Разное

Управление документами в организации: Управление документацией: теория и практика

31.08.1974

Содержание

Управление документацией: теория и практика

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления. 

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе. 

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный совет архивов — Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО — технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”). 

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. 

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. 

  1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 
  2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). 
  3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 
  4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. 

Доклад Дж. Роудза дает общие представления о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно для проникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования. В силу указанных причин, обратимся к гносеологии вопроса. 

Исторически термин “управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г.. 

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования. Прежде всего рассмотрим предметную область понятия, его суть, поскольку в литературе имеются различные точки зрения. Следует заметить, что разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации. 

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. 

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: “Мы — управляющие информацией ... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”. 

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. 

Типичный пример такого подхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией” (The Ameriсan Archivist. 1994. — Vol. 57. — 1994, P. 346–351). Автор утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации. 

Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс также воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития. 

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в: 

  • организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов; 
  • ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов; 
  • упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов; 
  • надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов; 
  • правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В целом позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Однако эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых-документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР. 

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов. Однако лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Уместно привести определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла”. 

В чем отличие этого понятия от общепринятого в российской и советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления. 

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ: 

  1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию; 
  2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами. 

На наш взгляд, вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда мы говорим о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. По нашему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки. 

Более того, мы придерживаемся мнения, что не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией. 

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении. 

Михаил Ларин, академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Опубликовано: Делопроизводитель №1/2001

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ - это... Что такое УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ?

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
согласно ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами; б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами; в) установление и распространение процедур и руководящих указаний; г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • УПОРЯДОЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  • УРОВЕНЬ ШУМА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Смотреть что такое "УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ" в других словарях:

  • управление документами — 3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • управление документами — dokumentų valdymas statusas Aprobuotas sritis dokumentų valdymas ir archyvai apibrėžtis Valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus… …   Lithuanian dictionary (lietuvių žodynas)

  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования — Терминология ГОСТ Р ИСО 15489 1 2007: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования оригинал документа: 3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение,… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Управление — 2 Управление Совокупность целенаправленных действий, включающая оценку ситуации и состояние объекта управления Выбор управляющих воздействий и их реализация (ГОСТ 34.003 90). Применительно к персоналу (как объекту управления) под управлением… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Управление документацией — 3.19. Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций …   Официальная терминология

  • Управление записями — (англ. Records Management)  практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях … …   Википедия

  • Управление образами документов — (англ. Document Imaging)  захват, преобразование и управление бумажными документами.[1] Управление образами как правило является частью более общей системы управления корпоративной информацией (EСM). Содержание 1 Функции Document… …   Википедия

  • Управление финансами — целенаправленное формирование процесса перераспределения финансовых ресурсов между различными субъектами финансовой системы и внутри них [1], деятельность по привлечению и эффективности использования финансовых ресурсов. Управление финансами с… …   Википедия

  • Управление ключами ЭЦП — Управление ключами создание (генерация) ключей, их хранение, распространение, удаление (уничтожение), учет и применение, а также выдача и отзыв сертификатов ключей подписи в соответствии с регламентом удостоверяющего центра... Источник: Приказ… …   Официальная терминология

  • Управление проектами — (англ. project management)  в соответствии с определением международного стандарта ISO 21500, принятого правительствами США, странами Евросоюза и правительством России в сентябре 2012 год …   Википедия


Система управления документами || Статьи || Docsvision

  • 23 июля 2019
  • Статьи

Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.

Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота. Это может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности. Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.

Основные возможности

Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:     

  • оперативного внесения информации в систему;
  • простого поиска данных;
  • автоматизированного сопоставления бумажных и цифровых носителей;
  • безопасного хранения конфиденциальной информации;
  • поддержки актуальности данных;
  • предотвращения утери и порчи документов;
  • упрощения обмена электронной корреспонденцией с филиалами, партнерами.

Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:

  1. Проставление метаданных. При структурировании информации можно добавлять в системы управления электронными документами идентификаторы пользователей, дату и прочие «пометки», которые помогут в автоматическом поиске информации, создании выборки.
  2. Интеграция. СЭД может быть как самодостаточной системой, так и частью общей программной платформы, используемой компанией для хранения и обработки бумажных документов, коллективной работы с ними, принятия взвешенных управленческих решений и так далее.
  3. Перевод бумаг в электронную форму. Система управления документами позволяет переводить бумажные носители в цифровые, распознавать текст для дальнейшей автоматической обработки, безопасного хранения.
  4. Индексация. Грамотная организация управления электронными документами позволит классифицировать их на основании метаданных и индексов, что упростит и ускорит поиск информации, работу с ней.
  5. Хранение. В понятном и функциональном программном комплексе гораздо удобнее и безопаснее хранить документы, чем в офисном шкафу. Можно настроить права доступа, резервное копирование, перемещение данных.

Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.

Организация документооборота

Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью  Docsvision.

Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения. Сценарии работы могут варьироваться очень широко. Но, несмотря на сложную логику процессов,  система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.

Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Сканирование документов и их ввод в систему;
  • Создание документов в системе с помощью шаблонов;
  • Согласование, подписание и регистрация документов;
  • Создание резолюций по документам;
  • Доведение резолюций до исполнителей и автоматический контроль их исполнения;
  • Рассылка электронных документов;
  • Хранение электронных  документов.

Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.

Удаленный доступ к документам

Удаленный доступ к документам и контроль бизнес-процессов — требование, необходимое сегодня почти всем пользователям СЭД. Конечно, невозможно уместить весь функционал мощной системы в приложение для мобильного устройства. Но на самом деле в этом нет особой необходимости. Править документы с экрана телефона — невозможно, эта работа должна быть выполнена за стационарным компьютером. Но имея под рукой мобильное приложение, которое подсказывает вам, какие задания и документы вам поступили в работу, позволяет просмотреть пришедшие документы, вы можете «оставаться в игре» — начать выполнение задач, назначить ответственных исполнителей задания или согласовать документ, делегировать исполнение задания, прочитать договор, который нужно срочно согласовать.  

Компания «ДоксВижн» осуществляет разработку, внедрение и обслуживание СЭД. Каждый заказчик может рассчитывать на индивидуализированный подход, учет всех пожеланий, профессиональные рекомендации и выполнение работы в оговоренные сроки. Кроме того, сервисное подразделение «ДоксВижн» оказывает информационную поддержку, техническое обслуживание и обучает специалистов.

4. Преимущества управления документами / КонсультантПлюс

Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.

Документы позволяют организациям:

- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

- предоставлять информацию последовательно и объективно;

- обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

- повышать эффективность деятельности всей организации;

- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

- обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

- предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

- обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

- поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

Открыть полный текст документа

Управление документами в SharePoint - SharePoint Server

  • Чтение занимает 2 мин

В этой статье

ПРИМЕНЯЕТСЯ К: 2013 2016 2019 Microsoft 365

В этой статье содержится подробное описание различных элементов решения по управлению документами, основанного на SharePoint Server.

Управление документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, рецензирование и публикацию, а также конечную утилизацию или хранение. Хотя термин "управление" предполагает управление сведениями на верхнем уровне организации, эффективная система управления документами должна отражать культуру организации, использующей ее. Средства, которые используются для управления документами, должны быть достаточно гибкими, чтобы вы смогли эффективно контролировать жизненный цикл документа, если это соответствует культуре и целям предприятия. Эти средства также должны обеспечивать реализацию системы с неупорядоченной структурой, если это больше соответствует требованиям предприятия.

Элементы системы управления документами

Эффективное решение для управления документами определяет следующее:

  • типы документов и другого контента, которые можно создавать в организации;

  • шаблон, который рекомендуется использовать для каждого вида документа;

  • метаданные для каждого вида документа;

  • место для сохранения документа на каждом этапе его жизненного цикла;

  • способы управления доступом к документу на каждом этапе его жизненного цикла;

  • перемещение документов в рамках организации по мере того, как члены группы принимают участие в создании, рецензировании, утверждении, публикации и размещении документов.

SharePoint Foundation 2013 содержит функции, которые реализуют все эти аспекты управления документами. SharePoint Сервер включает те же функции и добавляет следующие функции:

  • политики, применяемые к документам, что обеспечивает аудит связанных с документами действий, должное хранение или утилизацию документов, а также защиту важного для организации контента;

  • обработка документов в качестве корпоративных записей, которые можно сохранять в соответствии с юридическими требованиями и корпоративными политиками.

Чтобы сотрудники, работающие с информацией, могли легко воспользоваться этими возможностями, не отходя от своих каждодневных операций и знакомых инструментов, приложения в системе Microsoft Office, такие как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, поддерживают каждый этап жизненного цикла документа.

Процесс планирования

Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных шагов.

  1. Определение ролей для управления документами. Убедитесь, что планы обеспечивают реализацию отзывов ключевых заинтересованных лиц организации, а решение внедряют лучшие специалисты. Кроме того, вам должны быть известны участники процессов управления документами.

  2. Анализ использования документов После определения того, кто работает с документами, определите виды документов, над которыми они работают, и их использование. .

  3. Планирование организации документов Вы можете организовать документы в коллекциях сайтов, сайтах и библиотеках. SharePoint Сервер предлагает ряд функций, которые помогут организовать и хранить документы, от специализированных сайтов до слабо структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В пределах библиотеки также можно распределять контент по папкам и вложенным папкам.

  4. Планирование перемещения контента между расположениями Может потребоваться переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки на другой на различных этапах жизненного цикла.

  5. Планирование типов контента Используйте типы контента для организации сведений о документах, таких как метаданные, шаблоны документов и процессы рабочего процесса. Это важный шаг, который обеспечивает упорядочивание документов и согласованность в пределах организации.

  6. Планирование рабочего процесса При планировании рабочего процесса в организации можно контролировать и отслеживать перемещение документов из одного члена группы в другой по мере совместной работы каждого участника в жизненном цикле документа. SharePoint Сервер включает в себя рабочий процесс для общих задач группы, таких как проверка и утверждения документов. SharePoint Сервер также поддерживает создание и установку пользовательских рабочих процессов.

  7. Планирование управления контентом Можно спланировать соответствующую степень управления, основанную на типе контента или расположении хранилища. Например, для редактирования документов в определенной библиотеке может потребоваться извлечь их.

  8. Планирование политик Для каждого типа контента спланируйте политики управления информацией, чтобы убедиться, что документы проверяются, сохраняются и обрабатываются в соответствии с институциональными и юридическими требованиями организации. SharePoint Сервер включает политики, реализующие аудит, хранение документов и штрих-коды (чтобы убедиться, что печатный контент можно соотнести с соответствующими электронными версиями).

    Примечание

    Политики недоступны в SharePoint Foundation 2013.

1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой. 5-я редакция

Описание

Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Кроме того, при повсеместном переходе на дистанционный режим работы выявились и управленческие сложности, которые связаны с потерей контроля за действиями сотрудников, недостатком коммуникаций между ними, а также непрозрачностью бизнес-процессов. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов, а также позволяет ускорить организацию совместной работы сотрудников, в том числе в условиях дистанционной (удаленной) работы. 

«1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой» (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Данное издание привязано к возможностям программы версии КОРП. 

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота. 

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи: 

• постановки и рационализации документооборота; 

• подготовки документных процессов к автоматизации; 

• регламентации документооборота; 

• организации совместной работы сотрудников. 

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах. 

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20% с учетом отраслевой специфики компании). 

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе. 

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программы «1С:Документооборот». 

Авторами комплекта являются методисты и разработчики программы «1С:Документооборот 8». 

Книга заменяет в ассортименте «1С» издания «4601546137647 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 4-я редакция» и «4601546120687 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция», которые буду сняты с продажи. 

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ 5 КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ 

В Комплект документов впервые включены Положение об использовании простой электронной подписи и Положение об использовании усиленной электронной подписи, которые устанавливают требования и условия применения электронных подписей в системе электронного документооборота, определяют ограничения и особенности применения электронных подписей. 

Положение о делопроизводстве переработано с учетом опыта применения документа предыдущей редакции в проектах внедрения «1С:Документооборота 8». Положение приведено в соответствие новому стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 

В Комплект документов включено Положение о работе с обращениями граждан. Положение о работе с обращениями граждан будет полезно организациям, осуществляющим работу с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Положение устанавливает централизованный порядок учета, рассмотрения обращений граждан, а также порядок подготовки ответов на обращения и формирование отчетности о рассмотрении обращений граждан.

Обновлен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Документы доработаны в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н. В дополнение к изданным ранее должностным инструкциям добавлена должностная инструкция руководителя группы по работе с обращениями граждан

В Комплект включены положения, регламентирующие совместную работу сотрудников. Положение о планировании и контроле рабочего времени устанавливает порядок фиксации сотрудниками результатов трудовой деятельности, выполненной за отчетный период, посредством ежедневных и/или еженедельных отчетов, а также устанавливает правила учета отсутствия сотрудников на рабочем месте. Положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий устанавливает порядок подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний. 

Для придания официального статуса конкретным локальным нормативным документам из Комплекта документов в качестве образцов представлены Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи и Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи

В связи с возросшей потребностью в организации дистанционной (удаленной) работы сотрудников в Комплект документов включен Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы. Приказ позволит предприятию оперативно организовать переход на дистанционный (удаленный) режим работы как в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки, так и при переходе на дистанционный режим на постоянной основе. 

Все нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей. 

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ 

Взаимоувязанное внедрение «1С:Документооборота 8» и методики постановки документооборота, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом. 

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно: 

1. Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот. 

2. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов. 

3. Основана на функциональных возможностях «1С:Документооборота» и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу. 

4. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы. 

5. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников. 

6. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления. 

7. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления. 

8. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала. 

9. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации. 

10. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО. 

11. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 

Основное назначение комплекта документов 

Концепция перехода на безбумажный документооборот 

Описание комплекта документов 

Преимущества комплекта документов 

Электронные версии документов комплекта 

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ УСИЛЕННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

ПОЛОЖЕНИЯ О РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ПО РАЗЛИЧНЫМ НАПРАВЛЕНИЯМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

Положение о договорной работе 

Положение о работе с распорядительной документацией Положение о работе с локальными нормативными актами 

Положение о работе с обращениями клиентов 

Положение о работе с обращениями граждан 

ПОЛОЖЕНИЯ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ СОВМЕСТНУЮ РАБОТУ СОТРУДНИКОВ

Положение о планировании и контроле рабочего времени 

Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий

ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ПОЛОЖЕНИЕ о службе делопроизводства 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника службы делопроизводства 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника группы учета и регистрации документов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника группы контроля 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника группы методологии управления документами 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника группы по работе с обращениями граждан

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника архива ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника секретариата 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ помощника руководителя 

ПРАВОВАЯ ОСНОВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 

Приказ о начале работ по автоматизации документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» 

Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот 8» 

Приказ о работе в системе управления документами «1С:Документооборот 8»

Приказ о делегировании полномочий 

Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи 

Приказ об утверждении и введении в действие пакета нормативных документов по организации документооборота 

Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи

Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи 

Приказ об организации дистанционного (удаленного) режима работы 

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 

Шаблоны документов 

Бланки документов

Семинар «Эффективное делопроизводство и организация документооборота. Система управления документами»

В программе семинара:

 

Организационная и информационная функции системы управления документами. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.

 

Нормативно-методическая база делопроизводства. Государственное регулирование системы ДОУ. Обзор изменений законодательства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 и его место в системе стандартов по управлению документами. Структура, содержание, назначение, область применения стандарта.  Принципы управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Политика управления документами, распределение ответственности за управление документами, обучение процессам управления документами, мониторинг и аудит в системе управления документами.

 

Оценка эффективности документационного обеспечения управления. Показатели эффективности деятельности — KPI для службы ДОУ. Практическое назначение KPI: оценка результативности труда, эффективности процессов.

  

Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот. Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

 

Документооборот организации и его составляющие:

-Понятие “документооборот”

-Документооборот как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.

-Количественные и качественные характеристики документооборота

-Средства доставки и отправки документов.

-Порядок обработки документов.

-Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов.

-Принципы и формы регистрации документов.

-Порядок регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов.

-Порядок движения документов в организации. Рационализация документопотоков.

-Учет объема и анализ документооборота.

 

Схемы документооборота. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Внутренний и внешний документооборот. Технологии работы с документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

  

Контроль исполнения документов и поручений. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной. Порядок обработки организационно-распорядительных документов. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

 

Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и вне предприятия.

 

Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

 

Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

 

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Требования к образованию и профессиональному опыту, закрепленные в профстандарте. Обязательность применения профессиональных стандартов.

 

Слушателям предоставляется раздаточный материал и именной Сертификат об участии.

Создание стратегии управления документами для вашей организации

Каждая организация нуждается в стратегии управления документами. Имея один:

  • Улучшает доступ к информации
  • Снижает эксплуатационные расходы
  • Снижает судебный риск
  • Защищает важную информацию

Если в вашей организации его нет, пора подумать о его разработке. Отсутствие такового подвергает вашу организацию ненужному риску и снижает общую эффективность.К счастью, мы подготовили все, что вам нужно для начала работы с вашим.

Вот 7 шагов для создания и реализации стратегии управления документами:

1. Определите, кто возьмет на себя ответственность

При создании и реализации любой стратегии важно знать, кто отвечает за ее реализацию от начала до конца. Чтобы гарантировать, что все документы и процессы в организации учтены при разработке вашей, вам нужно создать проектную группу для надзора.

Эта проектная группа будет состоять из людей, представляющих все аспекты организации (администрация, отделы, специальные должности и т. Д.). Каждый член команды будет действовать как посредник между командой и группой, которую они представляют. Они определят, какие документы из их группы необходимо сохранить, а какие можно удалить, а также задокументируют, как их отдел обрабатывает документы.

2. Оценить текущую систему подачи и определить требования стратегии

После того, как в вашей организации будет создана команда, им потребуется:

  • Оцените существующую систему хранения и хранения документов - как бумажных, так и электронных.
  • Определите, как документы принимаются, обрабатываются, просматриваются, хранятся и, в конечном итоге, очищаются или обновляются во всей организации.
  • Выберите 1-2 отдела в качестве пробного проекта. Это поможет группе разработать метод обнаружения того, как каждый отдел обрабатывает свои документы.
  • Обязательно документируйте каждый шаг на этом пути. Полезно иметь при себе большую белую доску или рулон бумаги для рукоделия, на котором можно писать.
  • (Примечание: имейте в виду, что у каждого отдела может быть свой процесс получения документов, и команда должна решить, лучше ли стандартизировать этот процесс для организации или разрешить индивидуальную настройку отдела.)
  • Решите, будет ли вся разработка и реализация стратегии выполняться внутри команды проекта или внешне с помощью компании по управлению документами.
  • (Примечание: использование опыта компании, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления документами, может быть невероятно полезным, учитывая их немедленную доступность ресурсов и возможность предоставить программное обеспечение для электронного управления документами.)
  • Выясните, что необходимо для реализации стратегии документа до завершения.Это могут быть новые решения для хранения электронных документов и доступа к ним, способы преобразования бумажных документов в электронные, а также добавление или устранение шагов в процессе документооборота для повышения эффективности.

3. Определите каждый документ

Теперь, когда команда проекта (к которой, возможно, присоединилась компания по управлению документами) получила представление о том, как ваша организация обрабатывает свои документы, пора определить, с какими типами документов они работают и как они используются.Команда проекта проведет инвентаризацию документов в офисе каждого отдела. Не забудьте проверить все места, включая туалеты, пустые офисы и любые другие документы, которые могли быть плохо сохранены.

Инвентаризация позволит определить, какие материалы:

  • записей
  • Справочные материалы
  • Личные бумаги
  • Дубликаты документов
  • Информация для клиентов
  • Формы

В ходе этого процесса команда проекта может обнаружить, что им нужно больше ресурсов для надлежащего документирования, организации и хранения всего.В этом случае попросите команду проверить свои результаты, полученные на шаге 2.

Эта инвентаризация поможет определить типы документов, с которыми ваша организация работает ежедневно, какие записи должны быть доступны немедленно, а какие нет.

4. Установите процедуры и требования, затем документ

После того, как команда завершит инвентаризацию, ей нужно будет определить:

  • Как должны храниться документы - централизованно, в одном месте или децентрализованно и на отдельных рабочих местах.
  • Как будут обрабатываться черновики, рабочие документы и копии документов.
  • Какая система будет создана для управления и хранения документов - физическая файловая система, электронная или их комбинация.
  • (Примечание: при поиске системы электронного управления документами важно иметь систему, которая обеспечивает возможности рабочего процесса, индексацию данных, возможность разделять и защищать записи, предоставляя доступ только тем, кто в ней нуждается, и настраиваемая в соответствии с вашими требованиями. потребности.)

5. Подготовка стратегии

Теперь, когда команда проекта знает типы документов, с которыми имеет дело ее организация, цели, которым они служат, и где они находятся в настоящее время, они могут приступить к разработке стратегии. В этой стратегии будет указано:

  • Как документы будут приниматься, обрабатываться, проверяться, храниться, извлекаться и, в конечном итоге, удаляться из системы.
  • Будет ли этот процесс стандартизирован для всей организации или настроен в зависимости от потребностей каждого отдела.
  • Когда каждый шаг должен быть завершен.
  • Как обрабатываются документы, когда они больше не нужны в офисе.

6. Удалите ненужные документы

После разработки схемы пришло время устранить беспорядок и те файлы, которые только занимают место и потенциально могут привести к возникновению риска ответственности. Команда проекта начнет выявлять и потенциально удалять все ненужные документы, которые были обнаружены во время инвентаризации, и в конечном итоге передаст эту задачу своим группам.

Команда проекта может выбрать фиксацию датированных документов в архиве компании для создания истории записей - то, что система электронного управления документами делает автоматически. Другие варианты устаревших и ненужных документов могут и должны разрабатываться в зависимости от потребностей вашей организации и юридических обязательств.

7. Организация документов и ведение процесса

Наконец-то пришло время реализовать вашу стратегию работы с документами.

При использовании системы электронного документооборота переместить в систему текущие электронные документы.Вам нужно будет индексировать все аспекты документа по мере их перехода. Если у вас все еще есть бумажные документы, начните сканировать их, когда это возможно.

Однако, если вам по-прежнему требуется хранить некоторые бумажные документы в файле, вам сначала нужно подготовить папки для каждого типа документов и организовать эти документы в эти папки. Затем следуйте процедурам, установленным в вашем плане файлов. Включите справочные листы в папки, чтобы помочь пользователям найти связанные не бумажные материалы.

После того, как все организовано, важно, чтобы сотрудники следовали стратегии и обновляли все записи. Мы рекомендуем сделать это теперь корпоративной политикой, чтобы все пользователи новой системы и все активы компании были защищены.

Обязательно:

  • Файлы или загружайте новые документы по мере их поступления.
  • Защитить записи - ограничение доступа только для тех, кому это нужно. Будет создана электронная система с разрешениями безопасности.
  • Имейте систему проверки для отслеживания правок в документах и ​​людей, которые эти правки внесли.
  • Удалите документы с истекшим сроком хранения, чтобы предотвратить судебный процесс или риск нарушения нормативных требований.

Все это сразу доступно через систему электронного документооборота с минимальной настройкой. Внедрение этого процесса становится затруднительным при использовании системы управления бумажными документами, которая не обеспечивает эффективности, снижения затрат, соответствия требованиям и возможностей аудита.

Как организовать компьютерные файлы (советы по управлению электронными файлами)

Хранение ваших электронных документов в порядке в современном «проводном» мире может быть довольно сложной задачей.

Помимо локального хранения документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах, все больше и больше предприятий используют облако для базовых бизнес-приложений и хранения файлов.

Проблема хранения еще больше усложняется тем, что многие компании вынуждены обмениваться документами между сотрудниками.В офисе это обычно достигается с помощью файлового сервера или сетевого устройства хранения данных (NAS).

Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и совместно использовать путем назначения разрешений на доступ.

Результатом всего этого может стать кошмар управления файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

Организация - ключ к электронному управлению файлами

Где бы ни хранятся документы, важно поддерживать их порядок и актуальность.Цель электронного управления файлами - гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете это спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в то или иное время оказывались в неловком положении, когда звонили клиенту и не могли быстро найти соответствующий счет-фактуру или другие важные документы клиента. Не менее неприятно копаться в конце года в попытках найти документы, относящиеся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

Правильная организация цифровых документов особенно важна в общей среде - если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), Вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

Потенциальная потеря данных из-за недовольных уходящих сотрудников - еще одна причина для защиты ваших бизнес-данных.

Эти советы по управлению файлами помогут вам сохранить доступ к файлам:

1.Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

При установке прикладных программ используйте расположение файлов по умолчанию. В Windows файлы прикладных программ по соглашению находятся в каталоге (Буква диска:) -> Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

2. Единое место для всех документов

Поместите все документы в единую «корневую» папку. Для одного пользователя в среде Windows по умолчанию используется папка «Мои документы».

В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте единую корневую папку (например, называемую «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Единое место для всех электронных документов упрощает их поиск и создание резервных копий и архивов.

3. Создание папок в логической иерархии

Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера. Используйте простой язык для именования папок; Вы не хотите, чтобы в будущем, глядя на этот список папок, задавался вопросом, что означает «TFK» или любое другое интересное сокращение, которое вы придумали.

4. Вложить папки в папки

При необходимости создайте другие папки в этих основных папках. Например, папка «Счета» может содержать папки «2018», «2017» и «2016». Папка с именем клиента может включать папки «данные клиента» и «корреспонденция». Цель состоит в том, чтобы иметь каждый файл в папке, а не перечислять несколько ненужных файлов.

Не создавайте сложных многоуровневых папок. По возможности используйте вместо этого описательные имена файлов.также запрещены в именах файлов и папок под Windows.

Используйте описательные имена файлов для легкой идентификации и поиска, но не переусердствуйте - имена файлов / путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте общепринятые сокращения, например, Jan для января или Corp для Corporation.

6. Будьте конкретны

Дайте электронным файлам логические, конкретные имена и, если возможно, укажите даты в именах файлов.При именовании файлов цель состоит в том, чтобы понять, о чем идет речь, без необходимости открывать его и просматривать. Поэтому, если документ представляет собой письмо клиенту с напоминанием о просрочке платежа, назовите его как-то вроде «overdue_20180115»; а не что-то вроде «письма». Как узнать, кому это письмо, не открывая его?

Если вы обмениваетесь файлами по электронной почте или с портативных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла включало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

Например, если ваш документ находится в папке «Мои документы \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc» и файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только Doe_John_20170416.doc и не сможет определить, что файл является клиентом. счет-фактуру, не открывая его.

7. Файл на ходу

Лучшее время для подачи документа - это когда вы его впервые создаете. Так что возьмите за привычку использовать диалоговое окно «Сохранить как» для сохранения документа и присваивать ему имя, в первую очередь помещая его в нужное место.

8. Заказ файлов для вашего удобства

Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, поместите их в верхнюю часть списка файлов, переименовав их с помощью символа! или AA в начале имени файла.

9. Регулярно удаляйте файлы

Иногда то, что старое, очевидно, как в примере с папкой «Счета» выше. Если это не так, не загромождайте папки, удалив старые файлы.

Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, , а не , если вы не уверены, что этот файл вам больше никогда не понадобится.Вместо этого в основной коллекции папок под корневой папкой создайте папку с именем «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда они встречаются.

10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

Независимо от того, копируете ли вы файлы на другой диск или на ленту, важно установить и соблюдать регулярный режим резервного копирования.

Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами для вашего бизнеса.Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска - замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью прямого перехода к папке или файлу. Если вы последовательно следуете этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть - огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Хорошие методы управления файлами сэкономят время и деньги вашего бизнеса.

Как организовать офисную файловую систему

Эффективные системы хранения документов в офисе имеют решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает счета-фактуры, квитанции и другие записи, будь то на бумаге или в цифровом виде. Даже для предприятий, которые не имеют большого объема бумажной работы, организованность и эффективность помогут обеспечить бесперебойную работу операций.

Офисные файловые системы бывают всех форм, от простого ящика шкафа до сложных наборов цифровых серверов. Чтобы создать систему, которая будет работать на вас, важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ и как их можно легко и эффективно получить.Вот ключевые факторы.

Зачем нужна система подачи документов

Правильная подача квитанций и счетов - одна из самых важных вещей, которые малый бизнес может сделать для своего финансового здоровья. Несуществующая или запутанная система подачи документов может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, и вы не захотите упустить налоговые вычеты из-за отсутствия квитанций. Если вы подвергнетесь проверке и не сможете вовремя предоставить необходимые документы, ваши претензии могут быть отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

В зависимости от вашей отрасли вам может потребоваться вести записи в соответствии с государственными или федеральными законами, иногда в течение многих лет. Юридические бюро обязаны хранить материалы дела в течение трех лет. Бухгалтеры и предприятия, занимающиеся подготовкой налоговых деклараций, должны хранить налоговые декларации в течение семи лет. Строительные компании, медицинские учреждения, школы и другие учреждения несут огромную ответственность за ведение документации.

Большинство людей не думают о трудозатратах, которые они сэкономят, инвестируя в файловые системы, но по некоторым оценкам, общее количество времени, которое компании тратят на поиск неуместных файлов, составляет шесть недель в год.

Если ваш бизнес довольно прост, ваш учет может быть ограничен расчетом заработной платы и бухгалтерским учетом, но вы все равно должны иметь возможность быстро и легко работать за своим рабочим столом.

5 шагов для организации системы подачи документов

Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы документы были легко доступны и легко идентифицированы.

Оцените личные и офисные привычки

Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что имеет смысл в зависимости от их рабочих мест.Если вы создаете систему для себя, подумайте об эргономике, ходе своего рабочего дня, о том, как вы перемещаетесь по офисному пространству, к чему вы можете дотянуться со своего рабочего стола и к какой информации вам нужен регулярный доступ по сравнению с информацией, которую можно долго хранить в архиве. срок. Если вы создаете систему для кого-то другого, узнайте их мнение - то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.

Определитесь с системой подачи документов

От того, чем занимается ваш бизнес, будет зависеть, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке.Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.?

Пространство не является серьезной проблемой для цифровых систем, но для бумажных систем важно учитывать возможности роста при рассмотрении шкафов для хранения документов; рекомендуется купить что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые у вас есть сейчас. Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему.Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

Расчет потребности в хранении

Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой. Те, к которым обращаются реже, не обязательно должны находиться на вашем рабочем месте, но, возможно, должны быть рядом. Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше.

Не упускайте из виду важность доступности для сотрудников или будущих сотрудников, у которых могут быть особые потребности в мобильности. Например, для некоторых сотрудников может быть трудно получить безопасный и эффективный доступ к очень высоким шкафам.

Инвестируйте в хорошую систему маркировки

Возможность читать метки файлов кажется очевидной, но ясность в маркировке сэкономит время. Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с обычным программным обеспечением для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки.Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.

Папки с файлами покупок

Удобные и надежные папки - это разумное вложение. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы. Например, если вы поместите все клиентские файлы в желтые папки, финансовую информацию в синие папки, а маркетинговую информацию в красные папки, вы сэкономите время при поиске или хранении с помощью легко идентифицируемых визуальных подсказок.

Безбумажный формат

Многие предприятия уже перешли на безбумажный офис или близко к нему.В связи с тем, что онлайн-облачные системы хранения данных и цифровые транзакции заменяют наличные, безбумажные операции могут стать новой нормой.

Даже правительственные агентства присоединяются к нам. IRS теперь принимает цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

  • Кассовые поступления
  • Выписки из банка
  • Аннулированные чеки
  • Корешки
  • Выписки по кредитной карте

Цифровые записи должны быть четкими и разборчивыми. В противном случае IRS может потребовать предоставить оригинальные бумажные документы во время аудита или обычного запроса документации.

Если вы по-прежнему работаете по старинке, но заинтересованы в экологичности, вы можете со временем перейти на безбумажную систему. Существует множество сервисов и программных приложений, которые сканируют старые квитанции о расходах и сохраняют их вместе с другой вашей цифровой бухгалтерской информацией.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как настроить электронную систему подачи документов?

Электронные файловые системы могут быть такими же простыми, как файлы в общих сетях, таких как диск Google, сложное программное обеспечение или серверы.Те же передовые методы, которые применяются к бумажным системам, применимы и к электронным системам: установите правила именования, порядок подачи (алфавитный, хронологический и т. Д.) И хорошо организованную структуру.

Какую файловую систему вы используете для защиты конфиденциальности?

Для бумажных систем хранения документы должны храниться под замком и под контролем персонала. Поскольку цифровые файлы обладают большей гибкостью при совместном использовании, копировании и редактировании, вам необходимо установить соответствующие уровни разрешений и доступа.В зависимости от ставок вашей компании могут потребоваться частные серверы, а не облачные системы.

Управление документами: определения и примеры

Система управления документами также позволяет создавать, изменять и управлять бизнес-файлами. Эти документы могут быть PDF-файлами, файлами текстовых редакторов, отсканированными и сохраненными изображениями бумажного содержимого, электронными письмами, финансовыми отчетами и электронными таблицами.

Каковы преимущества системы управления документами?

Система управления документами автоматизирует процессы управления корпоративной документацией, экономя ваше и вашим сотрудникам драгоценное время, а также помогая вам очистить и упорядочить существующие физические и цифровые хранилища.

  • Упорядоченные и должным образом помеченные документы могут быть более легко извлечены - еще одна экономия времени, которая также уменьшит разочарование среди ваших сотрудников и клиентов.
  • Автоматизированные процессы также могут собирать метаданные, помогать проверять и проверять ваши документы и классифицировать их, улучшая рабочие процессы сотрудников и расширяя возможности совместной работы.
  • Встроенные функции безопасности могут помочь вам установить правила доступа и разрешений, а также узнать, когда документы были просмотрены, опубликованы и отредактированы.
  • Управление документами также позволяет создавать резервные копии ранее бумажных файлов, а также цифровых файлов, таких как электронные письма, чтобы они не потерялись.

Что такое СЭД?

Система электронного управления документами (EDMS) позволяет более эффективно хранить, систематизировать, искать, совместно использовать и распространять многие типы документов в вашей организации.

СЭД можно легко интегрировать в обычные рабочие процессы. Это обеспечивает пользователям доступ к инструментам и автоматизированным процессам, которые делают создание и преобразование документов менее трудоемким и более надежным.СЭД также помогает проложить путь к более быстрой и простой совместной работе с этими документами, хранению и доступу к файлам, а также защите и проверке этих документов.

7 примеров систем управления документами

Существует несколько типов систем управления документами, поэтому важно изучить особенности каждой из них, чтобы определить, какая из них лучше всего соответствует потребностям вашей организации.

Платформы управления проектами

При планировании и управлении проектами менеджеры проектов и сотрудники могут получить доступ к центральному репозиторию, содержащему соответствующие документы.С помощью этого программного обеспечения проектные группы могут хранить файлы и делиться ими друг с другом в форматах, доступных только для чтения или редактируемых.

Внутренние базы знаний

Внутренняя база знаний создается членами группы внутри организации и для них, чтобы при необходимости использовать собственные и / или частные знания. Он должен содержать как можно больше информации и документации, чтобы помочь сотрудникам выполнять свою работу с минимальными перерывами. Это эффективный способ хранения, управления и обмена внутренними документами.

Инструменты для совместной работы

Инструменты для совместной работы предлагают членам вашей организации, совместно работающим над определенными документами, мгновенный доступ, четкое представление о том, кто работает над каждым разделом или компонентом, четко определенные структуры утверждения и уведомления, когда требуются изменения или обновления или полный.

Инструменты управления знаниями

Управление знаниями относится к тому, как организация каталогизирует, обновляет и использует коллективные знания своих сотрудников - как прошлых, так и настоящих.Это также относится к анализу этих знаний. Документы являются важными примерами накопленных знаний, а инструменты управления знаниями позволяют централизованно хранить документы компании в цифровом формате. В результате документы могут быть более легко извлечены, что повышает эффективность рабочих процессов. Кроме того, хорошо обслуживаемая система управления знаниями может помочь компаниям соблюдать постоянно меняющиеся нормативные акты. Когда система управления документами дополняется паролями и процедурами резервного копирования, безопасность документов также повышается.

Веб-инструменты управления документами

Веб-управление документами позволяет вашей организации организовывать цифровые документы в папки и подпапки с помощью веб-навигации и средств управления для совместного использования, поиска и извлечения документов. Веб-инструменты управления документами позволяют вашим сотрудникам, работающим из разных мест, создавать, совместно работать, совместно использовать и искать документы эффективно и безопасно.

Облачные системы управления документами

Облачные системы управления документами предоставляются внешним поставщиком и доступны для вашей организации в Интернете.Облачный провайдер обычно берет на себя все обслуживание и обновления программного обеспечения, поэтому вам не потребуется ИТ-команда для его установки или обслуживания. К документам, хранящимся в облаке, можно получить доступ везде, где ваши сотрудники могут подключиться к Интернету, а поскольку файлы автоматически сохраняются в облаке, вам не нужно беспокоиться о их резервном копировании.

Локальные системы управления документами

Благодаря локальной системе управления документами ваша организация использует собственные серверы и хранилище и выполняет собственное обслуживание.Вам нужно будет сделать резервную копию всех ваших файлов, чтобы документы были сохранены и защищены. Хотя вы всегда контролируете свою систему, вашей организации потребуется достаточная ИТ-поддержка для обслуживания и обновлений. Одно из преимуществ заключается в том, что, поскольку локальные системы не зависят от подключений к Интернету, вы все равно сможете получить доступ к документам, если подключение отсутствует.

Примеры возможностей и функций управления документами

Эффективные системы управления документами включают в себя определенные функции и возможности для обеспечения правильного захвата, преобразования, хранения, организации и маркировки всех документов вашей организации, легкого извлечения и готовности к распространению и совместной работе .К этим функциям относятся:

Интеллектуальная организация

Чтобы улучшить рабочие процессы, сэкономить время и повысить эффективность вашей организации, вам нужно, чтобы нужные люди могли быстро находить нужные документы. Хорошо организованная система организации документов, которая использует интеллектуальную категоризацию, тегирование, рейтинг и проверку, сделает ваш поиск более быстрым и интуитивно понятным.

Четкий обзор и навигация

Ваша система управления документами должна быть удобной для пользователя.Привлекательный интерфейс с четко видимыми функциями поиска и другими инструментами будет означать меньше разочарований и больше принятия и использования вашими командами.

Мощная функция поиска

Меньше времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов, означает, что у ваших сотрудников будет больше времени для совместной работы, внедрения инноваций и иного продвижения вашей организации. Возможность выполнять поиск по всем документам вашей компании сразу после того, как эти документы были оптимизированы вашей системой управления документами для поиска, означает меньше разочарований и больше продуктивности среди ваших команд.

Контроль версий

Система управления документами, которая сохраняет все версии (и связанные с ними правки и обновления) ваших файлов, важна для легкого выявления ошибок или несоответствий между участниками, отслеживания хода выполнения и изменений документа, предотвращения дублирования контента, а иногда и избегать полной перезаписи при возникновении проблем.

Доступ и разрешения

Не каждый член вашей организации должен редактировать или вносить свой вклад в каждый документ.Некоторые важные документы должны быть доступны только для чтения или могут изменяться только определенными менеджерами, в то время как другие должны быть доступны для редактирования ключевыми командами. Возможность устанавливать определенные разрешения предоставит нужным людям доступ к нужным документам.

Возможности разнообразных форматов файлов

Деловые документы могут быть в широком диапазоне форматов файлов, от PDF-файлов и файлов текстовых редакторов до отсканированных и сохраненных изображений бумажного содержимого, электронной почты, финансовых отчетов и электронных таблиц.Вам нужна система управления документами, которая сможет их всех поддержать.

Определение, важность и что выбрать?

Система управления документами - незаменимый инструмент в современном цифровом мире. Давайте посмотрим, что такое система управления документами, почему она обязательна и какая система управления документами лучшая на рынке прямо сейчас!

Знаете ли вы, что общего у каждого бизнеса? Неважно, технологическая ли это компания, здравоохранение, производство, автомобилестроение, косметические товары, финансы или любой другой бизнес… все они широко используют документы.

Документы - это строительный блок любого бизнеса. Документы играют центральную роль в обеспечении надлежащего функционирования и общего успеха любого бизнеса.

Нет абсолютно никакой компании на Земле, которая могла бы прожить день без просмотра и обмена документами. Это включает в себя маркетинговые брошюры, предложения по проектам, техническую документацию, руководство по персоналу и учебные материалы - и это лишь некоторые из них.

Ага. Рабочие документы незаменимы !

Проблема в том, что чем больше мы создаем документы и полагаемся на них в работе, тем важнее становится наличие систем для управления документами в вашей компании.Здесь на помощь приходит система управления документами.

Но не будем забегать вперед. Давайте рассмотрим , пошагово и рассмотрим:

  • Что такое система управления документами?
  • Почему становится все более важным иметь такой на месте?
  • Как создать собственную систему управления документами за считанные минуты?

Итак, приступим, ладно?

Что такое система управления документами или DMS? (Определение)

Лучшее определение для системы управления документами или DMS, как следует из названия, - это система или программное обеспечение, которое позволяет создавать, хранить, управлять, индексировать, защищать и извлекать цифровых документов.

Хотя большинство систем управления документами хранят все ваши цифровые документы в облаке, это гораздо больше, чем просто облачное хранилище. Система управления документами - это структура, которая облегчает простой поток важной информации в организации.

Хорошая система управления документами может помочь организовать все ваши файлы и данные в одном месте, отслеживать все важные документы, ускорить рабочий процесс, повысить точность и обеспечить круглосуточный доступ к документам из любой части мир.

Таким образом, выбор надежной системы управления документами позволяет вам оставаться на шаг впереди конкурентов и предоставлять всю информацию, необходимую вашим сотрудникам для эффективного выполнения своей работы.

Почему важна система управления документами?

Быстрая цифровизация нашего мира привела к экспоненциальному росту бизнес-данных и контента. Каждый день ваша компания создает и управляет огромными объемами деловых документов, контрактов, предложений, торговых площадок, маркетинговых материалов, сообщений в блогах, руководств по персоналу, учебных пособий, материалов для адаптации и т. Д.

Эти документы часто разбросаны повсюду на ваших цифровых устройствах - у вас могут быть файлы Word, файлы, хранящиеся в облачных приложениях, таких как Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, файлы, хранящиеся на вашем рабочем столе, вложения электронной почты и т. на.

Что происходит, если вы не можете найти файл во время встречи? Или когда вашему руководителю немедленно нужен этот важный документ, но вы не можете вспомнить, где его хранили?

Организация ваших цифровых файлов всегда была аспектом организации, из которого часто не обращали внимания.Поскольку вы действительно не можете увидеть или почувствовать цифровой беспорядок, который вы создали, в отличие от бумажного беспорядка во времена старых картотек, вы можете не чувствовать, что у вас есть проблема, пока вы не сможете найти конкретный файл.

Вы когда-нибудь тратили драгоценное время на поиск документа на своем компьютере, в сообщениях чата, во вложениях электронной почты и т. Д.?

Просмотр сотен папок, поиск в вашем неорганизованном и сильно заполненном почтовом ящике, поиск в ваших облачных файлах и т. Д., все заканчивается поисковой миссией, которую невозможно взломать!

Управлять этим цифровым беспорядком, который часто бывает неструктурированным, и сделать его доступным для ваших сотрудников, клиентов, партнеров или других заинтересованных сторон - непростая задача.

Глобальный опрос рабочих и ИТ-специалистов, проведенный IDC в ​​2012 году, показал, что проблемы с документами составляют 21,3% от потери производительности . Сотрудники часто не могут найти нужные документы в нужное время или не могут получить доступ к документу из-за временных или географических ограничений.

Все это приводит к большой потере производительности!

Система управления документами играет огромную роль в решении всех задач, связанных с управлением документацией , проще, быстрее и эффективнее.

Существует множество причин, по которым организации необходимо немедленно развернуть систему управления документами. Вот некоторые из них:

1. Очистка цифрового беспорядка.

Система управления документами позволяет вам избавиться от огромного цифрового беспорядка, который вы создали по незнанию.У всех нас есть документы, разбросанные по ноутбукам, ПК, мобильным устройствам, облачному хранилищу, вложенным электронным письмам, папкам на рабочем столе, и т. Д.

Становится чрезвычайно сложно найти конкретный файл в то время, когда это необходимо. Система управления документами позволяет хранить и искать документы в одном центральном месте. Отличная система управления документами также помогает создавать цифровые документы.

Наличие универсального решения поможет вам создать центральный репозиторий существующего контента и сотрудничать с вашей командой над новым контентом.Таким образом, вам не придется полагаться на использование Word или других редакторов документов для создания цифровых файлов и последующего хранения вашего контента в другом месте.

Подробнее: Полное руководство по обработке документации (с шаблоном)

2.

Снижение зависимости от бумаги

Если ваша компания по-прежнему использует бумажные документы, переход на систему управления документами может помочь снизить полагаться на бумагу и сэкономить дополнительных затрат на печать, хранение, обслуживание, хранение и т. д.

Согласно исследованию, компании с годовой выручкой от 500 тысяч до 1 миллиона долларов могут сэкономить до 40 тысяч долларов в год, переключившись на управление цифровыми документами. Laserfiche оценивает экономию времени на 20% за счет эффективности хранения и поиска, устранения ошибок при заполнении и эффективности рабочего процесса.

Повышение эффективности, а также повышение производительности персонала позволяют сэкономить до 6000 часов в год, или 2,4 штатных должности, занятых полный рабочий день.

Отказ от бумаги также поможет вам сократить огромное количество бумажных отходов в окружающей среде, помогая вам сокращать тысячи листов бумаги каждый месяц.Это не только поможет вам сделать устойчивый и этически правильный выбор, но и обеспечит вам социальную миссию, частью которой хотят быть как клиенты, так и сотрудники, правительства и ваши клиенты.

Подробнее: Лучшие инструменты для создания документов

3. Повышение общей эффективности офиса

Вы не можете позволить себе тратить время и силы на работу с цифровыми документами в наши дни, когда ваши конкуренты отсутствуют там, дыша тебе в шею.

Когда вы проводите большую часть своего времени в поисках своих цифровых документов на различных платформах и устройствах, требуется время, чтобы фактически выполнял ту работу, для которой вас наняли, и вносил значительный вклад в чистую прибыль вашей компании.

Перегрузка на работе снижает производительность на 68% у сотрудников, которые считают, что у них недостаточно часов в день для выполнения своих задач. Хороший способ высвободить рабочее время сотрудников - развернуть систему управления документами для легкого создания, хранения, редактирования, совместной работы в команде и утверждения ваших документов.

4. Упростите доступ к информации

Спорим, вы не представляете, сколько продуктивного времени ваши сотрудники оставляют на столе только потому, что они не могут найти нужную информацию или контент, которые они искали.

Поскольку все ваши важные рабочие документы разбросаны по Google Drive, OneDrive, вложениям электронной почты, папкам ПК и USB-накопителям, как вы можете рассчитывать на себя, чтобы найти именно ту информацию, которая вам нужна, в то время, когда она вам нужна!

  • Согласно отчету McKinsey, сотрудники тратят 1.8 часов каждый день - в среднем 9,3 часа в неделю - на поиск и сбор информации.
  • Почти 20 процентов рабочего времени - эквивалент одного дня в рабочей неделе - тратится сотрудниками на поиск информации для эффективного выполнения своей работы.
  • Данные IDC показывают, что «работник умственного труда тратит около 2,5 часов в день, или примерно 30% рабочего дня, на поиск информации.

Основным преимуществом системы управления документами является простота доступа к информации.Системы управления документами обеспечивают централизованное расположение всех файлов, документов, веб-ссылок и других мультимедийных материалов.

Это позволяет членам группы, независимо от их местонахождения, очень легко получить быстрый доступ к информации с любого устройства.

Сотрудникам больше не нужно сохранять файлы на свои жесткие диски или на забытые USB-накопители. Просто войдите в свою систему управления документами, и все готово!

Подробнее: Полное руководство по рабочему процессу управления документами

5.Надежный и надежный

Лучший способ сохранить ваши важные деловые документы в безопасности - это хранить их в цифровом виде в системе управления документами.

Таким образом, вам не нужно беспокоиться о возможностях безопасности сотен приложений, в которых хранятся ваши данные, и не нужно запоминать данные для входа в систему и для каждого приложения.

Компетентная система управления документами имеет такие функции, как контроль доступа к документам, отслеживание документов, защита паролем, контроль версий, совместная работа в реальном времени, уведомления в реальном времени и т. Д.Хранение файлов в облаке помогает гарантировать, что документы вашей компании не потеряны и легко доступны нужной стороне.

6. Масштабируемость

По мере роста и успеха вашего бизнеса, с течением времени будет увеличиваться и количество документов, которые вы создаете. Больше документов означает больше беспорядка , больше папок для просмотра, больше облачных хранилищ для поиска и больше вложений электронной почты, которые нужно найти!

Система управления документами очень важна, поскольку ее легко масштабировать.Вы всегда можете настроить или приобрести дополнительные возможности облачного хранилища и убедиться, что ваши рабочие процессы не нарушаются из-за успеха вашего бизнеса.

7. Быстрый поиск

Если у вас нет системы управления документами, поиск нужного документа в нужный момент становится фантастической мечтой.

Поиск подходящей облачной службы , нужной папки на рабочем столе или нужного адреса электронной почты может занять часы вашего решающего времени. Поэтому способность системы управления документами выполнять быстрый поиск является одним из наиболее важных ее элементов.

Хорошая система управления документами имеет отличные возможности поиска и индексирования для поиска точного файла, названия документа и содержимого в документе.

Независимо от того, насколько велик ваш каталог документов , система управления документами может обрабатывать нужный документ со скоростью света.

Подробнее: Лучшие системы отслеживания документов в 2021 году

8

. Лучшая точность

Цифровые документы должны быть более точными благодаря возможности редактировать и совместно работать над процессом создания документа.

Хорошая система управления документами предоставляет все инструменты, необходимые для создания, редактирования и совместной работы над документами, чтобы обеспечить качество и уменьшить неточности.

Благодаря таким функциям, как контроль версий и отслеживание документов, все изменения, внесенные в документ, будут видны остальной части группы / команды. Вы всегда можете вернуться к предыдущей версии или предложить правки, если вас не устраивают внесенные изменения.

9. Снижение затрат на хранение и поставку

Без системы управления документами стоимость создания и управления документами может быть довольно высокой.

Стоимость бумаги, печати, офисных помещений, складских помещений, шкафов и найма сотрудников может оказаться довольно дорогой сделкой для хранения ваших ценных документов.

Даже если вы храните все свои документы в цифровом виде, индивидуальная стоимость каждой службы облачного хранилища , которую вы используете, может оказаться большой.

Переключившись на систему управления документами, вы, наконец, можете избавиться от всех этих бумажных файлов, уменьшить пространство для хранения и вернуть себе офисное пространство для более продуктивной работы, избавиться от этих больших и уродливых файлов и сэкономить кучу денег. на бумаге, печати, чернилах и других канцелярских принадлежностях и, наконец, сэкономить на найме новых сотрудников для хранения, поиска и извлечения этих документов.

10. Обеспечивает конкурентное преимущество

Компания, использующая систему управления документами, явно имеет конкурентное преимущество перед теми, кто все еще хранит свои важные документы в папках на рабочем столе, на жестких дисках, в облачных хранилищах и в различных других местах.

У компании, переходящей на цифровые технологии, есть много преимуществ по сравнению с теми, кто этого не делает:

  • Они экономят на расходных материалах, и складских расходах
  • Они экономят деньги на новых сотрудниках для управления бумажными документами
  • Как правило, цифровые документы быть более точным
  • Сотрудники могут получить доступ к информации быстро и легко, экономя их время и силы
  • Сотрудники могут предоставлять клиентам более качественные услуги и сокращать время обработки

Поскольку сотрудники много экономят времени, они могут сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение и более эффективно способствовать успеху бизнеса.

Подробнее: что такое конкурентный анализ и как его делать правильно?

Какую систему управления документами выбрать?

Мы рекомендуем, чтобы отличная система управления документами имела все эти важные функции:

  • Она имеет единый источник правды , объединяющий цифровой контент со всех концов в одном месте.
  • Он должен быть масштабируемым и должен обеспечивать достаточно места по мере того, как объем документов вашей компании растет в результате вашего успеха.
  • Он должен обеспечивать пространство для встреч сотрудников, и одновременно могут сотрудничать , создавать, управлять и редактировать документы и другие важные файлы.
  • Он должен иметь довольно надежную систему управления контентом для хранения всех файлов компании и документов PDF, листов Excel, руководств, обучающих документов и видео, изображений и т. Д.
  • Он должен иметь довольно сильные возможности поиска , чтобы быстро просматривайте заголовки документов и содержимое внутри документов, чтобы сотрудники могли быстро и легко найти то, что они ищут.
  • У него должен быть способ защиты информации , хранящейся в системе, от посторонних и / или кого-либо без надлежащего согласия на доступ к этой информации.
  • Он должен быть отзывчивым , чтобы информация могла быть доступна с любого устройства без прерывания.

Одна система управления документами, обладающая всеми этими функциями, - это Bit , самый умный инструмент для управления документами и совместной работы на планете.

Почему выбирают бит.ai Document Management System по сравнению с другими?

Bit.ai - это новый инструмент для управления документами и совместной работы, который помогает группам сотрудничать, обмениваться, отслеживать и управлять всеми документами, файлами и другим контентом компании в одном месте.

Система управления документами Bit позволяет создавать такие документы на рабочем месте, как предложения по проектам, торговые презентации, учебные документы, практические руководства, политики компании, документация по процессам, комплекты средств массовой информации, информационные бюллетени, конкурентные исследования, тематические исследования, электронные книги и т. д. и обеспечивает безопасное и надежное место для хранения этих документов.

Несколько человек могут одновременно сотрудничать и создавать смарт-документ в режиме реального времени. Это прекрасный способ управлять проектами, создавать материалы, ориентированные на клиентов, проводить мозговой штурм, делиться повестками дня встреч, создавать предложения и, самое главное, делиться информацией и знаниями и управлять ими!

Интеллектуальный редактор Bit упрощает и ускоряет процесс документации и создания контента. Помимо документов, Bit также предоставляет потрясающие возможности управления контентом .Bit имеет библиотеку содержимого, которая автоматически сохраняет изображения, файлы и цифровой контент, которые вы добавляете в свои документы (или рабочие области), чтобы вы могли легко получить к ним доступ и повторно использовать их.

Интеллектуальные рабочие пространства создаются вокруг проектов, команд, отделов и клиентов, чтобы упорядочить ваши документы, данные и информацию. Рабочие области упрощают совместную работу и гарантируют, что нужные члены команды будут иметь доступ к нужным документам в нужное время. Они подвижны, поэтому ваша информация может перемещаться по рабочим процессам вашей организации.

Битовые документы также поддерживают интеллектуальный поиск , , который позволяет любому искать и находить любые файлы, изображения, документы и текст внутри документов быстро и легко в рамках всей системы.

Благодаря возможности эффективно маркировать контент, пользователи могут искать свои цифровые активы, используя ключевые слова, заголовки, описания или теги. Они даже могут искать файлы по их источнику. (например, YouTube). Это чрезвычайно полезно для новых сотрудников, чтобы они не чувствовали себя перегруженными при поиске информации.

Bit позволяет пользователям управлять разрешениями и доступом к информации, которые соответствуют их организационным потребностям. Он поддерживает такие функции, как отслеживание документов , , защита паролем, ограничения доступа к файлам и т. Д., Которые помогают обеспечить безопасность важной информации вашей компании.

Bit обеспечивает единое рабочее место для интеллектуальных работников и опытных руководителей, где они могут сотрудничать с сотрудниками, делиться своими знаниями, обдумывать идеи, хранить цифровые активы и вместе внедрять инновации.

Самое приятное то, что эти знания надежно защищены в ваших рабочих областях и могут быть переданы (или сохранены в частном порядке) с кем угодно в вашей организации!

В общем, Bit проверяет все флажки, позволяя вам совместно создавать и редактировать документы, хранить их в надежном и безопасном месте, загружать мультимедийные файлы, такие как видео, аудио, таблицы Excel, PDF, GIF и т. Д., В Библиотека содержимого , быстрый поиск и доступ к информации, защита содержимого с помощью управления разрешениями и отслеживание документов для получения подробной аналитики.

Активное управление контентом и использование системы управления документами Bit могут помочь организациям увеличить свои шансы на успех.

Bit помогает сохранить ключевые знания для всеобщего доступа, облегчая принятие лучших решений, снижая вероятность ошибки, стимулируя инновации и поощряя культуру постоянного обучения.

Вот и все, ребята!

Каждой компании необходимо управлять огромными объемами создаваемого контента, иметь возможность оптимизировать его и делать доступным для сотрудников и других заинтересованных сторон в нужное время.

Выберите систему управления документами, которая поможет получить конкурентное преимущество над конкурентами, которые все еще тратят время на поиск информации на различных платформах.

Итак, что вы думаете об управлении документами? Ваша компания использует определенную систему управления документами? Давай поговорим в комментариях ниже!

Дополнительная информация:

Система управления документами - преимущества, особенности, советы


Сегодняшние предприятия сталкиваются с большим количеством проблем, чем когда-либо в прошлом.Поскольку технологии оказывают такое огромное влияние практически на все аспекты современного бизнеса, организации практически во всех отраслях пытаются найти лучший подход к рабочему дню. Одно из самых больших последствий, которое современные технологии оказали на бизнес-операции, связано с прекращением использования бумажных документов в результате внедрения программного обеспечения для управления документами в вашу организацию.

Бумага - дело дорогое, расточительное, далеко не безопасное, и ей очень мало места в будущем бизнеса. Хотя некоторые компании думают, что им не нужно отказываться от бумаги, начало работы с этой практикой никогда не было столь важным.Знать, как перейти от бумажных документов к цифровым, может быть сложно… и нет лучшего способа начать работу, чем внедрить хорошо спроектированную систему управления документами .

Что такое система управления документами?

Проще говоря, термин «система управления документами» относится к программному обеспечению, которое позволяет хранить и отслеживать электронные документы. Хотя это самая основная функция любой системы управления документами, те, которые разработаны с учетом функциональности, обычно имеют множество функций.

Системы управления документами бывают разных форм и размеров. Некоторые из них являются автономными… то есть это программы, разработанные с единственной целью - помочь пользователям управлять файлами и документами. Другие входят в состав более надежного пакета, который включает в себя ряд других инструментов, связанных с бизнесом ... включая календари, обмен сообщениями, ведение блогов, вики-страницы и отслеживание обращений, и это лишь некоторые из них. Эти комплекты, обычно называемые программным обеспечением для социального бизнеса, программным обеспечением для социальных сетей или инструментами для совместной работы, идеально подходят для предприятий, которые ищут единый инструмент для повседневной работы, и Communifire прочно обосновался в этой категории.

7 основных функций управления документами, которые вам нужны сегодня.

Как и следовало ожидать, не все системы управления документами созданы равными. Есть много вещей, которые отличают их друг от друга ... и понимание того, что делает платформу хорошо спроектированной, важно для современного бизнеса - малого, среднего и крупного.

При покупке системы управления документами обратите внимание на ее особенности и убедитесь, что она соответствует следующим стандартам:

1.Доступ к облаку.

В наши дни практически все в бизнесе происходит в Интернете. Поскольку сотрудникам необходимо загружать и скачивать документы в любое время и в любом месте, доступ к облаку является обязательным. Хотя веб-системы управления документами быстро становятся стандартом в отрасли, все еще существует ряд вариантов, которые не поддерживают веб-интеграцию ... и этих вариантов следует избегать.

2. Интеллектуальная организация.

Подтасовка большого количества документов может быстро стать проблематичной.Это особенно актуально для растущего бизнеса. Чем больше становится компания, тем больше вероятность, что ей придется систематизировать все больше и больше документов. Организационная иерархия - одна из наиболее важных особенностей, которые необходимо учитывать при выборе системы управления документами. Категоризация, теги и рейтинг помогут вам как можно быстрее найти нужные файлы.

3. Привлекательный пользовательский интерфейс.

Ваши сотрудники будут использовать вашу систему управления документами ежедневно, поэтому вы должны убедиться, что программное обеспечение имеет привлекательный пользовательский интерфейс или пользовательский интерфейс.Это то, что вы и ваши сотрудники видите при входе в систему, что, по понятным причинам, является одной из самых важных частей головоломки. Если ваша система управления документами бросается в глаза, никто не захочет переходить.

4. Надежная функция поиска.

По мере того, как ваша база знаний становится более конкретной, поиск определенных документов и файлов может становиться все труднее. Очень важно, чтобы ваша команда могла выполнять поиск по всему вашему контенту, однако во многих системах управления документами отсутствует эта важная функция.Надежная поисковая система, которая может помочь вам точно просматривать базу знаний вашей компании, будет регулярно вам пригодиться, экономя вам и вашим сотрудникам много времени в долгосрочной перспективе.

5. Контроль версий.

Поскольку загруженные документы всегда находятся в движении, каждая компания должна иметь систему управления документами, которая включает обновления и различные версии файлов. Каждый был в ситуации, когда вернуться к предыдущему документу невозможно… а когда совершаются непростительные ошибки, часто приходится начинать с нуля.Лучшие системы управления документами сохраняют каждую версию документа при его загрузке, позволяя вернуться к его истории до того, как были внесены важные изменения, и сохранить то, что в противном случае могло бы стать бесполезным документом.

6. Разрешения.

Если у вас большой штат, иногда бывает сложно держать социальное сообщество под контролем. Разрешения действительно необходимы в этом отношении, поскольку они позволяют вам выбирать, кто имеет возможность удалять или изменять файлы и документы, а кто нет.Лучшие системы управления документами позволяют администраторам устанавливать определенные разрешения для каждого сотрудника, помогая сохранять контроль и защищать важные документы от изменений.

7. Поддержка универсального формата.

Любой, кто следил за развитием технологий за последние несколько десятилетий, знает, что форматы файлов постоянно меняются. Сегодня распространенные расширения, такие как .pdf и .docx, могут доминировать в профессиональном мире, но это не означает, что нет других регулярно используемых форматов файлов ... и в будущем всегда будут появляться новые форматы файлов.Чем больше форматов поддерживает ваша система управления документами, тем лучше. Это гарантирует, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами в будущем.

11 главных преимуществ системы документооборота.

Преимущества, связанные с использованием системы управления документами для работы с цифровыми файлами, часто оказываются более впечатляющими, чем вы можете себе представить. Цифровая документация - это волна будущего, и чем раньше вы совершите переход, тем лучше.

Вот лишь некоторые из наиболее заметных преимуществ внедрения системы управления документами:

1.Уменьшение физического хранилища.

Если ваш офис по-прежнему полагается на бумажную документацию, вы, вероятно, можете подтвердить, что для работы с горами бумаги необходимы обширные решения для хранения. Поскольку офисные помещения со временем становятся все дороже, о плате за место для хранения бумажных документов уже не может быть и речи. Переход на систему управления документами означает, что вы можете сканировать и загружать бумагу, занимающую офисное пространство, что позволяет измельчить эти документы и освободить место.

2.Снижение затрат.

Создание бизнеса может быть трудным процессом, особенно когда речь идет о финансовых обязательствах. Современные владельцы бизнеса должны делать все возможное, чтобы снизить затраты, и один из наиболее эффективных способов сделать это - перестать полагаться на бумагу. Бумага может стоить целое состояние в течение года, особенно когда она используется в качестве средства распространения информации среди сотрудников. Система управления документами не только лучше справляется с этой и другими задачами, но и позволяет сэкономить при переключении.

3. Экономия времени - мгновенный доступ к документам.

В сегодняшнем профессиональном климате растет потребность во всем, что нужно мгновенно. Игнорирование этой потребности - самый быстрый способ отстать. Когда документы складываются в картотечные шкафы, найти что-то на лету может быть исключительно сложно. Одной из основных функций и преимуществ системы управления документами является то, что вы и ваши сотрудники можете мгновенно получить доступ к любым документам, которые могут вам понадобиться, независимо от того, где вы находитесь.

4.Преимущество перед другими предприятиями.

К сожалению, многие стартапы терпят крах в течение первых пяти лет работы. Как и следовало ожидать, получение конкурентного преимущества перед другими предприятиями не только выгодно в современном мире, но и необходимо. Хотя не всегда легко определить способы одержать верх над конкурентами, внедрение системы управления документами - отличный способ начать. Компании, которые не сделают этого шага, неизбежно отстанут, оставив тем, кто хорошо подготовлен к будущему, процветать.

5. Надежное индексирование документации.

Независимо от того, насколько хорошо организована ваша файловая система, существует слишком много возможностей для ошибки с физическими документами. Система управления документами предоставит вам и вашим сотрудникам надежные возможности индексирования, позволяя вам всегда точно знать, где все находится. Даже если вы завалены файлами, все, что нужно, чтобы быть в курсе событий, - это уделить время правильной организации.

6. Быстрое развертывание.

Если есть одна вещь, которая часто заставляет генеральных директоров и менеджеров не решаться внедрять программное обеспечение для управления документами, так это то, что они не хотят отставать в этом процессе. Переход на совершенно новый метод управления файлами и документами может вызывать беспокойство, но часто по неправильным причинам. Развернуть систему управления документами, такую ​​как Communifire, намного проще, чем вы думаете, поэтому нет необходимости беспокоиться о потере драгоценного времени во время перехода.

7.Улучшенное обслуживание клиентов.

Удовлетворение потребностей клиентов и сосредоточение внимания на обслуживании клиентов имеет важное значение для любого бизнеса. Поскольку система управления документами может использоваться как программное обеспечение для управления знаниями, вы предоставляете своим клиентам мгновенный доступ к любым знаниям, советам по устранению неполадок или документам по вашему выбору. Это может решить проблемы намного проще, чем если бы вы пробирались через океан бумажной документации.


8. Простой процесс обновления.

Поскольку природа программного обеспечения постоянно меняется, важно, чтобы обновления выполнялись как можно быстрее и проще.Программное обеспечение для управления документами, такое как Communifire, является идеальным решением для тех, кто больше не заинтересован в обновлении программного обеспечения самостоятельно. Обновления происходят в фоновом режиме, что гарантирует, что драгоценное время не будет потрачено впустую.

9. Повышение производительности.

Повышение уровня производительности может быть довольно сложной задачей, потому что не всегда легко выявить проблемы, которые стоят на пути. Важно предпринять все необходимые шаги, чтобы поднять уровень продуктивности на новый уровень, и оптимизация бизнес-процессов полностью соответствует этому.Когда вы и ваши сотрудники используете систему управления документами для управления и организации файлов, уровень продуктивности вашей компании, несомненно, возрастет.

10. Герметичность.

Даже если вы считаете, что ваши документы в высшей степени безопасны, невозможно точно знать, что проблем не возникнет. Безопасность всегда будет под вопросом, когда документы попадают в организацию и из нее, а тот факт, что бумагу можно легко украсть или уничтожить, означает, что важные документы могут быть скомпрометированы в любое время.Безопасность может быть улучшена только при переходе на систему управления документами, поскольку управление версиями гарантирует, что вы никогда не потеряете исходный файл.

11. Практика зеленого бизнеса.

«Экологичность» - это не только популярная тенденция, но и необходимость для растущего мира. Люди во всем мире принимают меры для снижения своего воздействия на окружающую среду, и эта философия распространяется и на мир бизнеса. Вести «зеленый» бизнес не всегда легко, но один из лучших способов внести устойчивые изменения - это перейти к использованию системы управления документами.Благодаря этому шагу можно сэкономить тысячи листов бумаги в месяц, что приведет не только к более экологически чистой бизнес-модели, но и к снижению затрат.

6 советов по внедрению вашей новой системы управления документами.

Вне зависимости от сценария переход на новый метод управления повседневной деловой деятельностью может быть сложным для некоторых компаний. К счастью, внедрение системы управления документами, такой как Communifire, обычно является простым процессом, который не вызывает серьезных головных болей.При этом также можно сделать кое-что, чтобы упростить работу ваших сотрудников.

При подготовке к внедрению системы управления документами обязательно помните о следующих советах:

1. Объясните важность перехода.

Когда вы решите перейти на систему управления документами, такую ​​как Communifire, всегда есть шанс, что некоторые сотрудники зададутся вопросом о причинах этого. Если кто-то настроен по-своему, ему могут понадобиться некоторые убеждения, чтобы попробовать что-то новое.Предоставление вашим сотрудникам информации о преимуществах внедрения системы управления документами - отличный способ начать процесс, развеяв любые любопытства или опасения, которые у них могут возникнуть по поводу перехода. Обязательно ответьте на вопросы своих сотрудников в полной мере, так как чем раньше вы сможете устранить любые потенциальные проблемы, тем лучше.

2. Запланируйте сеанс обучения для обучения конечных пользователей.

Несмотря на то, что программное обеспечение для управления документами, такое как Communifire, исключительно простое в использовании, важно, чтобы ваши сотрудники хорошо разбирались в том, как получить от системы максимальную отдачу.Каждая система управления документами содержит определенное количество советов и приемов, и общение о них с вашим персоналом гарантирует, что уровень продуктивности в конечном итоге будет максимально высоким. Тренировка не должна длиться долго, и вы даже можете провести ее виртуально, если это необходимо. Обязательно запланируйте свое обучение до того, как система фактически войдет в использование, чтобы избежать любых потенциальных ошибок пользователя, которые могут возникнуть.

3. Отсканируйте бумажные документы, сделайте их цифровыми.

Первое, что вам следует сделать при внедрении системы управления документами, - это отказаться от бумаги.Это означает сканирование документов и загрузку их цифровых версий в вашу систему управления документами. Хотя это может занять много времени, свобода, которую дает отказ от бумаги, более чем стоит дополнительных усилий, и этот процесс также дает вам возможность выбирать, какие документы вы держите, а какие можно удалить. .

4. Настройте свою систему управления документами.

Одно из преимуществ использования Communifire в качестве системы управления документами - это то, что ее можно полностью настроить.В отличие от универсального программного обеспечения, внешний вид и функциональность Communifire могут быть изменены в зависимости от того, как вы и ваши сотрудники собираетесь его использовать. Как только вы потратите время на дальнейшую настройку своего программного обеспечения, вы сможете раскрыть истинную сущность Communifire, чтобы она наилучшим образом соответствовала потребностям вашей организации.

5. Воспользуйтесь поддержкой клиентов вашего поставщика.

Независимо от того, насколько хорошо вы и ваши сотрудники знакомы с использованием программного обеспечения для управления документами, при необходимости важно полагаться на поддержку клиентов.В Axero мы с гордостью предлагаем высококачественную поддержку каждому пользователю, который сталкивается с проблемами. В конце концов, нет ничего плохого в том, чтобы время от времени просить о небольшой помощи, и ваша организация только выиграет от этого.

6. Регулярно проверяйте свой персонал.

Многие генеральные директора и менеджеры ошибочно полагают, что проблемы в будущем не возникнут только потому, что их сотрудники хорошо освоили процесс внедрения. После внедрения новой системы управления документами всегда полезно связаться с вашими сотрудниками, так как это гарантирует, что никто не отстанет.Чем крупнее организация, тем больше вероятность того, что некоторые люди могут столкнуться с проблемами, поэтому периодические проверки становятся еще важнее.

В заключение.

Характеристики и преимущества, которые дает внедрение хорошо продуманной системы управления документами, могут повлиять на каждую часть организации, и игнорирование их в сегодняшней конкурентной деловой среде - не что иное, как безответственность. Отложите бумагу в сторону - пора переходить на новый уровень.


Зачем компаниям нужна система управления документами

Устали рыться в картотечных шкафах, ящиках стола и офисных кладовых в поисках нужных документов? Тенденция к безбумажному офису сейчас сильнее, чем когда-либо, и система управления документами - лучший способ добиться этого.Независимо от того, являетесь ли вы крупной корпорацией с тысячами физических документов или малым предприятием, стремящимся улучшить процесс поиска документов, система управления документами может помочь вам в достижении целей вашей организации. Чтобы получить дополнительную информацию об услугах управления документами, свяжитесь с экспертами Blue-Pencil прямо сейчас!

Ищете уникальную систему управления документами для вашего бизнеса?

Что такое система управления документами?

Прежде чем определить, какая система управления документами подходит вам, важно сначала понять, что такое система управления документами и что она может значить для вашего бизнеса.

Международная ассоциация управления информацией и изображениями определяет управление документами как «использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной с помощью сканера документов».

По сути, система управления документами - это цифровой картотечный шкаф, который позволяет безопасно хранить и извлекать все важные документы вашего бизнеса. Внедрение DMS не только позволит вашему бизнесу эффективно контролировать и систематизировать ваши документы, но также дает дополнительные преимущества, такие как возможность индексировать контент на основе контента, создавать отчеты и обеспечивать безопасность документов.

Индексирование содержимого

Благодаря онлайн-системе управления документами отпадает необходимость просеивать и сортировать сотни листов бумаги. Программные системы, такие как Blue-Pencil Plus +, позволяют маркировать и кодировать файлы для создания схемы индексации.

Используя этот индекс, ваша компания может искать документы по множеству критериев, описаний и ключевых слов для простого и быстрого поиска документов. После определения местоположения система Blue Pencil позволяет вам запросить физическое извлечение или отсканировать документ (ы) в электронном виде для удобного обмена внутри или за пределами вашей организации.

Обеспечение безопасности документов

Утечки данных стали риском, к которому каждый бизнес должен подготовиться и бороться с ним. Системы управления документами обеспечивают безопасное решение для хранения ваших документов, предотвращая ненадлежащее обращение, кражу, пожар и шпионаж.

Текущие отчеты

Имея возможность создавать настраиваемые отчеты, система управления документами может проводить анализ от вашего имени и извлекать информацию, компиляция которой в противном случае могла бы занять несколько часов.

Это не только освобождает пространство и время сотрудников, но также позволяет настраивать его в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Примеры этих отчетов могут включать в себя активность учетной записи, отчеты об инвентаризации и многое другое.

Как выбрать систему управления документами?

Когда дело доходит до выбора правильной системы управления документами для вашего бизнеса, важно сначала подумать, на каком этапе находится ваш бизнес с точки зрения управления документами.

Например, бизнесу, полностью работающему на бумажных носителях, следует рассмотреть возможность использования системы обработки изображений для преобразования бумажных файлов в электронный формат, тогда как безбумажному офису может потребоваться только программное решение.

С другой стороны, бизнесу, который ищет как решение для обработки изображений, так и программное обеспечение, необходимо подумать, потребуется ли им автономная система или облачная система управления документами.

Хотя локальные решения позволяют вашему бизнесу размещать большие объемы информации на ваших собственных серверах, они требуют больших первоначальных затрат и создают риски с точки зрения поиска документов, если что-то пойдет не так.

И наоборот, облачные системы размещаются у внешнего поставщика хранилища, что требует от вашего бизнеса гораздо меньших вложений с точки зрения времени и финансов.Эти решения не только имеют более конкурентоспособную цену, чем решения для самостоятельного размещения, но они также позволяют вашим сотрудникам получать доступ к документам вашей компании в Интернете, что обеспечивает более гибкий поиск.

Рассмотрите вариант Blue-Pencil + для вашей системы управления документами

«Blue-Pencil был эффективным и профессиональным. Мои документы были в безопасности и утилизированы надлежащим образом. Я бы не только продолжил использовать Blue-Pencil, но и рекомендовал бы их всем ».

- Иммануэль Гринберг - Больше отзывов здесь!

Blue-Pencil предоставляет онлайн-систему управления документами Blue-Pencil +, которая позволяет вашим сотрудникам получать доступ к документам компании с помощью облачного программного обеспечения.

С Blue-Pencil + вы не только получаете доступ к системе управления документами, которая обеспечивает индексацию, отчетность и безопасное хранение данных, но и все эти функции можно запрашивать с вашего настольного компьютера, ноутбука или даже мобильного телефона, независимо от того, работаете ли вы в офисе.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *