Разное

Объем документооборота это: Объем документооборота | Глоссарий ПитерСофт

01.07.1978

Содержание

Шпаргалка делопроизводителя : Как рассчитать объем документооборота

Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.

Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.

Статья про документооборот в организации>>

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

  1. Сколько времени тратится на обработку и регистрацию документов.
  2. Сколько сотрудников должно быть задействовано в делопроизводстве.
  3. Как эффективно распределить нагрузку среди сотрудников службы делопроизводства.
  4. Сколько необходимо техники для работы с документами.
  5. Не пора ли внедрить СЭД.

Эти данные можно применить к каждому отделу в организации и оптимизировать документопотоки. Например, объединить отделы или часть функций службы делопроизводства отдать в структурные подразделения.

Правила расчета объема документооборота

Расчет документооборота ведется по журналам регистрации в бумажном или электронном виде.

За единицу учета принимается экземпляр документа ー подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.

Копии учитываются отдельно, чтобы узнать сколько бумаги, времени и трудозатрат уходит на копии.

Отдельно учитываются обращения, заявления, жалобы граждан. При этом они включаются в общий объем документооборота.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Формула для расчета документооборота

Теперь по шагам. Предположим, мы хотим рассчитать объем документооборота за май. Открываем журнал входящих документов. Из последнего номера, зарегистрированного в мае, вычитаем первый номер входящего документа, зарегистрированного в мае. Например, последний зарегистрированный номер 654. Первый — 402 от 5.05. Вычитаем из 654 402. Получаем 252 входящих документов поступило в мае.

Таким образом рассчитываем каждый вид документа в отдельном журнале регистрации. Затем складываем по формуле. Желательно рассчитывать объем документооборота каждый месяц, чтобы в конце года не тратить на это много времени.

Если у вас есть СЭД, то она рассчитает все автоматически. Нужно будет выбрать месяц, выделить документы, а в строке поиска появится нужная цифра. И так в каждой базе.

Справка об объеме документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «РостOK»
ООО «РостOK»

СПРАВКА
об объеме документооборота за 2019 год

МесяцВходящиеИсходящие ВнутренниеКопии
Январь800750120210
Февраль95080010076
Март 740
670
9857
Апрель 830 79015081
Итого за год1018279969342210

Справку подписывает начальник службы делопроизводства, затем ее направляют на ознакомление руководителю. После ознакомления подшивают в дело отчетов по делопроизводству.

Считайте правильно и успехов!

Объем документооборота — это… Что такое Объем документооборота?

Объем документооборота

«…61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период…»

Источник:

«ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Официальная терминология. Академик.ру. 2012.

  • Объем выборки продукции
  • Объем долга иностранных государств и (или) иностранных юридических лиц перед РФ

Смотреть что такое «Объем документооборота» в других словарях:

  • объем документооборота — Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • объем документооборота

    — 61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 63 исходящий документ; отправляемый документ:… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Денежная масса — (Money supply) Денежная масса это наличные средства, находящиеся в обращении, и безналичные средства, находящиеся на счетах в банках Понятие денежной массы: агрегаты денежной массы М0, М1, М2, М3, М4, ее ликвидность, наличные и безналичные… …   Энциклопедия инвестора

  • Оптовые запасы — (Wholesale Inventories) Определение оптовых запасов, торговые и складские запасы Информация об определении оптовых запасов, торговые и складские запасы Содержание Содержание Виды запасов и их характеристики Торговые и складские запасы Принципы… …   Энциклопедия инвестора

  • Выручка — (Revenue) Выручка результат деятельности предприятия за определённый период, выраженный в денежном эквиваленте Понятие выручки, её основные формы, расчёт выручки,выручка в бухгалтерском учёте,отличие выручки от прибыли Содержание >>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… …   Энциклопедия инвестора

  • Клиринг — (Clearing) Понятие клиринга, история клиринга, типы клиринга Информация о понятии клиринга, история клиринга, типы клиринга Содержание Содержание 1. Понятие валютный 2. Отличия валютного клиринга от внутреннего межбанковского клиринга 3. Формы… …   Энциклопедия инвестора

  • Центральный банк — (Central bank) Центральный банк это орган проведения денежно кредитной политики Информация о деятельности, политике, функциях, операциях Центрального банка, ставка рефинансирования Содержание >>>>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Налоговый аудит — Аудит Виды аудита Внутренний аудит Внешний аудит Налоговый аудит Экологический аудит Социальный ауд …   Википедия

Книги

  • 1 С:Документооборот: 250 вопросов и ответов, Лушников В. В., Бондарев А. В.. Управленческая деятельность любой компании осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются как источником информации для принятия управленческих решений, так и результатом… Подробнее  Купить за 499 руб
  • Секретариат в вопросах и ответах № 6 2014, Отсутствует. «Секретариат в вопросах и ответах» – это практическое руководство, необходимое секретарю в ежедневной работе. Индивидуальные рекомендации специалистов по практическим действиям в конкретных… Подробнее  Купить за 462.56 руб электронная книга
  • Директор информационной службы №01/2012, Открытые системы. В номере: Металлургия: новые вызовы, старые проблемы Перспектива вступления в ВТО, несовершенство бизнес-процессов, устаревшая технологическая база и потребность в инновациях станут, по… Подробнее  Купить за 352 руб электронная книга
Другие книги по запросу «Объем документооборота» >>

4.14. Учет и анализ объемов документооборота / КонсультантПлюс

4.14.1. Количество документов, поступивших в центральный аппарат (аппарат управления или структурное подразделение территориального органа) Службы и созданных соответствующим подразделением федерального органа исполнительной власти за определенный период времени (месяц, год) составляет объем документооборота этого подразделения <*>.

———————————

<*> Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК). Типография ООО «ИПО «У Никитских ворот», г. Москва, 2010.

 

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.14.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД в центральном аппарате Службы отделом контроля исполнения документов УДП, в аппарате управления и структурном подразделении территориального органа Службы — уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения:

(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.14.2.1. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

4.14.2.2. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

4.14.2.3. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.14.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

4.14.4. Управление делопроизводства (подразделение документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы) ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15 января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений и в целом за центральный аппарат Службы (подразделений аппарата управления и за аппарат управления территориального органа в целом, структурного подразделения соответственно) и представляет справку о документообороте Службы курирующему заместителю Директора (руководителю территориального органа, начальнику отдела — старшему судебному приставу соответственно), а также направляет ее руководителям структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления территориального органа) Службы.(п. 4.14.4. в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Наталья КОНДАКОВА,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

 

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

На рост объема документооборота влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и другие. Кроме того, объем документации в каждой конкретной организации в значительной степени определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Анализ документооборота организации осуществляется по количественным (показатели объема и времени прохождения документов в процессе их исполнения) и качественным (состав, содержание документов, направленность и периодичность движения документов и документопотоков) параметрам.

Одним из наиболее важных факторов при изучении документооборота является подсчет его объема. С целью контроля за объемом документооборота в организациях осуществляется его учет и проводится анализ.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный отрезок времени (год, месяц).

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации. Сведения о нем необходимы для определения загруженности делопроизводственного персонала и отдельных работников; установления структуры и штатной численности дело­
производственной службы; выбора технологии работы с документами, средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Показатели объема документооборота позволяют судить о загруженности всего управленческого персонала, так как все работники аппарата управления в своей деятельности создают и «перерабатывают» значительное количество документированной информации.

Подсчет количества документов и обобщение, анализ результатов подсчета производятся службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации при первоначальной обработке (прием документов) или отправке.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается только один раз. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.).

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Внутренние документы подсчитываются по месту их регистрации.

Поступающие (входящие) документы и создающиеся в организации (исходящие, внутренние) подсчитываются отдельно.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель — количество «основных» документов, а знаменатель — количество копий.

Периодичность подсчета объема документооборота определяется самой службой ДОУ: при необходимости процедура может проводиться каждый месяц, что позволяет выделить периоды наиболее интенсивной работы, или поквартально. В небольших организациях достаточно проводить подсчет объема документооборота один раз в год.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал

Объем — документооборот — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 3

Объем — документооборот

Cтраница 3

Согласно ЕГСД учреждения I категории — с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; II — с объемом документооборота до 100 000 документов в год; III — с объемом документооборота до 25 000 документов в год и IV категории — с объемом документооборота до 10 000 документов в год.  [31]

Журнальная регистрация документов допускается в учреждениях с объемом документооборота до 500 — 600 документов в год.  [32]

При расчете в порядке плановых платежей значительно сокращается объем документооборота.  [33]

Должностной и численный состав персонала канцелярии зависит от объема документооборота. Максимальный должностной и численный состав канцелярии характерен для учреждения с документооборотом свыше 100000 документов в год.  [34]

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами объем документооборота, хотя он не всегда соответствует величине самого предприятия или учреждения. Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности предприятия в целом.  [35]

Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях первой категории ( с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год) и в учреждениях с территориально разобщенными подразделениями.  [36]

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа q документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.  [37]

В канцелярии учреждения периодически ( обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота.  [38]

В канцелярии учреждения периодически ( обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.  [39]

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.  [40]

Служба делопроизводства периодически ( ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота.  [41]

Для того чтобы правильно выбрать систему организации делопроизводства в учреждении, необходимо учитывать объем документооборота, характер работы учреждения, территориальное размещение, структуру учреждения и его подразделений, техническую оснащенность и квалификацию управленческого персонала.  [42]

Делопроизводство в учреждениях организуется в зависимости от их вида, особенностей работы и объема документооборота, в соответствии с целесообразными для каждого учреждения нормативами и рекомендациями.  [43]

Организация переписки и ее стадии На постановку переписки большое влияние оказывают организационная структура учреждения, объем документооборота, система делопроизводства. В крупных учреждениях ( государственных комитетах, министерствах и других центральных органах) корреспонденция ( получаемая и отправляемая), например, неизбежно проходит через экспедицию. В небольшом учреждении, где экспедиции нет, документы принимает и отправляет секретарь.  [44]

Для образовательного учреждения эта технология позволяет сократить время, финансовые расходы на проведение процедур и объем документооборота в целом.  [45]

Страницы:      1    2    3    4

Что это — документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Увеличение объема документооборота как фактор снижения экономической эффективности вуза Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Практика модернизации образования

17

Keywords: curriculum, Federal State Educational Standard 3+ (FSES 3+), asynchronous education, competence, educational module, module-based curriculum, curriculum matrix, basic disciplines, alternative disciplines, elective disciplines

References

1. Sazonov B.A. (2011) [Individually-oriented organization of teaching and learning activities as a

condition for modernization of higher education in Russia]. Vysshee obrazovanie v Rossii [Higher Education in Russia]. No. 4, pp. 10-24. (In Russ., abstract in Eng.)

2. Badarch D., Sazonov B.A. (2007) Aktual’nye voprosy internatsional’noi garmonizatsii obrazovaniya

[Topical issues of international harmonization of education]. Moscow: TEIS Publ., 190 p.

3. Belotserkovskiy A.V. (2008) [Development of Credit-Based Modular Curriculum: Problems and

Prospects]. Vysokie intellektual’nye tekhnologii i innovatsii v obrazovanii i nauke. Materialy XV Mezhdunarodnoi nauchno-metodicheskoi konferentsii [High Intellectual Technologies and Innovations in Education and Science. Proc. of the 15th International Research and Methodology Conference]. St. Petersburg, 15-16 Feb., 2008, Publishing House of Polytechnic University Publ., vol. 1, pp. 28-32. (In Russ.)

Authors:

GRYAZEV Mikhail V. — Dr. Sci. (Technical), Prof., Rector, Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

RUDNEV Sergei A. — Dr. Sci. (Technical), Prof., Pro-rector for educational work, Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

ANISIMOVA Marina A. — Cand. Sci. (Technical), Assoc. Prof., Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

BLYAKHEROV Igor S. — Dr. Sci. (Technical), Prof., Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

Д.А. ЕНДОВИЦКИЙ, д-р экон. наук, ректор

Ю.А. БУБНОВ, д-р филос. наук, проректор

К.М. ГАЙДАР, д-р психол. наук, зав. кафедрой

Воронежский государственный университет

Увеличение объема документооборота как фактор снижения экономической эффективности вуза

В статье впервые анализируется проблема постоянно увеличивающегося объема документооборота вуза, прежде всего внешнего, который выступает фактором снижения экономической эффективности и качества функционирования образовательной организации. На основе фактических данных выявляются основные тенденции изменения количественных и качественных характеристик документооборота, приводящие к отрицательным экономическим, организационным, психологическим следствиям в деятельности вуза. Делается вывод о том, что их преодоление должно быть связано с оптимизацией документационного обеспечения работы вуза.

Ключевые слова: документооборот вуза, внешний документооборот, внутренний документооборот, образовательная организация, экономическая эффективность

Практически ни один социальный инсти- легчают выполнение какой-либо деятель-тут не может нормально функционировать ности, протекание тех или иных процессов без документов. В одних случаях они об- (в идеале так и должно быть), в других же

18

Высшее образование в России • № 11, 2014

— мешают этому или, во всяком случае, создают определенные сложности. Система высшего образования не только не является исключением, но и очень ярко подтверждает сказанное.

Документооборот в вузах, как и в других организациях, делится на два вида: внутренний и внешний. Первый имеет своим источником деятельность самого вуза, который выступает инициатором создания и функционирования какого-либо документа. И в этом смысле мы имеем некий «замкнутый цикл». Второй вид документооборота инициируется сторонними организациями и процессами. Для вуза — это прежде всего Министерство образования и науки как его учредитель. Особенность внешнего документооборота состоит в том, что, будучи «запущенным», он, как правило, непосредственно влияет и на внутренний документооборот. Так, получив запрос извне, вуз в процессе подготовки ответа нередко вынужден создавать свои внутренние документы, регламентирующие составление этого ответа для вышестоящей инстанции. Это особенно характерно для типовой, периодически предоставляемой министерству информации (к примеру, ежегодный отчет о приеме в вуз первокурсников, ежегодный отчет об итоговой аттестации выпускников

и т.п.). Таким образом, в случаях внешнего документооборота имеет место неминуемое пересечение сфер внешней и внутренней жизнедеятельности образовательной организации. Пример внешнего документооборота представлен в таблице 1.

От того, как налажен документооборот, во многом зависит эффективность организации — экономическая, технологическая, техническая, социально-психологическая [1; 2; 3]. На эту тему написано множество работ, имеется достаточно подробная аналитика, выработаны определенные методические и технологические рекомендации. Чаще всего в сферу анализа попадает внутренний документооборот. Реже внимание фокусируется на случаях внешнего документооборота, в первую очередь на том, как организовано документационное, информационное взаимодействие министерства и подчиненного ему вуза и какие следствия -в первую очередь для образовательного процесса — оно имеет.

Проведенный анализ показывает, что сегодня объем входящей документации из министерства и региональных сторонних организаций в вузе многократно возрос. Это прежде всего запросы на информацию и отчеты в связи с мониторингом различных направлений деятельности вуза, а также

Таблица 1

Внешний документооборот в ВГУ в 2014 г.

Период Корреспонденция,44-, поступающая в ВГУ январь февраль март апрель май июнь июль август ВСЕГО

Общая численность 49 59 70 85 62 57 173 182 737

Отдельные источники Из Минобрнауки (модуль взаимодействия) 34 41 56 64 38 42 161 162 598

Из администрации Воронежской области 9 18 11 19 23 11 10 15 116

Из городской и районных администраций г. Воронежа 6 0 3 2 1 4 2 5 23

Практика модернизации образования

19

Таблица 2

Сравнительный анализ входящей в ВГУ документации за восемь месяцев 2013 и 2014 гг.

^^^^Период Год Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август ВСЕГО

2013 770 788 866 1093 1036 736 1091 658 7038

2014 841 1046 1018 1254 1071 844 1355 880 8309

□ 2013

□ 2014

Рис. 1. Диаграмма интенсивности внешнего документооборота ВГУ в 2013-2014 гг.

распорядительные, инструктивные, информационные и рекомендательные письма, касающиеся организации деятельности вуза и регламентации осуществляемых им процессов. Сказанное иллюстрируют таблицы 2 и рисунок 1.

Входящая документация качественным образом изменила работу вуза с документами. Еще несколько десятилетий назад была распространена ситуация, когда один входящий документ требовал подготовки одного вида данных, а значит, осуществления одного действия одним подразделением и создания одного ответного документа. Сегодня ситуация принципиально иная. Пришедший из министерства документ нередко предполагает подготовку данных разных видов и уровней, что актуализирует множество исполнительских операций, включение в эту работу различных подразделений и создание пакета ответных документов (иногда они сводятся в единый документ, но приобретаемый им при этом масштаб делает его неудобным для использования).

Заметным изменениям подвергся и такой параметр документооборота, как сроки. Имеется в виду не только сокращение

времени исполнения министерских приказов и распоряжений, что само по себе играет роль «фактора напряжения». Появилось еще одно обстоятельство. Ранее ряд документов (как входящих, так и исходящих) можно было отнести к «сезонным»: ежегодно министерство в одно и то же время отправляло документ в вузы, а вузы также в определенное, заранее известное им время готовили и передавали ответную информацию. График «сезонности» входящей корреспонденции в ВГУ приведен на рисунке 2.

В настоящее время такая «сезонность» имеет тенденцию к нарушению, а это может затруднять планомерный характер работы, вызывая спешку и нервозность — потенциальные факторы снижения качества функционирования вузов и их экономической эффективности. Так, например, заявки на контрольные цифры приема на 2014 и на 2015 гг. вузы представляли в Министерство образования и науки в течение одного и того же года, но в разное время -21 марта и 27 ноября 2013 г., в то время как ранее дважды за один год такие заявки от вузов министерство не запрашивало.

20

Высшее образование в России • № 11, 2014

Рис. 2. Регистрация входящей корреспонденции ОО УКАП 1

Аналогичная ситуация сложилась с отчетами вузов по мониторингу эффективности образовательных организаций высшего образования за 2012 и 2013 гг., которые вузы отправляли в Министерство соответственно к 16 сентября 2013 г. и к 20 апреля 2014 г. Иными словами, впервые за один и тот же учебный год вузам пришлось дважды «мобилизовываться» для подготовки столь важной информации.

Еще один показательный пример: введение в действие новых образовательных стандартов. ФГОС были утверждены Министерством в конце 2009 — начале 2010 гг., но в действие они вступили с 1 сентября 2011 г. Тем самым вузам была создана в целом комфортная ситуация для адаптации к переходу на двухуровневую систему образования и подготовки пакета необходимой учебно-методической документации как ответа на главный «входящий документ» — образовательный стандарт.

С 1 сентября 2014 г. все российские вузы переходят на так называемые ФГОС 3+, поскольку по инициативе Министерства образования и науки набор первокурсников проведен согласно новому перечню направлений подготовки и специальностей, под который эти стандарты разрабатыва-

лись. К этому вузы обязывает и соответствующая распорядительная документация министерства. Однако значительная часть стандартов по направлениям подготовки и специальностям все еще находится в стадии согласования с Минюстом. Возникает вопрос: в какие сроки вузы будут проводить подготовку к переходу на новые стандарты, по которым начинают учиться в наступившем учебном году первокурсники? Вопрос, к сожалению, риторический.

Увеличение объема как внутреннего, так и внешнего документооборота означает рост нормативной численности работников специальных подразделений, призванных работать с теми или иными документами и обеспечивать их «жизненный цикл». По нашим расчетам, увеличение объема работ в 2014 г. на 18% приводит к увеличению штатного состава общего отдела УКАП на 1,9 чел.

Специфика российской высшей школы заключается в том, что, наряду с документоведами, в эту работу активно вовлечен профессорско-преподавательский состав. Причем это касается не только тех, кто создает документы, связанные с методическим и организационным обеспечением образовательного и научного процессов, но

ОО УКАП — общий отдел управления кадровой и административной политики ВГУ.

Практика модернизации образования

21

нередко и тех, кто не имеет непосредственного отношения к такого рода деятельности. К тому же в соответствии с актуальными требованиями значительное число документов должно быть размещено в электронной информационной системе вуза, но далеко не всегда под эту операцию целенаправленно выделяются работники. В этих условиях именно преподаватель вынужден брать на себя несвойственные ему функции электронного администрирования, самостоятельно размещать на сайте вуза создаваемые документы (в первую очередь -программы дисциплин, учебно-методические комплексы, другие учебные материалы и разработки). При этом затраты его личного времени никто не регламентирует и не учитывает, а ведь он может распорядиться им более продуктивно: написать научную статью, разработать новую лекцию, подготовить учебное пособие, освоить новую педагогическую технологию.

Что касается собственно учебно-методической документации, то «краеугольным камнем » здесь является основная образовательная программа, к разработке которой вузы обязывают образовательные стандарты. Необходимость такого документа не вызывает возражений, но его структура, рекомендованная вышестоящими организациями, порождает сомнения в ее целесообразности. Так, в ООП должны быть обязательно представлены область, объекты, виды, задачи профессиональной деятельности, а также планируемые результаты освоения основной образовательной программы (компетенции). Все это разработчики программы выбирают, а точнее говоря, переписывают из ФГОС. В ней также обязательно присутствует учебный план, программы учебных дисциплин и практик. Понятно, что по отдельности все эти документы в вузе имеются. Следовательно, они дублируются в основной образовательной программе. Не менее обязательным разделом последней является нормативно-методическое обеспечение системы оценки ка-

чества освоения обучающимися основной образовательной программы, то есть описание фондов оценочных средств текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестаций. Опять же приходится повторять это описание, пользуясь внутренними документами вуза, регламентирующими указанную оценочную деятельность. В итоге огромный по объему документ большей своей частью представляет собой дубликат имеющихся отдельных документов, функционирующих в образовательной среде вуза. Однако, поскольку электронные формы, отражающие учебнометодическую информацию, так сказать, парциально в отдельных документах и целостно в основной образовательной программе, часто не совпадают, дублирование не может быть произведено автоматически и требует больших дополнительных усилий преподавателей (понятно, что составлением такого документа занимаются именно они, а не учебно-вспомогательный персонал).

Дубликаты возникают не только на бумаге, но и в электронной информационной системе вуза. «Путешествие » по вузовским сайтам убеждает, что на них размещено немало файлов-близнецов: отдельно «вывешены » ФГОСы, учебные планы, программы дисциплин, практик и другие учебнометодические материалы, и они же фигурируют в основных образовательных программах, размещенных на этих сайтах буквально по соседству.

Немаловажны и чисто технические, технологические моменты, связанные с подобными документами (то же справедливо, скажем, и для отчета о самообследовании вуза или отдельных специальностей, направлений подготовки, к которому прилагаются табличные данные о кадровом составе, материально-технической базе, информационно-библиотечных ресурсах) [4]. Дело в том, что названные документы имеют форматы, превышающие размеры экрана монитора. Это вынуждает создателей

22

Высшее образование в России • № 11, 2014

таких документов постоянно перемещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном направлении. Поле визуального обзора неизбежно сужается, это «накладывается» на характерный для психики человека ограниченный объем внимания. Следствия очевидны: возрастает риск потери части информации, ошибок и снижения качества подготавливаемого документа.

Вернемся к ситуации с ФГОС 3+. Анализ их проектов показывает, что многие изменения в них можно отнести не к содержательным, а к формальным моментам: поменялись коды направлений подготовки и специальностей, вместо словосочетания «высшее профессиональное образование » появилось «высшее образование», вместо «образовательное учреждение » — «образовательная организация ». Если в прежних стандартах чаще всего разделение шло на общекультурные и профессиональные компетенции, то теперь фигурируют общекультурные, общепрофессиональные и профессиональные компетенции. Трансформировалась структура образовательной программы: прежние три блока дисциплин теперь объединены в один. Ну и, естественно, изменилось распределение зачетных единиц между блоками дисциплин, практик, государственной итоговой аттестации. Что же касается содержания образования, то, похоже, оно новыми стандартами не затронуто. Между тем перечисленные формальные изменения уже вынуждают вузы переделывать учебно-методическую документацию. Не требуется избытка фантазии, чтобы представить, что будет происходить в реальности. Скорее всего, следует ожидать упомянутого выше дублирования многих документов — лишь с новыми кодами направлений подготовки и шифрами дисциплин, немного измененными компетенциями и трудоемкостью видов учебных занятий. На все это преподаватели затратят уйму времени, вместо того чтобы на деле осуществлять инновационную педагогическую деятельность.

Хотя в настоящее время электронный документооборот в вузах — как внутренний, так и внешний — приобретает все большее распространение, совершенно очевидно, что совсем отказаться от бумажных документов они не могут [5]. И это обусловливает еще одну проблему — неизбежные затраты времени на согласование и визирование документов, а в случае необходимости (в том числе для отправки в министерство или для размещения в электронной информационной среде вуза) — их сканирование.

Итак, можно констатировать ряд отрицательных следствий количественного роста и качественного усложнения вузовского документооборота, стимулируемого документацией, входящей в вуз из Министерства образования и науки и других сторонних организаций.

1. Большие трудозатраты вуза, принимающего к исполнению тот или иной министерский приказ, распоряжение, запрос. Это выражается в привлечении значительного числа исполнителей из самых различных подразделений, что требует координации их действий, с одновременным отвлечением интеллектуального потенциала профессорско-преподавательского состава от основной его деятельности, а также в мобилизации материальных, временных, информационных и физических (человеческих) ресурсов. В результате нередко наблюдается снижение экономической эффективности вуза.

2. Многократноедублирование создаваемых документов, осложняющее документооборот, появление в связи с этим части документов, которые практически не используются, хотя на их производство были затрачены немалые ресурсы. В некоторых случаях речь можно вести и о непродуктивном повторении исполнительских действий и дублировании разного рода затрат. В настоящее время в стране много внимания уделяется эффективности и экономичности использования материальных ифинансовых ресурсов. Кажется, настало время всерьез задуматься о такой же политике в отноше-

Практика модернизации образования

23

нии других расходов — человеческих, интеллектуальных усилий,поскольку они непосредственно влияют на уровень эффективности деятельности организации.

3. Возникновение у сотрудников психологических барьеров и психологического сопротивления. Психологический барьер -настрой личности, фиксированный на уже достигнутом результате, который тормозит дальнейшую мобилизацию и использование потенциала человека и в котором осознанно или неосознанно, скрыто или явно, преднамеренно или непреднамеренно выражаются негативные психические состояния и эмоциональные переживания. Психологическое сопротивление — поведение человека, которое свидетельствует о его нежелании выполнять какое-то действие или мириться с тем, что на него оказывается какое-либо воздействие. И то, и другое имеет тенденцию к усилению, когда исполнители документов осознают бессмысленность своих действий (первое и второе из указанных следствий). При этом полезно учесть, что в настоящее время вузы вынуждены создавать совершенно новые для себя документы (в связи с ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», введением новых образовательных стандартов, использованием новых критериев и инструментов оценки деятельности вузов). А это уже само по себе способно вызвать негативные психологические переживания усотрудников. Подобные переживания следует считать естественными, а в ситуациях недостаточной разъяснительной работы, отсутствия достаточного обоснования необходимости вводимыхизменений и надлежащего мотивирования людей — и неизбежными. В результате возникает удвоение, утроение от-

рицательных психологических последствий, что не может не сказаться на качестве деятельности вуза, на образовательном, научном, управленческом процессе. Поскольку его обеспечивают люди, а за каждым документом тоже стоят люди, то данное обстоятельство, связанное с психологией, можно отнести к ключевым. Человеческий фактор не просто нельзя сбрасывать со счетов, но, напротив, требуется всемерно его учитывать.

Таким образом, оптимизацию вузовского документооборота следует рассматривать комплексно, во взаимосвязи со снижением его количественного роста, с повышением качественного содержания информационных потоков, рациональности маршрутов движения документов, с ликвидацией их дублирования и т.д. Во многом решение этих задач зависит от внедрения эффективных форм организации делопроизводства и системы электронного документооборота.

Литература

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (доку-

ментационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. 408 с.

2. Саттон М. Дж. Корпоративный докумен-

тооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002. 448 с.

3. Янковая В.Ф. Документооборот органи-

зации // Секретарь-референт. 2005. № 7. С. 42-50.

4. Гутгарц Р.Д. Оптимизация подготовки до-

кументов в вузе // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 173-177.

5. Бобылева М.П. Эффективный документо-

оборот: от традиционного к электронному. М.: ТЕРМИКА, 2004. 172 с.

Авторы:

ЕНДОВИЦКИЙ Дмитрий Александрович — д-р экон. наук, профессор, ректор, Воронежский государственный университет, [email protected]

БУБНОВ Юрий Александрович — д-р филос. наук, профессор, проректор по контрольно-аналитической и административной работе, Воронежский государственный университет, [email protected]

24

Высшее образование в России • № 11, 2014

ГАЙДАР Карина Марленовна — д-р психол. наук, доцент, зав. кафедрой общей и социальной психологии, Воронежский государственный университет, [email protected]

ENDOVITSKIYD.A, BUBNOV Y.A, GAIDAR K.M. INCREASED VOLUME OF DOCUMENTS CIRCULATION AS A FACTOR OF DECLINE OF UNIVERSITY’S ECONOMIC EFFICIENCY

Abstract. The main issue of the article is an unprecedented analysis of constantly increasing volume of documents circulation, mainly external, at higher education institution. On the basis of accurate data, it is emphasized that it leads to the decline of economic efficiency and decreased quality of educational institution functioning. Furthermore, changing qualitative and quantitative characteristics produce negative economic, organizational, and psychological consequences in the activities of the university. The authors come to a conclusion that in order to solve the problem stated above the optimization of documents circulation is necessary and beneficial for higher education institution functioning.

Keywords: document’s circulation, external documents circulation, internal documents circulation, educational institution, economic efficiency

References

1. Kuznetsova T.V. (2003) Deloproizvodstvo (dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya) [Workflow

(documentation management)]. Moscow: Journal «Personnel Management» Publ., 408 p. (In Russ.)

2. Satton M.J. (2002) Korporativnyi dokumentooborot [Corporate document management. Principles,

technologies, implementation methodology]. St. Petersburg: Azbuka Publ., 448 p. (In Russ.)

3. Yankovaya V.F. (2005) [Organization document management]. Sekretar-referent [Secretary-reviewer].

No. 7, pp. 42-50. (In Russ.)

4. Gutgarts R.D. (2011) [Optimization of the document preparation at the university] Kadrovik.

Kadrovoe deloproizvodstvo [Personnel officer. Personnel workflow]. No. 8, pp. 173-177. (In Russ.)

5. Bobyleva M.P. (2004) Effektivnyi dokumentooborot: ot traditsionnogo k elektronnomu [Effective

document management: from traditional to electronic one]. Moscow: TERMIKA Publ., 172 p. (In Russ.)

Authors:

ENDOVITSKIY Dmitry A. — Dr. Sci. (Economics), Prof., Rector, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

BUBNOV Yuriy A. — Dr. Sci. (Philosophy), Prof., Vice Rector (Strategic Administrative Management), Head of History of Philosophy Department, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

GAIDAR Karina M. — Dr. Sci. (Psychology), Assoc. Prof., Head of General and Social Psychology Department, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

Изучение рабочего процесса

увеличивает объем

Когда президент Microsoft Брэд Смит объявил, что глобальный софтверный гигант разрабатывает новое приложение для интеграции обучения на рабочем месте непосредственно в Microsoft Teams, это ознаменовало потенциально захватывающий новый этап для все еще развивающегося подхода к обучению.

В течение многих лет группа экспертов по обучению на рабочем месте пыталась демонтировать доминирующую модель обучения в классе и на основе курсов и заменить ее обучением в процессе работы.У них был некоторый успех. Интеграция с широко распространенной платформой для совместной работы, такой как Teams, может продвинуть концепцию еще дальше.

«В случае Microsoft, учитывая, что они являются владельцем основной платформы для совместной работы в Teams, их участие в этом потенциально может изменить правила игры», — сказал отраслевой аналитик Дэвид Уилсон, генеральный директор Fosway Group в Глостершире. «Зависит, очевидно, от того, насколько хорошо они работают, и, в конечном итоге, от того, что на самом деле является их повесткой дня».

Как указал Уилсон, следует проявлять осторожность, что необычно для возбудимой индустрии edtech.Для достижения успеха необходимо знать, что такое обучение в рабочем процессе, а что нет, и как технологии могут его поддержать.

Microsoft Teams проходит обучение

Программа

Microsoft связана с более широким продвижением цифровых навыков, о котором компания объявила 30 июня. В рамках объявления о глобальной инициативе, направленной на оказание помощи 25 миллионам человек в приобретении цифровых навыков, Смит сказал, что компания разрабатывает новое приложение для интеграции обучения. активы и контент в Microsoft Teams, инструмент корпоративной совместной работы.

Как сказал Смит в своем блоге, цель состоит в том, чтобы создать «систему обучения», которая обеспечит «непрерывную обратную связь между работой, навыками и обучением, необходимыми для успешного решения поставленной задачи». Microsoft отказалась отвечать на дальнейшие вопросы по поводу объявления.

«Люди уже используют Microsoft Teams для встреч, чатов, звонков, совместной работы и бизнес-процессов, и мы планируем расширить это, включив обучение», — написал Смит.

Учебное приложение, которое компания планирует выпустить этой осенью, будет интегрировать контент из Microsoft Learn, онлайн-платформы обучения компании, предназначенной для разработчиков и системных администраторов, а также более широкий набор курсов и контента из LinkedIn Learning, принадлежащего Microsoft. .Пользователи также могут вносить свой собственный контент, а также активы от внешних поставщиков различными способами, от обучения под руководством инструктора до микрообучения.

«Приложение упростит для сотрудников поиск и доступ к соответствующему учебному контенту, где бы они ни находились, позволяя им обсуждать этот контент и получать сертификаты и признание за свои навыки», — сказала Шарлотта Яркони, корпоративный вице-президент Microsoft по облачным и облачным технологиям. AI, в отдельном видео-анонсе.

По словам Яркони, приложение будет иметь широкий спектр применений, таких как адаптация нового сотрудника, проведение обучения передовых сотрудников, а также развитие управленческих навыков и навыков совместной работы. Это также даст менеджерам возможность назначать и отслеживать прогресс обучения в Teams. Цель состоит в том, чтобы сделать обучение частью работы, а не отдельной задачей в день сотрудника.

Не только Microsoft видит возможность использовать обучение в процессе работы с помощью платформ для совместной работы.«Идея о том, что платформы для совместной работы, будь то Teams, Slack или что-то еще, являются целью для точки доставки, — довольно распространенная тенденция для всех поставщиков HR и обучения, — сказал Уилсон.

Но активность не означает эффективность. Обучение в процессе работы — это простая концепция, которая на практике довольно сложна. И поскольку крупные технологические компании, такие как Microsoft, делают это своим приоритетом, крайне важно, чтобы конечные пользователи понимали это правильно, если они надеются увидеть результаты по мере продвижения.

Статья по теме: Новый режим «Вместе» показывает, что команды Microsoft готовы победить

Что такое обучение в процессе работы?

Обучение в процессе работы основано на истории программ, которые стремились еще теснее связать обучение с тем, как выполняется работа. При традиционном обучении сотрудников увольняют с работы для обучения в классе или им приходится выделять время, чтобы просмотреть курс электронного обучения. Обучение рабочему процессу направлено на то, чтобы разрушить эту парадигму.

«Обучение в рабочем процессе, или обучение в потоке работы, это обучение, пока я нахожусь в своем рабочем процессе», — сказал Боб Мошер, генеральный директор и главный евангелист по обучению в Apply Synergies, консалтинговой фирме по обучению на рабочем месте.

Например, сотруднику может потребоваться поддержка во время разговора с членом команды, или советы о том, как закрыть сделку, пока он разговаривает по телефону, или инструкции, когда он обрабатывает жалобу в службу поддержки. . Какая бы проблема с производительностью ни решалась — то, что Мошер называет «моментом необходимости», — это то, где ресурсы обучения должны быть доступны, чтобы помочь.

Контекст — король

Общей чертой многих обучающих программ является то, что контент — курсы, модули электронного обучения, видео, слайд-шоу — является центром инвестиций, как с точки зрения денег, так и с точки зрения людей. Обучение рабочему процессу переворачивает все с ног на голову.

«Одна из самых интересных вещей в истории потока работы — это то, что она делает контекст королем», — сказал Уилсон.

Цель обучения рабочим процессам — направить обучение туда, где сотрудники уже находятся, чтобы «в контексте того, что вы делаете, я буду направлять вас, обучать вас, исправлять ошибки, и в конце вы узнаете, или вас поймают». вверх, но вы также получите свою работу », — сказал Мошер.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что нужно преподавать или на создаваемом контенте, подход к обучению рабочего процесса сначала анализирует сам рабочий процесс, выявляя задачи, то, что сотрудники должны знать для выполнения задачи, и ресурсы, к которым они должны получить доступ. То, что это звучит как здравый смысл, не делает это общепринятым.

«Я занимаюсь [учебным дизайном] в течение 35 лет, — сказал Мошер, — но, вероятно, 25 из них я буквально понятия не имел о реальной рабочей среде и рабочем процессе, к которым мои ученики возвращались, чтобы попытаться усвоить и передать то, что я научил их.”

В традиционном дизайне обучения на рабочем месте контент определял, как происходит обучение. — Речь идет о том, что вам нужно знать, — сказал Мошер. «Обучение рабочему процессу сводится к первому пониманию того, что это за рабочий процесс на самом деле и каковы его зависимости, что сильно отличается от нашего традиционного дизайна», — сказал он.

Избранные вебинары

Сен 29 11:00 PST

Выход за рамки традиционного корпоративного поиска

Как ИИ улучшает каждый этап поискового пути

регистр

ПО ЗАПРОСУ, ПО ТРЕБОВАНИЮ

Эти компании преуспевают в BPM и автоматизации процессов, и вы тоже можете

Как использовать управление бизнес-процессами (BPM) для повышения операционной эффективности

Смотри

ПО ЗАПРОСУ, ПО ТРЕБОВАНИЮ

Mondelēz: 3 шага к более проактивному ИТ-отделу, информированному о данных

Как создать новую командную культуру, ориентированную на проактивное мышление.

Смотри

ПО ЗАПРОСУ, ПО ТРЕБОВАНИЮ

Как создать успешное гибридное предприятие с помощью Slack

Узнайте о трех шагах, которые компании должны предпринять для создания успешного гибридного предприятия и повышения производительности.

Смотри

По словам Мошера, сочетание учебы и работы является оптимальной учебной средой, потому что она позволяет учиться ближе к моменту дискомфорта или неуверенности. «На каждой степени, будь то когнитивная, физическая или контекстная, когда я отдаляю вас от стимула, вам становится труднее соединить эти два фактора», — сказал он.«Так что обучение рабочему процессу — это золотая середина, если вы можете это сделать».

Статья по теме: Определение ключевых показателей эффективности для вашей системы управления обучением

Дело не только в технологиях

Одним ударом COVID-19 расчистил путь для стратегии обучения, основанной на цифровых технологиях, сказал Уилсон. Исследование Fosway показывает, что только 5% обучающихся организаций ожидают, что все вернется к тому состоянию, в котором они были до пандемии.

Кроме того, 84% руководителей L&D говорят, что сейчас важнее интегрировать цифровое обучение в платформы для совместной работы, такие как Microsoft Teams, Slack и Trello, и более одной трети сообщили, что совместное обучение является наиболее успешным в поддержке их организации во время пандемии.

Обучение в контексте совместной работы, как это делают Teams, является многообещающим, сказал Мошер, но также важно не игнорировать лежащую в основе методологию и дизайн того, как пользователи будут взаимодействовать и делиться друг с другом. Еще один продукт Microsoft — Sharepoint — служит ярким примером.

«Вокруг [сайтов SharePoint] не было ограничений, и в итоге они превратились в свалку вещей, которые никто не мог найти или поддерживать в актуальном состоянии. Меня беспокоит, пойдем ли мы по тому же пути без архитектуры? Собираемся ли мы наводнять Команды, как мы это делали с SharePoint, каждым PDF-файлом, каждым PowerPoint, каждым видео, каждым документом.Он буквально умрет под собственным весом в считанные дни ».

Организации должны четко продумать дизайн и архитектуру контента, который будет совместно использоваться, чтобы он был минимальным, эффективным и, прежде всего, релевантным для пользователей.

«И если вы думаете, что просто позволяете ученику решать эти вещи или выбирать, они этого не сделают», — сказал Мошер. «Они просто собираются все сложить в кучу. И это не займет много времени, прежде чем конечный пользователь скажет «ОК, стоп, нет. Пару раз пробовал…. старые, слишком большие, неподходящие … и я больше этим не занимаюсь «.

Что следует учитывать при реализации обучения рабочему процессу

Мошер предложил три совета организациям, рассматривающим возможность обучения рабочему процессу:

  1. Сосредоточьтесь на производительности: «Мы должны сосредоточиться на том, какие проблемы с производительностью есть у людей, и мы должны перестать полагаться только на экспертов в предметной области при создании этого контента, потому что МСП уже подошло к концу. игра.»
  2. Включите учащихся в процесс проектирования: « Включите в процесс дизайна тех, кого мы называем «экспертами по бизнес-вопросам», людей, которые на самом деле учатся … чтобы понять мир, из которого они происходят, чтобы мы могли проектировать подходящая среда для обучения ».
  3. Будьте осторожны при обучении: «Я первый, кто сказал, что не следует изучать все в рабочем процессе. Есть вещи, которые слишком опасны или могут навредить людям, или вы потеряете работу, или вы потеряете уверенность, потому что это слишком абстрактно или слишком сложно.”

Мошер использует 7-балльную рубрику для оценки критичности задач. Высокий балл означает, что задание следует преподавать в другом методе, например в классе, в виртуальной среде или с помощью электронного обучения. «Несмотря на то, что обучение рабочему процессу — это здорово и должно иметь смысл, если кто-то пострадает, в чем тогда смысл?» — сказал Мошер.

Также подумайте о результатах, которых вы пытаетесь достичь с помощью обучения в рабочем процессе. Уилсон рекомендовал определить, являются ли результаты оперативными и основанными на навыках по своей природе или более стратегическими и ориентированными на возможности.

«В чем здесь мера успеха?» — сказал Уилсон. «Неужели это просто возможность ответить на один вопрос? Или речь идет о создании более широкого набора возможностей, потому что в конечном итоге способы их решения будут совершенно другими ».

Технология

Slick может помочь приблизить перспективы обучения в рабочем процессе к реальности. Но важно сосредоточиться на целях обучения, — сказал Уилсон. Он рекомендовал оценивать поставщиков по следующим критериям:

  • Insight: Насколько они понимают проблему обучения?
  • Зрелость: Понимает ли продавец, какая проблема решается, или он воспринимает ее как причуду?
  • Способность выполнять: Как они применяют технологии для решения проблемы?
  • Соответствие результату: Служит ли технология поставленной цели?

Вступление Microsoft в обсуждение рабочего процесса может значительно ускорить прогресс.Но то, что Teams стала основной платформой для совместной работы, не означает, что она автоматически станет хорошим инструментом для обучения.

«То, что вы владеете им, не обязательно означает, что у вас это хорошо получается», — сказал Уилсон. «Мы видели множество примеров этого в прошлом, когда кто-то, владеющий им, оказывался не очень хорошим в предоставлении целевых решений для него, особенно для обучения».

Что такое рабочий процесс? — Автоматизация рабочих процессов и процессов

Каждый день вы и ваша команда должны выполнять ряд задач.Задачи часто повторяются, что означает, что они остаются неизменными изо дня в день. Повторяющиеся задачи могут утомить вашу команду и привести к ошибкам. Они также могут занять много времени, отвлекая членов команды от более ценной работы и проектов.

К счастью, есть способы упростить процесс выполнения определенных задач, сэкономить время и усилия вашей команды и снизить риск ошибок. Управление рабочими процессами позволяет автоматизировать задачи и процессы, чтобы ваша компания и команда могли сосредоточиться на самом важном.

Давайте рассмотрим рабочий процесс

Концепция рабочего процесса существует уже несколько десятилетий. Часто описываемый как процесс, который перемещает документ или задачу с одного шага на другой, конечная цель рабочего процесса — повысить скорость, надежность и стандартизацию сложных бизнес-процессов.

Инструменты рабочего процесса сейчас нужны как никогда. Рост объемов данных и переход к облачному миру меняют ландшафт бизнес-процессов и рабочих процессов, которые их поддерживают.Эта новая тенденция открывает больше возможностей для улучшения более широкого круга бизнес-процессов.

Развитие рабочего процесса

Мы определяем рабочий процесс как последовательность задач. Как только последовательность завершается, она дает по крайней мере один результат. Например, рабочий процесс может начаться, когда сотрудник отправляет запрос на возмещение расходов. Результатом рабочего процесса является либо компенсация сотруднику, либо отказ в его просьбе.

Раньше рабочие процессы выполнялись вручную.Сотрудник заполнял бумажную форму и вручную доставлял ее в соответствующий отдел. Затем кто-нибудь из этого отдела может прочитать запрос и решить, что с ним делать. Если бы он был одобрен, сотрудник мог получить бумажный чек. В случае отказа они могли получить письмо с объяснением причины отказа.

Ранним примером инструмента организации рабочего процесса является диаграмма Ганта, изобретенная Генри Ганттом, инженером-механиком. Диаграмма создает временную шкалу для проекта и использует горизонтальные полосы для отображения хода выполнения каждой требуемой задачи.Хотя диаграмма все еще используется сегодня, это пример ручного рабочего процесса, который требует, чтобы человек отслеживал изменения и обновлял их.

Теперь компьютерные системы могут автоматизировать рабочие процессы, обнаруживая триггеры, назначая задачи, выполняя результаты и создавая отчеты о ходе выполнения и состоянии. Эти же системы могут также поддерживать рабочие процессы, основанные на правилах, позволяя дизайнерам определять последовательность задач и событий на основе бизнес-правил. Вместо того, чтобы вручную заполнять бумажную форму возмещения расходов сотрудником, он может щелкнуть несколько полей в онлайн-форме, а затем отправить форму в электронном виде.Компьютер может прочитать информацию в отправленной форме, найти определенные триггерные слова, подтвердить, что он соответствует правилам, а затем принять решение утвердить или отклонить запрос на возмещение.

Автоматизация рабочих процессов выросла в 1990-е годы вместе с появлением управления бизнес-процессами (BPM) — дисциплины, в центре внимания которой оставались узкие, глубокие и сложные процессы, такие как управление претензиями, контрактами и запасами. BPM позволяет организациям проектировать, моделировать, выполнять, отслеживать и оптимизировать сложные и сложные бизнес-процессы.Также требуются сложные диаграммы и диаграммы рабочих процессов для моделирования бизнес-процессов, которые требуют опыта разработчиков программного обеспечения.

По мере того, как организации переходили к операционной модели, ориентированной на клиента, и сокращению времени отклика, оцифровка всех бизнес-функций, а не только тех, которые считаются критически важными для бизнеса, стала императивом. Эта нарождающаяся бизнес-тенденция привела к созданию рабочего процесса с низким кодом, когда готовые сценарии и шаблоны рабочих процессов, адаптированные к каждому процессу, требуют минимальных технических навыков от гражданских разработчиков.

Еще более прогрессивной является концепция рабочего процесса «без кода», порожденная желанием позволить всем бизнес-пользователям автоматизировать процессы для стимулирования взаимодействия и достижения эффективности за счет экономии на масштабе. Без кода бизнес-пользователи могут создавать и изменять рабочий процесс, не полагаясь на ИТ. Box Relay — это пример схемы рабочего процесса без кода.

Что такое механизм рабочего процесса?

Механизм рабочего процесса — это программа, которая обеспечивает выполнение задач, связанных с рабочим процессом, в соответствующем порядке.Движок понимает последовательность, в которой задачи должны быть выполнены, и гарантирует, что как только одна задача будет завершена, запустится следующая. Три функции механизма рабочего процесса включают следующее:

1. Создание и изменение рабочего процесса

Сложность, связанная с созданием и изменением рабочих процессов, может варьироваться от механизма к механизму. Некоторые механизмы рабочих процессов требуют, чтобы пользователи писали код для создания новых рабочих процессов, а это означает, что для работы необходимы разработчики программного обеспечения.Механизмы рабочих процессов с низким кодом требуют сложных конфигураций и небольшого количества кода, а это значит, что необходимы ИТ-специалисты. Механизмы «без кода» предоставляют интуитивно понятные пользовательские интерфейсы, такие как перетаскивание, что позволяет практически любому создавать и изменять рабочие процессы без обширных технических знаний.

Механизмы рабочих процессов с низким кодом и без кода часто поставляются с набором предопределенных шаблонов рабочих процессов с отраслевой логикой, что упрощает использование программного обеспечения для людей, не обладающих техническими знаниями.Во многих случаях конечный пользователь программного обеспечения, вероятно, предпочитает продукты без кода или продукты с низким кодом. Они могут не быть технически подкованными, но они лучше всего знакомы с процессами, которые требуют автоматизации. Предоставление им возможности создать собственный рабочий процесс позволяет им создавать автоматизированные задачи, которые имеют наибольший смысл для проекта.

2. Выполнение рабочего процесса

После того, как рабочий процесс создан, пользователь может его выполнить, что означает, что они приводят рабочий процесс в движение. Часто выполнение рабочего процесса состоит из нескольких компонентов.

Первый компонент — это управление задачами. Механизм рабочего процесса создает задачи, которые являются частью процесса. Он назначает их правильному человеку или программе и устанавливает крайний срок для каждого из них. У каждой задачи должно быть время начала, время окончания, статус, назначенное лицо и связанный контент.

Механизм рабочего процесса должен отслеживать процесс. Отметка задачи как выполненной запускает механизм рабочего процесса для перехода к следующему этапу или задаче. Во время перемещения контент может быть передан от первого пользователя другому пользователю.В зависимости от типа используемого рабочего процесса может быть несколько вариантов, доступных для следующего шага процесса.

Конструкция механизма рабочего процесса позволяет ему распознавать изменения в состоянии процесса. Когда происходит изменение в состоянии процесса, например, когда задача помечается как завершенная, подсистема рабочего процесса знает, как отреагировать, и может отправить уведомление пользователям или запустить следующую задачу.

Уведомление о событии может происходить по разным причинам. Механизм рабочего процесса может уведомлять пользователей всякий раз, когда кто-то создает новую папку или файл, когда приближается крайний срок или когда кто-то открывает или изменяет файл.

3. Мониторинг рабочего процесса и обработка исключений

Помимо создания и выполнения рабочего процесса, программное обеспечение также отслеживает ход выполнения процессов и определяет, как решать любые возникающие проблемы. Механизмы рабочих процессов генерируют отчеты о состоянии запущенных процессов и времени завершения, а также другие показатели, связанные с завершенными рабочими процессами. Эти механизмы могут также позволить администраторам вносить изменения в запущенный процесс. Если задача задерживается или пропущен крайний срок, подсистема рабочего процесса может остановить процесс, создать предупреждение и продолжить, как указано в дизайне рабочего процесса.

В прошлом системы рабочего процесса и совместной работы, как правило, были отдельными, то есть единственным способом получить полную картину было объединение отчетов аудита из двух систем. Объединение отдельных отчетов требует времени и может привести к ошибкам. Сочетание рабочего процесса и совместной работы над контентом обеспечивает предприятиям единый аудиторский отчет по всему жизненному циклу контента и рабочего процесса. Некоторые механизмы рабочего процесса также взаимодействуют с популярными офисными пакетами для повышения производительности, позволяя пользователям выполнять задачи рабочего процесса с помощью своих любимых офисных инструментов.Кроме того, механизм рабочего процесса может интегрироваться с системами управления контентом и другими корпоративными приложениями.

Безопасность и соответствие — еще два компонента мониторинга рабочего процесса. Администраторы контролируют, кто может создавать и изменять рабочие процессы, кто может просматривать уведомления и какие пользователи имеют какие права в отношении любого заданного контента. Механизм должен обеспечивать конфиденциальность данных, позволяя отображать контент только по мере необходимости, и должен поддерживать рабочие процессы, в которых участвуют люди за пределами организации, такие как клиенты, поставщики и партнеры.Полноценные механизмы рабочих процессов включают в себя функции, которые помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные нормы, — такие функции, как нанесение водяных знаков на документы, сохранение контента, размещение контента и обработка подписей.

Рабочий процесс без кода меняет правила игры

По мере того, как организации все больше переходят на оцифровку своего бизнеса, неудивительно, что модернизация процессов является их главным приоритетом. Создание гибкой организации перед лицом быстро меняющихся приоритетов сейчас жизненно важно для выживания.Традиционные преимущества масштаба и эффективности, которые изначально предлагал BPM, теперь превратились в микроэффективность в масштабе для сотен, если не тысяч, процессов в рамках всего бизнеса.

Чтобы воспользоваться преимуществами этой эффективности, от владельцев процессов — пользователей без опыта разработки — требуется гибкость, позволяющая корректировать и изменять процессы и отклоняться от статус-кво для соответствия быстро меняющимся требованиям. Речь идет уже не столько о сложных схемах рабочего процесса и сложных диаграммах рабочего процесса, сколько об ускорении относительно небольших, но объемных и трудоемких повседневных процессов.

В то время как усилия по модернизации процессов продолжаются, предприятия также становятся свидетелями взрывного роста контент-ориентированных процессов. Объем используемых компаниями данных и информации неуклонно растет. Большая часть этой информации, например контракты, разговоры и счета, неструктурирована.

Этот взрывной рост контента в сочетании с пониманием того, что большинство бизнес-процессов осуществляется пользователями, открыл дверь для решений рабочих процессов без кода. Согласно опросу Box, в котором приняли участие более 100 лиц, принимающих деловые решения, более 73% имели рутинные процессы, которые выполнялись еженедельно.Более того, эти процессы занимали почти половину их времени. Это включает в себя повседневные рутинные задачи, такие как проверка контрактов, утверждение счетов, создание новых результатов для клиентов или отправка данных для еженедельных, ежемесячных и квартальных планов.

Ориентированные на пользователя платформы без кода позволяют людям, находящимся на передовой — тем, кто наиболее близок к рассматриваемым процессам, — очень своевременно реагировать на постоянно меняющийся рынок и конкурентную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.

Типы рабочих процессов

Контент-ориентированные рабочие процессы могут принимать несколько форм, в зависимости от структуры процесса и того, что происходит в процессе:

1.Рабочий процесс обращения

Иногда вы можете не знать, какие шаги вам нужно предпринять, чтобы пройти от начала процесса до конца. По мере того, как вы собираете все больше и больше информации, путь вперед становится яснее. Рабочие процессы обращения — отличные примеры рабочих процессов, в которых используются правила «если, то». Примеры включают страховые выплаты и билеты в службу технической поддержки. Клиент может отправить запрос в службу поддержки с изложением своей проблемы. На основе информации, указанной в заявке, рабочий процесс определяет следующий шаг.Он может быть направлен к агенту поддержки, или клиент может быть направлен к онлайн-руководству.

Что происходит, зависит от случая. Интерактивное руководство может не решить проблему, и в этом случае клиент перенаправляется к агенту поддержки. Если агент поддержки решит проблему, заявка закрывается. Если нет, клиент переходит к процессу, возможно, к менеджеру.

2. Рабочий процесс

Некоторые рабочие процессы очень часто повторяются. Они переходят от A к B, к C и так далее.Как только процесс будет завершен, он может начаться снова. В отличие от рабочего процесса кейса, нет необходимости создавать правила «если, то» для рабочего процесса процесса. Почти всегда это будут A, B, C и так далее.

Примеры рабочих процессов процесса включают утверждения счетов-фактур или утверждения заказов на закупку (PO). Пользователь отправляет счет-фактуру или заказ на поставку, он рассматривается и принимается решение. Рабочие процессы процессов позволяют выполнять несколько одинаковых задач, например, пакетное утверждение счетов-фактур или заказов на поставку, одновременно.

3.Рабочий процесс проекта

Рабочий процесс проекта объединяет элементы рабочего процесса процесса с элементами рабочего процесса обращения. Рабочий процесс может перемещаться от A к B к C, а также допускать вариации в зависимости от результатов каждой задачи. Обычно рабочие процессы проекта резервируются для крупномасштабных проектов, требующих множества повторяющихся задач, таких как разработка веб-сайта или выпуск газеты.

Другой способ взглянуть на различные типы рабочих процессов — рассмотреть правила, которым они следуют, или пути, по которым они идут.Например, некоторые рабочие процессы являются последовательными. Каждая задача напрямую влияет на задачу, которая следует за ней, но не влияет на другие задачи.

В других рабочих процессах используется модель конечного автомата. Они предоставляют варианты для задач. Например, сотрудник отправляет форму возмещения расходов, но забывает квитанцию. Вместо того, чтобы отклонять форму, рабочий процесс отправляет ее обратно сотруднику для запроса квитанции. Если форма содержит определенные ключевые слова, процесс помечает ее для отправки руководителю для проверки перед утверждением.

Некоторые рабочие процессы управляются правилами. Задачи рабочего процесса не выполняются последовательно, а основываются на определенном наборе правил. Проект продвигается вперед, но есть гораздо больше возможностей для вариаций.

kubernetes — Подключение постоянного тома hostPath к шаблону задачи Argo Workflow

Я работаю над небольшим экспериментальным проектом для своей компании и хотел бы использовать Argo Workflows для автоматизации некоторых задач инженерии данных.Это действительно легко настроить, и я смог создать ряд рабочих процессов, которые обрабатывают данные, которые хранятся в образе Docker или извлекаются из REST API. Однако для работы с нашими конфиденциальными данными я хотел бы подключить постоянный том hostPath к одной из моих задач рабочего процесса. Когда я следую документации, я не получаю желаемого поведения, каталог кажется пустым.

ОС: Ubuntu 18.04.4 LTS
Исполнитель Kubernetes: Minikube v1.20.0
Версия Kubernetes: v1.20.2
Версия Argo Workflows: v3.1.0-RC4

Мой постоянный том (претензия) выглядит так:

  apiВерсия: v1
вид: PersistentVolume
метаданные:
  имя: арго-объем
  ярлыки:
    тип: местный
спецификация:
  storageClassName: руководство
  емкость:
    хранилище: 10Gi
  accessModes:
    - ReadWriteOnce
  hostPath:
    путь: "/ tmp / data"
---
apiVersion: v1
вид: PersistentVolumeClaim
метаданные:
  имя: арго-привет
спецификация:
  storageClassName: руководство
  accessModes:
    - ReadWriteOnce
  Ресурсы:
    Запросы:
      хранилище: 1Gi
  

и я бегу kubectl -n argo apply -f pv.ямл

Мой рабочий процесс выглядит следующим образом:

  apiVersion: argoproj.io/v1alpha1
вид: Рабочий процесс
метаданные:
  generateName: привет-мир-тома-
спецификация:
  точка входа: dag-template
  аргументы:
    параметры:
    - имя: файл
      значение: /mnt/vol/test.txt
  объемы:
  - имя: datadir
    persistentVolumeClaim:
      ClaimName: argo-hello

  шаблоны:
  - имя: dag-template
    входы:
      параметры:
      - имя: файл
    dag:
      задания:
      - имя: readFile
        аргументы:
          параметры: [{имя: путь, значение: "{{входы.parameters.file}} "}]
        шаблон: файл-шаблон для чтения
      - имя: print-message
        шаблон: helloargo
        аргументы:
          параметры: [{имя: сообщение, значение: "{{tasks.readFile.outputs.result}}"}]
        зависимости: [readFile]
  
  - имя: helloargo
    входы:
      параметры:
      - имя: msg
    контейнер:
      изображение: lambertsbennett / helloargo
      аргументы: ["-msg", "{{inputs.parameters.msg}}"]
  
  - имя: файл-шаблон для чтения
    входы:
      параметры:
      - имя: путь
    контейнер:
      изображение: альпийский: последний
      команда: [sh, -c]
      аргументы: ["find / mnt / vol; ls -a / mnt / vol"]
      объем
      - имя: datadir
        mountPath: / mnt / vol
  

Когда этот рабочий процесс выполняется, он просто печатает пустой каталог, хотя я заполнил каталог хоста файлами.Есть ли что-то, чего мне принципиально не хватает? Спасибо за любую помощь.

Рабочий процесс, генерирующий большой объем системных заданий и журналов

Симптомы

Асинхронный рабочий процесс запускается быстро в течение короткого периода времени, создавая большой объем системных заданий. Это нагружает асинхронную службу, вызывая всплеск невыполненной работы, которую необходимо обработать, что приводит к снижению производительности, что в конечном итоге влияет на все системные задания. Это также вызывает увеличение размера базы данных из-за большого количества асинхронных операций и связанных журналов рабочего процесса.

Причина

Когда асинхронный рабочий процесс активируется и запускается, новые задания ставятся в очередь асинхронной службой Dynamics 365 и обрабатываются в зависимости от доступных ресурсов.

При определенных обстоятельствах асинхронный рабочий процесс может быть вызван несколько раз быстро, что приведет к созданию большого количества системных заданий за короткий период. Это происходит либо из-за массовой операции, которая агрессивно запускает рабочий процесс, либо из-за ошибочной логики в каком-либо другом рабочем процессе и / или плагине, который вызывает его с высокой частотой.

Ресурсы, доступные асинхронной службе, ограничены, и если ее невыполненный рабочий процесс заполняется из-за неуправляемого рабочего процесса, снижение производительности, которое в значительной степени влияет на все системные задания, является обычным явлением. Кроме того, из-за большого объема заданий, созданных в таком сценарии, размер базы данных также увеличится.

Разрешение

В таких случаях инфраструктура асинхронного рабочего процесса способна до определенной степени самовосстановиться после деактивации идентифицированного рабочего процесса.Шаги для достижения этого перечислены ниже ->

  1. Перейдите в «Настройки » -> «Процессы » и выберите соответствующий рабочий процесс. Вы также можете найти рабочий процесс с помощью расширенного поиска .

  2. После выбора нажмите «Деактивировать», чтобы отключить и установить рабочий процесс в состояние «Черновик». При желании, если в этом нет необходимости, вы также можете удалить рабочий процесс на этом этапе.

После выполнения вышеуказанных шагов новые задания больше не будут создаваться.Кроме того, любые задания, которые уже были созданы и помещены в асинхронную очередь перед деактивацией, , но еще не были взяты для обработки , будут немедленно отменены, когда они будут взяты для обработки. Это поможет быстрее истощить асинхронный бэклог.

Остальные задания, которые уже находятся в состоянии «Выполняется», останутся нетронутыми и будут завершены, как ожидалось. Задержки будут неуклонно истощаться в течение определенного периода времени, чтобы вернуться к номинальным уровням.

Пространственное смешивание частично перекрывающихся объемов — альтернативный рабочий процесс | Обучение

Альтернативный рабочий процесс для пространственного смешивания скоростных объемов, когда один объем не полностью охватывает другой. Чтобы узнать, как пространственно объединить два тома, когда один из них окружает другой, см. Нашу страницу руководства Пространственное объединение двух томов плавно .

Этот подход использует ручную интерпретацию многоугольника для создания шаблона карты, содержащего значения от 0 до 1, которые определяют зону смешения.Этот шаблон зоны смешивания используется для управления вкладом каждого тома в каждом месте, используя математические вычисления для получения окончательного объединенного объема.

Во-первых, нам нужны два входных тома, которые существуют в одном исследовании. Если у вас есть два 3D-тома в разных съемках, вы можете экспортировать один из ваших томов в другую съемку. DUG-Insight автоматически расширит опрос, включив в него новые объемы тома.

Входные объемы, состоящие из 2D-данных, должны быть сначала интерполированы / экстраполированы с использованием процесса Volume Interpolation / Extrapolation для создания двух 3D-объемов в одной и той же съемке.

Использование процесса Volume Combine для простого соединения двух томов приводит к появлению видимой границы между этими разными томами. Не идеально.

Резкий переход между объемами можно уменьшить, используя вместо этого шаблон зоны смешивания для объединения объемов.

Создание шаблона горизонта с использованием многоугольников

Чтобы создать шаблон горизонта, оцифруйте полигоны, покрывающие интересующую область для обоих объемов.Выберите другой многоугольник, который отмечает границу зоны смешивания, где два объема перекрываются.

  1. Создайте 2 новых многоугольника, чтобы покрыть каждый объем AOI (см. Создание многоугольника ).
  2. Создайте многоугольник для переходной зоны (см. Создание многоугольника ).
    и. Используйте многоугольники, созданные на шаге 1
    ii. Выберите оба многоугольника на вкладке многоугольников в меню управления и щелкните правой кнопкой мыши
    iii. Выберите «создать многоугольник из» и выберите «пересечение фигур»

iv.Используйте этот многоугольник для своей зоны наложения или, при желании, вручную отредактируйте его до желаемой области
v. Создайте новый многоугольник, покрывающий общую площадь обоих объемов, используя опцию «объединение форм» для двух многоугольников
, ​​очерчивающих ваши объемы .

По завершении должно быть 2 многоугольника, обозначающих края входного объема, третий многоугольник, определяющий зону перекрытия, в которой вы хотите совместить два объема, и четвертый многоугольник, очерчивающий всю область, покрытую обоими объемами.Оба входных объема должны полностью покрывать вашу зону смешивания.

  1. Перейдите в «Вид карты »> вкладка «Операции»> «Создать постоянный горизонт»
    a. Постоянная Горизонт заданное значение 1.
    b. Выходная сетка выберите многоугольник, определяющий один из ваших объемов (пример ниже тома 1).
    г. Нажмите Рассчитать и Создать новый горизонт .
  1. Создайте отверстие в постоянном горизонте, используя многоугольник зоны смешения.
  2. Перейдите в меню «Просмотр карты »> «Операции»> «Стереть ».
    а. Стирание многоугольника: многоугольников зоны смешивания.
    г. Кнопка стирания внутри многоугольника.
  1. Повторите шаги 3, 4 и 5, на этот раз создав постоянный горизонт со значением 0. Задайте для области выходной сетки многоугольник, определяющий другой объем (этот пример: Объем 2).

Теперь создадим шаблон горизонта.

  1. Используйте операцию Horizon Maths и добавьте ранее созданные горизонты.
    а. Входные данные: h2 = горизонт 0 мс, h3 = постоянный горизонт 1 мс
    b. Объедините постоянные горизонты вместе по формуле: merge (h2, h3) .
    г. Нажмите Рассчитать и Создать новый горизонт .
  1. Интерполировать пустое пространство между значениями 0 и 1 с помощью операции Интерполировать / Экстраполировать .
    а. Перейдите к Horizon Operation> Interpolate / Extrapolate .
    г. Ограничьте интерполяцию с помощью многоугольника, который покрывает всю площадь обоих объемов.

Мы не можем найти эту страницу

(* {{l10n_strings.REQUIRED_FIELD}})

{{l10n_strings.CREATE_NEW_COLLECTION}} *

{{l10n_strings.ADD_COLLECTION_DESCRIPTION}}

{{l10n_strings.COLLECTION_DESCRIPTION}} {{addToCollection.description.length}} / 500 {{l10n_strings.TAGS}} {{$ item}} {{l10n_strings.PRODUCTS}} {{l10n_strings.DRAG_TEXT}}

{{l10n_strings.DRAG_TEXT_HELP}}

{{l10n_strings.ЯЗЫК}} {{$ select.selected.display}}

{{article.content_lang.display}}

{{l10n_strings.AUTHOR}}

{{l10n_strings.AUTHOR_TOOLTIP_TEXT}}

{{$ select.selected.display}} {{l10n_strings.CREATE_AND_ADD_TO_COLLECTION_MODAL_BUTTON}} {{l10n_strings.CREATE_A_COLLECTION_ERROR}}

рабочих процессов для больших объемов vs.Хедшоты в индивидуальной сессии

Специфика вашего бронирования выстрелов в голову предъявляет различные требования к вашему рабочему процессу. Если ваш клиент бронирует индивидуальный сеанс, ваш рабочий процесс будет отличаться от сценария большого объема выстрелов в голову с корпоративным клиентом или на мероприятии.

Список снаряжения Янека Васио

Индивидуальные сеансы выстрелов в голову

Съемка индивидуальных сеансов хедшотов в студии позволяет гораздо лучше управлять освещением и временем.Чтобы контролировать направление освещения и сразу увидеть результаты, Янек всегда использует три комплекта дневного света Flex Cine 1 ‘x 2’, белый X-Drop Kit 5 ‘x 7’, FJ400, FJ-X2m Trigger и Canon EOS R с Система беспроводного модема Tether Tools Air Direct. Его индивидуальные сеансы выстрелов в голову не превышают полутора часов, так как он следует очень точному рабочему процессу с момента, когда клиент бронирует онлайн, до момента, когда клиент получает окончательные изображения. Его рабочий процесс включает планирование сеанса с клиентом, привязку изображений, чтобы клиент мог выбрать фотографии, которые он хочет отретушировать, ретуширование фотографий и затем предоставление окончательных изображений клиенту.Позволяя клиенту сразу же просматривать и выбирать фотографии, Yaneck может обеспечить профессиональную рабочую среду, в которой выигрывают и клиент, и фотограф. Это в конечном итоге обеспечивает лучший опыт для клиента и сокращает время пост-продакшн для фотографа.

Чтобы сэкономить время, Янек подготавливает студию до прибытия клиента и всегда использует треугольную схему с набором Flex Cine Kit и двумя стробоскопами FJ400, направленными на задний план, чтобы свет за объектом.Он использует три светодиодных коврика Flex Cine 1 ’x 2’, размещая основной свет под углом над объектом, второй — вертикально по отношению к объекту, а третий — горизонтально снизу, создавая смещенное треугольное освещение.

Сеансы большого объема

Когда дело доходит до понимания крупномасштабной фотографии в голову, Янек объясняет, что она основана не на количестве людей, которых фотографирует, а на том, сколько людей вы фотографируете в час.Например, если вы снимаете 100 объектов за три восьмичасовых дня, это будет считаться вовлечением с меньшей громкостью. Если вместо этого вы сфотографируете 60 человек в течение двух часов, это будет очень объемное взаимодействие. Определение объемных хедшотов сводится к тому, сколько людей вы снимаете в час, или, другими словами, сколько минут у вас есть, чтобы сфотографировать каждого человека. Общее правило: пять минут или меньше на человека считается большим объемом.

Съемка нескольких людей за короткий промежуток времени обычно предназначена для деловых мероприятий и конференций.В подобных ситуациях вам нужно быть очень эффективным и аккуратным с освещением, позированием и обработкой, чтобы быстро перемещаться по объектам. Янек корректирует свой рабочий процесс для сессий в больших группах, чтобы правильно распорядиться своим временем. Сразу после съемки изображений он создает файлы RAW небольшого или среднего размера из фотографий, чтобы обеспечить быструю передачу файлов. Затем Янек делает от 6 до 10 фотографий на человека и экспортирует их на планшет, чтобы каждый клиент мог сразу же отправить выбранные фотографии на свой адрес электронной почты.

Узнайте больше от Tether Tools Top Pro Янека Васио о том, как скорректировать свой подход в этих различных сценариях, чтобы добиться оптимального результата для вашего клиента и вашего бизнеса.

ПРЕДНАЗНАЧЕННАЯ ШЕСТЕРНЯ

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *