейкой обработки, чтобы люди в ячейке точно знали, над чем работать дальше. Если рабочий цикл обрабатывающей ячейки происходит в назначенном помещении, вся информация может быть помещена в конверты и, скажем, помещена в вертикальный файл на стене, при этом каждый слот имеет цифровую метку, а слот, помеченный «1», обрабатывается первым. Это также может происходить виртуально, когда вся необходимая информация доступна на сервере, или с помощью офисного программного обеспечения рабочего процесса.

Технологическая ячейка может показаться элегантным решением для всех видов офисной работы. Но Дагган подчеркнул, что эти ячейки работают только для определенных задач, таких как котировки выше определенной долларовой стоимости или уровня сложности, циклы утверждения рабочих заказов или подписание капитальных ассигнований.

Гарантированное время выполнения работ

Реализация девяти руководящих принципов для офисного потока (как описано во врезке «9 руководящих принципов») создает то, что Дагган назвал гарантированным сроком выполнения операций для информации.«Эта концепция меняет правила игры в офисе».

Для гарантированного рабочего времени насосу (ячейке обработки) требуется информация в определенное время. Если у него нет всей информации, помпа не может работать. И если при определенных действиях постоянно не появляется окно для подачи информации в насос, что-то не так. Эта проблема обычно возникает из-за того, что один или несколько человек просто слишком много отвлекаются в течение дня.

Например, скажем, человек, которому поручено подавать насос в назначенное время, не может получить ответ от инженеров.Почему они не отвечают? Оказывается, инженеры отвечают на столько вопросов со всей компании, что у них нет времени на выполнение своих основных рабочих обязанностей. Таким образом, вместо того, чтобы постоянно отвлекаться от штатных инженеров, компания выделяет людей для решения вопросов в определенное время дня. Это делает прерывания менее частыми и случайными. Инженер может спокойно посвятить часы большому проекту, зная, что он не будет на связи до указанного времени во второй половине дня (скажем, между 2 и 4 р.м.).

Дагган добавил, что посвящение людям нескольких часов исследований и ответов на вопросы — отличный способ обучать и перекрестно обучать персонал различным аспектам работы офиса.

«Это отличный инструмент для обучения инженеров», — сказал Дагган. «Предоставление новым инженерам формальной ротации ответов на вопросы наряду с предоставлением им доступа к наставнику помогает им очень быстро многому научиться».

Конечно, обычная проблема для изготовителей нестандартных изделий — это внешняя связь.Если поставщик плохо общается, производитель в конечном итоге может найти другого, если ничего не изменится. Но что, если крупный клиент не предоставляет информацию, когда это необходимо? Изготовитель является поставщиком, и он, очевидно, не может читать лекции или требовать, чтобы заказчик отвечал на вопросы.

В этих случаях, сказал Дагган, ключевым моментом является образование. Изготовитель может работать с заказчиком, например, назначать звонок в определенное время каждую неделю, чтобы ответить на вопросы. Если у изготовителя нет вопросов, он может отменить звонок.Дагган сказал, что это особенно хорошо работает с очень сложными проектами.

В конечном итоге изготовитель должен описать заказчику, как он ведет бизнес и как эти методы отделяют изготовителя от конкурентов.

«Здесь важно иметь правильное отношение», — сказал Дагган. «Клиент — это тот, кто дает нам деньги».

Вместо того, чтобы жаловаться на проблему и проповедовать возможные решения, производитель должен обучать и продавать концепцию потока клиентам.Он делает это, показывая, насколько быстро он может обрабатывать котировки, изменения заказов и все остальное, если клиент может предоставить правильную информацию к определенному времени. Дагган добавил, что все это можно оформить как маркетинговую презентацию с акцентом на «посмотрите, что мы можем сделать для вашего бизнеса».

Встреч больше нет

Офис полон разнообразия, и многих из них просто невозможно избежать. Но, как объяснил Дагган, система может быть спроектирована так, чтобы уменьшить вариации в информационном потоке для критических задач, таких как расценки, ввод заказов и планирование.Все это — определение действий, выделение времени для конкретных задач, перекрестное обучение — действует как регулятор давления, который стабилизирует информационный поток до того, как обрабатывающая ячейка выполнит действия, необходимые для поддержания бизнеса.

Он добавил, что гарантированное время выполнения работ избавляет менеджеров от повседневных операций предприятия, которое начинает работать как хорошо отлаженный механизм. Раньше менеджеры могли проводить длительные встречи, в основном посвященные решению операционных проблем; другими словами, поток был прерван.С внедрением гарантированного времени выполнения работ менеджеры по-прежнему могут проводить быстрые встречи по вопросам статуса или групповые обсуждения, но в конечном итоге даже они уходят на второй план.

Фактически, концепция позволяет менеджерам работать в бизнесе, а не в нем. Встречи посвящены росту доходов, долгосрочным перспективам рынка и другим стратегическим темам, но не касаются работы. В идеале операция должна выполняться сама по себе.

Потребуется ли для всего этого больше ресурсов, например, более крупный офисный персонал? По словам Даггана, совсем нет.Фактически, меньшее количество людей в офисе добьются большего. «Причина в следующем: подумайте, сколько времени люди тратят на поиск информации. Благодаря гарантированному времени оборота вы знаете, когда собираетесь получить свою информацию, и можете перестать ее преследовать ».

Когда люди не ищут информацию, у них появляется больше времени для продуктивной работы. Эта дорогостоящая и трудоемкая «переделка» во фронт-офисе — например, длительный обмен электронной почтой или встречи — вообще не происходит.

Duggan Associates, 401-667-7299, www.dugganinc.com

Институт повышения квалификации, 401-667-0117, Instituteopex.org

9 Рекомендации по потоку в офисе

1. Определите возможность takt . Определите объем услуг, которые могут быть выполнены в течение заданного периода времени.
2. Создайте непрерывный поток. Создавайте обрабатывающие ячейки с неполным рабочим днем, где в заранее установленное время собираются межфункциональные группы и обрабатывают работу, одну работу за другой. Эти ячейки обработки могут выполняться в реальном времени или виртуально по электронной почте.
3. Создание полос движения в порядке очереди. Используйте метод FIFO для завершения работы, которая загружает обрабатывающие ячейки.
4. Определите циклы рабочего потока. Установите заранее установленное время, в которое работа проходит через офис, а также физические пути, по которым она протекает. Циклы рабочего процесса устанавливают гарантированное время выполнения работ по всему офису. Цикл рабочего потока обычно состоит из комбинации полос FIFO и ячеек обработки.
5. Перемещайте сразу большие объемы информации. При закрытии бухгалтерских книг для финансового квартала или других задач, требующих большого количества информации, перемещайте эту информацию предсказуемым и повторяемым образом из одной области офиса в другую на единовременной основе.
6. Документирование стандартной работы. В офисе есть два типа стандартной работы. Работа на уровне активности описывает лучший метод для выполнения каждой задачи; работа на уровне потока описывает, как каждый процесс связан с другим.
7. Определяет процесс одноточечной инициализации. Определите один процесс, в котором работа вводится в поток извне потока создания ценности. Этот процесс должен быть как можно дальше вверх по течению.
8. Сделайте состояние потока визуальным. Создайте визуальный метод, который позволит каждому узнать состояние потока, будь то вовремя или отстает, в течение заранее установленного периода времени.
9. Адаптируйтесь к изменениям спроса. Имейте план Б, который может быть реализован при повышении или понижении спроса.Обычно это включает переключение на другую возможность takt .

Источник: Кевин Дагган и Тим Хили, Операционное превосходство в вашем офисе: руководство по достижению автономного потока потока создания ценности с помощью методов бережливого производства (Нью-Йорк: Productivity Press, 2016) .

Перекрестное обучение в офисе

По словам Кевина Даггана из Duggan Associates, Норт Кингстаун, Род-Айленд, перекрестное обучение необходимо для сбалансированного потока в офисе. Нигде это так не проявляется, как в межфункциональных группах обработки информации (или в отделах обработки офиса ), которые периодически встречаются для выполнения определенных задач, таких как цитирование.Если только горстка людей в команде знает, как выполнять определенные действия, тогда эти немногие люди могут быть обременены большей частью работы и препятствовать потоку. Это идет вразрез с основной причиной внедрения обрабатывающей ячейки.

Итак, как изготовитель занимается перекрестным обучением людей? По словам Даггана, все начинается с определения того, какие виды деятельности можно перекрестно обучать, а какие нет. Он называет это графиком баланса . В нем Дагган определяет основных потребностей , виды деятельности, требующие повышения квалификации или многолетнего опыта, например, определенные инженерные или финансовые задачи.

По его словам, главное — разбить эти задачи на отдельные этапы. Для некоторых шагов может потребоваться эксперт, но не для всех. Например, для анализа материалов может потребоваться, чтобы его выполнил старший инженер, «но не требуется инженер, чтобы дать задание ссылочный номер или настроить базу данных», — сказал Дагган. «Это может делать младший инженер или другой персонал».

Такое же перекрестное обучение можно применить для отделов закупок, бухгалтерского учета и других офисных отделов. Чем больше людей знает, как выполнять эти более простые задачи, которые необходимо выполнить, тем больше времени технический или высококвалифицированный персонал может потратить на выполнение действий, в которых используются их знания.

Дагган подчеркнул, что это не означает, что технические специалисты могут избегать рутинных задач за счет потока. Но в целом перекрестное обучение помогает сбалансировать рабочий процесс в офисе. В конце концов, почему работа, требующая нескольких простых изменений в САПР, должна оставаться в почтовом ящике старшего инженера в течение нескольких дней? С помощью нескольких щелчков мышью кто-то другой может внести изменения. Этот старший инженер все еще может подписать изменения, но ему не нужно часами дня вносить одно небольшое изменение в файл за другим.

Автоматизация документооборота: 5 способов получить выгоду для бизнеса

Когда-то давно концепция документооборота заключалась в том, чтобы складывать бумажные документы в манильский конверт или папку гармошкой, а затем нацарапывать имя следующего человека, который будет просматривать информацию, в серии упорядоченных черных линий на обратной стороне.Содержимое распространялось внутри компании, если человек работал в том же кампусе, или отправлялся, если сотрудник находился в офисе в другом городе.

Часто возникали узкие места. Регулярно звонили, чтобы узнать, где находятся документы. После завершения этого процесса информация либо хранилась в рядах картотек в зданиях на территории кампуса, либо в другом офисе в Соединенных Штатах. В некоторых случаях организации платили компаниям по хранению и управлению информацией за уничтожение или архивирование документов.

Для миллениалов этого не произошло в эпоху Безумцев . Это было в 90-е годы. Некоторые организации до сих пор действуют таким образом. По данным Entrepreneur, компаний ежегодно теряют от 20 до 30 процентов выручки из-за различных видов неэффективности.

В то время как большинство руководителей бизнеса понимают важность оптимизации операций, опрос MIT Sloan показал, что руководители 91% компаний считают, что цифровые технологии могут коренным образом изменить методы работы компаний.

(Узнайте, как автоматизация бизнес-процессов может использовать цифровые технологии для лучшего понимания предмета.)

Эксперты по автоматизации бизнес-процессов и документов могут разработать эффективный документооборот для различных отделов и обстоятельств в вашей организации, чтобы гарантировать, что ваша компания и команда не сбиваются с пути. Некоторые из преимуществ разработки документооборота включают:

Снижение риска

Эффективный рабочий процесс может не только предотвратить человеческие ошибки, но и уменьшить избыточность, а также обеспечить стабильное и надежное выполнение задач.Правила рабочего процесса придают ясность и структуру. Создание документооборота и управление им гарантирует, что все работают над достижением одной цели. Когда каждый член команды знает, что делать, на каком этапе и в надлежащий период времени, упущения и риски снижаются.

Расширение возможностей с помощью информации и коммуникации

По мере того, как организации накапливают бизнес-контент, будь то цифровой или бумажный, большинство из них хранят эту информацию в своих облачных системах управления документами, платформах ECM, общих файловых ресурсах или даже в системе электронной почты.Когда к информации можно легко получить доступ, рабочие процессы намного мощнее. Рабочий процесс документирования гарантирует, что каждый член команды имеет факты, необходимые для выполнения своей задачи, давая сотрудникам представление о том, как их последствия влияют на цель.

Как только эта задача будет завершена, следующей ответственной стороне будет отправлено предупреждение.

Повышение прозрачности и подотчетности

Препятствия в процессе могут вызвать серьезное замедление с далеко идущими финансовыми последствиями.Компании могут закрывать глаза из-за отсутствия видимости или осведомленности о том, как это узкое место влияет на цели и рост организации. В других случаях эти засоры в артериях системы возникают из-за отказа от внедрения новых технологий.

Иногда возникают другие проблемы. Поскольку производительность можно отслеживать, можно быстро проанализировать блокировки или проблемы и найти обходные пути. Это заставляет всех сотрудников нести ответственность за свою роль. Рабочие процессы также могут быть изменены для повышения эффективности и предоставления видимости руководству или другим заинтересованным сторонам, когда это необходимо.

Обеспечение ведения контрольных журналов

Системы документооборота создают контрольные журналы, отслеживая, какие задачи были выполнены, кем и когда. Вся эта информация задокументирована. Поскольку рабочий процесс связан с базой данных или даже с системой управления документами, записи хранятся на протяжении всего процесса.

Предоставление менеджерам возможности сосредоточиться

Без бизнес-процессов и автоматизированных систем документооборота менеджеры, как правило, проводят большую часть своего времени за чтением электронной почты, утверждением заданий и отслеживанием отчетов о проделанной работе.Эффективные процессы документооборота позволяют менеджерам переключать внимание на другие жизненно важные аспекты, такие как сосредоточение внимания на стратегиях и тактике для достижения роста организации.

Лучший способ оптимизировать свой бизнес — это осознавать снижение производительности и искать оптимизированные решения. Используя платформы KnowledgeLake и Nintex, мы предлагаем передовые решения для автоматизации бизнес-процессов и документооборота.

Управление документооборотом в цифровую эпоху

Если вы или ваши коллеги создаете документы, презентации, электронные таблицы или отправляете электронные письма в течение рабочего дня, ваш бизнес — независимо от того, знаете ли вы об этом или нет, — имеет систему управления документами со стратегией рабочего процесса.

Это может означать, что решения вашей компании по работе с документами могут повысить продуктивность и увеличить прибыль вашего бизнеса — с другой стороны, как слишком хорошо знают контент-менеджеры, это также может стоить вам драгоценного времени, ресурсов и прибыли.

Некоторая статистика документооборота для вас… 15% всей бумаги, обрабатываемой в компании, потеряно, в среднем стоит 250 долларов, чтобы восстановить потерянный документ, и даже при работе в цифровом формате сотрудники тратят около 2 часов в день на поиск информации.

Поскольку с каждым днем ​​создается все больше и больше документов, мы внимательно изучаем управление документооборотом в цифровую эпоху, чтобы вы могли понять, как оценивается ваш бизнес, и выяснить, какие инструменты и процессы вам нужны для обслуживания гиперподключенных рабочая сила производителей контента.

Читать дальше: Как Templafy решает проблемы корпоративного управления документами

Что такое управление документооборотом?

В цифровую эпоху документооборот включает в себя перемещение документов от одного места или человека к другому для выполнения ряда задач.Чтобы перейти от одного этапа к другому, обычно существует процесс утверждения, который перемещает документ до его конечного получателя.

В своей основной форме рабочий процесс документооборота (также известный как простая маршрутизация) выглядит примерно так: задача A завершена, теперь можно начинать задачу B, затем, когда задача B завершена, может выполняться задача C и так далее. Эта структура «человек-человек» позволяет получать специальные утверждения и требует минимального программного обеспечения.

Станьте более продвинутыми в мире рабочего процесса управления инженерными документами, и модели выходят за рамки простого переноса документов между местоположениями к интеграции интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять несколько процессов одновременно.Эффективность проекта повышается, а сроки сокращаются, позволяя сотрудникам работать над различными аспектами проекта параллельно и совместно работать над одним и тем же документом в режиме реального времени.

В самом конце спектра простой маршрутизации находится «Управление бизнес-процессами» (BPM) — термин, который все чаще ассоциируется с управлением документооборотом в цифровую эпоху. В отличие от модели «от человека к человеку», автоматизация является ключевым элементом управления бизнес-процессами, поскольку в нем используются связанные программы и технологии, позволяющие избежать узких мест и эффективно проводить документ на протяжении всего его жизненного цикла.

Каковы преимущества технологического управления документооборотом?

В эпоху цифровых технологий недостаточно просто перейти к безбумажному офису, чтобы исправить такие проблемы, как ужасно потерянный документ. Даже действительно цифровые компании нуждаются в правильных инструментах и ​​процессах для реализации эффективного документооборота. Вот некоторые из основных причин, почему: