Разное

Организация документооборота в организации: Организация документооборота на предприятии и в организациях

20.02.1977

Содержание

его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот – это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

19 Основные правила организации документооборота и организация работы со служебными документами

19.1 Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения в Администрации города правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических и физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами, протоколами совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, или подписанными ими другими документами.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах и документах органов государственной власти и местного самоуправления, протоколах совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, и иных документах организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города и органами Администрации города в соответствии с их компетенцией.

19.2 Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

19.3 Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, утверждаемой распоряжением Администрации города.

19.4 Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на общий отдел Администрации города.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города возлагается на их руководителей.

19.5 Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в Администрации города и должностными инструкциями сотрудников.

19.6 Правовые акты, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Волгодонск».

19.7 С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

В случае утраты документа работником структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города об этом немедленно докладывается руководителю данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города по указанию руководителя этого структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Администрации города работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе Администрации города документы.

19.8 Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, в том числе принимаются, учитываются и регистрируются общим отделом Администрации города в СЭДД «Дело».

При взаимодействии с Волгодонской городской Думой работа с документами осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭДД «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов и направляются на рассмотрение по СЭДД «Дело». Включение электронного образа документа в СЭДД «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется должностным лицом с помощью электронной подписи (при наличии) должностного лица, выполняющего данную процедуру. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности электронной подписи собственноручной подписи в СЭДД «Дело», утвержден распоряжением Администрации города.

На документах, поступивших до 15.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 часов – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. Срочные документы регистрируются и направляются на рассмотрение в течение одного часа.

19.9 Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации города и органам Администрации города, не регистрируются в общем отделе Администрации города и передаются по назначению.

19.10 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп общего отдела Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

19.11 В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

19.12 Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города, утвержденной постановлением Администрации города.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

19.13 Общий отдел Администрации города после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке документа в СЭДД «Дело».

Работа с документами в СЭДД «Дело» осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

19.14 Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации общим отделом Администрации города в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в течение тридцати дней со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение семи дней со дня регистрации запроса общим отделом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю.

В случае если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю.

Ответ на запрос подлежит регистрации общим отделом Администрации города.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия (Курсовая работа)

Оглавление

Введение……………………………………………………………….………3

Глава 1.Понятие и развитие документооборота……………….……….…5

1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5

1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение……….……………..……………………………….….………..26

Библиография…..……………… ………………………………………..….27
Приложение

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

Задачи:

— изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

— описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота


Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и

операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.2. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные — связывают организации одного уровня

-вертикальные — нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов

I

Руководитель (директор)

II

Исполнитель (структурное подразделение)

а

Экспедиционная обработка

b

Предварительное рассмотрение, сортировка

с

Регистрация

d

Распределение (разметка)

е

Перераспределение (переметка)

1

Корреспонденция

2

Документы, регистрируемые службой ДОУ

3

Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Вывод:

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.

Утверждение документооборота в организации

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Ответственные лица

По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

  • своевременное и корректное оформление «первички»;
  • отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
  • контроль достоверности информации.

Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

Организация документооборота на предприятии

Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:

В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.

Требования к «первичке»

Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.

Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:

  • название формы;
  • дата ее создания;
  • название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • единицы натурального и денежного измерения;
  • должности и подписи ответственных лиц.

Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.

По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.

Хранение бухгалтерских документов

Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.

Внесение изменений

Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.

Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.

Эффективная организация документооборота с использованием ЭДО

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Современные технологии прочно обосновались в нашей жизни. Они упрощают многие бытовые и рабочие моменты. Коснулись изменения и документооборота на предприятиях, пример – переход на удаленную работу, автоматизация многих процессов.

Успешные компании уже давно внедрили электронный документооборот, который помогает бизнесу перейти на качественно новый уровень, а именно повысить эффективность документооборота и в целом отказаться от бумаги.

Преимущества электронного документооборота на предприятии, примеры.

Автоматизация и совершенствование документооборота в организации имеет много преимуществ:

  • Удобный поиск. Документы хранятся с целью их последующего извлечения при необходимости. Эти потребности могут быть транзакционными, исследовательскими, юридическими или аналогичными.
  • Улучшение рабочего процесса. Бизнес-процессы обычно включают передачу документов от компании третьим лицам, от отдела к отделу внутри компании и от человека к человеку в отделе. Несколько человек с различными ролями (такими как создание, проверка, утверждение и отправка) должны будут ссылаться на документ, прежде чем он выполнит свое предназначение. Хорошо спланированное и эффективное перемещение документов может значительно ускорить бизнес-процессы и повысить их качество.
  • Соблюдение нормативных требований. Законодательные положения о документообороте в организации часто меняются и довольно сложны. Хороший сервис электронного документооборота поможет обеспечить соблюдение требований к организации документооборота, используя такие средства, как контрольные списки, стандартные формы и автоматическая организация.
  • Безопасность документов. Документы могут содержать деловые секреты и другие конфиденциальные данные, такие как формулы продукта или личные данные сотрудников. Если посторонние лица получат доступ к этим документам, это может привести к ущербу для бизнеса или юридическим проблемам. Надежные сервисы ЭДО обеспечивают безопасность и сохранность данных.
  • Повышение конкурентоспособности. Улучшая бизнес-процессы, сокращая затраты и предотвращая серьезные потери, сервис ЭДО может активно способствовать конкурентоспособности бизнеса.

Важно!

На примере многих компаний доказано, что документооборот в организации влияет на все бизнес-процессы. При повышении эффективности документооборота успешнее развивается и вся компания.

Рекомендации по организации документооборота.

Основной документ, который на сегодняшний момент регламентирует порядок документооборота в организации и между организациями — это закон об электронном документообороте и подписи.

ЭДиН – эффективная организация в документообороте хранения документов.

ЭДиН — это сервис электронного документооборота, предназначенный для оптимизации рутинных бизнес-процессов с целью достижения максимальной эффективности. 

С этим сервисом оформление документооборота в организации проходит быстрее, эффективнее и надежнее. 

Основные преимущества ЭДиН, которые выгодно выделяют этот сервис среди аналогов: 

  • Обмен электронными документами с ЭЦП с контрагентами в любой точке Республики Беларусь за 7 секунд.
  • Внутренний документооборот.
  • Полезный функционал. 
  • Интуитивно понятный интерфейс. 
  • Соответствие актуальному законодательству. 
  • Интеграция с любой учетной системой. 
  • Поддержка облачных технологий. 
  • Удобный поиск и система хранения.
  • Прозрачные цены. 
  • Круглосуточная помощь и поддержка от разработчиков. 
  • Больше возможностей ЭДиН здесь.

ЭДиН – образец эффективного документооборота на предприятии, при помощи которого можно уменьшить временные и финансовые затраты на работу с документами, ускорить обмен документами внутри компании и с внешними партнерами, облегчить труд бухгалтерам.

Хотите повысить эффективность документооборота на предприятии? Попробуйте ЭДиН прямо сейчас!

Заказать услугу

Поделиться статьей

Организация документооборота на предприятии | Респект: Учет договоров

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная — при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть — в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 — индекс структурного подразделения
  • 05 — номер дела по номенклатуре
  • 134 — порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

 

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий — может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль — это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

1. Основные требования к организации документооборота

Билет № 13.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до исполнения или отправления.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

ЕГСДОУ установила принципы организации документооборота:

  1. Прохождение документа в учреждении должно быть оперативным, целенаправленным;

  2. Обязательно должны исключатся повторные прохождения документов по одному и тому же структурному подразделению или исполнителю (движение документов должно быть прямоточным)

  3. Порядок прохождения и процесс обработки должны быть единообразными (каждый вид документов проходит по определенной только для данного вида документа схеме прохождения).

Порядок прохождения документов в организации определяется соотношением документов в группы: входящие, исходящие и внутренние документы

Входящий документопоток составляют следующие документы:

— документы вышестоящих организаций (указы, постановления. Решения, распоряжения, приказы, письма, указания и др.)

— документы подведомственных организаций, присылающие плановые, отчетные, статистические документы, а также ответы на различные запросы вышестоящей организации

— документы не соподчиненных учреждений, необходимые для проведения совместной работы или для решения каких-либо вопросов и задач

— предложения, жалобы, заявления (ПЖЗ)

Исходящие документы – документы, создаваемые в организации и отправляемые за ее пределы.

Внутренние документы – документы, не выходящие за пределы организации (организационные, распорядительные)

По направлению выделяют:

— горизонтальные потоки- связывают организации одного уровня управления

— вертикальный поток- организации различных уровней

— восходящий – документы подчиненных организаций

— нисходящий – документы направляемые вышестоящим органами власти.

Этапы обработки документов

Этапы обработки входящей корреспонденции

  1. Прием и первичная обработка документов.

Данный этап проводится в службе под названием «экспедиция», или в учреждениях IV категории по объему документооборота данную работу проводит секретарь

Первичная обработка документов заключается в следующем:

— просмотр поступившей корреспонденции, вскрытие конверт, проверка правильности доставки, проверка соответствия вложения документа в конверт

— уничтожение конверта. Конверт уничтожается только те конверты, вложенные документы которых имеют полное наименование организации, ее адрес и дату документа

— не вскрываются конверты с пометкой «лично», документы общественных организаций (профсоюзов), документы доставленные не по адресу

— прежде чем вскрывать конверт нужно проверить его целостность

2. Распределение поступивших документов.

Документы с пометкой «лично« или направленные в адрес общественной организации сразу передаются по назначению

Корреспонденция в виде периодической печати (газеты, журналы) создают отдельную группу корреспонденции и раскладываются по значимости

Все остальные документы делятся на 2 группы:

— документы для руководства

— документы для структурных подразделений

Основы документирования и анализа процесса «как есть»

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Компании полагаются на надежные процессы для эффективного и результативного достижения целей. Но без сильных процессов ваш бизнес может потерять деньги, таланты и даже клиентов.

Вот здесь и появляется анализ процесса «как есть».

Изучение вашего текущего состояния помогает организациям документировать, отслеживать и оптимизировать процессы для повышения производительности, эффективности и улучшения результатов.

Вот как вы можете вывести свой бизнес на новый уровень, задокументировав процесс как есть.

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Что такое анализ процесса как есть?

Анализ процесса «как есть» или анализ текущего состояния — это стратегия управления процессами, которая определяет и оценивает текущие бизнес-процессы.

Анализ текущего состояния может быть сосредоточен на всей бизнес-организации или на одном или нескольких конкретных процессах в отделе или группе.

Существует несколько ключевых целей или мотиваций для проведения анализа текущего состояния, в том числе:

  • Экономия денег
  • Улучшение существующих или создание новых процессов
  • Повышение удовлетворенности клиентов
  • Улучшение координации бизнеса и оперативности организации
  • Соблюдение новых нормативных требований стандарты
  • Адаптация процессов после слияния или поглощения

Причина номер один, по которой предприятия используют систему управления процессами, заключалась в экономии денег за счет снижения затрат и / или повышения производительности, за которой следует необходимость повышения удовлетворенности клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными , согласно опросу 2015 года, проведенному BPTrends.

Анализ текущего состояния и будущего состояния процесса

Анализ текущего и будущего состояния процессов идет рука об руку, когда вы оцениваете бизнес-процессы. Проще говоря, «как есть» отображают, где находятся ваши процессы, и «будущие» отображают, где вы хотите, чтобы они были.

Этап «как есть» описывает текущее состояние ваших процессов и любые пробелы или проблемы с текущим режимом работы. После того, как вы это наметили, вы можете переходить к будущей фазе управления процессами.

Отображение будущего процесса документирует то, как должен выглядеть процесс.Используя схему «как есть», вы работаете с заинтересованными сторонами над улучшением текущего процесса и намечаете эти изменения на своей будущей карте. Lucidchart упрощает совместную работу за счет удобных функций обмена и комментирования. Заинтересованные стороны могут быстро просматривать документы вашего текущего и будущего состояния, легко обеспечивая обратную связь на каждой итерации.

Ведение записей как текущих, так и будущих документов состояния поможет каждому в организации поддерживать согласованность процессов и более эффективно отслеживать прогресс и результаты.

Используйте слои в Lucidchart для документирования и визуализации как существующих, так и будущих процессов. Горячие точки позволяют переключаться между слоями, чтобы вы могли четко видеть различия между ними и легко представлять свою документацию другим.

Преимущества анализа процесса «как есть»

Основное преимущество анализа процесса «как есть» — это создание прочной основы для процессов организации. Анализ «как есть» позволяет бизнесу оценить текущее состояние своих процессов и определить возможности для улучшения.

Без этой фундаментальной информации сложно управлять процессами и улучшать их. Другими словами, если вы не знаете, с чего начинаете, вам будет трудно добраться туда, где вы хотите быть.

Создавая отчеты о текущем и будущем состоянии процессов, компании также могут рассчитывать:

  • Согласовать операции с бизнес-стратегией.
  • Улучшить коммуникацию и обучение в процессе.
  • Повышение операционной эффективности.
  • Повышение контроля и согласованности в организации.
  • Получите конкурентное преимущество.
Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этапы анализа процесса «как есть»

Анализ процесса «как есть» состоит из трех основных этапов: исследование, документирование и анализ.

1. Исследование

Для полного анализа текущего состояния бизнеса вам необходимо получить обзор основных продуктов и деятельности компании.

Начните с составления списка всех продуктов и услуг, чтобы получить четкое представление о цепочке создания стоимости бизнеса.Затем определите все процессы, которые компания использует для создания этих продуктов и услуг на каждом уровне, и отсортируйте их в хронологическом порядке. (Некоторые процессы могут происходить параллельно.)

Обязательно отметьте, когда каждый процесс начинается и заканчивается, и определите, какие команды или отдельные лица участвуют в этих процессах (или несут за них ответственность).

Заинтересованные стороны и менеджеры более высокого уровня могут помочь вам в общих чертах, но вам нужно будет связаться с людьми, непосредственно выполняющими и контролирующими каждый отдельный процесс, чтобы создать полный и точный отчет.

Обратите внимание на несколько способов сбора необходимой информации.

Личные интервью

Проведите собеседование с заинтересованными сторонами, выполняющими каждый процесс, а также с менеджерами или другими предметными экспертами, участвующими в процессе. Личные отчеты могут подтвердить, что процессы работают хорошо (или нет), и осветить этапы процесса, о которых вы иначе могли бы не знать.

Однако, несмотря на то, что личные интервью важны, следует брать интервью у нескольких человек (где возможно), чтобы получить более полную картину процесса.Будьте осторожны, чтобы не делать выводов, основываясь исключительно на отчете одного человека.

Прямое наблюдение

Помимо опроса людей на местах, уделите время непосредственному наблюдению за процессами в действии. Обратите внимание на людей, задействованных на каждом этапе, а также на любые системные функции поддержки и ресурсы, доступные и / или используемые.

Опросы

Разошлите опросы или анкеты участникам для сбора официальных письменных ответов. Опросы позволяют вам задавать конкретные вопросы, на которые вы, возможно, не нашли ответов в ходе наблюдений или собеседований.

Опросы также дают вам возможность получить обратную связь и ответы от участников на вопросы, возникшие во время других тактик сбора информации (например, наблюдения).

Групповые собрания

Наконец, рассмотрите возможность проведения группового собрания с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обрисовать процессы и подтвердить предыдущие выводы с участниками процесса.

Цель состоит в том, чтобы встретиться несколько раз, чтобы вместе задокументировать процесс. Эти встречи лучше всего запланировать после того, как вы завершите другое исследование (например,g., интервью и наблюдение), потому что вы можете изложить все, что вы узнали, а затем сотрудничать с участниками, чтобы выявить любые пробелы и подтвердить свои выводы.

Пример последовательности операций BPMN (щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

2. Документ

После того, как вы собрали информацию о процессе, вам нужно будет четко задокументировать ее в карте процесса.

Большинство менеджеров процессов используют модель и нотацию бизнес-процессов (также известную как BPMN) для построения диаграмм своих процессов текущего состояния.BPMN — это стандартная система моделирования процессов, предназначенная для упрощения документации процессов и облегчения понимания всеми заинтересованными сторонами. В соответствии с передовой отраслевой практикой по умолчанию используется текущая нотация процесса BPMN 2.0.

Lucidchart упрощает применение методологии BPMN 2.0 с помощью библиотеки форм BPMN. Просто перетащите фигуры в документ и отформатируйте их по мере необходимости.

Используйте это руководство, чтобы напомнить, как использовать стандартные обозначения и символы BPMN 2.0.

Подробнее

Хотя BPMN является популярной диаграммой процессов, ваши процессы также могут быть описаны в диаграммах других типов, независимо от того, нужно ли вам описывать потоки процессов DevOps, проектировать процессы ITIL / ITSM, создавать карты учетных записей или визуализировать путь клиента.

Неважно, какой у вас процесс или тип диаграммы, по сути, ваша карта процесса «как есть» должна документировать все входные данные процесса, системные функции поддержки, подробные описания выполнения процесса и все выходы процесса.

Пример процесса совместного управления BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

3. Определите пробелы, узкие места и слабые места

Прежде чем строить диаграмму будущего состояния, вам нужно внимательно взглянуть на свое текущее состояние. Проанализируйте свои текущие процессы и обратите внимание на следующее:

Узкие места

Определите, где могут быть задержки в ваших процессах и что их вызывает.Узкое место может выглядеть как слишком много встреч или слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения.

Пробелы

Ищите потенциальные пробелы в своем процессе, которые препятствуют достижению желаемой производительности / результата. Например, вам может потребоваться добавить еще один этап в процесс или даже нанять другого человека.

Слабые стороны

Возможно, у вас есть правильный процесс, но ищите слабые места в существующем процессе. Например, возможно, вы могли бы позволить себе лучшую связь и передачу обслуживания.

Узнайте больше о способах оптимизации ваших процессов.

Узнайте, как

После того, как вы определите, где отсутствует ваш процесс как есть, вы можете начать планировать свое будущее состояние и узнать, как вы можете улучшить свои процессы. Вы можете использовать горячие точки и слои Lucidchart для планирования и переключения между вашим текущим и будущим состояниями, чтобы было легко определить, какие изменения необходимы и как достичь вашего будущего процесса.

Lucidchart упрощает создание и отслеживание документации, обеспечивая плавный переход от сопоставления процессов «как есть» к управлению «как есть».

Задокументируйте свои бизнес-процессы с помощью одного из наших шаблонов и начните улучшать свои процессы уже сегодня!

Узнайте, как

повысить эффективность рабочего процесса с помощью организации документов

При правильном управлении документы позволяют и поддерживают способность организации завершить свою работу и выполнить свою миссию. Однако по мере того, как документы переходят от человека к человеку, они имеют тенденцию теряться и неправильно обрабатываться. В конце концов, документы пропадут, а задачи не будут завершены, что приведет к остановке рабочего процесса организации.Кроме того, неэффективное управление документами может поставить организацию в противоречие с законами и постановлениями штата и федеральными законами.

Внедрение и поддержка процесса организации документооборота в масштабах компании повысит эффективность рабочего процесса и сделает вашу организацию более разумной. Для этого нужно организовать ваши документы.

Вот два шага для организации ваших документов:

1. Обозначьте свои основные цели и задачи

При организации документов нужно учитывать, каковы ваши цели и задачи.Наличие четко определенной цели облегчит вам окончательное определение политики управления документами. Он также служит контрольным списком при организации ваших документов. Вы можете сравнить свой процесс с целями, чтобы увидеть, выполняете ли вы то, что нужно сделать.

Некоторые основные цели организации ваших документов:

  1. Четко идентифицируйте и классифицируйте бумажные и электронные документы, чтобы получить контроль над этими активами во всей организации.
  2. Примените политики хранения записей ко всем документам в целях соответствия.
  3. Защитите документы от несанкционированного доступа.

Когда вы начнете систематизировать свои документы, вы можете подумать о том, что вы надеетесь получить от этого процесса, что не указано в целях. У каждой организации свой набор целей, которых они надеются достичь. Если подумать о некоторых из этих целей, то способ работы с документами может измениться по сравнению с другими задачами рабочего процесса.

Некоторые общие цели включают:

  • Создайте понятный для всей организации план ведения файлов.
  • Быстрый поиск и получение необходимых документов.
  • Простое и эффективное соблюдение требований соответствия.
  • Исключить дублирование документов.
  • Снизьте риск потери документов.

2. Подготовьте свою организацию

Получение контроля и управление документами вашей организации — это задача не одного человека.Требуются совместные усилия сотрудников и отделов всей организации для сбора, каталогизации и хранения документов, найденных повсюду.

Прежде чем приступить к этой работе, вам необходимо провести внутреннее обсуждение с ключевыми людьми в вашей организации, чтобы определить, как вы собираетесь выполнять этот процесс. Цель состоит в том, чтобы подробно описать жизненный цикл вашего текущего процесса управления документами и определить, что может остаться прежним, а что необходимо изменить.

Когда на эти вопросы будут даны ответы, они послужат планом для организации ваших документов.Если вопрос не касается вашей организации, пропустите его.

Вопросы для ответа:

  1. С какими документами мы работаем? Перечислите типы документов, с которыми вы работаете (например, контракты, счета-фактуры, чеки, служебные записки, письма, планы и т. Д.).
  2. Какие документы хранятся на ваших столах, картотеках, компьютерах и серверах?
  3. Есть ли у вас документы, хранящиеся в хранилище документов (как они туда попадают, как долго они там остаются и как их извлекают)?
  4. Как вы отслеживаете, какой документ является последней версией?
  5. Как защитить эти документы от несанкционированного доступа?
  6. У вас есть резервная копия документов?
  7. Есть ли у вас система, позволяющая решить, куда подавать документ?
  8. Есть ли у вас особый способ именования папок?
  9. Есть ли у вас особый способ именования документов?
  10. Вы когда-нибудь удаляли или измельчали ​​документы?
  11. Как узнать, когда нужно удалить или уничтожить эти документы?
  12. Кто утверждает очистку документов?
  13. Как часто вы печатаете документы?
  14. Как часто вы копируете бумажные документы?
  15. Что вы делаете со старыми копиями документов?

Когда рабочие процессы вашего бизнеса не работают эффективно, вы открываете шлюзы для высоких затрат, неэффективных процессов, затрачивающих время узких мест, ошибок, проблем с подотчетностью, недостатков соответствия и препятствий для отношений с клиентами.Это руководство открывает вам глаза на семь способов, которыми программное обеспечение для рабочих процессов и инструменты улучшения процессов меняют правила игры в вашей организации, улучшая информационный поток, сокращая расходы, устраняя узкие места и уменьшая человеческий фактор.

Что такое технологическая документация? | Руководство, важность, цель и преимущества

Предприниматели иногда отодвигают документацию о процессе в сторону, особенно когда их развивающийся бизнес работает с ограниченным числом сотрудников, которые манипулируют несколькими головами.Недостаток времени и осведомленности удерживает многие компании от эффективного управления процессами.

Руководители бизнеса могут не осознавать, что документирование процессов ведет к повышению эффективности и дает им возможность эффективно удовлетворять потребности клиентов. Когда клиенты могут найти лучший сервис в другом месте, ваш бизнес подвергается риску. Этого не избежать — документирование процессов имеет решающее значение для выживания и роста в долгосрочной перспективе.

Что такое технологическая документация?

Документация процессов — это важная дисциплина управления бизнес-процессами, которая включает в себя запись подробного описания шагов процесса от начала до конца, чтобы показать, как процесс выполняется.Обычно отображаемый в виде блок-схемы, он предоставляет сотрудникам и менеджерам четкую перспективу сверху вниз для визуализации и понимания рабочих процессов процессов.

Какова цель документирования процесса?

Цель документирования процесса аналогична цели управления бизнес-процессами. Он повышает эффективность бизнеса и операционную гибкость за счет оптимизации основных процессов. Документирование процессов во время выполнения позволяет сотрудникам учиться на практике, извлекая из ошибок и успехов идеи для совершенствования процессов.

Каковы преимущества технологической документации?

Независимо от размера или цели организации, документация процесса важна. Даже если это шоу одного актера, взгляд в будущее, когда количество процессов и сотрудников будет увеличиваться, имеет первостепенное значение. Отсутствие задокументированных стандартных процедур приводит к повторяющимся ошибкам и постоянной неэффективности со значительными потерями для вашего бизнеса.

  1. Последовательность — меньше ошибок и меньше времени тратится на изобретение колеса.
  2. Снижение эксплуатационных расходов — Документирование процессов позволяет выявить и модернизировать неэффективные процессы, а повторяющиеся процессы автоматизировать для максимального повышения эффективности.
  3. Снижение риска — Возможность доказать, что операции соответствуют нормативным требованиям, снижает дорогостоящий риск несоблюдения.
  4. Повысьте вовлеченность сотрудников — по мере того, как сотрудники документируют процессы и решают проблемы, они начинают брать на себя ответственность.
  5. Упростите обучение — документация процесса должна стать удобным руководством для сотрудников в будущем.
  6. Аутсорсинг без стресса — когда процессы четко определены, легко привлечь удаленных сотрудников, не жертвуя согласованностью.
  7. Сохранение знаний о процессе — знания о процессе не теряются в случае неожиданного отсутствия сотрудников или текучести кадров.
  8. Патенты и коммерческие секреты — и то, и другое требует технологической документации для подачи и защиты.

Какие есть инструменты для документирования процессов?

Если мысль о начале документирования процесса пугает, не волнуйтесь, доступно множество инструментов для документирования процесса.Самый простой инструмент документирования процессов — это Microsoft Word, но его громоздкость и возможности совместного использования не идеальны. Веб-инструменты значительно упрощают совместную работу и редактирование.

Вы обнаружите, что большинство инструментов документирования процессов можно использовать для множества организационных задач, поэтому ищите тот, который соответствует потребностям вашего бизнеса, чтобы получить наиболее выгодное предложение.

Ниже приведены 3 основных инструмента документирования процессов в 2021 году:

Lucidchart

Разработанная для бизнеса любого размера, Lucidchart представляет собой платформу блок-схем, которая предлагает широкий спектр функций и прекрасно интегрируется с популярными приложениями.Пользователи с ограниченными техническими знаниями могут создавать привлекательные профессиональные диаграммы и интуитивно в полной мере использовать его обширные функции.

SmartDraw

Подобно Lucidchart, SmartDraw — это программа для построения диаграмм с множеством шаблонов, которые помогут вам начать работу. Поскольку он интегрируется с множеством приложений, совместное использование диаграмм и совместная работа становятся легко достижимыми. SmartDraw известен своим удобством и доступной ценой.

Bit.ai

Если вы ищете комплексное решение для совместной работы с документами, Bit.ai сочетает в себе бесконечное количество инструментов на элегантной современной платформе. В документы могут быть встроены мультимедиа для дополнительного уровня контекста.

Как Kissflow может поддерживать документацию по процессу?

Kissflow — это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое превращает рабочие процессы в автоматизированные действия. Вместо того, чтобы отображать процесс в отдельном инструменте документирования процессов, повторяющиеся рабочие процессы процессов одновременно отображаются и автоматизируются в Kissflow.

Автоматика

Простая конструкция без кода позволяет гражданским разработчикам собирать необходимую информацию о процессе в форме.Посредством интерфейса перетаскивания отображается рабочий процесс, включая все этапы и заинтересованные стороны. Добавлены интеграция и условия, установлены уведомления и напоминания, выполняется пробный запуск и начинается автоматизация.

Шаги процесса идут последовательно в соответствии с графиком рабочего процесса. Устранена ручная маршрутизация документов и другие утомительные задачи. Например, вместо физического создания файлов и папок на Google Диске это делается автоматически при заполнении новой формы.

Метрики

Аналитика в реальном времени позволяет заинтересованным сторонам знать, как работают процессы. KPI, SLA и другие показатели производительности постоянно отслеживаются. Слабые области улучшаются, сильные стороны капитализируются, а производительность оптимизируется.

Сотрудничество

Kissflow Process предоставляет централизованную платформу для определения и отслеживания рабочего процесса. Сотрудники могут публиковать запросы на уточнение или доработку, комментарии и общие документы непосредственно в рабочем процессе. Количество приложений и пользователей можно легко увеличить или уменьшить в соответствии с потребностями бизнеса.

Факты в лицо

Если ваш бизнес еще не страдает от хаоса операций, усложнение процессов и возникновение беспорядка — лишь вопрос времени. Документация процессов жизненно важна для поддержания здорового и продуктивного бизнеса. Получение твердого контроля над основными процессами на раннем этапе может способствовать взрывному росту, сохраняя при этом отличное качество обслуживания. Выберите подходящий инструмент для документирования процесса и приступайте к работе сегодня же!

МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Mater Sociomed.2015 окт; 27 (5): 347–350.

Асефех Хаддадпур

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран

Бехджат Тахери

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран

Мехран Насри

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан 9016, Иран

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан 9016, Иран

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран

Голамреза Бахрами

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран

Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран

Автор, ответственный за переписку: аспирант, Университет Шахида Чамрана, Ахваз, и магистр наук в области наукометрии, Исфаханский университет медицинских наук, Исфахан, Иран.E-mail: [email protected]

Поступила 19 июля 2015 г .; Принято 15 сентября 2015 г. licenses / by-nc / 4.0 /), который разрешает неограниченное некоммерческое использование, распространение и воспроизведение на любом носителе при условии правильного цитирования оригинальной работы.

Реферат

Предпосылки:

Непрерывные и взаимосвязанные процессы — это цепочка действий, которая превращает входы организации в ее выходы и помогает достичь частичных и общих целей организации.Эти активации выполняются двумя типами знаний в организации, называемыми явными и неявными знаниями. Среди них неявные знания — это знания, которые контролируют основную часть деятельности организации, контролируют эту деятельность изнутри и не будут передаваться владельцам процессов, если они не присутствуют во время работы организации. Поэтому целью данного исследования является выявление неявных знаний и их интеграция с явными знаниями с целью улучшения управления человеческими ресурсами, управления физическими ресурсами, управления информационными ресурсами, обучения новых сотрудников и других направлений деятельности Исфаханского медицинского университета.

Методы:

Проект документирования деятельности отдела здравоохранения Исфаханского медицинского университета выполнялся в несколько этапов. Сначала с помощью эксперта по планированию были определены и классифицированы основные процессы и связанные с ними подпроцессы. Разделение производилось от более мелких процессов к более крупным. На этом этапе эксперты каждого процесса записали все свои повседневные действия и сгруппировали их в общие категории на основе логических и физических соотношений между различными видами деятельности.Затем каждому действию был присвоен определенный код. Компьютерное программное обеспечение было разработано после понимания различных частей процессов, включая основные и вспомогательные процессы, а также классификации, которые будут объяснены в следующих разделах.

Результаты:

Результаты этого исследования показали, что документирование действий может помочь раскрыть неявные знания, поскольку все входы и выходы процесса, а также длина, местоположение, инструменты и различные этапы процесса, обмен информацией, место хранения информации и информационного потока можно определить с помощью соответствующей документации.

Заключение:

Программа документации может создать полный идентификатор для каждого процесса организации, а также выступает в качестве основного инструмента для создания информационных технологий как основы организации и помогает достичь цели, основанной на электронных и информационных технологиях. организации. Другими словами, документация — это начальный шаг в создании организационной архитектуры. Впоследствии, для достижения желаемой цели документации, было разработано компьютерное программное обеспечение, содержащее все инструменты, методы, инструкции и руководства, а также неявные знания об организации.Это программное обеспечение связывает все соответствующие знания с основным текстом документации и идентификации процесса и предоставляет пользователям электронные версии всей документации и помогает использовать явные и неявные знания организации для облегчения реинжиниринга процессов в организации.

Ключевые слова: Документация, Электронная организация, Управление знаниями

1. ВВЕДЕНИЕ

Знания, особенно знания, основанные на опыте, являются одним из ключевых ресурсов в любой организации.Чем больше люди узнают, тем лучше они будут действовать. В современном мире не только знания считаются одной из форм капитала, но и часто считаются наиболее важным капиталом организации. В эпоху просвещения, которая считает знания самым важным ресурсом, необходим другой подход к управлению процессами и сотрудниками организации. Поэтому, как и управление физическими ресурсами, управление знаниями должно быть частью стандартной политики каждой организации (1).Управление знаниями как управленческий подход быстро развивается и развивается и делает упор на повышение производительности и организационных процессов наряду с постоянными инновациями. Потребность в управлении знаниями проистекает из того факта, что знания являются важной частью деятельности организации и в достижении устойчивого конкурентного преимущества. Также усиление специализации увеличивает риск потери знаний и опыта в результате перевода или потери сотрудников, что еще раз показывает важность управления знаниями (2).Управление знаниями — это организованный и систематический метод управления знаниями внутри организации и использования этих знаний в различных видах деятельности для достижения целей организации. Управление знаниями также направлено на предотвращение повторения ошибок и принятие решений на основе предыдущих знаний организации (3).

С другой стороны, в организации взаимосвязанные и непрерывные процессы помогают создавать желаемые выходы из входов и достигать частичных и общих целей организации.В этих процессах используются два типа знаний, имеющихся в любой организации, которые называются явными и неявными. Явные знания имеют четкую письменную документацию, и ими можно легко поделиться с другими. Этот тип знаний логичен и обоснован, и его можно найти в руководствах, процедурах, программном обеспечении, документации, инструкциях, отчетах, дизайне и целях любой организации. С другой стороны, неявные знания — это когда опыт, идеи, уловки и навыки сотрудников проявляются и обычно не имеют четкой документации и предназначены только для определенных сотрудников (4, 5).Это неявное знание уходит корнями в корпоративную культуру и редко передается или распространяется. Поэтому, когда человек, обладающий этими знаниями, покидает организацию по какой-либо причине, эти знания будут потеряны и, следовательно, не могут считаться долгосрочными знаниями. Неявные знания редки, незаменимы, неподражаемы и ценны, если используются для достижения целей организации. Этот тип знаний является результатом определенных элементов организационного обучения, потому что с накоплением опыта они улучшают имеющиеся знания и создают атмосферу обучения в организации (6).

Неявное знание — это то, что контролирует основную часть деятельности организации, которая является исключительной для людей, и часто можно увидеть, что после изменения личного характера некоторые из активностей страдают от проблем и задержек, которые затем могут вызвать серьезные дисфункции в организации и создать очевидные и скрытые расходы. С другой стороны, у людей ограниченная память, и поэтому они могут полностью сохранить свой опыт и знания, записывая их. Для сбора, передачи и хранения опыта сотрудников и передачи этих знаний другим сотрудникам и создания гармонизации, согласования, сотрудничества и единого видения в организации необходима система документирования опыта сотрудников.Организационная документация — это процесс, в ходе которого концепции и информация собираются, редактируются, классифицируются и сохраняются, и может привести к целевым, точным и упорядоченным действиям в организации (7).

Документация, обмен опытом может напрямую улучшить деятельность организации, а также может помочь в создании новых знаний (8). С точки зрения управления знаниями, документация помогает в поиске информации, использовании инновационных знаний и опыта, создании новых знаний и улучшении организации (9, 10).Некоторые из преимуществ документации в организации заключаются в наличии исторической, аналитической и научной записи достижений, процессов, улучшений и другой организационной деятельности, что позволяет проводить научный и точный мониторинг сильных и слабых сторон организации, создавая необходимые инструменты для создания систематического видение и содействие организационному обучению. Другими словами, документация создает полную идентификацию для каждого процесса и деятельности организации, выступает в качестве основного инструмента для внедрения информационных технологий в организации и способствует созданию электронных организаций (11).Таким образом, в связи с важностью документации в управлении знаниями, цель настоящего исследования состоит в том, чтобы представить структуру и разработать программное обеспечение для документирования процессов в отделе здравоохранения Исфаханского университета медицинских наук с целью повышения эффективности этого отдела и способствовать организационному обучению, более быстрому и эффективному принятию решений, создавая возможности для развития, совершенствуя организационные инновации, мотивируя сотрудников и улучшая качество деятельности в этом отделе.

2. МАТЕРИАЛ И МЕТОД

Проект документирования деятельности отдела здравоохранения Исфаханского медицинского университета выполнялся в несколько этапов. Сначала с помощью эксперта по планированию были определены и классифицированы основные процессы и связанные с ними подпроцессы. Разделение производилось от более мелких процессов к более крупным. На этом этапе эксперты каждого процесса записали все свои повседневные действия и сгруппировали их в общие категории на основе логических и физических соотношений между различными видами деятельности.Затем каждому действию был присвоен определенный код. Компьютерное программное обеспечение было разработано после понимания различных частей процессов, включая основные и вспомогательные процессы, а также классификации, которые будут объяснены в следующих разделах.

3. РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЙ

На основании полученных данных в таблицах и.

Таблица 1

Список основных процессов и их кодов

Таблица 2

Список подпроцессов и их кодов

На втором этапе были созданы идентификаторы для каждого процесса.Это было сделано путем определения входов и выходов, владельцев, деталей процесса и типа надзора, используемого в процессе. На этом этапе эксперт каждого процесса объяснил детали процесса, а также ответил на такие вопросы, как: кого касается этот процесс? Какой вид деятельности происходит во время процесса? Когда? Какие инструменты? На сколько долго? Почему и с какой целью?

Затем в разделе надзора был указан список организационного надзора за каждым процессом для использования в контрольном списке надзора.Наконец, было упомянуто имя следующего процесса или заказчик процесса. Следующий процесс или клиент обрабатываются или люди, которые используют выходные данные текущего процесса. показывает образец идентификации, полученной с использованием вышеупомянутого метода.

Таблица 3

Идентификация процессов и других связанных процессов

На следующем этапе детали процесса были преобразованы в формат PDF и вся документация, включая руководства, письма, инструкции и формы, а также файлы Excel, используемые во время процесса, и все инструменты были связаны с соответствующими местами деталей процесса.

На следующем этапе с помощью специалиста по планированию и руководителя проекта была создана информационная блок-схема каждого процесса.

В отношении информационного потока процесса исследуются и сохраняются три типа информации:

Таблица 4

Информационный поток в каждом процессе

  • Информация, используемая в процессе,

  • Информация, созданная процесс,

  • Информация, переданная из этого процесса в следующий процесс.

Информация хранится с использованием приведенной выше таблицы и может использоваться в информационных системах организации, что облегчает системный анализ для разработки и внедрения информационных систем. Информация может иметь три отношения к процессу:

  • Передано из процесса,

  • Передано процессу,

  • Создано процессом.

Первая группа — это информация, созданная другими процессами, которые затем используются в текущем процессе.Вторая группа — это информация, созданная в предыдущих процессах и передаваемая в другие процессы посредством этого процесса. Третий тип — это информация, созданная и сохраненная во время этого процесса, которая также может быть передана другим процессам.

В столбце «Источники или адресат информации» показано, какой процесс предоставил информацию или получит информацию.

На следующем этапе была создана графическая блок-схема процессов. Особенностью этих блок-схем было то, что блок-схема процесса не просто показывала сам процесс, включая различные этапы процесса, но также показывала некоторые части предыдущего и следующего процессов в начале и в конце блок-схемы, чтобы помочь понять взаимосвязь. между процессами.

Наконец, был создан контрольный список для уточнения процесса. Этот контрольный список был создан на основе ожиданий от каждого процесса и содержал некоторые вопросы для каждого ожидания, чтобы помочь менеджерам оценить и уточнить каждый процесс и распространить эту оценку на всю организацию.

В конце этого исследования была создана пилотная версия мультимедийного программного обеспечения. Текущая организационная структура использовалась в различных частях программного обеспечения. Например, группа расширения сети — это группа, находящаяся под надзором Министерства здравоохранения и состоящая из трех единиц:

  • Блок расширения,

  • Учебный блок медицинских работников,

  • Статистический и компьютерный блок.

У каждого подразделения есть разные программы в зависимости от его обязанностей, и каждая программа имеет разные процессы. Эта структура была основой разработки программного обеспечения, в котором показаны первые группы и технические подразделения организации. Затем отображаются подгруппы каждой группы, а также процессы и вспомогательные процессы. Затем для каждого процесса отображается описание или идентификация процесса, контрольный список оценки процесса, информационный поток и блок-схема процесса. При входе в раздел описания процесса будет отображаться идентификация процесса на основе ранее упомянутого формата.В тексте описания процесса подчеркнутые разделы представляют собой части процесса, в которых представлены инструменты или документация, используемые в процессе. Эти документы и инструменты связаны с описанием в виде изображений, файлов PDF, файлов Excel и других форматов. Таким образом, читатель может щелкнуть каждый подчеркнутый раздел и получить доступ к документации. Это помогает пользователю получить знания о процессе, а также помогает в обучении новых сотрудников и помогает улучшить их знания об организационной структуре.

4. ОБСУЖДЕНИЕ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как видно из описания процессов и других таблиц, можно понять некоторые примеры знаний в организации. Например, тот факт, что только министерство здравоохранения может дать разрешение на найм новых поставщиков медицинских услуг, а для найма новых поставщиков медицинских услуг необходимо знать о пустых должностях или знать, какой тип информации циклически повторяется в процессах, какие процессы создают информация и какой процесс использует эту информацию — вот некоторые примеры организационных знаний.Эти и многие другие факты являются неявным знанием организации. Эта информация скрыта в сознании опытных сотрудников и с их выходом на пенсию, и если не будет способа передать эту информацию преемникам, все эти знания будут потеряны. Затем преемнику на любой должности необходимо потратить время и энергию, чтобы снова получить эти знания, что может привести к растрате ресурсов организации, проблемам в рабочем процессе, неудовлетворенности клиентов, снижению эффективности организации и другим проблемам.Следовательно, документируя все текущие действия организации, отслеживая каждый процесс, определяя информационный поток и информацию, используемую в различных процессах, и прикрепляя документацию и инструменты каждого процесса к описанию процесса (например, то, что было сделано здесь), можно собрать большой объем информации. часть неявных знаний организации и превратить их в явные знания. Затем это явное знание может быть передано клиентам, другой организации, правопреемнику каждой должности и другим заинтересованным сторонам.Это преимущество наряду с преимуществами, вызванными снижением операционных затрат, включая обучение новых сотрудников и повышение эффективности, может вызвать удовлетворение в организации и у клиентов.

Еще одним достоинством этой системы является облегчение внедрения электронных систем в повседневные операции организации и перевод операций в цифровую форму. Причина в том, что первым шагом в создании организационной архитектуры, которую можно использовать для оцифровки организаций, является знание организационных процессов и процедур, а затем определение процессов, которые в настоящее время используют электронные средства.Другие преимущества этой системы включают облегчение обучения сотрудников, более качественное и быстрое принятие решений, улучшение возможностей развития, создание организационных инноваций и мотивацию сотрудников.

Сноски

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ: НЕТ ЗАЯВЛЕННЫХ.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Энтезари А. Сравнение знаний о культуре между Институтом исследований и планирования управления и Школой радиовещания и Технологическим колледжем гражданской авиации. Тегеран. 2006 [Google Scholar] 3.Милтон Н. Серия руководств по управлению знаниями (УЗ). 2002; 5: 1–4. [Google Scholar] 4. Норузян М. Применение управления знаниями в общем разделе Tadbir ежемесячно. 2005; 16: с156. [Google Scholar] 5. Бхатт Г. Управление знаниями в организациях: изучение взаимодействия между технологиями, методами и людьми. Журнал управления знаниями. 2001. 5 (1): 68–75. [Google Scholar] 6. Нонака И. Динамическая теория создания организационных знаний. Организационная наука. 1994. 5 (1): 14–37.[Google Scholar] 7. Holsapple CW, Джонс К. Классы деятельности цепочки знаний: влияние на конкурентоспособность и важность технической поддержки. Управление знаниями, организационная память и поведение при передаче, глобальные подходы и достижения [Google Scholar] 8. Нью-Йорк и Лондон: Справочник по информационным наукам; 2009. [Google Scholar] 9. Дари Б., Салехи М.М., Дехган Наджмабади М. Роль управления опытом в организационном обучении. Махнаме Андише Гостар Сайпа [Google Scholar] 10. Поурсолейманян Ф.Важность документации и прав интеллектуальной собственности для развития инноваций и управления технологиями в отрасли. развитие индустрии технологий ежеквартально. 2011; 17: 41–52. [Google Scholar] 11. Джафаримогхадам М. Опыт работы менеджера по документации с точки зрения управления знаниями. Тегеран: Институт управленческого образования и исследований; 2003. [Google Scholar] 12. Дебовски С. Управление знаниями. Милтон: Джон Уайли и сыновья; 2006. [Google Scholar]

Документация по процессам для высокоэффективных организаций

Документация процессов может помочь организации перейти от простого успеха к достижению целей роста, экономя время и деньги.

Среди льгот для руководителей и сотрудников:

  • Лидерам легче адаптировать тех, кого они обучают.
  • Меньше повторений и ошибок при выполнении повторяющихся практик.
  • Большая реализация потока внутри ролей сотрудников.

Со стороны организации документация по процессу получения преимуществ может включать:

  • Больше стабильности и ценности.
  • Меньше траты денег и времени на обучение и обучение новых членов команды.
  • Меньше несоответствий с продуктом или услугой.

Преимущества для всех — более плавная работа, повышение прибыльности и способность развивать компанию, в то время как люди повышают свой личный успех и развивают собственную карьеру.

Дополнительные преимущества документации процесса

Так почему же организации не предпринимают активных действий по определению, документированию и оптимизации своих процессов? Часто это сводится к непониманию анализа затрат и выгод.Требуется время, чтобы задокументировать и определить, что отнимает у производства и выпуска продукции. Если вы признаете, что выгода перевешивает эти затраты, тогда мотивация сделать следующий шаг стоит.

В следующей таблице подробно описаны некоторые преимущества, которых вы можете ожидать: Проблемы с документированием процессов: причина документирования процессов

Ключевые лица выполняют большинство задач. Постоянный рост — становитесь лучше за счет качества, масштаба, эффективности, использования ресурсов, использования времени, ошибок, межличностного поведения.

Память, повторение, человеческая ошибка. Повышение прозрачности, эффективности и результативности. Передача между отделами четко определена, и недоразумения стали проблемой вчерашнего дня. На столе ничего не осталось. Рабочие процессы и контрольные списки для напоминания о важных частях процесса, чтобы они не были забыты.

Несоответствующие продукты, услуги и опыт для вашей аудитории. Соответствовать стандарту независимо от того, кто выполняет работу. Знайте, что о клиентах заботятся.Поддерживайте свой бренд и выполняйте свое видение и миссию.

Обучение требует больших затрат времени, принятия ответственности и текучести кадров. Обучение становится проще. Бизнес может масштабироваться, и могут создаваться и заполняться новые рабочие места.

Отключенные сотрудники с низкой производительностью. Люди могут тестировать, измерять, автоматизировать или делегировать полномочия, позволяя им переходить к более сложной, интересной и ценной работе. Карьерный рост и рост организации идут рука об руку.

Непонимание и непонимание ответственности. Четко понятные цели и ежедневные рабочие процессы, которые их поддерживают. Драйверы, которые доказывают, влияют ли действия на желаемый эффект, и возможность перенаправления, когда результаты нежелательны.

Отсутствие способности оценивать действия по улучшению. Соберите базовую линию для будущих измерений. Сравнивайте с историей, настраивайте параметры для получения более точной информации и лучшего принятия стратегических решений.

Страх того, что произойдет, когда / если ключевые игроки выйдут из игры. Защитите ценные рабочие знания организации. Знания не теряются, если что-то случается с одним человеком. Кто-то другой может вмешаться или быть нанят, и институциональные знания будут сохранены.

У вас уже есть отличный старт для обработки документации?

Все мы знаем, что аналитический паралич — это реальность. Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду, углубляясь в документацию по собственному процессу.

  • Это может занять много времени и часто приводит к «выбери свое собственное приключение» из кроличьих нор.
  • Вы являетесь экспертом в этом процессе, но, возможно, слишком близко, чтобы увидеть возможные изменения.
  • Быть организованным в сборе и использовании материалов, которые могут быть полезны для других бизнес-инициатив.
  • Сохраняйте большую перспективу изображения, чтобы перенаправить внимание, когда кроличьи норы начинают выглядеть привлекательно.

Возможность сделать шаг назад от повседневных операций и изучить картину в целом — важный шаг для тех, кто занимает руководящие должности. Иногда это ценное задание для тех, кто находится на передовой.В конце концов, не все ли хотят экономить время? Старая поговорка «Чтобы зарабатывать деньги, нужно тратить деньги», также применима и ко времени. Вы должны инвестировать его, прежде чем увидите отдачу.

Какие выгоды могла бы увидеть ваша организация, чтобы потратить время?

Авторские права, 2020 Megan Fries for TIGERS Success Series, Inc.

Меган Фрайс — некоммерческая организация и бизнес-консультант, сертифицированная и лицензированная TIGERS Success Series на предоставление своим клиентам диагностических средств, ресурсов и методов TIGERS.

Megan использует инновации и внимание к деталям для создания операционных систем для повышения эффективности и прибыльности. Трудолюбивая и «деятель» по натуре, она создает нестандартные решения, которые позволяют ей и ее клиентам делать больше с меньшими затратами. Обладая способностью вступать в новые проекты и направлять мышление на решения проблем, она помогает организациям перейти на новый уровень.

НАПРАВЛЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ
• Содействие • Консультации по персоналу • Финансовые консультации • Консультации для некоммерческих организаций • Консультации по развитию бизнеса • Стратегия ценообразования • Управление проектами

Используйте блок-схемы для документирования рабочих процессов

Вы, наверное, слышали термин «блок-схема» или «рабочий процесс» раньше.Это метод, который используется в разных отраслях и на разных рабочих местах для систематического планирования процессов и управления задачами. Но что такое блок-схемы? И как вы можете создать его для своих собственных процессов?

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это визуализация, которая иллюстрирует последовательность задач и работ по завершению бизнес-процесса или проекта. Диаграммы, в которых используются стандартные формы и символы, используются для документирования и анализа текущего рабочего процесса от начала до конца.Документирование существующих рабочих процессов может выявить проблемы и выявить возможности для повышения эффективности, качества и производительности. Блок-схемы обеспечивают общий язык и понимание процесса, обеспечивая согласованность членов команды.

Вот пример блок-схемы, где каждый прямоугольник представляет шаг в процессе, стрелки, соединяющие прямоугольники, указывают последовательность, а ромбики представляют выбор или решение в процессе, в котором поток может идти в двух или более направлениях.

Пример блок-схемы

Когда следует использовать блок-схемы?

Некоторые распространенные варианты использования блок-схем включают:

Планирование нового проекта: На этапе планирования процесса управления проектом блок-схемы часто используются для обозначения шагов в новом предполагаемом процессе, услуге или продукте, который находится в стадии разработки. реализовано.Это создает общее понимание работы, облегчая сотрудничество между командами.

Документирование процесса: Организации часто документируют процессы для соответствия нормативным требованиям в своей отрасли, поддерживают внедрение и настройку крупномасштабных систем и индивидуальную разработку, готовятся к продаже организации и, в некоторых случаях, поддерживают клиентов, которые стремятся к уверенности в том, что организация надежна, безопасна и работает на высшем уровне.

Разработка нового процесса: Подобно документированию существующего процесса, рабочие процессы могут использоваться для улучшения процесса путем диагностики проблем и изменения потоков для оптимизации и повышения качества результатов.

Принятие решения: Блок-схема решения (или дерево решений) визуализирует различные варианты любого важного бизнес-решения.

Как создавать блок-схемы с помощью MindManager

Шаг 1: В MindManager перейдите в меню «Файл», выберите «Создать», а затем выберите шаблон блок-схемы.

Шаг 2: Добавьте каждый шаг в диаграмму рабочего процесса. MindManager включает следующие стандартные формы для документирования ваших потоков:

Каждая из этих форм должна быть соединена линиями взаимосвязи (со стрелками), чтобы указывать направление или последовательность каждого шага.

Шаг 3: Продолжайте добавлять все шаги рабочего процесса, реорганизуя по ходу дела, чтобы сделать окончательную диаграмму более удобной для чтения и понимания. MindManager также предлагает несколько шаблонов схем дорожек для поддержки иллюстрации рабочего процесса, охватывающего различные отделы, ресурсы или категории.

10 функций MindManager для блок-схем

MindManager предлагает специальный режим «блок-схемы», который упрощает добавление связанных шагов в процесс.Но, помимо основ, можно воспользоваться глубиной функциональности платформы, чтобы сделать вашу блок-схему мощным средством коммуникации. Вот несколько способов дополнить блок-схему и задействовать богатый набор функций MindManager:

  1. Начните с нового пустого шаблона блок-схемы или используйте один из шаблонов блок-схемы дорожки.
  2. Используйте цвет (шрифты, цвет заливки темы), чтобы классифицировать различные этапы рабочего процесса.
  3. Измените характеристики шрифта, чтобы выделить различные шаги и их важность (т.е. жирный, более крупные шрифты, разные типы шрифтов и т. д.).
  4. Используйте тематические изображения, чтобы добавить больше контекста и улучшить визуализацию.
  5. Напишите тематические заметки, чтобы получить более подробную информацию о каждом шаге.
  6. Примените значки и теги для дальнейшей категоризации шагов.
  7. Гиперссылка или вложения, чтобы предоставить более подробную информацию.
  8. Назначьте ресурсы, чтобы уточнить, кто несет ответственность за каждый шаг.
  9. Просмотрите схему через несколько линз. Например, переключите представления, чтобы увидеть все шаги по приоритету, по ресурсам или любым другим тегам и значкам.
  10. Поделитесь своей диаграммой, опубликовав ее в Интернете (и поделившись ссылкой), где любой может открыть и просмотреть диаграмму рабочего процесса в интерактивном режиме в своем браузере, или экспортировать диаграмму в различные форматы (например, Microsoft Word, HTML5, Microsoft Project , так далее.).

Каждая из вышеперечисленных функций блок-схемы позволяет вам адаптировать и настраивать ваши диаграммы в соответствии с вашими уникальными процессами и рабочими процессами.


Об авторе:

Майкл Дойч — представитель бренда программного обеспечения MindManager.После 12 лет работы над портфелем MindManager в качестве вице-президента по продуктам, а ранее Майкла — директора по продуктам и маркетинговым решениям, обширный опыт работы с продуктами делает его идеальным послом.

Технологическая документация — современный подход

Каждая организация со временем стремится расти. Наиболее частым препятствием, с которым сталкивается организация на пути к масштабируемости, является отсутствие надлежащих процессов и систем. Чтобы преодолеть это, организации необходимо принять стандартный подход к созданию и документированию бизнес-процессов.Все бизнес-процессы должны систематически документироваться, чтобы исключить операционную неоднозначность и служить в качестве учебного пособия для всех пользователей процесса. Это отвечает текущим и будущим потребностям организации в достижении желаемых бизнес-результатов систематическим и воспроизводимым образом.

Новый способ документирования процессов

За прошедшие годы подход к составлению технологической схемы претерпел кардинальные изменения. Традиционный подход к блок-схеме процесса охватывает последовательность событий в процессе, включая все исключения в путь.Сегодняшние блок-схемы должны отображать желаемый ход процесса без исключений. Исключения представлены в отдельном разделе под блок-схемой. Некоторые из длительных исключений, с которыми трудно справиться, подробно описаны в виде отдельного процесса для лучшего понимания. Разница между новым подходом и старым подходом к документации процессов показана в таблице 1.

Таблица 1: Сравнение подходов к технологической документации
Традиционный подход к технологической документации Новый подход к технологической документации
Графически представляет всю последовательность событий в процессе, включая исключения потока Графически представляет желаемую последовательность событий в процессе без полей решений и исключений
Исключения представлены в блок-схеме процесса Исключения представлены в разделе описания процесса под блок-схемой
Длинные исключения включены в блок-схему основного процесса, что делает ее громоздкой и трудной для понимания Исключения, которые являются длинными и имеют уникальный поток, подробно описаны как отдельный процесс
Не сразу определяет улучшения в текущем потоке Обозначает немедленные улучшения существующего процесса
Бережливое производство не может быть легко реализовано, поскольку документация не позволяет быстро определить улучшения Бережливые решения по устранению отходов могут быть легко реализованы
Трудно понять и реализовать, потому что он громоздкий и сложный Легко понять и реализовать
Был сокращен специалистами по бережливому производству и разработчиками процессов, потому что все исключения никогда не могут быть полностью отражены в блок-схемах процессов Предпочтительный способ документации для экспертов по бережливому производству и разработчиков процессов

Преимущества нового подхода

Новый подход, в отличие от традиционного подхода, охватывающего все исключения в рамках блок-схемы, имеет несколько преимуществ.Их:

  1. Справочная информация: Результатом этого подхода является аккуратный документ, на который легко ссылаться — в отличие от загроможденного объемного документа, созданного с помощью традиционного подхода, который запутан и труден для понимания.
  2. Управление: документами процесса (содержащими блок-схемы и описания процессов, а также ключевые показатели процесса, матрицу эскалации, глоссарий и т. Д.), Созданными с помощью современного подхода, можно легко управлять, поскольку они не такие громоздкие по сравнению с документами, созданными с помощью традиционных подход.
  3. Динамическое добавление исключений: создание блок-схем процессов без блоков решений дает возможность владельцам процессов динамически включать исключения. Исключения можно легко перечислить в описании процесса, не изменяя блок-схему. Это особенно полезно для процессов с большим количеством исключений, обнаруживаемых по мере развития процесса.
  4. Реализация: этому подходу легче следовать с точки зрения реализации.
  5. Обработка новых версий: позволяет легко обрабатывать новые версии процессов (созданные в результате изменений в существующей последовательности), поскольку основной поток в основном остается постоянным.
  6. Непрерывное совершенствование посредством анализа видов отказов и последствий (FMEA): это дает возможность команде выполнить FMEA по всем блокам процессов по отдельности и гарантирует, что все исключения устранены с помощью соответствующих решений.
  7. Непрерывное совершенствование посредством бережливого производства: при таком подходе внедрить бережливое производство проще, чем при традиционном подходе.
  8. Визуализация: блок-схема в этом подходе дает однозначное представление о этапах процесса и более существенно регистрируется в сознании пользователей процесса.

Пример: процесс подключения новой службы

На рисунке ниже показан пример блок-схемы процесса, выполненной с использованием современного подхода. В нем подробно описаны все этапы процесса подключения к новой службе (NSC) в компании по управлению энергопотреблением.

Пример блок-схемы современного бизнес-процесса (нажмите, чтобы увеличить)

Эта блок-схема описывает поток межфункциональных процессов, устанавливающий четкую подотчетность для каждой бизнес-функции. Бизнес-функция, имеющая максимальное количество блоков действий, становится «функцией владельца процесса».«Ответственность за блок действий, который имеет решающее значение для всего процесса, остается за функцией владельца процесса, даже если она должна выполняться другой бизнес-функцией. Функция владельца процесса остается ответственной за создание механизмов (в форме показателей, информационных панелей и т. Д.) Для обеспечения прозрачности этих конкретных шагов.

На этой блок-схеме группа НСК была функцией владельца процесса, поскольку документация клиента была передана на внешний подряд агентству документации, которое находилось под внутренним управлением группы НСК.Задание «Выполните дедупликацию [дедупликацию], основные сведения зафиксированы» было критически важным, но выполнялось другой функцией. Здесь команда NSC обеспечила прозрачность с помощью системных проверок и мер, так что при вводе данных о клиенте дедупликация происходила автоматически, а номер потребителя генерировался через ИТ-систему.

Блоки действий, которые можно автоматизировать в будущем, были отмечены цветом (желтым), чтобы четко отображать требования к ИТ-системе.Более того, возникла потребность в стандартизации некоторых действий в существующем потоке, чтобы исключить возникновение ошибок на этом этапе. Они также были обозначены цветом (синий). Это сопоставление позволило выявить легко узнаваемые области для внедрения решений по защите от ошибок с помощью Lean. Поле действия «FE собирает и проверяет документы» было определено как шаг, который может привести к максимальному количеству ошибок, если не будет выполнен должным образом. Решение Lean, которое было реализовано для борьбы с этой болезненной областью, заключалось в подготовке контрольного списка действий, который ИП должен заполнять во время визита для завершения сбора и проверки документов.

Процедура обработки исключений не описывается в блок-схеме, но объясняется в прилагаемой таблице, выдержка из которой приведена в таблице 2.

Таблица 2: Примеры рекомендаций по обработке исключений
Исключение Процесс обработки исключения
Клиент не оплачивает до востребования
  • Срок оплаты + 1 день = Автоматическое SMS-сообщение заявителю, информирующее его о том, что он пропустил срок платежа до востребования
  • Позвонить клиенту, если уведомление до востребования не оплачено через 2 дня после установленного срока до 7 дней после установленного срока (максимум 3 попытки вызова)
  • В случае, если заявитель не произведет оплату векселя до востребования в течение 30 дней с установленной даты, срок действия запроса NSC истекает.В этом случае, если заявителю требуется подключение к услуге после даты истечения срока действия номера запроса, процесс запроса NSC начнется с самого начала.
Отчет TF — невозможно Сайт не готов
  • Справочник заявителя о готовности и том, что находится на месте
  • Отправьте случай группе планирования для следующих шагов

Нагрузка попадает в эти диапазоны:

  1. Более 7,5 кВт и менее 20 кВт
  2. Более 20 кВт и менее 150 кВт
  3. Более 150 кВт

Дело отправлено в группу планирования, которая рассмотрит требования (e.g., строительные работы, доступ, доступность трансформатора для оценки того, откуда должно быть выполнено подключение, и т. д.) на основе категории, в которую попадает нагрузка, и реализовать соответствующий план действий для диапазона.

Резюме

Создание, оптимизация бизнес-процессов и подробная документация незаменимы для поддержки и роста организации. Объемные технологические документы, подготовленные с использованием традиционного подхода (которые редко упоминаются после их создания), архаичны.Новый подход к документации процессов дает предприятиям определенное преимущество в соблюдении и поддержании процессов. Ключевые показатели процесса, определенные в процессе, можно использовать для отслеживания эффективности бизнеса в различных областях, и можно разработать план действий для решения любых проблем.

Вам также может понравиться

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *