Этапы обработки документов: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Организация документооборота на предприятии | Респект: Учет договоров

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие сро

Этапы обработки документов — Студопедия

Как же осуществляется и контролируется прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия?  I. Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрениеписьма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).

2. Секретарь регистрируетписьмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Секретарь передает письмо руководителю.

4. Руководитель рассматривает документи с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа)

6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмои помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

II.Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителемв подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителюпредприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируетсясекретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Второй (копийный) экземплярдокумента секретарь подшивается в дело.

III. Этапы обработки внутренних документов Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляютсяпо указанию руководителя предприятия секретарем

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службойпредприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаютсясекретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Регистрация документов

Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.

Регистрация документа — это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

К нерегистрируемымслужбой делопроизводства относятся следующие виды документов:

1. Рекламные материалы

2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы

3. Прейскуранты

4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)

5. Телеграммы

6. Научные отчеты по темам

7. Поздравительные письма и пригласительные билеты

8. Бухгалтерские документы

9.Письма, присланные в копии для сведения

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

 1) каждый документ регистрируется только один раз;

 2) все документы регистрируются только в одном месте;

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Регистрационный номердокумента, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве;

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр;

3). порядкового номера документа в регистрационном журнале.

Регистрация входящихдокументов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.

Для исходящихдокументов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

 

Пример регистрации документов на вымышленном предприятии АО «Виктория»

1. Из АО «Виктория» 6 декабря 1997 годанаправлено письмо в организацию «Аэлита» с запросом на участие в конкурсе — это исходящий документ.

Шифр АО «Виктория» 25, номер дела для служебных писем 08и порядковый номер документа в регистрационном журнале 5 (таким образом, индекс документа имеет вид 25/08-5)Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем индекс и дата.

В поле На N_________запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его индекс.

Акционерное общество «Виктория» 114118 Саратов ул. Береговая, 54, телефон (8452) 96-11-07 факс 96-11-82, е-mail : [email protected] р/с 1234234578 06.12.97  №25/08-05  На № ____________                                                                                                             Директору фирмы «Аэлита» г-ну Мелехову М.Б. 114110,  Саратов ул. Земская, 49 Об участии в конкурсе Уважаемый Михаил Борисович!     Ознакомившись с рекламой и условиями конкурса, опубликованными в № 10 «Литературной газеты» от 10.10.97, направляем Вам заявку на участие в конкурсе писателей-фантастов.     Просим включить наше предприятие в число участников конкурса.      Приложение: рукописи работников предприятия.                              Директор                                                                              В.В. Маринина

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Форма регистрационного журнала для исходящих документов и внутренних документов

№ п/п

Дата и № исходящего документа

Куда и кому адресован документ

Краткое содержание

Кем подписан документ

№ дела, в которое подшит документ

Отметка об исполнении

2. В АО «Виктория» 5января 1998 годаполучен ответ, зарегистрированный в организации «Аэлита» под номером 113/15-02 15 декабря.В поле На N __в организации «Аэлита» внесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ — 25/08-05.Для АО «Виктория» полученное из «Аэлиты» письмо является входящим документом. При его поступлении в АО «Виктория» документ получил регистрационный номер 25/18-33(25— шифр предприятия, 18— номер дела, 33— порядковый номер письма в регистрационном журнале для входящих документов). Для записи входящего номерана самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и внесен входящий номер.

Посмотрите на образце письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в серой рамке помещен реквизит Резолюция, в котором руководитель предприятия лично изложил свое решение по вопросу, изложенному в письме организации «Аэлита».

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Обработка документов — Студопедия

Организация работы с документами предполагает создание

оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их

жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное

хранение или уничтожение.

В документационном обеспечении предприятия с точки зрения

особенностей обработки можно выделить три группы документов :

поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие)

документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и

прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не

имеет существенных отличий от составления исходящих документов и

включает те же операции. Для исходящих документов добавляется

операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,

прежде всего для входящих.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов

охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те

же операции, кроме входящих документов, которые, за редким

исключением, на архивное хранение не передаются.

Для установления единого порядка составления документов и

организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция

по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных

документов.

Обработка поступающих документов.Прием и обработка

поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или

работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

1. Первичную обработку,

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

3. Регистрацию,

4. Рассмотрение документов руководством,

5. Направление на исполнение,

6. Исполнение и контроль исполнения,

7. Подшивку документов в дела.

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки

писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной

корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность

адресования вложенного в конверт документа, количество листов

документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или

листов документа ставится в известность отправитель письма и делается

отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих

документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают,

за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить

адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на

конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с

целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые

документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим

нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий

наименование фирмы–получателя, дату поступления, входящий номер

документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к

документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях,

письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях,

совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и

других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы

большинства документов должна осуществляться только после

регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному

документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель

организации, рассматривая входящий документ, должен определить

исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению

документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть

оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен

рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в

крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному

исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с

проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа

между исполнителями может осуществляться без расписок, за

исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение

документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку

необходимой информации, подготовку проекта документа, его

оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)

руководством предприятия или руководителями структурных

подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров

документа, передает документ на тиражирование. На документ,

рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на

рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления

дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о

дате поступления (если образовался интервал времени между

поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о

датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные

переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах

При наличии ответственного исполнителя все остальные

исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ

информации и предоставление ответственному исполнителю в

установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,

справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за

полноту и достоверность информации, использованной при подготовке

документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты

на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры

дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и

организационной техники.

Исполнителям должен быть обеспечен доступ к

автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным

массивам документов, законодательным актам, актам Президента России,

правительственным, ведомственным актам, справочно–информационным

фондам и библиотекам для получения необходимой информации.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов,

которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет

секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив

реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке

делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном

исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки

исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до

окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки

получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения

документа. Для большинства документов срок исполнения не должен

превышать 10 дней.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с

даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других

организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов

определяются руководителем исходя из срока, установленного

организацией, направившей документ, или сроков, установленных

законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте

документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения

производится лицом, установившим этот срок. Изменение

документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись.

Изменения _______вносятся в регистрационные формы – регистрационную

карточку или банк регистрационных данных.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их

имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация)

– автор документа. Документ считается исполненным и снимается с

контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов

заинтересованным организациям и лицам или другого

документированного подтверждения исполнения.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный

документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе

проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После

этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для

подшивки в дело.

Обработка отправляемых документов.Обработка исходящих

документов состоит из следующих операций:

1. согласование проекта документа,

2. проверка правильности оформления проекта документа

секретарем,

3. подписание документа руководителем,

4. регистрация документа,

5. отправка документа адресату,

6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за

исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является

регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов,

оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько систем регистрации документов в

организации:

– централизованная, когда все регистрационные операции

осуществляются в одном месте или одним работником. Такая

система позволяет создать единый справочный центр по

документам предприятия и устанавливает единый порядок

регистрации, поэтому является наиболее эффективной,

– децентрализованная, которая предполагает регистрацию

документов в местах их создания или исполнения (в структурных

подразделениях),

– смешанная, когда часть документов с учетом специфики

предприятия регистрируется централизованно, а другая – в

структурных подразделениях.

Регистрация всегда должна быть однократной. Документы

целесообразно регистрировать один раз: поступающие – в день

поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из

которых регистрируется отдельно, например: входящие документы,

исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф

ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации

каждой группе документов должны применяться единые

унифицированные способы присвоения номеров.

В практической деятельности используются две регистрационные

формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в

небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации

входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет

оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как

можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по

картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных

различий не имеют и включают:

индекс (номер) документа,

дата документа,

автор документа – для входящих документов,

адресат – для исходящих документов,

резолюция,

исполнитель,

подпись исполнителя,

срок исполнения, отметка об исполнении,

номер дела.

Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав

регистрационных граф.

Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать

те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов

на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром

(«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,

корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Этапы обработки документов в организации

Этапы обработки документов в организации

Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за  следующие этапы обработки документов:

Создание документов:
–    разработка документов,
–    оформление документов,
–    издание документов,
–    публикация документов.

Учет документов:
–    категоризация документов,
–    присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
–    регистрация документов и ведение журналов регистрации,
–    ведение справочников по документам,
–    ведение номенклатуры дел подразделений,
–    введение и выведение документов из обращения.

Управление правилами работы с документами:
–    разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
–    внедрение процессов ДОУ в Компании,
–    разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,
–    управление доступом сотрудников компании к документам,
–    защита информации, содержащейся в документах,
–    формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
–    контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.

Обеспечение движения документов:
–    сопровождение документов по их жизненному циклу,
–    управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
–    адресация и доставка документов участникам,
–    экспедиция документов в твердой копии,
–    применение средств автоматизации для повышения эффективности.

Обеспечение достоверности информации документов:
–    согласование документов,
–    организация экспертизы документов,
–    ревизия актуальности документов и информации в документах,
–    управление версиями документов.

Обеспечение сохранности документов:
–    организация мест хранения документов,
–    создание резервных копий и дубликатов документов,
–    обеспечение условий хранения документов,
–    архивирование документов,
–    восстановление документов из резервных хранилищ.