Виды документооборота в организации: Документооборот организации

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

Внедрение ЭДО дает возможность:

• контролировать сроки действия договоров;
• ускорить согласование документов;
• создать единую базу данных;
• отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации…

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее…

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

• повысить производительность бизнес-процессов;
• оптимизировать расходы;
• повысить прибыль.

Подробнее об услугах…



Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

• Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
• Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
• Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
• Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Виды электронного документооборота

Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом.

ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.

ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными электронными документами, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками электронного документооборота.

Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.

Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.

ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Сервисы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.

ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией

. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде.

Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.

Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Внешний ЭДО, или межкорпоративный — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной схеме. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.

ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные сервисы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По назначению электронных документов выделяются следующие виды ЭДО:

• бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
• управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
• кадровый— личные дела работников, приказы об отпусках;
• складской — накладные, акты;
• производственный — наряды, отчёты, инструкции;
• архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Особенности электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к СЭД, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2020 и 2021

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Академия 1С:Документооборот | Лушников и партнеры: Классификация видов внутренних документов

Как классифицировать виды внутренних документов в 1С Документооборот?

В программе 1С Документооборот внутренние документы можно вести по видам. От вида внутреннего документа зависят настройки, которые влияют на карточку документа. Поэтому очень важно правильно классифицировать все виды внутренних документов, которые используются в организации.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

В новом ГОСТе 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» исключено определение внутреннего документа. Хотя в предыдущем ГОСТе Р 51141-98 написано, что «внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации». Хотя, как мы увидим далее, мы к внутренним документам будет относить в том числе документы, которые выходят за пределы организации, например, договоры.
Обычно внутренних документов очень много. И для того, чтобы работать с документами системно, целесообразно разделить их на группы. В делопроизводственной практике принято делить внутренние документы на следующие категории:

• организационно-правовые,
• распорядительные,
• информационно-справочные,
• договоры,
• документы по основной деятельности (производство, строительство и т.д.),
• финансово-бухгалтерские документы;
• документация по трудовым отношениям,
• личные документы.

В настройках программы по делопроизводству в 1С надо установить флажок «Использовать виды внутренних документов».

Тогда будет доступен справочник «Виды внутренних документов» в разделе НСИ.

В 1С Документообороте рекомендуется в справочнике «Виды внутренних документов» создать группы в соответствии с категориями, на которые мы решили классифицировать наши внутренние документы.

Далее в каждой группе нужно создавать конкретные виды внутренних документов. Рассмотрим эти группы подробнее.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

• Устав,
• Положение об организации,
• Положение о структурном подразделении,
• Штатное расписание,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Обычно эти документы действуют сверху-вниз. Примеры распорядительных документов:

• Приказ,
• Распоряжение,
• Указание,
• Решение,
• Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Обычно эти документы действуют снизу-вверх или по-горизонтали. Примеры информационно-справочных документов:

• Служебная записка,
• Докладная записка,
• Объяснительная записка,
• Предложение,
• Заявление,
• Протокол,
• Акт,
• Справка,
• Заключение и прочие.

Договоры – соглашения между двумя или более лицами (физическими или юридическими) в соответствии со статьей 420 ГК РФ. Примеры договоров:

• Договор строительства,
• Договор аренды,
• Договор субподряда,
• Договор поставки,
• Договор оказания услуг,
• Лицензионный договор,
• Дополнительное соглашение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры финансово-бухгалтерских документов:

• главная книга,
• годовые отчеты,
• бухгалтерские балансы,
• акты ревизий, инвентаризаций,
• первичные бухгалтерские документы,
• кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры документов по трудовым отношениям:

• приказы по личному составу,
• трудовые контракты,
• личные дела,
• личные карточки формы Т-2,
• лицевые счета по заработной плате,
• трудовые книжки,
• графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Например:

• резюме;
• автобиографии;
• расписки;
• личные доверенности и прочие.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того, насколько корректно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения сэд 1с документооборот.
Приведем факторы, которые влияют на разделение или укрупнение по виду документа.
В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться. Привязка маршрута движения документа указывается в настройках шаблонов процессов.

К виду документа привязывается шаблон автозаполняемого файла.

По виду документа можно задать настройки (флаги), которые будут влиять на функционал карточки документа:

• Использовать срок исполнения — с помощью данной настройки в карточке документа данного вида станет видимым поле Срок  исполнения.
• Вести учет по номенклатуре дел — если установлен, то в карточке документа данного вида появится реквизит Номенклатура дел. В нумераторы включена возможность использовать индекс по номенклатуре дел в регистрационном номере документа. Индекс по номенклатуре дел выбирается из реквизита Номенклатура дел карточки документа данного вида, поэтому для использования индекса по номенклатуре дел должна быть включена данная настройка.
• Необходима печать штрихкода при создании документа — если установлен, то при закрытии карточки только что созданного внутреннего документа данного вида будет осуществляться проверка того, был ли напечатан штрихкод созданного документа (любым из возможных вариантов). Если штрихкод не был напечатан, то система выдаст предупреждение с запросом подтвердить закрытие формы. 
• Вести учет по корреспондентам — если установлен, то в карточке документа данного вида будут доступны поля учета данных о корреспонденте, контактном лице корреспондента и подписавшем со стороны корреспондента.
• Вести учет по адресатам – если установлен, то настройка позволит указать в карточке поле Адресат. Это актуально для вида внутреннего документа «Служебная записка» или «Заявление».
• Учитывать срок действия — если установлен то в карточке документа данного вида появятся поля для указания срока действия документа и порядка продления документа. 
• Учитывать сумму документа — если установлен, то для документов данного вида можно будет указать сумму и валюту документа.
• Вести учет по статьям ДДС — данная настройка делает доступным заполнение списка статей ДДС и сумм в карточке документа. Это актуально для вида внутреннего документа «Заявка на расходование денежных средств».
• Учитывать недействующие документы — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа данного вида появляется флаг Не действует и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• Является договором — данный признак означает, что документы с этим видом являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки Вести учет по корреспондентам, Учитывать срок действия, Учитывать сумму документа, Учитывать недействующие документы и сбрасывается признак Является комплектом документов.
• Является комплектом документов — данный признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить данный признак можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• Обязателен файл скан-копии оригинала – если документ с таким флажком зарегистрирован, а файл с признаком Оригинал отсутствует, то в карточке документа будет выводиться предупреждение о необходимости добавить скан-копию.
• Обязательно указание ответственного – если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с незаполненным полем Ответственный.
• Использовать этапы обработки документа – настройка позволяет учитывать этапы обработки для документа. Если настройка установлена, то в карточке вида документа доступна закладка Этапы, где можно указать этапы обработки для текущего вида внутреннего документа.
• Автоматически вести состав участников рабочей группы — для документов данного вида в рабочую группу будут автоматически добавляться новые участники рабочих процессов по документу.
• Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным — для документа данного вида контролируется заполнение рабочей группы.
• Подписывать резолюции электронной подписью — если флажок установлен, то для документов данного вида утверждение каждой резолюции ЭП будет обязательным.
• Запретить создание документа не по шаблону – если флаг установлен, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленному шаблону.

К виду документа можно задать набор дополнительных реквизитов и сведений.

И к виду документа привязывается нумератор. Как видим, если приведенные выше характеристики отличаются, то целесообразно разделять виды документов на более мелкие. А если отличий нет, то объективных причин, чтобы дробить виды внутренних документов нет.

После классификации видов документов в 1С Документооборот надо переходить к организации папок внутренних документов.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

• К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.
  

  Документы внутри организации

• После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
• В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
• Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и график движения документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Организация электронного документооборота с контрагентами. Synerdocs

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

• Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
• Подключиться к интересующему вас оператору.
• Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

1. сколько стоит подключение;
2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

кому и зачем он нужен

31 марта, 2020

Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании. 

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более “чистая” и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

• Сэкономить место в офисе.

• Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

• Создать единое информационное пространство в компании.

• Снизить риски потери документов.

• Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

• Фиксировать изменения документов.

• Ускорить распространение документов в компании.

• Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

• Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов. 

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО. 

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.

12 вещей, которые нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что продаете, доставлять по полученным заказам и собирать наличные в счет доставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, которые следуют определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и результативными, уменьшив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, участвующих в выполнении работы.Процессами могут быть потребление ресурсов, физическая трансформация, информационный поток или действия человека. Работа предназначена для достижения определенной цели и может выполняться одним человеком, группой или всей организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с ними проблемы и взаимосвязи таким образом, чтобы их было легко понять. Это четкое понимание помогает выявлять проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов.У процесса есть определенный ввод, алгоритм обработки и вывод. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, тогда как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо продуманный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, сильно зависят от информации о требованиях к материалам в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей.Бизнес-процессы обычно включают такое распространение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные практики, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, управление качеством и шесть сигм, позволили добиться зачастую значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Возможные улучшения в организации зависят от подготовки и уровня квалификации сотрудников.
9. Вовлеките участников рабочего процесса в кампанию по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи по поводу возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Повысьте энтузиазм участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы требовать минимальных действий. Имейте в виду, что новый дизайн обычно включает в себя новые способы работы и упрощает процесс обучения, делая его максимально интуитивно понятным.
11. Не пренебрегайте задачей подробного документирования дизайна. Это часто отвлекает, но может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.
12. Отслеживайте и устраняйте неполадки в новом дизайне, наблюдая за участниками и получая их отзывы. Работайте над сбоями и проблемами, пока новые рабочие процессы не покажут себя стоящими. Часто на этом этапе документация оказывается неоценимой.

Современные системы управления документами обычно имеют возможность прикреплять документы к рабочим процессам. Можно определить стандартные рабочие процессы, и к ним можно прикрепить документы. Вы также можете создать рабочий процесс, отвечающий некоторым уникальным требованиям.В любом случае вы обнаружите, что это упражнение может повысить эффективность вашего документооборота и бизнес-процессов.

Документооборот: понимание его роли в бизнесе

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства. Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов — это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на какие выгоды можно ожидать.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1.8 часов каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена. Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается.В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудникам сложно получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно.

Это может быть по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными — обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, основанных на данных, в 23 раза выше вероятность привлечения клиентов, в 6 раз выше вероятность удержания клиентов и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Недовольство постоянным выполнением черной работы

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи распространены среди предприятий, которым еще предстоит осуществить цифровую трансформацию.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, когда компании привыкли воспринимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на чем-то, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных — это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

• Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ: Разрешения и проблемы с доступом типичны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Низкая коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему межведомственная коммуникация важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая своими рабочими процессами, очень легко попасть в ловушку, в которой культура непоследовательна, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага — это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Решение плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые задачи, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
• Управление данными: Агрегирование и курирование данных
• Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативное обеспечение
• От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
• Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке — важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных документов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Вывод:

• Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
• Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности.Документация процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

• полисы
• контрольные списки
• учебные пособия
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В документации по процессу есть 3 ключевые роли владельца. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и разместите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также обратите внимание на тех, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли какие-нибудь пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

• Сохраняйте документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко отслеживаемым .

• Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.

• При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.

• Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.

• Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как нужно.

• Убедитесь, что документация по процессу соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схема процесса.

• Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, сроки и т. Д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

• Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает определять узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя любую путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.

• Документация процессов также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации по процессу Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн с информацией о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

различных типов блок-схем и блок-схем использует

Документирование процесса в функциональных группах | Что такое блок-схема Swimlane

У предприятий часто есть внутренние или внешние требования к документации процесса.Блок-схемы — отличный инструмент для этих целей. От отчетности по стандартам до соблюдения государственных постановлений использование блок-схемы может быть гораздо более эффективным, чем письменное изложение.

Вот несколько примеров внешнего давления, для которых требуется документация по процессу:

• Автоматизация BPM: Документирование процессов является необходимым условием для автоматизированного BPM (управления бизнес-процессами).
• ERP: Документирование процессов требуется как часть внедрения системы планирования ресурсов предприятия.
• Продажа компании: Документирование процессов является важной подготовкой при позиционировании компании для возможной продажи.
Соответствие
• : Различные законодательные и регулирующие органы, такие как Закон Сарбейнса-Оксли и Совместная комиссия, например, часто требуют обширной технологической документации.
• Клиенты: Некоторым клиентам могут потребоваться сертификаты качества ISO или другие сертификаты качества в качестве предварительного условия для ведения бизнеса.

Также могут быть внутренние причины для использования потоковых диаграмм для документирования процессов.

• Гибкость: как новые, так и существующие сотрудники могут сразу научиться правильно выполнять любую работу.
• Качество: Если все в команде каждый раз выполняют работу одинаково, результат будет предсказуемым и стабильным.
• Видимость: руководство может точно видеть, как должна выполняться каждая работа.
• Улучшение процессов: вы не сможете улучшить то, как ваша организация выполняет свою работу, если не знаете, как это делается сейчас.

Для документирования процесса часто бывает достаточно простой блок-схемы. Однако в случаях, когда процессы состоят из нескольких этапов, работают в разных отделах или имеют другие разделенные категории, лучшим выбором может быть блок-схема зоны ответственности или кросс-функциональная блок-схема. Он визуально разделяет процесс на отдельные категории.

✏️ 4 наиболее распространенных типа блок-схем + шаблоны | Gliffy

Хотите сразу погрузиться в создание диаграмм? Вы можете запустить бесплатную пробную версию Gliffy Online и узнать, как создать блок-схему всего за несколько кликов.В противном случае перейдите к одному из следующих разделов или прочтите, чтобы узнать больше об общих типах блок-схем:

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это диаграмма, которая показывает каждый шаг или последовательность выполнения процесса. Линии указывают на направленный поток, и есть стандартный набор символов, которые помогают описать пошаговые процедуры.

Хорошо составленную блок-схему можно использовать, чтобы разбить большие идеи на маленькие, небольшие кусочки, которые выражаются визуально, поэтому знание того, как их воплотить, похоже на владение универсальным языком.Блок-схема позволяет общаться с любым заинтересованным лицом или аудиторией, потому что визуальные элементы обычно легче понять, чем слова. По этой причине блок-схемы являются ценным типом бизнес-диаграмм, но также могут использоваться в других технических областях, таких как производство или разработка программного обеспечения.

4 Наиболее распространенные типы блок-схем

Хотя варианты и версии блок-схем бесконечны, существует четыре типа блок-схем, которые особенно популярны и очень универсальны.Эти четыре общие диаграммы отлично подходят для описания бизнес-процессов, производственных или административных процессов, просмотра того, как функционирует организация или как разные отделы работают вместе.

1. Блок-схема процесса

Проиллюстрируйте, как работает процесс, или спланируйте проект с помощью блок-схемы процесса

Блок-схема процесса или блок-схема процесса, вероятно, являются наиболее универсальными из четырех обычно используемых типов блок-схем, потому что они могут применяться практически к что-нибудь. Иногда в этих типах блок-схем используется стандартный язык или нотация, например моделирование бизнес-процессов и нотация.Используйте блок-схему процесса, чтобы:

• Определить роли и обязанности в организации для большей ясности.
• Опишите производственный процесс или исходные данные, необходимые для создания готовой продукции.
• Составьте предложение для нового процесса или проекта, чтобы понять его объем и шаги.
• Покажите, как вы просыпаетесь утром, как показано ниже.

Узнайте больше в нашем блоге о технологических схемах >>

2.Диаграмма рабочего процесса или схема рабочего процесса

Поймите, как данные и документы перемещаются в вашей организации

Диаграмма рабочего процесса показывает, как работает бизнес или процесс. В приведенном ниже примере показаны шаги, необходимые потенциальному клиенту для продления политики через веб-сайт компании. Этот тип диаграммы рабочего процесса может использоваться для:

• обучения новых сотрудников
• выявления потенциальных проблемных областей
• создания или организации вашей команды в соответствии с новой стандартной рабочей процедурой
• разъяснения бизнес-операций с помощью общего обзора

3.Блок-схема дорожки

Опишите, как взаимодействуют отдельные отделы, процессы или сотрудники

Блок-схема дорожки пригодится, когда вам нужно показать несколько потоков информации рядом. Диаграммы Swimlane могут показаться действительно похожими на диаграмму рабочего процесса, но главное здесь то, что они позволяют создавать различные категории, в которых происходит активность.

Блок-схема или диаграмма зоны ответственности отлично подходят для документирования всего процесса, который взаимодействует с различными сегментами организации или требует сотрудничества между разными командами.В приведенном ниже примере показано, как отделы, работающие внутри компании, работают параллельно с отделами, работающими снаружи, и в какие моменты процесса они взаимодействуют друг с другом.

Более сложные диаграммы могут включать пять, шесть или даже больше дорожек, например, для каждого отдела в организации или каждой роли в кросс-функциональной команде. Однако цель дорожек — прояснить и упростить блок-схему, поэтому не добавляйте слишком много полос и сохраняйте простоту!

Узнайте больше о схемах дорожек из наших видеороликов, что такое диаграмма дорожек? и Как сделать диаграмму дорожек.

4. Блок-схема данных

См., Где данные поступают в информационную систему и исходят из нее, с помощью диаграммы потока данных

Блок-схема данных или диаграмма потоков данных показывают способ обработки данных. Это удобно, когда вы хотите спроектировать или проанализировать систему. Хотя чаще всего он используется для разработки и проектирования программного обеспечения, его можно использовать для анализа любого типа информационного потока, например того, как информация перемещается по бизнесу. В приведенном ниже примере показана типичная воронка продаж.В данном случае «данные» — это поведение потребителей.

Для чего используется блок-схема?

Все четыре наиболее распространенных типа блок-схем, перечисленных выше — и другие варианты блок-схем — действительно хорошо справляются с одной задачей: визуально фиксируют пошаговый процесс. В любой области блок-схемы или блок-схемы документируют процесс и дают пользователям возможность анализировать или оптимизировать этот процесс. Они также облегчают новым сотрудникам или пользователям понимание процесса в процессе обучения.

Блок-схемы для продаж и маркетинга

В продажах блок-схемы могут использоваться, чтобы:

• Показать процесс продаж и составить график движения возможностей в этом процессе
• Помогать определять возможности на основе данных
• Направлять решения торговых представителей по ценообразованию пакеты или предложения для клиентов
• Документируйте политики или планы коммуникаций

Блок-схемы в производстве

Блок-схемы чрезвычайно ценны в производстве, где важны стандартизация и единообразие.В производстве они используются для:

• Показывать ингредиенты, химические вещества или другие входные данные, которые используются при создании продукта
• Ясно иллюстрировать производственный процесс, показывать зависимости и узкие места
• Создавать согласованный контроль или оценку качества process

Блок-схемы бизнес-операций

Визуализация операций поможет вашей команде работать стабильно. Блок-схема может:

• Помогать сотрудникам на борту, описывая задачи или процедуры
• Документировать процессы заказа и выполнения
• Описывать проект и определять вехи для его завершения

Блок-схемы для разработки программного обеспечения или программирования

Эти диаграммы могут описывать высоко техническая информация в более понятной форме.Во время кодирования или работы в программном обеспечении диаграммы могут:

• Показывать, как пользователи перемещаются по странице или используют приложение
• Описывать, как структурирован или организован код
• Объяснять поток данных через систему или программу
• Визуализировать алгоритм

Попробуйте Gliffy, чтобы создать свои собственные блок-схемы

Поскольку блок-схемы работают для выражения стольких различных типов информации, вы можете поспорить, что эти четыре общие блок-схемы — лишь верхушка айсберга.Хорошие новости: с Gliffy вы получаете доступ к более чем 200 шаблонам блок-схем, поэтому построить диаграмму намного проще, чем начинать с нуля. Для получения дополнительной помощи ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге о том, как создать блок-схему.

Если вы заинтересованы в использовании блок-схем или других типов диаграмм для улучшения своей работы, посетите наш веб-семинар по запросу «Как наметить свой путь к лучшей работе».

Начните бесплатную пробную версию Gliffy прямо сейчас и узнайте, как создать собственную блок-схему.

Попробовать онлайн Попробовать вместе

Основы документирования и анализа процесса «как есть»

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Компании полагаются на надежные процессы для эффективного и результативного достижения целей.Но без сильных процессов ваш бизнес может потерять деньги, таланты и даже клиентов.

Вот здесь и появляется анализ процесса «как есть».

Изучение вашего текущего состояния помогает организациям документировать, отслеживать и оптимизировать свои процессы для повышения производительности, большей эффективности и улучшения результатов.

Вот как вы можете вывести свой бизнес на новый уровень, задокументировав процесс как есть.

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Что такое анализ процесса как есть?

Анализ процесса «как есть» или анализ текущего состояния — это стратегия управления процессами, которая определяет и оценивает текущие бизнес-процессы.

Анализ текущего состояния может быть сосредоточен на всей бизнес-организации или на одном или нескольких конкретных процессах в отделе или группе.

Существует несколько ключевых целей или мотивов для проведения анализа текущего состояния, в том числе:

• Экономия денег
• Улучшение существующих или создание новых процессов
• Повышение удовлетворенности клиентов
• Улучшение координации бизнеса и оперативности организации
• Соблюдение новых нормативных требований стандарты
• Адаптация процессов после слияния или поглощения

Причина номер один, по которой компании назвали использование системы управления процессами, заключалась в экономии денег за счет снижения затрат и / или повышения производительности, за которой следует необходимость повышения удовлетворенности клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными , согласно исследованию 2015 года, проведенному BPTrends.

Анализ текущего состояния и будущего состояния процесса

Анализ текущего и будущего состояния процесса идет рука об руку, когда вы оцениваете бизнес-процессы. Проще говоря, «как есть» отображают, где находятся ваши процессы, и «будущие» отображают то, что вы хотите.

Этап «как есть» описывает текущее состояние ваших процессов и любые пробелы или проблемы с текущим режимом работы. После того, как вы это наметили, вы можете переходить к будущей фазе управления процессами.

Отображение будущего процесса — это документ о том, как должен выглядеть процесс.Используя схему «как есть», вы работаете с заинтересованными сторонами над улучшением текущего процесса и намечаете эти изменения на своей будущей карте. Lucidchart упрощает совместную работу благодаря функциям простого обмена и комментирования. Заинтересованные стороны могут быстро просматривать документы вашего текущего и будущего состояния, легко обеспечивая обратную связь на каждой итерации.

Ведение записей как текущих, так и будущих государственных документов поможет каждому в организации поддерживать согласованность процессов и более эффективно отслеживать прогресс и результаты.

Используйте слои в Lucidchart для документирования и визуализации как существующих, так и будущих процессов. Горячие точки позволяют переключаться между слоями, чтобы вы могли четко видеть различия между ними и легко представлять свою документацию другим.

Преимущества анализа процесса «как есть»

Основным преимуществом анализа процесса «как есть» является создание прочной основы для процессов организации. Анализ «как есть» позволяет бизнесу оценить текущее состояние своих процессов и определить возможности для улучшения.

Без этой фундаментальной информации сложно управлять процессами и улучшать их. Другими словами, если вы не знаете, с чего начинаете, вам будет трудно добраться туда, где вы хотите быть.

Создавая отчеты о текущем и будущем состоянии процессов, компании также могут рассчитывать:

• Согласовать операции с бизнес-стратегией.
• Улучшение процесса коммуникации и обучения.
• Повышение операционной эффективности.
• Повышение контроля и согласованности в организации.
• Получите конкурентное преимущество.

Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Этапы анализа процесса «как есть»

Анализ процесса «как есть» состоит из трех основных этапов: исследование, документирование и анализ.

1. Исследование

Для полного анализа текущего состояния бизнеса вам необходимо получить обзор основных продуктов и деятельности компании.

Начните с составления списка всех продуктов и услуг, чтобы получить четкое представление о цепочке создания стоимости бизнеса.Затем определите все процессы, которые компания использует для создания этих продуктов и услуг на каждом уровне, и отсортируйте их в хронологическом порядке. (Некоторые процессы могут происходить параллельно.)

Обязательно отметьте, когда каждый процесс начинается и заканчивается, и определите, какие команды или отдельные лица участвуют в этих процессах (или несут за них ответственность).

Заинтересованные стороны и менеджеры более высокого уровня могут помочь вам в общих чертах, но вам нужно будет связаться с людьми, непосредственно выполняющими и контролирующими каждый отдельный процесс, чтобы создать полный и точный отчет.

Обратите внимание на несколько способов сбора необходимой информации.

Личные интервью

Проведите собеседование с заинтересованными сторонами, выполняющими каждый процесс, а также с менеджерами или другими экспертами в предметной области, участвующими в процессе. Личные отчеты могут подтвердить, что процессы работают хорошо (или нет), и осветить этапы процесса, о которых вы иначе могли бы не знать.

Однако, несмотря на то, что личные интервью важны, следует брать интервью у нескольких человек (где это возможно), чтобы получить более полную картину процесса.Будьте осторожны, чтобы не делать выводов, основываясь исключительно на отчете одного человека.

Прямое наблюдение

Помимо опроса людей на местах, уделите время непосредственному наблюдению за процессами в действии. Обратите внимание на людей, задействованных на каждом этапе, а также на любые доступные и / или используемые системные функции поддержки и ресурсы.

Опросы

Разошлите опросы или анкеты участникам для сбора официальных письменных ответов. Опросы позволяют вам задавать конкретные вопросы, на которые вы, возможно, не нашли ответов в ходе наблюдений или собеседований.

Опросы также дают вам возможность получить обратную связь и ответы от участников на вопросы, возникшие во время других тактик сбора информации (например, наблюдения).

Групповые собрания

Наконец, рассмотрите возможность проведения группового собрания с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обрисовать процессы и подтвердить предыдущие выводы с участниками процесса.

Цель состоит в том, чтобы встретиться несколько раз, чтобы вместе задокументировать процесс. Эти встречи лучше всего запланировать после того, как вы завершите другое исследование (например,g., интервью и наблюдение), потому что вы можете кратко изложить все, что вы узнали, а затем сотрудничать с участниками, чтобы выявить любые пробелы и подтвердить свои выводы.

Пример последовательности операций BPMN (щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

2. Документ

После того, как вы собрали информацию о процессе, вам нужно будет четко задокументировать ее в карте процесса.

Большинство менеджеров процессов используют модель и нотацию бизнес-процессов (также известную как BPMN) для построения диаграмм процессов своего текущего состояния.BPMN — это стандартная система моделирования процессов, предназначенная для упрощения документации процессов и облегчения понимания всеми заинтересованными сторонами. В соответствии с передовой отраслевой практикой по умолчанию используется текущая нотация процесса BPMN 2.0.

Lucidchart упрощает применение методологии BPMN 2.0 с помощью библиотеки форм BPMN. Просто перетащите фигуры в документ и отформатируйте их по мере необходимости.

Используйте это руководство, чтобы напомнить, как использовать стандартные обозначения и символы BPMN 2.0.

Подробнее

Хотя BPMN является популярной диаграммой процессов, ваши процессы также могут быть описаны в диаграммах других типов, независимо от того, нужно ли вам описывать потоки процессов DevOps, проектировать процессы ITIL / ITSM, создавать карты учетных записей или визуализировать путь клиента.

Независимо от типа вашего процесса или диаграммы, по сути, ваша карта процессов «как есть» должна документировать все входные данные процесса, системные функции поддержки, подробные описания выполнения процесса и все выходы процесса.

Пример процесса совместного управления BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить его в интерактивном режиме)

3. Определите пробелы, узкие и слабые места

Прежде чем строить диаграмму будущего состояния, необходимо внимательно изучить свое текущее состояние. Проанализируйте свои текущие процессы и обратите внимание на следующее:

Узкие места

Определите, где могут быть задержки в ваших процессах и что их вызывает.Узкое место может выглядеть как слишком много встреч или слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения.

Пробелы

Ищите потенциальные пробелы в своем процессе, которые препятствуют достижению желаемой производительности / результата. Например, вам может потребоваться добавить еще один этап в ваш процесс или даже нанять другого человека.

Слабые стороны

Возможно, у вас есть правильный процесс, но ищите слабые места в существующем процессе. Например, возможно, вы могли бы позволить себе лучшее общение и передачу обслуживания.

Узнайте больше о способах оптимизации ваших процессов.

Узнайте, как

После того, как вы определите, чего не хватает в существующем процессе, вы можете приступить к планированию будущих состояний и узнать, как вы можете улучшить свои процессы. Вы можете использовать горячие точки и слои Lucidchart для планирования и переключения между вашим текущим и будущим состояниями, чтобы было легко определить, какие изменения необходимы и как реализовать ваш будущий процесс.

Lucidchart упрощает создание и отслеживание документации, обеспечивая плавный переход от сопоставления процессов «как есть» к управлению «как есть».

Задокументируйте свои бизнес-процессы с помощью одного из наших шаблонов и начните улучшать свои процессы уже сегодня!

Узнайте, как

Document Management Workflow — Общие сведения о DMS Workflow

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

• Версии
• Хранилище
• Безопасность
• Индексирование
• Извлечение
• Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

• Создание изображений документов
• Управление корпоративными документами
• Системы документооборота
• Системы управления записями
• Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
2. Управление версиями документов.
3. Обмен документами и сотрудничество.
4. Создание отчетности.
5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Использование для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

• Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
• Поставка и логистика: Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
• Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления. При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
• Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе.Это гарантирует, что все будут учтены.
• Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
• Маркетинг и продажи: Это позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
• Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

• Capture
• Manage
• Store
• Preserve
• Deliver
• Delete

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

• На базе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
• База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
• Облачно — информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
• Интернет-версия — данные создаются и сохраняются с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из ключевых преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, обеспечивающее централизованное создание документов с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, делиться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются в более быстром темпе. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый участник жизненного цикла чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

.