Разное

Документооборот это движение: Документооборот — это … Что такое документооборот: его организация, учет объема

04.08.2019
Документооборот - это... Что такое Документооборот?

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Содержание

Этапы

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
  2. Передача документа в бухгалтерию.
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
  4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
    1. таксировку (расценку)
    2. группировку
    3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
  5. Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

См. также

Ссылки

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация
электронный документ
Внедрение ЭДО дает возможность:
  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации...
ЭДО
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее...

консалтинг

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.
Подробнее об услугах...
консалтинг
файлы
автоматизация
Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше...

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Диаграмма востребованности различных СЭД

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

документооборот объем документооборота

Сами документы бывают:

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

схема документооборота

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

электронный архив

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

архив документов

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

учет документооборота

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

процесс документооборота

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

порядок документооборота

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Документооборот — Студопедия

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.


Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

2. Унификация документов : основные понятия, цели, значение. Виды УС Д.

термины и понятия / Как это устроено / iXBT Live

Дуб, дай желудей,
отнесу свинье,
свинья даст щетину,
сплету канат-веревку,
брошу в воду, вытащу
моего братца-муравеюшку
© сказка «Блоха и муравей»

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ. Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

  • О чем речь?
  • Когда?
  • Кто говорит?
  • Какие ваши доказательства?
  • Сколько вешать в граммах?
  • Тварь дрожащая или право имеет?
  • За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний). 

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

  • простая ЭП содержится в самом электронном документе;
  • ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

« — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это организация работы с документами без использования бумажных носителей. Согласно Инструкциипо делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Пункт 1.3Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/[email protected] определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

  • Где используют электронный документооборот и где без него никак
  • Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
  • Как сделать себе ЭП и для чего
  • Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
  • Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

Документооборот Википедия

В делопроизводстве используются стандартизированные документы (дела, формы, бланки)

Делопроизво́дство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.[1]

Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — США В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Нормативно-правовая база делопроизводства[ | ]

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, ифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты—указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, которые развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов, определяют механизмы их исполнения и применения.

На практике, особое внимание необходимо обратить на:

  • Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 [1];
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 [2];
  • ГОСТ 6.10.5-87 [3];
  • Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 [4];
  • Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 [5];
  • Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 [6] и др.
  • Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Служба делопроизводства[ |

Шпаргалка делопроизводителя : Документооборот в организации

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.
  2. Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

    Схема движения входящих документов внутри организации

  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

    Схема движения исходящих документов внутри организации

  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.

    Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

рабочих процессов | Microsoft Docs

  • 7 минут, чтобы прочитать

В этой статье

Рабочие процессы автоматизируют бизнес-процессы без пользовательского интерфейса.Люди обычно используют процессы рабочего процесса для запуска автоматизации, которая не требует какого-либо взаимодействия с пользователем.

Каждый рабочий процесс связан с одним объектом. При настройке рабочих процессов необходимо учитывать четыре основных аспекта:

  • Когда их начинать?

  • Должны ли они работать в режиме реального времени или в фоновом режиме?

  • Какие действия они должны выполнить?

  • При каких условиях должны выполняться действия?

    В этом разделе описывается, как найти процессы рабочего процесса, и будет описано, когда их запускать, и должны ли они выполняться в режиме реального времени или в фоновом режиме.Информацию о действиях, которые они должны выполнять, и об условиях см. В разделе Настройка процессов рабочих процессов.

Где вы настраиваете рабочие процессы?

Рабочие процессы в вашей организации можно увидеть, просмотрев узел Процессы в Стандартном решении и отфильтровав процессы, которые имеют Категория Рабочий процесс .

В зависимости от того, как построено приложение, пользователи могут создавать или изменять свои рабочие процессы в приложении.

Разработчики

могут создавать рабочие процессы, используя информацию из Руководства разработчика по взаимодействию с клиентами (локальное) для Dynamics 365, и приобретаемые вами решения могут включать рабочие процессы, которые вы можете изменять.

Свойства рабочего процесса

В обозревателе решений выберите Процессы и нажмите Новый .

При создании рабочего процесса в диалоговом окне Создать процесс необходимо указать три свойства, которыми обладают все процессы:

Имя процесса
Имя процесса рабочего процесса не обязательно должно быть уникальным, но если вы ожидаете, что у вас будет много рабочих процессов, вы можете использовать соглашение об именах, чтобы четко дифференцировать ваши процессы.Возможно, вы захотите применить стандартные префиксы к имени рабочего процесса. Префикс может описывать функцию рабочего процесса или отдела в компании. Это поможет вам сгруппировать похожие элементы в списке рабочих процессов.

Категория
Это свойство устанавливает, что это рабочий процесс.

Объект
Каждый рабочий процесс должен быть настроен на один объект. Вы не можете изменить сущность после создания рабочего процесса.

Запустить этот рабочий процесс в фоновом режиме (рекомендуется)
Этот параметр отображается, когда вы выбираете рабочий процесс в качестве категории.Этот параметр определяет, является ли рабочий процесс рабочим процессом в режиме реального времени или в фоновом режиме. Рабочие процессы в реальном времени запускаются немедленно (синхронно), а фоновые рабочие процессы запускаются асинхронно. Доступные параметры конфигурации зависят от вашего выбора для этого параметра. Фоновые рабочие процессы допускают условия ожидания, которые недоступны для рабочих процессов в реальном времени. Пока вы не используете эти условия ожидания, позже вы сможете преобразовать фоновые рабочие процессы в рабочие процессы в реальном времени и рабочие процессы в реальном времени в фоновые рабочие процессы.Для получения дополнительной информации об условиях ожидания см. Настройка условий для действий рабочего процесса.

У вас также есть опция Тип , чтобы указать, следует ли создавать новый рабочий процесс с нуля или выбрать запуск с существующего шаблона. Когда вы выбираете Новый процесс из существующего шаблона (выберите из списка) , вы можете выбрать один из доступных процессов рабочих процессов, которые ранее были сохранены как шаблон процесса.

После создания рабочего процесса или редактирования существующего у вас появятся следующие дополнительные свойства:

Активировать как
Вы можете выбрать Шаблон процесса , чтобы создать расширенную отправную точку для других шаблонов.Если вы выберете эту опцию, после активации рабочего процесса она не будет применена, но вместо этого она будет доступна для выбора в диалоговом окне Создать процесс , если вы выберете Тип : Новый процесс из существующего шаблона (выберите из списка)

Шаблоны процессов удобны, когда у вас есть несколько похожих процессов рабочего процесса и вы хотите определить их, не дублируя одну и ту же логику.

Примечание

Редактирование шаблона процесса не меняет поведения других процессов рабочих процессов, ранее созданных с использованием его в качестве шаблона.Новый рабочий процесс, созданный с использованием шаблона, является копией содержимого в шаблоне.

Доступно для запуска
Этот раздел содержит параметры, которые описывают, как рабочий процесс доступен для запуска.

Запустить этот рабочий процесс в фоновом режиме (рекомендуется)
Этот флажок отражает параметр, выбранный при создании рабочего процесса. Этот параметр отключен, но вы можете изменить его в меню Действия , выбрав Преобразовать в рабочий процесс в реальном времени или Преобразовать в фоновый рабочий процесс .

Как процесс по требованию
Выберите этот параметр, если хотите разрешить пользователям запускать этот рабочий процесс вручную. Вы можете найти процессы по требованию в разделе Выполнить рабочий процесс .

Как дочерний процесс
Выберите эту опцию, если вы хотите, чтобы рабочий процесс был доступен для запуска из другого рабочего процесса.

Сохранение задания рабочего процесса
В этом разделе можно удалить рабочий процесс после завершения его выполнения.

Автоматически удалять завершенные задания рабочего процесса (для экономии места на диске)
Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы завершенное задание рабочего процесса было автоматически удалено.

Примечание

Задания рабочего процесса удаляются не сразу после завершения, а вскоре после этого посредством пакетного процесса.

Область действия
Для пользовательских объектов возможны варианты Организация , Родитель: Дочерние бизнес-единицы , Бизнес-единица или Пользователь .Для организаций, принадлежащих Организации, единственным вариантом является Организация .

Если область действия - Организация , то логику рабочего процесса можно применить к любой записи в организации. В противном случае рабочий процесс может быть применен только к подмножеству записей, которые попадают в область действия.

Примечание

Значением области по умолчанию является Пользователь . Прежде чем активировать рабочий процесс, убедитесь, что вы правильно указали значение области.

Начать при
Используйте параметры в этом разделе, чтобы указать, когда рабочий процесс должен запускаться автоматически.Вы можете настроить рабочий процесс в реальном времени для запуска перед определенными событиями. Это очень мощная возможность, потому что рабочий процесс может остановить действие, прежде чем оно произойдет. Дополнительная информация: Использование рабочих процессов в реальном времени. Варианты:

  • Запись создана

  • Запись изменений статуса

  • Запись назначена

  • Изменение полей записи

  • Запись удалена

Примечание

Имейте в виду, что действия и условия, которые вы определяете для рабочего процесса, не учитываются при запуске рабочего процесса.Например, если вы определяете рабочий процесс для обновления записи, это действие не может быть выполнено рабочим процессом в реальном времени до создания записи. Запись, которая не существует, не может быть обновлена. Точно так же фоновый рабочий процесс не может обновить удаленную запись, даже если вы можете определить это действие для рабочего процесса. Если вы сконфигурируете рабочий процесс для выполнения действия, которое невозможно выполнить, он потерпит неудачу, и весь рабочий процесс потерпит неудачу.

Выполнить как
Этот параметр доступен только в том случае, если вы сняли флажок Запустить этот рабочий процесс в фоновом режиме (рекомендуется) при создании рабочего процесса или при последующем преобразовании фонового рабочего процесса в рабочий процесс в реальном времени.

Контекст безопасности рабочих процессов

Когда фоновый рабочий процесс настроен как процесс по требованию и запускается пользователем с помощью команды Запустить рабочий процесс , действия, которые может выполнять рабочий процесс, ограничены теми действиями, которые пользователь может выполнять на основе определенных привилегий и уровней доступа. ролями безопасности, установленными для их учетной записи.

Когда фоновый рабочий процесс начинается на основе события, рабочий процесс работает в контексте человека, которому он принадлежит, обычно это человек, который создал рабочий процесс.

Для рабочих процессов в реальном времени у вас есть опция Выполнить как , и вы можете выбрать, должен ли рабочий процесс применять контекст безопасности владельца рабочего процесса или пользователя, который внес изменения в запись. Если ваш рабочий процесс включает в себя действия, которые не могут быть выполнены всеми пользователями на основании ограничений безопасности, вы должны выбрать запуск рабочего процесса в качестве владельца рабочего процесса.

Активировать рабочий процесс

Рабочие процессы можно редактировать, только когда они деактивированы.Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать вручную или применить из-за событий, его необходимо активировать. Перед активацией рабочего процесса он должен содержать хотя бы один шаг. Информацию о настройке шагов см. В разделе Настройка процессов рабочих процессов

.

Рабочий процесс может быть активирован или деактивирован только владельцем рабочего процесса или лицом, имеющим право от имени другого пользователя , таким как системный администратор. Причина этого заключается в том, что злоумышленник может изменить чей-то рабочий процесс, не зная об этом изменении.Вы можете переназначить свой рабочий процесс, сменив владельца. Это поле находится на вкладке Администрирование . Если вы не являетесь системным администратором и вам нужно отредактировать рабочий процесс, принадлежащий другому пользователю, вам нужно, чтобы он деактивировал его и назначил вам. После завершения редактирования рабочего процесса вы можете назначить его обратно им, чтобы они могли его активировать.

Рабочие процессы в реальном времени требуют, чтобы пользователь имел привилегию Активировать процессы в реальном времени . Поскольку рабочие процессы в реальном времени имеют больший риск повлиять на производительность системы, эту привилегию должны предоставлять только люди, которые могут оценить потенциальный риск.

Рабочие процессы сохраняются при их активации, поэтому нет необходимости сохранять их перед активацией.

См. Также

Настройка процессов рабочих процессов
Мониторинг и управление процессами рабочих процессов
Лучшие практики для процессов рабочих процессов

,

Настройка рабочего процесса - GitHub Docs

GitHub Docs
  • Все продукты
  • Действия GitHub
    • Начиная
      • обзор
        • О действиях GitHub
        • Основные понятия
      • Использование рабочих процессов и действий сообщества
        • Начиная с предварительно настроенных шаблонов рабочих процессов
        • Использование действий из GitHub Marketplace
    • Workflows
      • Настройка и управление файлами рабочих процессов и запусками
        • Настройка рабочего процесса
        • Управление рабочим процессом
        • Совместное использование шаблонов рабочих процессов в вашей организации
      • Использование переменных и секретов в рабочем процессе
        • Создание и хранение зашифрованных секретов
        • Использование переменных среды
        • Аутентификация с помощью `GITHUB_TOKEN`
      • Кэширование и хранение данных рабочего процесса
        • Сохранение данных рабочего процесса с использованием артефактов
        • Кэширование зависимостей для ускорения рабочих процессов
      • Использование баз данных и сервисных контейнеров
        • О сервисных контейнерах
        • Создание сервисных контейнеров Redis
        • Создание сервисных контейнеров PostgreSQL
    • Руководства по языку и структуре
      • Действия GitHub для JavaScript и TypeScript
        • Используя Node.JS с GitHub Действия
        • Публикация пакетов Node.js
      • GitHub Действия для Python
        • Использование Python с действиями GitHub
      • Действия GitHub для Java
        • Сборка и тестирование Java с Maven
        • Сборка и тестирование Java с Gradle
        • Сборка и тестирование Java с помощью Ant
        • Публикация пакетов Java с Maven
        • Публикация пакетов Java с помощью Gradle
      • GitHub Действия для Docker
        • Публикация изображений Docker
    • Издательские пакеты
      • Об упаковке с помощью GitHub Actions
.
Перемещение рабочих процессов с одного этапа на другой в SharePoint с использованием SharePoint Designer
Переполнение стека
  1. Товары
  2. Клиенты
  3. Случаи использования
  1. Переполнение стека Публичные вопросы и ответы
  2. Команды Частные вопросы и ответы для вашей команды
  3. предприятие Частные вопросы и ответы для вашего предприятия
  4. работы Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
  5. Талант Нанимать технический талант
  6. реклама Связаться с разработчиками по всему миру
,

Разработка и расширение рабочих процессов

AEM предоставляет несколько инструментов и ресурсов для создания моделей рабочих процессов, разработки этапов рабочих процессов и программного взаимодействия с рабочими процессами.

Рабочие процессы позволяют автоматизировать процессы для управления ресурсами и публикации контента в вашей среде AEM. Рабочие процессы состоят из последовательности шагов, каждый из которых выполняет отдельную задачу. Вы можете использовать логику и данные времени выполнения для принятия решения о том, когда процесс может продолжаться, и выбрать следующий шаг из одного из нескольких возможных.

Например, бизнес-процессы для создания и публикации веб-страниц включают в себя задачи по утверждению и подписке различными участниками. Эти процессы могут моделироваться с использованием рабочих процессов AEM и применяться к конкретному контенту.

Ключевые аспекты рассматриваются ниже, в то время как следующие страницы содержат дополнительную информацию:

Модель

А WorkflowModel представляет определение (модель) рабочего процесса. Оно сделано из WorkflowNodes и WorkflowTransitions ,Переходы соединяют узлы и определяют Поток Модель всегда имеет начальный узел и конечный узел.

Runtime Model

Модели рабочих процессов имеют версии. При запуске экземпляра рабочего процесса он будет использовать (и сохранять) модель рабочего процесса (доступную на момент запуска рабочего процесса).

Изменения в модели рабочего процесса и / или генерируемых моделях времени выполнения, после конкретный экземпляр был запущен, не будет применяться к этому экземпляру.

Выполненные шаги являются такими, как определено модель времени выполнения ; это генерируется во время Синхронизация действие запускается в редакторе модели рабочего процесса.

Если модель рабочего процесса изменяется после этого момента времени (без Синхронизация ), тогда экземпляр времени выполнения не будет отражать эти изменения. Изменения будут отражать только модели времени выполнения, созданные после обновления. Исключением являются базовые сценарии ECMA, которые хранятся только один раз, поэтому изменения в них принимаются.

Step

Каждый шаг выполняет отдельную задачу. Существуют различные типы шагов рабочего процесса:

  • Участник (пользователь / группа): эти шаги генерируют рабочий элемент и присваивают его пользователю или группе. Пользователь должен завершить рабочий элемент, чтобы продвинуть рабочий процесс.

  • Процесс (Сценарий, вызов метода Java): Эти шаги выполняются системой автоматически. Сценарий ECMA или класс Java реализует этот шаг. Сервисы могут быть разработаны для прослушивания специальных событий рабочего процесса и выполнения задач в соответствии с бизнес-логикой.

  • Контейнер

    (вспомогательный рабочий процесс): этот тип шага запускает другую модель рабочего процесса.

  • ИЛИ Split / Join: используйте логику, чтобы решить, какой шаг выполнить в рабочем процессе.

  • AND Split / Join: позволяет выполнять несколько шагов одновременно.

Все шаги имеют следующие общие свойства: Autoadvance и Тайм-аут оповещения (скриптовые).

Переход

А WorkflowTransition представляет собой переход между двумя WorkflowNodes из WorkflowModel ,

WorkItem

А Рабочий элемент это единица, которая проходит через Workflow экземпляр WorkflowModel , Он содержит WorkflowData что экземпляр действует и ссылка на WorkflowNode это описывает основной шаг рабочего процесса.

  • Используется для идентификации задачи и помещается в соответствующий почтовый ящик.

  • Экземпляр рабочего процесса может иметь один или несколько WorkItems в то же время (в зависимости от модели рабочего процесса).

  • Рабочий элемент ссылается на экземпляр рабочего процесса.

  • В хранилище Рабочий элемент хранится под экземпляром рабочего процесса.

полезной нагрузки

Ссылка на ресурс, который необходимо продвинуть через рабочий процесс.

Реализация полезной нагрузки ссылается на ресурс в репозитории (по пути, UUID или URL) или по сериализованному объекту Java. Ссылка на ресурс в репозитории очень гибкая и в сочетании с очень продуктивной привязкой; например, указанный узел может быть представлен как форма.

Жизненный цикл

Создается при запуске нового рабочего процесса (путем выбора соответствующей модели рабочего процесса и определения полезной нагрузки) и заканчивается при обработке конечного узла.

Следующие действия возможны в экземпляре рабочего процесса:

  • Завершить

  • Приостановить

  • Резюме

  • Перезагрузка

Завершенные и завершенные экземпляры архивируются.

Входящие

Каждая учетная запись пользователя имеет свой собственный почтовый ящик рабочего процесса, в котором назначен WorkItems доступны.

WorkItems присваиваются либо учетной записи пользователя напрямую, либо группе, к которой они принадлежат.

Типы рабочих процессов

Существуют различные типы рабочих процессов, как указано в консоли «Модели рабочих процессов»:

  • По умолчанию

    Это готовые рабочие процессы, включенные в стандартный экземпляр AEM.

  • Пользовательские рабочие процессы (в консоли нет индикатора)

    Это рабочие процессы, которые были созданы как новые или из готовых рабочих процессов, которые были перекрыты настройками.

  • Legacy

    Рабочие процессы, созданные в предыдущей версии AEM. Их можно сохранить во время обновления или экспортировать как пакет рабочего процесса из предыдущей версии, а затем импортировать в новую версию.

Переходные рабочие процессы

Стандартные рабочие процессы сохраняют информацию времени выполнения (историю) во время их выполнения.Вы также можете определить модель рабочего процесса как Переходный , чтобы избежать сохранения такой истории. Это используется для настройки производительности, так как экономит / избегает время / ресурсы, используемые для сохранения информации.

Временные рабочие процессы могут использоваться для любых рабочих процессов, которые:

Временные рабочие процессы были введены для загрузки большого количества активов, где важна информация об активах, но не история рабочего процесса.

Когда модель рабочего процесса помечена как временная, существует несколько сценариев, когда информация времени выполнения все еще будет сохраняться:

  • Тип полезной нагрузки (например, видео) требует внешних шагов для обработки; в таких случаях история выполнения необходима для подтверждения статуса.

  • Рабочий процесс входит в AND Split ; в таких случаях история выполнения необходима для подтверждения статуса.

  • Когда переходный рабочий процесс входит в шаг участника, он меняет режим (во время выполнения) на непереходный; поскольку задача передается человеку, история должна сохраняться

В течение переходного рабочего процесса не следует использовать Goto Step

Это как Goto Step создает строповую работу для продолжения рабочего процесса на перейти к точка.Это устраняет цель сделать рабочий процесс временным и генерирует ошибку в файле журнала.

Для принятия решений в переходном процессе вы можете использовать ИЛИ Сплит

Multi Resource Support

Активация Multi Resource Support для вашей модели рабочего процесса означает, что один экземпляр рабочего процесса будет запущен даже при выборе нескольких ресурсов; они будут прикреплены как пакет.

Если Multi Resource Support не активирован для вашей модели рабочего процесса и выбрано несколько ресурсов, тогда для каждого ресурса будет запущен отдельный экземпляр рабочего процесса.

этапов рабочего процесса

Этапы рабочего процесса помогают визуализировать ход рабочего процесса при обработке задач. Они могут быть использованы для предоставления обзора того, как далеко рабочий процесс проходит через обработку, например, когда рабочий процесс запущен, пользователь может просматривать прогресс, описанный Этап (в отличие от индивидуального шага).

Поскольку отдельные имена шагов могут быть конкретными и техническими, имена этапов могут быть определены для обеспечения концептуального представления хода рабочего процесса.

Например, для рабочего процесса с шестью этапами и четырьмя этапами:

    • Можно создать несколько названий этапов.

    • Затем каждому этапу присваивается отдельное имя этапа (имя этапа может быть назначено одному или нескольким этапам).

    Имя шага

    Этап (назначается шагу)

    Шаг 1

    Создать

    Шаг 2

    Создать

    Шаг 3

    Обзор

    Шаг 4

    Одобрить

    Шаг 5

    Complete

    Шаг 6

    Complete

Рабочие процессы и формы

При создании новой формы отправка формы может быть легко связана с моделью рабочего процесса; например, для хранения контента в определенном месте хранилища или для уведомления пользователя о отправке формы и ее содержании.

рабочих процессов и перевод

Рабочие процессы также являются неотъемлемой частью Перевод обработать. ,

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о