Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.
Определение и назначение
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
Типы документов
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
- Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
- Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
- Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
- Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
- Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
- список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
- срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
- основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
- Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
- Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
- Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
- Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
- Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
- Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
- Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.
Электронный документооборот
Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.
Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.
Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.
Он должен соответствовать следующим требованиям:
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:
Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:
Первичная обработка документов
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Предварительное рассмотрение документов
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие сро
Этапы обработки документов — Студопедия
| Как же осуществляется и контролируется прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия? I. Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю |
| 1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрениеписьма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются). |
| 2. Секретарь регистрируетписьмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. |
| 3. Секретарь передает письмо руководителю. |
| 4. Руководитель рассматривает документи с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. |
| 5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа) |
| 6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. |
| 7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмои помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. |
| II.Этапы обработки исходящих документов |
| 1. Исходящий документ готовится исполнителемв подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления. |
| 2. Оформленный документ передается на подпись руководителюпредприятия. |
| 3. После подписания руководителем документ регистрируетсясекретарем или в канцелярии. |
| 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. |
| 5. Второй (копийный) экземплярдокумента секретарь подшивается в дело. |
| III. Этапы обработки внутренних документов Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки |
| 1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляютсяпо указанию руководителя предприятия секретарем |
| 2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службойпредприятия. |
| 3. Согласованные приказы подписываются руководителем |
| 4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаютсясекретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения. |
Регистрация документов
Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.
Регистрация документа — это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
К нерегистрируемымслужбой делопроизводства относятся следующие виды документов:
1. Рекламные материалы
2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы
3. Прейскуранты
4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)
5. Телеграммы
6. Научные отчеты по темам
7. Поздравительные письма и пригласительные билеты
8. Бухгалтерские документы
9.Письма, присланные в копии для сведения
При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:
1) каждый документ регистрируется только один раз;
2) все документы регистрируются только в одном месте;
3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Регистрационный номердокумента, как правило, состоит из следующих элементов:
1) шифра организации в министерстве или ведомстве;
2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр;
3). порядкового номера документа в регистрационном журнале.
Регистрация входящихдокументов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.
Для исходящихдокументов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
Пример регистрации документов на вымышленном предприятии АО «Виктория»
1. Из АО «Виктория» 6 декабря 1997 годанаправлено письмо в организацию «Аэлита» с запросом на участие в конкурсе — это исходящий документ.
Шифр АО «Виктория» 25, номер дела для служебных писем 08и порядковый номер документа в регистрационном журнале 5 (таким образом, индекс документа имеет вид 25/08-5)Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем индекс и дата.
В поле На N_________запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его индекс.
| Акционерное общество «Виктория» 114118 Саратов ул. Береговая, 54, телефон (8452) 96-11-07 факс 96-11-82, е-mail : [email protected] р/с 1234234578 06.12.97 №25/08-05 На № ____________ Директору фирмы «Аэлита» г-ну Мелехову М.Б. 114110, Саратов ул. Земская, 49 Об участии в конкурсе Уважаемый Михаил Борисович! Ознакомившись с рекламой и условиями конкурса, опубликованными в № 10 «Литературной газеты» от 10.10.97, направляем Вам заявку на участие в конкурсе писателей-фантастов. Просим включить наше предприятие в число участников конкурса. Приложение: рукописи работников предприятия. Директор В.В. Маринина |
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
| Форма регистрационного журнала для исходящих документов и внутренних документов |
| № п/п | Дата и № исходящего документа | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание | Кем подписан документ | № дела, в которое подшит документ | Отметка об исполнении |
2. В АО «Виктория» 5января 1998 годаполучен ответ, зарегистрированный в организации «Аэлита» под номером 113/15-02 15 декабря.В поле На N __в организации «Аэлита» внесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ — 25/08-05.Для АО «Виктория» полученное из «Аэлиты» письмо является входящим документом. При его поступлении в АО «Виктория» документ получил регистрационный номер 25/18-33(25— шифр предприятия, 18— номер дела, 33— порядковый номер письма в регистрационном журнале для входящих документов). Для записи входящего номерана самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и внесен входящий номер.
Посмотрите на образце письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в серой рамке помещен реквизит Резолюция, в котором руководитель предприятия лично изложил свое решение по вопросу, изложенному в письме организации «Аэлита».
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
Обработка документов — Студопедия
Организация работы с документами предполагает создание
оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их
жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное
хранение или уничтожение.
В документационном обеспечении предприятия с точки зрения
особенностей обработки можно выделить три группы документов :
поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие)
документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и
прохождения.
Порядок составления и согласования внутренних документов не
имеет существенных отличий от составления исходящих документов и
включает те же операции. Для исходящих документов добавляется
операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,
прежде всего для входящих.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов
охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те
же операции, кроме входящих документов, которые, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются.
Для установления единого порядка составления документов и
организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция
по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных
документов.
Обработка поступающих документов.Прием и обработка
поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или
работниками канцелярии.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
1. Первичную обработку,
2. Предварительное рассмотрение и разметку,
3. Регистрацию,
4. Рассмотрение документов руководством,
5. Направление на исполнение,
6. Исполнение и контроль исполнения,
7. Подшивку документов в дела.
Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки
писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной
корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность
адресования вложенного в конверт документа, количество листов
документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или
листов документа ставится в известность отправитель письма и делается
отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих
документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают,
за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на
конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с
целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые
документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим
нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий
наименование фирмы–получателя, дату поступления, входящий номер
документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к
документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях,
письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях,
совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и
других материалах, не подлежащих регистрации.
Передача документов на рассмотрение руководству фирмы
большинства документов должна осуществляться только после
регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному
документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель
организации, рассматривая входящий документ, должен определить
исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению
документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть
оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен
рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в
крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному
исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с
проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа
между исполнителями может осуществляться без расписок, за
исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение
документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)
руководством предприятия или руководителями структурных
подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на
рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах
При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и предоставление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,
справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты
на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры
дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и
организационной техники.
Исполнителям должен быть обеспечен доступ к
автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным
массивам документов, законодательным актам, актам Президента России,
правительственным, ведомственным актам, справочно–информационным
фондам и библиотекам для получения необходимой информации.
Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов,
которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.
Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет
секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив
реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке
делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном
исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки
исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до
окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки
получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения
документа. Для большинства документов срок исполнения не должен
превышать 10 дней.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов
определяются руководителем исходя из срока, установленного
организацией, направившей документ, или сроков, установленных
законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте
документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения
производится лицом, установившим этот срок. Изменение
документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения _______вносятся в регистрационные формы – регистрационную
карточку или банк регистрационных данных.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация)
– автор документа. Документ считается исполненным и снимается с
контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого
документированного подтверждения исполнения.
Когда работа над документом завершена (составлен ответный
документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе
проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После
этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для
подшивки в дело.
Обработка отправляемых документов.Обработка исходящих
документов состоит из следующих операций:
1. согласование проекта документа,
2. проверка правильности оформления проекта документа
секретарем,
3. подписание документа руководителем,
4. регистрация документа,
5. отправка документа адресату,
6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является
регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов,
оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько систем регистрации документов в
организации:
– централизованная, когда все регистрационные операции
осуществляются в одном месте или одним работником. Такая
система позволяет создать единый справочный центр по
документам предприятия и устанавливает единый порядок
регистрации, поэтому является наиболее эффективной,
– децентрализованная, которая предполагает регистрацию
документов в местах их создания или исполнения (в структурных
подразделениях),
– смешанная, когда часть документов с учетом специфики
предприятия регистрируется централизованно, а другая – в
структурных подразделениях.
Регистрация всегда должна быть однократной. Документы
целесообразно регистрировать один раз: поступающие – в день
поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
которых регистрируется отдельно, например: входящие документы,
исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф
ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации
каждой группе документов должны применяться единые
унифицированные способы присвоения номеров.
В практической деятельности используются две регистрационные
формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в
небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации
входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет
оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как
можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по
картотекам, используя различные признаки классификации.
Регистрационные графы в журнале и карточке существенных
различий не имеют и включают:
индекс (номер) документа,
дата документа,
автор документа – для входящих документов,
адресат – для исходящих документов,
резолюция,
исполнитель,
подпись исполнителя,
срок исполнения, отметка об исполнении,
номер дела.
Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав
регистрационных граф.
Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать
те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов
на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром
(«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,
корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).
Этапы обработки документов в организации
Этапы обработки документов в организации
Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за следующие этапы обработки документов:
Создание документов:
– разработка документов,
– оформление документов,
– издание документов,
– публикация документов.
Учет документов:
– категоризация документов,
– присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
– регистрация документов и ведение журналов регистрации,
– ведение справочников по документам,
– ведение номенклатуры дел подразделений,
– введение и выведение документов из обращения.
Управление правилами работы с документами:
– разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
– внедрение процессов ДОУ в Компании,
– разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,
– управление доступом сотрудников компании к документам,
– защита информации, содержащейся в документах,
– формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
– контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.
Обеспечение движения документов:
– сопровождение документов по их жизненному циклу,
– управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
– адресация и доставка документов участникам,
– экспедиция документов в твердой копии,
– применение средств автоматизации для повышения эффективности.
Обеспечение достоверности информации документов:
– согласование документов,
– организация экспертизы документов,
– ревизия актуальности документов и информации в документах,
– управление версиями документов.
Обеспечение сохранности документов:
– организация мест хранения документов,
– создание резервных копий и дубликатов документов,
– обеспечение условий хранения документов,
– архивирование документов,
– восстановление документов из резервных хранилищ.
Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.
Основные понятия
Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе «1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.
Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.
Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы
Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:
- Получение первичных данных.
- Предварительная обработка сведений.
- Оформление документов.
- Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
- Повторная обработка первичной документации.
- Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.
Классификация
Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.
Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.
Требования к ведению документов
Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.
Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.
Этапы обработки первичной бухгалтерской документации
На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.
Этапами обработки первичной документации являются:
- Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
- Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
- Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
- Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку «оплачено».
Ошибки в документах
Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.
Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:
- Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
- Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
- Поставить отметку «Исправленному верить».
- Указать дату корректировки.
- Поставить подпись.
Не допускается использование корректирующих средств.
Работа с входящими документами
Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:
- Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
- Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
- Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
- Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
- Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
- Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
- Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
- Определение регистра, в котором будет подшит документ.
- Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.
Работа с исходящими бумагами
Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.
В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.
После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.
Планирование документооборота
Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:
- Место и срок оформления первичных бумаг.
- ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
- Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
- Время и место хранения документации.
Учетные регистры
Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.
Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.
Особенности восстановления документов
В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:
- Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
- Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
- Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.
В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.
Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг
Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:
- Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
- Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
- Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.
Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.
Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки:
1) первичную обработку,
2) предварительное рассмотрение,
3) регистрацию,
4) печатание, размножение ( при необходимости),
5) рассмотрение руководством,
6) направление на исполнение, доставка
7) исполнение,
8) контроль исполнения,
9) систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел
10) формирование в дела, оформление дел,
11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия
12) экспертизу ценности,
13) составление описей дел,
14) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;
15) уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Этапы обработки исходящей документации
Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:
1) подготовку проекта документа,
2) печатание,
3) визирование,
4) согласование,
5) подписание,
6) регистрацию,
7) проверку правильности вложения,
8) отправку,
9) подшивку второго экземпляра (копии) в дело .
Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации.
Лекция 12. составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. доставка, исполнение документов, контроль исполнения
Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):
1) составление проектов,
2) согласование проектов,
3) подписание (утверждение),
4) регистрация,
5) размножение,
6) направление на исполнение, доставка,
7) исполнение документов,
8) контроль исполнения,
9) систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.
10) формирование документов в дела,
11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,
12) уничтожение документов,
13) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.
Что такое обработка информации?
Маркетологи хотят знать, как потребители реагируют на их рекламные сообщения. Реклама предоставляет различные стимулы в отношении продукта, торговых марок, цен и т. Д. Потребители обрабатывают эти стимулы и реагируют на них. Обработка информации относится к процессу, с помощью которого стимул принимается, интерпретируется, сохраняется в памяти и затем извлекается.
5 важных этапов в обработке информации
Этапы обработки информации
Обработка информации происходит в пять этапов
- Выдержка
- Внимание
- Понимание
- Принятие
- Сохранение
На стадии «воздействия» потребители сталкиваются с возможностями, доступными в окружающей среде.Это приводит к активизации потребителей. Второй этап (внимание) представляет распределение мощности обработки на входящий стимул. Третья стадия понимания включает в себя интерпретацию стимула. На четвертой стадии (принятие) стимул влияет на знания и отношение человека. На последнем этапе (удержание) интерпретируемый стимул переносится в долговременную память.
Каждый из этапов обработки информации обсуждается подробно.
1. Стадия воздействия при обработке информации
Экспозиция — это первый и самый важный этап в обработке информации.На этой стадии ввод стимула достигает одного или нескольких из пяти чувств. Ощущение определяется как «немедленный и прямой ответ органов чувств на простые раздражители» . На ощущение влияют три уровня, а именно
- нижний или абсолютный порог, Пороговое значение
- ; и Порог разницы
1. Нижний или абсолютный порог
Человек испытывает ощущение на самом низком уровне, известном как абсолютный порог.На самом низком уровне человек осознает разницу между чем-то и ничем.
2. Терминал порога
На предельном пороговом уровне дополнительная информация увеличивает интенсивность стимула.
3. Порог разницы
Порог разницы представляет собой минимальную разницу, которая может быть обнаружена между двумя стимулами. Например, маркетолог производит минимальные изменения в атрибутах товара, которые не заметны покупателям (уменьшение размера, увеличение цены и т. Д.).). Исследователи-потребители считают, что стимулы ниже порогового уровня также могут оказывать влияние. Это известно как подсознательное убеждение. Подсознательные сигналы позволяют маркетологам влиять на потребителей без их сознательного осознания.
2. Этап внимания в обработке информации
Стимулы, которые активируют сенсорные рецепторы, подлежат дальнейшей обработке. Скрининг стимулов происходит на предсознательном уровне, который известен как предварительная обработка. После того, как процесс проверки завершен, сравнение вступает в стадию внимания.
Внимание можно определить как распределение мощности обработки для стимула. Маркетолог должен знать факторы, которые влияют на распределение потребителем ограниченных ресурсов. Другими словами, маркетолог должен понимать, что делает потребителей избирательными по отношению к одним стимулам, а не к другим. Эти факторы могут быть двух типов, а именно, личные факторы и факторы стимулирования.
1. Личные факторы
Личные факторы включают потребность или мотивацию, отношение и объем внимания.
а. Потребность или мотивация : человек мотивируется, когда все его потребности активированы. Реклама ориентирована на индивидуальные потребности. Неудовлетворенные потребности расстраивают людей. Чтобы избавиться от этого, поведение потребителей направлено на покупку продукта.
б. Отношения : Люди стремятся поддерживать последовательный набор убеждений и взглядов. Непоследовательность вызывает психологический стресс. Люди более восприимчивы к тому типу конформации, который соответствует их убеждениям.Таким образом, они избегают противоречивых убеждений, которые бросают вызов их собственным убеждениям и взглядам.
c. Объем внимания : количество времени, выделенного для стимула, может варьироваться от человека к человеку. Поскольку объем внимания ограничен, маркетологи используют все более короткие рекламные ролики.
2. Факторы стимула
Факторы стимула находятся под контролем маркетологов. Эти факторы включают цвет, размер, контраст, положение, направленность, движение, изоляцию и т. Д.
а. Цвет : Цвет является наиболее ощутимым атрибутом, присутствующим в рекламе. Сила стимула зависит от типа цвета, используемого в рекламе.
б. Размер : больший размер раздражителя легко заметен. Например, реклама на полностраничной странице в газете и большая полка в магазине в розничном магазине чаще привлекают внимание людей.
c. Контраст : Контрастные цвета, используемые в рекламе, быстро привлекают внимание людей.
d. Позиция : место, где размещается реклама, влияет на стимулы личности. Как правило, реклама, размещенная в нужном месте, быстро заметна. Реклама, размещенная в неважных местах, остается незамеченной. В печатных СМИ реклама, размещенная на передней и задней страницах, более заметна.
эл. Направленность : Направленность рекламы указывает, что глаз стремится следовать любым признакам внутри стимула.
ф. Движение : Движущаяся реклама более привлекательна, чем стационарная.
г. Изоляция : небольшое количество стимулов, представленных в бесплодной области восприятия, привлекает внимание.
3. Стадия понимания в обработке информации
Третий этап обработки информации — это понимание. Это связано с интерпретацией стимула.
Стимул категоризации
Потребители классифицируют стимулы на основе концепций, хранящихся в памяти.Потребители связывают новую информацию с имеющимися знаниями, хранящимися в памяти. Личные связи устанавливаются между симулусом и жизненным опытом. Респондентов просят записать мысли, возникающие при просмотре рекламы. В настоящее время рекламодатели используют новую концепцию, а именно изображения. Образы — это процесс, посредством которого сенсорная информация и опыт представляются в рабочей памяти. Например, респондентам предлагается представить объекты, которые им требуются, в новом жилье.
Стимулирующая организация
Стимульная организация входит в компетенцию гештальт-психологии. Люди организуют стимулы, применяя некоторые принципы. Они объединяют или организуют стимулы в осмысленное целое, принципы, используемые в организации стимулов,
- фигура и земля,
- группировка и Закрытие
Рисунок и земля
На рисунке обозначены те элементы внутри поля восприятия, а основание представляет менее значимые элементы, составляющие фон.Рисунок воспринимается в отличие от его основания. Похоже, что он четко определен, тверд и находится в первых рядах. Наоборот, земля воспринимается как неопределенная, туманная и непрерывная. Люди организуют свое восприятие по фигуре и земле. Реакция потребителя на рекламу — это продукт в виде цифры и модель и т. Д. В качестве основания. Некоторые рекламные объявления делают другие стимулы очевидными в области восприятия, а не продукта.
б. Группировка
Индивидуумы группируют стимулы так, чтобы они формировали единую картину или впечатление.Следовательно, группирование — это восприятие стимулов как группы, а не как кусочков информации. Группировка облегчает память и отзыв. Людям всегда нравятся простые восприятия, даже если из моделирования можно получить более сложные восприятия.
гр. Закрытие
Закрытие относится к тенденции развить полную картину или восприятие, даже если элементы в поле восприятия отсутствуют. Люди добавляют или вычитают из стимулов, которым они подвергаются, согласно их ожиданиям.При этом они используют обобщенные принципы организации.
Личные детерминанты понимания
Степень понимания человеком зависит от некоторых личных факторов. Это
- мотивация
- знаний; и
- ожидание или перцептивный набор.
(а) Мотивация
Мотивация влияет на степень проработки, которая происходит во время понимания. Сложная обработка происходит, когда любой продукт воспринимается как личное отношение.Если человек не требует продукта, указанного в рекламе, он не будет обрабатывать рекламу в сложной форме. Процесс мышления потребителя сильно активизируется, когда рекламируемый продукт ему лично необходим.
(б) Знание
Одним из важных определяющих факторов понимания являются знания, хранящиеся в памяти. Классификация стимулов в значительной степени зависит от знания, которым человек обладает. Знающие люди имеют больше возможностей для разработки претензий сообщений, таких как характеристики продукта.Непонятные люди замечают в сообщении только периферийные сигналы, такие как фоновая музыка, модель, используемая для изображений и т. Д.
(c) Набор ожиданий или восприятия
Маркетологи должны тщательно изучить предшествующую концепцию или ожидания человека от стимула в рамках исследования. Производители Coca-Cola провели «тест на слепой вкус» и «маркированный» тест на диетическую колу. Потребители не могли различить, когда проводился слепой тест. Но когда образцы были маркированы, ожидания были созданы.Марка бренда была достаточно мощной, чтобы изменить восприятие продуктов потребителями.
4. Стадия приемки в обработке информации
Принятие является четвертым важным этапом в обработке информации. Даже если потребитель прекрасно понимает сообщение, он может не согласиться с сообщением по некоторым причинам. Таким образом, понимание сообщения — это не то же самое, что принятие сообщения. Принятие сообщения зависит от мыслей, которые возникают на этапе понимания. Эти мысли известны как когнитивные реакции.Кроме того, есть аффективные ответы, которые имеют отношение к теории принятия.
Когнитивные ответы
Человек, который намеревается купить определенный продукт, становится мотивированным при просмотре рекламы, содержащей этот продукт. Потребитель тогда думает о действительности требований, которые несет реклама. Характер этих когнитивных ответов определяет принятие требований. При обработке потребитель сталкивается с двумя типами претензий:
- Поддержка аргументов и
- Встречные аргументы.
Поддержка аргументы благоприятны для претензий. Это означает, что информация о продукте принимается в положительном ключе. Встречные аргументы противостоят сообщению.
Когнитивные ответы помогают в оценке эффективности общения. Они показывают, оставляет ли общение благоприятное или неблагоприятное впечатление на зрителя.
Аффективные ответы
Аффективные ответы отражают чувства и эмоции, вызванные стимулом. Это означает, что влияние рекламы зависит от того, как она заставляет нас чувствовать.Следующее показывает разнообразие чувств, которые может вызвать реклама.
- Гнев — ласковый
- Раздражение — спокойствие
- Плохо — обеспокоено
- Скука — созерцательная
- Критическое — эмоциональное
- Defiant — Надеюсь
- Депрессия — вид
- Отвращение — переезд
- Бескорыстный — мирный
- Сомнительный — задумчивый
- унылый — сентиментальный
- Надоело — трогательно
- Оскорбленный — сердечный
5.Стадия хранения в обработке информации
Последний этап обработки информации — сохранение. Это предполагает передачу информации в долговременную память. Память состоит из разных систем хранения:
- сенсорной памяти,
- кратковременной памяти,
- долговременной памяти.
1. Сенсорная память
В сенсорной памяти поступающая информация получает и первоначальный анализ основывается на таких свойствах, как громкость, высота звука и т. Д.
2. Краткосрочная память
После сенсорной памяти информация попадает в кратковременную память. Краткосрочная память может вместить только ограниченное количество информации в любой данный момент времени. Он также ограничен в том, как долго может существовать информация без усилий для ее активации.
3. Долгосрочная память
Долгосрочная память может хранить неограниченное количество информации. Это постоянный склад, содержащий все, что мы узнали.
,Что такое обработка данных? Определение и этапы
Без обработки данных компании ограничивают свой доступ к тем самым данным, которые могут отточить их конкурентное преимущество и предоставить критически важные для бизнеса представления. Вот почему всем компаниям важно понимать необходимость обработки всех своих данных и способы их решения.
Что такое обработка данных?
Обработка данных происходит, когда данные собираются и преобразуются в полезную информацию. Обычно выполняемый специалистом по данным или группой специалистов по обработке данных, важно, чтобы обработка данных была выполнена правильно, чтобы не оказать негативного влияния на конечный продукт или вывод данных.
Обработка данных начинается с данных в необработанном виде и преобразует их в более читаемый формат (графики, документы и т. Д.), Придавая им форму и контекст, необходимые для интерпретации компьютерами и использования сотрудниками по всей организации.
Загрузить Полное руководство по интеграции данных
сейчас.
Загрузить сейчас
Шесть этапов обработки данных
1. Сбор данных
Сбор данных — это первый шаг в обработке данных.Данные извлекаются из доступных источников, включая озера данных и хранилища данных. Важно, чтобы доступные источники данных были надежными и хорошо построенными, чтобы собранные данные (а затем использовавшиеся в качестве информации) имели максимально возможное качество.
2. Подготовка данных
После того, как данные собраны, они затем входят в стадию подготовки данных. Подготовка данных, часто называемая «предварительной обработкой», — это этап, на котором исходные данные очищаются и организуются для следующего этапа обработки данных.Во время подготовки необработанные данные тщательно проверяются на наличие ошибок. Цель этого шага — устранить неверные данные (избыточные, неполные или неправильные данные) и начать создавать высококачественные данные для лучшей бизнес-аналитики.
3. Ввод данных
Затем чистые данные вводятся по назначению (возможно, в CRM, например, Salesforce, или в хранилище данных, например, в Redshift) и переводятся на язык, который они понимают. Ввод данных — это первая стадия, на которой необработанные данные начинают принимать форму полезной информации.
4. Обработка
На этом этапе данные, введенные в компьютер на предыдущем этапе, фактически обрабатываются для интерпретации. Обработка выполняется с использованием алгоритмов машинного обучения, хотя сам процесс может незначительно отличаться в зависимости от источника обрабатываемых данных (озера данных, социальные сети, подключенные устройства и т. Д.) И их предполагаемого использования (изучение рекламных шаблонов, медицинская диагностика с подключенных устройств, определение потребностей клиента и т. д.).
5.Вывод / интерпретация данных
Стадия вывода / интерпретации — это стадия, на которой данные, наконец, могут использоваться учеными, не занимающимися данными. Он переведен, читаем и часто в форме графиков, видео, изображений, простого текста и т. Д.). Члены компании или учреждения могут теперь начать самообслуживание данных для своих собственных проектов анализа данных.
6. Хранение данных
Завершающим этапом обработки данных является хранение. После обработки всех данных они сохраняются для дальнейшего использования.В то время как некоторая информация может быть использована немедленно, большая часть ее будет служить цели позже. Кроме того, должным образом хранимые данные необходимы для соблюдения законодательства о защите данных, такого как GDPR. Когда данные правильно хранятся, они могут быть быстро и легко доступны членам организации при необходимости.
Будущее обработки данных
Будущее обработки данных лежит в облаке. Облачные технологии основаны на удобстве современных методов электронной обработки данных и ускоряют их скорость и эффективность.Более быстрые и качественные данные означают, что для каждой организации будет использоваться больше данных, а полезные данные — извлекаться.
Скачать Почему ваше следующее хранилище данных должно быть в облаке
сейчас.
Загрузить сейчас
Поскольку большие данные переносятся в облако, компании получают огромные преимущества. Облачные технологии больших данных позволяют компаниям объединить все свои платформы в одну легко адаптируемую систему. Поскольку программное обеспечение меняется и обновляется (как это часто бывает в мире больших данных), облачные технологии легко интегрируют новое со старым.
Преимущества облачной обработки данных никоим образом не ограничиваются крупными корпорациями. Фактически, небольшие компании могут пожинать свои собственные преимущества. Облачные платформы могут быть недорогими и предлагать гибкость для роста и расширения возможностей по мере роста компании. Это дает компаниям возможность масштабировать без здоровенного ценника.
От обработки данных до аналитики
Большие данные изменяют то, как все мы ведем бизнес. Сегодня сохранение гибкости и конкурентоспособности зависит от наличия четкой и эффективной стратегии обработки данных.Несмотря на то, что шесть этапов обработки данных не изменятся, облачные технологии привели к огромному прогрессу в технологиях, которые обеспечивают самые современные, экономичные и самые быстрые методы обработки данных на сегодняшний день.
Станьте мастером обработки данных.
Загрузите бесплатную пробную версию Talend Cloud Integration Platform сегодня.
Загрузить бесплатную пробную версию Talend Cloud
.Создание этапов обработки
Пользовательские этапы создаются в режиме Advanced настройки рабочего процесса.
Чтобы добавить пользовательский этап, нажмите кнопку Stage … справа. Открывающееся окно Создать этап обработки содержит список базовых и ранее созданных пользовательских этапов, на основе которых может быть создан новый этап. Свойства выбранного этапа отображаются в нижней части диалогового окна под заголовком Выбранные параметры .
В режиме Advanced предусмотрены три типа ступеней:
- Автоматически — задачи этого типа выполняются на Станции обработки без вмешательства оператора.
Автоматическая ступень включает в себя следующие подэтапы:
- Сканирование
- Признание
- Автоматическая обработка
- Экспорт
Этап Interactive включает в себя следующие подэтапы:
- Проверка данных
- Документ проверки сборки
- Проверка
- Проверка целостности партии
- Подтверждение экспорта
Примечание: Чтобы добавить сценарий обработки в схему рабочего процесса, выберите этап Автоматически .
Выберите базовый этап, на основе которого вы хотите создать новый этап, и нажмите ОК . Откроется диалоговое окно Свойства этапа рабочего процесса . Это диалоговое окно содержит следующие вкладки:
- Общие
- Полевой набор (только для Проверка данных и Проверка только этапов)
- Сценарий (только для Автоматическая ступень )
- Выходные маршруты (для всех этапов, кроме Исключения , Повторное сканирование и Обработано )
- Условия ввода (для всех этапов, кроме Исключения и Обработано )
Когда задача завершается на текущем этапе, система определяет, каким будет следующий этап для этой задачи.Для этого система оценивает входные условия для последующих этапов.
Список параметров на каждой вкладке зависит от выбранного этапа или типа. Для подробного описания свойств этапов см. Редактирование свойств этапа .
,Этапы обработки и очереди
- Продукты
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
FineReader Редактировать, конвертировать и сравнивать PDF и сканы.КОРПОРАТИВНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ
преимущество Платформа, предоставляющая навыки Content IQ, чтобы сделать цифровую рабочую силу более умной.FlexiCapture Получайте полезные данные из любых документов, от структурированных форм и опросов до неструктурированных текстовых документов.