Разное

Документооборота: Организация документооборота на предприятии и в организациях

28.03.1977

Содержание

Организация, автоматизация и ведение документооборота

Желаете повысить производительность своей компании? Тогда начните с реорганизации и автоматизации своей системы документооборота. Современная система ведения кадрового делопроизводства на предприятии с привлечением инновационных технологий может значительно повысить производительность Вашей компании. Специалисты ОСГ проанализируют Вашу действующую систему и усовершенствуют ее, что даст Вам конкурентные преимущества.

Автоматизация документооборота на предприятии

Для успешного внедрения автоматизации документооборота в компании, ОСГ проводит комплексные диагностические работы. В ходе работ мы изучаем каналы поступления информации в Вашу компанию, причины и способы создания документации, методы передачи информации внутри компании и за её пределы, нормативные сроки исполнения внутренних предписаний, необходимые элементы обработки документации, а также обеспечиваем хранение документов согласно срокам и нормам, установленным законодательством.

Это исследование помогает выявить ошибки работы с документацией, которые тормозят основные рабочие процессы. Устранив ошибки, мы определим направления дальнейшей работы, гарантирующее успешное управление документами, а значит, и бизнесом. Сделать запрос стоимости сейчас

Организация документооборота на предприятии. Высокотехнологичные решения

Результаты анализа заносятся в специальный отчет, в котором предложены индивидуальные решения к автоматизации Вашего архива. Результатом внедрения этих решений становятся: быстрая обработка документов, гарантированная безопасность данных и устранение ошибок в хранении документов и их обработке. Ваш персонал получает расширенные возможности работы, а эффективное ведение делопроизводства, благодаря автоматизации, способствует повышению производительности.

Новая оптимизация документооборота на предприятии

После утверждения ОСГ составляет график перехода на новую систему. Наши специалисты работают круглосуточно, что обеспечивает плавный своевременный переход. Все это дополняется поддержкой, которую способен предоставить только лидер в своей отрасли.

ОСГ проводит семинары для Ваших сотрудников, чтобы они смогли понять и оценить, как легко и эффективно будет работать новая система. На семинарах мы демонстрируем, как автоматизация документооборота благоприятно сказывается на функционировании всего предприятия, включая административный отдел, отдел кадров, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, отдел продаж и другие.

3. Осуществление документооборота / КонсультантПлюс

Документооборот состоит из нескольких основных неделимых этапов передачи информации между субъектами (транзакций). В рамках каждой транзакции формируется один транспортный пакет документов, представляющий из себя один архивированный файл. Транспортный пакет содержит информацию, позволяющую провести контроль его целостности. В случае повреждения пакета при пересылке пакет не будет обработан принимающим субъектом, а будет сгенерировано сообщение об ошибке. Документы в транспортном пакете, в том числе и служебные документы, передаются подписанными ЭЦП и в зашифрованном виде, а файл-описатель в открытом виде с ЭЦП, если в описании конкретного документооборота не оговорен иной вариант.

Документооборот при обработке, как правило, содержит четыре транзакции, однако в зависимости от типа передаваемой информации и необходимости направления обязательного ответа на нее допустимы типы документооборота, содержащие сокращенное количество транзакций.

Типовому содержанию транзакций соответствуют:

I. Отправитель передает по телекоммуникационным каналам связи пакет документов Получателю;

II. Получатель, по результатам проверки ЭЦП, принадлежности сертификата ЭЦП отправителю, а также их соответствия определенным для данного пакета документов типам подписантов, направляет Отправителю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении пакета документов;

III. Получатель направляет ответ на пакет документов Отправителю;

IV. Отправитель направляет Получателю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении ответа.

Сокращенному содержанию транзакций соответствуют:

I. Отправитель передает по телекоммуникационным каналам связи пакет документов Получателю;

II. Получатель, по результатам проверки сертификатов ключей ЭЦП, направляет Отправителю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении пакета документов.

В отдельных типах документооборота допустимы и другие варианты взаимодействия.

Типы документооборота, предназначенные для выполнения служебных задач, могут содержать отличное от указанных количество транзакций (например, документооборот ОшибкаОбработкиПакета).

Передача почтовых сообщений и файлов между Абонентом и органом ПФР может осуществляться только в рамках защищенной сети средствами СКЗИ.

Открыть полный текст документа

Организации — операторы Электронного Документооборота | ФНС России

п.п.

Компания

Адрес

ИНН

Номер
договора

Интернет сайт

1

АО ПФ СКБ Контур

620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А

6663003127

1

https://kontur.ru/

2

АНО БЕЛИНФОНАЛОГ

115093, г.Москва, Подольское шоссе, д.8, корп.5, офис 444

3123101188

2

http://www.belinfonalog.ru/

3

ОАО ИнфоТеКС Интернет Траст

127287, г. Москва, Старый Петровско-Разумовский проезд, д.1/23, стр.1

7743020560

3

http://iitrust.ru/

4

ООО ЭЛБИС

650000, г. Кемерово, пр. Советский, 27, оф. 424, 425

4205011410

5

http://www.e-tax.ru/

5

ООО Компания Тензор

150000, г. Ярославль, Московский проспект, д. 12

7605016030

6

http://tensor.ru/

6

ООО КОРУС Консалтинг СНГ

194100, Санкт-Петербург, Большой Сампсоновский проспект, дом 68, литер «Н»

7801392271

7

www.esphere.ru

7

ООО Такском

119034, Москва, Барыковский пер., д. 4, стр. 2

7704211201

8

http://taxcom.ru/

9

ООО Русь-Телеком

214025, Смоленская область, г. Смоленск, ул. Вяземская, д. 42

6731071801

10

http://www.rus-telecom.ru/

10

АО Калуга Астрал

248023 г.Калуга, пер.Теренинский, д.6

4029017981

12

http://astralnalog.ru/

11

ООО РПЦ Партнер

410005 г.Саратов, ул. Большая Садовая, д. 239, к. 42 оф. 422

6454066437

13

http://parc.ru/

12

ООО НПП Ижинформпроект

426057, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, оф. 207

1831014533

14

http://www.infotrust.ru/

13

АО ГНИВЦ

125373, г. Москва, Походный пр., 3, стр.1

7707083861

18

http://www.gnivc.ru/

14

УФМФ АО ЦентрИнформ

191123, г. Санкт-Петербург, ул. Шпалерная, д. 26

7841016636

19

http://center-inform.ru

15

ЗАО Сервер-Центр

690650, г. Владивосток э ул. Нерчинская 10, оф.315

2539038819

22

http://www.serverc.ru/

16

ЗАО ЦЭК

603000, Н. Новгород,Ул. Новая, 15

5260013152

23

http://www.nalog.cek.ru/

17

ООО Электронный Экспресс

119991, Москва, ул. Ленинские горы, дом 1.стр.77

7729633131

24

http://www.garantexpress.ru/

18

АО ЦентрИнформ

191123, г.Санкт-Петербург, ул.Шпалерная,26

7841016636

28

http://center-inform.ru

19

ООО Линк-Сервис

454006, г. Челябинск, ул. 3-го Интернеционала, д. 63

7438014673

29

http://www.link-service.ru/

20

ООО ИМЦ

443010, г. Самара, ул. Некрасовская, 56 «Б»

6317036857

30

http://imctax.parus-s.ru/

21

ЗАО ТаксНет

420021, г.Казань, Ул. Каюма Насыри, д. 28,

1655045406

32

http://www.taxnet.ru/

22

ООО УЦ ГИС

198096,г.Санкт-Петербург, ул.Кронштадтская, д.10, лит.А

7805544260

33

http://ca.gisca.ru/

23

АО УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР

195112, г. Санкт-Петербург, Малоохтинский пр. д.68

7806122720

36

http://nwudc.ru/

24

ООО Гвард-Информ

300041, г. Тула, пр.Ленина, д.46, офис 407

7107065081

41

http://www.ginf.ru/

25

ООО УЦ Аском

355003, г.Ставрополь,ул.Ленина,
д.293/ Л.Толстого,д.31

263504985

42

http://www.ackom.net/

26

НФ АО ЦентрИнформ

603098,г.Нижний Новгород Гагарина пр.,д.28, лит А

7841016636

43

http://www.r52.center-inform.ru/

27

ООО ЭСОТЕЛ-Рустелком

677008, г. Якутск, ул. Гоголя, д. 1

1435106300

44

http://www.esotel.ru/

28

ООО Технокад

115114, г. Москва, Павелецкая наб, д.8 стр.6, офис 601-602

5009046312

46

http://www.technokad.ru/

29

ЗАО НТЦ СТЭК

454080,Челябинск, ул. Энтузиастов, 12б

7451019159

47

http://www.stek-trust.ru/

30

ООО Роста

344010, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, д.52, оф.67

6163143849

48

http://ooorosta.ru

31

ООО Центр Бухгалтерских Услуг

353925, г.Новороссийск, пр. Дзержинского, д.211

2315096691

49

http://cacbu.ru

32

ООО КДС

302028, г. Орел, ул.Ленина, д.45

5754003919

51

http://www.kds-trust.ru/

33

ООО КРИПТЭКС

445043, г.Самара, ул.Московское шоссе 3, оф.404

6315629971

53

http://cryptex.pro

34

АНО ИО Деловой вестник

308012, г.Белгород, ул.Костюкова, д.36а   

3123082552

54

http://www.nalogtelecom.ru/

35

АО Эридан

600022, г. Владимир, ул. Ставровская, 8

3328419341

56

http://nalog33.ru/

36

ОГБУ Белгородский информационный фонд

308000, г. Белгород, Соборная площадь, д. 4

3123077111

57

http://beluc.ru

37

ООО Компьютерные технологии

241011 Брянская область, г.Брянск, ул.Софьи Перовской, д.83

3234042788

58

http://www.ipct.ru/

38

КрвФ АО ЦентрИнформ

610000, г.Киров, ул.Ленина, д.85

7841016636

60

http://www.r43.center-inform.ru/

39

ООО ИЦ Выбор

214000 г.Смоленск, ул.Коммунистическая, д.6

6730025009

61

http://icvibor.ru/

40

ООО ТЕЛ

660135, г.Красноярск, ул.Взлетная, д.3

2465097373

63

http://www.nalog.scn.ru/

41

ООО МО ПНИЭИ-КрасКрипт

660077, г. Красноярск, ул. 78й Добровольческой бригады 2, офис 242

2466077563

64

http://www.kraskript.com/

42

ОАО Центр информатизации Республики Мордовия

430030, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Власенко, д. 32

1326134964

65

http://www.delmor.net/

43

ООО УНЦИБ

424000, Республика Марий Эл, г.Йошкар-Ола, ул.Машиностроителей, д.8Г, офис 313

1215136109

66

http://uncib.ru/

44

УлнФ АО ЦентрИнформ

432027, г. Ульяновск, ул. Радищева, д.143, копус 3

7841016636

70

http://www.r73.center-inform.ru/

45

МУП АРЦИС

440044, ул. Суворова, д. г. Пенза

5835038469

72

http://www.arcis.ru/

46

ООО ИНЕТ

650000, ул. Демьяна Бедного, д.6, оф. 45

4205016288

74

http://www.kemnet.ru/

47

ООО СЗТЛС

197183, Санкт-Петербург, ул. Дибуновская, д.50, оф.212

7814325226

76

http://www.sztls.ru/

48

ЗАО Удостоверяющий центр

109012, г. Москва, ул. Ильинка, д.4, пом.94

5260112900

81

http://www.ekey.ru/

49

ООО Салон 2116 — электронный почтамп

305001, г. Курск, ул. Карла Либхнехта, д.5

4630004308

84

 www.docmail.ru

50

АО НУЦ

111024, г. Москва, ул. Авиамотрная, д. 8а

7722766598

88

www.nucrf.ru

51

ООО Эврика

432017, г. Ульяновск, ул. Спасская, д.5, оф.69

7326020252

91

www.evrica73.ru

52

ООО УЦ СОЮЗ

127006, г. Москва, ул. Садово-Триумфальная, д. 18, пом. I, ком. 1

7710963520

96

www.ucsouz.ru

53

ООО Фалькон Плюс

163002, г. Архангельск, ул. Вельская, д.1

2901063507

101

www.falconplus.ru

54

ООО НПФ ИСБ

634034, г. Томск, пр-т Ленина, д. 28

7017091200

106

www.npf-isb.ru

55

ООО Такснет-сервис

420021, Республика Татарстан, г.Казань, ул. К.Насыри, д.28

1655109956

108

56

ООО ВОСТКОМ

677005, г. Якутск, ул. Стадухина, д.63/1

1435302087

112

www.vostcom.ru

57

ООО НТСсофт

620062, г. Екатеренбург, ул. Чебышева, д.4

6670237020

113

http://edoc.ntssoft.ru

58

ООО УЦ Белинфоналог

308007, г. Белгород, проспект Б.Хмельницкого, 133В

3123304163

114

http://www.belinfonalog.ru/

59

ООО МАГТЕЛ

685024, г. Магадан, ул. Якутская, д.73/1, стр. 1

4909103890

117

 

60

ООО Бифит ЭДО

105203, г. Москва, ул. Нижняя Первомайская д. 46

7719443460

119

www.bifit.com

61

ООО Э-КОМ

129110, г. Москва, ул. Гиляровского, д. 57, этаж 3, комната 4

9715218298

121

https://exite.ru/

62

ООО Финтендер-Крипто

656056, Барнаул, Максима Горького, д.29

2225129102

122

https://ft-crypto.ru

63

ООО «МОСТИНФО»

620075, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Первомайская, д. 15 офис 1204

6659140843

122

https://irmacom.ru/Home/Reporting

64

ООО МАСКОМ-Техлайн

680038, г. Хабаровск, ул. Яшина, д.40

2722050371

123

www.mascom-it.ru

65

ООО ПРОФИ Менеджер

142432, Московская область, г.Черноголовка,ул.Лесная,д.9

5031082309

125

https://profi-mo.ru/

66

ООО ЕКЕЙ УЦ

109012, г. Москва, ул.Ильинка, д.4, антр эт.3, пом.94

7710964348

126

www.ekey.ru

67

АО ТЭК-Торг

115191, РФ, Москва, Гамсоновский пер, д. 5.стр. 2

7704824695

127

https://www.tektorg.ru/

68

ООО ПС СТ

115280, г. Москва, Ул. Ленинская слобода, д.19

7841465198

128

https://ofd.ru/

69

ООО Сберключ

119435, г. Москва, Ул. Б.Саввинский пер., д.12, стр.9

7707752230

129

https://www.sberkey.ru

70

ООО Эвотор ОФД

119021, г. Москва,  ул.Тимура Фрунзе, 24

9715260691

130

https://platformaofd.ru/

71

ООО Оператор-ЦРПТ

121609, г.Москва, Рублевское ш., д.28, комн. 21

7731376812

132

https://crpt.ru

72

ООО ИРИС

101000, г.Москва, Бобров пер., д.6, стр.3, пом.I

7733261013

133

https://iris-retail.ru

73

ООО Факторин

119180, г.Москва, ул.Б.Полянка, д.2/10, стр.1

7704459971

134

https://factorin.io

74

ООО Центр Информационных Технологий г. Уфа

450005, г. Уфа, ул. Новоженова, д.88

277128392

135

 

75

ООО ДИАС-К

107113, Москва, Старослободская, 16/17, комн.13

7718950509

136

 

76

ООО ДиСтэйт

196006, Санкт-Петербург, ул. Новорощинская, 4, офис 926-2

7810732125

137

 

77

ООО Удостоверяющий центр Столица

109147, г. Москва, ул. Марксистская, д.3, стр.1, эт.5, пом. I, ком.55

9709042487

138

 

78

ООО Эдисофт

199178, г. Санкт-Петербург, наб. Реки Смоленки, д. 14, литер А

7801471082

139

https://ediweb.com/ru-ru

Электронный документооборот «Диалог» | СЭД: автоматизированная система электронного документооборота в Крыму

Электронный документооборот «Диалог» | СЭД: автоматизированная система электронного документооборота в Крыму

Данный сайт использует cookie-файлы, которые сохраняются Вашим браузером. Нажимая «ПРИНЯТЬ», Вы подтверждаете своё согласие на использование cookie-файлов. Отключить cookie можно в настройках браузера.

Принять

Преимущества СЭД «Диалог»

Эффективная автоматизация делопроизводства и управления организацией

Мгновенная коммуникация с территориально удаленными подразделениями

Минимизация времени поиска по архиву документов

Защита информации и обеспечение безопасности потоков документов

Соответствие отраслевым и государственным стандартам

Включен в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России №760

СЭД «Диалог»

Облачная автоматизированная информационная система для обеспечения юридически значимого электронного документооборота и управления корпоративной информацией.

Эффективна как для небольших организационных структур, так и для крупных организаций со сложным информационным потоком и наличием территориально распределенных подразделений. Система легко адаптируется к регламентам и инструкциям по делопроизводству, применяемым в организации.

Межведомственная система электронного документооборота

построение единого информационного пространства Республики Крым с помощью информатизации различных сфер деятельности региона.

Система электронного архива документов

обеспечение свободы распространения информации и доступа к ней, прозрачности работы государственных органов власти и повышения качества жизни населения Республики Крым.

10 016 489

документов создано в системе за период с 2015 по 2021 год

1012

Ведомств Республики Крым работают в системе

16 419

Новых документов формируется ежедневно

12 358

Пользователей зарегистрировано в системе

8 255

Активных пользователей системы

120 000

В среднем в день действий с документами 

Заказать демонстрацию

Сочетание легкости облачной архитектуры и функциональности системы

Быстрое внедрение и старт работы

Безбумажный документооборот

Круглосуточный доступ из любого места

Безопасность информации

Юридическая значимость

Сокращение расходов

4 шага для начала работы в СЭД «Диалог»

Оформите заявку на сайте или по телефону

 

Заключите договор на подключение СЭД «Диалог»

 

Отправьте пакет документов для подключения

 

Оплатите выставленный счет в течение 30 дней

 

Для кого подойдет

Органы государственного управления

Государственные предприятия

Финансовые учреждения

Торговые предприятия

Строительные компании

Предприятия рекреационной сферы

Сельхоз предприятия

Предприятия общественного питания

Наши клиенты

19

Министерств Республики Крым

8

Государственных комитетов и ведомств

27

Муниципальных образований

9

Государственных предприятий

120

Бюджетных учреждений

Министерство финансов Республики Крым

Год: 2018

Пользователей системы: 128

Среднее количество регистрируемых документов за месяц: 3172

Министерство финансов Республики Крым выражает благодарность за продуктивное сотрудничество в рамках эксплуатации и развития системы электронного документооборота “Диалог” в 2017 году. В частности, благодаря СЭД “Диалог”, удалось достичь успехов в автоматизации и упрощении ведения делопроизводства в Министерстве. Отдельно следует отметить профессионализм службы технической поддержки, которая оперативно реагирует на обращения и разрешает проблемные вопросы.
Министерство имущественных и земельных отношений Республики Крым

Год: 2017

Пользователей системы: 213

Среднее количество регистрируемых документов за месяц: 17510

Министерство имущественных и земельных отношений Республики Крым выражает благодарность специалистам “Крымтехнологии” за разработку ряда информационных систем, позволивших оптимизировать работу Минимущества в решении социально важных задач. Внедрение СЭД “Диалог” значительно улучшило скорость и качество подготовки документов, оптимизировало процессы делопроизводства, способствовало прозрачности прохождения документов и исполнения поручений
Главное контрольное управление Аппарата Совета министров Республики Крым

Год: 2018

Пользователей системы: 10

Среднее количество регистрируемых документов за месяц: 2185

Конечно, все новое всегда непонятно, но сложностей система не вызвала, в основном благодаря интуитивно понятному функционалу. И краткому обучающему курсу по работе в “Диалоге”. Кроме того, по нашей просьбе были доработаны некоторые функции в СЭД “Диалог”, в это время взаимодействие с техподдержкой осуществлялось очень оперативно. Благодаря “Диалог”, контроль в нашем Управлении стал автоматизированным, т.к. программа позволяет отслеживать не только дату исполнения, но и время.
Государственный комитет ветеринарии Республики Крым

Год: 2017

Пользователей системы: 60

Среднее количество регистрируемых документов за месяц: 587

Государственный комитет ветеринарии Республики Крым выражает благодарность специалистам “Крымтехнологии”. Профессиональная техническая поддержка, обучение специалистов значительно повысили эффективность функционирования СЭД “Диалог” и других информационных систем, используемых в делопроизводстве нашего ведомства. Разработка модуля регистрации домашних животных для СЭД “Диалог” поспособствовала значительной оптимизации работы этого направления деятельности Государственного комитета ветеринарии.

У вас есть электронная подпись?

Удостоверяющий центр АО «Крымтехнологии» изготавливает квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, осуществляет выдачу и сопровождение средств электронной подписи для использования в различных информационных системах.

Оформить ЭП

 

Управление контроля и документооборота | Официальный сайт администрации МО «Город Астрахань»

Управление контроля и документооборота

администрации муниципального образования

«Город Астрахань»

(ул.Чернышевского,6)

 

Начальник управления              — Кознов Антон Викторович

                                                     Тел.(8512)24-09-51

 

Заместитель начальника           — Виноградов Андрей Викторович

управления                                 Тел.(8512)24-56-70

                                                  

Заместитель начальника            — Васильева Марина Петровна

управления                                  Тел. (8512)39-44-92

 

Начальник контрольного             — Спрядышева Марина Александровна

отдела                                        Тел.(8512) 24-56-70

                                                   

 

Начальник отдела                       — Мамбетова Радмила Фархадовна

обработки документации              Тел.(8512) 39-56-66

и протоколов                            

                                                   

Начальник отдела экспертиз      — Кривошей Татьяна Николаевна

проектов муниципальных               Тел.(8512)24-47-94

правовых  актов и        

делопроизводства                                                    

                             

                                                                 

Начальник отдела                 — Ткачук Юлия Александровна

документооборота                 Тел.(8512)24-13-90, Факс (8512)24-44-09

                                            

 

Начальник отдела                   — Зубаирова Розалия Рамилевна

по обращениям                        Тел.(8512)39-47-15

граждан

 

 

График работы: понедельник – пятница с 8.30 до 17.30

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00

Приемный день: среда с 14.00 до 17.30

Адрес официального сайта в сети интернет: http://astrgorod.ru

 


Основные задачи управления

 

  • Повышение исполнительской дисциплины в администрации муниципального образования «Город Астрахань», структурных подразделениях администрации муниципального образования «Город Астрахань», органах местного самоуправления, подконтрольных главе муниципального образования «Город Астрахань», муниципальных предприятиях и учреждениях города Астрахани.

  • Обеспечение единого порядка документирования, электронного документооборота, организации работы с документами, информационно-поисковыми системами, контроля исполнения и передачи соответствующим структурным подразделениям, а также на ведомственное хранение в архив.

  • Организация работы по приему и обработке входящей и исходящей документации, в том числе заказной и обыкновенной почты, документации, поступившей посредством факсимильной связи, электронной почты, фельдъегерской связи, нарочно с курьером.

  • Произведение постановки на контроль и снятие с контроля документов.

  • Обеспечение контроля за сроками исполнения документов, находящихся на контроле, в соответствии с резолюциями руководства администрации муниципального образования «Город Астрахань».

  • Организация справочно-информационной работы по документам администрации муниципального образования «Город Астрахань».

  • Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе в основных офисных системах электронного документооборота.

  • Улучшение качества издаваемых муниципальных правовых актов администрации муниципального образования «Город Астрахань».

  • Учёт и регистрация письменных личных, коллективных обращений граждан, а также обращений граждан через интернет-приемную,  поступивших в  администрацию муниципального образования «Город Астрахань», в системе электронного документооборота «Дело».

  • Учёт и регистрация писем и запросов по обращениям граждан,  поступивших из внешних организаций по системе электронного документооборота «Директум», в СЭДД «Дело».

  • Подготовка необходимых документов для личного приёма граждан руководством администрации города.

  • Личный приём населения, дача разъяснений и консультаций по вопросам, относящимся к компетенции  администрации муниципального образования «Город Астрахань».

  • Документационное обеспечение деятельности главы муниципального образования «Город Астрахань», заместителей главы администрации муниципального образования «Город Астрахань».

  • Представление руководству администрации  муниципального образования «Город Астрахань» аналитических материалов по обращениям граждан.

 

Положения об управлении контроля и документооборота администрации муниципального образования «Город Астрахань», его отделах, группах и секторе

 

 


СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ

 


 

ОТЧЕТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Отчет управления контроля и документооборота администрации муниципального образования «Город Астрахань» за 2016 год

 

Отчет управления контроля и документооборота администрации муниципального образования «Город Астрахань» за 2017 год

Отчет управления контроля и документооборота администрации муниципального образования «Город Астрахань» за 2018 год

Отчет управления контроля и документооборота администрации муниципального образования «Город Астрахань» за 2019 год


 

 


АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ

 

Административный Регламент администрации муниципального образования «Город Астрахань» предоставления муниципальной услуги «Выдача выписок и копий документов из документального фонда администрации муниципального образования «Город Астрахань»


 

1С-Битрикс — Документооборот


Продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» включает 5 лицензий – «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Бизнес» и «Энтерпрайз». Посмотрите удобную детальную таблицу сравнения лицензий, в которой наглядно представлен функционал каждой из них.

Общие сведения:

«Старт» позволяет с наименьшими затратами времени и средств создать свой интернет-проект или перевести его на новую систему. С этой лицензией вы можете создавать простые сайты и лендинги без помощи специалистов и управлять ими. Система содержит все необходимые инструменты для базовой настройки и развития ресурса.

«Стандарт» – это набор самых необходимых инструментов для корпоративного портала. Лицензия позволяет создавать неограниченное количество сайтов и лендингов, работать с большим количеством документов и различных страниц, а также отслеживать и контролировать общение посетителей между собой.

«Малый бизнес» содержит в себе базовый модуль «Интернет магазина». Позволяет размещать любое количество товаров в каталоге, управлять заказами, скидками, доставкой, а также интегрировать магазин с «1С» и «Яндекс.Маркет». Лицензия поможет вам запустить полноценный интернет-магазин, управлять контентом сайта, принимать и обрабатывать заказы покупателей.

«Бизнес» – лицензия для интернет-магазинов с дополнительными возможностями развития онлайн-продаж, повышения конверсии и доходности. В дополнение к преимуществам лицензии «Малый бизнес», вы получите возможность построения дилерских продаж, продаж электронных товаров, инструменты увеличения среднего чека (наборы и комплекты), запустить программу лояльности и аффилиатские программы, использовать расширенную отчетность.

«Энтерпрайз» – лицензия с максимальной функциональностью для средних и крупных интернет-магазинов, региональных и федеральных сетей. Позволяет выстраивать онлайн-продажи во всех каналах присутствия с единым центром управления, масштабировать бизнес без ограничений, встраивать интернет-магазин в инфраструктуру компании для лучшей интеграции и наивысшего качества сервиса. Энтерпрайз — это высокопроизводительное и отказоустойчивое решение для работы онлайн-бизнеса 24/7 с VIP-поддержкой от 1С-Битрикс.

Оцените свои потребности и выбирайте лицензию с необходимыми параметрами.

Если вы сомневаетесь в том, какую лицензию вам выбрать – обращайтесь к нашим партнерам. Они всегда будут рады помочь вам сделать правильный выбор:
— Вы можете выбрать партнера самостоятельно из списка.
— Оставить заявку на нашем сайте и выбрать из тех, кто откликнется.

1С-ЭДО Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Дата обновления: 02.08.2021

Номер карточки: SD0023757

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи. 

Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:

 Конфигурация   Начиная с версии   Дата выпуска 
 Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2       2.0.71.12      28.05.20
 1С:ERP Управление предприятием 2      2.4.13.46      30.09.20
 Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0      3.0.92.51      08.05.21

В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться. 

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.


Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.


В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.


Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.


В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. 

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.


При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.


Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии. 


Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.

Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке  http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/.


Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.


Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.


В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.


Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.


2. Простая электронная подпись

В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.


При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.


На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.


В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.


Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.


При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо  добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).



Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4079/.

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.


При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.


Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.


После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
  

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия — Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование  — Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.

Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».

Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335

Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.


Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.


Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».


Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.

Что такое рабочий процесс? Руководство для владельцев бизнеса

Рабочий процесс — это то, как проект движется от начала до конца; набор действий, необходимых для выполнения работы.

Рабочий процесс похож на нарисованные переулки, уличные фонари и тщательно спланированные системы автомагистралей, которые мы привыкли ожидать, садясь в автомобиль (можете ли вы представить себе вождение без всего этого?)

Существуют рабочие процессы, которые направляют всех эффективное и надежное продвижение деталей через сложный процесс к желаемому результату.Рабочий процесс лежит в основе каждого проекта в каждой организации по всему миру, знаете вы об этом или нет!

Внедрение повторяемых рабочих процессов означает стандартизацию и упрощение основных процессов управления бизнесом.

Эта статья — глубокое погружение во все, что связано с рабочим процессом. Мы объясним, что такое рабочие процессы, почему они важны для любого бизнеса / команды / проекта и как их оптимизировать, чтобы они наилучшим образом соответствовали потребностям вашей компании.

Начни с понедельника.com

Что такое рабочий процесс (с примером)?

Рабочий процесс — это стандартизированная серия задач, которые вы выполняете для достижения определенной цели.

На сайте monday.com настраиваемые приложения рабочего процесса — это то, что заставляет нашу рабочую операционную систему (Work OS) работать, позволяя командам планировать, запускать и отслеживать процессы, проекты и повседневную работу.

Но рабочий процесс без процесса, рабочий процесс без приложения, рабочий процесс без надлежащего управления … это рабочий процесс, обреченный на провал.

Вот как может выглядеть простой 5-этапный рабочий процесс при подключении нового клиента:

  1. Отправьте автоматическое электронное письмо с предстоящими обучающими звонками
  2. Учебный звонок, организованный назначенным менеджером по работе с клиентами (CSM)
  3. После звонка , CMS инициирует процедуру подключения по электронной почте в соответствии с потребностями клиентов.
  4. Десять дней спустя CSM проверяет данные об использовании клиентов, чтобы убедиться, что они активно используют продукт.
  5. CSM сопровождает клиента, чтобы организовать следующую встречу.

Представьте себе каждый процесс, существующий в вашей организации.Для каждого процесса существует (или должен быть!) Рабочий процесс, в идеале со связанной диаграммой.

Что такое диаграмма рабочего процесса и кто ее использует?

Диаграмма рабочего процесса — иногда называемая блок-схемой процесса — представляет собой графический / визуальный обзор повторяемого линейного процесса, предназначенного для демонстрации задачи до ее завершения.

Например:

Для организаций диаграммы рабочих процессов помогают сотрудникам лучше понять свою роль в компании или своей команде.

Для проектов диаграммы рабочих процессов наглядно показывают, какие работы в каком порядке необходимо завершить.

Некоторые формы рабочих процессов используются практически в каждой компании или организации в мире, особенно для руководителей проектов:

  • Электронная коммерция : Диаграммы рабочих процессов показывают путь клиента от осведомленности к интересу к принятию решений и покупке. Более подробные диаграммы могут отображать послепродажные действия (отгрузка, доставка, удержание и т. Д.).).
  • Здравоохранение : Диаграммы рабочего процесса показывают путь пациента от расписания до прибытия на обследование и результатов для последующего наблюдения.
  • Образование : Диаграммы рабочего процесса показывают различные этапы, на которые могут рассчитывать студенты колледжа — заявление, регистрация, зачисление, зачисление, расписание занятий … и, в конечном итоге, зачисление степени и последующие действия выпускников.
  • Разработка приложений : Диаграммы рабочих процессов показывают каждый шаг от мозгового штурма до создания макетов и проектирования до программирования и запуска (и обратной связи с заинтересованными сторонами после запуска).

Одна из причин, по которой команды так часто используют диаграммы рабочих процессов, заключается в том, что они визуально просты и легко понимаются всеми заинтересованными сторонами.

Овалы. Прямоугольники. Параллелограммы. О боже.

Как показано в приведенном выше примере, схема рабочего процесса состоит из различных геометрических фигур и стрелок, которые помогают определить каждый шаг в дальнейшем.

Большинство из этих форм понятны всем (вспомните начальную школу — овал, прямоугольник и т. Д.), Но некоторые могут потребовать от вас более глубокого изучения банка памяти (см. Параллелограмм).Тем не менее, другие еще более «необычны» и специфичны для отрасли или проекта.

  • Овалы : представляют начало и конец диаграммы рабочего процесса.
  • Прямоугольники : представляют отдельную задачу или действие.
  • Бриллианты : представляют проектные решения.
  • Параллелограммы : представляют собой какой-то ввод или вывод.
  • Квадраты : с волнистым дном обозначают отчеты или документы.
  • Пулевидные символы : обозначают заранее определенные задержки проекта.
  • Стрелки : указывают поток информации на диаграмме.

Построить более сложную схему? Подумайте о том, чтобы добавить легенду, чтобы за ней было легче следить.

Хотите узнать больше о схемах рабочих процессов? Вот более подробный пост в блоге.

Каковы три основных компонента рабочего процесса?

Теперь, когда мы немного больше разбираемся в диаграммах рабочего процесса, давайте вернемся к основам рабочего процесса.

Независимо от процесса, независимо от рабочего процесса, все эти три основных компонента остаются неизменными:

Вход

Преобразование

Выход

На очень элементарном уровне каждый компонент определяется как:

  • Ввод : «Персонал» (персонал, материалы, ресурсы и т. Д.)), который завершает этап процесса.
  • Преобразование : правила или указания / шаги получения входных данных и того, что с ними происходит после получения.
  • Выход : продукт или результат, созданный в результате преобразования. Выходные данные также могут служить входными данными для следующего шага процесса.

Опять же, «ввод, преобразование, вывод» настолько прост, насколько это возможно, когда дело доходит до рабочего процесса. В действительности каждый из трех компонентов намного более детализирован и сложен.

Имея четкий обзор, вы можете начать оптимизацию процессов и принять решения о стандартизации и автоматизации задач в рамках рабочего процесса.

7 причин для стандартизации рабочего процесса

Чем более стандартизирован рабочий процесс, тем легче обеспечить непрерывность бизнес-процессов и результатов.

Стандартизированный рабочий процесс также помогает снизить риски и повысить производительность.

Непрерывность бизнеса + снижение риска + повышение производительности = победа. Победить. Победить.

Но это лишь некоторые из многих преимуществ стандартизированного рабочего процесса. Вот 7 основных причин:

1. Повышение производительности

Стандартизированный рабочий процесс означает, что каждый член команды знает свои задания. Они знают, что и когда делать.

Устранены путаница и двусмысленность в отношении индивидуальной ответственности.

Это, в свою очередь, снижает вероятность отклонения членов команды от протокола или принятия неправильного решения, что может вызвать задержки.А задержки = увеличенное время, больше денег, недовольные заинтересованные стороны и т. Д.

Это также сокращает ручной труд для 74% предприятий.

Бонус: если вы используете платформу управления проектами (подробнее об этом позже) для управления задачами, вы можете легко настроить и поделиться стандартизированными рабочими процессами со всеми соответствующими заинтересованными сторонами.

2. Больше времени, меньше микроменеджмента

Стандартизированные рабочие процессы позволяют членам команды практиковать больше самоуправления. Сотрудники меньше полагаются на своих менеджеров за указание и руководство, потому что четкий план уже разработан.

По мере того, как каждый член команды растет в своей роли, он, естественно, будет больше брать на себя ответственность за свою работу и, в идеале, добиваться лучших результатов… за меньшее время. #EfficiencyRules

Используя правильную платформу (think: monday.com), вы даже можете автоматизировать такие сигналы управления, как напоминания, для выполнения задач, предоставления обновлений статуса и получения утверждений. И эта автоматизация дает менеджерам и высшему руководству больше времени, чтобы сосредоточиться на высокоуровневых стратегических решениях, а не на повседневных процессах.

3. Более стабильные результаты

Как однажды сказал Дуэйн «Скала» Джонсон: «Успех — это не всегда« величие », это постоянство. Последовательная, упорная работа приносит успех ».

Хорошие новости: стандартизованные рабочие процессы позволяют получать более согласованные результаты.

Благодаря стандартизированному рабочему процессу вы можете каждый раз получать почти идентичный результат. Даже если вам нужно заменить рабочего, его намного легче обучить.

4. Повышение коэффициента адаптации и адаптации

Неотъемлемым и важным рабочим процессом каждой растущей организации является привлечение новых сотрудников.Принятие на работу критически важно, но требует времени, ресурсов и затрат.

Стандартизированные рабочие процессы значительно ускоряют выход новых сотрудников на работу и дают им возможность вносить свой вклад раньше, чем позже.

Еще лучше? Организованный рабочий процесс адаптации решает две из четырех основных проблем обучения новых сотрудников:

«Непоследовательная адаптация» (47%) и «Недостаточная технология для автоматизации или организации процесса» (36%) смягчаются надежным стандартизированным рабочим процессом.

5. Снижение проектных рисков; меньше переменных

Создание стандартизированных рабочих процессов помогает командам снизить риски за счет обеспечения структуры.

Когда сотрудники имеют четкое представление о том, как выполнять определенные процессы, когда обращаться за разрешениями и как соблюдать стандарты безопасности, вероятность ошибок и задержек значительно снижается.

6. Повышение корпоративной культуры

Хотите добиться устойчивых изменений в вашей компании?

Используйте рабочие процессы для определения ожиданий, обеспечивающих автономию и способствующих подотчетности.Когда работа сотрудников направлена ​​на то, чтобы помочь им добиться успеха и развиваться, эти основные черты станут неотъемлемой частью корпоративной культуры.

Повторение шаблона ежедневных или еженедельных действий является основным строительным блоком вашей культуры.

7. Очистить контрольный журнал

Четко определенный рабочий процесс, где каждый шаг документируется, означает, что задержки или ошибки можно легко отследить, а производительность можно контролировать.

Более того, высшее руководство может выделить заслуживающие внимания индивидуальные действия.

Начало работы

Что такое программное обеспечение для управления рабочим процессом? Какие есть примеры?

Программное обеспечение для управления рабочим процессом содержит подробные сведения, конкретное планирование и делегирование каждого шага действия рабочего процесса. При объединении в единое целое программное обеспечение для управления рабочими процессами формирует проект — простой или сложный.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами бывает разных форм, форм и размеров — чаще всего это визуальное проявление «ввода, преобразования, вывода» — с главной целью — облегчить понимание процесса.

Некоторые примеры включают:

  • Диаграммы Ганта: гистограммы, которые иллюстрируют действия расписания проекта (или задачи, или события) за определенное время
  • Временные рамки: визуальные отображения того, как проект будет развиваться с течением времени — даты начала , даты окончания, вехи
  • Программное обеспечение онлайн-календаря: визуальные презентации всех встреч и напоминаний о делах — идеально для совместного использования, редактирования и доступа для всех членов команды
  • Доска Канбан: Персональный Канбан.Канбан-методология. Канбан-карты. Канбан-доска. Программное обеспечение для канбан-доски. Канбан-схватка. Канбан-команды. Независимо от того, как вы его называете, канбан — это метод визуальной коммуникации, который помогает командам более эффективно сотрудничать.

Если ваша организация еще не использует платформу для управления рабочим процессом, сегодня отличный день для начала!

4 основных элемента мощной платформы управления рабочими процессами (и зачем она вам нужна)

Не все программное обеспечение для рабочих процессов создано одинаково.

Сложная платформа управления рабочими процессами позволяет командам легко и независимо выполнять любые бизнес-процессы.

Вот четыре вещи, которые должна включать каждая топовая платформа:

  1. Данные, централизованные на единой информационной панели

Интеграции — подключение стороннего программного обеспечения к вашей текущей платформе — являются важными инструментами для уменьшения избыточности и устранения небольших задач ввода данных , и централизовать данные… в конечном итоге предоставляя менеджерам более четкое представление о производительности.

Пример того, как интеграция может помочь централизовать данные и помочь менеджерам визуализировать общую производительность:

CRM.

В большинстве организаций уже есть CRM. Не все платформы управления рабочими процессами имеют встроенные возможности CRM.

Не нужно изобретать велосипед. Вместо этого подключите платформу управления рабочим процессом напрямую к CRM. Эта интеграция позволяет беспрепятственно импортировать данные о продажах.

На той же панели управления вы также можете просмотреть количество потенциальных клиентов, обработанных сотрудниками.

Эта интеграция позволяет менеджерам создавать настраиваемый вид на 30 000 футов, не начиная с нуля.

  1. Возможность устанавливать сроки выполнения, получать уведомления и устранять ненужные ручные задачи

Все первоклассные системы управления рабочими процессами должны иметь встроенные инструменты, чтобы команды оставались в расписании. Установка сроков выполнения, автоматизация уведомлений и напоминаний и обновление статусов задач имеют решающее значение для эффективного управления проектами.

Благодаря структуре, обеспечивающей бесперебойное выполнение проектов и процессов, рабочие процессы становятся значительно более эффективными.

Вот лишь несколько возможных настроек управления рабочим процессом:

  • Владельцы задач
  • Описания задач
  • Сроки выполнения
  • Уведомления
  • Вехи
  • Статус действия рабочего процесса (выполняется, выполнено и т. Д.)
  • Время отслеживание
  • Временная шкала, зависящая от задачи

Все вышеперечисленные настройки приводят к еще большей эффективности при внедрении автоматизации.

По оценкам экспертов, стоимость автоматизации ненужных задач (только для американских компаний) может достигать 15 триллионов долларов.

15 ТРИЛЛИОНОВ.

Как оказалось, до 27% всей работы можно автоматизировать с помощью современных технологий. Вам нужно скопировать текст из электронного письма и добавить его в CRM? Или с этим справится система программного обеспечения рабочего процесса?

Автоматизация заменяет ручные процессы, которые в противном случае отнимали бы ненужное время и замедляли рабочие процессы.

На сайте monday.com мы называем эти рецепты автоматизации — заранее определенные комбинации триггеров (событий, которые приводят в действие автоматизацию) и действий (то, что происходит в результате этого триггера).

Вы можете не только автоматизировать большую часть процесса управления, но и сократить количество других ручных задач.

Например, вы можете:

  • Использовать интеграции для обновления информации карточки задач на разных платформах
  • Уведомлять другие отделы об ошибках
  • Связаться с коллегами, когда вы закончите свой шаг

Это всего лишь несколько примеров руководства задачи, которые вы можете оставить системе управления рабочим процессом.

  1. Методы повышения ясности команды, чтобы избежать дублирования работы

В крупных организациях дублирование работы может стать большим центром затрат при неправильном управлении.Два члена одной команды могут работать над одной и той же проблемой, не подозревая об этом.

Без системы координации работы групп несколько команд в рамках организации могут запускать проекты с одной и той же бизнес-целью, даже не заметив этого.

Нет. Хороший. В. Все.

Четкое управление задачами и прозрачность между отделами — оба компонента надежной платформы управления рабочими процессами — исключают дублирование работы на низком уровне.

  1. Четкая координация между командами и отделами

Прозрачность, гарантирующая, что вся информация — цифры, дорожные карты, планы, проблемы и проблемы — легко доступны для всех в команде, это то, что нужно в понедельник.com ДНК.

И хотя повышение прозрачности — это всего лишь разумная практика ведения бизнеса на всех уровнях, она также снижает вероятность дублирования И значительно упрощает координацию между командами.

Делясь высокоуровневыми целями и дорожными картами, команды могут координировать проекты для поддержки и развития друг друга.

Бонус: Используя рабочую ОС monday.com, заинтересованные стороны могут легко планировать и назначать конкретные задачи группам.

6 советов по оптимизации рабочих процессов

Процесс документирования и начала настройки рабочих процессов может быть утомительным… если у вас нет плана.

Стандартизация повторяющихся бизнес-процессов и повышение их эффективности стоит затраченных усилий. Вот несколько советов по оптимизации рабочего процесса:

  1. Назначьте сотрудников, а не только задачи: Если сотрудникам не предоставлен некоторый уровень автономии, менеджеры будут заниматься микроменеджментом. А микроменеджмент редко бывает выигрышной тактикой.

Для улучшения рабочих процессов критически важно делегировать владение и ответственность, а не только задачи.

Если каждый член команды проверяет каждую небольшую переменную, это замедлит процесс.Еще хуже: менеджеры так же заняты, если не больше, чем раньше, что сводит на нет всю цель рабочего процесса! Вместо этого дайте возможность своим сотрудникам справиться с каждым аспектом поставленной перед ними задачи.

  1. Автоматизация для устранения лишних шагов: По возможности вводите некоторый уровень автоматизации в микс. Например, формы для потенциальных клиентов могут автоматически создавать новые карточки задач на основе входящих писем.

Автоматизация этих этапов сокращает трудозатраты и гарантирует, что ничто не будет упущено из виду.

  1. Обеспечьте легкий доступ ко всем коммуникациям для всех : Централизация проектов и коммуникации рабочих процессов помогает согласовать все заинтересованные стороны. Полная прозрачность и наглядность означает, что критически важные детали вряд ли будут упущены из виду. Комментарии к задачам легче увидеть и отреагировать — в режиме реального времени — по сравнению с сообщениями, хранящимися в Slack, которые находятся в цепочке писем и часто непрочитаны.

Долгое обсуждение? Обобщайте решения и добавляйте комментарии к задачам постфактум.

  1. Установите четкие ожидания производительности и измерьте KPI : Четкие ожидания производительности, как на уровне команды, так и на индивидуальном уровне, всегда являются хорошей идеей. Обязательно установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте их с течением времени. Данные покажут вам, как рабочий процесс влияет на результативность вашей компании.

Прозрачность — ключ к успеху. Каждая команда и каждый сотрудник должны знать, как их оценивают.

  1. Используйте приоритезацию и контрольные точки, чтобы избежать узких мест : Узкие места — враг производительности.

Неразрешенные узкие места могут сорвать весь ваш проект. Ключ к их предотвращению — ожидать их, а затем работать над их минимизацией.

Планирование сроков и зависимостей — это первый шаг, но также важно выделить срочные задачи с приоритетами и вехами.

  1. Создание и повторное использование пользовательских шаблонов для стандартизации рабочих процессов : После завершения убедитесь, что вы сохранили рабочий процесс как шаблон. Это позволит вам повторно использовать его в любой момент.

Шаблоны могут помочь вам настроить подробные процессы для новых проектов на знакомой территории за считанные минуты.

7 шаблонов для стандартизации сложных рабочих процессов

Нам нравятся шаблоны здесь, на monday.com. У нас есть сотни готовых шаблонов (все полностью настраиваемые) для множества различных рабочих процессов. Вот 7 из них, которые можно использовать для стандартизации сложных рабочих процессов:

  1. Адаптация сотрудников

Легко настраивайте доски в этом шаблоне, чтобы добавлять или удалять шаги из рабочего процесса адаптации нового сотрудника.Оптимизируйте процесс с помощью автоматизации и интеграции, характерной для вашей организации.

Благодаря частично автоматизированному рабочему процессу менеджеры могут тратить больше времени на интеграцию новых сотрудников в корпоративную культуру и меньше — на второстепенные, избыточные задачи.

  1. Креативный дизайн

Любое дизайнерское агентство или собственная творческая команда имеет многоэтапный процесс создания готовых дизайнов.

Как правило, дизайнерам передается внутренняя краткая проверка, прежде чем концепция будет полностью конкретизирована.

Используя рабочий процесс, описанный выше, члены группы могут легко добавлять или удалять шаги в рабочий процесс, чтобы он соответствовал вашей организации.

3. Производство видео

Планирование производства видео — это сложный процесс с множеством движущихся частей. Кроме того, у каждого жизненного цикла проекта есть уникальные переменные, которые могут изменять необходимые входные данные.

В этом шаблоне описывается базовый рабочий процесс перед съемкой, который вы можете повторять для каждой съемки.

В то время как требуемые ресурсы будут варьироваться в зависимости от бюджета и продолжительности проекта, отточенные, повторяемые рабочие процессы гарантируют, что больше энергии можно будет сосредоточить на высокоуровневом управлении проектом.

4. Производство

Если вы полагаетесь на внешних поставщиков или производителей, вы можете настроить такой простой производственный процесс.

Наш шаблон производственного процесса — как и все шаблоны monday.com — настраивается для лучшего соответствия внутренним производственным процессам.

5. ИТ-запросы или отчеты об ошибках

Независимо от того, являетесь ли вы внутренним ИТ-отделом или предлагаете управляющие ИТ-услуги предприятиям, эффективное управление ИТ-запросами является обязательным условием.

Этот шаблон ИТ-запросов / отчетов об ошибках помогает командам быстро классифицировать и определять приоритеты важных задач, а также защищать любые SLA.

  1. Управление потенциальными клиентами

Будущий клиент нашел время, чтобы активно заполнить форму на вашем веб-сайте, чтобы получить дополнительную информацию о вашем предложении, запросить демонстрацию или узнать больше. Мгновенно горячий (или хотя бы теплый) свинец! Ударьте, пока железо горячее, иначе вы рискуете потерять клиентов в пользу конкурентов.

7. Маркетинговые кампании

Разработка эффективных маркетинговых кампаний требует организации множества движущихся частей.Наш полностью настраиваемый маркетинговый шаблон определяет приоритеты организации, помогая командам легко отслеживать сроки и результаты.

Управляйте идеями и запросами кампании с самого начала с помощью этого шаблона:

Зачем ждать? Начни сегодня.

Если вы зашли так далеко, пора предпринять следующие шаги. Прокрутите наш список полностью настраиваемых шаблонов и найдите один (или десяток), который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Пришло время начать работу с monday.com и заставить свою команду работать умнее, а не усерднее.

Начать работу

Что такое рабочий процесс? — Workflow ™

Элементы рабочего процесса

Даже самое упорядоченное рабочее место поддерживает сложную сеть действий и людей, которые собираются вместе, чтобы выполнить работу. Основными единицами работы являются задач, , процессов, и рабочих процессов, .

Задача

Задача — это основной строительный блок всей работы. Все задачи выполняются отдельными лицами, но они могут сильно различаться по сложности и времени, необходимому для выполнения.Например: нажатие кнопки «отправить» для отправки документа по сравнению с задачей создания черновика самого документа.

Задачи делятся на два типа: одношаговый и многоступенчатый . Примеры одношаговых задач включают получение утверждений менеджера и ответы на приглашения на собрания. Примеры многоэтапных задач могут включать любую деятельность, требующую дальнейшего исследования или анализа, например, когда персонал службы поддержки сортирует входящие заявки на инциденты, чтобы установить срочность и назначить ответственность за разрешение.

Процесс

Когда задачи группируются для достижения желаемого результата или цели, они образуют процесс . Например, когда сотруднику нужна помощь в решении ИТ-проблемы, он инициирует процесс, состоящий из нескольких задач.

Пример последовательности задач может выглядеть примерно так:

  1. Выявление проблемы
  2. Подача справки
  3. Выяснение, не затронуты ли ее сроки
  4. Разработка временного решения
  5. Ответы на вопросы сотрудников службы поддержки и т. Д.

Рабочие процессы

Процессы, которые становятся взаимозависимыми с другими людьми или процессами, называются рабочими процессами .

Отправка запроса в службу поддержки в ИТ — это один из элементов большого рабочего процесса, который в конечном итоге решает проблему. Процессы ИТ-отдела запускаются запросами, что приводит к расстановке приоритетов, назначению и выполнению. Диапазон действий от проблемы до решения, и каждый вовлеченный человек составляет рабочий процесс.

Рабочие процессы иногда легче понять в обратном порядке.Пример обращения в службу поддержки — компьютер сотрудника не работает и его нужно починить — это рабочий процесс.

Процессы в рамках этого рабочего процесса распределяются следующим образом:

  1. Сотрудник со сломанным оборудованием подает и отслеживает справку
  2. Справочный персонал определяет приоритеты и исследует справочный тикет
  3. Техник посещает сотрудника, чтобы лично увидеть проблему

Внутри процессов есть задачи: Визит техника включает в себя определение проблемы, определение местонахождения сотрудника, подтверждение того, что сейчас хорошее время для посещения, и т. Д.

Цифровые рабочие процессы

Ручные рабочие процессы могут стать цифровыми рабочими процессами , когда компании используют программное обеспечение, инструменты автоматизации и другие технологии для оцифровки и / или автоматизации ручных задач, процессов и рабочих процессов.

ServiceNow, например, использует цифровые рабочие процессы для автоматизации квартального финансового закрытия компании, вместо того, чтобы заставлять бухгалтеров вручную вводить огромные объемы финансовых данных в систему ERP. Оцифровка этого рабочего процесса избавляет от ненужной работы.Сэкономленное при этом время позволяет финансовым сотрудникам сосредоточиться на задачах более высокого уровня, таких как анализ ключевых показателей, которые определяют наш бизнес.

Цифровые рабочие процессы в действии

Прием на работу нового сотрудника — сложная задача, которую объединяет почти все компании. Это совокупность задач, процессов и рабочих процессов, которые охватывают несколько бизнес-единиц.

Задачи, связанные с адаптацией, обычно включают:

  1. Менеджер по заказу компьютера и другой техники
  2. Отдел помещений, запрашивающий офис или другое рабочее пространство
  3. Отделы безопасности или ИТ-службы, выдающие идентификационные данные, которые позволят новому сотруднику попасть в здание, где расположены его новый офис и компьютер

Это отдельные задачи, выполняемые разными людьми, но они объединяются во взаимозависимый процесс предоставления новому сотруднику места для работы.Этот процесс — лишь один из многих (включая выбор льгот или заказ оборудования), которые составляют рабочий процесс адаптации сотрудников. Применяя инструменты цифровой автоматизации к этим и другим связанным с ними действиям, создается цифровой рабочий процесс.

Преимущества рабочих процессов

И сотрудники, и компании получают значительные преимущества, когда такая деятельность, как адаптация сотрудников, становится цифровым рабочим процессом. Новые средства повышения эффективности сокращают досадные задержки, которые могли быть вызваны ручной работой с документами, позволяя сотрудникам быстрее приступить к тому, для чего они были наняты.Опросы показывают, что сотрудники, проходящие автоматизированный процесс адаптации, с гораздо меньшей вероятностью начнут искать другую работу, сокращая текучесть кадров и связанные с этим расходы, а также повышая индивидуальную производительность и продуктивность отдела.

Автоматизация рабочего процесса | Определение, примеры и инструменты

Определение автоматизации рабочего процесса

Автоматизация рабочего процесса относится к проектированию, выполнению и автоматизации процессов, основанных на правилах рабочего процесса, где человеческие задачи, данные или файлы маршрутизируются между людьми или системами на основе заранее определенных бизнес-правил.


Почему используется автоматизация рабочего процесса

За счет автоматизации рабочих процессов, особенно тех, которые в основном выполняются сотрудниками вручную, можно значительно улучшить:

  • КПД
  • Производительность
  • Точность
  • Слышимость
  • Подотчетность
  • Удовлетворенность работой

Как создать автоматизированный рабочий процесс

Используя интерфейс перетаскивания для добавления и упорядочивания задач, автоматизированные рабочие процессы можно планировать и визуально проектировать для имитации или улучшения существующих процессов.В большинстве случаев процесс иллюстрируется в статическом формате и проверяется всеми заинтересованными сторонами на предмет точности. После того, как статический дизайн завершен, начинается работа по разработке фактического процесса, включая формы, задачи, получателей, предупреждения / уведомления и т. Д. Это выполняется с помощью программного обеспечения для автоматизации рабочего процесса, которое включает предварительно созданные задачи, которые можно упорядочить и связать по мере необходимости.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволяет бизнес-пользователям создавать собственные автоматизированные рабочие процессы. (Щелкните, чтобы увеличить)


Примеры автоматизации рабочего процесса

Вот несколько примеров процессов, для которых можно улучшить оптимизацию с помощью программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов:



Простой или сложный, ваши рабочие процессы можно автоматизировать

Автоматизация данного рабочего процесса может включать в себя один простой процесс запроса / утверждения или включать несколько различных задач рабочего процесса и ресурсов, запускаемых заданными бизнес-правилами.Например, сотрудник может запросить одобрение капитальных затрат, заполнив онлайн-форму.

Это запускает автоматизацию рабочего процесса, которая направляет запрос сотрудника своему руководителю для утверждения. Если надзорный орган утверждает, запрос затем направляется в другую финансовую область в зависимости от суммы запроса (например, менее 25000 долларов направляются финансовому менеджеру, а более 25000 долларов направляются непосредственно финансовому директору). После того, как запрос одобрен соответствующим финансовым утверждающим лицом, он может быть направлен соответствующему агенту по закупкам в зависимости от типа запроса (покупка ИТ, маркетинговая покупка, покупка на мероприятии и т. Д.)


Пример: автоматизация рабочего процесса запроса капитальных затрат


Все шаги и действия в рабочем процессе отслеживаются и сообщаются в режиме реального времени, а также для анализа долгосрочных тенденций. Например, руководители отделов могут сообщать об уровнях обслуживания и выявлять слабые места или узкие места. Кроме того, отправители запросов могут видеть статус запроса для лучшего планирования. При необходимости информация о запросе может быть автоматически перенесена в ERP, CRM и другие бизнес-системы.

Автоматизация рабочего процесса дает несколько преимуществ по сравнению с ручными процессами:
  • Соблюдение правил
  • Сокращенные циклы утверждения
  • Ограниченная ручная обработка
  • Улучшенная видимость
  • Повышение удовлетворенности сотрудников
  • Постоянное совершенствование процесса
  • Лучшее управление рабочей нагрузкой
  • Уменьшенные ошибки

Системы автоматизации рабочего процесса предоставляют администраторам среду для создания и редактирования схем автоматизации рабочего процесса, обычно с помощью визуального интерфейса с перетаскиванием.Фигуры и соединители представляют людей и задачи, которые должны быть выполнены для любого конкретного запроса, поэтому схема автоматизации может быть построена на основе реальных действий. Это позволяет быстро создавать прототипы рабочих процессов в легко понятной схеме. После развертывания администраторы могут использовать инструменты анализа рабочих процессов, такие как отчеты, информационные панели и ключевые показатели эффективности, чтобы обеспечить максимально бесперебойную работу процессов.

Поставщики средств автоматизации рабочих процессов

Такие компании, как Kissflow, Worktec, Flokzu и т. Д., Предоставляют простые инструменты рабочего процесса для малого бизнеса, в то время как такие компании, как Integrify, предоставляют надежные инструменты для средних и корпоративных компаний.Разница между программным обеспечением для рабочих процессов SMB и Enterprise заключается в наборе функций, совместимости, масштабируемости и компоненте обслуживания / реализации. Другие инструменты, такие как Lotus Workflow и Sharepoint Workflow, заканчиваются, поэтому их материнская компания может сосредоточиться на других основных функциях.

Заинтересованы в автоматизации рабочего процесса?

У нас есть множество ресурсов, которые помогут вам на пути к автоматизированному рабочему процессу.

Как наладить рабочий процесс для вашей команды, который повысит производительность

Наличие рабочего процесса — или, другими словами, процесса выполнения работы — может значительно облегчить работу, будь то в одиночку или в команде.

Вы знаете, когда пытаетесь сделать что-то, но в конечном итоге делаете это, вероятно, наименее эффективным из возможных способов, делая вещи намного сложнее, чем они должны быть? Я делаю это все время и знаю, что я не одинок (по крайней мере, мне так говорят). Это не самое приятное чувство, и обычно это происходит потому, что я не организован. Это происходит и при совместной работе. Когда нет системы, которая направляет нас, легко выйти из петли и стать непродуктивным.

Есть много типов рабочих процессов.Есть самые известные из них, такие как «Как добиться успеха» или «Семь навыков высокоэффективных людей». Но более распространены индивидуальные рабочие процессы, которые мы создаем по необходимости, которые соответствуют нашим личным потребностям. Создание продуманной системы может дать вашей команде огромное преимущество на рабочем месте.

Отличный командный рабочий процесс может делать следующее:

Может быть сложно понять, какой рабочий процесс лучше всего подойдет вашей команде. Есть много инструментов, тактик и систем.Поскольку мы пытались выяснить, как лучше всего работать, самое важное, что мы усвоили на этом пути, — это сохранять простоту .

Рабочий процесс не должен быть сложным. На самом деле, это не должно быть сложно, иначе это может доставить больше проблем, чем того стоит.

Сделайте шаг назад на несколько минут и подумайте о том, как ваша команда справляется с работой. Не усложняйте вещи слишком сильно. Вот несколько основных идей, над которыми стоит задуматься.

Создайте среду, в которой люди могут выполнять свою работу наилучшим образом

Как говорит Чарльз Дахигг в своей фантастической книге The Power of Habit : «Простое предоставление сотрудникам чувства свободы воли — ощущения, что они все контролируют, что у них есть подлинная власть принимать решения — может радикально увеличить количество энергии и сосредоточенности. они приносят на свою работу.”

Когда мы знаем, как наша работа вписывается в более широкий контекст, мы чувствуем себя вправе взять на себя управление и принимать решения самостоятельно. Показывать людям, что их работа важна, имеет большое значение для создания мотивированной и продуктивной команды. Недавний опрос Gallup показал, что 51% американцев не занят на работе, а целых 17% «активно не заняты». Представьте, что могла бы сделать ваша команда, если бы вы могли увеличить вовлеченность всего на несколько процентных пунктов.

Как вы это показываете людям? Вот несколько идей, которые мы придумали:

  • Убедитесь, что все понимают общую миссию компании и то, как их роль способствует успеху компании.71% сотрудников считают, что менеджеры не уделяют достаточно времени объяснению целей и планов.
  • Включите постановку целей в рабочий процесс своей команды и убедитесь, что для каждой цели, которую вы ставите, вы думаете о том, как она поможет достичь целей бизнеса более высокого уровня.
  • Установите иерархию принятия решений для каждого проекта, которая четко определяет, кому и какие части работы принадлежат. Кто принимает каждое решение, и кто является рецензентом или соавтором. Таким образом, все знают, чего ожидать, люди чувствуют ответственность, а решения принимаются быстрее.
  • Поощряйте открытость и обратную связь. Когда у нас есть идеи или проблемы на рабочем месте, мы хотим быть услышанными, как будто наши мысли воспринимаются серьезно. Убедитесь, что для вашей команды установлены удобные механизмы общения и обратной связи. Это ведет к следующему пункту…

Решите, как вы хотите общаться

В команде большинство проблем возникает из-за простого отсутствия общения. Ежегодно теряется около 37 миллиардов долларов из-за плохой коммуникации на рабочем месте.Я знаю, это звучит странно, но наличие «коммуникационного кода» может предотвратить недопонимание, сэкономив много времени и денег. Мы сочли полезным установить некоторые распорядки и привычки, которые помогут предотвратить недопонимание и упростить наш совместный и индивидуальный процесс.

У каждой команды есть много разных способов общения — на встречах, по телефону, электронной почте, в чате и так далее. Без системы вы не сможете наилучшим образом использовать время каждого. У вас уйдет всего несколько минут, чтобы решить, что лучше всего подходит вашей команде, и сообщить всем об этом.

Например:

Если это срочно, пингуйте их в Slack.

Если не срочно, отправьте электронное письмо или создайте задачу в Asana.

Если сложно, поговорите по телефону, скайпу или лично.

Таким образом, вам не придется постоянно проверять электронную почту на случай, если у члена команды возникнет срочный вопрос. Вам не нужно иметь сверхдлинную цепочку электронных писем, перемещающуюся туда и обратно, потому что вы будете знать, что вам нужно просто поговорить по телефону и не мешать.

Есть место для знаний

Лично я предпочитаю работать максимально автономно. Когда все заняты работой, иногда кажется, что задавать вопросы — это вторжение, особенно если у меня их много! И я с радостью отвечу на вопросы моей команды, но это может отвлекать меня, если я что-то занят.

Один из способов предотвратить перегрузку вопросами — это центральное место для информации. Когда кому-то нужно что-то знать, куда они идут? Определите место, где может быть размещена вся информация вашей команды, где каждый может обновить ее и вернуться к ней.Будь то вики, документ или подробный план проекта, потратив несколько минут на то, чтобы постоянно обновлять его, всем экономится много времени.

Когда есть система для обмена и хранения информации, многие недопонимания и отвлекающие факторы исчезают. А это означает, что все сотрудники будут счастливее.

Сделайте привычку из нескольких ключевых вещей

Мне больше всего нравится то, что привычки помогают предотвратить усталость от решений, что в основном означает, что чем больше решений вы принимаете, тем сложнее продолжать принимать правильные решения (или вообще какие-либо решения.) Чем меньше мы должны думать о мелочах, тем больше энергии у нас есть для сосредоточения на важных вещах.

У нас выработалась привычка заранее принимать ключевые решения об ответственности и ожиданиях, чтобы наша команда могла сосредоточиться на других важных решениях на протяжении всего проекта.

Заблаговременно принимать ключевые решения об ответственности и ожиданиях

Определение ролей

Кто за что отвечает? Это кажется самым простым вопросом, но просто безумие, сколько мест я работал, где роли настолько расплывчаты, что никто не знает, что происходит.Это, очевидно, приводит к потере времени и дублированию.

У людей должны быть определенные роли внутри компании, а также внутри каждого проекта. На уровне проекта это так же просто, как поручить кому-то задачу.

Определение результатов

Что это такое и когда нужно? Не только в том, что является задачей, но и что из нее вытекает?

Например, задача может быть такой: исследование космических кораблей. Но результат таков: ранжированный список лучших космических кораблей.У задачи всегда есть причина. Результатом является эта причина — материальная вещь, которая является результатом работы. У результата тоже должен быть срок, иначе вы просто потратите все свое время на исследование космических кораблей и никогда никуда не попадете.

Установление ожиданий

Насколько подробным должен быть список космических кораблей? Нужны ли фотографии, ссылки на дополнительную информацию, рекомендации, на каком космическом корабле лучше всего лететь на Луну?

Когда ожидания ясны, это также избавляет от множества вопросов, которые, как мы все знаем, отнимают много времени.

Создайте свой рабочий процесс

На самом деле это самый простой шаг. После того, как вы продумаете стиль работы своей команды, вам останется лишь выполнить простой процесс исследования и исключения, чтобы выбрать инструменты и систему, которые лучше всего подходят для вас. Как только эта система будет создана, вам даже не придется думать о ней. Это просто будет частью твоей работы.

Каждая команда уникальна, и каждый рабочий процесс индивидуален. Найдите время, чтобы выяснить, какая система вам подходит.

Одна вещь, которую мы узнали, — это следить за нашей системой, чтобы убедиться, что она работает.Примерно раз в месяц проверяйте команду, чтобы убедиться, что все идет гладко. Если возникла икота, отрегулируйте и двигайтесь дальше.

Наличие рабочего процесса, каким бы простым он ни было, приносит в команду много здравого смысла. Когда существует определенная система, каждый точно знает, каковы его обязанности и как она будет способствовать достижению общей картины. Все знают, чего от них ждут и когда, они знают, к кому обратиться, если у них возникнет вопрос. Это способ работы, расширяющий возможности, а люди, наделенные полномочиями, — продуктивные люди.
Каков рабочий процесс вашей команды?

Стремясь расширить модели оплаты за услуги, AdvicePay оптимизирует рабочие процессы

Платформа

для оплаты услуг AdvicePay совершенствует поддержку рабочего процесса для корпоративных клиентов, что по-прежнему стирает границы между поставщиком платежей и поддержкой соответствия.

Стартап с положительным денежным потоком (по словам основателей Алана Мура и Майкла Китсеса) добавляет функцию «Взаимодействие» на свою корпоративную платформу, согласно пресс-релизу и предварительному просмотру, предложенному WealthManagement.com . Эта функция призвана упростить стандартизацию настраиваемых рабочих процессов на предприятиях, поскольку они отслеживают конечные результаты и предлагают поддержку консультантам, предлагающим платные услуги, например финансовое планирование.

Связано: AdvicePay запускает функцию соответствия для предприятий

Новая функция взаимодействия позволяет предприятиям добавлять шаблоны документов, такие как соглашения о финансовом планировании, и настраивать рабочие процессы, чтобы консультанты, использующие службу, могли автоматизировать выставление счетов.Со своей стороны, домашние офисы могут гарантировать, что услуги, выставленные консультантами, являются предоставленными услугами. Например, отслеживая результаты, предоставленные клиентам, или то, что необходимая подпись клиента была получена консультантом, что, в свою очередь, приводит к тому, что компенсация, удерживаемая головным офисом, передается консультанту.

Одна из новых функций взаимодействия на AdvicePay.

Предприятия могут настраивать рабочие процессы в соответствии с их собственными методами выставления счетов, автоматизируя получение консультантом вознаграждения за оказанные услуги.

Какими бы простыми ни казались стандартизация рабочих процессов, функции, предлагаемые AdvicePay, часто заменяют трудоемкие ручные процессы, такие как заполнение ужасных электронных таблиц, сказал Китсес. По мере роста популярности разовых или периодических гонораров среди консультантов, связанных с корпоративными фирмами, в этих организациях растет потребность в масштабировании своих рабочих процессов. Engagements призван удовлетворить эти потребности 62 предприятий и более 4500 консультантов, которые сейчас используют эту услугу.Среди первых пользователей новой функции Cetera Financial Group, Financial Services Network и Thrivent Advisor Network. Cetera — первый корпоративный клиент AdvicePay.

На самом деле, AdvicePay стала свидетелем того, как иногда без энтузиазма прием предложений платы за услуги из прошлого превратился в нечто более позитивное среди некоторых более крупных фирм, сказал Китсес.

«Предприятия исторически препятствовали планированию платных услуг для потребителей; не из-за чего-то отрицательного в финансовом планировании, а просто потому, что они не могли масштабировать его настолько, чтобы приносить прибыль предприятию.Они, как правило, не позволяли своим консультантам проводить глубокое финансовое планирование и пытались направить их к другим решениям, которые были доступны на полке продуктовых брокеров-дилеров », — сказал он. «Это развертывание в первую очередь направлено на решение проблем, с которыми сталкиваются предприятия».

«Мы видим, как предприятия переходят на оптовые поставки», — добавил он, опираясь на технические решения, предлагаемые AdvicePay.

Функция автоматизации выставления счетов AdvicePay.

Теперь, когда AdvicePay упрощает рабочие процессы, он также собирает данные о том, какие комиссии взимаются, как они взимаются и как предприятия обрабатывают предложения с оплатой за услуги.По словам Китсеса, AdvicePay начинает превращать эти данные в возможности для консультирования, помогая предприятиям, только начинающим работать с платой за услуги, в более эффективном запуске предложения. «На самом деле это просто помощь в обучении и обучении [предприятия]».

В дополнение к разработке передовых методов для предложений платы за услуги на уровне предприятия, AdvicePay может использовать данные, чтобы предоставить консультантам лучшее представление о том, как работают их коллеги. Консультанты, предоставляющие платные консультации, такие как финансовое планирование, как правило, являются «одними из лучших консультантов в фирме», — сказал Китсес.Предприятия хотят обучать больше своих советников, чтобы повторить успех этих советников, ориентированных на планирование.

«Сейчас мы получаем все больше запросов от предприятий о возможности работать с ними — не просто консультируемся с домашним офисом по поводу того, как развертывать и масштабировать это, — но фактически проводим обучение на уровне консультантов», — сказал он. AdvicePay может предоставить «достоверные данные» о средних гонорарах консультантов на предприятии и сравнить их с другими факторами, такими как удержание клиентов.

К концу года AdvicePay планирует сделать некоторые из этих анонимных данных общедоступными, подчеркнув, как плата за услуги изменила отрасль управления капиталом, заключил Китсес.То, что начиналось как инструмент для индивидуальных консультантов для автоматизации почасового выставления счетов и обработки платежей, моделей подписки и удержания, развивалось по мере того, как предприятия все чаще обращались к планированию платы за услуги в дополнение к традиционным услугам, предлагаемым их консультантами.

Terramaster D16 Thunderbolt 3 — это высокоскоростное решение для хранения данных в корпусе Tower для рабочего процесса DIT

TerraMaster, бренд, который специализируется на предоставлении инновационных продуктов для хранения данных для дома, бизнеса и предприятий, представляет решение для хранения данных в корпусе Tower D16 Thunderbolt 3 для бесперебойного рабочего процесса DIT.

Стандарт качества контента повышается с каждым годом по мере того, как технологии продвигают инновации в области аудио и видео высокой четкости. Сегодня видео 4K и 8K пользуются спросом, и все больше и больше пользователей могут наслаждаться контентом высокой четкости на современных дисплеях. Однако создание контента 4K и 8K может быть очень обременительным для создателей контента.

Сверхвысокое разрешение, такое как видео 4K и 8K, накапливает огромные объемы данных. Требуемая скорость для несжатых видеоизображений 4K может превышать 300 МБ / с.Для некоторых сцен требуется более высокая частота кадров, а объем данных может достигать 1,5 ГБ / с. В то время как для видео 8K требования к скорости и объему данных увеличиваются в геометрической прогрессии.

Удовлетворение высоких потребностей

Для создания видео

4K и 8K требуется большой объем хранилища, обеспечивающий максимальную скорость для бесперебойного рабочего процесса. TerraMaster D16 Thunderbolt 3 обеспечивает высокоскоростное соединение 40 Гбит / с, обеспечивая скорость до 2817 МБ / с при установке 16 твердотельных накопителей в режиме массива RAID 0 в ОС Windows.В режиме RAID 6 он может обеспечивать скорость до 2480 МБ / с.

TerraMaster D16 Thunderbolt 3 имеет 16 отсеков для 3,5-дюймовых дисков SATA или 2,5-дюймовых твердотельных накопителей, при этом его можно настроить для достижения общей емкости хранения до 288 ТБ (18 жестких дисков x 16) для создания большого сервера хранения. Кроме того, пользователи могут соединить вместе до шести D16 Thunderbolt 3 одним кабелем для создания огромной емкости хранилища в 1 петабайт. Пользователи также могут подключить два дисплея 4K или один дисплей 5K через Thunderbolt 3, чтобы создать интеллектуальное рабочее пространство.

Идеально для редактирования видео

Удовлетворение минимальных требований к профессиональному нелинейному редактированию видео с малой задержкой — нелегкая задача. В противном случае может произойти заикание и потеря кадров, что сильно скажется на эффективности работы видеопрофессионалов.

Благодаря подключению со скоростью 40 Гбит / с пользователи могут быстро передавать несколько часов отснятого материала с устройства Blackmagic® в Adobe® Premiere Pro. В свою очередь, с несжатым HD 10-битным и 12-битным видео пользователи могут редактировать ProRes 422 (HQ), ProRes 4444 XQ и другие потоки данных.Рендеринг миниатюр и предварительного просмотра значительно более гибок при использовании больших элементов с многочисленными клипами высокой четкости.

Для облегчения работы группы видеопроизводства, не связанной с редактированием и DIT, TerraMaster D16 Thunderbolt 3 имеет компактную конструкцию. Он поставляется со специально разработанными ручками для переноски, что делает его удобным для работы вне дома, демонстраций и реализации проектов.

Чтобы узнать больше о TerraMaster D16 Thunderbolt 3, посетите TerraMaster

Следите за TerraMaster в следующих социальных сетях:

Facebook: https: // www.facebook.com/terramasterofficial
Twitter: https://twitter.com/TerraMasters
LinkedIn: https://bit.ly/3wKrjmr
YouTube: https://bit.ly/3dMXGIK

Что такое рабочий процесс и как извлечь из него максимальную пользу

Как вы, наверное, догадались из предыдущих глав, существует множество различных рабочих процессов. В предыдущих главах использовались примеры из HR, бухгалтерского учета и маркетинга, но они лишь прикоснулись к поверхности того, какие рабочие процессы могут вам помочь.

У большинства предприятий есть много документов, которыми могут управлять известные типы рабочих процессов. Они также известны как рабочие процессы управления документами, которые создают, отслеживают, редактируют, хранят и управляют любым документом, связанным с бизнес-процессом, например отчетами о расходах, запросами новых учетных данных или адаптацией сотрудников.

Отделы кадров и ИТ, как правило, получают большую выгоду от рабочих процессов, но другие отделы также могут воспользоваться ими для оптимизации своих процессов и повышения эффективности.Наиболее распространенные типы рабочих процессов, с которыми сталкивается большинство людей, связаны с утверждениями: кто-то отправляет форму, чтобы сделать запрос, и запрос автоматически утверждается или направляется менеджеру для утверждения.

Вот 12 хорошо известных типов рабочих процессов, которые вы можете использовать в своей организации, а также примеры того, как они могут выглядеть.

Новый процесс заказа

Вы можете создать новый рабочий процесс заказа для заказов клиентов, независимо от того, отправляет ли клиент заказ или продавец размещает заказ для них.Этот рабочий процесс собирает всю информацию, относящуюся к заказу, а затем обеспечивает выполнение каждого шага перед отправкой заказа: выставление счетов, оплата, отгрузка и доставка.

После завершения рабочего процесса нового заказа заказ архивируется.

Рабочий процесс счета-фактуры

Если продавец создает заказ для клиента, рабочий процесс счета-фактуры может гарантировать, что клиенту выставлен счет, он платит и получает свой продукт. Рабочий процесс сопоставляет счет-фактуру клиента с платежом клиента и отправляет напоминание, если приближается срок платежа.Он автоматически направляет платежи в банк и кредитует счет клиента.

Рабочий процесс коммерческого предложения

Рабочий процесс коммерческого предложения начинается, когда продавец заполняет форму, в которой подробно описываются пожелания покупателя. Если это что-то, что можно легко заполнить существующей информацией в системе, цитата создается автоматически. В противном случае запрос коммерческого предложения отправляется операционной группе для получения информации о том, сколько будет стоить производство того, что хочет заказчик.Предложение направляется менеджеру по продажам для окончательного определения цены, а затем предложение отправляется клиенту на утверждение.

Рабочий процесс утверждения отпуска

У большинства компаний есть какая-то процедура утверждения отпуска. Рабочий процесс утверждения отпуска может ускорить этот процесс, особенно если сотрудники обычно просто отправляют электронное письмо своим руководителям.

В рабочем процессе утверждения отпуска сотрудник отправляет форму, которая направляется на утверждение своему руководителю. Если запрос одобрен, и сотрудник, и персонал уведомляются, чтобы они могли отметить его в своих календарях.Если запрос отклонен, сотрудник может изменить даты и повторно отправить запрос.

Рабочий процесс адаптации сотрудников

В наши дни для адаптации сотрудников требуются налоговые формы, информация о прямом депозите для расчета заработной платы, новые входы в компьютер и подписи в руководствах по процедурам. Рабочий процесс адаптации сотрудника уже будет иметь сотрудника в системе и назначить ему компьютерный логин еще до того, как сотрудник даже приступит к работе.

Рабочий процесс также просит нового сотрудника заполнить регистрационные формы и направляет их в соответствующий отдел.Затем рабочий процесс может запланировать ориентацию сотрудника и приветственный обед, заказать визитки и назначить месячный заезд для сотрудника и его руководителя.

Рабочий процесс аттестации сотрудников

В зависимости от того, сколько сотрудников в вашей организации, можно легко пропустить анализ производительности.

Рабочий процесс служебной аттестации сотрудника может инициировать напоминание руководителю сотрудника о необходимости запланировать проверку и отправить сотруднику форму самооценки.Руководитель проверяет самооценку и отправляет черновик оценки сотруднику, а затем назначает встречу для его обсуждения. И сотрудник, и руководитель подписывают окончательную аттестацию, и менеджер утверждает ее, прежде чем она будет добавлена ​​в файл сотрудника.

Рабочий процесс заказа на поставку

Для отслеживания покупок и создания журнала документов вы можете настроить рабочий процесс заказа на покупку. Этот рабочий процесс начинается с того, что сотрудник создает запрос, который затем либо автоматически утверждается, если он соответствует определенным критериям, либо направляется менеджеру и / или финансовому отделу для утверждения.

Затем поставщик получает уведомление, чтобы он мог просмотреть заказ на поставку и принять или отклонить его. Если поставщик принимает заказ на поставку, дата поставки подтверждается и запрашивается оплата.

Рабочий процесс маркетингового информационного бюллетеня

В рабочем процессе маркетингового информационного бюллетеня процесс начинается, когда кто-то подписывается на ваш информационный бюллетень. Они помечаются в зависимости от того, как они отвечают на вопросы (например, название должности, географический регион), поэтому вы можете отправлять им нужный контент.

Они получают приветственное письмо, а через пару дней получают сообщение с тщательно подобранным списком статей, адаптированных к их предпочтениям. Вы можете настроить этот рабочий процесс в зависимости от того, как часто вы хотите отправлять информационные бюллетени по электронной почте подписчику, и от типа контента, который вы хотите, чтобы он получал.

Рабочий процесс маркетинговой кампании

Рабочий процесс маркетинговой кампании охватывает всю кампанию, которую вы проводите, с момента создания брифинга до момента его запуска.

Пример рабочего процесса маркетинговой кампании начинается с креативного задания: после его утверждения он переходит к копирайтеру, чтобы они могли начать писать, и к графическому дизайнеру, чтобы они могли приступить к созданию изображений. Специалист в предметной области рассматривает эти проекты, и в них вносятся все необходимые исправления.

После утверждения изменения загружаются в систему управления контентом и снова проверяются. При необходимости они проходят пользовательское тестирование (это часто требуется для таких ресурсов, как викторины).После прохождения пользовательского тестирования активы публикуются.

Рабочий процесс запроса содержимого

Менеджеру по продажам может потребоваться определенный актив, чтобы помочь продать новый продукт, например лист продаж. Рабочий процесс запроса контента начинается, когда менеджер по продажам отправляет форму с запросом нового листа продажи. Этот запрос направляется в отдел маркетинга, который назначает его писателю. Редактор утверждает контент и запрашивает изображения, а конечный продукт отправляется менеджеру по продажам для распространения.

Рабочий процесс утверждения бюджета

С помощью рабочего процесса утверждения бюджета вы можете упростить процесс получения бюджета всей компании. Каждый руководитель отдела получает напоминание о необходимости создать и представить свой бюджет, который затем проверяется финансовым отделом и либо утверждается, либо отклоняется, прежде чем будет скомпилирован в корпоративный документ. Это гарантирует, что у каждого отдела есть адекватное финансирование.

Рабочий процесс компенсации сотрудникам

Как обсуждалось в предыдущих главах, рабочий процесс компенсации сотрудникам может упростить и ускорить получение сотрудниками оплаты их расходов.Сотрудник отправляет запрос на возмещение затрат, и, если он соответствует определенным критериям, он автоматически утверждается. В противном случае он направляется руководителю для утверждения вручную, а затем отправляется финансовому отделу для возмещения сотруднику и создания записи о расходах.

Как JotForm может помочь

Все приведенные выше примеры представляют собой реальные типы рабочих процессов, используемые во многих компаниях. Существуют также более абстрактные типы рабочих процессов, которые нельзя полностью автоматизировать, например, рабочий процесс фотографии.

Однако есть способы упростить эти рабочие процессы с помощью форм, подобных тем, которые предоставляет JotForm.Например, фотограф может создать настраиваемую онлайн-форму для своих клиентов, чтобы заполнить запрашиваемые списки снимков, или пекарь может создать форму для клиентов, чтобы заказывать индивидуальные торты.

Хотя промежуточный процесс потребует большого количества ручного вмешательства, настройка этих типов рабочих процессов также может запускать последующие электронные письма, чтобы напоминать клиентам об их сеансах фотосъемки или запрашивать отзывы об их тортах.

Решение из Японии: рабочий процесс Канбан

Наконец, последний полезный тип рабочего процесса — это рабочий процесс канбан, который основан на японской технике повышения производительности.Канбан — это довольно простая концепция: он наглядно показывает этапы процесса. Вы разделяете проекты на одной доске, а затем делите доску на столбцы, чтобы показать статус. Например, есть столбцы для «сделать», «в процессе» и «завершено».

Канбан можно использовать с чем-то таким простым, как стикеры на стене, или с таким сложным, как программное обеспечение, такое как Asana или Trello. Канбан может помочь вам определить, где в ваших рабочих процессах есть проблемы, и создать более эффективные процессы.

Это лишь некоторые из распространенных типов рабочих процессов, используемых в организациях. Хотя у каждой компании будут определенные потребности, вы можете использовать эти примеры для вдохновения при создании собственных рабочих процессов.

Однако рабочие процессы лучше всего представлены в картинках, а не в словах. В следующей главе вы узнаете больше о том, как визуализировать рабочие процессы, в том числе о том, как создавать диаграммы рабочих процессов и диаграммы действий.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.