Разное

Коммерческое предложение как оформить: пример текста и шаблоны КП

22.08.1981

Содержание

чек-лист на 35 пунктов — Студия Дениса Каплунова

Коммерческое предложение — неотъемлемый инструмент по привлечению клиентов.

Вы их вручаете в руки, отправляете по e-mail, пересылаете по факсу с одной целью — превратить читателя в клиента или покупателя.

Но вот в чем парадокс: даже самое мощное по своей сути коммерческое предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению.

Оформление коммерческого предложения — это определенный объем работы, формирующий первое впечатление о компании и степени ее уважения (а также аккуратности). Оно должно красиво выглядеть и представляться удобным для чтения.

Хорошо оформленное коммерческое предложение значительно увеличивает шанс на то, что его как минимум не выбросят и не порвут, а именно почитают.

Об этом я писал в своей книге «Эффективное коммерческое предложение». А теперь решил вернуться к этой теме и в блоге.

Если в поисковую строку ввести выражение «оформление коммерческих предложений» или же фразу 

«как оформить коммерческое предложение» — то мы увидим очень много статей по этой теме. Посмотрел, почитал и понял — нет еще в интернете ни одной действительно полной и точной публикации, рассказывающей про оформление коммерческого предложения.

Или сумбур или какие-то обрывочные сведения.

Поэтому, я и решил создать отдельную публикацию по этой теме и подойти к вопросу максимально ответственно.

Чек-лист по оформлению коммерческого предложения

  1. Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объема в две страницы. Идеальный вариант — одна страница.
  2. Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст — шрифты с засечками, электронный текст — шрифты без засечек?
  3. Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) — например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
  4. Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните — читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
  5. Если Вы используете цвет — убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
  6. Запомните — коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
  7. Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов — тем сложнее плавно изучать текст.
  8. Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты — вы же еще не договорились.
  9. В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения — перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
  10. Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение — когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например, «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая — «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая — само уточнение.
  11. Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант — 1 строка и 3-5 слов.
  12. Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
  13. Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») — это признак шаблонности.
  14. Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) — и что нет визуальных пропусков.
  15. Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. И, как правило, они выравниваются по левому краю.
  16. Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
  17. Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
  18. Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки – 60-80 символов с пробелами.
  19. Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
  20. Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
  21. Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
  22. Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
  23. Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты — их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
  24. Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
  25. В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
  26. Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте — желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
  27. Никаких «смайликов»!
  28. Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
  29. Не увлекайтесь многоточиями.
  30. Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен — именно “P.S.”, а не всякие “З.Ы.”. И еще — в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
  31. Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
  32. Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению — не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок. Например: «Приложение №1. Расчет эффективности…». В данном случае «Приложение №1» выравнивается по правому верхнему краю, а «Расчет эффективности…» выступает полноценным заголовком.
  33. Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку – не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично своей рукой.
  34. Перед отправлением всегда протестируйте качество оформления. По электронной почте — отправьте его на свой второй ящик. По факсу — отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно и заметно.
  35. Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте — желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

P.S. Для смелых и любящих эксперименты: в печатных вариантах используйте бумагу для записей (стикер), который наклеивается на лицевую сторону коммерческого предложения. А на стикере напишите от руки какую-то добрую и теплую фразу, адресованную получателю.

Например: «Доброе утро, Иван Иванович! Прочитайте, пожалуйста, это письмо». 

Хотя, хороший дизайнер вам поможет такой ход отразить и в электронной версии.

А теперь предлагаю вам скачать этот чек-лист, чтобы постоянно с ним работать. Буду признателен за распространение этого документа — пора прививать нашим читателям правильное понимание процедуры и важности оформления.

Просто кликайте по этой иконке, и файл загрузится:

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Правила хорошего коммерческого предложения | Медиа Нетологии

Помните, что вы пишете коммерческое предложение. Если клиент его читает, он готов обсуждать условия и хочет знать, во сколько ему обойдётся работа с вами. Если не можете назвать точную цену, укажите, в каких пределах она колеблется. Это позволит клиенту понять, что вы предлагаете. Понимает — значит может принять взвешенное решение.

Неважно, называете ли вы точные условия. Пользователь хочет знать, почему цена такая. Понимает детали ценообразования — доверяет вам. Тем более глупо говорить, что ваше предложение выгодно, а условий не называть.

Следите за тоном, в котором вы говорите о ценах. Мы привыкли платить за товары и услуги. Есть пользователи, которые, имея бесплатный доступ к музыке, предпочитают оплатить подписку. Так они получают не столько музыку, сколько набор функций: удобный доступ к этой музыке, поддержку, которая решит проблемы.

В стремлении доказать, что предложение стоит того, вы можете начать давить на жалость. Не стесняйтесь разговора о деньгах и не пытайтесь оправдаться «тяжёлыми условиями», «вынужденностью» и другими завуалированными фразами. Иначе клиент усомнится, что стоит тратить на вас требуемые ресурсы. Вы оказываете услугу или продаёте товар, это чего-то стоит, а клиент получает пользу.

Клиент знает, что должен платить. Не акцентируйте внимание на этой обязанности. Не говорите клиенту, что такие условия для него — подарок судьбы, и он должен радоваться и соглашаться, а то упустит вас таких прекрасных. Клиент знает, что любая сделка — взаимная выгода, и он нужен вам не меньше, чем вы ему.

Ваш потенциальный клиент находится в потоке призывов купить что-то или обратиться за услугой. Пользователь примет решение, обратить ли на вас внимание, за доли секунды. За это время он прочитает ту часть текста, которая явно выделяется на фоне остального полотна: нельзя не обратить внимание на контрастный заголовок. Вопрос в том, что пользователь здесь прочитает.

Коммерческое предложение

Как составить коммерческое предложение в виде официального письма? Какие его виды бывают и как их принято регистрировать? Как адресовать, скомпоновать текст и подписать? Какие графические и текстовые зацепки повысят эффективность вашего коммерческого предложения? В статье вы найдете примеры оформления отдельных реквизитов и целого документа, а также удачные формулировки.

Один из сложнейших видов писем – коммерческое предложение. Для его создания мало уметь составлять деловое письмо, нужно еще досконально ориентироваться в продукции своей компании и оказываемых ею услугах и хорошо знать свою целевую аудиторию. Мы предлагаем отнестись к коммерческому предложению как к полноценному деловому письму, а не как к очередной рекламной листовке вроде тех, что раздают промоутеры в торговых центрах. Для этого нужно, во-первых, определиться с видом предложения, во-вторых, точно сформулировать цель, которую оно преследует, и, в-третьих, составить предложение так, чтобы максимально увеличить его шансы быть прочитанным.

3 вида коммерческих предложений

Обычно используется 3 вида коммерческих предложений (далее – КП):

  • «Холодное» – самое распространенное КП с самой низкой отдачей в виде откликов клиентов. Мы говорим об универсальном письме-предложении с полным отсутствием персонализации и простым перечислением товаров или услуг, оказываемых организацией. Ежедневно менеджер по продажам может отправить до сотни таких писем по электронной почте или по факсу.
  • Персонализированное – составляется для определенной организации до того, как произойдет первая встреча менеджера по продажам и руководителя, принимающего решение о покупке. В основе подготовки такого КП – скрупулезный сбор информации о компании-адресате. Такое письмо начинается с обращения лично к генеральному директору (или другому должностному лицу), а в его тексте содержится только тот продукт компании-продавца, который может заинтересовать именно его.
  • КП под конкретную сделку. Оно составляется уже после того, как продавец и потенциальный клиент познакомятся, неоднократно встретятся и совместными усилиями поймут, какой продукт продавца лучше всего удовлетворит потребности клиента. В содержании коммерческого предложения, таким образом, будет сделан упор на расчет стоимости товара или услуги, выгод клиента после использования продукта и т.п. Часто подобное КП принимает вид не письма, а многостраничного проекта. В этом случае проект направляется клиенту с сопроводительным письмом, которое, в отличие от первых двух видов КП, пройдет путь полноценного входящего документа и гарантированно будет прочитано.

Рассмотрим коммерческое предложение как один из видов деловых писем с соответствующей структурой. Дополнительной целью при составлении КП будет экономия места на бланке. Особенно это актуально для «холодного» предложения. Если у компании много разнообразных услуг, перечислять приходится как можно больше – никто не знает, что может стать интересно тому или иному адресату. А объем письма не безграничен, и уместить свое предложение желательно на одном-двух листах.

Бланк коммерческого предложения

Организация может создать специальный бланк для коммерческих предложений и утвердить его в инструкции по делопроизводству.

Бланк для КП может отличаться от бланка письма:

  • продольным расположением реквизитов – это сэкономит место;
  • отсутствием полей для ссылки на дату и номер письма-запроса (с той же целью) и
  • более ярким оформлением, чем у обычного бланка для переписки.

Не нужно раскрашивать лист бумаги во все цвета радуги, но графические объекты на нем желательны. Они призваны выделить письмо среди других, но при этом не должны отвлекать от текста. Собственными логотипом и слоганом злоупотреблять не стоит, если только они не однозначно узнаваемы любым представителем целевой аудитории компании. Можно разместить на полях бланка рисунки по теме предложения (например, если свои услуги предлагает агентство интернет-маркетинга, то это могут быть различные символы, ассоциирующиеся именно с…

Как составить коммерческое предложение

Конечная цель любого бизнеса — это получить прибыль. Чтобы этого достичь, нужно привлечь перспективных клиентов, которые заинтересуются в ваших продуктах или услугах. Если вы не знаете, с чего начать бизнес, начните его с коммерческого предложения, которое убедит клиента выбрать именно вас. В статье рассказываем, как создать сильное коммерческое предложение за 9 шагов и выделиться на фоне конкурентов.

Что такое коммерческое предложение?

Это документ, в котором перечислены преимущества товары или услуги, а также подробно описано, как бизнес решит ту или иную проблему клиента. Цель коммерческого предложения — убедить клиента совершить покупку или оформить контракт с компанией. Например, цветочный бутик может прислать коммерческое предложение компании, которое ищет подарки сотрудницам на 8 марта. Объем документа может быть любым. Главное, чтобы коммерческое предложение содержало необходимую информацию: «боль» клиента, предлагаемое решение и цену вопроса.

Виды коммерческих предложений:
  • Персональные. Высылаются в ответ на официальный запрос компании. Обычно клиент сам заранее рассказывает о своих потребностях, поэтому в персональном коммерческом предложении легче предложить эффективное решение без проведения глубокого анализа.

  • «Горячие». Также высылаются конкретной компании, но в неофициальном порядке: например, после личного разговора или спонтанной деловой встречи. В отличие от персонального коммерческого предложения, здесь вам придется внимательно изучить потребности и проблемы клиента и подумать, как ваш товар или услуга могут их решить.

  • «Холодные». Рассылаются клиентам, которые не запрашивали коммерческое предложение, но потенциально могут быть заинтересованы в вашем продукте. Для того, чтобы «холодные» коммерческие предложения не воспринимались как спам, необходима четкая стратегия — например, таргетированная email рассылка на лояльную базу подписчиков.

Как составить коммерческое предложение
  1. Начните с титульного листа

  2. Добавьте оглавление

  3. Составьте резюме для руководства

  4. Определите «боль» клиента

  5. Предложите решение

  6. Представьте команду

  7. Обозначьте цены

  8. Добавьте пользовательское соглашение

  9. Оставьте место для подписей

1. Начните с титульного листа

Титульный лист — первое, что увидит клиент; поэтому нужно сделать так, чтобы ему захотелось посмотреть остальную часть документа. Поместите на первую страницу ваше имя, название компании, логотип, контактную информацию, адрес сайта, а также имя клиента и дату подачи предложения. Кроме этого, придумайте яркий заголовок, чтобы ваше коммерческое предложение выделялось среди остальных. Убедитесь, что титульный лист выглядит профессионально: проверьте грамматику и орфографию, отступы и форматирование, а также отрегулируйте размер шрифта. Кстати, типографика тоже влияет на первое впечатление — поэтому убедитесь, что выбранный шрифт сочетается с ценностями компании. Например, мягкие, округлые шрифты без засечек обычно ассоциируются с технологиями и инновациями — поэтому подойдут для IT-стартапа или частной клиники.

2. Добавьте оглавление

Время стоит дорого — поэтому при одном взгляде на коммерческое предложение клиент должен понимать, о чем оно. Составьте понятное оглавление, с помощью которого будет легко найти любой раздел документа — от резюме для руководства до пользовательского соглашения. Если отправляете коммерческое предложение онлайн, сделайте ссылки кликабельными для еще более легкой навигации по документу.

3. Составьте резюме для руководства

Резюме для руководства — это короткая версия коммерческого предложения, включающая в себя ключевые моменты из основного документа. Используя простой и убедительный тон, расскажите, почему именно ваша компания может удовлетворить потребности клиента. Здесь же расскажите о миссии и концепции компании, а также кратко перечислите награды и достижения.

4. Определите «боль» клиента

Одна из важных задач коммерческого предложения — убедить клиента, что вам хорошо известны его проблемы и потребности. Подробно распишите вызовы, с которыми сталкивается клиент, и определите задачу, которую необходимо решить. Чем лучше вы войдете в положение клиента, тем легче будет убедить его, что вы способны изменить его жизнь к лучшему.

5. Предложите решение

Обозначив проблему клиента, предложите стратегию по ее решению. Разбейте ваш план на несколько этапов, и установите четкие временные рамки для каждого из них. Текст должен быть максимально лаконичным и простым для восприятия — поэтому избегайте сложных конструкций и обилия профессиональной лексики.

Пример: владелец языковой школы отправляет коммерческое предложение крупной компании, которая хочет обеспечить корпоративные занятия английским для сотрудников. В ней он обозначает проблемы клиентов:

  • Высокая стоимость занятий

  • Разный уровень языковой подготовки сотрудников

  • Сложности с выбором места занятий, поскольку работники живут в разных частях города

  • Высокий процент клиентов, которые регистрируются на занятия и не посещают их — в результате чего компания тратит деньги впустую.

Основываясь на перечисленных проблемах, языковая школа предлагает комплексное решение:

  1. Провести бесплатное тестирование сотрудников и разбить их на маленькие группы с индивидуально разработанными программами

  2. Сделать гибридные офлайн-онлайн занятия — сотрудники могут приехать в школу или присоединиться к уроку по конференц-связи

  3. Установить динамическую систему оплаты — если клиент посетил не более трех занятий за месяц, компания платит только за эти индивидуальные занятия, а не за весь месяц.

  4. Добавить программу лояльности — чем больше людей регистрируются на курсы, тем больше общая скидка на занятия для компании.

Таким образом коммерческое предложение акцентирует внимание на каждой «боли» клиента и предлагает эффективное решение проблемы.

6. Представьте команду

Настало время поближе познакомить клиента с вашей компанией. Подробно расскажите о команде — укажите их имена и должности, добавьте фотографии и короткие описания. Обязательно акцентируйте внимание на навыках, наградах, пройденных курсах и других заслугах — так клиент поймет, что имеет дело с профессионалами. Например, в случае с курсами английского важно подчеркнуть, что в вашей команде присутствуют носители языка с большим стажем преподавания. Здесь же можно рассказать о ценностях компании и истории ее создания, а также поместить отзывы клиентов.

7. Обозначьте цены

Сделайте ценовую политику максимально прозрачной — чтобы клиент понимал, как и за что он платит. Создайте разные тарифы и поместите их в таблице для легкого сравнения между собой.

8. Добавьте пользовательское соглашение

Чтобы коммерческое предложение имело силу, учтите все формальные моменты: срок действия договора, даты и способы оплаты, дедлайны проекта и политику возврата. Также добавьте все необходимые разрешения и лицензии. Пользовательское соглашение — это серьезный документ, который должен составляться профессионалом. Так что обязательно воспользуйтесь услугами юриста перед тем, как отправлять клиенту финальную версию.

9. Оставьте место для подписей

Не забудьте включить в документ место для подписи и даты заключения соглашения. Сопроводите эти поля контактной информацией и призывом связаться с вами в случае возникновения вопросов. В электронной версии воспользуйтесь электронной подписью и сделайте поле с контактами кликабельным.

Полезные советы по созданию коммерческого предложения
  • Используйте визуальный контент. Графики, диаграммы, инфографика, фотографии и иллюстрации — это поможет сделать коммерческое предложение более наглядным.

  • Приложите исследования. Анализ аудитории, исследование рынка и другая статистика придаст убедительности вашим заявлениям.

  • Создайте электронную версию. Особенно это важно, если вы ведете бизнес онлайн. У электронной версии коммерческого предложения есть ряд преимуществ: например, вы можете прикладывать аудио- и видеофайлы для того, чтобы удержать внимание читателя. Кроме того, электронный документ можно защитить паролем — так его не увидят посторонние.

  • Проверьте документ на опечатки. Неотредактированное коммерческое предложение с обилием ошибок может навредить даже самой профессиональной компании. Поэтому тщательно вычитайте документ перед отправкой или наймите корректора.

  • Выдерживайте идентичность бренда. Убедитесь, что дизайн и тональность коммерческого предложения отражает ценности вашей компании.

  • Добавьте призывы к действию. Например, «Присоединиться», «Связаться с нами» и другие.

Сергей Букринский

контент-менеджер Wix

Муниципальный некоммерческий Фонд поддержки малого предпринимательства г. Кемерово

В данной статье собраны  эффективные советы по написанию коммерческих предложений. Чтобы адресат выделил ваше предложение из ряда других, оно должно быть правильно составлено и оформлено. Обязательно отметьте уникальные конкурентные преимущества. Важно, чтобы коммерческое предложение было легко и интересно читать.

ВЫ УЗНАЕТЕ

  • Как написать коммерческое предложение, чтобы его дочитали до конца
  • Лучшие образцы коммерческих предложений
  • Самое гениальное коммерческое предложение в истории
  • Виды коммерческих предложений
  • Почему не стоит начинать работу с ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ партнером с коммерческого предложения

 

ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

В нашей компании принято оформлять коммерческие предложения в фирменном стиле, с использованием корпоративной символики. На обложке обязательно указываются название, контактные данные и реквизиты фирмы, а также сведения о том, кто и когда подготовил предложение (имя, должность, контактная информация, дата составления).

Помимо этого, на обложке полезно поместить логотип потенциального клиента и указать имя, должность и контактные данные адресата. Обращаться нужно прямо к лицу, принимающему решения, даже если между Вами и ним есть посредники. Хорошее коммерческое предложение всегда персонализировано. Самая распространенная ошибка – отправка универсальных предложений, написанных непонятно для кого.

Тщательно продумайте заголовок: он должен точно отражать суть Вашего предложения. Если заголовок удачный, шанс, что адресат дочитает сообщение до конца, повышается.

На каждой странице нужно указать ее номер, а также общее число страниц и название документа (все это можно поместить в колонтитулах).

Если Вы отправляете предложение по электронной почте, лучше всего подойдет формат PDF. Он позволяет сохранить фирменную графику и шрифты, тогда как в файлах, открываемых текстовыми редакторами (такими как Microsoft Word), все это может слететь.

Если же предполагается отправить распечатку предложения (как требуют, например, тендерные комиссии), расположите адрес компании, а также имя, должность и контактные данные получателя так, чтобы они были видны сквозь окошко конверта.

СТРУКТУРА КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

На первой странице документа поместите приветствие и поблагодарите адресата за возможность обратиться к нему. Здесь же будет нелишним высказать предположение, что потенциальный клиент быстро Вам ответит. Затем кратко изложите суть вопроса. Если до отправки документа условия сотрудничества еще не обсуждались, обратите внимание адресата на то, что присланное предложение носит предварительный характер (см. Образец).

Далее должен идти раздел, посвященный Вашей компании (бренду, команде, производству). А за ним – более подробный рассказ об ассортименте и стоимости предлагаемых товаров. Эту информацию лучше всего отразить в таблице. Если же речь идет об услугах, отдельную графу таблицы посвятите результатам, которые будут достигнуты с Вашей помощью.

 


Говорит Генеральный Директор

Я считаю, что очень важно сделать коммерческое предложение адресным – оно должно учитывать особенности конкретного предприятия-клиента: размер, сферу деятельности и пр. Кроме того, документ нужно составить так, чтобы адресат легко в нем ориентировался, – поэтому разбейте текст на блоки с заголовками, точно отражающими суть каждого фрагмента. Если Вы отправляете предложение в теле электронного письма, сообщайте только ключевую информацию, сопровождая ее ссылками на сайт компании, где опубликованы более подробные сведения. И последнее: на мой взгляд, к коммерческому предложению всегда стоит прикладывать бланк первого заказа (это будет дополнительным аргументом в пользу сотрудничества с Вами) и договор (так легче удастся убедить клиента в добропорядочности Вашей компании и прозрачности работы).

Александр Мокеев, Директор нижегородского филиала компании TNT Express в России


Рассказывает практик

Мы начинаем коммерческое предложение с краткого описания компании и торговой марки. Чтобы завоевать доверие потенциального клиента, рассказываем, что давно работаем на рынке, приводим цифры, свидетельствующие о нашей стабильности и надежности. Представляя свой основной бренд «Вестфалика», мы делаем акцент на том, что у этой марки широкая география продаж и положительная репутация среди оптовых и розничных покупателей.

Далее рассказываем о дополнительных услугах для клиентов, чтобы адресат убедился: сотрудничать с нами – выгодно. В частности, не забываем упомянуть, что наша компания предлагает бесплатную доставку груза в транспортную фирму, а при обнаружении брака берет на себя расходы по возврату товара. Завершают наше коммерческое предложение, как правило, новости бренда – например, информация о поступлении в продажу новой коллекции.

К основному тексту, умещающемуся на одной странице, мы прилагаем каталог новой коллекции, прайс-лист, описание системы скидок. Коммерческое предложение – лишь первый шаг к налаживанию отношений с клиентом. В дальнейшем мы подробно консультируем возможных заказчиков по телефону или электронной почте, отвечая на все возникающие вопросы.

Наталья Шорохова, Руководитель отдела оптовых продаж группы компаний «Обувь России», Новосибирск


 

КАКИЕ ДЕТАЛИ ВЫДЕЛЯТ КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ИЗ РЯДА ДРУГИХ

 

Редко кто из потенциальных клиентов внимательно изучает коммерческие предложения. Поэтому в тексте нужно правильно расставить акценты – так, чтобы адресат уловил суть документа, даже просмотрев его по диагонали. Стиль изложения должен быть грамотным, а формулировки – яркими и четкими.

Помните, что читать сплошной текст скучно. Поэтому подавать информацию лучше всего в тезисной форме. Где возможно, используйте графику: рисунки и диаграммы облегчат восприятие текста. Ключевые фразы, которые должны остаться в памяти читателя, я рекомендую выделять (например, полужирным шрифтом) либо выносить на поля.

Язык документа должен быть понятен адресату. В коммерческом предложении допустимо и даже желательно использование профессиональной лексики. Порой одна фраза с профессионализмами может заменить пять предложений, содержащих только общеупотребительные слова.

 

ЧТО РАССКАЗАТЬ ПОТЕНЦИАЛЬНОМУ КЛИЕНТУ О ЦЕНЕ

 

Клиенту должен быть понятен механизм ценообразования. Поэтому в коммерческое предложение можно включить схему, демонстрирующую, из чего складывается цена на Ваш товар (стоимость оборудования, налоги, затраты на транспортировку и пр.). Процесс образования цены на услугу по возможности разложите на этапы. Однако не нужно указывать стоимость компонентов услуги или деталей товара, если Вы не намерены предлагать их отдельно. Все эти советы подойдут предприятиям, действующим на неструктурированном рынке.

Если компания работает на высококонкурентном рынке, можно составить таблицу, сравнивающую Ваши цены с ценами других фирм. Клиент должен уяснить, какую он получит выгоду. Не стесняйтесь себя хвалить, делайте акцент на уникальности Вашей продукции. Но подобные утверждения не должны быть голословны – в подтверждение их справедливости приводите конкретные факты.

 

НЕ СТОИТ НАЧИНАТЬ РАБОТУ С ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ КЛИЕНТОМ С ОТПРАВКИ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

Дмитрий Гришин, Совладелец и коммерческий директор компании «Веселые заправщики», Москва

Менеджеры по продажам часто чересчур полагаются на коммерческое предложение: отправляют электронное письмо или факс и ждут, что клиент ответит. Однако таким способом новых контактов Вы не установите. Объясняя это менеджерам, я всегда рассказываю об одной крупной компании, где раньше работал. Там в приемной друг против друга стояли два факса, а между ними помещалась большая мусорная корзина, куда сыпались горы «факсомусора», полученного в автоматическом режиме. До адресата информация доходила только в том случае, если он звонил секретарю и просил принять факс от конкретного человека или компании.

Важно, чтобы менеджер лично общался с потенциальными заказчиками, причем как можно больше. Нужно собрать информацию о компании, с которой предполагается сотрудничество, установить прямой контакт с лицом, принимающим решения, выявить потребность в своей продукции или заинтересовать ею. Все это менеджер должен сделать еще до отправки коммерческого предложения. Предложение же есть смысл высылать только после того, как в процессе переговоров будет достигнуто согласие по основным вопросам. При этом формат документа чаще всего устанавливается заказчиком – исполнителю остается лишь заполнить поля, отразив все оговоренные ранее условия. Нередко именно такие предложения готовятся для тендерных комиссий или лиц, принимающих решение.

Если Вам все же кажется, что, прежде чем непосредственно связываться с клиентом, лучше направлять коммерческое предложение, имейте в виду: нежданному сообщению адресат вряд ли уделит больше 20 секунд. Стало быть, документ нужно составить так, чтобы даже при беглом ознакомлении он сумел заинтересовать читателя. Я бы на первой странице четко сформулировал основные конкурентные преимущества компании, а на последующих дал необходимые пояснения. Кроме того, помните, что безадресное коммерческое предложение читают в десять раз реже, чем предложение, направленное конкретному лицу. Также предупредите адресата, что позвоните ему с целью назначить встречу для обсуждения всех аспектов возможной сделки. А чтобы менеджеры не тратили на каждый документ по полчаса, настройте автоматическую генерацию коммерческих предложений (она может быть выполнена средствами пакета Microsoft Office или специального приложения к CRM-системе).

 

12 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ ЛЮБОГО КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

Александр Строев, Генеральный Директор компании «Айти Фор Ю», Москва

Мы работаем на b2b-рынке, и 90% новых клиентов сначала хотят ознакомиться с коммерческим предложением. Раньше мы, как и многие другие компании, не уделяли достаточного внимания его подготовке. Но когда начался кризис и покупательская способность компаний резко снизилась, мы стали более тщательно подходить к работе с каждым клиентом. И в этой работе немаловажную роль играет правильно составленное коммерческое предложение, которое, соответствуя внутренним регламентам потенциального клиента, дает большую конверсию и способствует заключению сделки.

Чтобы получать положительные ответы от таких крупных заказчиков, как, например, «РосАтом», «Сибирская генерирующая компания» и др., я начал изучать их регламенты по закупкам (это документация, которую можно запросить у менеджеров клиента либо скачать с сайта в открытом доступе; в основном компании, имеющие регламенты и инструкции, размещают сделки на электронных площадках). Этот опыт навел нас на мысль создать собственный внутренний регламент по подготовке коммерческих предложений для крупных клиентов (см.рисунок).

 

ВОТ КАКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРЕДУСМОТРЕНЫ В ФОРМЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ:

 

  • Шапка с данными ИНН/КПП, логотипом и контактами компании (телефонный номер, адрес электронной почты).
  • Указание адресата письма или того лица, для которого оно предназначено.
  • Наименование письма (пояснение, что данный документ является коммерческим предложением).
  • Дата составления и номер коммерческого предложения.
  • Номер исходящего документа (в компании должен поддерживаться внутренний документооборот).
  • Возможности и условия оплаты, рассрочки.
  • Сроки поставки (если коммерческое предложение отправляется в регион, необходимо приложить к нему перечень других товаров и условия поставки).
  • Нумерация каждой позиции, краткое наименование товара или услуги на русском языке, стоимость единицы продукции или услуги, сумма по каждой позиции и итоговая сумма (все в рублях; в случае указания стоимости в условных единицах необходимо указать курс пересчета в рубли).
  • Фотографии (или схематическое изображение) товара и краткое описание технических характеристик.
  • Печать организации и ФИО ответственного лица с подписью.
  • Срок действия коммерческого предложения (актуальность самого коммерческого предложения, указанных цен, резерва на товар и пр.).
  • Контакты ответственного менеджера.

Составление подобных коммерческих предложений поначалу занимало у менеджеров много времени, так как они набивали документы в Word вручную. Однако есть множество CRM-систем и программ, которые автоматизируют документооборот; сейчас мы пользуемся одной из них и значительно экономим время, имея под рукой готовые шаблоны.

Хочу еще раз подчеркнуть, при работе с новыми крупными клиентами обращайте особое внимание на их регламенты по закупкам и делайте на них акцент в коммерческом предложении так, как это наиболее предпочтительно для заказчика. Например, добавляйте краткое техническое описание продукта или его частей. Заранее предполагая, какие вопросы могут возникнуть, предоставляйте уже готовые ответы. В начале сотрудничества не скупитесь предлагать скидку. В дальнейшем, став постоянным поставщиком и хорошо зарекомендовав себя, можно будет повысить цены на 1–2% по сравнению со среднерыночными. Мы поступаем именно так, постепенно увеличивая свою прибыль и средний чек, и это никак не влияет на решение клиентов продолжать с нами работать.

После изменения формы коммерческого предложения уровень продаж уже за первый месяц вырос примерно на 16% и продолжает повышаться. Кроме того, укрепился статус компании и лояльность клиентов, которые, по их собственным словам, порой делали выбор в нашу пользу только из-за внешнего вида и информационной наполненности коммерческого предложения. Специалисты по закупкам крупных компаний начали сами присылать нам запросы на составление договоров и поставку оборудования. Ранее, как выяснилось, они наши коммерческие предложения попросту выбрасывали в корзину, поскольку таких однотипных документов у них на столах скапливалось очень много.

 

ПРОВЕРЬТЕ, ПРАВИЛЬНО ЛИ ОФОРМЛЕНО ВАШЕ КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КЛИЕНТА

 

Следующие шесть контрольных точек подскажут вам, насколько правильно менеджеры по продажам составляют коммерческое предложение.

Итоговая цифра должна быть в начале, а не в конце таблицы. Оформляя таблицы с финансовыми данными, например в коммерческом предложении, менеджеры обычно ставят общую сумму внизу. Это логично с точки зрения расчетов, однако не вполне эффективно с точки зрения восприятия информации. Представляя некие данные другому человеку, лучше идти от общего к частному. Это значительно повысит шансы на то, что потенциальный клиент полностью изучит предложение. Иными словами, значение «итого» следует размещать не в конце таблицы с расчетами, а в самом начале, на видном месте (см. образец документа). Исключение можно сделать для предложений, с помощью которых Вы намеренно хотите отвлечь внимание заказчика от общей цены, усыпив его бдительность красивыми нюансами.

Схожая информация должна быть скомпонована. Столбцы и ячейки с одинаковыми названиями надо объединить. Например, в прайс-листе представлено пять разных цветов одного товара. В этом случае лучше не включать в таблицу пять разных наименований, а дать одно, прикрепив к нему несколько ячеек с параметром «цвет». Так информация будет более понятна.

Одному столбцу должна соответствовать одна единица измерения. Данные разного формата следует развести по разным столбцам. Нельзя смешивать цену в разных валютах, проценты и количество в штуках и пр. Или же можно добавить в таблицу еще один столбец, где привести все данные «к общему знаменателю». Для этого нужно напротив каждого наименования указать единицу измерения, количество единиц товара и стоимость каждой из этих единиц, а затем в дополнительном столбце выставить итоговую сумму по каждому приведенному наименованию.

Таблица не должна быть огромной. Слишком сложные таблицы с большим количеством параметров вряд ли вызовут у клиента желание в них разбираться или хотя бы просмотреть всю информацию до конца. В идеале таблица должна помещаться на распечатанном листе формата А4 в нормальном масштабе, то есть без уменьшения или увеличения. Если нельзя представить все данные в таблице нужного размера, тогда лучше сделать таблицу в альбомной ориентации, чтобы она помещалась хотя бы по ширине.

Формулы должны правильно работать. Допустим, в коммерческом предложении есть графа «количество единиц товара» – переменное значение, которое устанавливается вручную; в этом случае, чтобы вычислить общую стоимость партии, нужны встроенные формулы. Если клиент может видеть такие формулы, это делает коммерческое предложение более прозрачным. Главное условие – они должны правильно работать. В некоторых ситуациях имеет смысл предоставить клиенту возможность самостоятельно менять значения. Например, готовя предложение для торговых компаний, у которых принят внутренний курс доллара, можно вынести в верхнюю часть таблицы текущие котировки валюты. При таком оформлении заказчики могут подставить собственный курс и получить стоимость проекта, скорректированную с учетом внутреннего курса.

Таблица должна быть аккуратно оформлена. Позаботьтесь о том, чтобы клиенту было удобно читать Вашу таблицу. В ней, например, должны быть одинаковые шрифты в одинаковых ячейках или столбцах. Также нужно следить за одинаковым расположением текста в каждом из столбцов (если выравнивание, допустим, идет по левому краю, то этот принцип надо выдерживать во всей таблице). Выделять цветным маркером можно только строки с итоговыми значениями и ячейки, на которые Вы хотите обратить особое внимание клиента, чтобы он мог внести в них какие-либо изменения по своему желанию. Не следует объединять бесконечное количество ячеек, подгоняя их под длину того или иного предложения. Гораздо проще растянуть ячейку на нужную вам ширину.

 

8 УБИЙЦ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

 

  • Неконкурентоспособное предложение в КП.
  • Отправляется коммерческое предложение для людей, которые заведомо в нем не заинтересованы.
  • Коммерческое предложение составляется без учета потребностей целевой аудитории.
  • Неудачное оформление КП, что затрудняет чтение и анализ информации.
  • КП просто рассказывает, но конкретное предложение для клиентов не содержит.
  • В КП рассматривается лишь сам продукт, без указания его выгод для покупателя.
  • Читатель вынужден читать слишком громоздкое коммерческое предложение.
  • С коммерческим предложением знакомится человек, который не принимает решение о сотрудничестве.

 

8 УСИЛИТЕЛЕЙ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

  1. Факты – будут придавать достоверность вашему утверждению. Фактам доверяют, с ними не спорят. Для поиска нужной информации достаточно в поисковике ввести «Факты о».
  2. Результаты исследований – эффект будет аналогичен фактам. Проводятся исследования для понимания закономерностей, помогающих в принятии правильных решений.
  3. Числа и цифры. Цифры на практике выглядят гораздо убедительнее слов. Цифры являются конкретной информацией, которая будет наглядна по конкретному вопросу читателя.
  4. Расчеты – если в своем коммерческом предложении для клиента обещаете получение дополнительного заработка, это обязательно нужно подтверждать расчетами.
  5. Изображения – здесь очень верна фраза «лучше раз увидеть, чем сто раз услышать»..В зависимости от конкретной специфики своего предложения, можно читателям предлагать картинки, фотографии или прочие изображения.
  6. Таблицы или графики – отличный инструмент для доказательства динамики роста.
  7. Список клиентов – актуален, когда в их числе будут громкие имена. Читатель будет считать – если работали с такими крупными компаниями, они доверяют, значит компания действительно серьезная.
  8. Отзывы и история клиентов – всем нравится читать истории, особенно с хорошим концом. Например, можем рассказать о выгоде, которую клиент сможет получить благодаря этому коммерческому предложению.

 

ПОЖАЛУЙ, САМОЕ ГЕНИАЛЬНОЕ КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ В ИСТОРИИ

 

Составлено это коммерческое предложение было Дэвидом Огилви в марте 1959-го года – одним из величайших копирайтеров в истории.

«При скорости 60 миль в час самый сильный шум в этом новом Rolls-Royce издают установленные в нем электрические часы».

Что делает Rolls-Royce лучшим автомобилем в мире? «Никакого волшебства — простоболезненное внимание к деталям», — говорит главный инженер Rolls-Royce.

«При скорости 60 миль в час самый сильный шум издают электрические часы», — сообщает разработчик двигателя. Шум от трехглушителей значительно тише.

Перед установкой каждый двигатель Rolls-Royce непрерывно работает в течение семи часов при полностью открытой дроссельнойзаслонке. Каждая машина тестируется на сотнях миль различныхдорожных покрытий.

Rolls-Royce на 18 дюймов короче, чем самые большие американские машины, и потому удобен для парковки.

Rolls-Royce создан как автомобиль для персонального вождения.Он снабжен усилителем руля, тормозов и автоматической коробкойпередач — им легко управлять. Вам не потребуется шофер.

Готовые автомобили на протяжении недели проходят доработкув специальном тестовом центре, где подвергаются 98 отдельнымиспытаниям. Например, инженеры с помощью стетоскопа прослушивают скрип оси.

Rolls-Royce предоставляет гарантию на 3 года. Создана новая сетьдилеров и сеть продажи запчастей, так что обслуживание не вызовет хлопот.

Радиатор Rolls-Royce никогда не изменялся, кроме случая, когдав 1933 году скончался сэр Генри Ройс, — монограмма RR из красной стала черной.

Кузов покрывается пятью слоями начальной краски, каждый слойрастирается руками, прежде чем наносятся девять слоев окончательной краски.

С помощью специального переключателя на рулевой колонке высможете настраивать амортизаторы с учетом дорожных условий.

Из-под приборной панели выезжает столик для пикника, сделанный из французского ореха. Еще два столика спрятаны в спинкахпередних сидений.

Дополнительно вы можете заказать автомат по изготовлению кофеэспрессо, диктофон, кровать, горячую и холодную воду для умыва.

Есть три отдельные системы усилителей торможения — две гидравлические и одна механическая. Повреждение одной не влияетна состояние других. Rolls-Royce — очень безопасный автомобильи очень быстрый. Он уверенно мчится на скорости 85 миль в час.Максимально допустимая скорость — 100 миль в час.

Rolls-Royce выпускает Bentley. Кроме радиаторов, это идентичныеавтомобили, разработанные теми же инженерами. Люди, чувствующие неуверенность при вождении Rolls-Royce, могут приобрести Bentley.

Цена. Rolls-Royce, о котором здесь говорится, стоит $13 995.

Если вы желаете провести тест-драйв автомобилей Rolls-Royce и Bentley, напишите нам или свяжитесь с одним из дилеров, перечисленных на следующей странице.

Источник

Коммерческое предложение — образцы и примеры, как составить на поставку, оказание услуги

Коммерческое предложение в сфере бизнеса представляет собой документ, который побуждает потребителей приобрести конкретный товар или оплатить выполнение определенной услуги компанией, которая это предложение составила.

Директор компании, который хочет привлечь как можно больше новых клиентов и заключить множество новых договоров о сотрудничестве должен обязательно разработать соответствующее предложение, так как оно напрямую влияет на объемы продаж фирмы и на рост ее будущего дохода.

Такой документ не стоит отождествлять со спецификацией товаров и услуг (например, спецификация к договору оказания услуг), которая дает клиентам полную информацию о конкретной продукции или оказываемой услуге и при этом не содержит предложения приобрести такую услугу или товар.

Каких видов бывает предложение

Существует две основных разновидности коммерческого предложения (далее – КП):

  1. Индивидуализированное или персональное, которое было написано для конкретного клиента и содержит обращение к нему лично.
  2. Неиндивидуализированное (неперсональное) – такой документ еще называют «холодным», он максимально обезличен и направлен к неопределенному кругу потенциальных клиентов и покупателей продукции.

Коммерческое предложение на поставку товара, оказание услуг, доставку продукции и так далее – разновидностей достаточно много.

Как избежать ошибок при составлении коммерческого предложения вы узнаете в этом видео:

Основные функции КП

По характеру выполняемых функций предложение похоже на рекламное уведомление, основные функции КП следующие:

  • Заставить потребителя акцентировать свое внимание на определенной продукции или услуге.
  • Заинтересовать потенциальных клиентов.
  • Побудить приобрести товар или услугу.
  • Вызвать стойкое желание совершить покупку.

КП должно быть составлено на высококачественной бумаге с логотипом фирмы, специальными водяными знаками и другими эффектами, которые визуально привлекают внимание потенциальных клиентов.

Стоит отдавать предпочтение ламинированной бумаге, в то время, как газетная или стандартная бумага для печати А4 только оттолкнет потенциальных потребителей.

Как правильно составить и оформить документ

При оформлении и написании коммерческого предложения стоит помнить об его основных реквизитах:

  • Название с визуальным изображением (логотип фирмы).
  • Подзаголовок, который рассказывает о конкретной продукции или предоставляемой услуге.
  • Реклама товара и услуг, элементы для привлечения внимания потенциальных потребителей. Тут рассмотрены основные этапы составления договора на оказание рекламных услуг, который позволит вам максимально эффективно прорекламировать свой товар.
  • Преимущества товара, основные плюсы оказываемой услуги и выгоды от приобретения товара или услуги именно у данной компании.
  • Товарный знак, данные для связи с отправителем КП.

Самым важным элементом КП является его название (или заголовок), который мотивирует клиентов к дальнейшему изучению документа или наоборот отталкивает от прочтения.

Подзаголовок должен еще сильнее подогреть интерес читателей, в то время, как дальнейший текст призван обосновать данные, указанные выше. В самом конце КП нужно подвести выводы и окончательно убедить клиентов в необходимости приобрести товар или оплатить услуги.

Каким должно быть правильно составленное КП

Правильно оформленный и составленный документ должен отвечать следующим правилам:

  • Четкость и ясность, конкретизация без лишней «воды».
  • Демонстрация и описание всех выгод и преимуществ для клиентов.
  • Отсутствие пунктуационных, грамматических, орфографических ошибок и опечаток.
  • Грамотность и четкая структура.
  • Наличие информации о специальных акциях, скидках и других выгодных предложениях для потребителей.

Пошаговая инструкция по составлению предложения

Перед составлением предложения, на этапе подготовки, стоит четко установить целевую аудиторию компании, ее потенциальных покупателей и потребителей услуг, а также желания, цели и финансовые возможности клиентов.

Такие данные можно получить путем анкетирования целевой аудитории, после чего их нужно структурировать и составить примерный план КП на основе всех полученных данных. В КП нужно обязательно указать о проводимых акциях, конкурсах, скидках и других выгодах для клиентов.

Пример грамотно составленного КП.

Ключевые разделы коммерческого предложения следующие:

  1. Постановка четкой проблемы и путей ее решения.
  2. Аргументы и факты, доказывающие то, что клиенты должны прибегнуть к услугам именно данной компании. Здесь вы узнаете, что представляют собой услуги аутсорсинга и кто может воспользоваться таким предложением.
  3. Акции и предложения, преимущества сотрудничества с фирмой.
  4. Призыв к покупке товара, приобретению услуги.

В КП не стоит рассказывать об истории создания компании, о ее сотрудниках, о том, как компания развивалась и каких успехов она достигла – потенциальным клиентам это не будет интересно и оттолкнет от дальнейшего чтения.

Не нужно использовать сложные технические термины, научную информацию и другие данные, которые сложно понять обычным читателям без специальных знаний в узкопрофильной сфере. Информация должна быть написана простыми и понятными словами, без сленга и разговорных слов.

Предложение не должно быть слишком большим, так как потенциальные потребители быстро устанут от его прочтения и не дойдут до самой важной части – предложения о покупке и сотрудничестве с фирмой.

КП с большим количеством страниц никогда не будут прочитаны и отпугнут клиентов, все данные стоит уместить всего лишь на одной странице или же на ее половине.

Цветовая палитра также очень важна, стоит прибегнуть к услугам профессионалов, которые красиво оформят ваше КП, украсят его какими-либо изображениями, правильно подберут цвета.

Также нужно обратить внимание на размер шрифта, который не должен быть слишком мелким или тусклым, что затруднит чтение коммерческого предложения.

В качестве аргументов в КП можно использовать:

  • Положительные отзывы других клиентов-потребителей услуги или товара. Клиенты и их отзывы должны быть реальными, не стоит ничего придумывать и расхваливать свою продукцию. Если клиент – известная в широких кругах фирма или публичное лицо, то это большой плюс, который способен значительно повысить доверие потенциальных клиентов к вашим товарам и услугам.
  • Статистические данные об эффективности товаров или услуг, об их реальной пользе для клиентов.

КП должно быть продающимся, автор такого документа должен выступать не в роли посредника, а в роли самого продавца.

На оказываемую услугу или предлагаемую продукцию нужно взглянуть глазами потенциальных клиентов, так вы сможете рассмотреть товар со всех сторон и понять, что именно хотят услышать потребители, что побудит их к покупке.

Как повысить читаемость документа

Популярность и читаемость КП можно повысить с помощью таких методов:

  • Структуризация текста, разбивка его на абзацы, так как длинные «полотна» текста очень сложны для прочтения и восприятия.
  • Разбивка текста КП на отдельные разделы с соответствующими подзаголовками.
  • Маркированные и нумерованные списки там, где по тексту идет перечисление, иллюстрации, таблицы, графические и визуальные элементы, схематическая подача важной информации.
  • В печатной версии КП стоит применять специальный шрифт с засечкой.
  • Выделение основной информации по тексту жирным шрифтом и курсивом, подчеркиванием и другим цветом (но не стоит перебарщивать, иначе текст станет сложно читаемым).
Образец предложения на оказание услуги. Фото: flurshow.ru

Какие ошибки можно допустить и как их избежать

При составлении КП стоит избегать следующих ошибок, которые сделают документ неэффективным и оттолкнут клиентов от его прочтения:

  • Неестественные лестные фразы клиентам, чрезмерная похвала, шаблонные и дежурные предложения.
  • Критика и уничижительные замечания в сторону потенциальных потребителей, которые негативно настроят людей против вашей компании и вызовут только отрицательные эмоции.
  • Чрезмерное расхваливание товара или услуги. В начале КП нужно кратко и четко описать основные плюсы продукта для клиента, после чего стоит обязательно указать на 1-2 незначительных минуса, что сделает продукт более «реальным» для клиентов и оставит положительное мнение о вашей компании, как о честной перед своими клиентами.
  • Большое количество общеизвестной клиентам информации и данных. Не стоит писать о том, что потребители и так знают, данные должны быть новыми и интересными.
  • Запугивание, негативные факты и статистика, описание плохих вещей, которые могут произойти с клиентами без покупки товара или использования услуги.
  • Неиндивидуализированное предложение, которое направлено сразу многим потребителям. Результат от получения такого КП потенциальными покупателями будет минимальным, так как персонализированные предложения работают более эффективно. Клиентам приятно, когда с ними разговаривают «по душам», когда они считают, что предложение направлено именно им и компания хочет заинтересовать и привлечь именно этого потребителя. Большая ошибка попытаться охватить сразу большую целевую аудиторию, лучше выделить небольшую группу потенциальных клиентов и акцентировать свое внимание именно на них.
  • Голословность аргументов и информации, выдуманные факты, истории и статистика. Данные, которые подаются клиентам в КП, обязательно должны быть правдивыми и подкрепленными конкретными фактами, доказательствами.

Как проверить правильность составления документа

Существует целый ряд способов, которые можно и нужно использовать для проверки конечного варианта КП:

  • Беглая проверка, которая предполагает быстрое чтение информации без долгих размышлений, что позволит выявить неудачные моменты в документе. Также на КП нужно просто взглянуть со стороны, проанализировать его внешний вид, подобранные цвета, тип бумаги, шрифт, рисунки и другие графические моменты.
  • Вдумчивая проверка на то, что клиенты правильно проймут коммерческое предложение, в нем нет неясных моментов, которые допускают двоякое толкование или вызовут лишние вопросы. Эта проверка предполагает нахождение одного или нескольких людей среди знакомых или родственников сотрудников фирмы (или же среди самих сотрудников, которые не были задействованы при составлении предложения), подходящих под критерии целевой аудитории для которой было создано предложение. Таким людям нужно дать прочесть КП, а после услышать их мнение, чтобы сделать выводы, насколько четко люди поняли предложение, появились ли у них дополнительные вопросы, осознали ли они преимущества описанного товара или услуги и захотели ли их приобрести. После такой вдумчивой проверки КП можно внести некоторые правки и доработки, которые сделают ваше предложение более понятным и логичным для целевой аудитории.
  • Проверка текста без лишних слов и эпитетов («на пальцах»). Текст КП нужно прочесть без хвалебных отзывов о товаре и таких слов, как «самый лучший», «эксклюзивный», «уникальный», «эффективный». Если без эпитетов читать КП все равно интересно, то его текст составлен правильно, если же нет – нужно вносить доработки. Все хвалебные речи, эпитеты и преимущества товаров и компании должны быть обязательно подкреплены реальными отзывами клиентов и с форумов, историями покупателей из жизни, сертификатами качества, результатами лабораторных анализов и исследований, итогами проведенных тестов.

Что делать после составления КП

Разработка плана и составление текста предложения – это только половина работы, которая подразумевает дальнейшие активные действия, которые приведут к конечной покупке товара или услуги.

После составления предложения нужно заняться его отправкой потенциальным клиентам по электронной и обычной почте, можно раздавать предложение на улице, разместить его на стендах в местах, которые посещают потенциальные клиенты компании.

После чего нужно вести статистику и анализировать реакцию читателей на КП, для чего проводится анализ доходов компании, подсчитывается количество продаж продукции или заказ услуг после размещения предложения.

Каждое КП проходит после своей публикации или отправки потенциальным клиентам через несколько основных этапов:

  • Получение и изучение клиентами.
  • Рассмотрение клиентами альтернативных товаров и услуг, других вариантов, которые были предложены фирмами-конкурентами.
  • Выбор именно вашего КП среди сотен других предложений конкурентов.

Работу с коммерческим предложением не стоит пускать на самотек после его составления и отправки целевой аудитории. Для повышения уровня продаж и доходов фирмы нужно постоянно контролировать реакцию клиентов, параллельно изучая деятельность фирм-конкурентов по созданию КП, которые касаются аналогичных продуктов и услуг.

Поэтому очень важно составить электронную базу данных, которая будет содержать все контактные данные о потенциальных клиентах (номера мобильных и стационарных телефонов, адреса электронной почты, страницы профилей в социальных сетях), при чем необходимо в обязательно порядке проверить актуальность таких данных.

Перед отправкой КП фирме-клиенту стоит позвонить по номеру телефона или же отправить письмо на электронный адрес, чтобы проверить их достоверность.

Перед отправкой или же сразу после отправки КП нужно позвонить менеджеру фирмы-клиента по продажам или секретарю и уведомить их об отправлении предложения. Во время такого звонка можно и нужно уточнить время и дату, когда фирма-клиент может дать соответствующий ответ.

В разговоре с представителями клиентской фирмы нужно придерживаться правил этикета, не использовать разговорные фразы и слова, сленг, общение должно быть максимально вежливым и формальным, что составит исключительно положительное мнение о вашей фирме.

Заключение

Чтобы ваше КП при отправке по электронному адресу не было расценено системой электронной почты, как спам, нужно обязательно указать точные данные получателя КП (название фирмы, ФИО менеджера по продажам или секретаря, должность).

Указание точных данных сделает ваше предложение более индивидуализированным и составит положительное мнение о вашей фирме у клиента, а также убедит их окончательно в том, что вы направили КП именно им и никому другому, заинтересованы в сотрудничестве с данной фирмой и уважаете ее мнение.

Используя вышеуказанные правила и избегая всех описанных выше ошибок, вы сможете составить максимально точное, грамотное и продающееся КП, которое привлечет в вашу фирму новых клиентов и способствует росту продаж, увеличению общих доходов компании.

Порядок составления и оформления коммерческого предложения – в этом видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Как правильно написать коммерческое предложение: структура и оформление КП

Подготовка коммерческого предложения включает три этапа: постановку задачи и сбор информации, написание текста и оформление КП. Давайте подробно рассмотрим все этапы и разберемся, как правильно написать коммерческое предложение.

1. Постановка задачи и сбор информации

Коммерческое предложение (КП) – это документ, который содержит информацию о предлагаемой сделке (продаже товаров или услуг), описание ее выгод для покупателя или партнера. Прежде, чем писать коммерческое предложение, необходимо определиться с нужным видом документа и его задачами:

  1. Общее (неперсонифицированное) коммерческое предложение – содержит общую информацию о товаре или услуге, выгодах покупателя. Рассылается широкому кругу потенциальных клиентов. Может выкладываться на сайте. Задача такого документа – вызвать интерес к продукту и стимулировать потенциального клиента обратиться в компанию, где менеджер по продажам закроет сделку.
  2. Индивидуальное (персонифицированное) коммерческое предложение — содержит информацию для конкретного лица. Составляется по определенному шаблону или пишется «с нуля» под каждого клиента. Задача такого предложения – «дожать» определенного заказчика до сделки. Оно может содержать информацию о персональных ценах, скидках, сроках поставок, иных индивидуальных условиях работы, которые Вы готовы предложить конкретному клиенту.

Помимо вида КП, необходимо собрать следующую информацию:

  1. Описание получателей предложения (целевой аудитории). От этого зависит стиль, формулировки в тексте, оформление. Молодежной аудитории не понравится строгий стиль, в то время как для государственной структуры он будет обязателен.
  2. Описание процесса выбора товара потенциальным клиентом. Важно знать, как люди выбирают Ваш товар или услугу, что для них принципиально, как они принимают решение о покупке. От этого зависит, какие преимущества товара стоит добавить в коммерческое предложение. Например, если Вашим клиентам важна исключительно цена – стоит написать в КП информацию об акциях, скидках. Если им важны гарантии – необходимо написать о гарантийных условиях подробно. Разные люди выбирают разные товары по-разному.
  3. Описание преимуществ товара или услуги, важных для целевой аудитории. Сильные стороны товара нужно подчеркивать.
  4. Слабые стороны товара или услуги. Требуются для обработки в коммерческом предложении возможных возражений покупателей. Например, Вы не даете гарантию 3 года, как конкуренты. В коммерческом предложении можно написать: «Качество наших товаров подтверждено сертификатами и участием в выставках, а наши цены ниже на 20%. Гарантия на наши товары составляет 2 года». Таким образом Вы увели внимание потенциального клиента от слабой стороны предложения и сосредоточили внимание на сильных сторонах.

2. Написание коммерческого предложения, структура КП

В процессе написания коммерческого предложения автор:

  • выбирает стиль текста,
  • разрабатывает привлекательный заголовок,
  • оттачивает формулировки,
  • исключает возможность двоякого толкования каких-либо условий сделки,
  • работает над подачей информации при помощи списков, таблиц, диаграмм.

Оптимальный объем коммерческого предложения – от 1 до 2 страниц. На первой странице находится рекламная информация, на второй могут содержаться описания товара, цены, сроки поставок и иные данные для конкретной сделки. В редких случаях коммерческое предложение может занимать более 2 страниц.

Стандартная структура коммерческого предложения включает следующие пункты:

  1. Заголовок. Должен привлекать внимание и сообщать, что именно Вы предлагаете. В заголовках рекомендуется использовать слова, вызывающие интерес: скидка, акция, только до, специальные условия, распродажа, ликвидация остатков и подобные. Не рекомендуется использовать «желтые» заголовки на грани фола (могут вызвать негативную реакцию), а также заголовки-загадки, по которым не понятно, что Вы предлагаете (пример: «Наше предложение Вас удивит!»).
  2. Лид. Первый абзац должен поддержать интерес и вызвать желание подробно ознакомиться с предложением.
  3. Преимущества. Во втором и третьем абзаце необходимо подробно раскрыть преимущества товара. Желательно использовать таблицы, списки, диаграммы для лучшего визуального представления доказательств.
  4. Стимул к действию. В конце коммерческого предложения необходимо «дожать» клиента до нужного действия (звонка в компанию). Предложите клиенту специальные условия, если он позвонит до указанной даты, скидку, бесплатную дисконтную карту. Стимулируйте мгновенную реакцию после прочтения коммерческого предложения.
  5. Контактная информация. Напишите, что нужно сделать клиенту, чтобы заказать товар или воспользоваться услугой (куда позвонить, кого спросить, куда написать и т.д.)

В приложениях к коммерческому предложению можно добавить таблицы с подробным описанием характеристик (если это важно для клиентов), фотографии товара (если это важно), планировки (если Вы продаете недвижимость), спецификации, иную полезную для принятия решения информацию.

Необходимо адаптировать стандартную структуру для конкретных задач. Например, если Ваши клиенты не знакомы с товаром, стоит подробнее написать в коммерческом предложении о продукте, его назначении и пользе. Если клиенты в целом знакомы с продуктом, эту информацию необходимо изложить кратко (1-2 предложения).

Что нельзя писать в коммерческом предложении?

  1. Нельзя использовать прилагательные превосходной степени (лучший, самый и подобные). Использование подобных прилагательных возможно только в случае, если у Вас имеются доказательства, что Ваш товар лучший.
  2. Исключается сравнение с конкурентами, если результаты тестов Вы не можете подтвердить независимыми исследованиями (иначе конкуренты могут обратиться в суд). В крайнем случае можно сравнить параметры товара с неким «средним предложением на рынке» без указания конкретных производителей, марок.
  3. Если Ваши цены постоянно меняются, обязательно укажите в коммерческом предложении, что цены и иные условия носят информационный характер и коммерческое предложение не является офертой. Учтите, что подобные формулировки возможны только в общих коммерческих предложениях. В персонифицированных необходимо указывать точные цены, сроки поставок и иные параметры. Однако нужно оговаривать, до какого срока действует предложение. Например: «указанные цены в коммерческом предложении действуют до 10.08.2016 года».

3. Оформление коммерческого предложения

Когда Вы написали коммерческое предложение, его необходимо правильно оформить. Следуйте данным правилам:

  1. Оформляйте коммерческое предложение на фирменном бланке.
  2. Заголовки должны набираться более крупным шрифтом, чем основной текст.
  3. Важную информацию стоит выделить жирным шрифтом (не переборщите) или фоном.
  4. Перечисления оформляются списком – нумерованным или не нумерованным.
  5. Добавление фотографий в коммерческое предложение оживляет текст. Все фотографии должны быть подписаны.
  6. Если Вы используете в тексте диаграммы, позаботьтесь, чтобы данные на диаграммах хорошо читались.
  7. Проверьте, что коммерческое предложение приемлемо выглядит при распечатывании на ч/б принтере. Все данные читаются, фотографии выглядят привлекательно.
  8. При продаже digital-услуг рекомендуется сделать ссылки на кейсы с описанием результатов Вашей работы.
  9. Контакты менеджера или специалиста, ответственного за общение с клиентом, выделены и хорошо заметны. В тексте указаны рабочие часы, в которые представитель компании гарантированно ответит клиенту.

Чек-лист для проверки КП

  1. Проверьте, что коммерческое предложение мало «весит» (оптимально до 300-500Кб, в крайнем случае – до 1Мб). Ваше предложение могут скачивать клиенты, у которых медленный Интернет либо дорогой канал (мобильный интернет).
  2. Проверьте, что КП красиво выглядит как на экране компьютера, так и в распечатанном виде. Заголовок выделяется, текст читается без усилий, междустрочный интервал оптимальный, выравнивание текста – по левому краю.
  3. Проверьте, что объем документа составляет 1-2 страницы. Оптимально – 1 страница, поскольку длинные тексты читают неохотно.
  4. В коммерческом предложении предусмотрено место для добавления контактов менеджера, ответственного за общение с заказчиком (если КП неперсонифицированное и будет использоваться несколькими сотрудниками для отправки разным клиентам).
  5. Документ оформлен на фирменном бланке.
  6. В тексте нет фактических ошибок, цены и иные условия указаны верно, подписи к фотографиям отражают то, что изображено на снимках.
  7. В тексте имеются списки, таблицы, иные элементы для упрощения восприятия информации.

Где можно заказать написание коммерческого предложения?

Если у Вас нет времени на составление КП, поручить его создание можно копирайтерам. Данные специалисты занимаются подготовкой рекламных текстов, к числу которых относятся КП. Желательно выбирать копирайтеров с опытом в области подготовки КП, поскольку данный жанр текстов имеет свои особенности.

Хорошо, если специалист будет разбираться в Вашей сфере — это поможет ему составить более эффективное предложение.

Рекомендуем

От заголовка во многом зависит, будут читать текст на сайте или нет. Хороший заголовок увеличивает количество просмотров, плохой губит …

Кто не знает, лид – это вступление в тексте. Первый абзац. Он самый важный после заголовка. Читатель, просматривая его, принимает решение – …

Соберите предложение | GSA

Составление вашего предложения по графику контракта — это многоэтапный процесс, который потребует работы и времени. Вам нужно будет собрать и заполнить документы о финансах, опыте, предлагаемых продуктах и ​​услугах вашей компании, а также о деловых отношениях вашей компании.

Этот процесс состоит из двух основных компонентов:

  • Заполненные формы, которые мы предоставляем
  • Соберите информацию самостоятельно.

Вы заполните и загрузите некоторые документы в eOffer в виде вложения, а также введете некоторую информацию прямо в текстовые поля в eOffer.

Заполните эти формы

Многие части вашего предложения включают заполнение шаблонов. Ниже мы объясним, зачем нужны формы и как их заполнять. Самые последние шаблоны предложений можно найти на нашей странице «Доступные предложения и требования».

Чтобы найти полную информацию о приглашении, перейдите на eOffer.

Авторизация агента (если применимо)

Если у вас есть сторонний агент, например консультант, помогающий вам подготовить или согласовать ваше предложение по расписанию, вам понадобится письмо с авторизацией агента.

Следующие шаги и дополнительная информация об авторизационных письмах агента Шаблон авторизационного письма агента

можно найти в разделе «Доступные предложения и требования» в разделе «Шаблоны для загрузки, заполнения и загрузки в eOffer (если применимо).Заполните документ, следуя инструкциям в самом шаблоне, и загрузите его в eOffer. Письма с полномочиями агента должны быть подписаны в электронной форме должностным лицом компании (например, президентом, вице-президентом, генеральным директором и т. Д.).

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Письмо о поставке (если применимо)


Если вы (оферент) не являетесь производителем предлагаемого продукта (ов), вам необходимо предоставить приемлемое письмо о поставке.Обязательные элементы письма-поставки различаются в зависимости от типа продаваемой вами продукции. В предоставленном шаблоне письма-поставки будут изложены необходимые компоненты письма.

Следующие шаги и дополнительная информация о письмах-поставках

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Стоимость

Шаблон ценового предложения


При заполнении ценового предложения вы предоставите эту информацию в виде шаблона, основанного на типе выбранных вами услуг и / или продуктов.В настоящее время у MAS есть два варианта, связанных с требованиями к ценообразованию, в обоих вариантах ваша компания предоставляет список предлагаемых цен на все предлагаемые продукты или услуги, включая любую дополнительную описательную и вспомогательную информацию. Эти два варианта различаются следующим образом:

  1. Коммерческая практика продаж или традиционный маршрут. Выбирая информацию о ценах, вы заполняете шаблон ценового предложения. Кроме того, вы предоставите различные скидки, которые ваша компания в настоящее время предоставляет на коммерческой и федеральной арене, см. Раздел «Практика коммерческих продаж» ниже.Мы будем использовать этот документ, чтобы убедиться, что вы предлагаете государству лучшую цену, т. Е. Цену, которую вы назначаете своему наиболее предпочтительному клиенту (MFC). Мы должны считать вашу цену на МФЦ весьма конкурентоспособной и сделать ее справедливой и разумной, чтобы мы ее приняли. Для завершения вашего ценового предложения используйте информацию, которая соответствует опубликованным коммерческим прайс-листам или рыночным тарифам, например каталогам, счетам-фактурам, контрактам и т. Д. Затем это будет использоваться для создания коэффициента скидки, который ваша компания будет использовать. требуется отслеживать и поддерживать в течение всего срока действия контракта.
  2. Участвуйте в пилоте. Ваш список предлагаемых цен будет сравниваться с аналогичными или аналогичными товарами, и для переговоров будет применяться колебание цен. Используя TDR, вы не предоставляете различные скидки, предоставляемые вашей компанией, и не привязаны к ценам MFC. Ниже приведен список участвующих SIN TDR в рамках сводного расписания.

Возможность для поставщиков сообщать в GSA данные о транзакциях — информацию, генерируемую, когда государство покупает товары или услуги у поставщика, для повышения эффективности закупок со стороны федерального правительства.

БОЛЬШАЯ КАТЕГОРИЯ ПОДКАТЕГОРИЯ SIN (s)
Услуги Техническое обслуживание помещений 561210FAC
Услуги Услуги по эксплуатации 238320, 541690E, 561730
Услуги Решения для объектов 541513 и 811310MR
Услуги Принадлежности для помещений 322291, 326119, 339994, 333318F и 339113G
Услуги Оборудование для общественного питания 311423, 333241, 335220, 336999, 332215T и 333415REM
Мебель и предметы интерьера Полы 314110SBSA
Мебель и предметы интерьера Мебель для дома, общежитий и квартир 3 МЕБЕЛЬ
Промышленные товары и услуги Чистящие средства 325611 и 325612
Промышленные товары и услуги Оборудование и инструменты 332510, 333112, 532310, 332510C, 332510S и 333TOOL
Промышленные товары и услуги Промышленные товары 314120, 324110, 324191, 325320, 325998, 325998W, 335220D и 335220E
Информационные технологии Телекоммуникации 517410
Информационные технологии ИТ-оборудование 33411
Информационные технологии ИТ-программное обеспечение 54151 и 511210
Разное Одежда 315210
Разное Предметы личного ухода за волосами 335210
Разное Бесплатные номера специальных предметов ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ * и НОВЫЙ *
Офисное управление Аудиовизуальные продукты 334310, 334290OS, 334511T и 541990AV
Офисное управление Канцелярские товары 339940, 339940OS4 и 339940OVER
Профессиональные услуги Технические и инженерные услуги (не ИТ) 541330ENG, 541330EMI, 541713, 541714, 541720, 541420, 541690, 541715, 541715AIR и 541715APM
Научные и управленческие решения Тестирование и анализ 541380
Следующие шаги и дополнительная информация о шаблонах ценовых предложений

Сохраните заполненный шаблон ценового предложения, а также сопроводительную документацию.Вы загрузите эти документы в eOffer.

Соберите эту информацию

Вам необходима информация о вашей компании и проделанной работе. После того, как вы соберете эту информацию, подготовьте ее для загрузки или ввода в eOffer. Каждый элемент, который вам понадобится, и для чего он будет использоваться, описаны ниже.

Финансовая отчетность


Соберите финансовую отчетность вашей компании за предыдущий двухлетний период (аудиторскую, если таковая имеется).Как минимум, каждый финансовый отчет должен состоять из баланса и отчета о прибылях и убытках. Мы будем использовать эту информацию, чтобы обеспечить финансовую стабильность вашей компании. Объясните любую информацию, которую вы раскрываете, которая отрицательно сказывается на вашем бизнесе.

Следующие шаги и дополнительная информация о финансовой отчетности

Соберите балансы и отчеты о прибылях и убытках вашей компании за предыдущий двухлетний период.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, просмотрите все важные документы в рамках запроса.

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

План субподряда (если применимо)


Ваша компания должна предоставить этот план субподряда только в том случае, если ваш бизнес относится к категории «кроме малого». «Кроме малых» включает:

  • некоммерческие организации,
  • учебных заведений, и
  • «крупных» предприятий.

Размер вашей компании будет определяться кодексом НАИКС, который, по вашему мнению, упадет в сторону преобладания работы в соответствии с вашим Графиком.

GSA ожидает, что предприятия, не относящиеся к малым, предоставят возможности малым предприятиям, которые могут успешно работать в качестве субподрядчиков.

Заполните план субподряда через eOffer. Образец шаблона, предоставленный как часть запроса, охватывает 11 областей, подробно описанных в пункте 52.219-9 (d) FAR.

Следующие шаги и дополнительная информация о планах субподряда

План субподряда для малого бизнеса является частью приглашения и публикуется на странице «Доступные предложения и требования».Используйте план в приглашении как руководство, чтобы понять, какая информация потребуется в eOffer. Заполните план субподряда в eOffer.

Сохраните этот документ и загрузите в eOffer. Вам нужно будет подписать его, поэтому загрузите его после того, как заполните, заполните блок подписи (страница 14 образца плана), отсканируйте и загрузите подписанные документы в качестве вложения к вашему предложению в eOffer.

Техническое предложение


В техническом предложении содержится подробная информация и примеры опыта вашей компании, которые доказывают, что вы можете предоставлять предлагаемые продукты и услуги.

Ваше техническое предложение должно включать описания, которые вам необходимо составить и отправить через eOffer, а также информацию о прошлой эффективности. Примечание. Модуль прошлой эффективности eOffer обновляется, чтобы соответствовать инструкциям, изложенным в Инструкции SCP-FSS-001 для всех участников. В зависимости от вашего специального номера позиции (SIN) вам может потребоваться предоставить дополнительные документы в вашем техническом предложении.

Для получения дополнительной информации, необходимой для технического предложения, просмотрите приложения по категориям и Доступные предложения и требования, включенные в запрос.Представитель заказчика может запросить дополнительные документы во время рассмотрения вашего предложения.

Следующие шаги и дополнительная информация о технических предложениях

Для получения дополнительных инструкций по техническим требованиям:

  • Обзор SCP-FSS-001 — Относится ко всем таблицам
  • Изучите применимые вложения большой категории, относящиеся к вашим предложениям.
  • Просмотрите доступные предложения и веб-страницу требований, если применимо
  • Напишите в eOffer следующие повествования:
    1. Factor One — Корпоративный опыт (не более 10 000 символов).
    2. Фактор третий — Контроль качества (не более 10 000 знаков).
    3. Фактор четвертый — соответствующий опыт проекта — это применимо только в том случае, если вы предлагаете услуги. Вам нужно будет представить описание двух соответствующих проектов.
  • Соберите следующую информацию:
    1. Фактор второй — прошлые результаты — отчет о открытых рейтингах и описание любых отрицательных отзывов.
    2. Фактор пятый — Технические возможности — для некоторых специальных номеров позиций (SIN) требуется дополнительная информация и / или сертификаты. См. Запрос для получения более подробной информации.

Для получения конкретных инструкций см. Следующее положение в запросе: SCP-FSS-001 для всех Подателей предложения. Просмотрите страницу «Вложения категорий и доступные предложения и требования», чтобы узнать о требованиях и инструкциях для больших категорий, подкатегорий и SIN.

Введите свое повествование и загрузите отчет о открытых рейтингах и информацию о технических возможностях в eOffer.

Профессиональный компенсационный план (если применимо)


Если вы предлагаете профессиональные услуги, вы должны предоставить план профессионального вознаграждения для своих сотрудников. План объясняет политику компании в отношении заработной платы и дополнительных льгот для сотрудников, которые будут работать по вашему контракту.Раскрытие индивидуальной компенсации не требуется.

Следующие шаги и дополнительная информация о профессиональных компенсационных планах

Соберите общие правила оплаты труда в вашей компании, которые часто можно найти в справочнике для сотрудников.

Дополнительные сведения о требованиях этого плана см. В части 52.222-46 FAR. Чтобы узнать, требуется ли вам представить план, см. Титульный лист запроса.

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Письма о предыдущем уведомлении о решении не исполнять опцион (если применимо)


Включите в свое предложение копии любых писем об отмене или отказе, полученных в течение последних двух лет для любых ранее заключенных контрактов по расписанию или представленных предложений по расписанию.

Следующие шаги и дополнительная информация о предыдущем уведомлении о решении не использовать опцию Письма

Соберите письма от предыдущих контрактов по расписанию.

Сохраняйте письма и загружайте их в eOffer.

Соглашения с коммерческими поставщиками (CSA) (если применимо)


Если возможно, вместе с предложениями должны быть представлены Соглашения с коммерческими поставщиками (CSA). Это облегчает нам рассмотрение и согласование каждого отдельного набора условий на предмет соответствия федеральному закону.

Сертификаты CSA должны быть получены от производителя. Если вы являетесь реселлером продукта, любые изменения в лицензионном соглашении с конечным пользователем должны иметь одобрение производителя.

Соглашения должны быть в редактируемом формате (например, Microsoft Word), желательно с уже удаленными частями документов, которые не соответствуют федеральным требованиям.

Следующие шаги и дополнительная информация о CSA.

Чтобы помочь в этом процессе, GSA выпустило новые положения, которые могут помочь снизить юридический риск включения положений и условий CSA, которые противоречат федеральному закону или несовместимы с ним, в контракты GSA.

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Формат практики коммерческих продаж (CSP-1) (если применимо)


Здесь вы описываете, что вы предлагаете своим клиентам, по сравнению с тем, что вы предлагаете федеральному правительству. Мы используем этот документ, чтобы убедиться, что вы предлагаете ЛУЧШУЮ цену правительству (то, что мы называем вашей ценой «Наиболее предпочтительного клиента» (MFC)).

Наша цель — получить такой же или лучший, чем ваш MFC, на тех же или аналогичных условиях.В зависимости от вашего номера / номеров специального предмета (SIN / s) мы можем потребовать от вас предоставить дополнительные документы. Мы запросим их после того, как назначим сотрудника по контрактам для рассмотрения вашего предложения. Шаблоны предоставляются в некоторых случаях для справки. Вы будете вводить информацию напрямую в eOffer.

Информация CSP-1 требуется только для контрактов, которые не участвуют в пилотной версии отчетов о транзакционных данных (TDR).

Следующие шаги и дополнительная информация о методах коммерческих продаж

Для получения дополнительной информации о CSP-1 см. SCP-FSS-001, Раздел III — Ценовое предложение, iv.

Сохраните этот документ, вы будете ссылаться на него при заполнении информации в eOffer.

Коммерческий прайс-лист или рыночный прайс-лист


Вы уже должны были определить коммерческий прейскурант вашего бизнеса, когда готовили шаблон ценового предложения. Этот документ нужен вам, чтобы показывать цены, которые вы предоставляете своим текущим клиентам. Если у вас нет коммерческого прайс-листа, предоставьте лист рыночных ставок, если он есть у вашей фирмы.

Мы используем эти документы в качестве отправной точки для оценки цен вашей компании. Это также отличается от вашей практики коммерческих продаж, указанной выше.

Если вы участвуете в пилотном проекте отчетности по транзакционным данным (TDR), ваш список предлагаемых цен будет сравниваться с аналогичными или аналогичными товарами, и для переговоров будет применяться изменчивость цен. Используя TDR, вы не предоставляете различные скидки, предоставляемые вашей компанией, и не привязаны к ценам для наиболее предпочтительного клиента (MFC).

Следующие шаги и дополнительная информация о коммерческих прайс-листах или рыночных прейскурантах

Соберите свой коммерческий прайс-лист из рыночного прейскуранта

Для получения дополнительной информации прочтите Раздел III — Ценовое предложение SCP-FSS-001-N для всех оферентов.

Сохранить этот документ; вы будете ссылаться на него при заполнении информации в eOffer.Вы загрузите свой коммерческий прайс-лист или рыночный прайс-лист в eOffer.

Подходит ли вам коммерческий прайс-лист?

FAR 2.101 (a) (6) определяет два типа прейскурантов:

  • «Каталожная цена» означает цену, включенную в каталог, прайс-лист, график или другую форму, которая регулярно поддерживается производителем или поставщиком, либо публикуется, либо иным образом доступна для проверки покупателями, и указывает цены, по которым продажи в настоящее время или в последний раз предлагались значительному количеству покупателей, составляющих широкую публику; и
  • «Рыночные цены» означают текущие цены, которые устанавливаются в ходе обычной торговли между покупателями и продавцами, свободно торгующимися, и которые могут быть подтверждены посредством конкуренции или из источников, независимых от оферентов.

Есть несколько вопросов, которые могут помочь вам определить, является ли CPL подходящим методом эскалации для вас.

  • Считаете ли вы свой прайс-лист собственностью? CPL коммерчески / общедоступен. Следовательно, если ответ положительный, у вас нет CPL в соответствии с FAR 2.101.
  • Общедоступны ли ваши цены (например, опубликованы ли они на веб-сайте вашей компании или в опубликованном каталоге). Если нет, то у вас нет CPL в соответствии с FAR 2.101.
  • Взимаете ли вы в настоящее время цены, указанные в вашем CPL? Если ваши цены основаны на рыночных условиях, а не на фиксированном прейскуранте, у вас нет CPL согласно FAR 2.101.

Если ответ на любой из этих трех вопросов указывает на то, что на самом деле у вас нет коммерческого прайс-листа, как определено выше, вы можете запросить изменение метода эскалации на корректировку экономических цен на основе рыночных цен в соответствии с I-FSS-969. .

Документация по поддержке цен


Вы должны предоставить подтверждающую документацию для каждого продукта и / или услуги, которые вы предлагаете, и ввести ее в Шаблон ценового предложения.Мы используем это, чтобы проверить точность информации, которую вы отправляете.

Примеры документации включают опубликованные и общедоступные каталоги, прайс-листы, копии счетов-фактур, контрактов, котировок и т. Д. Должна быть четкая и актуальная связь между подтверждающим документом и предлагаемой ценой, которую он призван поддерживать. Каждый подтверждающий документ должен быть четко помечен названием соответствующего предлагаемого продукта или услуги.

Если ваш текущий коммерческий прайс-лист (CPL) или рыночный прайс-лист (MRS) не охватывает период прошлых продаж, указанных в формате практики коммерческих продаж (CSP-1), при предоставлении предложения в соответствии с традиционными положениями вы должны также предоставьте копию CPL или MRS, которая покрывает большую часть этого периода.

Дальнейшие действия и дополнительная информация о ценовой поддержке документации

Для получения дополнительной информации прочтите Раздел III, Ценовое предложение по условиям SCP-FSS-001 для всех оферентов.

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Рассказ о цене


Перед присуждением контракта сотрудник GSA по контракту должен определить, что предлагаемые цены являются справедливыми и разумными.Справедливые и разумные означает, что цены весьма конкурентоспособны с коммерческим и федеральным рынками.

Если вы предоставляете предложение в рамках практики коммерческих продаж / традиционного формата, вам необходимо продемонстрировать, что эта цена такая же (или лучше), чем та, которую вы предлагаете своему наиболее предпочтительному клиенту (MFC). Если цена, предлагаемая GSA, не равна цене, предлагаемой указанному вами наиболее предпочтительному клиенту, или не превосходит ее, в вашем описании должно быть объяснено обоснование предложения такой цены таким образом, чтобы сотрудник по контракту мог определить, что ставка является справедливой и разумной. .Вы должны объяснить любое отклонение от вашей практики коммерческих продаж, включая конкретные обстоятельства и частоту отклонений.

Следующие шаги и дополнительная информация о ценах

Для получения дополнительной информации прочтите Раздел III (iv), Ценовое предложение по условиям SCP-FSS-001 в рамках Приглашения.

Сохраните этот документ, вы загрузите его на eOffer.

Простое руководство по написанию бизнес-предложения

Для компаний B2B (бизнес-бизнес) бизнес-предложение — это документ, который вы будете использовать для привлечения новых клиентов, а хорошо написанное бизнес-предложение значительно увеличит ваши шансы привлечение новых клиентов. Деловое предложение — это документ, в котором указывается, как ваша компания будет предоставлять услугу или продукт другому бизнесу для решения проблемы или необходимости. Короче говоря, это документ, в котором говорится, кто вы, чем занимаетесь и почему вы считаете себя лучшим выбором для предоставления решения, которое хочет клиент, — почему клиент должен нанять вас, а не одного из ваших конкурентов.

Распространенное заблуждение — думать, что бизнес-предложение похоже на бизнес-планы. Хотя между ними есть несколько общих черт, основное различие состоит в том, что бизнес-предложение используется как инструмент продаж для продажи вашего продукта или обслуживание клиентов, в то время как бизнес-план составляется, когда вы начинаете бизнес, и вы хотите спланировать все аспекты ведения своего бизнеса.

В этой статье мы дадим исчерпывающее руководство о том, как написать правильное деловое предложение.Но сначала нужно сделать приготовления.

Исследования

Тщательно исследуйте своего потенциального клиента, чтобы понять его культуру, цель и видение. Это поможет вам, когда вам нужно настроить тон вашего предложения. Узнайте лидеров и тех, кто в конечном итоге будет принимать решения по вашему предложению, все, что поможет улучшить ваше предложение.

Назначить встречу

Если возможно, договоритесь о встрече со своим потенциальным клиентом, прежде чем отправлять свое предложение, чтобы узнать больше об их компании и их точных потребностях в вашем продукте или услуге.Познакомьтесь с кем-нибудь, кто, по вашему мнению, лучше всех разбирается в деталях проекта. Спросите об их конкретных потребностях, каковы их KPI (ключевой показатель эффективности) и их бюджетные предпочтения. Таким образом, вы получите более четкое представление о том, как написать свое предложение, которое точно соответствует их потребностям и желаниям.

Мозговой штурм

Теперь, когда у вас есть как можно больше информации о потребностях, целях и бюджете клиента, вы можете провести мозговой штурм, объяснив в своем бизнес-предложении, насколько ваше решение идеально соответствует их потребностям.Поставьте себя на их место, чтобы вы могли ответить на их вопросы вроде: «Почему я должен платить вам столько за ваше решение?» или «Чем ваше решение принесет мне больше пользы, чем найм другой компании, которая предоставит нам это решение?». Подчеркните свои таланты и области знаний и ответьте на главный вопрос: «Почему вы лучше всех подходите для этого проекта?» (источник: https://www.entrepreneur.com/article/29990)

Формат бизнес-предложения

После того, как мозговой штурм будет подготовлен, пора написать свое предложение.Типовые бизнес-предложения разделены на несколько разделов:

Титульный лист

Начните с титульного листа с соответствующим заголовком для вашего продукта или услуги и решения, которое вы предлагаете клиенту.

Титульный лист также должен включать имя автора (вас), название вашей компании, лицо, которому представляется предложение, название компании клиента и дату подачи.

Содержание

Этот раздел может быть включен или не включен в зависимости от того, сколько страниц будет содержать предложение.Если вы решили включить его, поместите его сразу после титульной страницы.

Краткое содержание

Краткое изложение сделает ваше предложение отличным. Хороший вариант побудит читателя прочитать оставшуюся часть вашего предложения.

Эксперты расходятся во мнениях о том, какой длины должна быть исполнительная компания, и именно здесь ваше исследование потребностей клиента играет важную роль. В зависимости от культуры и характеристик клиента они могут предпочесть более подробное или краткое резюме.Но большинство современных руководителей предпочитают целенаправленное резюме на одной странице. Тем не менее, исполнительное резюме должно состоять из:

  • Название и описание вашей компании, чем вы занимаетесь, какие услуги или продукты вы предоставляете, ваша квалификация (обучение, образование, награды, успешные прошлые проекты)
  • Цель вашего предложения, как вы разработаете решение для клиента, какую пользу вы ему принесете, и краткое изложение предлагаемого плана
  • Поместите любую информацию, которую вы не хотели бы, чтобы клиент пропустил, если вы можете показать выгоду, которую он получит, с помощью некоторой статистики или графика, включите ее

Не тратьте лишние слова на резюме, сделайте его максимально информативным и интересным.

Для написания резюме может потребоваться отдельное руководство, подобное тому, которое вы можете найти здесь (https://articles.bplans.com/writing-an-executive-summary) или здесь (https://www.inc.com /guides/2010/09/how-to-write-an-executive-summary.html).

Описание проблемы, вопроса или работы

В этом разделе описывается ситуация, с которой сталкивается ваш клиент, будь то просто поиск подходящего человека для завершения проекта или более серьезные проблемы, которые вы обнаружили во время брифинга и исследования.

Чем лучше вы сможете относиться к ним и доказать им, что вы понимаете их проблему и можете ее решить, тем выше вероятность, что они выберут ваше предложение и купят у вас.

Подходы и методология

В этом разделе обсуждалось ваше решение проблем, описанных в предыдущем разделе. Если предыдущие разделы в основном состоят из обзоров, этот раздел должен подробно охватывать ваш пошаговый план.

Здесь вы показываете своему потенциальному клиенту, как вы можете удовлетворить его потребности и цели.Будьте максимально подробными, не утопив клиента. Обдумайте, насколько глубокими техническими деталями вы поделитесь.

Квалификация

Здесь вы продаете себя или свою компанию. Укажите любые тренинги и образование, имеющие отношение к проекту. Любые предыдущие награды или достижения, успешные прошлые проекты, многолетний опыт и т. Д.

Покажите потенциальному клиенту, что вы подходите для этой работы.

График и контрольные показатели

Составьте четкий график времени, необходимого для проекта.Если для завершения проекта необходимо несколько шагов, сделайте для каждого отдельную дату.

Не переоценивайте, убедитесь, что ваш график действительно может быть выполнен вовремя. Не обещайте того, чего не можете выполнить.

Если вы предлагаете готовый товар, то этот раздел можно пропустить.

Стоимость, оплата и любые юридические вопросы

В зависимости от вашей отрасли и того, что вы предлагаете, этот раздел может представлять собой простую сводку ваших гонораров. Но для более сложных проектов может потребоваться график платежей.

Если есть какие-либо юридические вопросы, такие как разрешение или лицензирование, в зависимости от количества и сложности вы можете решить, включать ли его в этот раздел или сделать специальный раздел после затрат и оплаты.

Льготы

Покажите клиенту преимущества, которые они получат, если вы / ваша компания предоставите необходимые им продукты или услуги. Предоставьте любые данные, которые помогут убедить потенциального клиента в вашей компетентности и ценности. Вы можете включить графики и диаграммы.Сделайте его максимально информативным и возможным. (источник: https://articles.bplans.com/whats-the-best-business-proposal-format/)

Последнее слово

Всегда адаптируйте свое деловое предложение к точным потребностям каждого потенциального клиента, которому вы отправляете свое деловое предложение. Помните, что ключ к успешному бизнес-предложению — это то, насколько хорошо вы понимаете проблему клиента и почему ваше решение является лучшим решением. Деловое предложение — это инструмент продаж, и вам нужно рассказать клиенту о том, как ваше решение решит его проблему, и что никто другой не сможет выполнить работу лучше, чем вы / ваша компания.

——————

Привлекайте больше клиентов, создавая впечатляющие деловые предложения и контракты с помощью ClientPoint Software

Если вы действительно хотите, чтобы ваши деловые предложения и контракты выделялись и давали вам больше шансов на привлечение новых клиентов, используйте программное обеспечение ClientPoint. Он позволяет быстро и легко создавать и форматировать профессиональные деловые предложения, котировки и контракты. Щелкните здесь, чтобы получить бесплатную демонстрацию программного обеспечения ClientPoint , или позвоните нам по телефону 888-972-7375 .

Щелкните здесь, чтобы прочитать пример того, как программное обеспечение ClientPoint помогло бизнесу удвоить продажи.

Как написать проектное предложение: шаг за шагом

У вас есть замечательная идея для проекта. Чем больше вы исследуете это, тем больше думаете, что оно стоит финансирования и ресурсов.

Это потенциально может изменить правила игры, и если все пойдет так, как вы предполагаете, конечный продукт станет огромным выигрышем для организации, даже для отрасли в целом.

Но как заставить руководителей компании поддержать вашу идею?

Краткий ответ: составьте убедительное проектное предложение.

В этом руководстве мы поговорим о том, что такое проектное предложение, зачем оно вам и как написать предложение, которое заметит начальство.

Шаги по написанию собственного проектного предложения

Обзор: Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ, в котором изложено все, что необходимо знать заинтересованным сторонам для запуска проекта.Это необходимый первый шаг к реализации проекта. Предложение по проекту обычно выбирается в процессе приема проекта.

Хорошо написанное проектное предложение информирует и убеждает, а также сочетает в себе навыки управления проектами с некоторыми другими важными навыками: исследованиями, анализом данных и некоторым копирайтингом.

Он соответствует стандартным форматам предложений, которые включают следующие элементы:

  • Краткое содержание . Краткое и по существу, исполнительное резюме — это, по сути, презентация проекта.В нем четко изложена проблема, рассматривается, как предлагаемый вами проект направлен на решение проблемы, и обсуждается, как выглядит успешный проект.
  • Предпосылки или история . В этом разделе описываются как успешные, так и неудачные предыдущие проекты, в том числе то, как с последними можно было бы лучше справиться, с целью показать, как предлагаемый проект будет более успешным на основе уроков прошлого.
  • Требования . В этом разделе кратко описывается, что необходимо на протяжении жизненного цикла проекта с точки зрения ресурсов, инструментов, графика проекта и т. Д.
  • Решение . В разделе решения объясняется, как вы собираетесь подойти к проекту и довести его до завершения. Он охватывает этапы управления проектами, методы и навыки, необходимые для более эффективного выполнения задач, а также способы управления проблемами.
  • Авторизация . В этом разделе четко указывается, кто принимает решения по проекту и какие заинтересованные стороны уполномочены клиентом принимать решения об утверждении / утверждении.
  • Приложение .Любая информация, не включенная в фактическое предложение, должна быть в приложении, например, материалы и ресурсы, которые члены команды и заинтересованные стороны могут использовать, чтобы узнать больше о проекте.

Если вы не знаете, с чего начать, знайте, что некоторые из лучших приложений для управления проектами предлагают шаблоны предложений по проектам, которые вы можете использовать бесплатно из их библиотеки инструментов.


На что следует обратить внимание перед написанием предложения по проекту

Прежде чем вы сядете и начнете писать набросок своего проектного предложения, вы должны учесть некоторые вещи, в том числе:

Ваша аудитория

Определите, кто принимает решения и определить отношения между ними.

У каждой заинтересованной стороны будут свои цели и предпочтения. В зависимости от вашей аудитории, возможно, придется написать несколько версий предложения.

  • Насколько они знакомы с проектом или проблемой? Что они уже знают? Чего они не знают?
  • Следует ли вам предоставить справочную информацию по определенной теме?
  • Что они хотят слышать?
  • Есть ли какой-то особый способ заставить их лучше понять, что вы хотите передать?

Например, если предложение предназначено для главы технологического отдела, скорее всего, ожидается использование жаргона и технического языка.

С другой стороны, если вы пытаетесь привлечь к себе внимание владельца малого бизнеса, используйте простой и понятный язык, при этом в предложении подчеркивается положительное влияние проекта на прибыль компании.

Возможные ловушки

В документе Глобального конгресса Института управления проектами (PMI), подготовленном Фрэнсисом Макнамарой, приводятся четыре основные причины, по которым проектные предложения отклоняются:

  • Плохо определенное предложение
  • Предложение не соответствует целям организации
  • Преимущества проекта не четко и достоверно определено
  • Неэффективная презентация проектного предложения

По сути, некоторые проекты не получают зеленый свет не потому, что они плохие сами по себе, а потому, что предложению не хватало ясности и убедительности.

Данные и исследования

Вам нужны факты, цифры, графики и диаграммы, чтобы обосновать ваше предложение и обосновать существование проекта.

Изучите прошлые проекты, как успешные, так и неудачные, потому что вам понадобится как можно больше достоверных данных, доказательств и примеров, чтобы составить убедительное предложение.


Как написать проектное предложение

Помните, что вы пишете предложение, чтобы заручиться поддержкой руководства. Вы хотите, чтобы ключевые люди поддержали ваш проект.Вам нужны лица, принимающие решения, чтобы воплотить мечту в реальность.

Вы хотите, чтобы предложение озвучило их, а затем мотивировало их сделать следующий шаг, а именно дать проекту зеленый свет.

Шаг 1. Определите проблему

Какую проблему пытается решить ваш проект? Почему это проблема? Почему стоит решить? Заставьте свою аудиторию увидеть проблему так, как вы ее видите.

Советы по определению проблемы:

  • Начни уверенно. Лица, принимающие решения, обычно не выделяют много времени на рассмотрение предложения, поэтому убедитесь, что болевая точка описана лаконично и находит отклик у них.
  • Используйте факты, а не мнение. Хотя вы хотите, чтобы ваша аудитория понимала серьезность проблемы, не стоит преувеличивать. Вместо этого используйте данные своего исследования, чтобы подтвердить свои утверждения.

Шаг 2: Представьте свое решение

Как ваш проект решит проблему? Почему ваше решение лучше других аналогичных решений? Обсудите, почему другие решения не работают в данной ситуации.

Советы по представлению решения:

  • Спрогнозируйте вопросы и возражения. Будьте готовы защищать свое решение со всех сторон. Будьте готовы объяснить, например, почему ваше более дорогое решение лучше, чем менее дорогое.
  • Представьте большее влияние решения . Заинтересованные стороны обычно больше интересуются проектами с широким спектром воздействия, чем с проектами с ограниченным воздействием.
  • Опять же, факты важнее мнения. Приведите как можно больше подтвержденных исследованиями примеров.

Шаг 3. Определите конечные результаты и критерии успеха

В этом разделе представлена ​​картина функций и атрибутов конечных результатов, а также то, как узнать, успешен ли проект.

Советы по определению результатов поставки:

  • Включите дату поставки. Определите, что принесет ваш проект и чего от него ожидать пользователи, например облачная телефонная система, доступная круглосуточно и без выходных из любого места, если вы предлагаете проект обслуживания клиентов.Также укажите, когда вы планируете завершить каждый результат.
  • Ваше решение должно быть SMART. Ваши критерии успеха покажут, был ли проект успешным. Не забудьте сохранить свое решение SMART (конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и привязанным к срокам).

Шаг 4: Изложите свой план или подход

Это самый важный раздел предложения и обсуждает, как достичь цели проекта цели. Он начинается с объяснения подхода и объяснения того, почему он актуален и эффективен.Это также объясняет, как будут решаться проблемы.

Советы по планированию:

  • Представьте стратегии проекта. Будете ли вы использовать традиционный водопадный подход? Почему? Будете ли вы использовать сторонних подрядчиков, штатных сотрудников или консультантов? Каковы будут их цели и обязанности? Это ваша возможность обсудить «почему» решения, которые вы принимаете для завершения проекта.
  • Объясните, как будут решаться проблемы. Здесь объясняются стратегии снижения рисков вашего плана управления проектом.

Шаг 5: Составьте график и бюджет

В этом разделе вы разбиваете затраты по проекту и подробно описываете, как вы соблюдаете сроки.

Советы по определению графика и бюджета:

  • Предоставьте как можно больше подробностей. Разбейте свой бюджет на категории, например, расходные материалы, инструменты, заработная плата и т. Д. Включите все накладные и косвенные расходы.Подробная финансовая разбивка будет сигналом заинтересованным сторонам о том, что вы провели исследование и не собираетесь тратить их деньги. Обратите внимание, что для некоторых проектов может потребоваться финансовая отчетность и источники финансирования.
  • Будь конкретным. Не угадай. Укажите время начала и окончания проекта, а также возможность одновременного выполнения определенных разделов проекта.

Шаг 6: Свяжите все вместе

Завершите свое предложение заключением, в котором кратко изложены проблема, решение и преимущества.Подчеркните важные моменты и выделите свое предложение, повторяя идеи или факты, которые вы хотите, чтобы ваша аудитория запомнила.

Проверьте ваше предложение на согласованность идей и на то, поддерживают ли элементы друг друга.

Советы по объединению всего:

  • Ваше предложение должно читаться как книга. Ваше предложение должно рассказывать историю. Каждая секция и каждый элемент должны работать вместе, чтобы образовать единое целое.
  • Не предлагайте ничего, что не подходит. Будьте осторожны, не вводите ничего, что кажется неправильным или не способствует достижению общих целей проекта.
  • Убедитесь, что присутствуют все элементы проектного предложения. Проверьте свой документ и убедитесь, что учтены все необходимые элементы.

Шаг 7: Отредактируйте / проверьте свое предложение

Перепишите свое предложение по мере необходимости, чтобы сделать его интересным, полезным, ясным и убедительным. Попросите обратную связь и убедитесь, что предложение организовано и визуально привлекательно.

Советы по редактированию:

  • Проверьте тон и язык. Ваше предложение предназначено для определенного типа аудитории, поэтому убедитесь, что используемый тон и язык отражают это. Не забывайте проверять грамматические, пунктуационные и орфографические ошибки. Вы хотите, чтобы ваше предложение выглядело профессионально.

Следует ли вам использовать программное обеспечение для управления проектами для вашего проектного предложения?

Предложение по проекту само по себе является проектом, поэтому для него можно использовать программное обеспечение для управления проектами.

Программное обеспечение является неотъемлемой частью современных основ управления проектами с такими преимуществами, как:

  • Более простая совместная работа . Хорошие проектные предложения требуют времени и часто являются результатом командных усилий. Использование качественного программного обеспечения для управления проектами упростит совместную работу, особенно когда команды расположены в разных частях мира.
  • Мастерская централизованная . Чтобы создать убедительное экономическое обоснование, вам нужны данные и исследования, причем много и того, и другого, если предложение касается большого и сложного проекта.Наличие всех необходимых данных в одном месте избавляет всех от необходимости искать файлы и документы в разных местах. Централизованная рабочая комната проекта гарантирует, что каждый может получить доступ ко всем обновлениям, заметкам и вложениям по запросу.

Это общая папка в программе для управления проектами Wrike. Источник: программное обеспечение Wrike.

  • Общение в одном месте . Если люди рассредоточены по географическому принципу, то организовать собрания будет очень трудно, если вообще возможно.Коммуникационные функции, которые включают голосовую и аудиоконференцию, групповой чат, личные сообщения, комментарии, потоковую передачу действий и присутствие, как правило, встроены в большинство программного обеспечения для управления проектами. Те, которые их не предлагают, позволяют интегрировать их с другими инструментами коммуникации всего за несколько кликов.
  • Доступ 24/7 . Если вам нужно внести изменения в предложение дома или вы хотите просмотреть его в последний раз, прежде чем отправлять его лицам, принимающим решения, сохранение копии в вашем программном обеспечении для управления проектами гарантирует, что у вас есть последняя версия и вы можете вносить изменения. к нему в любое время и в любом месте.

Сделайте так, чтобы ваше проектное предложение было замечено и ваш проект получил финансирование

Осуществление вашего проекта зависит от того, насколько эффективно и убедительно ваше предложение.

Лица, принимающие решения, вряд ли будут тратить много времени на ваше предложение, чтобы решить, подходит оно или нет. Поэтому очень важно, чтобы ваше предложение сразу же привлекло их внимание, взволновало их проектом и, в свою очередь, побудило их к действию.

Бесплатный шаблон бизнес-предложения для PDF | Word

Шаблон бизнес-предложения

Независимо от того, какой у вас бизнес, в какой-то момент вам нужно будет написать предложение.Вы можете ответить на запрос предложений (RFP), который вы видели рекламируемым на отраслевом веб-сайте, или вы можете получить приглашение непосредственно от клиента. В любом случае важно дать четкий и исчерпывающий ответ. Вы можете адаптировать этот шаблон к конкретным требованиям вашего потенциального клиента.

HubSpot Совет: если ваше бизнес-предложение очень длинное, подумайте о том, чтобы включить краткое изложение, в котором представлены основные моменты. См. Более подробное руководство в шаблоне краткого обзора HubSpot.

Понимание проблемы

Проекты обычно разрабатываются вокруг проблем, которые необходимо решить. В этом разделе покажите потенциальному клиенту, что вы понимаете историю проблемы и уникальные требования, которые она влечет за собой.

Держите ваше предложение ориентированным на клиента. Дайте клиенту почувствовать, что вы понимаете его лучше, чем любой из ваших конкурентов.

HubSpot Совет. Думайте об организации этого раздела как о воронке. Начните с широкого описания контекста, затем продолжайте давать больше подробностей о потенциальном клиенте и его общих потребностях и, наконец, остановитесь на конкретной проблеме.

Предлагаемое решение

Этот раздел является сердцем вашего предложения. Представьте свое решение как можно подробнее, желательно в пошаговом формате, который отвечает всем требованиям клиента.

Чтобы действительно убедить вас в том, что ваше предложение соответствует всем потребностям клиента, рассмотрите возможность предоставления таблицы «функций и преимуществ», подобной приведенной ниже. Он описывает ключевые части вашего продукта или услуги и их особую ценность для потенциального клиента.

Характеристика продукта / услуги

Польза для клиента

Вы знаете поговорку «Картинка стоит тысячи слов»? Что ж, это правда в деловых предложениях! По возможности старайтесь предоставлять таблицы и графики, чтобы разбить повествование и упростить понимание и усвоение ваших соображений.Если вы работаете в подходящей для этого области, рассмотрите возможность включения изображений и примеров ваших продуктов или услуг.

HubSpot Совет. Держите свое решение ориентированным на клиента. Будьте конкретны в том, как вы будете соответствовать их уникальным требованиям. Использование шаблона предложения полезно, но вам необходимо адаптировать его к каждому новому проекту.

Информация о ценах

Хотя раздел «Предлагаемое решение» важен для того, чтобы убедить потенциального клиента выбрать вашу компанию, также важно предоставить хорошо задокументированную сводку конкурентоспособных цен.Убедитесь, что вы указали цены на все, что вы описали в предыдущем разделе.

В зависимости от товара или услуги, которую вы предоставляете, вам могут платить фиксированную плату, почасовую или за единицу. Возможно, вы захотите предложить разовый платеж или серию платежей. Если вам будут платить несколькими частями, рассмотрите возможность подробного описания этого в Таблице цен.

Вам также следует перечислить и объяснить любые предположения, которые, если бы они изменились, повлияли на цену вашего предложения.Например, количество необходимых личных встреч, даты начала и завершения контракта и количество разрешенных раундов пересмотра.

HubSpot Совет. Если ваша структура ценообразования сложна, рассмотрите возможность использования Microsoft Excel, Google Sheets или другого инструмента для работы с электронными таблицами для расчета окончательной цены. Вы можете указать цену в этом формате или перенести ее в документ предложения.

Предлагаемое приложение

Независимо от того, указал ли ваш клиент ожидаемую дату завершения, вы захотите ее предложить.Вы должны предложить подробный график фаз, необходимых для выполнения требований предложения. Вы также должны описать рабочие продукты, также называемые конечными результатами, связанные с каждой фазой.

Рассмотрите возможность представления графика в графическом виде на временной шкале или в виде таблицы с действиями и датами, как показано ниже.

Проектная деятельность

Дата завершения

HubSpot Совет: график проекта — важный инструмент для успешного управления проектом. Предоставив подробный график в своем предложении, вы можете показать клиенту, что вы стремитесь завершить проект к сроку.

Заключение

Упростить задачу для клиента — это всегда хорошая идея. В заключение кратко укажите, почему вы лучше всего соответствуете требованиям. Опишите следующие шаги и подтвердите свою готовность к будущим обсуждениям.

Затем, вместо того, чтобы заставлять их искать его, предоставьте подробную контактную информацию прямо в конце вашего предложения, чтобы клиент мог легко связаться с вами.

HubSpot Совет: рассмотрите возможность включения страницы подписи непосредственно в свое предложение.Таким образом, клиент может подписаться сразу, не запрашивая дополнительный документ.

Положения и условия

Включите условия использования вашей компании. В условиях указываются положения, требования, правила, спецификации и стандарты, на которых будет основан итоговый контракт.

HubSpot Совет: обязательно внесите какие-либо изменения, необходимые для этого конкретного предложения.

Приложения

Приложения — хорошее место для включения любой информации, которая, по вашему мнению, важна, но которую клиент специально не запрашивал.Кроме того, это хорошее место для вставки документов, которые слишком велики для включения в документ. Вы можете сослаться на предложение и прикрепить их в приложениях, чтобы они не прерывали ход повествования.

HubSpot Совет: Примеры элементов для приложений включают биографии и / или резюме команды, которая будет работать над проектом, фотографии продуктов, которые вы будете использовать в решении, или снимки экрана вашего программного решения.

17 бесплатных шаблонов предложений проектов + советы

Шаблон предложения ИТ-проекта

Скачать шаблон предложения ИТ-проекта

Excel | Слово

В этом предложении по ИТ-проекту есть место для перечисления важных ролей, таких как спонсор проекта, владелец и менеджер, их общие обязанности и имена других заинтересованных сторон.Он охватывает все типичные элементы проектного предложения, включая место для технологических требований, риски безопасности, затраты на оборудование и программное обеспечение и многое другое.

Шаблон предложения по проекту программного обеспечения
— Word

Скачать шаблон предложения по проекту программного обеспечения

Word | Smartsheet

Составьте предложение по проекту разработки программного обеспечения, которое включает обзор, ключевые этапы, информацию о разработке и тестировании, а также методы отчетности.Предоставляется таблица с подробным расписанием задач, чтобы помочь точно оценить часы работы над проектом. Если предложение предназначено для внешнего использования, вы можете включить условия оплаты для рассмотрения потенциальными клиентами.

Шаблон предложения для мобильного приложения

Скачать шаблон предложения мобильного приложения

Excel | PDF

Этот шаблон может служить профессиональной презентацией для услуг по разработке мобильных приложений. Чтобы выделиться из толпы и выделить соответствующий опыт, приложите примеры предыдущей работы к шаблону предложения.Информация, включенная в предложение, будет зависеть от конкретного проекта. Настройте шаблон так, чтобы учесть соответствующие детали, такие как временная шкала этапов проектирования и детализированные расходы, при демонстрации того, что вы можете предложить.

Шаблон предложения по управлению проектом
— Excel

Скачать шаблон предложения по управлению проектом — Excel

С помощью этого шаблона предложения по управлению проектом вы можете описать действия, задействованные на различных этапах проекта, обозначить ключевые результаты и перечислить ожидания.Скорректируйте предложение, чтобы оно соответствовало масштабу и типу проекта, которым необходимо управлять, а также отраслевым нормам.

Шаблон предложения для инженерного проекта
— Excel

Скачать шаблон предложения по инженерному проекту — Excel

Предложение по инженерному проекту должно содержать соответствующую справочную информацию, включая объем проекта и конкретные инженерные задачи, которые необходимо выполнить. Этот шаблон Excel включает автоматические вычисления для добавления затрат.Используйте график работы, чтобы показать временную шкалу этапов проекта, от предварительного проектирования до строительства. Если такой график работы вам не подходит, выберите один из этих бесплатных шаблонов для Word и Excel.

Шаблон предложения на строительство
— Excel

Скачать шаблон предложения строительства

Excel | PDF

Этот шаблон предложения по строительству предлагает два листа, один для предоставления информации о подрядчиках, объеме проекта и условиях соглашения, а другой для перечисления затрат на рабочую силу и материалы.В шаблоне рассчитываются промежуточные итоги и общие расходы, включая налоги, так что затраты на проект понятны.

Шаблон маркетингового предложения

Скачать шаблон маркетингового предложения

Документы Google | Excel | Слово | PDF

Маркетинговые планы сочетают данные со стратегией для достижения эффективных результатов. Используйте этот шаблон для описания целей, проблем и прогнозируемых результатов маркетингового проекта. В зависимости от проекта задачи могут включать в себя мероприятия, связанные с брендингом, анализом конкуренции, разработкой контента и освоением новых рынков.В дополнение к обзору проекта включите подробное расписание с конкретными датами этапов проекта и контрольных точек кампании.

Шаблон предложения веб-дизайна

Скачать шаблон предложения веб-дизайна

Excel | PDF

Этот шаблон поможет вам создать подробное предложение по веб-дизайну, от первоначального исследования до текущего хостинга и обслуживания. Напишите предложение об обновлении веб-сайта или услуг по питч-дизайну внутреннему или внешнему клиенту.Четко сформулируйте цели проекта веб-дизайна в предложении, включая согласование с видением компании или организации.

Шаблон предложения для социальных сетей

Скачать шаблон предложения для социальных сетей

Excel | PDF

Кампании в социальных сетях — важная часть бизнес-маркетинга, и предложения должны показывать, как проекты будут достигать конкретных целей, будь то охват более широкой аудитории, создание присутствия бренда в социальных сетях или увеличение продаж.Этот шаблон следует традиционному формату, в котором излагается краткое изложение, постановка проблемы, цели, тактика и расписание. Мы также включили раздел бюджета для оценки стоимости проекта.

Шаблон предложения по бухгалтерскому учету — Excel

Скачать шаблон предложения по бухгалтерскому учету

Excel | Smartsheet

Используйте этот шаблон для презентации финансовых услуг, таких как бухгалтерский учет. Это предложение может относиться к конкретному проекту или текущим услугам для бизнеса или другой организации.Включите условия обслуживания, разбивку затрат, важные цели и убедительное решение для финансовых потребностей клиента.

Шаблон предложения по консультационному проекту
— Word

Загрузить шаблон предложения консультационного проекта — Word

Консультанты могут использовать этот шаблон, чтобы предлагать услуги для конкретного проекта и приводить веские доводы в пользу приема на работу. Как и в случае с другими предложениями по проектам, сосредоточьтесь на том, как вы поможете компании решить конкретные проблемы или воспользоваться возможностями.Составьте список действий, которые вы будете выполнять, конкретные результаты и график выполнения задач проекта. Условия контракта также могут быть включены для обеспечения соглашения с клиентами.

Как написать электронное письмо с коммерческим предложением (с примером)

Ключевые выводы:

  • Включите личность покупателя, анализ потребностей, цели, сроки, объем предложения и затраты.
  • Убедитесь, что ваша электронная почта является профессиональной и удобной для чтения, включая всю информацию, запрошенную получателем.
  • Включите все необходимые следующие шаги или призыв к действию с просьбой о конкретном действии от вашей аудитории.

Электронное письмо с коммерческим предложением — это убедительный коммерческий документ, отправляемый клиентам с целью расширения бизнеса. Умение писать эффективное бизнес-предложение необходимо для роста вашей компании. Электронные письма с коммерческими предложениями могут принимать разные формы и могут быть отправлены новым или существующим клиентам для поддержки роста доходов. В этой статье мы объясним, как написать успешное электронное письмо с коммерческим предложением.

Что такое электронное письмо с коммерческим предложением?

Электронное письмо с коммерческим предложением — это письмо, отправляемое на начальных и средних этапах воронки продаж. Этот тип предложения наиболее распространен в сделках между бизнесом.

Деловое предложение может быть отправлено после того, как потенциальный клиент согласился ознакомиться с условиями сделки купли-продажи. Это называется запрошенным деловым предложением. Электронные письма с запрошенными бизнес-предложениями могут быть отдельными торговыми документами или использоваться для выполнения запросов на торги, исследований или предложений по грантам.

Электронное письмо с коммерческим предложением также может быть первой точкой контакта с покупателем. В этих случаях это незапрошенное коммерческое предложение.

В любом случае электронное письмо с коммерческим предложением должно быть эффективным, если оно будет способствовать развитию вашего бизнеса. Успешное предложение имеет сильное введение с четким объективным заявлением, краткое изложение того, что предлагается, следует формату электронного письма с предложением и требует подтверждения от обеих сторон.

Связано: Как написать холодное электронное письмо

Как написать черновик электронного письма с коммерческим предложением

Рассмотрите письмо с коммерческим предложением как коммерческое предложение.Что вам нужно включить в этот черновик, чтобы совершить продажу? Во-первых, он должен быть убедительным. Во-вторых, электронное письмо с коммерческим предложением также должно точно отражать то, что предлагается.

Создайте черновик электронного письма с коммерческим предложением, выполнив следующие действия:

  1. Заполните портрет покупателя.
  2. Провести анализ потребностей.
  3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках.
  4. Обозначьте объем предложения.
  5. Включите данные о стоимости.

1.Заполните личность покупателя

Персона покупателя — это документ, который включает в себя такие вещи, как демографические данные покупателя, ценности и мотивирующие факторы. Подумайте, для кого именно вы пишете бизнес-предложение. Определение личности покупателя поможет вам определиться с несколькими жизненно важными элементами, такими как тон, ожидаемый уровень формальности и содержание продаж.

Один из способов создать образ покупателя — опросить существующих клиентов. Например, вы можете отправить клиентам опрос по электронной почте.В ходе опроса вы можете собрать личную демографическую информацию, которая расскажет вам больше о лицах, принимающих решения о покупке, среди вашей клиентской базы с точки зрения возраста, пола и рода занятий.

Вы можете узнать, что нацелились на директоров по маркетингу, когда люди, которые решили покупать у вас, на самом деле являются руководителями.

Сегодня многие ресурсы получают целевую информацию о пользователях из популярных социальных сетей. Как бы вы ни выбрали исследование своих клиентов, используйте собранную информацию, чтобы составить обобщенное описание покупателя.Это личность вашего покупателя.

Это описание следует учитывать во всех ваших торговых коммуникациях с этой аудиторией и другими идентичными аудиториями, иногда называемыми похожими аудиториями.

2. Проведите анализ потребностей

Изучите любую информацию, относящуюся к конкретному клиенту, на которого вы нацелены своим предложением. Это называется анализом потребностей. В идеале, во время анализа потребностей у вас есть возможность посидеть с потенциальным клиентом и задать ему вопросы.

Одним из примеров вопроса анализа потребностей может быть: « Если бы вы могли взмахнуть волшебной палочкой и решить одну проблему в своем бизнесе, что бы это было? »Другой пример вопроса:« Представьте, что мы решили проблему, о которой вы упомянули ранее. Сколько времени, денег и других ресурсов можно сэкономить для вашего бизнеса? »Цель этих вопросов — получить информацию, которая поможет при создании вашего предложения. Если вы отправляете незапрошенное предложение или выполняете запрос предложения, у вас может быть доступ только к ограниченному объему информации.

Затем ваше исследование по анализу потребностей должно включать беседу с другими людьми в вашей сети, которые могут рассказать вам о потребностях вашего потенциального клиента, если это уместно. Вы также можете провести время в Интернете, чтобы узнать больше о компании, чтобы предвидеть их проблемы и предложить решение.

Связано: Определение и примеры навыков ведения переговоров

3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках

Электронное письмо с коммерческим предложением должно начинаться с объективного заявления.В более формальном контексте это было бы резюме. Электронное письмо с предложением уникально, потому что оно не требует резюме, но вам все равно нужно четко указать цель в верхней части письма.

Чтобы узнать цель вашего предложения, рассмотрите следующие вопросы:

  • Что нужно клиенту?
  • Какую проблему клиента решает это предложение?
  • Как ваше решение является правильным ответом на проблему клиента?

Пример: «Цель компании Bizzy Commercial Floor Care при отправке этого предложения — снизить стоимость ночной уборки Family Grocer Company на 15%, используя только персонал по прямому найму.”

Это объективное заявление решает две проблемы для компании Family Grocer. Во-первых, это снижает затраты клиента на уход за полом, а во-вторых, обеспечивает соблюдение стандартов качества, не передавая уборку на аутсорсинг.

Хорошее объективное заявление вызовет интригу в верхней части электронного письма, что очень важно, особенно для незапрошенных предложений, когда у вас мало или совсем нет отношений с потенциальным клиентом.

Вам также следует подумать о сроках выполнения проекта.В случае Bizzy Commercial Floor Care им может потребоваться 30 дней, чтобы нанять персонал для ведения бизнеса компании Family Grocer, а срок соглашения может составлять шесть месяцев, один год или помесячно. Это все элементы, которые следует рассмотреть и включить в процесс электронного письма с коммерческим предложением на раннем этапе.

4. Краткое содержание предложения

После определения цели и общего графика, объем позволяет вам вникнуть в детали того, как проект будет выполняться.

«Объем» — это общий термин, используемый для описания того, кто, что, где, когда, как и почему в предложении:

  • Кто: Кто будет работать над проектом? Сюда входят заинтересованные стороны, менеджеры по работе с клиентами и рабочая сила. Кто будет основным контактным лицом для клиента? Кто доставит товар или услугу?
  • Что: Что будет доставлено? Сколько будет стоить проект? Какие условия оплаты? Какие обязанности потребуются от клиента? Какие обязанности вы возьмете на себя?
  • Где: Где будет проходить проект?
  • Когда: Когда будут доставлены товары или услуги? Это повторяется по расписанию или это разовая доставка? Когда клиент сможет связаться со службой поддержки, если возникнет проблема?
  • Как: Как сообщается о проблемах? Как будет реализован проект? Если повторяется, сколько раз? Как вы обеспечите соответствие стандартам клиента?
  • Почему: Почему клиент должен работать с вами? Почему вы выбрали этот товар или услугу как решение проблем клиента?

5.Включите цифры стоимости

Для того, чтобы предложение было эффективным, клиент должен иметь возможность подтвердить стоимость и согласиться с ней.

Используйте уже собранную информацию, чтобы указать цену в своем предложении. Если у вас была возможность провести анализ потребностей во время разговора с клиентом, вы, возможно, уже знали желаемую стоимость клиента. Тем не менее, оценивая затраты на рабочую силу и другие бизнес-расходы, вы можете рассчитать цену, которая будет выгодна как вам, так и покупателю.

Пример электронного письма с коммерческим предложением

Используйте этот образец электронного письма с коммерческим предложением, чтобы создать свое собственное:

Приветствую, господинПол,

Меня зовут Остин Шик, я менеджер по развитию бизнеса в Bizzy Commercial Floor Care. Моя цель при отправке этого предложения по электронной почте — снизить стоимость ночной уборки Family Grocer Company на 15%, используя только персонал, нанятый напрямую. Мы можем сделать это в течение 60 дней с момента принятия предложения.

Вот как будет осуществляться переход:

Во-первых, Bizzy Commercial Floor Care наймет персонал для работы во всех 36 магазинах Джорджии в течение 30 дней.

В течение 60 дней мы предоставим услуги по уборке в ночное время, включая мытье и полировку полов, а также приспособления для пылеудаления и полировки. Мы будем делать это в течение ночи, семь дней в неделю, и компания Family Grocer будет иметь доступ к линии обслуживания клиентов, по которой они смогут позвонить в любое время в случае возникновения проблем. Я буду вашим основным контактным лицом на протяжении всего этого процесса.

Мы в Bizzy Commercial Floor Care уверены, что это решит проблемы, которые вы обсуждали на встрече.Во-первых, вы сказали, что заботитесь о соблюдении стандартов качества, но при этом хотите сократить расходы. Мы предлагаем наши услуги за 300 долларов в день и будем продолжать оказывать услуги на постоянной основе.

Спасибо за уделенное время. Я свяжусь с вами в течение одного рабочего дня, если я не получу от вас ответа раньше,

Остин Шик
Менеджер по развитию бизнеса
555-123-3214

Writing in the Disciplines: Business

Написание бизнес-предложений
Контент Клаудии Брэди, преобразован для Интернета Амандой Хейслип
(версия для печати здесь)

Цель делового предложения — убедить читателя увидеть мир так же, как и вы.Ваша основная цель при написании бизнес-предложения — убедить читателя внести изменения, которые сделают предложенную идею реальностью.

Чтобы узнать, как это сделать эффективно, ознакомьтесь с многочисленными ресурсами, доступными на этом веб-сайте.

По словам Билла Рейни, автора книги «Написание предложения — забытая область обучения» … «Таким образом, предложение … действительно является торговым документом, до некоторой степени убедительным, но в значительной степени зависящим от фактической информации для его конкурентного успеха» (31).

Компоненты делового предложения:

Введение
План работы
Квалификация и опыт
Бюджет
График работ
Оппозиция
Заключение

Деловое предложение состоит из множества частей, каждая из которых должна быть подкреплена фактической информацией. Начиная новый раздел своего бизнес-предложения, используйте заголовок, чтобы указать, что вы переходите к следующей идее.

1. Введение

Здесь проблема должна быть представлена ​​читателю .

  • Почему нынешняя ситуация неадекватна?
  • Почему, на ваш взгляд, это нужно менять?

Вы также должны ввести любой контекст или справочную информацию.

  • Кто-то просил вас написать это предложение?
  • Как вы попали в этот проект?
  • Какие решения были предприняты ранее?

Вам следует объяснить все ключевые термины или фразы , которые вы будете последовательно использовать в своем предложении.Деловые письма содержат специальный жаргон, который может быть непостижим для сторонних читателей — определите свои термины так, чтобы они не казались «фальшивыми или неискренними» (Каллик и Завакки, D-18). Однако, если вы отвечаете на RFP (запрос предложения), вам следует попытаться включить некоторые ключевые термины, которые были включены в этот документ. Это покажет читателю, что вы внимательно изучили RFP и серьезно относитесь к проекту.

Наконец, вы должны предоставить читателю обзор разделов , которые последуют за введением.

2. План работ

Цель этого раздела вашего бизнес-предложения — конкретно объяснить, что вы хотите сделать для решения проблемы, упомянутой во введении . Не забудьте связать свое решение с рассматриваемой проблемой.

По словам Лоры Рив, «лучшие решения направлены на устранение истинной причины проблемы» (14). Вы должны перечислить здесь преимущества предлагаемого вами проекта — вы можете сделать это в виде маркированного списка.

В этом разделе особенно важно обосновать все ваши претензии доказательствами . В этом разделе «каждое слово, которое вы говорите — или не говорите — дает вашим читателям доказательства, на которых они основывают свое решение» (Markel, 450). Прежде чем писать свое предложение, вы должны были провести значительный объем исследования в предметной области, о которой вы пишете. Покажите своим читателям, что вы сделали домашнее задание в этом разделе:

  • справочные исследования
  • цитирую лиц , которые видны в этой области
  • предоставить статистику
  • не забудьте про процитировать всех ваших источников.

Если вы знаете, что еще предстоит провести исследование, сообщите об этом своим читателям в этом разделе, но обязательно завершите все исследования, которые вы собираетесь провести.

3. Квалификация и опыт

Теперь, когда ваши читатели знают, чем вы хотите заниматься, расскажите им, почему именно вы должны выполнить эту работу .

  • Какой опыт у вас есть , который позволяет вам эффективно выполнять это предложение?
  • Если у вас нет личной квалификации, , кого вы привлечете к проекту , то есть?

Если вы планируете использовать сторонний персонал, объясните, почему они будут компетентными.В некоторых литературных источниках предлагается включать в этот раздел резюме тех лиц, которые будут играть большую роль в проекте.

Кроме того, объясняет, почему читатель является правильным человеком для получения этого предложения .

  • Каким образом их прошлый опыт привел их туда, где они находятся сегодня?
  • Что насчет человека или компании заставляет вас предложить им этот проект?

Было бы неплохо описать аналогичные проекты , которые компания взяла на себя в прошлом, чтобы показать, почему вы считаете, что эта конкретная фирма подходит для этого проекта.

4. Бюджет

В этом разделе очерчивается бюджет и читатель дает оценку того, что ваш предлагаемый проект будет стоить . Этот раздел вашего предложения может занять много времени, поэтому не ждите последней минуты, чтобы подумать о том, какие затраты понесет ваш проект.

Обязательно подумайте как о прямых, так и о косвенных затратах , которые могут быть связаны с проектом.

  • Прямые затраты могут включать заработную плату сотрудников или стоимость материалов
  • Косвенные расходы могут быть арендной платой или судебными издержками

Бюджет — один из наиболее важных аспектов вашего предложения — это может быть раздел, который убеждает вашего читателя взяться за ваш проект или перейти к следующему предложению.

5. График работ

График задач содержит оценку сроков различных аспектов вашего проекта .Например, вы можете прикинуть, что строительство нового магазина начнется в августе и что магазин будет готов к работе в марте. Важно, чтобы был таким же конкретным, как и в этом разделе.

6. Оппозиция

Важно признать возможное противодействие , с которым может столкнуться ваш проект. Ваши читатели захотят знать любые обязательства, которые они могут взять на себя, или проблемы, с которыми они могут столкнуться, если они примут ваш проект.

Рив предлагает трехэтапный подход к этому разделу: резюме, уступка, опровержение (16). Для каждой предполагаемой проблемы вы должны обобщить потенциальную проблему, объяснить, какова вероятность возникновения проблемы, и аргументировать, почему преимущества проекта перевешивают любое противодействие, с которым он сталкивается.

7. Заключение

Завершите свое предложение, повторив преимущества вашего предложения.К тому времени, когда читатель дойдет до этого раздела предложения, он должен знать, что вы от него хотите. Вы можете повторить свой запрос о действиях в заключении. Также может быть хорошей идеей указать крайний срок в вашем запросе о действиях. Если вы указываете читателю крайний срок, объясните ему причину, по которой вы выбрали именно эту дату. Читатель с большей вероятностью будет сотрудничать, если поймет, почему вам нужно действие к определенной дате (Рив, 17).

Ссылка:
Рив, Лаура.«Содействие инновациям на рабочем месте: внутреннее предложение». Business Communication Quarterly 65.4 (2002): 8-21. Бизнес-источник завершен. Интернет. 21 апреля 2012 г.

Другие дисциплины | Writer’s Web | Письменный центр | Делать Назначение | Библиотека |
Школа бизнеса Робинса | Информация об авторских правах

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.